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Alejandro Montaño PunkUNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
MÓDULO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
TESIS DE GRADO
Previa a la obtención del Título de:
INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
AUTORES:
PEDRO JAIRON RONQUILLO RIVERA
JOSÉ LUIS GUEVARA RODRÍGUEZ
TUTOR:
ING. JÓRGE MEDINA AVELINO.
GUAYAQUIL – ECUADOR
2011
i
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
MÓDULO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
TESIS DE GRADO
Previa a la obtención del Título de:
INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
AUTORES:
PEDRO JAIRON RONQUILLO RIVERA
JOSÉ LUIS GUEVARA RODRÍGUEZ
TUTOR:
ING. JÓRGE MEDINA AVELINO.
GUAYAQUIL – ECUADOR
2011
ii
Guayaquil, 10 de Junio 2011
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del trabajo de investigación, el cual lleva por nombre
“MÓDULO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS
FIJOS DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
“, elaborado por los Srs. PEDRO JAIRON RONQUILLO RIVERA Y JOSÉ LUIS
GUEVARA RODRÍGUEZ, en calidad de egresados de la Carrera de Ingeniería en
Sistemas Computacionales, Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la
Universidad de Guayaquil, previo a la obtención del Título de Ingeniero en Sistemas
Computacionales, me permito declarar que luego de haber orientado, estudiado y
revisado, la Apruebo en todas sus partes.
Atentamente
____________________________
Ing. Jorge Medina Avelino.
TUTOR
iii
DEDICATORIA
Dedico este proyecto en primera instancia a Dios por ser la luz
en este camino de retos alcanzados y obstáculos vencidos. A
mis padres por su esfuerzo y apoyo incondicional, pero sobre
todo por su amor ferviente entregado desde el principio de mis
días hasta hoy sin reparo alguno. Familiares, amigos, maestros
y demás que siempre aportaron con un granito de arena para
llegar a alcanzar esta meta y proyectarnos a muchas más.
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por la vida en este camino recorrido, por la
salud y las fuerzas para aceptar retos y vencer, por permitirme
realizar el sueño anhelado, por haberme guiado y dotado de la
sabiduría e inteligencia, pero sobre todo humildad para poder
seguir adelante y no desmayar en todo momento, para tomar
los éxitos como aciertos, y los fracasos como una segunda
oportunidad. A mis padres porque con su convicción de
ayudarme, amor, ejemplo, y buenos consejos me enseñaron
que solo luchando es posible alcanzar los sueños y metas que
la vida propone.
v
TRIBUNAL DE GRADO
Ing. Fernando Abad Montero Ing. Juan Chanabá Alcócer
DECANO DE LA FACULTAD DIRECTOR
CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS
MIEMBRO DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Ing. Jorge Medina A. Ab. Juan Chávez A.
TUTOR SECRETARIO
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
MÓDULO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Autores: Jairon Ronquillo R.
José Luis Guevara R.
Tutor: Ing. Jorge Medina A.
RESUMEN
Este proyecto representa la solución a las necesidades reflejadas por el Departamento
de Administración de Inventarios y Activos Fijos de la Carrera de Ingeniería en
Sistemas de la Universidad de Guayaquil.
Dicha necesidad comprende la automatización de procesos y procedimientos que
faciliten a los usuarios las tareas que implica el tratamiento de la información que
generan los activos fijos existentes en la entidad, además del mejor aprovechamiento
de los recursos que se destinan para llevara a cabo la actividad en mención.
Esta propuesta contempla características de gran relevancia para la actividad del
departamento ya que permite contar con la información necesaria de forma directa y
eficiente con toda la información existente, la cual se mantiene actualizada y segura
almacenada en una base de datos robusta y organizada.
vii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
MÓDULO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Proyecto de trabajo de grado que se presenta como requisito para optar por el título
de INGENIERO en SISTEMAS COMPUTACIONALES
Autores:
Pedro Jairon Ronquillo Rivera.
C.I. 1205587890
José Luis Guevara Rodríguez.
C.I. 0921888087
Tutor:
Ing. Jorge Medina.
Guayaquil, Junio de 2011
viii
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor de Proyecto de Tesis, nombrado por el Departamento de
Graduación y la Dirección de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales
de la Universidad de Guayaquil,
CERTIFICO:
Que he analizado el Proyecto de Grado presentado por los Srs.
Egresados; Pedro Jairon Ronquillo Rivera y José Luis Guevara Rodríguez, como
requisito previo para optar por el título de Ingeniero en Sistemas Computacionales
cuyo problema es:
MÓDULO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS DE LA
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES DE LA
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Presentado por:
___________________________ _______________________
Sr. Pedro Jairon Ronquillo Rivera C.I. 1205587890
___________________________ _______________________
Sr. José Luis Guevara Rodríguez C.I. 0921888087
Tutor: Ing. Jorge Medina A.
Guayaquil, Junio de 2011
ix
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
MÓDULO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Autores: Jairon Ronquillo R.
José Luis Guevara R.
Tutor: Ing. Jorge Medina A.
ABSTRACT
This project represents the solution to the needs reflected by the Department of
Administration Fixed Asset Inventory and Career Systems Engineering at the
University of Guayaquil.
This requirement includes the automation of processes and procedures that provide
users with the tasks involved in the processing of information generated by existing
assets in the state, in addition to the better use of resources allocated to carry out the
activity mention.
This proposal contains features of great importance for the activity of the department
and that allows for the necessary information directly and efficiently with all
available information, which is continuously updated and stored securely in a robust
database and organized.
x
ÍNDICE GENERAL
CARÁTULA i
APROBACION DEL TUTOR ii
RESUMEN vi
INDICE GENERAL x
INDICE CUADROS xi
INDICE GRÁFICOS xii
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I .- EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 2
Ubicación del Problema en un Contexto....................................................... ...2
Situación Conflicto Nudos Críticos .................................................................. 5
Causas y Consecuencias del Problema ............................................. 6
Delimitación del Problema ............................................................................... 7
Formulación del Problema ................................................................................ 8
Evaluación del Problema................................................................................... 9
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ...................................................... 17
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN19
CAPÍTULO II .- MARCO TEÓRICO FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
Antecedentes del estudio ................................................................................. 21
Fundamentación Legal .................................................................................... 22
Preguntas a Contestarse .................................................................. 22
Variables de la Investigación ........................................................................ ..23
Definiciones Conceptuales .............................................................................. 26
CAPÍTULO III .- METODOLOGÍA DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Diseño de la Investigación ............................................................................. 34
Modalidad de la Investigación ....................................................................... 35
Tipo de Investigación ..................................................................... 36
Factibilidad ...................................................................................................... 37
Operacionalización de Variables..................................................................... 41
Instrumentos de Recolección de Datos ........................................................... 44
Fuentes, Instrumentos y Técnicas para la Recolección de Datos.................... 45
Criterios para la Elaboración de la Propuesta ................................................. 57
Casos de Uso ................................................................................................... 64
Diagrama de Flujo de Datos ............................................................................ 66
Diagrama de Entidad Relación........................................................................ 71
Procedimientos de la Investigación ................................................................. 73
CAPÍTULO IV.- MARCO ADMINISTRATIVO
CRONOGRAMA ............................................................................................ 75
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ............................................................ 78
CAPÍTULO V.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES .......................................................................................... 83
RECOMENDACIONES ................................................................................. 84
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 85
ANEXOS
xi
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro No. 1 Matriz de Operacionalización de Variables ......................... 41
Cuadro No. 2 Descripción caso de uso 1 .................................................... 65
Cuadro No. 3 Descripción caso de uso 2 ................................................................... 66
Cuadro No. 4 Cronograma ......................................................................................... 61
Cuadro No. 5 Actividades del Cronograma ............................................................... 72
Cuadro No. 6 Ingresos para el proyecto ..................................................................... 80
Cuadro No. 7 Egresos para el proyecto ...................................................................... 81
xii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Figura 1 Modelo 3 Capas ........................................................................... 28
Figura 2 Modelos OSI y TCP/IP ................................................................ 31
Figura 3 Diseño de la Investigación ............................................................................ 34
Figura 4 Login ............................................................................................................. 64
Figura 5 Opciones de menú ........................................................................ 65
Figura 6 Componentes del DFD ................................................................. 65
Figura 7 Esquema general DFD .................................................................................. 67
Figura 8 Opciones menú mantenimiento .................................................................... 68
Figura 9 Opciones compras, transferencias y codbar ................................. 69
Figura 10 Opciones reportes, bajas y depreciaciones ................................. 70
Figura 11 Diagrama Entidad - Relación..................................................................... 72
1
INTRODUCCIÓN
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos artículos o insumos para
ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace
el problema de los inventarios, como una forma de tomar control sobre los bienes
que representan él o parte del patrimonio de una entidad, que le aseguraran la
subsistencia de vida y/o el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de
almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la
existencia de los inventarios.
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que posee una empresa para
comerciar con aquellos o simplemente desempeñar sus actividades de producción,
convirtiéndose en parte esencial de los activos totales de la compañía. De aquí parte
la necesidad de gestionar los artículos existentes de la manera más optima. La
finalidad principal de la gestión y control de inventarios es determinar el nivel de
existencias adecuado para minimizar las roturas de stocks y poder atender en todo
momento a la demanda.
Para una organización los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de
otra manera no existiría. Por ejemplo: En fabricación, los inventarios de producto en
proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de
máquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.
En la actualidad los sistemas informáticos juegan un papel importante como
herramienta para la administración de inventarios. Los múltiples servicios que un
sistema informático puede ofrecer a un gestor de inventarios son innumerables, por
ende el contar con información automatizada en cuestión de segundos ha convertido
a los sistemas informáticos la principal herramienta de esta actividad.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
MÓDULO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS
FIJOS DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL.
UBICACIÓN DEL PROBLEMA EN UN CONTEXTO
Aproximadamente la totalidad de artículos con los cuales interactúan los usuarios de
la Carrera de Ingeniería en Sistemas computacionales de la Universidad de
Guayaquil, ya sea estos estudiantes, administrativos o docentes, oscila en un
promedio de 1200 unidades con un margen de error del 20% lo cual pone a
consideración de las autoridades competentes el encontrar una solución optima y
precisa para el buen tratamiento de la información, considerando la implementación
de una solución que contemple la introducción de nuevos procesos o procedimientos
que permitan llevar de forma organizada y actualizada el tratamiento de dicha
información.
La metodología actual por medio de la cual se llevan a cabo los procedimientos
referentes a la administración de la información procedente de resultados de
inventarios y control de artículos realizados en meses pasados no es la más optima,
3
ya que se han detectado inconsistencias con respecto a la información registrada.
Dichos síntomas corresponden a errores involuntarios en el ingreso, información
duplicada o información incompleta.
Los diferentes elementos y artículos que se encuentran asignados a los departamentos
que posee la institución se encuentran registrados de forma que no se precisa que la
información ahí almacenada sea totalmente confiable ya que los procedimientos que
implican el tratamiento de la información de la variedad de eventos que se presentan
en el común día a día de las actividades del Dpto., no se realizan de forma
automática ni basados en alguna estructura lógica que avale que no se han cometido
errores humanos, perdido información o que simplemente la información este
duplicada.
Dentro del manejo de información, y en casos como este, para la información de tipo
cuantitativo existen factores indispensables como el saber cuántos artículos, objetos u
elementos existen, cuántos de ellos están disponibles y cuantos no. La clasificación
de los mismos y demás ventajas que ofrece la tecnología aun están ausentes en el
departamento de inventarios y activos fijos de la carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales, ya que si es verdad que se utilizan hojas de cálculo para el registro
y manejo de la información generada por el tránsito de artículos en la institución,
esto no lo es todo, o al menos no se asemeja a las prestaciones que brindaría una
solución diseñada para satisfacer específicamente el problema que presenta la
institución.
4
Es común que con actividades como las que desempeña la Carrera de Ingeniería en
Sistemas Computacionales sea elevado el índice de demandas de información con
respecto al estado de sus activos, como por ejemplo en donde se encuentra
determinado artículo, quien es el responsable del mismo, la razón del porque se
llevan a cabo acciones de movimientos de un departamento a otro y sobre todo el
grado de depreciación que atraviesa el articulo o elemento en cuestión. Parámetros
como estos y afines, son los que reflejan la necesidad de una solución que contemple
contar con toda esta información de forma rápida, segura y sobre todo confiable.
En la actualidad la forma en que lleva a cabo las actividades el departamento en
mención no es la más idónea por la falta de herramientas para el manejo de dicha
información, lo que desencadena el mal aprovechamiento de los recursos, entre los
cuales se considera uno de los principales al recurso humano. Con respecto a ello en
el Dpto. existen dos usuarios que cumplen actividades específicas. El Jefe del Dpto.
de Administración de Inventarios; Lic. Álvaro Espinoza quien cumple la labor
administrativa, y el Sr. Andrés Urresta quien desempeña actividades
correspondientes a ingresos de información, supervisión de estados de artículos
logística, y demás actividades demandadas por la gestión de control de activos fijos.
Además de ellos existen usuarios externos (administrativos) que conforman una
sección de la población que se ve afectada por el problema, y se beneficiaría con la
implementación de la solución.
5
SITUACIÓN CONFLICTO NUDOS CRÍTICOS
El Dpto. de Administración de Inventarios y Activos Fijos de la Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil lleva a cabo
la gestión de los bienes tangibles que posee la entidad en mención. Dicha tarea
demanda el almacenamiento y tratamiento de información, el cual con el pasar del
tiempo toma cada vez más fuerza por el incremento de artículos que la demanda de
usuarios exige se realice de forma paulatina.
Esta actividad demanda a los usuarios que en el Dpto. señalado desempeñan sus
labores con herramientas para el registro y control de la información. Las
herramientas con las que cuenta dicho departamento sirven para desempeñar las
funciones pero no de la manera más optima y eficiente, ya que no brindan las
prestaciones que otras herramientas de control de información lo hacen.
Uno de los principales inconvenientes se hace presente cuando las autoridades de la
Carrera desean contar con información inmediata, confiable y exacta con respecto a
lo concerniente a la actividad de los activos fijos en la entidad, dicha información no
está al alcance de la mano como es el anhelo de los usuarios administrativos, ya que
cuando desean acceder a ella para verificar el estado de los activos de la carrera,
deben siempre depender de las personas que laboran en el departamento de
administración de inventarios y activos fijos.
El ingreso de la información de los artículos se realiza de forma totalmente manual
siendo está registrada en hojas de cálculo o en ocasiones y dependiendo de los
artículos se lleva registros en bitácoras diseñadas en papel. No existe un
6
procedimiento automático que acompañe a esta labor o que la reemplace en su
totalidad.
Las consultas existentes a las que se tiene acceso son muy limitadas, se realizan por
medio de la aplicación de filtros a las hojas de cálculo en las cuales está registrada la
información de los artículos existentes. Esto conlleva inversión de tiempo, posibles
errores involuntarios de alteración de información, y resultados que no son
totalmente confiables
CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA
Según las indagaciones realizadas en el departamento de administración de
inventarios, y con el afán de encontrar una solución optima a la necesidad que
presentan, se ha podido detectar varias causas y consecuencias, de los cuales entre las
causas más relevantes que han contribuido para que el problema en mención tome
forma y tamaño se pone a consideración las siguientes:
CAUSAS
La tardía atención de las autoridades a las necesidades que ha
presentando a lo largo de su historia el departamento de inventarios de
la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales.
Falta de herramientas que permita aprovechar de manera óptima y
eficiente los recursos que intervienen en el tratamiento de la
información que genera la existencia e interacción de los activos fijos.
7
Crecimiento de la población de artículos y usuarios lo cual aumentó
las exigencias para procesar información referente al tema.
De entre las consecuencias más importantes las siguientes:
CONSECUENCIAS
No existe acceso a la información actualizada en todo momento y
lugar dentro de la entidad.
Limitaciones en filtrados de información.
Inconsistencias de información de inventarios.
Inversión de recursos por encima de lo verdaderamente necesario.
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
Para una mejor identificación del problema se realizaron entrevistas y encuestas con
los usuarios principalmente involucrados en la identificación de las necesidades que
presenta la entidad con respecto a la administración de inventarios y activos fijos
existentes. Lo manifestado por los usuarios pone a consideración varias
características propias de una solución que les permita mejorar la forma de llevar
actividades tales como ingresos de información, de forma organizada y estructurada,
así como también contar con esa información de forma inmediata. Contar con la
capacidad de imprimir la información de forma personalizada. Con estos y mas
requerimientos se contempla una solución que optimice la forma de llevar los
procedimientos en la institución.
8
La administración de activos fijos se relaciona de forma indirecta con la mayoría de
áreas y departamentos existentes en una compañía, ya que los diferentes artículos,
elementos y dispositivos están al servicio de los usuarios en general.
El problema se centra en su mayoría en el Dpto. de administración de activos fijos de
la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de
Guayaquil, ya que dicha área es la responsable del tratamiento de la información
generada por el uso cotidiano de artículos y elementos que conforman el conjunto de
activos fijos de la entidad.
Día a día se generar registros de entradas, traslados o movimientos, bajas y demás
transacciones con artículos que resaltan la necesidad de una solución que permita
llevar registradas dichas transacciones de manera óptima y eficiente.
Si es verdad que esta situación afecta también a los demás departamentos de la
organización, se da en menor grado y de forma indirecta, ya que la gestión y
desenvolvimiento de la actividad con los recursos existentes le corresponde al
Departamento de administración de Inventarios sobrellevarla de la mejor manera
posible.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La cantidad de elementos que conforman el total de activos fijos que existen en la
institución es elevada por lo cual se torna compleja la administración de los mismos
con herramientas limitadas y desactualizadas. La falta de metodologías ligadas a la
9
automatización de procesos y procedimientos obstaculiza el buen aprovechamiento
de los recursos que se emplean para llevar a cabo la gestión global de administración
de activos fijos.
Contemplando el caso de la situación deseada que supla las necesidades de la
entidad, se idealiza una solución que permita estabilidad y eficiencia de los
procedimientos que conlleva la gestión de administración de inventarios y activos
fijos. Principalmente el acceso a la información de forma estructurada, segura y
confiable.
EVALUACIÓN DEL PROBLEMA
El proceder a la evaluación de un problema comprende el análisis de los cambios
generados por un tema específico, en este caso la necesidad del Departamento de
Administración de Inventarios y Activos Fijos de contar con una herramienta
eficiente para su labor cotidiana, el cual se genera a partir de la comparación entre el
estado actual y el estado previsto en su respectiva planificación.
La evaluación del problema desatado por la necesidad de automatización de procesos
y procedimientos que presenta el Dpto. de Administración de Inventarios tiene por
finalidad medir el grado de alcance de los objetivos fijados en cada una de las etapas
del proyecto que satisfaga dichas necesidades. En consecuencia para realizar una
evaluación concisa y eficiente es necesario describir el problema detectado
10
basándonos en los aspectos generales de la evaluación de problemas los cuales se
exponen en los siguientes ítems.
DELIMITADO:
En la actualidad donde la tecnología está al alcance de todos, especialmente
de aquellos que la consideran necesaria, existen varias entidades como es el
caso del Dpto. de Administración de Inventarios de la Carrera de Ingeniería
en Sistemas Computacionales que no cuenta con una solución informática
que le permita optimizar los procedimientos para el procesamiento y
tratamiento de la información que se genera al llevar a cabo su actividad. Lo
más cercano a la tecnología son hojas de cálculo las cuales se emplean como
parte de las herramientas de registro además de ejercer también la función de
almacén de datos electrónico. Estos registros también se realizan en bitácoras
de papel de acuerdo a las funciones realizadas.
El acceso a la información también tiene ciertos obstáculos como el tiempo
de respuesta y las condiciones, ya que para el caso de la información
registrada en las hojas de cálculo lo más acertado es aplicar filtros, pero para
el caso de las bitácoras en papel se complica más la situación porque la
revisión o extracción de la información debe ser de forma manual. De esta
forma procede todo el tema concerniente a la gestión de inventarios; entregas
de reportes, registros de movimientos de artículos, registros de compras y
11
demás transacciones se llevan de forma manual, sin mencionar que no existe
un control de la depreciación de los artículos.
CLARO:
La forma de llevar los procedimientos administrativos dentro del Dpto. de
Administración de Inventarios refleja incompetencia en cuanto a las
herramientas que se utilizan para dicha gestión ya que el sistema en si está
obsoleto y no permite que la gestión se extienda más allá de registros de
información. Los usuarios que allí desempeñan sus labores están limitados a
registrar la información de forma simple ya sea en archivos de Excel o en
hojas de papel, acceder a ella también de forma limitada ya que no existen
mecanismos de gestión y generación de informes que reflejen el estado real
de los artículos, mucho menos garantizan la integridad de la información, por
lo cual también se ven afectadas las autoridades de la institución ya que
cuando desean información inmediata esta no puede entregarse como lo
indicaba el requerimiento, sino que primeramente deben solicitarla a las
personas del Dpto. para que estas realicen el filtrado y selección de la
información en demanda, y de esta manera esta pueda ser entregada al
usuario. Carecen de procedimientos establecidos para el manejo de
depreciaciones de los artículos, además de ello se hace presente la falta de
procedimientos de control para el movimiento o traslado de artículos entre los
distintos departamentos y áreas que existen en la entidad.
12
EVIDENTE:
La falta de recursos actualizados y sobre todo eficientes para el manejo de
información valiosa como lo es la información de los activos fijos que posee
la entidad, promueven una deficiencia administrativa visible que se refleja en
algunos de los artículos y elementos que se observan en la entidad; como es el
caso de los pupitres de las aulas de clases, computadores y dispositivos de
comparadores, muebles de oficina, artículos de oficina y demás insumos en
general que se encuentran etiquetados de forma manual con un marcador
permanente para poder ser identificados unos entre otros. Además la falta de
procedimientos relacionados con depreciaciones de artículos ponen en
manifiesto que no existe un control garantizado que permita saber el tiempo
de vida útil de un articulo con el pasar del tiempo, y mucho menos que alerte
al usuario indicándole que dicho artículo ya debería recibir mantenimiento
preventivo o en su defecto correctivo. Deficiencias como estas convierten las
tareas del departamento en un perjuicio económico para la entidad en general,
ya que no permite se ocupen los recursos de forma eficiente provocando
principalmente gastos innecesarios.
CONCRETO:
Las herramientas limitadas y de bajo rendimiento con que cuenta actualmente
la entidad para la administración de inventarios generan el mal
aprovechamiento de los recursos asignados y por ende no es posible llevara a
13
cabo actividades de apoyo adicionales que conllevan a una mejor gestión de
inventarios.
RELEVANTE:
Las características de la solución que demanda este tipo de problemas toma
cierto grado mayor de relevancia ya que además de ser un proyecto de índole
científico por emplear en su investigación, desarrollo e implementación
metodologías y procedimientos ligados directamente con las ciencias exactas,
en este caso específicamente la lógica procedimental que se aplica en el
desarrollo de sistemas computarizados. Además el principal objetivo es que
sea implementado en una entidad que desempeña actividades educativas
como es el caso de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales de
la Universidad de Guayaquil, donde les es permitido a los estudiantes de
determinado nivel realizar prácticas sobre este tipo de herramientas para que
en un futuro determinado se puedan realizar cambios o adecuaciones de la
solución en el caso que así sea considerado.
ORIGINAL:
Desde el punto de vista interno de la institución se puede calificar como
original la solución para la necesidad que demanda el Dpto. de
Administración de Inventarios ya que es la primera solución informática
diseñada exclusivamente para las actividades que desempeña dicho
14
departamento, además que permitirá se realicen actividades de colaboración
que antes no se contemplaban o simplemente por falta de las herramientas
adecuadas no se podían realizar. Las características de la solución en mención
la involucran dentro de un carácter novedoso ya que está diseñada con
herramientas OpenSource, lo cual implica cero costos, además de su
característica principal que puede ser administrada vía browser, es decir
trabaja por medio de la intranet de la Carrera de Sistemas, por lo cual a un
usuario calificado le permitirá el acceso a la información desde cualquier
punto dentro de la institución.
FACTIBLE:
La factibilidad de este proyecto ha sido determinada por varios factores los
cuales han incidido de forma directa en las posibilidades de realización del
mismo. Como factor principal cuenta que las condiciones en las cuales se está
desarrollando la solución, la cual fue solicitada como un proyecto de
graduación y por ello se ha facilitado el acceso a la información y a los
distintos medios necesarios para la recopilación de los requerimientos de los
usuarios. Como segundo factor cuenta el hecho de que las herramientas
utilizadas son de carácter OpenSource, lo que significa que son de licencia
gratuita por lo cual ni la entidad ni el grupo que desarrolla la solución deberán
incurrir en gastos que incomoden u obstaculicen en determinado momento el
desarrollo del proyecto o actualizaciones posteriores que dadas las
15
circunstancias decidan realizárselas a la aplicación. Y el ultimo pero no
menos importante el factor tiempo, el cual ha sido contemplado en un periodo
de doce meses en los cuales el proyecto ha venido creciendo de forma exitosa
y adaptándose a las distintas apreciaciones y criterios recibidos por las
autoridades y demás conocedores de tema.
IDENTIFICA LOS PRODUCTOS ESPERADOS:
Con la presente investigación se pretende alcanzar los siguientes productos:
Un sistema informático automatizado estandarizado de acuerdo a los
requerimientos y actividades que desempeña y demanda la entidad en
mención. Dicha solución estará compuesta de diferentes módulos los cuales
prestaran los servicios necesarios para las funciones que demanda la
administración de Inventarios y activos fijos, como es el caso de Ingresos y
registro de la información de artículos, detalles de artículos, marcas, modelos,
proveedores, transferencias de artículos, cálculos de depreciaciones, registros
de procedimientos relacionados con compras y demás características que
hacen de esta solución el componente macro de los productos esperados al
implementarse la solución y empezar a ver sus resultados.
VARIABLES:
Dentro de una investigación es fundamental encontrar las variables para
poder crear las directrices que permitan llevar a cabo el buen
16
direccionamiento de la solución dentro del periodo investigativo. Para ello la
metodología de la investigación aplicada denota dos clasificaciones para las
variables como es el caso de las variables dependientes y las variables
independientes. Dentro de este proyecto el numero de variables
independientes es mayor que el numero de variables dependientes ya que
estas son las herramientas con las cuales se va a llevara a cabo la solución
para la necesidad en demanda. Con respecto a las variables dependientes estas
son de carácter cualitativo y por ello se presentan en menor número ya que
sus características las hacen únicas dentro de un proyecto como lo son en este
caso el procesamiento de la información y el tiempo de respuesta.
Bibliografía:
[Link]
[Link]
proyecto
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
proyectos/[Link]
17
OBJETIVOS
En primera instancia se trata de encontrar una solución optima al problema que vive
el Departamento de Administración de Inventarios y Activos Fijos de la Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil, el cual
radica en el que dicho departamento no cuenta con una herramienta, en este caso
tecnológico administrativa, la cual con procedimientos automatizados permita
aprovechar de forma más eficiente los recursos que intervienen en dicho proceso.
Contar a su vez con un enfoque basado en datos estadísticos reales de las situaciones
que se presentan a lo largo del proceso administrativo que se genera al momento de
interactuar los usuarios con la gran cantidad de artículos y elementos que existen y
están asignados en cada una de las áreas de la entidad, habilitándose la posibilidad de
encontrar directrices para establecer proyecciones y resguardar el optimo
desenvolvimiento de las actividades de la entidad con respecto a la falta inesperada
de un articulo o elemento determinado.
Es preciso y necesario establecer estos objetivos de forma más explícita y resumida
para la mejor interpretación de la meta que se desea alcanzar con una solución de
estas características. A continuación se detalla de entre los más importantes los
siguientes.
18
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Establecer metodologías para el buen manejo de la información.
Acceso a la información por jerarquías y categorías.
Disponibilidad de la información sin importar tiempo y lugar dentro
de la organización.
Relación de la información con respecto a artículos, departamentos y
usuarios.
ALCANCE DEL TEMA
La solución está basada en la estructura de desarrollo de software del
modelo tres capas. Una capa de Interfaz de Usuario la cual es el nexo
entre la aplicación y el usuario. Una capa denominada DAO (Data
Access Objects), la cual comprende políticas y procedimientos de
acceso a los datos. Y finalmente una capa denominada BO (Business
Objects), la cual comprende las “políticas del negocio”, es decir los
procedimientos que caracterizan a la actividad para la cual se ha
diseñado la solución.
La Plataforma de desarrollo utilizada para la gestión web es JSP en
conjunto con JAVA para la gestión de procesos y procedimientos.
Además de base de datos SQL Server para el almacenamiento de la
información.
19
Esta solución web estará almacenada en un servidor y anclada a la red
interna de la Carrera de Ingeniería en Sistemas de la Universidad de
Guayaquil, por medio de la cual los usuarios calificados podrán hacer
uso de los servicios transaccionales e informativos que la aplicación
ofrece para el tratamiento de la información de Inventarios y Activos
Fijos de la entidad.
Las características principales de los servicios que estarán disponibles
para la Administración de Inventarios y Activos Fijos de la Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales son: Mantenimientos
relacionados con artículos y elementos, y las características
respectivas de cada uno de ellos. Así también el registro de artículos
con Códigos de Barras, Transferencias que conllevan envíos y
recepción de artículos o elementos desde un lugar a otro, bajas de
artículos, reportes y demás servicios que optimizaran la labor de dicho
departamento.
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
Existe una necesidad indispensable de suplir por parte del departamento de
administración de activos fijos de la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales de la Universidad de Guayaquil. Dicha necesidad comprende que
este departamento no cuenta con las herramientas necesarias para poder realizar su
labor aprovechando al máximo los recursos con los que cuenta.
20
Si es verdad que en la actualidad se lleva a cabo cierto modelo de administración,
este no es el más idóneo, ya que existen temas que aun no se han podido materializar
tales como la automatización y agilización de procesos, el acceso a la información
sin límites de acuerdo al tipo de usuario o derechos otorgados para el mismo,
metodologías que avalen el tratamiento seguro de la información que se procesa, y
demás alternativas que permitirían aprovechar mejor los recursos que intervienen.
De estas necesidades resulta la importancia de esta investigación, en la cual se
plantea la solución más exacta para la labor que lleva a cabo el departamento de
administración de inventarios de dicha entidad.
Cada uno de los componentes de la solución planteada en este tomo se ha ideado
para suplir las carencias metodológicas y prácticas del departamento de
administración de activos fijos al momento de gestionar la información que se genera
de la existencia e interacción de dichos activos asignados a la entidad y con los
cuales los usuarios interactúan frecuentemente.
21
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
Las entidades que están inmersos en actividades de orden público o privado e
interactúan con gran cantidad de servicios emplean en su común labor una amplia
gama de artículos y elementos denominados Activos Fijos. Esta interacción entre los
usuarios y los elementos anteriormente mencionados genera gran cantidad de
información si es que de administrar esos bienes se trata.
El control de inventarios y activos fijos cada vez toma más relevancia dentro de las
organizaciones, ya que siendo estos sometidos a una buena administración
representan una parte considerable de los activos generales de una empresa.
La Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de
Guayaquil como otras organizaciones de origen público al servicio de la comunidad
estudiantil cuenta con los artículos y elementos necesarios para la interacción diaria
con las personas que asisten a este establecimiento ya sea como personal académico,
docente o administrativo, dicha interacción genera información valiosa con respecto
al estado de los activos fijos de la entidad.
Gran cantidad de transacciones se generan y se incrementan día a día para la gestión
de administración de inventarios y activos fijos, y para ello no existe una herramienta
que agilite los proceso implicados para llevar a cabo dicha labor.
22
Conteos manuales de los activos y elementos existentes, realización no automatizada
de informes del estado del inventario, hojas de cálculo como herramientas de
mantenimientos y bitácoras de registros en papel. Estas entre otras más simples son
las herramientas con que cuenta el departamento de Inventarios y Activos fijos para
desempeñar su labor.
FUNDAMENTACIÓN LEGAL
La principal característica que sustenta argumentos legales para desarrollo de una
solución informática de software dentro de una organización pública como es el caso
de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de
Guayaquil es que dicha solución sea desarrollada bajo lo que manda el decreto
ejecutivo No. 1014 establecido por la actual Presidencia de la República del Ecuador
el día jueves 10 de abril del año 2008 el cual se pone a consideración en el siguiente
enunciado.
(Ver anexo Decreto Ejecutivo No. 1014)
Fuente:
Secretaria General de la Administración Pública – Subsecretaria de Informática.
PREGUNTAS A CONTESTARSE
¿Cuándo es recomendado trabajar con herramientas OpenSource?
¿Qué beneficios traen consigo las herramientas OpenSource para las organizaciones
que las utilizan?
23
¿Qué incidencia tiene JAVA dentro de las tecnologías OpenSource?
¿Por qué brindar una solución que trabaje en entorno web?
¿En qué estructura de desarrollo de software está basada la solución?
¿En relación a JAVA por que se utilizo NetBeans para el desarrollo de la aplicación?
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Las variables de la investigación representan un concepto de vital importancia dentro
de un proyecto. Las variables representan conceptos que forman enunciados de un
tipo particular denominado hipótesis.
Las variables que vamos a usar para esta investigación son:
Variables Dependientes
Variables Independientes
Las Variables Dependientes son:
Procesamiento de la Información.
Tiempo de respuesta.
Las Variables Independientes son:
Metodología general para gestión de administración de inventarios y activos
fijos.
Herramienta NetBeans IDE.
Tecnología JSP.
SQLServer 2005.
24
VARIABLES DEPENDIENTES
Las variables dependientes son aquellas que se observa varían en respuesta a
las variaciones de las variables independientes. Para este proyecto en
específico se ha denominado variables dependientes al procesamiento de la
información referente a transacciones para la administración de inventarios y
activos fijos y al tiempo de respuesta de dichas transacciones ya que son los
argumentos principales cuyo comportamiento depende de la aplicación de las
denominadas variables independientes.
A continuación la descripción de cada una de ellas.
Procesamiento de Información: Las diferentes transacciones que se
generan en la administración de inventarios demandan el cruce de
variedad de información existente en el medio, la cual luego de recibir
el tratamiento más idóneo por medio de procesamientos y
procedimientos previamente establecidos genera resultados acertados,
exactos y óptimos ya sea para la toma de decisiones o para
simplemente resolver una petición por parte de un usuario.
Tiempo de Respuesta: En cuanto a la variable del tiempo de
respuesta, es muy necesario ya que permitirá tener respuestas
inmediatas al procesamiento de la información por el hecho que dicha
solución trabaja en un ambiente web, por lo cual está capacitada para
25
atender varias solicitudes con criterios diferentes, otorgando al usuario
resultados en tiempo igual o por debajo del máximo estimado para
cada tipo de requerimiento.
VARIABLES INDEPENDIENTES
Las variables independientes son aquellas que se manipulan de forma
deliberada para provocar el cambio de las variables dependientes. Es de este
concepto de donde se procede a despejar las variables independientes para el
presente proyecto como es el caso de la Metodología general para la gestión
de administración de inventarios y activos fijos, aplicación de la herramienta
NetBeans IDE y la tecnología para páginas web JSP.
Metodología general para la Gestión de Inventarios y Activos
Fijos: Propiamente la solución general no depende de esta variable
para realizar sus funciones primordiales, ya que estas se escogen de
acuerdo a las necesidades que se desea satisfacer. Para el caso de esta
solución se ha establecido cierto tipo de metodologías que en otros
casos sería totalmente diferente pero se ajustaría a satisfacer la
necesidad del caso.
Herramienta NetBeans IDE: La herramienta editor de código
NetBeans IDE es una variable independiente porque no
26
necesariamente debía usarse esta aplicación, si es verdad que existen
un sinnúmero de editores de código para Java basados en licencias
open source se eligió esta herramienta entre otras alternativas por la
familiaridad y amplitud en cuanto a sus prestaciones técnicas, además
que se ajusta a los diferentes criterios de programación que traen
consigo los desarrolladores.
Tecnología JSP: Se suma a la categoría de variables independientes
ya que no es la única tecnología que se puede utilizar para trabajar con
aplicaciones java en entorno web, pero se la escogió para este
proyecto por la amplia capacidad de transacciones, compatibilidad con
editores de código como NetBeans IDE y MyEclipse,
multiplataforma y demás, lo cual la ubica entre una de las mejores
opciones a la hora de desarrollar proyectos escalables y de buen
rendimiento.
DEFINICIONES CONCEPTUALES
Java:
Es un lenguaje de programación orientado a objetos desarrollado por Sun
Microsystems a principios de los años 90. Tiene un modelo de programación
más simple que C y C++ y elimina herramientas de bajo nivel que suelen
inducir a muchos errores.
27
Cuenta con una característica muy importante que es la independencia de la
plataforma, lo cual significa que programas escritos en Java pueden ejecutarse
en cualquier tipo hardware. Este concepto de independencia de plataforma
garantiza un gran éxito principalmente en las aplicaciones en el entorno del
servidor.
Jsp:
JSP (Java Server Pages) es una tecnología web, del lado del servidor, que se
usa generalmente para generar documentos XHTML y XML dinámicos. JSP
es un producto de la compañía Sun Microsystems, y su funcionamiento se
basa en script’s, con una sintaxis similar a la de Java.
JSP es una tecnología similar a PHP, ASP y demás. Y permite incrustar
código JSP dentro del HTML, para crear información dinámicamente
(basándose en operaciones o acceso a bases de datos, por ejemplo). El código
JSP se incrusta en el HTML dentro de las marcas, a esto se le llama scriptled.
Una de las principales ventajas del JSP, es que permite al programador
integrar los scripts con clases de Java (en estos casos llamados servlets), lo
que permite tener por separado los módulos que se encargan de hacer los
procesos de datos (por lo general los archivos .class), de los que se encargan
de presentar visualmente dichos datos (los documentos JSP).
28
SQLServer 2005:
SQL Server 2005 es una plataforma global de base de datos que ofrece
administración de datos empresariales con herramientas integradas de
inteligencia empresarial (BI). El motor de la base de datos SQL Server 2005
ofrece almacenamiento más seguro y confiable tanto para datos relacionales
como estructurados, lo que le permite crear y administrar aplicaciones de
datos altamente disponibles y con mayor rendimiento para utilizar en un
negocio u organización.
Arquitectura de Desarrollo de Software de Tres Capas (Niveles):
Especialización de la arquitectura cliente-servidor donde la carga se divide en
tres partes (capas o niveles) con un reparto claro de funciones: una capa para
la presentación (interfaz de usuario), otra para el cálculo (donde se encuentra
modelado el negocio) y otra para el almacenamiento (persistencia). Una capa
solamente tiene relación con la siguiente.
Figura 1. Modelo 3 capas
29
Capa de presentación (User Interface):
Es la que ve el usuario (también se la denomina "capa de usuario"),
presenta el sistema al usuario, le comunica la información y captura la
información del usuario en un mínimo de proceso (realiza un filtrado
previo para comprobar que no hay errores de formato). También es
conocida como interfaz gráfica y debe tener la característica de ser
"amigable" (entendible y fácil de usar) para el usuario. Esta capa se
comunica únicamente con la capa de negocio.
Capa de negocio (Bussines Objects):
Es donde residen los programas o aplicaciones que se ejecutan, se
reciben las peticiones del usuario y se envían las respuestas tras el
proceso. Se denomina capa de negocio (e incluso de lógica del
negocio) porque es aquí donde se establecen todas las reglas que
deben cumplirse. Esta capa se comunica con la capa de presentación,
para recibir las solicitudes y presentar los resultados, y con la capa de
datos, para solicitar al gestor de base de datos almacenar o recuperar
datos de él. También se consideran aquí los programas de aplicación.
Capa de datos (Data Access Objects):
Es donde residen los datos y es la encargada de acceder a los mismos.
Está formada por uno o más gestores de bases de datos que realizan
todo el almacenamiento de datos, reciben solicitudes de
30
almacenamiento o recuperación de información desde la capa de
negocio.
Modelo OSI:
El modelo de referencia de Interconexión de Sistemas Abiertos (OSI,
Open System Interconnection) es el modelo de red descriptivo creado
por la Organización Internacional para la Estandarización lanzado en
1984. Es decir, es un marco de referencia para la definición de
arquitecturas de interconexión de sistemas de comunicaciones.
Figura 2. Modelos OSI y TCP/IP
Capa 7: Aplicación – Esta es la capa que interactúa con el
sistema operativo o aplicación cuando el usuario decide
transferir archivos, leer mensajes, o realizar otras actividades de
31
red. Por ello, en esta capa se incluyen tecnologías tales como
http, DNS, SMTP, SSH, Telnet, etc.
Capa 6: Presentación – Esta capa tiene la misión de coger los
datos que han sido entregados por la capa de aplicación, y
convertirlos en un formato estándar que otras capas puedan
entender. En esta capa tenemos como ejemplo los formatos
MP3, MPG, GIF, etc.
Capa 5: Sesión – Esta capa establece, mantiene y termina las
comunicaciones que se forman entre dispositivos. Se pueden
poner como ejemplo, las sesiones SQL, RPC, NetBIOS, etc.
En el grupo de transporte constan:
Capa 4: Transporte – Esta capa mantiene el control de flujo de
datos, y provee de verificación de errores y recuperación de
datos entre dispositivos. Esto significa que esta capa vigila si los
datos vienen de más de una aplicación e integra cada uno de los
datos de aplicación en un solo flujo dentro de la red física.
Como ejemplos más claros tenemos TCP y UDP.
Capa 3: Red – Esta capa determina la forma en que serán
mandados los datos al dispositivo receptor. Aquí se manejan los
protocolos de enrutamiento y el manejo de direcciones IP. En
esta capa hablamos de IP, IPX, X.25, etc.
32
Capa 2: Datos – También llamada capa de enlaces de datos. En
esta capa, el protocolo físico adecuado es asignado a los datos.
Se asigna el tipo de red y la secuencia de paquetes utilizada. Los
ejemplos más claros son Ethernet, ATM, Frame Relay, etc.
Capa 1: Física – Este es el nivel de lo que llamamos llánamente
hardware. Define las características físicas de la red, como las
conexiones, niveles de voltaje, cableado, etc. Aquí podemos
incluir en esta capa la fibra óptica, el par trenzado, cable
cruzados, etc.
Modelo TCP/IP:
El modelo TCP/IP, describe un conjunto de guías generales de
diseño e implementación de protocolos de red específicos para
permitir que una computadora pueda comunicarse en una red.
TCP/IP provee conectividad de extremo a extremo
especificando como los datos deberían ser formateados,
direccionados, transmitidos, enrutados y recibidos por el
destinatario. Existen protocolos para los diferentes tipos de
servicios de comunicación entre computadoras. TCP/IP tiene
cuatro capas de abstracción. Esta arquitectura de capas a
menudo es comparada con el Modelo OSI de siete capas.
33
Capa 4: Aplicación – LA capa 4 combina las capas de sesión,
presentación y aplicación del modelo OSI. Protocolos con
funciones específicas como correo o transferencia de archivos,
residen en este nivel.
Capa 3: Transporte – Corresponde directamente a la capa de
transporte del modelo OSI, y donde podemos encontrar al
protocolo TCP. El protocolo TCP funciona preguntando a otro
dispositivo en la red si está deseando aceptar información de un
dispositivo local.
Capa 2: Internet – Esta capa corresponde a la capa de red. El
protocolo de Internet utiliza direcciones IP, las cuales consisten
en un identificador de red y un identificador de host, para
determinar la dirección del dispositivo con el que se está
comunicando.
Capa 1: Red - Esta capa combina la capa física y la capa de
enlaces de datos del modelo OSI. Se encarga de enrutar los
datos entre dispositivos en la misma red. También maneja el
intercambio de datos entre la red y otros dispositivos.
34
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Dado que el objetivo general es develar la respuesta al interrogante planteado (la
pregunta), que radica en encontrar una solución que satisfaga las necesidades del
demandante, en este caso las necesidades de automatización de procesos que
presenta el departamento de Administración de Inventarios y Activos Fijos de la
Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil.
Se requiere que dicha pregunta sea proyectada en un plan de trabajo denominado
“Diseño de Investigación”, para lo cual se debe considerar el planeamiento de las
condiciones que posibiliten la recolección y el análisis de los datos necesarios.
La estrategia involucra varias etapas que son hitos progresivos del proceso de
investigación.
Figura 3. Diseño de la Investigación
35
MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
Dentro de esta investigación el proyecto factible se define como la investigación,
elaboración y desarrollo de un modelo operativo viable cuyo propósito es la
búsqueda de solución de problemas y satisfacción de una necesidad global que
presenta el Dpto. de Administración de Inventarios de la Carrera de Ingeniería en
Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil.
La solución en mención establece trabajar con un modelo de administración de
información anteriormente mencionado llamado Modelo de tres capas, el cual
estructura de manera ordenada la interfaz de interacción con el usuario, el motor de
procesamiento de la información donde trabajan los programas y el acceso a datos o
motor de almacenamiento de información.
De acuerdo a lo establecido por la ley y las necesidades de la entidad después de
minuciosos estudios y comparaciones se establece como alternativa optima el
emplear software libre para el desarrollo de la solución en demanda siendo la
herramienta Java con herramientas afines las más idóneas para las actividades de
desarrollo. Cabe recalcar que el motor de base de datos SQLServer 2005 es de
carácter privado, es decir que implica obtener licencia y está fuera de todo contexto
del concepto del OpenSource, sin embargo, la entidad posee desde tiempo atrás una
licencia de propietario de la aplicación, lo cual permite incluir la herramienta en el
proyecto y aprovechar las altas prestaciones con que cuenta.
36
TIPO DE INVESTIGACIÓN
En este caso, y como es un proyecto de origen técnico dentro del área de los sistemas
automatizados, en el cual los investigadores ya cuentan con experiencias y
conocimientos similares en la práctica se establece que el tipo de investigación a
seguir es la Investigación Aplicada, cuyo concepto universal señala que:
“La Investigación Aplicada es la utilización de los conocimientos en la práctica, para
aplicarlos en la mayoría de los casos en provecho de la sociedad”.
Inmersos en la Investigación Aplicada se encuentran dos tipos de investigación
importantes que se aplican de forma directa en este proyecto como es el caso de la
Investigación Analítica y la Investigación de Campo, ya que por medio de estas se
ha establecido fundamentalmente la comparación de variables entre grupos de
estudio, de los cuales el grupo de investigación ha propuesto hipótesis para su
posterior aprobación o invalidación.
Por medio de la Investigación de Campo los investigadores se han orientado a
trabajar en un ambiente natural en donde circundan las necesidades que plantean el
problema donde conviven los individuos implicados y las fuentes consultadas, de
donde se han obtenido los datos más relevantes para ser analizados.
Según la extensión de este estudio también se ve inmerso otro tipo de investigación
que es la Investigación de Caso, la cual se basa explícitamente en encuestas las
cuales se realizaron en primera instancia al personal directo que conoce la necesidad
general que ocasiona el problema como es el caso de una solución para optimización
37
de la administración de Inventarios y Activos fijos de la entidad anteriormente
mencionada.
FACTIBILIDAD
Para obtener datos de que si un proyecto es factible o no se debe realizar un análisis
comprensivo para recopilar información relevante sobre el desarrollo de un proyecto
y en base a ello tomar la mejor decisión y si procede su estudio, desarrollo o
implementación.
Para este caso se ha superado con éxito lo que establecen los niveles de un estudio de
factibilidad como lo son:
Factibilidad Operativa.
Este aspecto de la factibilidad comprende literalmente las facilidades que
brinda el entorno para el buen desempeño del proyecto. Para el proyecto que
estamos llevando a cabo se han realizado ciertas pruebas de las cuales se han
obtenido resultados favorables como es el caso de obtener el apoyo suficiente
por parte de la administración de la entidad, aceptación por parte de los
usuarios, los métodos que actualmente se usan en la entidad, la participación
de los usuarios en la planeación y desarrollo del proyecto, se facilitara el
acceso a la información, y demás características que comprende este nivel de
factibilidad.
38
Factibilidad Técnica.
Para satisfacer este criterio de factibilidad se han tomado en cuenta varios
criterios como es el hecho de tener acceso a la tecnología que se necesita para
poder desarrollar la solución, además que el hardware o los equipos que se
proponen o se van a usar cuentan con la capacidad técnica para soportar toda
la información que va a manejar la nueva solución, pero lo más importante es
que está garantizada la facilidad de acceso y la seguridad de la información.
Factibilidad Técnica y Económica.
Las estimaciones correspondientes a costos arrojaron resultados favorables
para el desarrollo de la solución ya que no sobrepasan el promedio de las
estimaciones en cuanto al costo de llevar a cabo la investigación completa de
sistemas, además de que el costo de hardware y software se amortiguan por
los equipos y programas con los que ya se cuenta, también con beneficios en
la forma de reducción de costos o de menos errores costoso.
Luego del análisis de los diferentes niveles básicos y necesarios para un
estudio de factibilidad viable es necesaria la descripción de las herramientas o
afines que se emplearían para el proyecto. De entre los más importantes se
describe las siguientes herramientas:
Tecnología Java.
Tecnología Jsp.
Editor NetBeans IDE.
39
Base de Datos SQLServer 2005.
Tecnología Java. – Es para este proyecto la plataforma principal dentro
del contexto de programación. Gracias a la estructura orientada a
objetos y a la principal característica de su tipo de licencia OpenSource,
se ajusta a las exigencias legales para la realización del mismo. Por
medio de esta herramienta tecnológica se establece para el proyecto dos
de las tres capas esenciales que componen la solución general. El
modulo de Acceso a Datos e Información denominado DAO (Data
Access Objects) y el modulo que comprende la lógica de procesos y
procedimientos de la solución denominada BO (Business Objects).
Tecnología Jsp. – Java Server Pages es la tecnología aplicada para la
restante de las tres capas que componen la estructura general de la
solución para el Dpto. de Inventarios, la interfaz de usuarios mas
también denominada GUI (Graphics User Interface) para la interacción
web de la solución expuesta, ya que el acceso a la misma será por
medio de un navegador web. Dicho funcionamiento se da aplicando
varios criterios como es el caso frames para la estructura de la pantalla
de de efectos visuales por medio de librerías javascript, entre otros.
40
Editor NetBeans IDE. – Esta herramienta permite que las aplicaciones
sean desarrolladas a partir de un conjunto de componentes de software
llamados módulos. Este proyecto esta seccionado en varios módulos los
cuales brindan a la aplicación una interacción más versátil e intuitiva lo
que garantiza mejor tiempo de respuesta, seguridad en las transacciones
y sobre todo información confiable.
Base de Datos SQLServer 2005. – Este motor de base de datos ofrece
almacenamiento seguro y confiable tanto para datos relacionales como
estructurados. Esta herramienta constituye un núcleo importante de esta
solución ya que es el único y principal repositorio de datos. La
interacción entre la aplicación y la base de datos es constante ya que
ahí se genera las respuestas para las solicitudes de información de los
usuarios.
41
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
CUADRO No. 1
MATRIZ DE OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
Variables Dimensiones Indicadores Técnicas y/o
Instrumentos
Monitoreo: Entrevistas y Textos guía,
V.I. muestreos documentos de
Director de
realizados a antecedentes y
Proyectos de
usuarios. técnicas
Desarrollo de
aplicadas.
Software.
Metodología
general para Desarrolladores Modelo de Guía modelo de
gestión de y demás planificación del desarrollo
administración involucrados en y basado en los específicos para
de inventarios aplicar dicha métodos este proyecto.
y activos fijos. metodología. generales de la
solución.
42
Editor de Metodologías y Conocimientos
aplicaciones Procedimientos. adquiridos en
JAVA estudios.
NetBeans IDE
Consultas con
expertos.
Investigaciones.
Editor web Metodologías y Conocimientos
basado en Procedimientos. adquiridos en
tecnología Java. estudios.
Tecnología JSP
Consultas con
expertos.
Investigaciones.
Sistema de Estimación de la Modelos
Gestión de capacidad de esquemáticos
Bases de Datos almacenamiento. para el
SQLServer
basado en el tratamiento
Soporte de
2005
modelo relacional de la
transacciones.
relacional. información.
43
V.D. Tratamiento de Transacciones Programación
la información reflejadas en los orientada a
con respecto a módulos que objetos.
Procesamiento
la interacción posee la
Base de Datos
de la
de los distintos aplicación.
relacionales.
Información.
criterios que
intervienen.
Tiempo de Control: Interacción con Por medio de la
Respuesta. la interfaz interfaz se
Amerita el
registran las
tiempo que
conexiones con
tarda la
las bases y a su
aplicación en
vez se graba el
responder un
tiempo en que
requerimiento
se llevo a cabo
la replicación
Elaboración: José Luis Guevara & Jairon Ronquillo
Fuente: Capítulos anteriormente descritos
44
INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS
DESCRIPCION DEL TIPO DE INVESTIGACIÓN
La metodología de investigación de campo, con la que se ha realizado la recolección
de datos, es la que nos ha permitido determinar los requerimientos de los usuarios del
departamento de administración de inventarios y activos Fijos de la Carrera de
Ingeniería en Sistemas de la Universidad de Guayaquil que satisfagan sus
necesidades.
GENERALIDADES
El desarrollo de la investigación se realizara a través de un estudio de tipo
descriptivo, con el objetivo de identificar los requerimientos de la población
(usuarios) que se ven involucrados en la problemática, ya que este permite
describir una serie de características de forma independiente de cada uno de
los elementos inmersos en él. En el siguiente apartado se presentan los
aspectos de población y delimitación de ésta, así como también las técnicas a
utilizar para la recolección de información.
Población
Para efectos de obtener la información requerida se tomará en
consideración a toda la población interna que labora en el área o
departamento de administración de inventarios y activos fijos de la
45
entidad, en dicha área intervienen un grupo de tres personas cuyos
cargos se describen a continuación:
Director: Responsable de la administración de la entidad.
Administrador encargado del Dpto.: Dirige y coordina las
labores de administración de inventarios y activos fijos.
Asistente: Ejecuta las labores de mantenimiento de
inventarios.
Muestra
Para efectos de esta investigación, no se hará uso de ningún tipo de
muestra, ya que se trabajará con toda la población en estudio (usuarios
que intervienen en la administración de inventarios y activos fijos).
FUENTES, INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS PARA LA
RECOLECCION DE DATOS
FUENTES
a. Fuentes Primarias
La información principal que servirá de base para conocer las
necesidades de los usuarios, se obtendrá de los empleados del área de
administración de inventarios y activos fijos, además de personas
46
conocedoras y con experiencia sobre soluciones informáticas de
sistemas de gestión de inventarios.
b. Fuentes Secundarias
La información de soporte se obtendrá de fuentes bibliográficas, tales
como libros, folletos, reportes de inventarios de otras soluciones, tesis
y sitios de internet; así como Información técnica que ofrecen ciertos
proveedores de soluciones como la nuestra.
INSTRUMENTOS
El instrumento a utilizar para la recolección de la información será la Guía de
Entrevista, por la razón que el número de personas que forman la población
es reducido, lo que permite que se pueda aplicar este tipo de instrumento,
obteniéndose así información con mayor detalle.
Técnicas
Para este tipo de investigación será necesario considerar para el
estudio a toda la población, el grupo investigador opta por aplicar la
técnica de Censo, ya que éste consiste o permite recopilar, evaluar y
publicar datos referentes a todas las unidades de un universo en un
determinado momento; dicho de otra manera, un Censo permite
conocer con que información se cuenta y que de ella hace falta.
47
INTERPRETACION DE RESULTADOS
En este apartado, en calidad de grupo investigador se ha realizado una
interpretación basada en las respuestas a las preguntas efectuadas a la
población en estudio; es decir, se estableció que cada pregunta realizada a los
entrevistados, las respuestas brindadas a cada una de ellas, serán consolidadas
con el propósito de obtener un criterio unificado de las necesidades de los
mismo.
A continuación se presenta la interpretación obtenida.
Pregunta 1. Cómo considera usted la forma en que actualmente se maneja la
información?
Interpretación. Se identifico que el manejo de la información no es el más
adecuado, por la razón que esta se lleva de forma manual en archivos de
Excel y hojas físicas de registros.
Pregunta 2. Según usted, cuales son las deficiencias que existen en la forma
de cómo se maneja actualmente la información?
Interpretación. La información no está actualizada como debería, debido a
que no existen mecanismos que permitan accedes a la información al instante
de esta ser agregada o modificada. Cualquier tipo de procedimiento que se
lleva a cabo, se registra primeramente en papel y luego se alimenta con la
información obtenida la base de actividades del la gestión de inventarios y
48
activos fijos. Así también no existen reportes formales que avalen el control
de las actividades que se realizan en torno a la gestión mencionada.
La información se maneja en base al criterio por parte de los usuarios debido
a que estos cuentan con los conocimientos prácticos y metodológicos además
de la experiencia adquirida por el tiempo que laboran en el área y la entidad
lo cual avala el manejo de la información de forma adecuada y entre otras
deficiencias, se menciona el hecho de no saber con exactitud la ubicación de
ciertos artículos o elementos que se intervienen en la gestión de inventarios.
Pregunta 3. Cuál es el procedimiento actual a seguir para el control de las
tareas de administración de inventarios y activos fijos?
Interpretación. En el departamento encargado de la actividad de
administración de inventarios y activos fijos existen dos personas las cuales
desempeña roles diferentes. Las tareas de análisis y gestión de procedimientos
se llevan a cabo por el administrador de la entidad y a la vez jefe del
departamento en mención. En cuanto a la otra persona se trata del asistente de
inventarios, quien desempeña actividades correspondientes al tratamiento de
la información generada por la interacción de los activos fijos en el día a día y
sus actividades, gestión de toma de inventarios físicos y registro de eventos
concernientes a la administración de inventarios.
Un punto importante de mencionar en cuanto a la forma de llevar la
administración de inventarios es que el departamento de Inventarios de la
49
Universidad de Guayaquil rige determinado control sobre la información de
los mismos, y además de ello la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales lleva cierto registro interno individual de las actividades de
sus activos fijos, realizándose los registros en hojas de cálculo elaboradas en
Microsoft Excel.
Dichos registros de información que refleja el estado y los movimientos de
los artículos existentes asignados a la carrera de Ingeniería en Sistemas se
encuentran al alcance de la mano de los administrativos para ser tomados en
cuenta a la hora de necesitarlos para la toma de decisiones.
Los informes se realizan de forma manual contando solamente con filtrados
de información los cuales los presta la misma herramienta Microsoft Excel,
dichos son establecidos por el usuario que maneja la información de forma
manual y tratando que los mismos se asemejen lo más posible a los
requerimientos del usuario.
Pregunta 4. Le gustaría que el manejo de la información fuera
automatizada, explique el porqué?
Interpretación. En conclusión la respuesta unánime de los usuarios fue
positiva y favorable a la automatización de procesos y procedimientos;
explicando que dicha información se manejaría de manera más segura,
eficiente, ordenada, actualizada y oportuna. Esto permitiría que sus tareas se
realicen de forma más eficiente, tomando en cuenta el mejor aprovechamiento
50
de los recursos tales como el tiempo de respuesta en cuanto a requerimientos
de las partes administrativas sobre el estado general o mejor aun especifico de
los artículos en general o determinada población de ellos.
Pregunta 5. Específicamente que información relacionada con los
procedimientos de tratamiento de inventarios y activos fijos le gustaría que
se automatizara?
Interpretación. Los usuarios dieron una respuesta en la que consideran que
se deben ser tomados en cuenta e incluirse todas aquellas características
relacionadas con los elementos que forman parte de las actividades que se
involucran en la gestión de inventarios y activos fijos en general; además los
cuales se detallan a continuación de manera generalizada para su mejor
comprensión:
Ingresos y Modificaciones de Información.
Soporte de movimientos y transacciones de activos.
Filtrado de información para generación de informes.
Identificación de usuarios del sistema.
Depreciaciones de activos.
Pregunta 6. Con el afán de organizar la información, que tipo de reportes le
gustaría que generara el sistema?
51
Interpretación. Unificando las ideas de las personas que intervienen en las
actividades del departamento y afines, al respecto de entre los más relevantes
se identificaron los siguientes tipos de reportes:
Reporte de Descripción de Artículos.
Reporte de Movimientos y Transacciones
Reporte de Ubicación geográfica de Artículos
Reporte de Bajas y existentes en bodega.
De la misma manera, indicaron que sería conveniente que cada reporte sea
generado de forma individual por categorías de artículos, es decir, un reporte
para muebles de oficina y otro para equipos de computación, y así con cada
una de las categorías existentes; además de procurar que en lo posible sean
uniformes en cuanto al contenido.
Para tener una mayor apreciación de la función de cada uno de los reportes, a
continuación se describen:
Reporte de Descripción de Artículos: Presenta todo aquella
información relacionada al tipo de artículos que pertenecen
determinados elementos de la población de artículos de la Carrera de
Ingeniería en Sistemas, así como también el tipo de artículos; este
reporte tiene como objetivo llevar un detalle de la cantidad de
elementos existentes, el estado en el que se encuentran y otras
características que forman parte de los elementos en cuestión.
52
Reporte de Movimientos y Transacciones: Detalla toda aquella
información relacionada con los movimientos y transacciones
realizados presentadas por tipo de movimiento y/o transacción, con el
fin de conocer información de detalle como descripción de los
movimientos o transacciones realizados, el costo implicado,
responsable de lo efectuado, entre otros.
Reporte de Ubicación geográfica de artículos: Presenta toda la
información relacionada al traslado o movimiento de artículos o
elementos inmersos en la gestión de administración de inventarios; la
importancia de este reporte es que detalla la información más
relevante con respecto a la ubicación de los activos y sus respectivas
asignaciones, es decir quién es el responsable del buen uso del activo,
articulo o elemento.
Reporte de Bajas y existentes en Bodega: Este tipo de reporte
presenta toda la información que describe a los artículos que han sido
sacados de circulación de las actividades de la entidad, ya sea por
haber cumplido su tiempo de vida útil o por daños permanentes e
irreparables, además de aquellos que aun existen pero se almacenan
en bodega y no están dados de baja, con el objeto de conocer la
distribución física de cada uno de ellos dentro de la organización.
53
Pregunta 7. Que datos considera necesarios que se incluyan en los reportes?
Interpretación. Con base a lo expuesto por los entrevistados, cada reporte
estaría incluyendo los siguientes datos:
Reporte de Descripción de los elementos
o Nombre del elemento
o Ubicación
o Marca
o Estado
o Fecha de transacción o movimiento
o Descripción de transacción o movimiento
o Costo de transacción o movimiento
o Responsable
Reporte de transacciones o procedimientos
o Tipo de transacción
o Fecha
o Nombre del articulo o elemento
o Descripción
o Responsable
Reporte de Ubicación y Distribución de Artículos
o Coordenada o punto de ubicación
o Dependencia
54
o Fecha de ubicación
o Nombre del articulo
o Descripción
o Responsable asignado
o Estado
Reporte de Bajas y Almacén
o Nombre del Articulo
o Descripción
o Estado
Pregunta 8. Con que período de tiempo le gustaría que los reportes fueran
generados, diariamente, semanalmente o anualmente?
Interpretación. Los entrevistados solicitaron que los reportes sean generados
mensual y anualmente.
HALLAZGOS DE LA INVESTIGACION
Después de haber interpretado una a una las respuestas a las preguntas
realizadas al personal que opera en el departamento de administración de
inventarios y activos fijos, al respecto, se presenta de forma detalla los
hallazgos identificados por el grupo investigador en dicha área, estos son los
siguientes:
55
Los empleados hacen su mejor esfuerzo por llevar algún tipo de
control para la gestión de inventarios y activos fijos.
La forma en que se lleva actualmente el control de los inventarios no
es el más adecuado, haciendo anotaciones descriptivas de las
actividades realizadas en o en una bitácora; dentro de poco tiempo
esta forma dará lugar a confusiones y tergiversación de la
información.
En ciertos casos el material de registro que poseen para la ubicación
de los artículos y elementos de la población de inventarios son
inconsistentes con la realidad en el campo.
El personal tiene muy clara la idea del tipo de sistema o solución que
esperan tener para la labor de administración de inventarios.
INFORME DE INVESNTIGACION DE CAMPO
Entre los meses de Mayo y Junio del año 2010 en horarios de la tarde, el
grupo investigador se hizo presente en las instalaciones del departamento de
Administración de Inventarios y Activos Fijos de la Carrera de Ingeniería en
Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil; con el objetivo
de realizar una entrevista al personal del área en mención, para esto fue
necesario hacer algunos recorridos que permitieron al grupo conocer detalles
de la labor que se realiza en el campo de acción; como muestra de ello se
visitó puntos entre los cuales se mencionan:
56
Visita a los laboratorios de computación donde se pudo constatar la gran
cantidad de artículos, dispositivos y elementos que se encuentran en el área,
entre ellos elementos propios y complementarios de los computadores que
juegan papel importante en cuanto al funcionamiento de los equipos, además
de muebles de oficina, equipos de climatización, elementos y herramientas de
reparaciones, instalaciones y demás componentes.
Luego se realizaron visitas superficiales a oficinas en general donde se pudo
observar variedad de muebles de oficina, insumos, elementos, y artículos en
general, competentes de la labor que desempeñan dichos departamentos; todo
esto para poder tener una apreciación mas real de la población de los
elementos que conforman el inventario de la entidad.
Además se realizo el recorrido por una de las clasificaciones de elementos
más amplia que contendría el sistema, como lo es el caso de las aulas de
clases, las cuales se presentan en grandes cantidades y poseen a su vez gran
número de elementos como es el caso de los pupitres, pizarras, escritorios,
sillas, proyectores y demás componentes que en la actualidad prestan sus
funciones a los usuarios. Posteriormente después de haber terminado con el
recorrido se retornó a la oficina de administración de inventarios para
continuar con la entrevista a los empleados identificados como potenciales
usuarios del sistema / solución a proponer; con todos estos aspectos se pudo
tratar con más amplitud los puntos referentes a las necesidades que se le
presentan al departamento de administración de inventarios y activos fijos en
57
cuanto al manejo de la información que genera el la interacción diaria de los
artículos que existen en la entidad.
Así también como parte de la labor de investigación se procedió al
levantamiento de los puntos más importantes en referencia a los procesos y
procedimientos fundamentales basados en teorías y metodologías que se han
venido aplicando para el buen desempeño de las tareas de administración de
inventarios y manejo de información.
CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE LA PROPUESTA
Para formular un proyecto es necesario considerar el punto de vista de la entidad a la
que se va a presentar la propuesta. En tal sentido es fundamental redactar la
propuesta de la forma más concisa, coherente y clara posible.
ASPECTOS BASICOS DE LA PROPUESTA DE PROYECTO
El objetivo final de una propuesta para un proyecto es definir los atributos del
mismo con el fin de lograr un análisis previo de los recursos a utilizar en el
desarrollo del proyecto, además de servir de elemento principal para el
control del desempeño de las actividades. Para ello, se ponen a consideración
los puntos esenciales que contiene la propuesta formal para la solución que
demanda el satisfacer la necesidad presentada por el Departamento de
Administración de Inventarios de la Carrera de Ingeniería en Sistemas de la
58
Universidad de Guayaquil, así como el análisis en particular de cada uno de
los puntos en mención.
COMPONENTES DE LA PROPUESTA DE PROYECTO
Para este tipo de proyectos y ajustándolo lo más posible a la solución en
demanda se identifica los siguientes componentes.
Metas y Objetivos
Justificación
Resultados y/o Beneficios esperados
Descripción del Proyecto
Recursos
METAS Y OBJETIVOS
En esta etapa se describe lo que lograra el proyecto, o el valor que
alcanzara la entidad o negocio con la implementación del proyecto.
METAS.
Crear un sistema de bases de datos que comprenda el
inventario de los recursos tangibles o activos fijos que posee la
entidad.
Designar a todas las áreas o departamentos los responsables
con respecto a los activos que les han sido asignados.
59
Formar un criterio de administración de inventarios
formalizado y definido.
OBJETIVOS.
Actualización y modernización de la infraestructura
administrativa del Dpto. de Administración de Inventarios y
Activos Fijos.
Fortalecer las tareas de organización y control de inventarios
Eficientar y adecuar los servicios de entregas de información y
estados de inventarios.
Promover con el personal involucrado el uso de sistemas
automatizados y de información.
JUSTIFICACION
El proyecto propicia la formación de una cultura de administración
orientada a la organización y control de inventarios por medio de la
automatización de procesos y procedimientos que permitirán el mejor
aprovechamiento de los recursos que intervienen en la actividad.
ANTECEDENTES
Desde los inicios de la Carrera de Ingeniería en Sistemas
computacionales ha existido la actividad de administración de
inventarios y activos Fijos, llevándose ésta de la forma más precisa de
60
acuerdo a los elementos que han estado al alcance de las personas que
han laborado en el área.
Con el paso de los años los artículos y las responsabilidades han ido
en aumento, por lo cual la demanda de procesamiento y
almacenamiento de la información también ha aumentado, trayendo
consigo necesidades urgentes de satisfacer para el buen desempeño de
las actividades de dicho departamento.
ESCENARIOS FAVORABLES
De acuerdo a los antecedentes del proyecto y en referencia a las
necesidades de la organización se ha diseñado una solución
tecnológico administrativa que le permitirá a los usuarios del Dpto. de
Administración de Inventarios y Activos Fijos llevar a cabo las tareas
cotidianas involucradas en su gestión con mejor organización y
control.
Una vez implementada la solución las prestaciones con las que contara
el departamento de Administración de inventarios serán extensas, ya
sea desde la simple tarea de registrar un artículo o actividad, hasta la
elaboración de un informe con información cruzada generado en
pocos minutos.
61
Esta solución cuenta con las características primordiales de un sistema
de administración de inventarios tales como ingresos, registros,
consultas, modificaciones de información, además de generación de
informes con información cruzada o personalizada, cálculos de
depreciaciones, movimientos de artículos y sus respectivos
responsables. Entre estas varias características que permitirán
aprovechar más del 50% de los recursos que se utilizan en la
actualidad para llevar a cabo dicha gestión.
RESULTADOS Y/O BENEFICIOS ESPERADOS
Los resultados de un proyecto son factores primordiales que inciden
directamente en la aprobación del mismo. Por ello, esta sección es
fundamental para el desarrollo de la propuesta con el fin de definir la
viabilidad del proyecto de manera efectiva. Por ende a continuación se
exponen los resultados o beneficios esperados con respecto a la
ejecución del proyecto: Sistema de Administración de Inventarios y
Activos Fijos para la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales de la Universidad de Guayaquil.
Mejoras en tiempos de respuesta para el procesamiento de la
información.
Almacenamiento de información más seguro y confiable.
Reportes ordenados completos y personalizados.
62
Identificaciones de usuarios para administración y monitoreo
de procedimientos.
Administración de actividades de movimiento de artículos.
Registro de responsables de artículos por departamentos.
Luego de haber descrito los principales resultados y beneficios de este
proyecto cabe recordar que no todos los proyectos están asociados con
beneficios económicos directos, lo que sugiere un esfuerzo adicional
para describir los beneficios indirectos, intangibles o subjetivos que
solo se califican con adjetivos como son el prestigio, el
reconocimiento, aumento del mercado, entre otros.
DESCRIPCION DEL PROYECTO
Basado en la necesidad planteada por el Dpto. de Administración de
Inventarios y Activos Fijos de automatizar los procesos y
procedimientos con los que interactúan en el día a día para el mejor
aprovechamiento se sus recursos, se optó por diseñar una solución que
satisfaga dicha necesidad, permitiendo a los usuarios más estabilidad
al momento de llevar a cabo dicha actividad.
La solución está basada en el modelo tres capas, desarrollada en
herramientas OpenSource las cuales además de brindar seguridades a
los usuarios aumentan la factibilidad económica ya que exime al
usuario o a la entidad del pago de costosas licencias.
63
Con este proyecto se pretende terminar con obstáculos que impedían
el desempeño cien por ciento eficiente del departamento de
administración de inventarios ya que el mismo ofrece herramientas
que mejoraran las actividades de gestión del departamento
permitiendo el mejor aprovechamiento de los recursos que existen
para llevar a cabo dichas actividades.
RECURSOS
Un aspecto fundamental en esta sección es el presupuesto, pero para
este caso tratándose de un proyecto que se basa en una solución
OpenSource se omiten el detalle de gastos en licencias de plataformas
de programación y demás, además se considera que es necesario
personal experimentado capaz de prever contingencias y de estudiar
minuciosamente las actividades para prevenir la falta de recursos.
A continuación se ponen a consideración algunos ítems entre los
fundamentales que se pueden considerar para un presupuesto.
Personal profesional / técnico
Equipo de computo
Información (libros, artículos, encuestas, entrevistas,
información electrónica)
Análisis y pruebas analíticas
Infraestructura y espacio
64
CASOS DE USO
Los Diagramas de Casos de Uso documentan el comportamiento del sistema o la
solución que aplicamos a la necesidad planteada desde el punto de vista del usuario.
Por lo tanto los diagramas de casos de uso determinan los requisitos funcionales del
sistema, es decir, representan las funciones posibles que el sistema puede ejecutar.
El primer caso de uso refleja los eventos posibles que se desencadenan al usuario
iniciar la actividad de logueo de identidad para lograr luego de la autenticación que
realiza el sistema poder acceder a los servicios que ofrece la solución.
Caso de Uso 1: Ingreso a la Aplicación
INGRESO USUARIO
AUTENTICACIÓN
ACTOR
SERVIDOR
ACCESO A LA
APLICACIÓN
Figura
Fig. 1 4. Login
Login.
65
CUADRO No. 2 - Descripción Caso de Uso 1:
Nombre: Ingreso Sistema de Administración de Inventarios
CIISC
Alías: Login
Actores: Usuario
Función: Autenticación de usuarios calificados
Verifica usuario y password de usuario que desee
ingresar al sistema.
Caso de Uso 2: Opciones del Menú
SELECCIÓN DE OPCION
APLICACION
DEL MENU
SELECCIÓN DE
SUB-OPCION DE MENU
SOLICITUD O
REQUERIMIENTO
ACTOR RESPUESTA A
SOLICITUD
PRESENTACION DE
BASE DE DATOS
INFORMACION
Fig. 2 Opciones de
Figura 5. Opciones
Menú.
de Menú
66
CUADRO No. 3 - Descripción Caso de Uso 2:
Nombre: Interacción con Menú de Opciones
Alías: Opciones de Menú
Actores: Actor – Usuario
Función: Interacción con opciones inmersas en menú general de
opciones.
Aquí se encuentran a disposición del usuario todas las
opciones del sistema de administración de inventarios.
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DFD
Con este modelo lógico-gráfico se representa el funcionamiento de la aplicación
como un sistema integrado interactivo, el cual nos ha permitido incorporar opciones
para el deputado de algoritmos facilitando la localización de errores de ejecución y
lógicos más habituales; los elementos utilizados para estos gráficos son: Entidad,
procesos, almacén de datos, conectores lógicos y conectores de continuidad.
N
N
ALMACEN DE CONECTOR
ENTIDAD N
DATOS LOGICO
PROCESO
CONECTOR DE
CONTINUIDAD
Figura 6. Componentes del DFD
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS - ESQUEMA GENERAL DE ACCESO AL SISTEMA
USUARIO Y
CONTRASEÑA
1 VALIDACION
MAESTRO DE
USUARIO D1
VALIDAR USUARIOS
USUARIOS
ACCESO NEGADO
ACCESO
PERMITIDO
REQUERIMIENTO REQUERIMIENTO
MENU
REQUERIMIENTO DE REQUERIMIENTO
OPCIONES
REQUERIMIENTO REQUERIMIENTO
REQUERIMIENTO
MENU
MENU
MENU MENU MENU CODIGOS MENU MENU
BAJAS DE
MANTENIMIENTO COMPRAS TRANSFERENCIAS DE REPORTES DEPRECIACIONES
ARTICULOS
BARRAS
A B C D E F G
Figura. 7
67
ESQUEMA CORRESPONDIENTE A OPCIONES DEL MENÚ MANTENIMIENTO
MODELO A ARTICULO
PROVEEDOR
UBICACION 2
MAESTRO DE
ARTICULO D2
INGRESAR ARTICULOS
ARTICULOS
6 7
DETALLE DE
INGRESAR INGRESAR ARTICULO
MODELOS PROVEEDORES
CATEGORIA
MODELO DETALLE DE
5 3 ARTICULO
INGRESAR
INGRESAR
DETALLE DE MAESTRO DETALLE
UBICACIONES D3
ARTICULOS DE ARTICULOS
MAESTRO DE
D6
MODELOS
PROVEEDOR
4
MAESTRO DE
CATEGORIA D4
INGRESAR CATEGORIAS
CATEGORIAS
MAESTRO DE
D7
PROVEEDORES
UBICACION
MAESTRO DE
D5
UBICACIONES
Figura. 8
68
ESQUEMA CORRESPONDIENTE A OPCIONES DE MENÚS COMPRAS, TRANSFERENCIAS Y CÓDIGOS DE BARRAS
B C D
REQUERIMIENTO REQUERIMIENTO
MENU
MENU MENU CODIGOS
COMPRAS TRANSFERENCIAS DE
BARRAS
ARTICULO
ARTICULO REQUERIMIENTO
11
REQUERIMIENTO
COMPRA GENERAR
8 10 9 CODIGOS DE
BARRAS
INGRESAR RECIBIR ENVIAR
COMPRA ARTICULO ARTICULO
12
IMPRIMIR
CODIGOS DE
BARRAS
COMPRA
CODIGO CODIGO
ARTICULO DE
CODIGO
BARRAS
ARTICULO IMPRESO
MAESTRO DE
D8
COMPRAS
CODIGO
MAESTRO DE
D9 – D10
TRANSFERENCIAS MAESTRO DE
D11 – D12
CODIGOS DE BARRAS
Figura. 9
69
ESQUEMA CORRESPONDIENTE A OPCIONES DE MENÚS REPORTES, BAJAS Y DEPRECIACIONES
E F G
REQUERIMIENTO REQUERIMIENTO REQUERIMIENTO
MENU
MENU MENU
BAJAS DE
REPORTES DEPRECIACIONES
ARTICULOS
REQUERIMIENTO
REQUERIMIENTO REQUERIMIENTO
13 15 16
REQUERIMIENTO
INGRESAR
GENERAR CONSULTAR
ARTICULO EN
REPORTE ARTICULO
BAJA
ARTICULO
14 ARTICULO
17
IMPRIMIR
REPORTE REPORTE CALCULAR
REPORTE MAESTRO BAJAS DEPRECIACION
D15
DE ARTICULOS
REPORTE RESULTADO
REPORTE REPORTE
IMPRESO
VALOR
ESPERADO
MAESTRO DE
D13 – D14
REPORTES
70
Figura. 10
71
DIAGRAMA ENTIDAD RELACION
Una de las mejores herramientas para observar y analizar la relación que tienen los
datos que fluyen en la solución desarrollada para la necesidad que presenta el
Departamento de Administración de Inventarios y Activos Fijos de la Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil es el
denominado modelo entidad relación (MER) el cual nos muestra de forma gráfica
una estructura logia organizada de la fluidez e interacción que tiene los datos que se
alojan en la base de datos que interactúan con la aplicación.
A continuación se pone a consideración la definición conceptual de esta herramienta
para su mejor comprensión.
“Un Diagrama de Entidad Relación es una herramienta para el modelado de datos
de un sistema de información. Es un tipo de modelo conceptual de alto nivel que se
emplea en el diseño de las bases de datos relacionales. El modelo Entidad Relación
muestra la estructura de la base de datos empleando todo tipo de herramientas
conceptuales”
Con los datos recopilados de este análisis se obtiene el Modelo Entidad Relación del
proyecto para la administración de inventarios y activos fijos el cual se estructura
como lo muestra la Figura 11.
72
73
PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACION
EL PROBLEMA
Ubicación del problema en un Contexto
Situación o Conflicto Nudo Crítico
Causas y Consecuencias del Problema
Delimitación del Problema
Formulación del Problema
Evaluación del Problema
Objetivos
Objetivos Específicos
Alcance del Tema
Justificación e Importancia
MARCO TEÓRICO
Antecedentes del Estudio
Fundamentación Legal
Preguntas a contestarse
Variables de la Investigación
74
Definiciones Conceptuales
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Diseño de la Investigación
Modalidad de la Investigación
Factibilidad
Operacionalización de Variables
Instrumento de Recolección de Datos
Fuentes, Instrumentos y Técnicas para la Recolección de datos
Interpretación de Resultados
Hallazgos de la Investigación
Informe de Investigación de Campo
Criterios pata la Elaboración de la Propuesta
Diagramas de Casos de Usos
Diagrama de Flujo de Datos
Diagrama Entidad Relación
75
CAPÍTULO IV
MARCO ADMINISTRATIVO
CRONOGRAMA
En esta etapa se hace mención del plan de actividades el cual muestra la duración del
proceso investigativo, de desarrollo e implementación de la solución. El tipo de
cronograma que se ha utilizado para la presentación del plan de actividades que
orientan el trabajo de la investigación es el conocido como diagrama de Gantt.
A continuación se detallan las actividades que hacen énfasis en el desarrollo del
cronograma basado en el tiempo real de duración del presente proyecto.
CUADRO No. 4
TIEMPO DIAS
LABORABLES
ACTIVIDAD
(6 días de la
semana)
ANÁLISIS
Recopilación y análisis de los requerimientos por parte de los usuarios del 60
sistema
Recopilación de la información técnica y la metodología del tratamiento de 30
información.
76
Investigación de herramientas para basar la solución como lenguajes de 90
programación, bases de datos, generadores de reportes, frameworks, IDE.
Especificaciones de reportes 15
Recolectar documentos y anexos que servirán también como base para el 5
análisis.
Recolección de información adicional necesaria 5
Análisis global en base a la información recopilada 10
Definición de procesos 15
Definición de lógica del negocio 30
DISEÑO
Diseño Diagrama Entidad Relación 30
Definición de interfaces de Usuario 30
Definición de Clases 3
Diseño de procesos y procedimientos a nivel de bases de datos y de la 30
herramienta de programación.
Diseño de reportes a nivel de consultas e impresos 15
DESARROLLO Y PRUEBA EVOLUTIVA
Desarrollo Modulo de Mantenimiento 15
77
Desarrollo Sub - Modulo Artículos
Desarrollo Sub - Modulo Detalle Artículos
Desarrollo Sub - Modulo Categorías
Desarrollo Sub - Modulo Ubicaciones
Desarrollo Sub - Modulo Modelos
Desarrollo Sub - Modulo Proveedores
Desarrollo Modulo Compras 20
Desarrollo Sub - Modulo Órdenes de Compra
Desarrollo Modulo Transferencias 30
Desarrollo Sub - Modulo Envíos
Desarrollo Sub – Modulo Recepciones
Desarrollo Modulo Códigos de Barras 5
Desarrollo Sub – Modulo Impresión de Códigos
Desarrollo Modulo Reportes 15
Desarrollo Sub – Modulo Generador de Reportes
Desarrollo Modulo Bajas de Artículos 5
Desarrollo Sub – Modulo Artículos en Baja
Desarrollo Modulo Depreciaciones 5
78
Desarrollo Sub – Modulo Calculo de Depreciaciones 30
Implementación Piloto de Pruebas 20
Pruebas Finales 30
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL CRONOGRAMA
ANALISIS
Comprende todo lo referente a información relacionada con datos que son la base o
pueden servir de aporte para el motor investigativo. Recopilación y análisis de los
requerimientos por parte de los usuarios. Recopilación y análisis de metodologías a
seguir para el posterior diseño, desarrollo de una solución que permita satisfacer las
necesidades planteadas por el departamento solicitante. Además dentro de esta etapa
se recopilaron documentos que reflejen la forma de llevar las actividades con el
actual sistema de gestión de inventarios y activos fijos para conocer el desempeño
lógico de dichas actividades y por ende despejar lo que se conoce como lógica del
negocio, (Ver Anexo.)
DISEÑO
Esta etapa del cronograma de actividades le compete a todo lo concerniente de la
aplicación que respecta al diseño ya sea de graficas, métodos, procesos y
procedimientos que serán los pilares esenciales del proyecto. El diseño de interfaces
de usuarios implica las pantallas en toda su magnitud ya que es el lazo de interacción
79
entre el usuario y a aplicación, destinando para ella gran cantidad de tiempo por los
ajustes que implica un diseño de interfaces de usuario ergonómico. El diseño que
implica el modelo entidad relación y los procesos y procedimientos lógicos con los
cuales va a trabajar la solución, así como el diseño de clases, determinan un análisis
y procedimental de las funciones de cada uno de estos elementos para que su
interacción sea exacta.
DESARROLLO Y PRUEBA EVOLUTIVA
Comprende el desarrollo de los diferentes módulos de programación y
procedimientos de los cuales está compuesto el sistema de administración de
inventarios y activos fijos para la carrera de sistemas, el cual tiene a su haber
variedad de módulos como que soportan los servicios que presta la aplicación.
Módulos de mantenimiento, ingresos, transferencias, compras, depreciaciones y
demás hacen énfasis en la variedad de servicios que caracterizan a esta aplicación.
Además esta etapa cubre la prueba evolutiva que comprende la realización de
pruebas incrementales de los diferentes progresos de desarrollo de los módulos del
sistema para probar su acoplamiento e interacción con la aplicación en general.
PILOTO DE PRUEBAS Y PRUEBAS FINALES
Comprende la implementación y las pruebas finales una vez lista la aplicación. Se
realizan pruebas reales con procedimientos ejecutados por los usuarios reales del
sistema.
80
PRESUPUESTO
Estimación formal de los ingresos y egresos que se produjeron durante el período de
duración del desarrollo del proyecto, desde la aprobación del mismo hasta la
implementación una vez finalizado.
A continuación se muestra los cuadros correspondientes a los Ingresos y Egresos
incurridos, tanto para el comienzo como la culminación del proyecto.
DETALLE DE LOS INGRESOS PARA EL PROYECTO
CUADRO No. 5
INGRESOS DEL GRUPO DÓLARES
Préstamo personal $ 3000,00
Aportación propia $ 1680,00
TOTAL $ 4680,00
Elaboración: Jairon Ronquillo R. / José Luis Guevara R.
Fuente: Jairon Ronquillo R. / José Luis Guevara R.
81
DETALLE DE LOS EGRESOS PARA EL PROYECTO
CUADRO No. 6
EGRESOS DEL GRUPO DOLARES
Compra de Equipos de Computación $ 2000,00
Pago de Tesis $ 1400,00
Internet Cable Modem 1 Mb $ 560,00
Transporte $ 650,00
Impresiones $ 70,00
TOTAL $ 4680,00
Elaboración: Jairon Ronquillo R. / José Luis Guevara R.
Fuente: Jairon Ronquillo R. / José Luis Guevara R.
82
Diagrama de Gantt.
Al aplicar este método grafico de planeación y control se busca dar a conocer las
diferentes actividades en que se divide el proyecto, y realizar estimaciones a cerca de
cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para
la culminación del proyecto en su totalidad. Entre otros temas, esta gráfica muestra
las relaciones de tiempo entre los eventos que conforman la solución informática
para la necesidad que demanda la gestión del Departamento de Administración de
Inventarios de la Carrera de Ingeniería en Sistemas de la Universidad de Guayaquil.
Nuestra ilustración grafica a cerca de las actividades de este proyecto está compuesta
de 28 actividades las cuales se segmentan en 4 módulos generales como son los
módulos de mantenimiento, diseño, desarrollo e implementación y pruebas, los
cuales comprenden sub módulos y en ellos las actividades cronológicamente
ordenadas que reflejan la estructura funcional de la aplicación. (Ver anexo.)
83
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
La implementación de sistemas integrales con las características que cuenta el
Sistema de Administración de Inventarios y Activos Fijos constituye un enfoque
moderno que persigue obtener resultados completos al someterse a las evaluaciones
que conlleva el satisfacer las necesidades que el demandante de la solución impone a
dicho proyecto al momento de su utilización.
Todo proyecto representa un esfuerzo único para poder lograr un objetivo específico
mediante una serie de actividades especialmente interrelacionadas, en conjunto con
la utilización eficiente de los recursos. Una de las principales características de este
proyecto como todos los demás ha sido llegar a las metas establecidas respetando los
alcances planteados dentro del costo y tiempo programados. Para lograr el objetivo
es necesario recurrir a la planeación siendo esta una función principal del proceso
administrativo.
De parte de los ejecutores del proyecto se considera que fue un proyecto muy
atractivo e interesante puesto que se obtuvieron nuevas experiencias y conocimientos
al estudiar la forma de modelar y materializar la solución informática para la
necesidad planteada por el Departamento de Administración de Activos Fijos de la
Carrera de Ingeniería en Sistemas de la Universidad de Guayaquil en cuanto a las
actividades que desempeñan. Como principal objetivo en este proyecto fue
84
desarrollar una aplicación que supla las necesidades en la gestión administrativa de
inventarios y activos fijos que lleva a cabo el departamento anteriormente
mencionado.
RECOMENDACIONES
Como recomendaciones se sugiere lo siguiente:
Las especificaciones para la aplicación tanto en la estación de los clientes como en el
servidor donde físicamente se alojara la aplicación deben cumplir con las
características mínimas de los recursos de software y hardware. Además que la
institución debe garantizar el optimo estado de las instalaciones de red y
comunicaciones en general para que la aplicación pueda responder de la mejor
manera entregando resultados confiables y reduciendo los tiempos de respuesta al
menor tiempo posible.
El mantenimiento de hardware y software eventual preventivo es una forma de
precautelar la información que genera la aplicación o que simplemente se lleva en las
actividades comunes, ya que manteniendo los equipos en óptimo estado se podrá
acceder al mejor aprovechamiento de los recursos de hardware, software, en
inclusive a la aplicación para la administración de inventarios.
85
Bibliografía
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libre.
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ANEXOS
N° 1014
RAFAEL CORREA DELGADO
PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA
CONSIDERANDO:
Que en el apartado g) del numeral 6 de la Carta Iberoamericana de Gobierno
Electrónico, aprobada por el IX Conferencia Iberoamericana de Ministros de
Administración Pública y Reforma del Estado, realizada en Chile el 1 de Junio de
2007, se recomienda el uso de estándares abiertos y software libre, como
herramientas informáticas;
Que es el interés del Gobierno alcanzar soberanía y autonomía tecnológica, así como
un significativo ahorro de recursos públicos y que el Software Libre es en muchas
instancias un instrumento para alcanzar estos objetivos;
Que el 18 de Julio del 2007 se creó e incorporó a la estructura orgánica de la
Presidencia de la República la Subsecretaría de Informática, dependiente de la
Secretaría General de la Administración, mediante Acuerdo N°119 publicado en el
Registro Oficial No. 139 de 1 de Agosto del 2007;
Que el numeral 1 del artículo 6 del Acuerdo N° 119, faculta a la Subsecretaría de
Informática a elaborar y ejecutar planes, programas, proyectos, estrategias, políticas,
proyectos de leyes y reglamentos para el uso de Software Libre en las dependencias
del gobierno central; y,
En ejercicio de la atribución que le confiere el numeral 9 del artículo 171 de la
Constitución Política de la República;
DECRETA:
Artículo 1.- Establecer como política pública para las Entidades de la Administración
Pública Central la utilización de Software Libre en sus sistemas y equipamientos
informáticos.
Artículo 2.- Se entiende por Software Ubre, a los programas de computación que se
pueden utilizar y distribuir sin restricción alguna, que permitan su acceso a los
códigos fuentes y que sus aplicaciones puedan ser mejoradas.
Estos programas de computación tienen las siguientes libertades:
a) Utilización del programa con cualquier propósito de uso común
b) Distribución de copias sin restricción alguna.
c) Estudio y modificación del programa (Requisito: código fuente disponible)
d) Publicación del programa mejorado (Requisito: código fuente disponible).
Artículo 3.- Las entidades de la Administración Pública Central previa a la
instalación del software libre en sus equipos, deberán verificar la existencia de
capacidad técnica que brinde el soporte necesario para el uso de este tipo de
software.
Artículo 4.- Se faculta la utilización de software propietario (no libre) únicamente
cuando no exista una solución de Software Libre que supla las necesidades
requeridas, o cuando esté en riesgo la seguridad nacional, o cuando el proyecto
Informático se encuentre en un punto de no retorno.
Para efectos de este decreto se comprende cómo seguridad nacional, las garantías
para la supervivencia de la colectividad y la defensa de| patrimonio nacional.
N° 1014
RAFAEL CORREA DELGADO
PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA
Para efectos de este decreto se entiende por un punto de no retomo, cuando el
sistema o proyecto informático se encuentre en cualquiera de estas condiciones:
a) Sistema en producción funcionando satisfactoriamente y que un análisis de
costo beneficio muestre que no es razonable ni conveniente una migración a
Software Libre.
b) Proyecto en estado de desarrollo y que un análisis de costo - beneficio
muestre que no es conveniente modificar el proyecto y utilizar Software
Libre,
Periódicamente se evaluarán los sistemas informáticos que utilizan software
propietario con la finalidad de migrarlos a Software Ubre.
Artículo 5.- Tanto para software libre como software propietario, siempre y cuando
se satisfagan los requerimientos, se debe preferir las soluciones en este orden:
a) Nacionales que permitan autonomía y soberanía tecnológica.
b) Regionales con componente nacional.
c) Regionales con proveedores nacionales.
d) Internacionales con componente nacional,
e) Internacionales con proveedores nacionales,
f) Internacionales.
Artículo 6.- La Subsecretaría de Informática como órgano regulador y ejecutor de las
políticas y proyectos informáticos en las entidades del Gobierno Central deberá
realizar el control y seguimiento de este Decreto.
Para todas las evaluaciones constantes en este decreto la Subsecretaría de Informática
establecerá los parámetros y metodología obligatorios.
Artículo 7.- Encárguese de la ejecución de este decreto los señores Ministros
Coordinadores y el señor Secretario General de la Administración Pública y
Comunicación.
Dado en el Palacio Nacional en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito
Metropolitano, el día de 10 de abril de 2008.
Eco. Rafael Correa Delgado
PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA
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