MS EXCEL INTERMEDIO
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Funciones Avanzadas
Combinar y Compartir Libros
Un libro compartido permite que varias personas lo modifiquen simultáneamente. Resulta
especialmente útil para administrar listas que cambian con frecuencia.
El autor original del libro lo prepara para compartirlo escribiendo los datos que deben estar
presentes y aplicándoles formato. El libro se guarda como compartido y se coloca en una
ubicación de la red (no en un servidor Web) disponible para todos sus usuarios.
Tenga en cuenta las funciones no disponibles, dado que algunas funciones de Microsoft
Excel se pueden ver o utilizar pero no cambiar una vez que el libro esté compartido, es
preciso definirlas antes de compartir el libro.
Las siguientes funciones no se pueden modificar después de compartir el libro: celdas
combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos
(incluidos los de dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de
datos, informes de tabla dinámica, protección de libros y de hojas de cálculo, y macros.
Defina la configuración que afecta a todos los usuarios Cuando se comparte el libro, es
posible personalizar algunas funciones compartidas. Por ejemplo, puede decidir si desea
controlar los cambios durante los 30 días predeterminados o durante un período de tiempo
mayor o menor.
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Compartir un Libro u
Cree un libro que desea que esté disponible para que lo modifiquen varios usuarios y
escriba los datos que desee proporcionar.
Si desea incluir cualquiera de las siguientes características, agréguelas antes de
compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos,
gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervínculos, escenarios,
esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica, protección de libros
y hojas de cálculo, y macros. No podrá realizar cambios en estas características una
vez que comparta el libro.
En la ficha Revisar haga clic en Compartir Libro
En la ficha Modificación, active la casilla de verificación Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez y, a continuación,
Haga clic en Aceptar
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Cuando se solicite, guarde el libro
En el menú Archivo, haga clic en Guardar como y guarde el libro compartido en una
ubicación de red a la que otros usuarios puedan tener acceso. Utilice una carpeta de
red compartida, no un servidor Web.
Trabajar en una copia de un libro Compartido
Cree una copia del libro compartido (use un nombre que sugiera que es una copia
del libro original, por ejemplo: Si el original se llama Planilla, la copia puede llamarse
Planilla Sergio).trabaje normalmente.
Combinar Libros 2 Libros Combinar
Asegúrese de que la(s) copia(s) del libro compartido que desea combinar está(n)
almacenada(s) en la misma carpeta. Para ello, debe dar a cada copia un nombre
diferente.
Abra la copia en la que desea combinar los cambios, es decir el archivo original, no las
copias. En este ejemplo usaremos el archivo Balance.
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Si nunca ha realizado el proceso debe hacer lo siguiente para mostrar el botón
Comparar y Combinar en la interfaz:
1. Haga clic en el menú archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. En la ventana, en el panel izquierdo seleccione Personalizar cinta de Opciones.
4. En la lista desplegable Comandos Disponibles seleccione todos los comandos.
5. En la lista de comandos busque el comando Comparar y Combinar Libros, lo
encontrara por orden alfabético.
6. En la columna derecha haga clic en Revisar y luego en el botón Nuevo grupo.
7. Haga clic en Cambiar Nombre, dele el nombre “Comparar y Combinar”.
8. Haga clic en el botón Agregar, quedara ubicado de la siguiente forma:
9. Haga clic en aceptar y encontrara en la ficha Datos el nuevo botón
10. En la Ficha Revisar, haga clic en Comparar y combinar libros. Si se solicita,
guarde el libro.
11. En el cuadro de diálogo Seleccione archivos para combinar en el libro actual,
haga clic en una copia que tenga cambios para combinar y, a continuación, haga
clic en Aceptar. (si no ve las copias del libro a combinar intente cambiando el
tipo de archivo en la lista que se encuentra arriba del botón abrir como se
muestra en la imagen.)
Para combinar más de una copia a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL o
MAYÚS mientras hace clic en los nombres de archivo y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
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Los cambios se realizarán, si desea ver los cambios realizados, de un clic en Datos,
seleccione Control de Cambios y de un clic en Resaltar cambios, en el campo Cuando,
seleccione Todos, las celdas con cambios tienen una pequeña marca en la esquina
superior izquierda, al colocar el puntero del Mouse sobre una de las celdas
modificadas, se muestra un comentario especificando el cambio realizado, Así:
Función SUMAR.SI.
Esta función suma las celdas en el rango especificado que coinciden con el argumento
criterio.
Sintaxis: SUMAR.SI (rango;criterio; rango_suma)
1. Rango: es el rango de celdas que desea evaluar.
2. Criterio: es el criterio puede ser un número ó una expresión o texto, que
determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios
pueden expresarse como 60, "60" ">60", "naranjas".
3. Rango_suma: son las celdas que se van a sumar.
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Observaciones:
Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del
rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas
contenidas en el argumento rango.
Ejemplo: Sumaremos las comisiones para los valores de propiedad superiores a
160,000, Así:
Para obtener el resultado, podemos editar la función directamente sobre la celda en
la que deseamos el resultado (colocando antes del nombre de la función el signo
“=”) ó podemos dar clic en el botón fx que se encuentra en la barra de edición de
fórmula, buscar la fórmula e ingresar los datos necesarios. Así:
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Función CONTAR.SI
Esta función cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que
cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis: CONTAR.SI (rango;criterio)
1. Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
2. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto,
que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden
expresarse como 60, "60", ">60", "aprobado" o B4.
Ejemplo: contaremos el total de alumnos aprobados de un listado, podemos editar la
función directamente sobre la celda en la que deseamos el resultado (colocando
antes del nombre de la función el signo “=”) ó podemos dar clic en el botón fx que
se encuentra en la barra de edición de fórmula.
Colocamos en Rango, el rango en donde se encuentra el resultado de los alumnos
(aprobados ó reprobados), en el cuadro Criterio, colocamos la condición que se debe
cumplir para hacer la suma, en este caso es la palabra “Aprobado” y damos un clic en
aceptar.
Hay que tomar en cuenta que cuando se separan los segmentos de las formulas el
signo a usar depende de la configuración del equipo, por lo general como en este caso
será una coma (,) pero podría ser también punto y coma (;)
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Función SI
Esta función Devuelve un valor si la condición especificada es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis: SI (prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
1. Prueba_lógica: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el
valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como
V E RDA DE RO . De lo contrario, la ex pr es ión se evalúa como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
2. Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica
es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro
de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO,
la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento
prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en
blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra
VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento.
Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
3. Valor_si_falso: es el valor que se devuelve si el argumento
prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de
texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como
FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el
argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir,
después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor
lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es
decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis
de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI
devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
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Ejemplo: Si la nota final de un alumno es mayor o igual a 60 estará aprobado, de lo
contrario, Reprobado. Así:
Función Si Anidado
Si anidado es una variación de la función sí que vimos anteriormente, no ayuda para
realizar formulas en las cuales que para una misma condición hay más de dos posibles
resultados.
Ejemplo:
Un partido de Futbol tiene 3 posibles resultados (Gana,Empate,Pierde) a través de una
letra definiremos cada uno de ellos, “G” cuando Gana, “E” cuando empata y “P” cuando
pierde. En la foto que a continuación vemos muestra cómo se realiza la función de si
anidado para este caso en especial.
Nótese que la formula anidada se coloca en la parte del valor falso de la predecesora.
Función BUSCARV
BUSCARV
Esta función compara el valor de búsqueda con la columna especificada de la lista y
luego devuelve un valor asociado en la misma fila. La V de BUSCARV significa
vertical. Utilice BUSCARV cuando los valores de comparación estén ubicados en una
columna a la izquierda de los datos que desee encontrar.
Sintaxis:
BUSCARV (valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columna; ordenado)
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1. Valor_buscado: es el valor que se busca en la columna que se
especifica de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una
cadena de texto.
2. Matriz_buscar_en: es una tabla de información ó rango de datos en los que se
busca el dato especificado en Valor_buscado. Utilice una referencia a un rango o
el nombre de un rango.
3. Indicador_columnas: es el número de columna en matriz_buscar_en desde el
cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_columna es 1, devuelve
el valor de la primera columna en matriz_buscar_en; si indicador_ columna es 2,
devuelve el valor de la segunda columna en matriz_buscar_en y así
sucesivamente. Si indicador_ columna es menor que 1, BUSCARV devuelve el
valor de error #¡VALOR!; si indicador_columna es mayor que el número de
columnas en matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!.
4. Ordenado: es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá
una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia
exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es
FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra
ninguna, devolverá el valor de error #N/A.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la columna de matriz_buscar_en deben
colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,..., A-Z, FALSO, VERDADERO; si no
se encontrara el dato exacto, BUSCARV devuelve un dato aproximado.
Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor exacto. Si ordenado es FALSO,
no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El texto en mayúsculas y en minúsculas es
equivalente.
Nota: en algunas versiones actuales de Office Excel no encontrara la función con el
nombre BuscarV sino ConsultaV, el funcionamiento y modo de uso es exactamente
igual.
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Función CONCATENAR
Esta función concatena argumentos de texto.
Sintaxis:
CONCATENAR (texto1; texto2;...)
1. Texto1, texto2,... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un
elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto,
números o referencias a celdas únicas.
Observaciones
Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de
texto.
Ejemplo: tenemos una columna con nombres y otra con apellidos, uniremos ambas
columnas en una tercera columna denominada Nombre Completo, Así:
Observe que entre la referencia de la celda B2 y C2 hay un espacio en blanco entre
comillas, se puede agregar texto en cualquier parte (al inicio, en medio o al final)
siempre y cuando esté entre comillas y separado por comas.
