1.1.

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan
los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el

crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al
contado ya que para ellas el soporte es la factura. 1.1. RECIBO DE
CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias
se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de

acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.

Recibo de caja o comprobantes de ingreso

1.2. RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y

cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las

necesidades de la empresa lo exijan.

Recibo de consignación

1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE

AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que

suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o
retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir
solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o
en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

1.4 FACTURA DE VENTA

1.4.1. Concepto

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos

generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del

comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.

1.4.2. Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

 Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).

  Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el
servicio. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
 Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
 Valor total de la operación
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos
equivalentes a la factura:

 Los tiquetes de maquinas registradoras

 Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
 Los tiquetes de transporte.
 Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los
establecimientos de educación reconocidos por el gobierno
 Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes
de pago
 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos
de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores.
Fondos de pensiones y de cesantías.
 Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento
computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación
de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado
EDIFACT de un computador a otro

1.4.3.1. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran

obligados a expedir factura en sus operaciones:

 Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación

con las operaciones financieras que realicen
 Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
 Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo
referente a estos productos.
 Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad
 Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el
valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por
el gobierno nacional
 Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con
esta actividad
 Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o
metropolitano de pasajeros

1.4.4. Factura de venta de Mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por

mayor y al por menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita
también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta

gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita
bancos o caja

1.4.5. Factura de venta de Mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su
organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito,
seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la
calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después
de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de
mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber,
presentado la mejor cotización.

Factura
de venta de Mercancía a crédito

1.5.2. Consignación del comprobante de venta:

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta

corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido
debidamente diligenciado.

1.6. Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un
banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado “beneficiario”.
Cheque

1.7. Comprobante de pago o de egreso

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de

contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al

comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para
mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,

expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una
empresa.
Comprobante de pago o de egreso

1.8. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y

ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y
se llaman letras por pagar.
Letra de cambio

1.9. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los
créditos bancarios.
Pagaré

1.10. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus

clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.
Nota Débito

1.11 Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la

factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,

una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
Nota Crédito

2. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

2.1 Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no

tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes
y cierre.
Nota de contabilidad

2.2. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier

operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Comprobante diario de contabilidad