CAPITLO: 5 ALCANCE DEL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

CAPITULO 5

ALCANCE DEL ESTUDIO DE LOS SITEMAS ADMINISTRATIVOS

Antes de entrar en el estudio detallado de las técnicas que el analista de sistemas debe comprender y aplicar en su
trabajo, es necesario apreciar sus funciones en el contexto más amplio de la organización de la cual está empleado

EL ANALISTA DE SISTEMAS

El analista de sistemas es la persona que Planea sistemas de información para administración, analiza su
funcionamiento y diseña el mejoramiento de estos.

Se había expresado que el analista de sistema es una persona que diseña sistemas de información para mejorar
hasta un punto óptimo las relaciones reciprocas entre hombres, materiales, máquinas y recursos económicos, y un
administrador es una persona que escoge procedimientos de acción para que sean optimas las relaciones entre hombre,
materiales, máquinas y servicios económicos, con el fin de lograr la sobrevivencia y el crecimiento de una organización.
Con tal similitud, el administrador necesariamente es un operador de sistemas y puesto que el responsable de establecer
especificaciones críticas al sistema es también, en realidad, un analista de sistemas.

EL ADMINISTRADOR COMO ANALISTA DE SISTEMAS

Por tanto, en virtud de su empleo, en la practica el administrador es un analista de sistemas; sin embargo, como
administrador tiene la responsabilidad de asegurar que su acción dentro de la empresa sea eficiente, en su papel directivo
debe trabajar sobre la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados (métodos y sistemas) para llevar a
cabo sus funciones. Es posible que carezca de conocimientos, sobre todo en aspectos técnicos de procesamiento de la
información, pero esto puede resolverse mediante un apoyo técnico apropiado, de manera que este equipado para
reconocer y llevar a cabo su tarea.
La ventaja principal que un analista profesional de sistemas, como técnico especialista, tiene sobre un administrador
es que su responsabilidad es la de estudiar los problemas administrativos, además pueden tomarse el tiempo necesario
para pensar e investigar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. El tiempo es un recurso
especial.

LAS CUALIDADES PERSONALES Y EL ADIESTRAMIENTO

Es necesario que el analista posea el suficiente grado de inteligencia para compenetrarse con la lógica fundamental
de un sistema para realizar planes claros y eficiente, así como para apreciar en su planteamiento los efectos de nuevos
hechos. Debe ser perceptivo ----aunque no la persona que realice conclusiones rápidas----, debe ser perseverante, para
así superar dificultades y obstáculos y, además, deben mantener un método de trabajo planificado que pueda ejecutar,
aun cuando se le presentan dificultades. En rigor, el analista debe poseer las cualidades siguientes: tener inclinación al
trabajo de análisis; ser capaz de expresar sus pensamientos, ideas y propuestas en forma clara y sencilla, ser atento,
conversador, claro y preciso en sus opiniones, y tener la capacidad necesaria para manejar las relaciones humanas.
Es fundamental para la dirección de empresas que los profesionales que se encarguen de la planeación, el análisis y
el diseño de sistemas cuenten con un apoyo técnico apropiado. Es aconsejable que los candidatos adecuados para este
trabajo posean alguno de los siguientes tipos de experiencia
1.- Trabajo analítico en el área administrativo, probablemente cubriendo actividades de organización y métodos, estudio
de trabajo o similares.
2.- Entrenamiento en computación con alguna experiencia en programación.

El analista de sistemas debe recibir, además, entrenamiento sobre el uso de hardware (maquinas) más divulgado,
en este caso computadoras. En conclusión, en ese campo el analista debe estar preparado para el manejo de utilización
de:

1. El tipo de equipo que mejor se adapte como solución a los parámetros de la aplicación,
2. Todos los métodos de aplicación de computadoras, y
3. Técnicas detalladas sobre sistemas de computación

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EL CONTEXTO OPERACIONAL DE LOS SITEMAS

En esta perspectiva operacional se observa la necesidad de conjuntar la función de EDP (Procesamiento electrónico
de datos) y el análisis y diseño de sistemas administrativos que proveen los mecanismos para la captación, análisis,
tratamiento y salida de información útil a los procesos de decisión, como elemento de apoyo en el desarrollo de los
recursos de la empresa
Asimismo, es preciso mencionar que con frecuencia existen limitaciones en los sistemas de información de la
empresa, debido a la falta de coordinación y la aplicación de los mismos en forma general a las áreas funcionales de la
estructura orgánica. Con el objeto de corregir los factores de influencia en la captación, el tratamiento y la salida de los
sistemas de información, se mencionan alguno de ellos y se reubica la responsabilidad de estos proyectos:

 Inexactitud de datos
 Variables de los resultados
 Falta de recepción de informes
 Demora en la entrega
 Baja confiabilidad
 Elevado costo de obtención

La responsabilidad de llevar a cabo estos estudios debe recaer en el área responsable de la función de sistemas, a
fin de proveer elementos especializados para una planeación adecuada y, en consecuencia, asegurar que las inversiones
para los proyectos en el área de EDP sean redituables a pesar de que se requieran tiempos largos en el desarrollo e
inversiones considerables de recursos.
La identificación y aprovechamiento de oportunidades en la planeación desarrollo de sistemas propiciara múltiples
beneficios, ya que esto implicara la necesidad de realizar estudios sistemáticos en el contexto filosófico de los sistemas
que conforman el complejo tejido de decisiones dentro de la empresa y prácticamente se tendrán las opciones siguientes:

 Integración del sistema de procesamiento electrónico de datos

 Viabilidad de sistemas a implantar con base en el equipo computacional actual
 Requerimientos de información
 Eficiencia del centro de EDP
 Estudio especializado para situaciones especificas

El presente planteamiento permitirá concebir cada sistema con todas sus posibilidades, agotando todos los medios
disponibles y objetivos alcanzables en cada área de la empresa, proporcionables con esta filosofía un servicio integral de
información como base fundamental del proceso de toma de decisiones. Entre los beneficios que reporta esta propuesta
se encuentran:

 Convertir en acción las más amplias políticas y necesidades de la empresa

 Mantener al día la organización de la empresa
 Eliminar la deficiencia en las operaciones
 Delimitar con exactitud campos de responsabilidad y autoridad
 Lograr la adecuada coordinación de actividades de la empresa.

PROPOSICIONES PARA ESTÁNDARES DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PARA EL ÁREA DE SISTEMAS

COMPUTARIZADOS

Se incluyen estándares de descripción de puestos para:

A.- Área de sistemas computarizados

1. Ingeniero en administración de sistemas

2. Analista de sistemas EDP
3. Programador Sénior
4. Programador
5. Especialista en hardware (equipo).
6. Especialista en software

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B.- Área de sistemas administrativas

1. Analistas de sistemas administrativos

2. Analistas de diseño de formas
3. Dibujante

A.- Sistemas computarizados. Estándares de funciones

Ingeniero en administración de sistemas y/o líder del proyecto (System management
engineer / Project manager)

 Interpreta las necesidades de la dirección. Formula los problemas de administración y de tipo científico para ser
solucionado por medio de sistemas de procesamiento automáticos de datos (EDP). Actúa como director del
proyecto en su implantación.
 Debe ser un individuo capaz de confrontarse en las reuniones con los directores de programas y otros ejecutivos
y presentar los problemas de manera que facilita sus soluciones.
 Debe ser capaz de preparar planes, graficas, tablas y diagramas que faciliten al análisis y presentación de
problemas. Asimismo, poder trabajar con diferentes fórmulas y tablas de carácter científico y de ingeniería que
requieren una buena presentación matemática.
 Es necesario que tengan cinco años de experiencia como analista y/o como programador y el título profesional
o su equivalente (nueve meses de experiencia a un año de carrera profesional)

Analista de sistemas

 Diseña y prepara los requerimientos generales para un sistema de procesamiento automático de datos
(EDP), desarrolla los procedimientos para proceso automatizado de datos.
 Colabora con otro personal técnico para determinar y definir los problemas y el tipo de información a
procesarse. Analiza los problemas en término de capacidad de equipo para determinar las técnicas y
formulas los requerimientos del sistema óptimo para la solución del problema en desarrollo.
 Debe tener cuatro años como mínimo de experiencia como analista y/o programador y el título
profesional o su equivalente (nueve meses de experiencia adicionales por cada año de carrera
profesional).

Programador sénior

 Desarrolla y prepara los diagramas para solucionar los problemas de tipo administrativo, técnico y
científico.
 Analiza los requerimientos de los programas preparados por el analista en términos de tipo y volumen de
información que debe ser transferida a las unidades de almacenamiento, de volumen de la información
para clasificación (sport) y de los formatos de los resultados que deben ser impresos. Diseña los programas
en detalle, diagramas de flujo y secuencias de operaciones.
 Es responsable de la documentación y del manual de operaciones, así como de que esta documentación
esté preparada de acuerdo con estándares establecidos.
 Debe usar los conceptos asociados con el equipo y estar actualizado en las nuevas técnicas, como en las
técnicas matemáticas de programación.
 Se requiera que tenga tres años de experiencia y carrera profesional o su equivalente (en este caso tres
años adicionales de experiencia como programador)

Programador

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 Debe ser capaz de analizar y definir bajo supervisión, los requerimientos del sistema y desarrollar los
programas para el EDP.
 Realiza el análisis detallado, estudia todos los requerimientos del sistema y desarrolla todos los niveles de
los diagramas del bloque y de los diagramas de flujo.
 Traduce, verifica, prueba y afina el programa para que este produzca los resultados especificados por
escrito en la documentación correspondiente.
 Documentados los procedimientos usados para escribir el programa a fin de que este se integre en el
sistema y pueda ser utilizado por el personal de operación.
 Debe poder revisar los programas en operación, optimizado con el propósito de reducir el tiempo de
maquina necesario para su ejecución o mejorar las técnicas usadas anteriormente.
 Se requiere un año de experiencia como programador y la carrera profesional o su equivalente tres años
de experiencia.
Especialista en hardware

 Analiza los sistemas operativos y el software que se va a usar, junto con las necesidades de
comunicaciones y respuestas. Según los requerimientos del sistema y el volumen de datos, diseña las
configuraciones del equipo para soportarlos.
 Analiza los programas de operación en términos del equipo instalado y desarrollado las técnicas para
optimizar el uso del equipo y mejorar la calidad del sistema.
 Se requiere que tenga cuatro años de experiencia como analista y/o programador, dos años como
especialista en hardware o analista con experiencia demostrable en analista de equipo y la carrera
profesional o su equivalente.

Especialista en software

 Analiza sistemas operativos, software, necesidades de comunicaciones y tiempos de respuesta y de

acuerdo con los requerimientos del proceso determina que sistemas operativos y lenguajes deben usarse
para soportar estos requerimientos.
 Analiza los programas en operación en términos de óptima utilización del equipo y del sistema operativo.
 Como mínimo tiene que participar en el diseño de un sistema operativo y debe conocer bien los sistemas
de por lo menos tres proveedores.
 Es indispensable que sepa programar. Debe estar familiarizado con los técnicos de multiprogramación y
con las de control de secuencias de trabajo y teoría de colas.
 Se requiere que tenga cuatro años de experiencia como analista y/o programador, dos años como
especialista en software o analista con experiencia comprobable en este campo, y carrera profesional o
su equivalente.

B.- Sistema administrativo. Estándares de funciones

Analista de sistemas administrativos

 Planea y desarrolla con oportunidad y en forma eficiente los estudios pendientes a la creación o
modificación de sistemas y procedimientos que permitan productividad en la empresa de acuerdo con las
instrucciones de su supervisor.
 Elabora el programador de trabajo para realización de los estudios que le sean encomendados.
 Obtienen la información relaciona con los estudios que se encuentre desarrollando, utilizando las técnicas
que considere más apropiadas.
 Analiza la información obtenida, detectando las anomalías existentes.
 Realiza estudios determinando la conveniencia de adquirir nuevo mobiliario y equipo.
 Realiza estudios de distribución de mobiliario y equipo para lograr el máximo aprovechamiento del
espacio.

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 Estudia las condiciones ambientales de trabajo y proponiendo las mejoras necesarias.

 Elabora los informes de labores y de control de proyectos, de acuerdo con los procedimientos
establecidos.
 Mantiene y fomenta la buena imagen de la gerencia de sistema por medio de su profesionalismo,
responsabilidad, presentación y conducta.

Analista de diseño de formas

 Realiza con oportunidad y eficiencia el diseño de formatos, así como llega el mejor control de los que
maneja la empresa.
 Diseña la forma que se requieren para los proyectos de nuevos sistemas y procedimientos.
 Integra un registro de todas las formas que se manejan en la empresa, tanto por áreas de uso como por
número o clave que se le asigna.
 Efectúa un análisis periódico de todas las formas en uso a fin de rediseñarlas o modificarlas de acuerdo
con el procedimiento establecido.
 Propone a la gerencia de sistemas las modificaciones que procedan en las formas, así como su baja o
sustitución.
 Propone modificaciones a las políticas y al procedimiento de solicitud de diseño o impresión de formas
conforme a las necesidades que surjan.
 Elabora las circulares a las diferentes unidades administrativas que tengan relación con las formas que se
usan.

Dibujante

 Realiza con oportunidad y eficiencia los bocetos, dibujos de forma, planos, láminas para representación
de estudios y otros requerimientos de la materia.
 Realiza a través de la computación los diseños de formas, organigramas, planos solicitados por su superior.
 Sugiere modificaciones a los trabajos que se asignen con el fin de mejorar la presentación y contenido de
los mismos.
 Elabora informes de las labores que realiza conforme al procedimiento establecido.
 Controla los materiales y equipos a su cargo, así como vigila el correcto uso de los mismos.
 Mantiene y fomenta la buena imagen del personal de la gerencia por medio de su profesionalismo,
responsabilidad, presentación y conducta.

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CUESTIONARIO

1.- ¿Que es un Analista de sistema y cuáles son sus funciones?

El analista de sistemas es la persona que Planea sistemas de información para administración, analiza su
funcionamiento y diseña el mejoramiento de estos.

Sus funciones son:

-delimitar el análisis
-idear y desarrollar
-crear nuevos sistemas
-crear nuevos hardware y software

2.- ¿Por qué se dice que el administrador en virtud de su empleo y en la práctica es un analista de sistemas?

Porque tienen similitud en sus funciones:

el analista de sistema es una persona que diseña sistemas de información para mejorar las relaciones reciprocas
entre hombres, materiales, máquinas y recursos económicos.

El administrador es una persona que escoge procedimientos de acción para que sean optimas las relaciones entre
hombre, materiales, máquinas y servicios económicos, con el fin de lograr la sobrevivencia y el crecimiento de una
organización.

3.- ¿Cuáles son las cualidades que debe poseer un analista?

 debe ser perseverante, para así superar dificultades y obstáculos.

 deben mantener un método de trabajo planificado que pueda ejecutar, aun cuando se le presentan dificultades.
 tener inclinación al trabajo de análisis
 ser capaz de expresar sus pensamientos, ideas y propuestas en forma clara y sencilla.
 ser atento, conversador
 claro y preciso en sus opiniones
 y tener la capacidad necesaria para manejar las relaciones humanas.

4.- ¿Qué entrenamiento sobre el uso de hardware debe recibir el analista?

 El tipo de equipo que mejor se adapte como solución a los parámetros de la aplicación,
 Todos los métodos de aplicación de computadoras, y
 Técnicas detalladas sobre sistemas de computación

5.- ¿cuáles son las limitaciones frecuentes en los sistemas de información?

 Inexactitud de datos
 Variables de los resultados
 Falta de recepción de informes
 Demora en la entrega
 Baja confiabilidad
 Elevado costo de obtención