Informe de Gestión
2015
Bogotá D.C.
Enero 2016
16. INFORME DE GESTIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES
16.1 PRINCIPALES LOGROS
I. Aprobación de 11.689 solicitudes de inscripción y expedición de Tarjeta Profesional
de Contador Público y de 128 solicitudes de inscripción y expedición de Tarjeta de
Registro de entidades prestadoras de servicios contables.
Solicitudes Solicitudes Solicitudes Solicitudes
Usuario
Radicadas Aprobadas Negadas en Trámite
Persona
14.681 11.689 57 2.935
natural
Persona
189 128 5 56
Jurídica
TOTAL 14.870 11.817 62 2.991
II. Se superó la meta proyectada de 850 diligencias de inspección y vigilancia,
realizando un total de 924 diligencias durante el año 2015, verificando el
cumplimiento de los requisitos contemplados en la Ley 43 de 1990, para 716
sociedades prestadoras de los servicios contables y la experiencia técnico contable
para una muestra de 208 personas naturales, seleccionada del total de solicitudes
recibidas para la inscripción como contadores públicos.
III. Recepción y tramite de 375 quejas a petición de parte e informes disciplinarios
provenientes de diferentes autoridades (Superintendencias, DIAN, Fiscalía General
de la Nación, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la
República, Contaduría General de la Nación, entre otros), de las cuales se
aperturaron 327, mediante Autos de Diligencias Previas y se emitieron 48 autos
inhibitorios.
IV. En ejercicio de la facultad sancionatoria, propia del Tribunal Disciplinario de la UAE
Junta Central de Contadores se profirieron 107 sanciones, clasificadas de la
siguiente manera:
CONTADORES SOCIEDAD DE
Nº TIPO DE SANCIÓN TOTAL
PÚBLICOS CONTADORES
1 AMONESTACIÓN 3 0 3
SUSPENSIÓN DE LA INSCRIPCIÓN
2 102 0 102
PROFESIONAL
CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN
3 1 1 2
PROFESIONAL
4 MULTA 0 0 0
TOTAL SANCIONES IMPUESTAS 106 1 107
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V. Se evidenció un nivel del 96% de satisfacción del usuario, producto de la aplicación
de 2.398 encuestas de satisfacción, donde se evaluaron las siguientes variables:
calidad de la información, tiempos de respuesta, oportuna entrega de información,
facilidad para acceder a la información, cordialidad en la atención brindada y
satisfacción con el servicio recibido.
VI. Desarrollo del formulario electrónico de solicitud de tarjeta profesional y tarjeta de
registro, permitiendo al usuario solicitar sus trámites en línea, desde la página web
de la entidad.
VII. Desarrollo del Sistema de PQRS, en el que el usuario puede interponer a través de
la página web peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y consultas
sobre los temas de competencia de la Entidad y a su vez, puede realizar el
seguimiento a su solicitud.
VIII. Apertura de 5 oficinas seccionales, ubicadas en las ciudades de Medellín, Cúcuta,
Riohacha, Ibagué y Girardot; completando catorce puntos de atención en el país.
IX. Mantenimiento de la certificación del Sistema Integrado de Gestión ¨SIG¨ de la
Entidad, en normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009.
X. Ejecución del 96% del presupuesto de funcionamiento asignado para la vigencia
2015:
EJECUCION PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
PRESUPUESTO DE
APROPIACION PRESUPUESTO %
FUNCIONAMIENTO
VIGENTE COMPROMETIDO COMPROMISOS
Gastos de personal 4.305 4.198 98%
Gastos Generales 1.258 1.158 92%
Transferencias
81 66 81%
Corrientes
TOTAL 5.644 5.421 96%
En cuanto a la ejecución del presupuesto de ingresos, para la vigencia 2015 se
obtuvo un recaudo de ingresos por valor de $9.017 millones de pesos, proveniente
de la prestación de servicios por conceptos de Tarjeta Profesional, Certificados de
Antecedentes Disciplinarios y excedentes financieros.
XI. Actualización de la base de datos de Contadores Públicos y Sociedades
Prestadoras de Servicios Contables mediante la actualización anual de datos y
solicitud a la Registraduría Nacional del Estado Civil del estado civil de defunción de
contadores públicos.
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16.2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA SECTORIAL
Los resultados alcanzados con la implementación y seguimiento de las estrategias del
Plan de Fortalecimiento Institucional, como eje de la planeación estratégica sectorial,
fueron los siguientes:
16.2.1 Modelo Bienestar para los funcionarios.
Diseño e implementación del salario emocional
Se diseñó e implementó la Valera de Salario Emocional, que concedió beneficios a
los funcionarios de la entidad en el día de cumpleaños, empleado del mes, tarde de
integración, día de la JCC, y celebración del día de Halloween. Estos beneficios
tienen un carácter no económico, con el fin de satisfacer necesidades personales y
familiares.
Encuesta de Clima Organizacional
La encuesta aplicada evaluó las siguientes variables: Liderazgo, comunicación,
necesidades y motivación, integración y colaboración, innovación y cambio,
productividad, calidad y resultados y satisfacción laboral. Estos parámetros
permitieron evidenciar un nivel de satisfacción o conformidad con el clima laboral
del 81%; teniendo que los componentes más fuertes son:
Integración y Colaboración: Muestra un nivel del 87% de satisfacción ya que
los servidores se sienten orgullosos de pertenecer a la UAE JCC, se
sienten apoyados por sus compañeros de trabajo, cuando hay conflictos los
manejan adecuadamente y mantienen una buena relación con sus
compañeros de trabajo.
Productividad, calidad y resultados: Evidencia nivel de conformidad del 89%
puesto que los servidores obtienen los resultados esperados debido a la
gestión que realizan y las personas con las que trabajan o desarrollan
actividades poseen el conocimiento y habilidades para suplir las
necesidades del trabajo.
De otra parte, basados en las calificaciones de niveles más bajos, se
implementaron acciones enfocadas en mejorar la comunicación, liderazgo y
reconocimiento del trabajo.
Olimpiadas sectoriales
Se tuvo la participación de 6 funcionarios en las categorías deportivas de
baloncesto masculino, futbol masculino, futbol femenino y bolos, destacando la
contribución del funcionario Asesor Mauricio Umbarila Romero, en el equipo de
baloncesto masculino, el cual ganó el campeonato de la categoría.
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Lineamientos para escoger a los mejores funcionarios del sector
Los funcionarios fueron invitados a escoger el mejor funcionario que demostrara y
practicara los valores de respeto y responsabilidad, los cuales fueron expuestos en
el Árbol de ética y valores. Se eligieron al funcionario Manuel Zambrano por el valor
del respeto y a la funcionaria Emelina Pedroza por el valor de la responsabilidad.
Talleres de liderazgo
Se efectuaron sesiones de capacitación y sensibilización en comunicación interna
y liderazgo, contando con la participación de 2 funcionarios y 34 contratistas, en
tema de comunicación y con 4 funcionarios y 13 contratistas en el tema de
liderazgo.
16.2.2 Comunicación Interna
Diseño de herramienta de comunicación sectorial
En trabajo conjunto con los demás comunicadores internos del sector Comercio,
Industria y Turismo, se diseñó un boletín interno en el que se informan noticias del
Ministerio, las entidades adscritas, eventos, videos, información sobre
capacitaciones y bienestar.
16.2.3 Plan Administrativo de Excelencia
Caracterización de los ciudadanos
En el año 2015 se realizó la inscripción de 11.689 contadores, de los cuales se
analizaron las variables geográfica, demográfica, intrínseca y comportamental,
identificando:
Geográfica: Los departamentos que más realizaron solicitudes de tarjetas
profesionales son: Bogotá D.C., Antioquia, Valle del Cauca y Santander.
Demográfica: El 53% de los usuarios se encuentran en un rango de edad de
25 a 34 años de edad, y en su mayoría son mujeres, con un porcentaje de
participación en las solicitudes de tarjeta profesional del 71%.
Intrínseca: El principal interés de los usuarios es el registro en la entidad,
para obtener la tarjeta profesional y poder ejercer como contadores públicos
y como segundo interés es la expedición del certificado de antecedentes
disciplinarios. De igual manera, se identificó que los canales usados por los
usuarios son oficinas seccionales, correo certificado y Ferias Nacionales de
Servicio al Ciudadano
Comportamental: los beneficios adicionales buscados por los usuarios son
mejora en los tiempos de expedición de las tarjetas profesionales y eficiente
expedición del certificado de antecedentes disciplinarios.
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Satisfacción de los ciudadanos superior a 4.2
La encuesta de satisfacción aplicada a 2.398 usuarios, evidenció que la percepción
de la entidad frente a estos es favorable, donde en promedio el 96% de las variables
evaluadas tienen una calificación de excelente y buena frente a un 4% desfavorable
que consideran que el servicio brindado es deficiente, malo y regular. Las variables
analizadas fueron: calidad de la información, tiempos de respuesta, oportunidad en
la entrega de la información, facilidad para acceder a la Información, cordialidad en
la atención brindada y satisfacción con el servicio recibido.
Sensibilizaciones sobre el significado de participación ciudadana
Se llevó a cabo una jornada de sensibilización en la cual se dio a conocer la
normatividad que la reglamenta y los mecanismos de participación ciudadana,
dónde se contó con la participación de 4 funcionarios y 46 contratistas.
Adicionalmente, se realizaron publicaciones permanentes en la Intranet y en la
cartelera de la entidad para el personal y los usuarios en temas relacionados con la
participación ciudadana.
Publicación y actualización de información básica
Se creó el link de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en el cual se
encuentra enlazada la información básica requerida por la Ley 1712 de 2014. Así
mismo, se efectuó la actualización permanente de la información básica de la
Entidad y de aspectos relacionados con los trámites y servicios.
Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano
La ejecución de los cuatro componentes permitió:
Seguimiento y evaluación efectiva de los riesgos de corrupción.
Mejoras en la atención de trámites y servicios dada la definición de los
tiempos de respuesta y apertura de nuevos de puntos de atención.
Implementación de diferentes medios para la rendición de cuentas a la
ciudadanía.
Se incentivó la participación de la ciudadanía por diferentes canales, se
realizó capacitaciones en protocolos de atención al usuario, socialización del
Código de ética y seguimiento de los derechos de petición.
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
Mediante la página web de la entidad, se puso a disposición de la ciudadanía una
encuesta acerca de los temas de mayor interés para la audiencia pública y además
se puso a observación de los usuarios el informe de rendición de cuentas de la
entidad. Acciones que sirvieron de insumo para la Audiencia Pública de Rendición
de Cuentas, que tuvo lugar el 6 de mayo de 2015 en el Auditorio Central de la
Superintendencia de Sociedades. Por otra parte, se implementó el boletín externo
trimestral en el que se publican los avances de la gestión de la entidad.
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Gestión del Talento Humano
Se ejecutó el Plan Estratégico de Gestión Humana, desarrollando las actividades
del plan de bienestar con la asistencia de la caja de compensación familiar,
diferentes sesiones de capacitaciones en Excel, Educación Financiera y Seguridad
en el Trabajo. De igual manera, se realizó la evaluación del desempeño,
actualización de hojas de vida en el portal SIGEP, Plan Anual de Vacantes y la
actualización del Manual de Funciones y de Competencias Laborales.
Certificación de Calidad
En el mes de diciembre se llevó a cabo la auditoria de mantenimiento de la
certificación del Sistema Integrado de Gestión “SIG”, obteniendo como resultado el
sostenimiento de la certificación del sistema en normas ISO 9001:2008 y NTCGP
1000:2009.
Plan de ajuste tecnológico
Se actualizó el plan con el sistema de información de gestión documental, se
determinaron las condiciones tecnológicas de la entidad y se realizó un análisis de
la infraestructura tecnológica relacionada con el sistema de gestión documental
ccsNet, los riesgos sobre seguridad física, del entorno, seguridad informática y el
crecimiento de la capacidad de la infraestructura.
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
Se estableció el plan para la implementación del sistema de gestión para la
seguridad de la información, dando cumplimiento a las actividades de capacitación,
elaboración de dos autodiagnósticos en temas de seguridad de la información, se
estableció el alcance, la política y los objetivos del modelo de seguridad y privacidad
de la información y se proyectó el inventario de seguridad y privacidad de la
información.
Programa “Cero papel”
Se actualizó el programa, en donde se estableció como estrategia el óptimo uso de
papel en el desarrollo de las funciones administrativas, mediante tres actividades:
aprovechamiento del papel, empoderamiento del sistema de gestión documental
ccsNET y seguimiento al consumo mensual de resmas de papel. Producto de estas
actividades se logró un ahorro del 52% en el consumo de papel.
Gobierno en línea: TIC Servicios y TIC para Gobierno Abierto
En cumplimiento de los lineamientos de gobierno en línea se realizó un análisis de
la situación actual de estos componentes y se definieron diferentes acciones para
alcanzar los niveles de cumplimiento establecidos.
TIC Servicios: se desarrollaron formularios para el diligenciamiento en línea y
recepción de documentos y automatización de la solicitud de cuatro trámites. Se
realizaron revisiones técnicas del sitio web de la entidad para determinar el ajuste
de acuerdo con los estándares del nivel de accesibilidad AAA y publicación del
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acceso a las herramientas del programa ConverTIC. Se desarrolló formulario para
integración del sistema de PQRS con el sistema de gestión documental, para
optimizar los tiempos de respuesta de los derechos de petición.
TIC Gobierno Abierto: Por medio del plan de Participación Ciudadana se incluyó la
participación de los ciudadanos en los procesos de planeación, elaboración de
normatividad y rendición de cuentas. Se creó el Link de Transparencia y acceso a
la información pública de acuerdo a los lineamientos GEL y se realizó rendición de
cuentas mediante boletines informativos difundidos por redes sociales y la página
web de la Entidad.
Plan de Gestión Ambiental
Se ejecutaron los programas de ahorro y uso eficiente de agua, energía, papel,
Gestión Integral de Residuos, sostenibilidad en la adquisición de bienes y servicios
y Comunicación Ambiental. De estos programas se obtuvo como resultado una
reducción del 10% en el consumo de agua, del 5% en el consumo de energía,
aprovechamiento de residuos, inclusión de criterios ambientales en la contratación
de suministros, reducción del 52% del consumo de papel y, difusión y sensibilización
de buenas prácticas ambientales a funcionarios y contratistas.
Racionalización de Trámites
Se ampliaron los puntos de atención mediante la apertura de oficinas seccionales
en Ibague, Medellín, Riohacha, Cúcuta y Girardot, se establecieron los tiempos de
respuesta para los trámites y se habilitó un portal electrónico para cada contador
público, el cual ofrece los siguientes servicios: Actualización de datos, consulta del
estado del trámite, solicitud, expedición e impresión del Certificado de Vigencia de
Inscripción y Antecedentes Disciplinarios de contador público y entidades
prestadoras de servicios contables, consulta de sanciones y veracidad del
Certificado Digital.
Aseguramiento de los derechos de personas con discapacidad
Se estableció el Plan de Acción para personas en condición de Discapacidad 2015,
logrando: Establecer pliegos de condiciones con beneficios a proveedores que
certifiquen la participación de personas con discapacidad en sus actividades
laborales, capacitación en lenguaje de señas, en trato y atención a las personas con
discapacidad al personal que tiene contacto directo con los usuarios, sensibilización
al personal de la Entidad frente al trato de las personas con discapacidad en la vida
diaria, adecuación y señalización en las instalaciones físicas de la Entidad para
fortalecer el acceso a personas con discapacidad.
Gestión Documental
Se actualizó el Plan de Gestión Documental modificando: la política de gestión
documental, Tablas de Retención Documental, presentadas al AGN para
aprobación, procedimientos y formatos dada la implementación de la Solución
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Integral de Gestión Documental - ccsNET. De igual manera, se realizaron
capacitaciones y difusión de tips en gestión documental.
Gestión Financiera
La ejecución del presupuesto de gastos de funcionamiento de la Entidad para la
vigencia 2015 fue del 96%. Este porcentaje de ejecución fue afectado por la
reducción de gastos ordenada en el artículo 110 de la Ley 1737 de 2014.
De otra parte, el Plan Anual de Adquisiciones fue publicado y actualizado en la
página web de la Entidad y en el portal de Colombia Compra Eficiente, el cual
presentó una ejecución del 99% de las adquisiciones programadas.
RS..pondiendo por una sociedad mejor
En desarrollo de la iniciativa se realizaron capacitaciones trimestrales acerca del
significado de responsabilidad social, modelo de gestión, grupo de interés y
acciones. De otra parte se presentó el proyecto de responsabilidad social
consistente en la "Implementación del Sistema de Gestión de la seguridad y salud
en el trabajo"
16.2.4 Innovación
Sector que Innova en sus procesos.
La entidad participó en el torneo sectorial de innovación, con un equipo conformado
por las áreas de Atención al Ciudadano, Gestión Documental y Logística,
identificados bajo el slogan "Buenas ideas para grandes cambios", presentando la
idea de un portal de ayuda para al usuario que explique los trámites y servicios de
una forma didáctica y fácil de entender para los usuarios.
16.3 CONPES
No aplica para la Entidad.
16.4 RETOS
Para el año 2016 la Junta Central de Contadores acentuará sus esfuerzos para lograr las
siguientes metas:
Reducir los tiempos de expedición de la Tarjeta Profesional de contador público y la
Tarjeta de Registro de sociedades prestadoras de servicios contables a un mes, de
igual manera, reducir el tiempo de expedición de duplicados de tarjetas a 8 días;
una vez, se dé cumplimiento a la totalidad de los requisitos para tales fines.
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Generar el Certificado de Antecedentes Disciplinarios en tiempo real, permitiendo al
usuario obtener su certificado de forma automática.
Aumentar el nivel de satisfacción del usuario, mejorando el servicio de los diferentes
canales que se tienen dispuestos para la atención al usuario.
Revisar y analizar el Código de Ética para Profesionales de la Contaduría,
proponiendo los cambios o ajustes que se consideren necesarios de cara a los
principios y valores éticos establecidos en los estándares internacionales para el
ejercicio profesional.
Efectuar 960 diligencias de Inspección y Vigilancia, verificando que la Contaduría
Pública sea ejercida por los contadores públicos inscritos y las sociedades
prestadoras de los servicios contables registradas en la UAE Junta Central de
Contadores.
Dotar a la Entidad de una infraestructura física adecuada para una mejor prestación
de servicios a la comunidad contable y de igual manera, para un ejercicio eficiente
de las actividades administrativas.
Depurar la base de datos de Contadores Públicos y Sociedades Prestadoras de
Servicios Contables, a fin de contar con la información real de los usuarios.
Estructurar e implementar el Código de Buen Gobierno de la Unidad Administrativa
Especial Junta Central de Contadores
Organizar las oficinas seccionales por regiones, para atender de manera efectiva
las solicitudes de los usuarios a nivel nacional.
Elaborar y publicar una guía explicativa del procedimiento y estructura del proceso
disciplinario, para dar a conocer éste de forma veraz, informando parte de la
misionalidad de la entidad.
Administrar el proceso disciplinario a través de una herramienta tecnológica, que
permita tener un control más claro del mismo.
Diseñar y controlar mediante la Intranet de la Entidad el Sistema Integrado de
Gestión.
Mantener la Certificación en Calidad del Sistema Integrado de Gestión “SIG”.
Iniciar la intervención del fondo documental acumulado de la Entidad.
Diseñar el Plan Institucional de Archivos (Pinar), incorporándose en el Programa de
Gestión Documental
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