Ing.

Hasem Enrique Curi Villanueva

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 INTRODUCCION

Word 2016 es una nueva versión que se encuentra en el ya infaltable paquete de office
y que llega con todo lo que ya conocemos desde la versión anterior, pero con una
novedad que Microsoft está incentivando desde ya un buen tiempo, el trabajo en la
nube.

Word 2016 es un programa de procesamiento de textos líder en el mercado. Sus

potentes herramientas que son añadidas en cada versión, han hecho de este
programa el más popular entre los usuarios, profesionales de la información y todo
aquel que necesite realizar documentos de nivel profesional.

Cuando entra a trabajar con Word se dará cuenta que todo le es familiar. En la parte
superior se encuentra sus herramientas y debajo esta una hoja que es donde usted
va a escribir.

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 INDICE

INTRODUCCION ....................................................................................................................................... 2
indice ....................................................................................................................................................... 3
Unidad 1. El entorno de Word 2016 ....................................................................................................... 7
1.1 Elementos de la pantalla ......................................................................................................... 7
1.2 La cinta de opciones ................................................................................................................ 9
1.3 La ficha Archivo ..................................................................................................................... 11
1.4 Ayuda de Word...................................................................................................................... 11
Unidad 2. Ortografía y gramática .......................................................................................................... 14
2.1 Revisar mientras se escribe ................................................................................................... 14
2.2 Forzar la revisión. Paneles. .................................................................................................... 16
2.3 Autocorrección ...................................................................................................................... 18
2.4 Más funciones de revisión. Sinónimos y traducción ............................................................. 20
Unidad 3. Formato del documento ....................................................................................................... 20
3.1 Los temas............................................................................................................................... 21
3.2 La portada ............................................................................................................................. 22
3.3 Cambiar el fondo de página .................................................................................................. 23
3.4 La fuente ................................................................................................................................ 25
3.5 Cambio mayúsculas/minúsculas ........................................................................................... 27
3.6 Color y efectos de texto ........................................................................................................ 28
3.7 WordArt ................................................................................................................................. 29
3.8 Formato párrafo .................................................................................................................... 30
3.9 Listas con viñetas y numeradas ............................................................................................. 31
3.10 Tabulaciones.......................................................................................................................... 34
3.11 Copiar formato ...................................................................................................................... 35
Unidad 4. Estilos .................................................................................................................................... 36
4.1 Introducción .......................................................................................................................... 36
4.2 Aplicar y quitar estilos ........................................................................................................... 37
4.3 Apariencia de los estilos ........................................................................................................ 38
4.4 Crear, modificar y borrar estilos ........................................................................................... 39
4.5 Preferencias entre estilos ...................................................................................................... 41
4.6 Ver los formatos aplicados del documento .......................................................................... 42
Unidad 5. Tablas .................................................................................................................................... 44
5.1 Crear tablas ........................................................................................................................... 44
5.2 Anidar tablas ......................................................................................................................... 45

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 5.3 Aplicar un estilo de tabla ....................................................................................................... 46
5.4 Ajustar la tabla ...................................................................................................................... 46
5.5 Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas..................................................................... 47
5.6 Combinar y dividir ................................................................................................................. 49
5.7 Alineación y dirección del texto ............................................................................................ 49
5.8 Tamaño de las celdas ............................................................................................................ 50
5.9 Tratamiento de datos ............................................................................................................ 51
Unidad 6. Combinar correspondencia .................................................................................................. 53
6.1 Conceptos previos ................................................................................................................. 53
6.2 Crear el documento principal ................................................................................................ 53
6.3 La pestaña Correspondencia ................................................................................................. 58
6.4 Insertar campos de combinación .......................................................................................... 58
6.5 Ver datos combinados ........................................................................................................... 59
6.6 Desplazarse por los registros ................................................................................................ 59
6.7 Buscar un registro ................................................................................................................. 60
6.8 Destinatarios de combinar correspondencia ........................................................................ 60
6.9 Filtrar destinatarios ............................................................................................................... 62
6.10 Ordenar destinatarios ........................................................................................................... 63
6.11 Asignar campos ..................................................................................................................... 64
6.12 Combinar al imprimir ............................................................................................................ 65
6.13 Combinar en correo electrónico ........................................................................................... 65
6.14 Sobres y etiquetas ................................................................................................................. 66
Unidad 7. Esquemas .............................................................................................................................. 68
7.1 Introducción .......................................................................................................................... 68
7.2 Conceptos previos ................................................................................................................. 69
7.2.1 Nivel de esquema .......................................................................................................... 69
7.2.2 Estilo de título ............................................................................................................... 69
7.2.3 Mapa de documento ..................................................................................................... 70
7.2.4 Tabla de contenidos ...................................................................................................... 70
7.3 Crear un esquema ................................................................................................................. 70
7.3.1 Crear el esquema antes de redactar el texto del documento. ..................................... 70
7.3.2 Crear el esquema después de tener el documento redactado. .................................... 71
7.4 Pestaña de Esquema ............................................................................................................. 72
7.5 Modificar niveles de esquema .............................................................................................. 73
7.6 Desplazar, expandir y contraer texto .................................................................................... 74

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 7.6.1 Desplazar texto utilizando los botones y
........................................................ 74
7.6.2 Expandir y contraer el texto. ......................................................................................... 74
Unidad 8. Documentos maestros .......................................................................................................... 75
8.1 Introducción .......................................................................................................................... 75
8.2 Botones del documento maestro .......................................................................................... 76
8.3 Crear un documento maestro ............................................................................................... 77
8.3.1 Crear un esquema de un documento maestro. ............................................................ 78
8.3.2 Convertir documentos existentes en un documento maestro. .................................... 78
8.4 Manipulando documentos maestros .................................................................................... 79
8.4.1 Contraer / expandir documentos. ................................................................................. 79
8.4.2 Quitar subdocumento. .................................................................................................. 80
8.4.3 Combinar / dividir subdocumentos. .............................................................................. 80
8.4.4 Bloquear documentos. .................................................................................................. 81
Unidad 9. Tablas de contenidos, de ilustraciones e índices .................................................................. 81
9.1 Introducción .......................................................................................................................... 81
9.2 Conceptos básicos ................................................................................................................. 81
9.2.1 Índice ............................................................................................................................. 81
9.2.2 Tabla de contenido ........................................................................................................ 82
9.3 Tabla de contenido ................................................................................................................ 82
9.3.1 Métodos para crear una tabla de contenido ................................................................ 83
9.3.2 Generar la tabla de contenido. ..................................................................................... 84
9.4 Actualizar la TDC .................................................................................................................... 86
9.5 Insertar marcas de índice ...................................................................................................... 86
9.5.1 De forma automática: ................................................................................................... 86
9.5.2 De forma manual: .......................................................................................................... 87
9.6 Insertar índice ....................................................................................................................... 88
9.7 Tablas de ilustraciones y otras .............................................................................................. 90
9.7.1 Generar la tabla de ilustraciones. ................................................................................. 91
Unidad 10. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie ............................................................... 92
10.1 Introducción .......................................................................................................................... 92
10.2 Conceptos básicos ................................................................................................................. 93
10.2.1 Marcadores ................................................................................................................... 93
10.2.2 Referencias cruzadas ..................................................................................................... 93
10.2.3 Notas al pie y notas al final ........................................................................................... 94
10.3 Insertar marcadores .............................................................................................................. 94

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 10.3.1 ¿Cómo ver los marcadores de nuestro documento?. ................................................... 95
10.4 Referencias cruzadas ............................................................................................................. 96
10.5 Notas al pie y notas al final ................................................................................................... 99
10.5.1 Crear una nota al pie. .................................................................................................... 99
Unidad 11. Páginas web con Word ..................................................................................................... 101
11.1 Crear o editar páginas Web ................................................................................................. 101
11.2 Insertar y modificar hipervínculos....................................................................................... 102
11.3 Guardar la página ................................................................................................................ 105
11.4 Convertir a HTML ................................................................................................................ 106
11.5 Publicar en Internet ............................................................................................................. 108
11.6 Consejos de diseño .............................................................................................................. 109

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 UNIDAD 1. EL ENTORNO DE WORD 2016

Vamos a ver los elementos básicos que componen la ventana de Word 2016.
Aprenderemos cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También veremos
cómo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de
empezar a crear documentos en el siguiente tema.

1.1 ELEMENTOS DE LA PANTALLA

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas

familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las
explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.
a) La barra de herramientas de acceso rápido
contiene, normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan.
Los botones son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción
realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho) y Abrir.

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 El último botón abre el desplegable para personalizar los botones que
aparecen en esta barra, visita el siguiente avanzado donde se explica cómo
hacerlo Personalizar la barra de acceso rápido.
b) La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del
documento abierto que se está visualizando, además del nombre del
programa.
c) La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se
trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para
realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban
categorías lógicas, por ejemplo, Inicio, Insertar, etc. Para cada pestaña hay
una cinta de opciones diferente. Las veremos en detalle más adelante.
d) Los botones para cambiar la presentación de la cinta de opciones, minimizar,
maximizar y cerrar.
e) Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que
no cabe en la ventana. Hay una para desplazar el documento de forma
vertical y otra de forma horizontal. En la imagen sólo se ve la vertical.
f) Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para
apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.

Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de

entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el
zoom deseado. - O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones
- o + que hay justo al lado, arrastrándolo.

g) Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del
documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto
significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá. Otros modos
son para leer y para diseño web.
h) La barra de estado muestra información del estado del documento, como el
número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando.
Podremos modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que,
realmente, son botones.
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1.2 LA CINTA DE OPCIONES

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque

contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos.
Veámosla con más detalle.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas (Inicio,

Insertar, Diseño...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la
imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los grupos
Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer
referencia durante el curso a la opción Negrita, la nombraremos como Inicio >
Fuente > Negrita.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente
nombre de pestaña.
 Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño
botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de
diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la
imagen, por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel
Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente,
y así consecutivamente.

 Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un

comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas
pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea
abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha
Herramientas de tabla no estará visible de entrada, únicamente se mostrará
si insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos. Ésta
función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún
momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual,
podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta
de opciones, o pulsando con el botón derecho sobre la cinta de opciones y
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 elegiendo Personalizar Cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo
hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalización de la cinta de
opciones. Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas
es posible que también te interese aprender cómo exportar e importar la
personalización del entorno .
 En las últimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al
programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado. Pulsando
la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la
tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin
la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números

con fondo gris en lugar de negro, por ejemplo, el 2 de la imagen que
corresponde al comando Deshacer.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
 Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará,
para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse
en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También
puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón de la zona derecha
superior que abirá la ventana que se muestra a continuación, con tres
opciones.

Ocultar automáticamente la cinta de opciones. Mostrar sólo las pestañas.

Mostrar pestañas y comandos.

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1.3 LA FICHA ARCHIVO

La pestaña Archivo a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas

para la modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien
opciones referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en
esta pestaña, se cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que
Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es distinta al resto de fichas, por eso la vamos a
comentar a partir de la siguiente imagen.

Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que
hemos visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú vertical. Esta
pestaña equivalía al botón Office en la versión Word 2007, y en versiones
anteriores era el menú Archivo.
La principal característica de la ficha Archivo es que para cada comando de la
parte izquierda aparecen unas opciones en la parte central, y a su vez, para cada
una de estas opciones aparecen otras opciones más en la parte derecha de la
pantalla. Por ejemplo, en la imagen vemos como el comando Abrir genera las
opciones Recientes, OneDrive, ... y al seleccionar Recientes aparece una lista
con varios documentos recientes.
OneDrive es como un disco duro virtual en Internet que veremos con detalle en
la unidad 22, por el hecho de tener de una cuenta de correo de Microsoft (outlook,
hotmail, ...) ya disponemos de espacio en OneDrive para guardar documentos.

Otra particularidad es la presencia del botón para volver atrás que sólo
aparece en la ficha Archivo.

1.4 AYUDA DE WORD

Tenemos dos métodos para obtener ayuda en Microsoft Word.

 Ayuda contextual. Consiste en colocar el cursor sobre un icono y esperar dos
segundos para que aparezca una ventanita con la explicación sobre la función
de dicho icono. Por ejemplo, en la siguiente imagen vemos la explicación sobre
el icono Borrar todo el formato.

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 ¿Qué desea hacer?.
Si con la ayuda contextual no tenemos suficiente, podemos hacer clic en el
botón y se abrirá una caja de búsqueda para que
escribamos nuestra pregunta o duda. Por ejemplo, si escribimos "tabla"
veremos que nos ofrece un cuadro desplegable con las opciones que muestra
la siguiente imagen.

Esta caja sirve para ir a buscar ayuda en Word, pero además, es capaz de
ejecutar el comando que estábamos buscando. Por ejemplo, en este caso,
podemos insertar una tabla en el documento, con el comando Agregar tabla,
si queremos ejecutarlo en ese instante, también podremos Obtenga ayuda
sobre "tabla", que nos llevará a la clásica ayuda de Word, o Búsqueda
inteligente de tabla, que busca en internet todo lo relacionado con esa palabra
mediante el buscador Microsoft Bing.
Si colocamos el cursor en Agregar tabla aparecerá una cuadrícula para elegir
cuantas filas y columnas queremos que tenga la tabla que se va a insertar en
ese momento.

En realidad, es como si hubieramos ejecutado el comando Tabla de la

pestaña Insertar.
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 Si elegimos la opción iremos a la clásica Ayuda
de Word que ya existía en las versiones anteriores. Aparecerá la ventana de
la Ayuda con los resultados para la palabra "tabla", como muestra la siguiente
imagen.

A esta ventana de ayuda también se puede acceder pulsando la tecla F1, en

ese caso, no habrá ninguna palabra en la caja de búsqueda, y se mostrarán
las categorías de la ayuda. Como vemos en la siguiente imagen.

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 UNIDAD 2. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA

La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los

procesadores de texto. Word 2016 dispone de potentes herramientas en este campo
que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante,
conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no
quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede
detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las
palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto
con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento,
es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy
basta y ¡Vasta de correr!. Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta"
como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el
primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no
son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores
gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el
género del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe
contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial
atención a los posibles fallos gramaticales, que al depender del contexto, son más
difíciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez, como
veremos.

2.1 REVISAR MIENTRAS SE ESCRIBE

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las
palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que
considere que contienen errores gramaticales en azul. Lo hará a medida que
vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa.
Word no podrá detectar errores gramaticales hasta que la frase esté acabada,
por ejemplo, con un punto.

Éstas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el

documento no se imprimirán.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y
pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que
nos permitirá elegir una de las palabras sugeridas.
 Ortografía. En este caso, para el error jugete nos ofrece este menú
contextual.

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 Vemos que hay varias sugerencias para corregir el error: juguete, jubete y
juguetee. Deberemos hacer clic sobre la que nos interese. Esta es la forma
básica de corregir nuestros documentos.
Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos otras
opciones interesantes:
- Omitir todo: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente
estamos utilizando nombres propios o marcas comerciales que no están
incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error. Si
queremos que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo
del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los fallos
gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error
es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no
podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez. Sin embargo
esta opción no aparece en el menú contextual, para poder usarla deberemos
abrir el panel Ortografía pulsando F7, que explicaremos un poco más
adelante.
- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario
personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su
existencia. Por ejemplo, términos científicos que no suelen estar
contemplados.
O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente el nombre de
nuestra empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo más práctico
es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los
documentos.
 Gramática. En nuestro ejemplo la palabra sugerida frente al error gramatical
es Este, con lo que la frase quedaría "Este autobús ... "

Vemos que ofrece la opción Omitir una vez, con el significado que ya hemos
visto, y la opción Gramática ... que abre el panel de gramática que veremos
a continuación.
Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que,
en documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. Ésto se debe
a que, al abrir el archivo, se revisará automáticamente todo su contenido. Si
utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar
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 y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesará tener activa
la corrección. En ese caso, te recomendamos que la desactives.

2.2 FORZAR LA REVISIÓN. PANELES.

Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos

recurrir a forzar la revisión una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos
desde la pestaña Revisar > grupo Revisión > opción Ortografía y gramática, o
bien pulsando la tecla F7.

Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible

error se detendrá y lo mostrará en el panel Ortografía o en el panel Gramática
para que escojamos la opción más correcta, de forma similar a como acabamos
de ver con el menú contextual, la diferencia es que en el panel hay más opciones
disponibles. Panel ortografía.

En la parte superior del panel vemos el título del panel: Gramática. A

continuación aparece la palabra causante del error, en nuestro ejemplo, jugete.
En la siguiente línea vemos los botones Omitir, Omitir todo y Agregar (al
diccionario). El significado es el mismo que hemos visto en el menú contextual.
Debajo tenemos una zona que contiene una lista con las palabras más
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parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como
en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (juguete). En este
caso el error era que faltaba la u.
Para cambiar la palabra errónea por la sugerida únicamente debemos
cercionarnos de que esté seleccionada la que deseamos aplicar y pulsar uno de
los dos botones siguientes Cambiar o Cambiar todo. La mayoría de veces la
primera opción será la correcta, de modo que ni siquiera tendremos que
molestarnos en seleccionar la palabra.
Cambiar. Cambia sólo el error en la posición del documento que estamos viendo,
es decir, corrige el error una vez.
Cambiar todo. Cambia el error a lo largo de todo el documento que estamos
viendo, es decir, corrige el error todas las veces que se haya producaido.
Más abajo aparece el icono de un altavoz, al pulsarlo se oye una voz
pronunciando la palabra.
A continuación vermos definiciones de la palabra tomadas de la página web
http://spanish.definitions.net/
En la parte inferior nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección,
en este caso, el Español (España). Lo podemos cambiar haciendo clic en el
triángulo de la derecha.
Hay más elementos configurables en la revisión ortográfica y gramatical que
puedes cambiar desde botón Archivo > Opciones y allí seleccionar el apartado
Revisión. Por ejemplo, cómo desactivar la opción de revisar mientras escribes
que ya vimos en un tema básico. Si quieres ver más opciones de configuración
visita el siguiente avanzado.
Si quieres aprender más sobre cómo Agregar al diccionario palabras que
sueles utilizar y que el corrector detecta como errores.

Panel Gramática.

Este panel tiene las mismas opciones que hemos visto en el menú contextual,
podremos Omitir o Cambiar, en la parte inferior del panel hay una explicación
sobre por qué Word lo ha considerado un error.

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  Una vez finaliza la revisión de todo el documento, se muestra un mensaje de
aviso como el siguiente:

Si modificamos el documento podremos revisarlo de nuevo y las omisiones

realizadas se pasarán por alto y volverán a identificarse como errores.
Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como
una acción en Word, y por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el
botón Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te equivocas en alguna
corrección, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la acción,
para luego proseguir con la revisión.

2.3 AUTOCORRECCIÓN

Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores obvios sin

previo aviso y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiará automáticamente por
u once. O bien, si detecta que empiezas una frase con minúscula, la cambiará
por mayúscula.
Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y
desventajas:
 Por una parte, es una forma cómoda de automatizar la corrección en errores
que solemos cometer frecuentemente.
 Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiará
automáticamente una palabra sin que nos demos cuenta y es posible que no
nos interese en algún caso en concreto. Por eso no recomendamos
automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no
tengamos apenas control de lo que estemos escribiendo.
Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma
automatizada, lo ideal es mirar la pantalla a la vez que escribimos para
detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado. Si te falta práctica para ello,
es posible que te interese desactivar esta opción de corrección.
Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorrección según nuestros intereses.
Para hacerlo:
Elegir la pestaña Archivo > Opciones.
Aparecerá un cuadro de diálogo. Allí seleccionar en el menú de la izquierda,
Revisión.
Hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección....
Aparecerá un cuadro de diálogo como este, vamos a ver las posibilidades más
interesantes.

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 Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando
aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word
sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula.
Por ejemplo: Corregir DOs MAyúsculas SEguidas se corregiría a: Corregir
Dos Mayúsculas Seguidas.
 Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula
la primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una
oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc.
 Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay
texto en una celda hace que empiece por mayúscula.
 Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres
de los días de la semana.
 Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una
palabra con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la
cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y
desactiva el bloqueo de mayúsculas.
 Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las
palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De
esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por
ejemplo, si la palabra cuanto va detrás de una exclamación va siempre con
tilde.
Si queremos podemos Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones.
• Para reemplazar algún término por otro, insertarlos en las cajas de texto
disponibles sobre el listado y pulsar Agregar.
• Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar.
Por ejemplo, podríamos agregar que cada vez que encuentre las siglas
O.N.U. las reemplace por Organización de las Naciones Unidas.
 También tenemos disponible el botón Excepciones... que nos permite
especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorrección.

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 Por ejemplo, podemos especificar No poner mayúsculas después de
determinadas palabras, agregándolas a una lista para evitar que en esos
casos se aplique la regla, como podemos ver en la imagen.
Tenemos otras dos pestañas para asignar excepciones en otros casos.

2.4 MÁS FUNCIONES DE REVISIÓN. SINÓNIMOS Y TRADUCCIÓN

Además de la corrección de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la

hora de la redacción y ayudarnos a crear documentos de bien elaborados. Para
ello, nos ofrece los sinónimos, la traducción y una serie de fuentes de información
y consulta.
Pueden resultar muy útiles, especialmente si disponemos de conexión a internet,
ya que en tal caso también podremos consultar contenidos de la red directamente
en Word.

UNIDAD 3. FORMATO DEL DOCUMENTO

Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las

cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El
contenido en sí seguirá siendo el mismo.
La presentación del documento es importante. No sólo por elegancia, sino también
para facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y
con poco trabajo se consiguen resultados espectaculares.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarán a dar cierto diseño, de
las más generales a las más específicas:
 Aprenderemos a aplicar un tema.
 Luego a incluir una portada y cambiar el color de página.
 A modificar el formato del texto.
 Y también el de los párrafos.
 Además, veremos cómo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetación del
documento y cómo copiar el formato de un texto a otro.

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3.1 LOS TEMAS

Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los

estilos, que introdujimos en el tema 3 de edición básica.
Como recordarás, al definir cada texto con un estilo desde la pestaña Insertar >
grupo Estilos, indicamos a Word qué parte es un título, qué parte un subtítulo y
cuál es el párrafo que compone el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a
través de la aplicación de estilos, definimos la estructura del documento. Un tema
es la aplicación de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos
que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los
títulos serán de un determinado color, con un determinado tamaño y una
determinada tipografía. Y así con todos los estilos. De este modo que no importa
lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los
estilos se cambiará su formato por completo con un único clic. Existen varios
temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaña Diseño > grupo
Formato del documento > opción Temas.

Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista
de opciones (observa que puedes ver más bajando la barra de desplazamiento).
Además, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas
personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más se aproxime a
lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay a
la derecha del botón Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros
temas. De este modo, podríamos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema
principal Office, pero añadirle la combinación de colores del tema Faceta, la
combinación de fuentes del tema Orgánico y los efectos del tema Circuito. Con
esta mezcla habríamos creado un nuevo tema que podríamos conservar para
futuros proyectos pulsando el botón Guardar tema actual....
¿Y por qué debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de
especificarlos nosotros?
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3.2 LA PORTADA

En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada:

proyectos, memorándums, informes... Word 2016 facilita mucho esta tarea, ya
que pone a nuestra disposición una serie de portadas predefinidas.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaña Insertar > grupo Páginas >
opción Portada.
Se desplegará un menú con varios diseños. Haciendo clic en uno de ellos se
insertará una nueva página al principio del documento con el aspecto elegido.

La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados,
como el título, el subtítulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos
campos se muestran con texto entre corchetes: [Escribir el título ...]. Al hacer clic
sobre él se muestra un cuadro de edición, donde hay que indicar el nuevo texto.

Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven
influenciadas por el tema aplicado al documento. Es decir, que el aspecto variará
ligeramente para adaptarse a los colores y fuentes del tema en cuestión y así dar
un aspecto al conjunto más homogéneo.

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3.3 CAMBIAR EL FONDO DE PÁGINA

Otro detalle que nos ayudará con los últimos retoques del documento es cambiar
el fondo de las páginas.
Por defecto las páginas se muestran blancas, porque es el color más normal del
papel de impresión y por tanto dejarlo así supone un menor gasto de tinta en la
impresión.
Pero si queremos dar color a las páginas, podemos hacerlo desde la pestaña
Diseño > grupo Fondo de página.

Encontraremos tres herramientas que nos permitirán cambiar el fondo de todas

las páginas a la vez:
 Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la página,
por ejemplo Confidencial, No copiar, Borrador, Ejemplo y Urgente. Al
hacer clic se desplegará el menú siguiente que te permitirá elegir el que
quieras del listado:

Para quitar la marca de agua de un documento deberás pulsar la opción

Quitar marca de agua. Si lo que quieres es personalizarla porque ningún
texto se adapta a tus necesidades o quieres que la marca de agua sea una
imagen (por ejemplo el logo de tu empresa).
 Color de página. Al hacer clic, un menú te permite elegir el color en una
paleta de colores.

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 Para recuperar el color blanco, elige la opción Sin color. Y si no encuentras
el que quieres en la paleta, pulsa Más colores.... También puedes crear
fondos más complejos, que no sean simplemente de un color sino que
utilicen degradados, texturas y tramas.
 Bordes de página. Al pulsar esta opción se abre un cuadro de diálogo como
el siguiente:

La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a

derecha.
Primero selecciona el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o
Personalizado. El cuadro seleccionado es el que está enmarcado en azul.
Luego, selecciona el estilo de línea que quieres aplicar.
Si eliges un Estilo de línea, podrás especificar su color y ancho.
En cambio, si escoges un Arte, el borde será un motivo realizado por una
consecuencia de dibujos. Por lo tanto sólo podrás establecer un ancho, y en
algunos casos el color (cuando el programa lo permita) porque el color y
forma son características propias del dibujo.

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 Por último, elige en la vista previa qué bordes quieres aplicar. De forma
predeterminada se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y
desactivando los botones que hay a su lado podrás decidir cuáles mostrar.
También podrás decidir qué ámbito de aplicación tendrán: todo el
documento, sólo la primera página, todas excepto la primera...

Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son

compatibles. Podrás utilizar las tres a la vez en un mismo documento, pero
ten en cuenta que la marca de agua suele tener un color muy claro y es
posible que no se aprecie con según qué colores de fondo.

3.4 LA FUENTE

Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan

cada una de las letras, números y signos de puntuación que se escriben
como texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento
a través de los temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar
estos cambios de forma manual y precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un
formato distinto a un texto en concreto.
En versiones más antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma
exclusiva para formatear todo el texto. Ésto suponía mucho tiempo y esfuerzo
para lograr un resultado profesional. Afortunadamente con la posterior aparición
de herramientas útiles que facilitan el trabajo, como los estilos y los temas, éstas
se pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos más concretos.
Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo Fuente.

También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar

una palabra o frase.

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Vamos a comentar las herramientas más importantes de estos paneles.
 Fuente
De forma común, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos
referiremos a elegir la tipografía. En la imagen vemos que la tipografía de
fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el pequeño triángulo que hay a
su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.

Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de

fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas
recientemente y Todas las fuentes. Esto es así para que el listado resulte
más práctico y, si estás utilizando una fuente la encuentres fácilmente entre
las primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de
desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos
de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para
movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic
sobre ella para aplicarla.
Si conoces el nombre no será necesario que busques la fuente en la lista,
puedes escribirlo directamente en la caja de texto que contiene el nombre de
la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que escribes
el cuadro se va autorellenando con la fuente que cree que buscas, de modo
que es posible que al introducir únicamente dos o tres letras, ya se muestre
la que te interesa.
 Tamaño de la fuente

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 De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el
texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o
escribirlo directamente en la caja de texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los
tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.
Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma de
A que también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente, pero
esta vez de forma relativa. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el
de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que apunta hacia abajo lo
disminuye.
 Efectos básicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un
texto.

Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Al

activarse la opción se muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se
sigue el mismo proceso. Como
puedes apreciar en la

imagen , se pueden activar varios a

la vez: Ejemplo.

3.5 CAMBIO MAYÚSCULAS/MINÚSCULAS

En la pestaña Inicio > grupo Fuente > opción Cambiar a mayúsculas y

minúsculas... podemos desplegar un menú desde la pequeña flecha
triangular que nos permite cambiar el formato de mayúsculas a minúsculas en el
texto seleccionado. Las opciones son:

Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto

en minúsculas. minúsculas. Todas las letras en minúsculas. MAYÚSCULAS.
Todas la letras en mayúsculas.
Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en
mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.
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 También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando
MAYÚS+F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las
tres formas: mayúsculas, minúsculas y tipo oración.

3.6 COLOR Y EFECTOS DE TEXTO

Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas que

también se pueden aplicar a la vez. Están en la pestaña Inicio > grupo Fuente y
desde el menú contextual.
 Color de fuente: Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la letra
A del icono es el color que hay seleccionado actualmente. También dispone
de una paleta de colores que se muestra al pulsar su correspondiente flecha.

Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Más colores... y

seleccionarlo de la paleta más completa que se mostrará en un cuadro de
diálogo.
Desde la opción Degradado puedes desplegar un submenú que permite dar
cierto efecto degradado al texto. El degradado tendrá en cuenta todo el texto,
no cada una de las letras de forma independiente.

 Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botón el cursor

cambiará y tomará la forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del
texto del color indicado, del mismo modo que resaltaríamos sobre una hoja

de papel con un rotulador.

Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera
de la paleta de colores disponibles.

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 Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color.
Para dejar el texto resaltado, pero dejar de utilizar el lápiz especial y
recuperar el formato normal del cursor, pulsa Detener resaltado.
 Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un
menú con 20 formatos prediseñados que incluyen sombreados, reflejos,
letras con bordes de un color distinto al fondo, y demás efectos.

Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opción Borrar efectos

de texto.
Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo
debajo para crear un efecto personalizado.

3.7 WORDART

Con las opciones anteriores seríamos perfectamente capaces de crear un rótulo

vistoso en nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que
permite crear rótulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos
predefinidos existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botón
WordArt.

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 Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que deberemos
hacer es hacer clic sobre la que más nos guste.

A continuación se mostrará un texto en el documento listo para ser modificado.

Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que
aparecerá ya escrito.

Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaña Inicio
para cambiar aspectos como la fuente, el tamaño, el color o los estilos, tal y como
lo harías con cualquier otro texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que están
a medio camino de ser imágenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos
seleccionado disponemos de las Herramientas de dibujo, con una pestaña de
Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará
un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas
de alineación de los gráficos.
En la parte izquierda hay un ancla que sirve para mover el texto de sitio, en la
parte superior central está el icono para girar y en la parte derecha el icono para
alinearlo con el texto que lo rodea.

3.8 FORMATO PÁRRAFO

Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con

seleccionarlo y modificar las características que queramos.
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras
unidades más amplias son las secciones, que veremos más adelante. Las
características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la
sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.

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  Alineación.

Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos
de alineación:
Izquierda Centrada Derecha Justificada
Este párrafo Este párrafo
Este párrafo tiene Este párrafo
tiene establecida tiene establecida
establecida tiene una
alineación la
alineación alineación
izquierda. alineación
derecha. justificada.
centrada.
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su
alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos
alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el texto se encuentra
en una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se verá en el
capítulo correspondiente.
Otra forma de definir la alineación del párrafo que se va a escribir es Escribir
al Vuelo. Esta función permite escribir en cualquier parte de la página
directamente sin tener que insertar líneas en blanco.
 Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la
derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en
uno de estos botones de la pestaña Inicio en el grupo Párrafo, según
queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón,
pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver
cómo se hace, junto con otras opciones de la pestaña Inicio, como la forma
de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las
líneas o interlineado.
 Relación entre saltos de página y párrafos.
Como sabes, al llegar al final de la página se produce un salto de página.
Esto no supone ningún problema, pero es posible que en un momento dado
no quieras que un párrafo quede dividido en dos páginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que
se encuentra en el cuadro de diálogo Párrafo > pestaña Líneas y saltos de
página. En ocasiones nos interesará que Word divida una palabra en dos
líneas, o bien que dos palabras no sean separadas en distintas líneas.

3.9 LISTAS CON VIÑETAS Y NUMERADAS

En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas

para crear listas.
Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y
precedidos por un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o

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por viñetas dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial.
Para aplicarlas, podemos:
Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los elementos
de la lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word
la cree de forma automática.
Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word
entenderá que quieres introducir una lista de viñetas.
Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o números también
creará una lista, en este caso numérica.
Ten presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a
continuación de la tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estén en la misma
viñeta, deberás separarlos por un salto de línea, pulsando MAYÚS+INTRO en
vez de INTRO.
El resultado será el siguiente:

Si quieres que un elemento de la lista numérica no empiece por 1 o no siga la

secuencia, utiliza la opción Establecer valor de numeración del submenú que
despliega su correspondiente flecha.
 Una vez hemos completado la lista y queremos continuar con un párrafo
normal, hay que pulsar de nuevo la tecla INTRO después del último
elemento, es decir, hay que pulsar dos veces la tecla INTRO.
 Una característica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar
alfabéticamente. Lo haremos seleccionándolos y pulsando el botón Ordenar
que se encuentra también en la pestaña Inicio, junto a los botones de
lista. En el cuadro de diálogo lo único que debemos hacer es escoger si
queremos una ordenación ascendente o descendente y aceptar.
 Al pulsar el botón Aumentar sangría antes de introducir un nuevo elemento
indicamos que este está un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos
una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel
pueden ser tanto de viñetas como numéricas.

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 También encontrarás la opción Cambiar nivel de lista en cada uno de los
botones de lista , si despliegas su submenú pulsando la flecha
triangular que hay a la derecha de cada uno de ellos.
 Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la
flecha triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.

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 Podrás escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la
pequeña muestra del menú que se despliega. También puedes crear un
estilo de lista personalizado pulsando Definir nueva viñeta, Definir nuevo
formato de número o Definir nueva lista multinivel.
Si no queremos que se creen lista de forma automática podemos hacerlo
desde Archivo Opciones Revisión Opciones de autocorrección Listas
automáticas con viñetas y Listas automáticas con números.

3.10 TABULACIONES

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando
pulsamos la tecla de tabulación TAB, como ves en esta imagen.

Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles
las tabulaciones. Word 2016 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25
cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos.
Además podemos definir la alineación para cada tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener
en cuenta que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen. Para
establecer cada tabulación repetir estos dos pasos: Nota: Si no se muestra la
regla, recuerda que para activarla debes ir a la pestaña Vista > grupo Mostrar >
opción Regla.
 Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la
alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos
irán apareciendo rotativamente diferentes iconos que corresponden a las
siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de
tabulaciones, sangría de primera línea y sangría francesa.
 Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos
establecer la tabulación y hacer clic, veremos cómo se inserta el icono con la
tabulación seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor
en el icono de esa tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.

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 Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes
tabulaciones:
Izquierda en la posición 2,5
Centrada en la posición 4,7
Derecha en la posición 6,7
Barra de tabulaciones en la posición 8,2
Decimal en la posición 9,2
También podemos hacer doble clic sobre una de las marcas de tabulación
de la regla horizontal para que aparezca el cuadro de diálogo de tabulaciones
que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las
tabulaciones de una vez o eliminarlas.
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaría
una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.

Observar la alineación de cada tabulación: la columna de cítricos está

alineada a la izquierda, la de tipo al centro y la de origen a la derecha. Luego
vemos la barra de tabulación vertical y la alineación decimal.

3.11 COPIAR FORMATO

En la pestaña Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono para

Copiar formato . Este icono permite copiar las características de formato de
un texto para aplicarlas a otros textos. Podemos copiarlo una o varias veces:
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a
la barra de herramientas y hacer clic en Copiar formato , el cursor tomará
la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el
formato, y hacer clic sobre ella.

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 Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer
doble clic en Copiar formato , el cursor tomará la forma de brocha, a
continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar
volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o
líneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o
líneas y el nuevo formato se copiará sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el
formato caracter como el formato párrafo.

UNIDAD 4. ESTILOS

4.1 INTRODUCCIÓN

Los estilos sirven para para dar formato al texto más fácilmente. Al aplicar un
estilo podemos dar varios formatos a la vez con un sólo clic. Por ejemplo, un
estilo puede incluir características del formato fuente (negrita, tipo, color y
tamaño fuente, ...) y también del formato párrafo (alineación, sangría, ...). Word
ya tiene predefinidos unos estilos que nos serán suficientes en muchos casos,
pero también podemos definir nuestros propios estilos personalizados.
La otra función del los estilos es indicar a cada elemento del texto cuál es su
función en el mismo (o cuál es su naturaleza). Por ejemplo, existe el estilo Título
1, y el estilo Título 2. Los números no son simples formas de diferenciar uno de
otro, sino que denotan una jerarquía. El Título 1 será el título principal, y el Título
2 será un título situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iríamos
desencaminados si decimos que los estilos ayudan a definir la estructura del
documento.
Los estilos están disponibles desde dos sitios, la cinta de opciones y el panel de
estilos:
 En la pestaña Inicio > grupo Estilos de la cinta de opciones .

Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para
ver todos los estilos disponibles y más opciones (Crear estilo, Borrar formato
y Aplicar estilos)

 También puedes realizar funciones parecidas desde el Panel de estilos que

se abre haciendo clic en el botón del extremo derecho inferior del grupo
Estilos o pulsando la combinación de teclas CTRL+ALT+MAYÚS+S.

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 La principal diferencia con el grupo Estilos de la cinta de opciones, es que
podemos elegir entre mostrar o no mostar una vista previa de su formato
mediante la casilla inferior Mostrar vista previa.

Otra diferencia es que podemos elegir qué estilos se muestran

(recomendados, en uso, todos, ...) desde el enlace Opciones...
Iremos viendo más opciones del panel de estilos a lo largo del tema.

4.2 APLICAR Y QUITAR ESTILOS

Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic
sobre cualquier otro estilo para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a
continuación. También podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya
escrito. Para ello, deberás seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.
Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada
elemento del documento: Título, Subtítulo, Cita, Énfasis, Referencia, etc. Es
importante que no los escojas por motivos estéticos, sino por ser la etiqueta
más adecuada para el tipo de texto. El aspecto del formato se puede modificar,
así que no debemos preocuparnos por él. Sin embargo, a nivel estructural
supone muchas ventajas escogerlos en función de la verdadera naturaleza del
texto.
 Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podrías seleccionarlo
y aplicar el primer estilo llamado Normal. Pero, en ocasiones, dependiendo
de los formatos manuales que hayas especificado, al aplicar el estilo Normal,
no desaparecen. En ese caso, hay que seleccionar el texto en cuestión, y
pulsar en el icono borrar formato del grupo Fuente, o también, desplegar
el menú que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.

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 También dispones de la opción Borrar todo en el panel de Estilos, que
funciona exactamente igual.

4.3 APARIENCIA DE LOS ESTILOS

Una vez tenemos todo el documento acabado podemos cambiar su aspecto

global modificando los estilos que lo componen, uno a uno, o de forma mucho
más rápida utilizando los temas y los conjuntos de estilos integrados. En
ambos casos conviene revisar bien el documento para ver los cambios
efectuados.
 Los estilos están relacionados con el tema aplicado. Si aplicamos un tema
distinto al documento, se cambiará automáticamente el formato de los estilos.
De esta forma, lograremos un cambio radical de la imagen del documento con
tan sólo un clic, como vimos en la unidad anterior. Si pulsamos los botones
Colores y Fuentes podremos combinar distintas configuraciones de colores
y fuentes que estarán definidos en los Temas de que dispongamos.

 Desde la pestaña Diseño puedes acceder a un Conjunto de estilos

integrados. Al hacer clic en un conjunto de estilos cambian las propiedades
de fuente y párrafo de todo el documento. No se puede aplicar sólo a una
selección del texto.

Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos

guardarlos todos juntos como un nuevo Conjunto de estilos.
Para ello haz clic en el botón y pulsa en Guardar un nuevo conjunto de
estilos. El nuevo conjunto de estilos aparecerá en el panel dentro de
Personalizados, junto a los conjuntos de estilos Integrados.
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4.4 CREAR, MODIFICAR Y BORRAR ESTILOS

 Crear un estilo
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos,
siempre tendremos la opción de crear algunos personalizados. Para ello,
seguiremos dos sencillos pasos:
a) Lo más recomendable es aplicar un estilo ya existente. Lo ideal es que
partamos de un estilo que tenga el nivel jerárquico que nos interesa. Por
ejemplo, si queremos crear un estilo de Título 1, lo aplicamos a un texto
y desplegamos el panel de estilos para hacer clic en el botón Nuevo
estilo.

Aparecerá un cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato

como el siguiente.

Aquí podremos personalizar los distintos aspectos de formato: fuente,

tamaño de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color, alineación,
interlineado, sangría, bordes... La vista previa y el cuadro de resumen de
las características aplicadas te ayudarán a hacerte una idea del
resultado final.
Observa como en el campo Estilo basado en aparece Título 1. Como
norma general un estilo sólo está disponible en el documento en que se
crea.
Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de diálogo como son
los cuadros Tipo estilo, Estilo del párrafo siguiente, etc. El tema de
estilos es un poco más complejo que lo que habíamos visto hasta ahora
en el curso, por lo tanto te recomendamos practicar primero los
conceptos sencillos antes de empezar con los conceptos avanzados.
 También es posible crear un nuevo estilo sin basarse en uno existente.
Para ello basta dar el formato deseado al texto, seleccionarlo y desde la
pestaña Estilos desplegarla con el botón y pulsar el botón Crear estilo.

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 Se abriría el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato.

Basta dar un nombre y pulsar Aceptar para crear el estilo.

El problema de este sistema es que este nuevo estilo no tendría definido su
nivel jerárquico en el documento, sino que simplemente sería un conjunto de
formatos que aplicar rápidamente. Debemos tener esto presente si
decidimos hacerlo de esta forma.
 Modificar un estilo
Como hemos visto al crear un estilo, para modificarlo lo único que debemos
hacer es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre él en la cinta y
seleccionar la opción Modificar....

Pero también podemos modificarlos desde el panel. Para ello, situamos el

cursor sobre el nombre del estilo sin hacer clic. Veremos que aparece un
triángulo en el lateral derecho. Hacemos clic en él para desplegar el menú
de opciones de estilo, entre las que se encuentra Modificar....
En ambos casos se abrirá la ventana Modificar estilo que es igual a la que
vimos anteriormente Crear nuevo estilo a partir del formato.
Un truco interesante que puede resultar muy útil es aplicar una Lista
multinivel al estilo Título 1. Con esta sencilla modificación, se aplicará el
formato de numeración correcto a los subapartados de forma automática,
como Título 2, Título 3, Título 4, etc. Así, conseguiremos que los distintos
apartados y subapartados que se van creando se numeren
automáticamente. Para ello, desde la ventana Modificar estilo, pulsar el
botón Formato, elegir Numeración y escoger uno de los tipos de listas
numeradas existentes.
 Borrar un estilo
Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que
estuviese utilizándolo quedará sin formato.

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 Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el triángulo
de la derecha del estilo en cuestión. Se desplegará el menú con la opción
Eliminar..., como puedes ver en la imagen.

Ten en cuenta que sólo podrás borrar los estilos que hayas creado, no los
que vienen por defecto con Word.
También es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes
hacerlo desde el panel como se ha explicado. Si eliges la opción Quitar de
la galería de estilos rápidos desde el menú contextual de un estilo de la
cinta no lo estarás eliminando realmente. Simplemente estarás quitando el
acceso directo a él de la cinta y el texto que utilice el estilo en cuestión no
perderá el formato.

4.5 PREFERENCIAS ENTRE ESTILOS

Los estilos modifican el formato de un documento, pero también se puede

modificar el formato de forma manual, sin aplicar estilos, como ya vimos en este
curso. Entonces, ¿Qué ocurre si un párrafo de un documento tiene aplicado un
estilo y queremos aplicarle además un formato manual? ¿Cómo interactúan los
diferentes tipos de estilos entre sí? ¿Qué preferencias existen cuando se aplican
varios tipos de estilos sobre un documento?
Planteado el tema así parece un poco complejo, pero en realidad no lo es. Las
prioridades se adivinan, la mayoría de veces, con un poco de sentido común.
Las normas generales son estas tres:
a. El formato que se aplica en último lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
b. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.
c. Tiene preferencia el formato carácter sobre el formato párrafo.
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen
algunos conflictos que requieren un estudio más detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo párrafo que pone
la letra en cursiva (además de otras características), si ahora a cierta palabra del
texto le aplicamos un formato carácter que tiene la letra en cursiva (además de
otras características) ¿Cuál será el resultado? Pues esa cierta palabra del texto
no quedará en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razón es que Word interpreta
que el estilo carácter pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como
el resto del texto está en cursiva, para que se diferencie la pone en estilo normal.
Lo cual es bastante lógico.

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4.6 VER LOS FORMATOS APLICADOS DEL DOCUMENTO

 Inspector de estilo y Mostrar formato.

Desde el panel de estilos, el botón Inspector de estilo abre un cuadro
de diálogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre
cualquier parte del texto.

Lo interesante de esta herramienta es que separa en distintos apartados los

estilos y formatos en función de su naturaleza.
Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo personalizado
de aulaClic azul y además del formato de párrafo que consiste en una
alineación centrada. Pero no sólo esto, sino que también se nos indica que,
en el texto seleccionado, hay una característica de formato de nivel de texto
que tampoco formaban parte del propio estilo: cursiva.
En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botón que tiene cada
cuadro a su derecha , podremos borrar un formato o estilo de forma
independiente al resto de formatos aplicados. O bien Borrar todo. Si lo que
queremos es ver con mayor nivel de detalle qué formatos están
aplicados, deberemos pulsar el botón Mostrar Formato , que
encontraremos desde el propio inspector. De este modo se abrirá un nuevo
panel que, no sólo indicará explícitamente los formatos aplicados de forma
manual, sino también los que formen parte del propio estilo.
El ejemplo que veíamos cambiará para mostrar lo siguiente:

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Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestión,
acompañada de un conjunto de especificaciones de Fuente, Párrafo e
incluso Sección. Es decir, que situamos el elemento en un contexto y
pasamos por alto cómo fue aplicado cada formato, dando más importancia a
ver qué formato es exactamente el que hemos aplicado.
Si nos interesa saber qué formatos forman parte del estilo y cuáles no, es
decir, su origen, deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen de
estilo, tal y como muestra la imagen. Así vemos que en el formato Fuente
Desde el estilo aulaClic azul se han aplicado unas características, y
además, de modo directo, tamien se ha aplicado Cursiva.
Una de las principales ventajas de utilizar el panel Mostrar formato es que
podremos cambiar las características de una forma sencilla. Si hacemos
clic sobre el enlace Fuente, Idioma, Efectos, Estilo de párrafo, Alineación,
Márgenes o cualquiera de sus características, se abrirá directamente el
cuadro de diálogo donde se edita, de forma que no será necesario conocer
a fondo dónde se encuentra cada una de las herramientas de Word para
poder modificar un formato ya aplicado, por ejemplo, por otra persona en el
documento.

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 Además, desde aquí podremos a acceder a una opción muy interesante:
comparar el formato de dos textos.
Para ello, activamos la casilla Comparar con otra selección. Los detalles
se ocultarán y deberemos seleccionar otro texto. Será entonces cuando, en
el listado de características, veremos que únicamente aparecen las
diferencias entre uno y otro.

UNIDAD 5. TABLAS

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En
cada celda se puede insertar texto, números o gráficos.
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se
pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el
valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que
facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta
característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet
aunque no está recomendado, ya que en HTML hay otras posibilidades de
maquetación más apropiadas.
Las tablas son una forma de organizar los datos mucho más potente que utilizando
las tabulaciones u otros métodos.

5.1 CREAR TABLAS

 Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo
Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear
tablas:

a) Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada
cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará
en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la

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 selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el
ejemplo de la imagen estaríamos creando una tabla de 3x3.

b) La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una

ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la
tabla.
c) La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará
forma de lápiz y simplemente iremos dibujando las líneas que la
formarán. Esta opción es más lenta, pero puede resultar muy útil para
crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

 Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella.
De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas
de tabla. En su pestaña Diseño > grupo Bordes, encontraremos las
herramientas que nos ayudarán a dar el diseño deseado a la tabla. Podemos
elegir el estilo, grosor y color del borde y el cursor tomará forma de pluma
para que modifiquemos el diseño de los bordes de la tabla. Si queremos
modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaña de Herramientas de
tabla > Presentación > grupo Dibujar, y a
continuación pulsar sobre Dibujar tabla .

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que

cambiará el dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la
tabla simplemente haciendo clic sobre ella.

5.2 ANIDAR TABLAS

Una característica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede

crear una tabla dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma
independiente a la otra. Lo único que deberemos tener en cuenta es que, si
eliminamos la tabla principal, también se eliminará su contenido, y ésto incluye
las tablas anidadas que podamos haber creado.
¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que
queramos e insertar otra tabla.

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5.3 APLICAR UN ESTILO DE TABLA

Vamos a ver como modificar el estilo de la tabla. Es decir, su formato. Podemos

aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la pestaña Diseño
> grupo Estilos de tabla.

Al pasar el ratón sobre ellos verás cómo cambia el formato de la tabla. Para
aplicarlo definitivamente haremos clic sobre él. Luego, podrás retocar el
resultado final, si lo deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a
distintas opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir
pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y
columnas resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello
simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.

5.4 AJUSTAR LA TABLA

 Alineación.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que
tengamos en cuenta su alineación con respecto a la página y con respecto
al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso
a las Herramientas de tabla. En la pestaña Presentación > grupo Tabla
haremos clic en el botón Propiedades.

O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el menú contextual de la

tabla.
Se abrirá la ventana que vemos en la imagen.

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 Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste
de texto (Ninguno o Alrededor) y una Alineación (Izquierda, Centro o
Derecha).
 Mover libremente una tabla:
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto,
es el de poder moverla. Al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla,
veremos que aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si
hacemos clic en él y lo arrastramos lograremos mover la tabla.
 Ajustar tamaño:
También al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla, apreciaremos un
icono en la esquina inferior derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos
podremos modificar de forma sencilla y visual el tamaño de la tabla.
Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificará la altura del
borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posición no
variará, ya que el punto que indica la posición de la tabla es la esquina
superior izquierda.

5.5 DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN LAS TABLAS

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en
ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o
fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de
las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir
párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente.
Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor,
se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero
además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar
para las tablas que vamos a ver a continuación.
 Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse Presione las teclas
Una celda a la izquierda MAYÚS + TAB
Una celda a la derecha TAB

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 Una celda arriba flecha arriba
Una celda abajo flecha abajo
Al principio de la fila Alt + Inicio
Al final de la fila Alt + Fin
Al principio de la columna Alt + RePág
Al final de la columna Alt + AvPág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.

 Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo
de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra
inclinada hacer clic y la celda se coloreará.

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna,

y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta
hacia abajo hacer clic y la columna se coloreará.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda
pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la
fila y haciendo clic.

También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro

de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Al colocar el cursor al principio de la fila aparece un círculo con un signo mas

dentro, si hacemos clic, se insertará una fila en blanco en esa posición.

 Borrar.

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 Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar
la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar
la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma
de desplazar el resto de las columnas.

5.6 COMBINAR Y DIVIDIR

En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de

forma que, por ejemplo, una fila contenga una única celda que ocupe lo mismo
que las del resto de filas. O bien para conseguir el efecto totalmente opuesto,
que una celda se divida en dos o más celdas sin afectar al resto.

Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaña Presentación > grupo

Combinar.

 El botón Combinar celdas sólo estará activo si hay más de una celda
seleccionada en la tabla. Esto es así, obviamente, porque antes de nada
debemos indicar cuáles queremos combinar.
 Dividir celdas mostrará una ventana donde especificar en cuántas secciones
dividir la celda seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una división en dos
columnas y una fila, pero perfectamente podríamos haber realizado una
división horizontal en dos filas y una columna.
 Por último, Dividir tabla separará la tabla en dos, siendo la primera fila de la
segunda tabla aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de
inserción.

5.7 ALINEACIÓN Y DIRECCIÓN DEL TEXTO

Ya hablamos anteriormente de cómo alinear la tabla con respecto al texto que la

rodeaba y a los márgenes de la página. Nos queda ver la alineación interna de
sus propios elementos, es decir, la alineación del contenido de las celdas con
respecto a éstas.
Lo haremos desde la pestaña Presentación > grupo Alineación.

 Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones

posibles, que son las combinaciones de alineación horizontal (izquierda,
centro y derecha) y vertical (superior, medio e inferior). Lo único que hay que

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 tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera aplicar
la alineación estén seleccionadas con anterioridad.
Además de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imágenes,
fotografías o formas. Éstas también se pueden alinear y ajustar en la celda
exactamente igual que se haría si estuviesen fuera de la tabla. Si necesitas
verlo con detalle puedes visitar la unidad de imágenes y gráficos donde se
explica cómo trabajar con estos objetos.
 Con el botón Dirección del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto
aparezca en la dirección que señalen las flechas, que por defecto será
horizontal hacia la derecha (dirección de lectura occidental). Las posibilidades
son tres:

 Por último, comentar que desde el botón Márgenes de celda podremos

asignar un margen fijo a las celdas de toda la tabla, así como definir el
espaciado entre celdas.

5.8 TAMAÑO DE LAS CELDAS

Cuando creamos una tabla el tamaño que se establece a las celdas suele ser
siempre el mismo. Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el
tamaño se vaya ajustando y la tabla se vaya deformando.
Desde la pestaña Presentación > grupo Tamaño de celda, podemos controlar
el aspecto que tendrán las celdas.

 Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele

ser pulsar sobre el borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamaño
deseado. El único inconveniente es que esto lo haríamos totalmente a ojo y
para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es modificarlo con
valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos

las flechas que permiten ir cambiando el valor en cm.

 Las opciones de distribución también pueden resultar muy interesantes.

Toman como referencia el tamaño total de la tabla y lo dividen por el número
de filas o columnas (según el tipo de distribución que utilicemos). De esta
forma conseguimos una distribución uniforme y exacta.
 La herramienta Autoajustar también puede ser muy útil, especialmente la
opción de ajustar el tamaño al contenido de la celda.

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5.9 TRATAMIENTO DE DATOS

Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo
más importante de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es
tanto o más importante saber sacarles provecho. Las herramientas que veremos
a continuación se encuentran en la pestaña Presentación > grupo Datos.

 Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de
ordenar sus datos. No importa si los datos son alfabéticos, numéricos o de
tipo fecha, la herramienta es válida para todos ellos. Además, podremos
escoger si hacerlo de forma ascendente o descendente.

Al hacer clic en el botón se abrirá una ventana como la siguiente:

Como puedes observar, el proceso es sencillo:

a. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habíamos utilizado
encabezados de columna en la tabla detectará los nombres
automáticamente. En el caso de la imagen Temas.
b. Especificar el tipo de datos (texto, número o fecha) de la columna en
cuestión.
c. Elegir si ordenar de forma ascendente o descendente.
Podemos utilizar más de un criterio de ordenación, para que, por
ejemplo, si dos personas tienen el mismo nombre, se ordenen por
apellido. Lo haremos rellenando este mismo formulario en la sección
Luego por inmediatamente inferior.
 Repetir filas de título.
En caso de que una tabla ocupe más de una hoja, suele presentarse el típico
problema de que los encabezados quedan únicamente en la primera y a
veces puede resultar molesto tener que "adivinar" a qué equivale cada una
de las columnas.
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 La solución al problema es activar el botón Repetir filas de título
. De esta forma, el encabezado se mostrará en todas las
hojas que ocupe la tabla.
 Convertir texto a tablas.
Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos
hacer es situarlos dentro de una tabla. Word 2016 dispone de una potente
herramienta capaz de pasar datos estructurados (por ejemplo mediante
tabulaciones) a tablas. Si los datos están bien organizados la facilidad para
pasarlos a tabla es sorprendente.
También es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos
contenidos en una tabla a texto.
 Fórmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numéricos es muy frecuente
el uso de filas o columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales
de forma automática, a través de una fórmula. Lo único que deberemos
hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el
resultado y pulsar el botón en la pestaña Presentación > grupo
Datos.
Se abrirá una ventana donde podremos configurar algunos parámetros. Por
defecto se utilizará la SUMA, pero en el desplegable Pegar función
podremos elegir otras fórmulas, al igual que también podremos elegir qué
formato utilizar para mostrar el resultado.

Es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones:

a) Podemos especificar qué celdas se calcularán, pudiendo escoger entre
las que se encuentren arriba (ABOVE), abajo (BELOW), a la derecha
(RIGHT) o a la izquierda (LEFT) de la celda que contenga la fórmula. Por
tanto, la sintaxis será =FORMULA(POSICION)
b) A la hora de calcular con valores numéricos el sistema suele ignorar los
encabezados de tabla de tipo texto. Sin embargo, si utilizamos otras
fórmulas como pueden ser COUNT (para contar) sobre valores de tipo
texto, es posible que sí que considere el encabezado como un valor más
a contar. Debemos revisar el resultado para detectar este
comportamiento incorrecto.
c) El resultado de la fórmula no se recalcula si cambia alguno de los valores
que se han incluido en el cálculo. Deberemos volverla a ejecutar.

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 UNIDAD 6. COMBINAR CORRESPONDENCIA

Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2016 nos permite generar

varios documentos a partir de uno, cada uno de estos documentos se diferenciará
por los datos obtenidos de una fuente de datos (Base de datos, tabla Excel, etc.). Por
ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto
fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los
datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma
podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en
el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de
etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.
Es decir, combinar correspondencia permite obtener copias de un mismo documento,
pero con los datos de personas distintas.

6.1 CONCEPTOS PREVIOS

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos

fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
 Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.  Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede
ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un
campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los
campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué
sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

6.2 CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento

que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de
correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente
para combinar correspondencia.

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Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de
un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una
opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy
sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos
generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a
seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que

contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado.
Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada
en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para
continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos

utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en
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otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista nueva.

 Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción

Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen
de datos.
 Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en
lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos,
hacer clic en ella y elegir la carpeta.
 Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar...
aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la
lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella
se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el
que indicaremos de dónde cogerá los datos:

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo,
así que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos
situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran
los registros con los datos que necesitamos. Por ejemplo, en la imagen
podríamos tomar la base de datos Access contactos-accdb. Se admiten tipos
de archivos muy variados, pero lo más común será dejar seleccionada la opción
Todos los orígenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la
combinación. Obviamente también podríamos cambiarlo por cualquiera de las
opciones válidas. Puedes desplegar el menú para examinar las distintas
posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y

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podemos añadir opciones que veremos más adelante. Dependiendo del tipo de
datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por
ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en
qué tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qué hoja se encuentran los datos,
etc.

En él podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar.

Lo normal es que estén todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno
no tenemos más que desactivar su casilla haciendo clic en ella. También
podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar
duplicados, etc. Lo veremos en detalle más adelante. Cuando terminemos
haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta
(si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello
debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el
campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre
el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de

saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más
elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los
campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

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Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para
seguir con el asistente.

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores
concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y
siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir
al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para
corregir algún error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción

Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para
rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro
usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos
aparecerá un cuadro de diálogo para permitirnos elegir combinar todos los
registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un
documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de
tareas.

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6.3 LA PESTAÑA CORRESPONDENCIA

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas

podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya
hemos visto, pero también podemos utilizar los botones
de la pestaña Correspondencia.

Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos
más adelante.

Editar lista de destinatarios. Permite abrir el cuadro de diálogo

Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios
convenientes.
Bloque de direcciones. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de
direcciones tal como vimos con el asistente.
Línea de saludo. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos
tal como vimos con el asistente.

Insertar campo combinado. Permite insertar en la posición del cursor

un campo del origen de datos.

Resaltar campos de combinación. Permite resaltar los campos

combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos
combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro
del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más
adelante.

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento con botones para
avanzar y retroceder por los diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o
comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.

6.4 INSERTAR CAMPOS DE COMBINACIÓN

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la

pestaña Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de
combinación con la lista de todos los campos del origen de datos,
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 seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos
insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el
documento principal entre << y >> esto nos indica que ahí va un campo que será
sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar. Aquí tienes un
ejemplo de un documento con campos de combinación.

6.5 VER DATOS COMBINADOS

Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en

el botón . Este botón permite ver el documento principal con los nombres
de los campos o bien con los datos.

La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro
del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco
complicado localizar los campos de son del origen de datos. Una forma fácil de

solucionar este problema es hacer clic sobre el icono , los campos del
origen de datos aparecerán resaltados.

6.6 DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al

combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Los
siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para
comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

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 Primer registro del origen.
Registro anterior.
Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también
permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el número de
registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese
1 por un 4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.
Registro siguiente.
Último registro.

6.7 BUSCAR UN REGISTRO

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso
buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de
desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón . Permite ir
a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene
que buscar.
Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar
entrada que vemos en la imagen.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar
el valor.
Hacer clic en el botón Buscar siguiente. Si no encuentra ningún registro de las
características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en
ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen
de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje
por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y
aparece un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con
las mismas características.

6.8 DESTINATARIOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA

Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con
ellos, no sólo para mostrarlos en el documento, sino también para manipularlos.

Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de

combinar correspondencia donde encontraremos opciones interesantes, como
ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.
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En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se
combinarán con el documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario
y por cada destinatario se generará un documento (carta, mensaje de correo
electrónico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve
para indicar qué destinatarios queremos utilizar, normalmente estarán todas las
casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento
combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. La
casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre
el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edición. Se abrirá este cuadro
de diálogo:

Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.
También podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botón
Buscando.
Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los
destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del
encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo que te explicamos en el siguiente
apartado.

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6.9 FILTRAR DESTINATARIOS

Podemos filtrar los destinatarios para que sólo se utilicen los registros que tengan
un determinado valor en un campo de combinación. Por ejemplo podríamos
decidir utilizar únicamente los clientes de Alicante.

En la pestaña Correspondencia hacemos clic en . En el cuadro de

diálogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el
encabezado del campo correspondiente, en este caso Población, y se
desplegará una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de población.

Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen
en el campo, en este caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si
seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del origen de datos los
destinatarios que tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población. (Sin
espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo
población.
(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Este cuadro también
se puede abrir haciendo clic en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se

inicia al pulsar . La ventana es como la que se aprecia en la siguiente

imagen:

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán

cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados.
Se puede poner una condición o varias. Cada línea es una condición. Lo único
que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparación
a realizar de entre las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar
(Comparar con).

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 En algunos casos no será necesario especificar un valor en el campo Comparar
con: cuando se compruebe si el valor está o no vacío. Por ejemplo si no
queremos combinar los clientes sin dirección, seleccionaremos Campo:
dirección y Comparación: No está vacío. Veremos que Comparado con: sale
deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no tendría
sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada.
Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: Categoría es
igual a Clase, de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de Clase.
Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección
No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo
dirección.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo. Una
vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su
encabezado ya no se muestra negra, sino azulada.

6.10 ORDENAR DESTINATARIOS

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo, por ejemplo nos
interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más
fácil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el nombre de la columna que
queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo.
Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán
a ordenarse en orden inverso.
También podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar
las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro
de la misma población por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha
Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Recuerda que
accedemos a ella haciendo clic en el botón Editar lista de destinatarios y desde
ahí ya podemos seleccionar Ordenar....

Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos
ordenar los registros, y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor)
o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por más campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la imagen saldrían las cartas ordenadas por Apellidos y dentro
de un mismo Apellido por Nombre.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

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6.11 ASIGNAR CAMPOS

Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de

direcciones, una línea de saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido
unos campos estándares para referirse al nombre del destinatario, su dirección,
población, etc. Estos nombres no tienen por qué coincidir con los nombres que
tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la
utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Word cómo se
llama el campo estándar en nuestro origen de datos para que Word pueda luego
realizar la asociación necesaria.
El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas
asociaciones. Este cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que
veamos en pantalla un botón Asignar campos....

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estándares

que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el
nombre del campo del origen de datos con el que se corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un
campo estándar, Word hace automáticamente la asociación. Para el resto de los
campos estándares tendríamos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar
la opción Bloque de direcciones, ni la línea de Saludos, no hace falta realizar
las asociaciones, y cuando Word necesite una asociación no definida nos lo
preguntará o veremos que falta algo.

6.12 COMBINAR AL IMPRIMIR

La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de

la combinación.

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 Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo siguiente.

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios

después de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando
en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar,
dejarlo en blanco indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo
en blanco indica hasta el último.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo
(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3). Al
pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.

6.13 COMBINAR EN CORREO ELECTRÓNICO

Dentro de Imprimir documentos, la opción Enviar mensajes de correo

electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un
correo electrónico. Con la amplia utilización del correo electrónico es evidente
que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.

Al hacer clic en ella aparece el cuadro de diálogo de la derecha, en este, además

de indicar qué grupo de registros queremos enviar (como con la opción
Combinar al imprimir) debemos completar los parámetros del mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la
dirección de e-mail del destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje. En
Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato
del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.

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 Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de
correo electrónico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook
2016, ya que se iniciará para poder realizar el envío de correos.

6.14 SOBRES Y ETIQUETAS

A lo largo del tema hemos visto cómo utilizar el asistente de combinación de

correspondencia para enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar cartas
personalizadas. Pero ésta no es la única opción. Frecuentemente, y
especialmente en el mundo comercial, necesitaremos también imprimir datos
en sobres o en etiquetas que serán pegadas a los sobres o paquetes. En este
apartado nos centraremos especialmente en la creación masiva.
Tenemos dos opciones:
Utilizar la opción de combinar correspondencia que permite enlazar con una base
de datos o crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos
ido viendo anteriormente con el ejemplo de las cartas.
O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo
electrónico de Microsoft Office.
 La primera opción sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto.
Empezaremos por seleccionar Iniciar combinación de correspondencia
en la pestaña Correspondencia. Es ahí donde seleccionaremos si
deseamos crear Sobres o Etiquetas. También podríamos seleccionar el
asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.

En cada caso se abrirá un pequeño cuadro de diálogo que permite su

configuración.
Los sobres disponen de opciones para modificar el tamaño del sobre, la
fuente y la posición del texto, en la pestaña Opciones de sobre. Es
interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado.
Además, podremos indicar la orientación del sobre en la bandeja de entrada,
desde la pestaña Opciones de impresión.

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 En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qué tipo de etiquetas
vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca
del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar
de qué tipo en concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo
que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabrá sus proporciones y será
capaz de imprimir el texto perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras
etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta
con el botón y establecer sus propiedades.

Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que
dibuja los límites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple
vista, pero está ahí, por eso aparecen las pestañas de Herramientas de
tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para
distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la
impresión.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo único que
restaría hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo
del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el
logotipo, e imprimir.

 Para crear un único sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva
utilizando la lista de contactos de Outlook, lo más sencillo es situarnos en la
pestaña Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.

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 En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de diálogo, la diferencia
es que nos sitúan en distintas pestañas de él.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeño botón
en forma de agenda que permite importar los contactos de Outlook.
Además, vemos información como la orientación del papel en la bandeja de
la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar
estas opciones de impresión desde el botón Opciones. Cuando esté todo
listo, lo único que deberemos hacer es pulsar Imprimir. Una opción
interesante puede ser la de Agregar franqueo electrónico. Para poder
utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo electrónico,
aunque sólo está disponible en determinados países. Infórmate en tu oficina
de correos más cercana de si es posible realizar tal operación.

UNIDAD 7. ESQUEMAS

7.1 INTRODUCCIÓN

Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder

aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que
el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos
existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este
curso; el curso está dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos
secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel.
Cuanto más extenso sea un documento más interesante es utilizar los
esquemas.
Con un pequeño esfuerzo adicional nuestros documentos de Word quedarán
perfectamente estructurados.
Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

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8
 Y este es el mismo documento en vista de esquema, más adelante veremos
cómo crearlo.

7.2 CONCEPTOS PREVIOS

Antes de ver cómo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos
conceptos que utilizaremos en el resto de la unidad.

7.2.1 NIVEL DE ESQUEMA

El nivel de esquema es una característica de formato que se puede

asignar a un párrafo. De forma similar a cómo asignamos una alineación
a un párrafo, también podemos asignarle un nivel de esquema. Hay nueve
niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creación de esquemas se basa
en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema previamente
debemos asignar los niveles de esquema es las partes adecuadas del
documento. Como iremos viendo a lo largo de esta unidad, los niveles de
esquema se pueden asignar directamente o por medio de los Estilos de
Título.

7.2.2 ESTILO DE TÍTULO

Un estilo de título es un formato predefinido que se aplica normalmente a

un título. Word tiene nueve estilos de título diferentes: Título 1, Título 2,
... , Título 9. Cada estilo tiene sus propias características de formato
(fuente, tamaño de letra, etc.) y también tiene un nivel de esquema
definido. El estilo Título 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Título
2 tiene el nivel de esquema 2, y así sucesivamente. De esta forma, al
aplicar un estilo de título también estamos asignando el nivel de esquema
correspondiente.
También es importante no confundir los esquemas con las tablas de
contenidos o el mapa del documento:

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9
 7.2.3 MAPA DE DOCUMENTO

Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de esquema a nuestro

documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar a un
esquema. Se trata del Mapa del documento que es un esquema más
rudimentario creado por Word según unos criterios internos y que no
podemos modificar. Si el documento está bien estructurado Word creará
un Mapa de documento bastante bien definido, pero si el documento no
tiene una estructura clara el mapa de documento creado por Word nos
servirá más bien de poco. Lo apreciamos al mostrar el Panel de
navegación, haciendo clic en ésta opción de la pestaña Vista, y sirve
básicamente para ayudarnos a desplazarnos por el documento. Ya lo
vimos en la unidad 3.

7.2.4 TABLA DE CONTENIDOS

Una tabla de contenido también puede tener ciertas similitudes con un

esquema. Una tabla de contenidos es lo que en España solemos llamar
un índice. Una tabla de contenidos es una lista de los puntos de un
documento con el número de página donde se encuentra dicho punto.
Además tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en
cuestión presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto.
También tiene la capacidad de actualizarse de forma automática.

7.3 CREAR UN ESQUEMA

A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema

disponemos de dos estrategias:

7.3.1 CREAR EL ESQUEMA ANTES DE REDACTAR EL TEXTO DEL

DOCUMENTO.

Así podremos utilizar el esquema como guía e ir redactando el texto de

cada punto en el orden que deseemos.
Para aplicar este método:
 Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visión esquema.
Desde la pestaña Vista > Esquema.

Se abrirá la pestaña Esquema, que veremos con detalle en el punto

siguiente.
 Escribimos el primer título o punto de nuestro documento y veremos
como Word le asigna Título 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos
redactando los siguientes títulos o puntos de nuestro documento

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0
 asignándoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los
botones de la pestaña de la siguiente forma:
 Después de escribir un título pulsamos la tecla INTRO y podremos
escribir el siguiente título con el mismo nivel de esquema en el que
estábamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botón ,y si
queremos subir un nivel pulsamos el botón . También puedes
utilizar el resto de los botones de la pestaña Esquema que tienes
explicados en el siguiente punto.
 Una vez está creado el esquema, para introducir el texto normal del
documento en el desplegable Nivel de

esquema , hay que seleccionar Texto

independiente.

7.3.2 CREAR EL ESQUEMA DESPUÉS DE TENER EL DOCUMENTO

REDACTADO.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastará asignarles el nivel

correspondiente (nivel 1, nivel 2...). Si no es así tendremos que ver cómo
estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para
convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opción es la que
utilizaremos nosotros en los ejemplos de esta unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:
a) Utilizando los estilos de títulos predefinidos que nos ofrece Word,
Título 1, Título 2... Título 9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que
ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el número del título,
es decir el Título 1 tiene el Nivel de esquema 1 y así sucesivamente.
Para aplicar un estilo de título debemos:
 Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el título.
 Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el título que
corresponda.

El inconveniente de utilizar los títulos predefinidos de Word es que

tienen su propio formato, por ejemplo el Título 1 es Cambria con
tamaño 14 y en azul, y puede darse el caso que este formato no se
adapte a nuestro documento.
b) La segunda opción es definirnos nuestros propios estilos de títulos
y asignarles el nivel de esquema que creamos conveniente. En la
unidad 7 puedes repasar cómo definir un estilo. Para asignar un nivel
de esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de diálogo Nuevo
estilo y pulsar en el botón de la parte inferior izquierda llamado
Formato. Se abrirá un desplegable, elegimos Párrafo y aparecerá un
cuadro de diálogo como el de la imagen.
En la parte superior del cuadro está la opción Nivel de esquema,
donde podemos elegir el nivel que deseemos. Por ejemplo en la imagen
tenemos seleccionado el Nivel 2.

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 También podríamos aplicar un nivel de esquema a un punto de nuestro
documento directamente, es decir, sin definir un estilo nuevo. Bastaría
seleccionar el texto y aplicarle formato Párrafo para llegar a este
cuadro de diálogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo
más aconsejable es definir un estilo nuevo y aplicarlo cuando lo
necesitemos.

c) La tercera opción para asignar niveles de esquema, es utilizar los

botones de la pestaña Esquema, de los que hemos hablado hace un
momento y que veremos en el punto siguiente.

7.4 PESTAÑA DE ESQUEMA

Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los títulos

correspondientes los niveles adecuados. Para ver el esquema creado debemos
acceder a la pestaña Vista y cambiar la vista a Esquema.
Si lo hemos hecho bien veremos únicamente los títulos del documento con la
sangría adecuada a su nivel de esquema.
Además de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaña Esquema que
vemos en la imagen de abajo.

A continuación, detallamos la funcionalidad de cada botón de la barra de

esquema de forma esquemática y en el punto siguiente explicaremos algunos
botones más detalladamente:
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 Los botones modifican el nivel del texto seleccionado.
Subir y Bajar. Trasladan el título seleccionado y todo lo que él incluye una
línea arriba o abajo respectivamente. Estas funciones las veremos con más
detalle.
Expandir y Contraer. Expande el texto contraído, o contrae el texto
expandido. Es decir, muestra u oculta el texto de un determinado nivel.
. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si
seleccionamos todos los niveles mostrará el documento al completo.
. Si tenemos el documento expandido completamente al
pulsar sobre este botón nos mostrará únicamente la primera línea de los
párrafos.
. Sirve para ver el texto con el formato que tengamos
definido.

. Muestra/oculta una serie de botones relacionados con los Documentos

maestros, que veremos en la siguiente unidad didáctica.

7.5 MODIFICAR NIVELES DE ESQUEMA

En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a

manipular los niveles del texto.
Con el botón conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel 1
independientemente del nivel que tenía anteriormente.
Con el botón conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir
si antes tenía un nivel 2, al seleccionar el texto ( o simplemente colocar el cursor
) y pulsar este botón pasa a tener nivel 1.

Este cuadro combinado nos muestra el nivel de esquema que

tiene actualmente el texto y presionando sobre el triángulo de la derecha
podemos desplegar la lista de posibles niveles y aplicárselo directamente al
texto.
Con el botón conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir
si antes tenía un nivel 2 al pulsar sobre este botón el texto pasa a tener un nivel
de esquema 3.
Con el botón conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel
más bajo de todos (Texto independiente) sea cual sea el nivel que tenía
anteriormente. En realidad, el nivel "Texto independiente" equivale a no tener
ningún nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un texto normal.

7.6 DESPLAZAR, EXPANDIR Y CONTRAER TEXTO

7.6.1 DESPLAZAR TEXTO UTILIZANDO LOS BOTONES Y

Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema

disponemos de la barra que hemos visto en la página anterior y en ésta

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 barra tenemos estos dos botones (el botón de subir y el botón de bajar
)
Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edición
básica (I) es el primer punto y seguramente sea de nivel 1, en su interior
tiene un punto denominado Desplazarse por un documento que tendrá
un nivel inferior al del título principal y Este a su vez tiene tres puntos en
su interior que son Desplazamientos cortos dentro de una misma
pantalla, Desplazamientos a lo largo de todo el documento y
Mediante las Barras de desplazamiento. que serán del mismo nivel los
tres pero evidentemente un nivel inferior al título Desplazarse por un
documento.

En un documento normal si queremos que el punto Mediante las Barras

de desplazamiento vaya antes que el punto Desplazamientos a lo largo
de todo el documento tendríamos que seleccionar todo el texto de ese
punto "cortar" y situándonos encima del punto Desplazamientos a lo
largo de todo el documento "pegar" el texto.
Con la vista en esquema esto lo podemos hacerde una forma más fácil:
simplemente seleccionado el último punto (Mediante las Barras de
desplazamiento) y presionando el botón de la barra de esquema. Y
con esto desplazamos el título y todo su contenido un lugar por encima de
donde estaba como podemos ver en la imagen.

7.6.2 EXPANDIR Y CONTRAER EL TEXTO.

En las dos imágenes anteriores tenemos el esquema únicamente con los

puntos claves del documento. Con la ayuda de los botones y
podemos ampliar o reducir el contenido del documento, es decir podemos
ir introduciéndonos para ver el contenido del documento desde el nivel 1
hasta el nivel texto independiente. Veamos un ejemplo: Este es el nivel
mínimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1 solo
podemos ver el título principal del documento.
Si a continuación pulsamos sobre el botón estando con el cursor
sobre este título conseguimos expandir el documento un nivel más, es
decir tendremos el nivel 2 a la vista también.

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4
 estando de nuevo sobre
el primer
título
conseguimos
Si volvemos a pulsar sobre el botón expandir un
nivel más en el
documento,
con lo cual
tendremos a la
vista aquellos
títulos con el
nivel 3.

Y volviendo a hacer clic sobre el botón desde el título 1 del documento

conseguiremos expandir un nivel más sobre el documento, en nuestro
caso ya no existen más niveles así que despliega el documento en toda
su extensión con el texto normal, como vemos en la siguiente imagen.

Haciendo doble clic en el botón redondo con el círculo más que hay
delante de cada título, se consigue el mismo efecto que con los botones
y , es decir, cuando está contraido se expande y cuando está
expandido se contrae.

UNIDAD 8. DOCUMENTOS MAESTROS

8.1 INTRODUCCIÓN

Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un

documento normal (gráficos, tablas, formato de texto, etc.) y además contiene
enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden
tratarse independientemente como documentos normales.

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5
 Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se verán reflejadas
automáticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son
enlaces a estos subdocumentos.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que
por sus características está previsto que sea muy extenso (un libro compuesto
de varios capítulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar
documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles
de manejar.
En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red
de trabajo para compartir un documento dividiéndolo en subdocumentos
individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la
realización de un manual extenso, donde cada miembro del grupo realiza
diferentes capítulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se
pueden fusionar en un documento maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien pero ¿y qué ocurre con los números de
página, los índices y demás características de los subdocumentos? El
documento final no estará organizado. En este sentido no hay problema ya que
el documento maestro se trata como un único documento, teniendo su propio
índice general, números de páginas, encabezados, etc.
El método de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores
que no tienen gran potencia de cálculo, pues para estos ordenadores trabajar
con documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y
con la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos
agiliza la tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres
subdocumentos.

8.2 BOTONES DEL DOCUMENTO MAESTRO

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que
vimos en la unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que
están destinados al tratamiento de documentos maestros. En el último punto del
tema explicaremos más detalladamente el uso de estos botones.
Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante
la pestaña Vista - Esquema.
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 Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema:

Aparecerán nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento

maestro.
Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un
subdocumento a raíz de un título. Lo veremos con detalle más adelante.
Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo
desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte
del documento maestro y deje de existir como subdocumento.
. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el
documento maestro.
Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y
combinarlos en uno solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos
dividirlo en varios subdocumentos.
. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo
como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en
grupo.
La funcionalidad de estos botones la veremos a lo largo de la unidad.

8.3 CREAR UN DOCUMENTO MAESTRO

Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:

8.3.1 CREAR UN ESQUEMA DE UN DOCUMENTO MAESTRO.

Esta opción sirve cuando tenemos muy clara la organización, estructura y

el desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o índice)
con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir
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 haciendo la selección de los puntos más importantes y clasificarlos por
documentos individuales.
Imaginemos que tenemos la planificación de un libro bien estructurado y
sabemos el número de capítulos con sus títulos, entonces podemos hacer
el documento maestro con un esquema y destinar cada título de un
capítulo a un subdocumento.

Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:

 Tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con
su nivel correspondiente.
 Seleccionamos el primer título del capítulo del libro.
 Presionamos sobre para crear un subdocumento.
 A continuación podemos redactar el contenido del subdocumento.
Con el resto de capítulos seguimos el mismo procedimiento.
Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además
crea un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo
guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro. Por
ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento
maestro y 3 subdocumentos (Capítulo 1, Capítulo 2 y Capítulo 3). Estos 4
documentos estarán en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los
nombres que les da por defecto a los subdocumentos son el primer título.
En este ejemplo los documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx,
etc.

8.3.2 CONVERTIR DOCUMENTOS EXISTENTES EN UN DOCUMENTO

MAESTRO.

La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados

y queremos fusionarlos en un único documento maestro sin tener que
estar cortando y pegando. Además, si creamos un documento cortando y
pegando, el rendimiento de trabajo no será el mismo, cuanto más extenso
sea el documento más se ralentizará el sistema al trabajar con él.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro
debemos seguir los siguientes pasos:
 Crear un nuevo documento que será el documento maestro.
 Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaña Vista >
Esquema.

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 Basándonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos
los capítulos ya creados.
 Escribimos el título del libro y lo ponemos como Título 1 para que
tenga el nivel de esquema 1.
 Para insertar el primer subdocumento (Capítulo 1) presionamos
sobre .
Aparece el cuadro de diálogo Insertar subdocumento, para que
seleccionemos que documento queremos insertar.

 Seleccionamos el Capítulo 1.docx y pulsamos Abrir.

Con el resto de capítulos se realiza el mismo procedimiento y al final
tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos.

8.4 MANIPULANDO DOCUMENTOS MAESTROS

8.4.1 CONTRAER / EXPANDIR DOCUMENTOS.

Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de

esquema asociados a la manipulación con documentos maestros, ahora
los veremos con un poco más en detalle.

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 Con el botón conseguimos contraer o expandir los
subdocumentos que tenemos en el documento maestro. En la imagen
podemos ver el efecto que provoca contraer el documento maestro que
estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de
los subdocumentos, sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde
se encuentra ubicado dicho documento.

8.4.2 QUITAR SUBDOCUMENTO.

Situándonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botón

para quitar el documento como subdocumento del
documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte
del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque
el subdocumento no se borra físicamente de nuestro disco duro.

8.4.3 COMBINAR / DIVIDIR SUBDOCUMENTOS.

a) Combinar
Si llegamos a una situación en la que tenemos muchos subdocumentos
pequeños en nuestro documento maestro puede ser conveniente ir
combinando algunos subdocumentos de poca extensión para tener
menos subdocumentos, pero un poco más extensos.
Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que
seleccionarlos presionando primero sobre el icono que aparece a la
izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo pulsada la
tecla MAYÚS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente
subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos como
queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono
. Se fusionarán todos en el mismo subdocumento. Este
botón sólo estará habilitado si tenemos varios subdocumentos
seleccionados.
b) Dividir.
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y
queremos dividirlos en varios subdocumentos.
Para realizar la división debemos situarnos una línea encima o al
principio del título del subdocumento a partir de donde vayamos a crear
otro subdocumento.
Una vez estemos ahí situados pulsamos sobre el botón , este
botón sólo estará habilitado si estamos en la posición correcta.
8.4.4 BLOQUEAR DOCUMENTOS.

Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que

contiene varios subdocumentos, los subdocumentos pueden ser
bloqueados automáticamente por Word cuando un usuario está utilizando
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 un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo sólo tendrá
acceso en modo lectura.
También podemos modificar la opción de bloquear/desbloquear nosotros
mismos utilizando el icono que tenemos en la barra esquema
.
Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del
subdocumento aparece un dibujo en forma de candado . A partir de este
momento no podremos modificar el subdocumento, sólo tendremos
acceso en modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.

UNIDAD 9. TABLAS DE CONTENIDOS, DE ILUSTRACIONES E

ÍNDICES

9.1 INTRODUCCIÓN

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo

que está buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España
conocemos simplemente como índice y Word llama índice a lo que nosotros
llamamos índice alfabético. En el punto siguiente aclararemos más las
diferencias entre índice y tabla de contenido.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando
con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la
localización rápida de algún punto importante del documento. Al crear los índices
debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los
términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores
puedan encontrarlos.
En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y
tablas, que nos permitirán organizar estos elementos en tablas que facilitarán su
búsqueda y consulta por parte de los lectores.

9.2 CONCEPTOS BÁSICOS

9.2.1 ÍNDICE

Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se

encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como
ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros llamamos
índice alfabético o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura que
Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos
importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen podemos ver parte
de un índice.

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 9.2.2 TABLA DE CONTENIDO

Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y

contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento.
Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y
puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla.
La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero
que miramos cuando queremos saber qué temas tratará. Si hemos dado
a los títulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema
(Ver Unidad 15) casi tendremos construida la tabla de contenido. En la
imagen podemos parte de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos

anteriormente, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos
insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan de ser
una vista que está sólo disponible en la versión digital del documento.

9.3 TABLA DE CONTENIDO

Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que está formada por
los títulos de los apartados que aparecen en el documento. En la mayor parte de
los libros la tabla de contenido se llama índice y aparece al principio del libro. Al
igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos
seguir dos pasos:
a) Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos
que aparezcan en la tabla de contenidos.
b) Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
9.3.1 MÉTODOS PARA CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO

9.3.1.1 MEDIANTE LOS ESTILOS DE TÍTULOS PREDEFINIDOS POR

WORD.

Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de

títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues

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 si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos al crear
la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC
a partir de ellos.

9.3.1.2 CREAR EL DOCUMENTO EN VISTA ESQUEMA.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear,

aumentar o disminuir los niveles de esquema de los títulos del
documento. De este modo Word aplicará automáticamente el
estilo de título apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista
> Esquema.

9.3.1.3 CREAR ESTILOS DE TÍTULOS PERSONALIZADOS.

Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente

hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos
personalizados una vez estemos en la pestaña de Referencias,
en el botón Tabla de contenido (que veremos a continuación)
debemos pulsar sobre Tabla de contenido personalizada y
luego en el botón Opciones...

Nos aparece el diálogo como el que vemos en la imagen, donde

debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos
creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos
creado el estilo miEstilo2. le podemos asignar el Nivel de TDC 2,
y mantener o no, los que ya aparecían a Título 1 el Nivel de TDC
1 , Título 2 el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.
Si no queremos que tenga en cuenta un estilo personalizado al
crear la tabla de contenido basta con dejar a blanco la casilla Nivel
de TDC correspondiente.
9.3.2 GENERAR LA TABLA DE CONTENIDO.

Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos visto

anteriormente y por lo tanto ya estén definidos los elementos que formarán
la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla. Debemos
colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos
(Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del

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documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú Tabla de
contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas. Eligiendo uno de

ellos se generará una tabla de contenidos de forma instantánea, con el
estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de muestra,
que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la
opción Tabla de contenido personalizada, donde aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar

podemos ir viendo la presentación que tendrá el estilo seleccionado.
Además podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar
números de página, Alinear números de página a la derecha y si
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 queremos sustituir los números de página por hiperenlaces marcaremos
la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página. Si
dejamos marcada esta última opción, desde el documento, bastará pulsar
la tecla CRTL y hacer clic en una línea para colocarnos en esa parte del
documento.
Si pulsamos sobre el botón Opciones... nos aparece un diálogo como el
que vemos en la imagen donde podemos establecer la relación entre
estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen
en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si
queremos que nuestra TDC sólo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel
3 a los estilos Título 4, Título 5, como se ve en la siguiente imagen.

Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como

estaba podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar
el menú Tabla de contenido.
En el menú Tabla de contenido, si pulsamos en
Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se
eliminará; pero pulsando en Guardar selección en galería de tablas de
contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se añadirá al
desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.

9.4 ACTUALIZAR LA TDC

Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento
añadiendo o eliminando títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics
de ratón de una manera fácil y cómoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
 Desde la pestaña Referencias disponemos del botón .
 Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú
emergente donde encontraremos la opción Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos
aparece el diálogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la
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 imagen de abajo. En él indicaremos si deseamos actualizar sólo los números de
página o toda la tabla.

9.5 INSERTAR MARCAS DE ÍNDICE

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas

entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.
Existen dos formas de marcar las entradas del índice:

9.5.1 DE FORMA AUTOMÁTICA:

Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos

crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice.
El nuevo documento debe tener las siguientes características:
 Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
 En la primera columna debemos tener las entradas del documento
original que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las
entradas deberán ser exactas, por ejemplo, si el título en el documento
es Capítulo 2. Tipos de vehículos en la columna tendremos que
escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos capítulo 2. Tipos
de vehículos no sería correcto ya que la c está en minúscula y la i no
está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.
 En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos
que aparezca en el índice.
 También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo
podemos querer tener dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada
Vehículos de motor entonces en la segunda columna pondremos
Capítulo 2. Tipos de vehículos:Vehículos de motor, los dos puntos
":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.
 Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que
aparezca en el índice.
 Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma
normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto
de uno a otro podemos utilizar la opción de la pestaña Vista > Ver en
paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las
entradas del documento automáticamente.
 Abrimos el documento a marcar.
 Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar
índice .
Aparece el diálogo de Índice.

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  Hacemos clic en el botón Automarcar...
Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el
listado.
 Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir. El
cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido
unas marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice
como veremos en el siguiente apartado.

9.5.2 DE FORMA MANUAL:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes
pasos:
 Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases
o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde
vayas a insertar una marca.
 Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar
entrada o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.
 Aparece el diálogo Marcar entrada de índice. Si habíamos
seleccionado el texto aparecerá ya escrito en el recuadro Entrada, en
caso contrario debemos introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es
el que posteriormente aparecerá en el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas
aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha.
Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene

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 términos estrechamente relacionados con ella que también aparecen
en el documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear
una referencia cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer
referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita
y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este
diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la
siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y
nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento
en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza,
pulsamos en Marcar y así con todas las marcas. Cuando terminemos
presionamos sobre el botón Cerrar.

9.6 INSERTAR ÍNDICE

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automáticamente, podemos crear el índice.
Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar,
al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele
poner al final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar
índice, aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangría, si queremos que
aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las
subentradas aparezcan a la derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.

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 Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se
generará el índice.
Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.

Desde el diálogo de Índice que acabamos de ver, podemos acceder a modificar

el estilo del índice presionando sobre el botón Modificar. Nos aparece un diálogo
como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los
niveles.

Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el

formato cada uno de ellos seleccionándolo y presionando sobre Modificar....

9.7 TABLAS DE ILUSTRACIONES Y OTRAS

También podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones,

gráficos o de tablas.
Al igual que hemos visto que para crear índices y tabla de contenidos primero
debemos marcar las entradas y después generar la tabla.
a) De forma similar a como ocurría con la TDC tenemos dos opciones para
marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:
 Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opción debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla,
imagen, gráfico, etc.), acceder a la pestaña Referencias y pulsar el botón
Insertar título.
Nos aparece el diálogo Título que vemos en la imagen. Como podemos
ver el título se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el
título a cualquier otro tipo de elemento.

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 Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen, ecuación, etc., y seleccionar
Título, Word lo detecta automáticamente y le asigna el título y el tipo de
rótulo adecuado. La posición del título puede ser incluida encima de la
selección o por debajo de la selección.
Además vemos una serie de botones:
 Nuevo rótulo... Sirve para modificar el Título y el Rótulo de la ilustración.
 Numeración... Abre el cuadro de diálogo que vemos en la imagen y sirve
para modificar el estilo de la numeración de los títulos.

 Autotítulo... Sirve para generar automáticamente los títulos de un

determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen
automáticamente los títulos de las imágenes de mapa de bits (Bitmap
image) que vayamos incluyendo en el documento.

 Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de
cualquier tipo y los gráficos, tablas, y demás objetos no son una
excepción. Por tanto podemos definirnos nuestros propios estilos
personalizados de ilustraciones y asignárselos posteriormente.

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 Debemos crearnos un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente
para ese motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado un título a la
ilustración podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocerá esos tipos
personalizados.
En la opción Rótulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones
queremos incluir la ilustración.

9.7.1 GENERAR LA TABLA DE ILUSTRACIONES.

Cuando hayamos insertado todos los títulos a las ilustraciones debemos

acceder a la pestaña Referencias y hacer clic en el botón Insertar tabla
de ilustraciones. Se abrirá el diálogo de Tabla de ilustraciones.

Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el

estilo del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los
números de página y alinearlos a la derecha o si por el contrario
preferimos utilizar hipervínculos en lugar de números de página.

En la lista despegable de Etiqueta de título podemos seleccionar que tipo

de tabla vamos a crear (Tabla, ilustración, Fig, etc.) en la imagen que
vemos arriba vemos que esta seleccionada la opción de Tabla, puesto
que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el diálogo que vemos en la
imagen donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a
partir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado.

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La opción de identificador de tabla es mejor que se asigne
automáticamente para no mezclar distintas tablas. Este identificador hace
referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro
documento, si lo asignamos manualmente podríamos repetir el
identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla.
La opción de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que
generemos.

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