1. Explique la importancia que tienen para los proyectos los procedimientos administrativos.
Los
procedimientos administrativos.
Son importantes en la preparación y evaluación de proyectos debido a que permite establecer una
estructura administrativa capaz de resolver en forma eficiente la multitud de problemas que la
organización lleva incorporado. Esto se debe a que define las funciones de cada unidad para lograr
establecer las características de la obra física, equipamiento de oficina e incluso una parte del
capital de trabajo.
2. Señales, a su juicio, las razones por las cuales no es aconsejable calcular el costo administrativo
como un porcentaje del costo total.
No es aconsejable puesto que cada procedimiento administrativo que se adopte en la
implementación del proyecto tendrá un costo similar en términos relativos al costo de cada
proyecto el cual no siempre se cumple, puesto que, con el avance de la tecnología en la
organización empresarial, los procedimientos cambian lo que influye en cierta manera en los
sistemas administrativos
3. Señale los factores que deben tenerse en cuenta para valorar adecuadamente las ventajas que
representa una determinada opción en los procedimientos administrativos que utilizaran en un
proyecto de inversión.
Los factores organizacionales más relevantes que deben tenerse en cuenta se agrupan en cuatro
áreas decisionales específicas: participación de unidades externas al proyecto, tamaño de la
estructura organizacional, tecnología administrativa y complejidad de las tareas administrativas.
4. “La estructura organizativa de un proyecto puede definirse sin considerar las características
propias de este, especialmente si el estudio se hace en nivel de prefactibilidad”. Comente la
afirmación.
No porque para la adecuada implementación del proyecto se debe tomar encuenta todas las
variables del estudio técnico para así poder tener una dimensiónacertada de la inversión inicial del
proyecto y poder llevar a cabo los objetivos delproyecto. Además hay que recordar que en la
prefactibilidad se basaprincipalmente en información de las fuentes secundarias, para definir con
ciertaaproximación las principales variables relacionadas al mercado y a la capacidad financiera de
los inversionistas.
5. ¿En qué circunstancias podría ser aconsejable disponer de una unidad empresarial
autosuficiente en los procesos administrativos?
Resulta válido considerar que una opción de participantes externos podrá requerir menos
inversiones, puesto que la tarea específica se entrega a un tercero, quien podrá disponer de sus
propios espacios físicos. Pero esto no se puede generalizar puesto que en ocasiones puede ser
mucho más económico que las actividades de dicha unidad sean llevadas a cabo por la propia
empresa (Autosuficiente). Sobre todo en el caso en que es necesario que dicha unidad cuente con
información confidencial, y por tanto se tenga el requerimiento de que esta unidad sea controlada
por la propia organización. Por lo tanto, se implanta una unidad administrativa autosuficiente
cuando se posee la capacidad de espacios y se cuentan con los recursos apropiados (tanto de
personal capacitado como de inversión económica segura para desarrollar dicha unidad) para una
buena gestión de estos.
6. Señale los factores que deben tenerse en cuenta para valorar adecuadamente las ventajas que
representa una determinada opción en los procedimientos administrativos que se utilizarán en
un proyecto de inversión:
• Participación de unidades externas al proyecto
• Tamaño de la estructura organizativa
• Tecnología administrativa
• Complejidad de las tareas administrativas.
El análisis de estos factores hará posible detectar con mayor precisión el efecto sobre las
inversiones, especialmente en obras físicas, como también el equipamiento requerido para su
operación.
Conociendo dicha situación, podrán estimarse la dimensión física necesaria para la operación, las
necesidades de equipamiento de las oficinas, las características del recurso humano que
desempeñará las funciones y los requerimientos de materiales, entre otras cosas.
7. ¿De qué modo el análisis organizacional afecta al monto de la inversión inicial?
El efecto sobre las inversiones se manifiesta por la necesidad de disponer tanto de una
infraestructura física (oficinas, salas de espera, estacionamientos, etcétera), adecuada a los
requerimientos del proyecto, como del equipamiento para su operación. La inversión en obra física
será distinta para un mismo proyecto si el edificio de las oficinas administrativas y gerenciales se
construye, compra o arrienda. En el primer caso, la inversión se derivará del costo del terreno y de
la edificación, datos que pueden obtenerse cotizando con empresas constructoras; si se compra la
edificación, se obtendrá el costo de adquisición más los de remodelación y acondicionamiento, y si
se arrienda, sólo se considerará el acondicionamiento y otros gastos de iniciación.
8. ¿Cuál es el costo de operación que se relaciona más directamente con la estructura
organizativa? ¿Qué elementos deben tenerse en cuenta para calcularlo?
El costo de operación relacionado más directamente con la estructura organizativa es, obviamente,
la remuneración del personal ejecutivo, administrativo y de servicio. El elemento más relevante en
el cálculo de las remuneraciones del personal es la caracterización del profesional a cargo de cada
tarea específica. Esta caracterización hará posible determinar los requisitos de cada cargo y asignar
una renta proporcional a las responsabilidades y funciones que le corresponden. La determinación
de la remuneración demanda además una investigación preliminar para definir las rentas de
mercado de esos profesionales y su disponibilidad o escasez. En este último caso, la disponibilidad o
escasez de personal en la región en que se localice el proyecto y los posibles incentivos no
monetarios que deban implementarse para asegurar la cantidad de profesionales requeridos, pasan
a constituir factores necesarios de estudio. En el análisis de la remuneración, se deberán considerar
como costos separados aquel que recibe finalmente el profesional y aquel que debe pagar el
proyecto.
9. Señale al menos ocho de los principales resultados que se obtienen del estudio organizacional
de un proyecto.
• La proyección física de oficinas.
• Equipamiento de las oficinas e instalaciones adicionales como sistemas de comunicaciones externas e
internas y de procesamiento de datos.
• Tamaño de la estructura organizativa expresada en el grado de departamentalización, esferas de
control y delegación.
• Naturaleza y contenido de cada puesto de la organización.
• Elaboración de los procedimientos administrativos, considerando su grado de tecnología
administrativa y complejidad.
• La evaluación de la conveniencia organizativa del outsourcing administrativo.
• Incentivos no monetarios, es decir servicios complementarios como uso de vehículos por personal
ejecutivo, beneficios sociales, casinos, salas cunas y otros.
• Consecuencias económicas de todos los anteriores factores.
Comente
a. La estructura organizativa de un proyecto puede definirse sin considerar las
características propias de éste, especialmente si el estudio se hace en nivel de pre-
factibilidad.
Los procedimientos administrativos son importantes en la preparación yevaluación de
proyectos debido a que permite establecer una estructuraadministrativa capaz de
resolver en forma eficiente la multitud de problemas que laorganización lleva
incorporado. Esto se debe a que define las funciones de cadaunidad para lograr
establecer las características de la obra física, equipamiento deoficina e incluso una
parte del capital de trabajo
b. Una vez definida la estructura organizacional óptima, ésta debe mantenerse durante
toda la vida del proyecto.
En unproyecto existen distintas estructuras para un proyecto en la fase de diseño y
ejecución del proyecto, quiero hacer una fabrica la diseño la implanto, en el diseño hay
una estructura optima se requiere de consultoría, en la ejecución se necesitan
ingenieros técnicos gerente de operación, gerente financiero, en la entrega en esta
face tiene que estar funcionando, se debe realizar la estructura por fases.
c. Un cambio en los procedimientos administrativos determinados para un proyecto
obliga a variar la estructura organizacional definida y, en consecuencia, los niveles de
inversión y costos de operación.
Los cambios en la estructura organizativa se dan frecuentemente, los cambios si
originan cambios en el costo de operación.
d. Contrariamente al estudio técnico, que puede definir alternativas tecnológicas
diferentes a distintos periodos de la vida útil de un proyecto, el estudio organizacional
define una estructura óptima que debe mantenerse durante toda la vida útil del
proyecto.
Un estudio administrativo no es único , por lo que se debe ver la optimización de
costos, y también tiene que ver el tema es que funcione el proyecto.
e. Dada la menor importancia relativa de la cuantía de las inversiones y los costos
derivados de los aspectos organizacionales de un proyecto, en relación con los de
producción, es recomendable recurrir a estándares generales para el cálculo de éstos,
puesto que la mayoría de las veces el costo de la mejor información no es compensado
por el beneficio de la mayor precisión.
Porque perder el tiempo calculando y no poner a un porcentaje dado, hay
herramientas para definir todos los costos, tiempos, recursos y con esto podemos
tener un presupuesto detallado. Definir cargos, puestos, salarios, etc.
f. Al igual que para el estudio técnico, siempre debe estudiarse el tamaño óptimo de la
organización de un proyecto.
Si se debe realizar diferentes alternativas para el estudio del proyecto.
g. La determinación de las inversiones y los gastos de operación que se incorporan en el
flujo del proyecto como resultado del estudio de organización se basan en los
antecedentes que proporcionan los estudios de mercado y técnico, obteniéndose de
ellos la información relevante que permitirá identificarlos y cuantificarlos.
El mercado define el tamaño del proyecto y de la administración se define por los
estudios de mercado y de producción.
h. La mejor manera de simplificar el estudio de organización es mediante la
determinación de un porcentaje en relación con los desembolsos estimados para el
proceso productivo. Así, a mayor magnitud de ventas y producción, necesariamente
los gastos de administración del proyecto aumentan de manera proporcional.
Sirven para el perfil y el estudio de pre-factibilidad.
i. Dada la menor importancia relativa de la cuantía de las inversiones y los costos
derivados de los aspectos organizacionales de un proyecto, en relación con los de
producción, es recomendable recurrir a estándares generales para el cálculo de éstos,
puesto que la mayoría de las veces el costo de la mejor información no es compensado
por los beneficios de la mayor precisión.
Requiere tiempo y pensamiento pero existen herramientas que lo facilitan y es más
fácil realizarlo.
j. La localización administrativa no tiene mayor incidencia en los flujos, puesto que lo
más importante de considerar son los ingresos y costos asociados al proceso
productivo.
No tiene incidencia en los costos administrativos, si incide en el tiempo de la gestión y
de la producción y la pérdida del control.
k. El tratamiento en los flujos de los aspectos administrativos difieren de los aspectos
técnicos, ya que en los primeros priman los conceptos de activos nominales, y en los
segundos, los activos fijos.
La diferencia es que los activos fijos usted los deprecia y los nominales se les paga un
sueldo, el tratamiento difiere si tiene incidencia en el flujo de caja, sino en la forma de
asignar los costos.
l. El estudio de mercado no tiene mayor incidencia en el estudio organizacional puesto
que este último tiene como finalidad determinar los costos de inversiones asociados a
la estructura organizativa, fueran cuales fuesen los resultados del estudio de mercado.
El mercado determina el tamaño de producción, no son proporcionales
m. La externalización de tareas administrativas siempre será conveniente para el
proyecto, ya que le permitirá al gerente dedicar su tiempo al giro principal del
proyecto.
Son realizadas por terceros, es decir contratar con un tercero. No es la razón
fundamental para la tercerización porque no se ocupa de todas las tareas, el riesgo es
el entregar información del negocio y perder el control del negocio.
n. La participación de unidades externas en el desarrollo de tareas administrativas
constituye un peligro evidente para la empresa en virtud del traspaso de información
que ello representa.
Se relaciona con la anterior pregunta.
ñ. En la determinación de la tecnología administrativa que se deberá utilizar en un
proyecto, el análisis se deberá sustentar en las inversiones y los costos operacionales que
cada una de ellas genera
Todo análisis se tiene que ver la inversión y el costo operacional.
o. En el estudio de organización deberán incluirse sólo costos de inversiones asociados a
la mejor opción de administración
Si es así siempre que se haya revisado las alternativas administrativas y elige la mejor
alternativa.
