Informe “Administración Documental”
Curso
Administración Documental en el Entorno Laboral
Código: 1537643
Adriana María Mellizo Mellizo
Aprendiz
Presentado a:
Jacqueline Herrera lozano
Instructora
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Centro Industrial y Desarrollo Empresarial CIDE Soacha
Regional: Cundinamarca
INTRODUCCION
El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala
que todas las entidades y/o organizaciones deben elaborar programas de gestión
de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en
los cuales deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.
Es por esto que se realiza este informe “Administración Documental” donde se
evidencia el paso a paso de la recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de documentos de diferentes contextos de la comunicaciones que entran
y salen de la organización, para las que es conveniente establecer un registro, ya
que permite una mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse
en él envió de una sección a otra, constituye un control interno de las
comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen 3 tipos de registros: Registro de Entrada, Registro de Salida,
Correspondencia Interna que se conoce también como comunicación interna.
DESARROLLO
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una organización debe realizara para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió. Con el
registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, nombre o código de la dependencia competente, nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos
Asignación consecutivo de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACION DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rotulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas
1. Registro de entrada carta:
Al recibir las cartas, se registraran y archivaran aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, organismos públicos,
entidades financieras… es decir, aquellas que ofrecen información a la
organización. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá
como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.
2. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que
comprobar su corrección y prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar
registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer: el
número de registro, la fecha Y el destinatario
-Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del
envío de la correspondiente comunicación.
3. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además
de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones
internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la
empresa, éste puede ser:
único
o existir tantos Como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
Ejemplos de registro de correspondencia:
Recepción, envío y registro de correspondencia: Este procedimiento
consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el
efecto.
Correspondencia Recibida:
