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Sistema Web para Control Empresarial

El documento describe la solicitud de la empresa Transport para desarrollar un sistema web que mejore el control de sus operaciones. Actualmente usan controles manuales que generan problemas. El sistema web proporcionará gestión de inventario, generación de reportes, alertas y un mejor acercamiento con clientes. El objetivo es implementar una solución a medida que permita mejorar los procesos actuales de la empresa de diferentes giros de negocio y sucursales.

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Gerson Samayoa

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1.

ANTECEDENTES

La empresa Transport, solicita nuestros servicios para elaboración e implementación de un sistema

web que les ayude a controlar los diferentes giros de negocio que posee, en ella se necesita mejorar
el control de todos los insumos que extrae de sus minas, los productos que fabrica y también un
mejor control de la maquinaria que posee para venta y alquiler. Actualmente se elaboran controles
a mano y esto a generado multitud de problemas ya que esto no es tan eficiente como esperarían.

El negocio ha crecido considerablemente ya que en dos años cuentan con sucursales en varios
puntos de la república, las cuales trabajan siguiendo los mismos estándares del negocio, haciendo
que el control de cada uno de los negocios sea demasiado complicado.

Por lo anterior solicitan un programa que les simplifique los procesos, que les permita generar
reportes, que sea confiable y los ayude a identificar sus debilidades para poder enfocarse más en
sus mejoras, tener mejor control de cada una de las sucursales, procesos, clientes y proveedores.
2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Implementar un sistema web de fácil manejo, con una solución a medida para cada giro del
negocio que permita mejorar los procesos que se hacen actualmente.

2.2 Objetivo Especifico

 Gestión, control y manejo insumos, productos y maquinaria

 Generación de reportes suficientes para la toma de decisiones gerenciales
 Contar con recordatorios y alertas suficientes para evitar atrasos y fallas
 Un mejor acercamiento con los clientes y visitantes por medio de la web
2.3 Historial de Versiones

Fecha Versión Descripción Autor

10/06/2018 1.0 Versión preliminar como propuesta Gerson Arturo Samayoa
de desarrollo. Salazar
3. INTRODUCCIÓN

3.1. Propósito
Este documento se elabora con la finalidad de dar una visión general sobre los servicios,
características y restricciones que presentara la solución que se va a elaborar y definir los diferentes
stakeholders, juntamente con sus necesidades y su función.

3.2. Alcance
En el presente documento se describen las diferentes características que se deben de tomar en
cuenta en la solución a implementar de acuerdo a los requerimientos establecidos por el cliente,
dentro los que podemos mencionar:

a. Gestión de las plantas de extracción

b. Gestión de las plantas de proceso de materia prima
c. Gestión de transporte de productos
d. Gestión de transporte de materia prima
e. Gestión de Servicios de construcción
f. Gestión de Venta y alquiler de maquinaria de construcción

3.3. Definición, Acrónimos y Abreviaturas

El siguiente proyecto se realizará con la metodología RUP

RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodología para describir el
proceso de desarrollo de software.

CRUD: Hace referencia a las cuatro acciones que se realizan sobre una base de datos o
herramientas en general. Las acciones son:

- Crear

- Leer

- Actualizar

- Eliminar

SRS: Software Requirements Specification

URL: serie de caracteres que responden a un formato estándar y que permiten clasificar
recursos subidos a Internet para su utilización o descarga.

Api: Es una forma de describir la forma en que los programas o los sitios webs intercambian
datos.

Api Rest: Es un tipo de arquitectura de desarrollo web que se apoya totalmente en el estándar
HTTP.
4. POSICIONAMIENTO
4.1. Oportunidad de Negocio
Este sistema permitirá a la empresa TransPort el control de todas sus actividades (gestión
de las diferentes plantas y productos, gestión de alquiler, transporte y ventas, gestión de usuarios)
lo cual le permitirá tener una mejor respuesta para la demanda de las solicitudes los clientes, un
mayor control con respecto a sus diferentes actividades, una mejor productividad y una mayor
confianza en los diferentes servicios que esta ofrece basándonos en la oportunidad que nos da la
red hoy en día.

4.2. Planteamiento del problema

El problema de: Problema en el manejo de los datos por llevarlos
a mano
Afecta a : A la gestión administrativa de la empresa,
empleados, clientes y visitantes.
El impacto asociado es Falta de almacenamiento de los registros de
forma ordenada para una adecuada toma de
decisiones.
Una solución adecuada seria Desarrollar una aplicación que pueda gestionar
la información de la empresa para mejorar los
procesos y la toma de decisiones.
4.3. Enunciado de posición del problema
Para Dueño o Gerente General

Gerente del negocio

Empleado del negocio

Clientes

Quienes Requieren reportes para suficientes para la toma de decisiones, para sus
operaciones, transacciones y ver el estado del negocio con cada sub empresa y
sus clientes

El nombre SysTransport 1.0

del
producto

Que Almacenará información de materia prima, productos, transporte, venta, alquiler

de maquinaria de construcción y servicios de construcción.

No como Se hace actualmente a mano

Nuestro Permitirá generar reportes de cada operación administrativa según su rol y de

producto acuerdo a las diferentes sedes ubicadas en toda la república(Cobán, El progreso,
Quetzaltenango, Peten, Zacapa y Huehuetenango), determinar el estado de los
pedidos y generar alertas tanto para los clientes, empleados operativos,
vendedores, administrativos y gerentes.
5. DESCRIPCIÓN DE USUARIOS Y STAKEHOLDERS
5.1. Resumen de Stakeholders
Nombre Descripción Responsabilidades
Empresa Transport Propietario y gerentes de - Aprueba requisitos y funcionalidades
cada rol del negocio
-Seguimiento del desarrollo del proyecto

Gerson Arturo Estudiante de la carrera de - Elaborar el diseño con base en los

Samayoa Salazar ingeniería en sistemas de resultados obtenidos del análisis del
información sistema.

-Codifica utilizando una tecnología web

-Depura y corrige errores por medio de

pruebas.

- Implementar la herramienta teniendo en

cuenta el diseño realizado.

5.2. Tipos de Usuario

Nombre Descripción
ACT1 Dueño o Gerente General Consulta el estado de todas las plantas y las
diferentes partes del negocio tanto a nivel
gerencial, operacional y financiero.

ACT2 Gerente del negocio Supervisar del buen funcionamiento de las

plantas y gestiona el correcto control de los
pedidos, alquileres y transporte, ya sea
tratando con otra planta, o bien con los
clientes.
ACT3 Empleado del negocio Encargado directo de la planta, control de
materias extracción, proceso y transporte de
materias primas, transporte de productos, y
servicios de construcción, venta y alquiler de
maquinaria.
ACT4 Cliente Compra materia prima, productos, y maquinaria
de construcción
Solicita servicios de construcción o alquila
maquinaria
Monitorea el estado de sus pedidos
ACT5 Visitante Ingresa a la página web en busca de productos
o servicios con la intención de agendar una cita
con representante de ventas
5.3. Entorno de Usuario
Los usuarios entrarán al sistema identificándose sobre un ordenador con un sistema operativo
Windows 8 o Superior, un navegador Chrome, Firefox o Edge y con una conexión a internet no
menor a 1 GB/Seg. y tras este paso entrarán a la página de la aplicación diseñada para que cada
usuario visualice las diferentes opciones cada uno según su papel en la empresa. Este sistema es
similar a cualquier aplicación Web y por tanto los usuarios estarán familiarizados con su entorno.

Los informes serán generados en PDF por medio del navegador para su visualización e impresión, lo
cual se espera que les sean familiar.

6. DESCRIPCIÓN GLOBAL DEL PRODUCTO

6.1. Perspectiva del Producto
El producto a desarrollar es un sistema web para la empresa TransPort, con la intención de
agilizar su funcionamiento. Las áreas a tratar por el sistema son: logística, gestión de recursos,
contabilidad y marketing.

6.2. Funcionalidad del producto

6.3. Resumen de Características

Beneficio para el cliente del negocio Beneficios para el usuarios del Sistema

Mayor agilidad en los pedidos dando la Aplicación web desde la cual poder realizar
posibilidad de hacerlo vía servicios web. pedidos, reportes y gestiones.

Acceso automatizada al stock de las plantas Sistema de optimización de del stock en la

(materia prima, productos y maquinaria) y planta, previsión de pedidos y monitoreo de
solicitud de envío de productos transporte

Gestión automatizada de solicitud de Sistema de optimización de atención de

prestación de servicios y alquiler servicios y alquiler de maquinaria

Mayor facilidad de acceso a las diferentes Base de datos centralizada con la información
plantas y roles del negocio de todas las plantas y servicios que se ofrecen

Posibilidad de monitoreo de órdenes por Aplicación web desde la que poder ver el
medio de servicios web. estado de sus pedidos.

Mayor facilidad para conocer los diferentes Sitio web con acceso por medio de la internet
giros del negocio, servicios y productos que se desde la que se podrá atender a los clientes
ofrecen para el área de marketing y atención con información y recibir pedidos
al cliente vía web

6.4. Costo del producto

Pendiente de definir

6.5. Departamentos y Gestión involucrados

6.5.1. Departamento de Alta Gerencia (Propietario del negocio)

Encargados de dar las principales directrices y los rumbos del negocio según las decisiones tomadas
en base a sus propios criterios, centralizar la compañía, aplicar cambios o planes de contingencia
para prever el declive del negocio y no apartarse de la visión principal.

6.5.2. Departamento de Administración del negocio

Departamento que dirige y gestiona la planta. Este departamento dispondrá de una parte del
sistema que automatizará el proceso de reposición de stocks de las plantas y el reabastecimiento
de las diferentes plantas que lo soliciten, tanto el central como los regionales mediante el transporte
de dichas materias, productos o servicios.

6.5.3. Departamento de Ventas

Persona encargada por medio del sistema de atender pedidos por medio de un stock o través del
sitio web. Durante el proceso de atención el pedido puede sufrir diversas modificaciones en la
asignación de stock, y una vez confeccionado en su totalidad, pasa a pedido listo para envíos.
6.5.4. Departamento de Envíos
En el sistema de envíos, los pedidos se cargan en los camiones y se actualiza el estado de los pedidos
en el sistema para monitoreo tanto del cliente como del negocio.

6.5.5. Departamento de Logística

Gestiona el continuo mantenimiento del stock en el sistema, actualización de ofertas y precios tanto
en el stock como el sitio web, tarifas de envíos y tarifas de alquileres, gestión de usuarios, para
determinar el correcto manejo de la información dentro del negocio.

6.5.6. Gerente General (Propietario)

Personaje principal que tendrá acceso total y podrá obtener información que le sea de suma
importancia para la toma de decisiones y definición de la dirección del negocio.

6.5.7.Gerente de Negocio
Persona encargada de la administración de recursos técnicos y operativos de la planta y rol de
negocio con la finalidad de gestionar y monitorear el adecuado funcionamiento de la misma.

6.5.8. Empleado de Negocio

Usuario con gran conocimiento en el manejo del sistema con una previa capacitación por parte de
la entidad. Encargado de manejar el sistema con gran responsabilidad sobre los criterios las
diferentes funcionalidades establecidas, monitoreo de pedidos, control de stock, atención a
clientes, entre otros.

6.5.9. Cliente
Persona que tiene acceso al sistema por medio de un usuario y contraseña y es capaz de interactuar
con el sistema para pedidos, solicitud de servicios o alquiler de maquinaria.

6.5.10. Visitante
Persona que interactuará con la página web, su educación no puede ser definida y no debe tener
una capacitación con respecto al sistema únicamente debe tener un conocimiento básico sobre
navegación en páginas Web y que en cualquier momento puede convertirse en cliente.
6.5.11. Jerarquía de Usuarios

Gerente
General

Gerente de
Negocio

Empleado
de Negocio

Cliente Visitante

7. RESTRICCIONES
7.1. Políticas Reguladoras
La aplicación se desarrollará mediante software de licencia abierta (open source) los costos
de desarrollo disminuirán un 20%: servidor WEB (Apache), Sistema de Gestión de base de datos
(MySQL) y el lenguaje de programación (PHP), por lo tanto, la utilización de estos programas se hará
mediante las políticas establecidas por este tipo de licenciamiento.

7.2. Evolución previsible del sistema

Trabajar con base de datos Oracle, Postgres para mejorar el soporte en el manejo de la
base de datos y enfocarse más en la Inteligencia de negocios.

7.3 Requisitos de Hosting

 PHP >= 5.5.9
 Base de Datos Mysql o Postgress
 5GB almacenamiento

8. ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS
8.1. Requerimientos específicos

R1: Que exista una parte del sistema específica para cada giro del negocio

R2: Generación de reportes respecto a cantidad insumos, cantidad de productos, cantidad

de envíos, maquinaria disponible para alquiler y venta, empleados responsables de cada
transacción.

R3: Visualizar el estado de los pedidos y el estado de los envíos por parte de los clientes,
empleados y gerentes.

R4: Espacio dentro del sitio web que sirva como medio de contacto entre clientes, posibles
clientes y personal del negocio.

R5: Notificaciones sobre situaciones que puedan generar atrasos o problemas respecto al
funcionamiento del negocio

R6: Que el sistema web permita la venta de productos en línea, coordine su envio y en caso
de ser un nuevo cliente interesado en algún servicio o producto, permita agendar una cita
con un representante del negocio.

R7: Sitio web que muestre los diferentes productos y servicios que ofrece la empresa
transport.

R8: Aplicación móvil para interactuar con el sistema en los sistemas IOS, Android y
Windows.
8.2. Requisitos funcionales
8.2.1. Ingreso a Aplicación web dependiendo el rol del negocio