PRINCIPIO 7: DOCUMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE REGISTROS
La Documentación asegura la presencia demostrable del sistema HACCP.
Los registros proveen documentación que se ha cumplido con los límites críticos o
de que se ha tomado una acción correctiva apropiada cuando se ha excedido de los
límites establecidos. De igual forma provee de los medios necesarios para el
monitoreo de manera que se pueda realizar los ajustes necesarios al proceso para
evitar una pérdida de control.
Los documentos también ofrecen información a los empleados acerca de las
actividades que se llevarán a cabo y acuerdos alcanzados en la empresa. La
documentación requerida derivada de la aplicación del sistema HACCP puede ser
incluido en la documentación de calidad o como se requiera.
Objetivo:
Establecer los procedimientos, especificaciones y registros para el seguimiento y
control de los procesos de elaboración requeridos.
Mantener los registros con datos precisos y exactos de cada etapa de proceso
de conserva de Espárrago Verde, que permita optimizar el cumplimiento de las
atribuciones de la organización.
1. Propósito.- El propósito de este procedimiento es establecer los métodos de
revisión, aprobación, distribución y modificación del Manual HACCP y sus
formas relativas.
2. Alcance.- Este procedimiento se aplicará a todas las áreas del sistema
HACCP, las cuales son gobernadas por el uso de procedimiento de monitoreo,
acciones correctivas y registros asociados y se aplicarán al control de Manual
HACCP y documentos afines.
3. Responsabilidad.- La responsabilidad para asegurar que los pasos de este
procedimiento son implementados y que se cumplen depende del:
Coordinador del Equipo HACCP.
Miembros del Equipo HACCP.
Si el personal responsable se encuentra ausente, esta responsabilidad será
asumida por el staff de relevo determinado.
4. Manual HACCP
El Manual HACCP consta de 12 puntos ya conocidos y donde es aplicable: los
procedimientos de Calibración y de Capacitación al personal, así como los
programas de apoyo: procedimiento operacionales de saneamiento, normas de
procedimiento operacional.
El Manual HACCP es elaborado por el Equipo HACCP, el Coordinador del Equipo
realizará la revisión y el Director del Equipo firmará la hoja de control de versiones
y se mantendrá como primera página en el Manual. Esto sucederá cada vez que
exista una nueva versión.
Asimismo cuando se realice las modificaciones en los capítulos y/o registros el
Coordinador del Equipo HACCP será el responsable de guardar las hojas
reemplazadas de los manuales HACCP y SSOP.
En la hoja de Control de Versiones del Manual se indicará: el número de versión,
fecha de versión, detalles de la modificación y aprobación de la versión.
5. Frecuencia
Semestral por el personal designado por la empresa
Anual por empresas certificadas para revisar el Plan HACCP en su totalidad.
6. Cambios al Manual HACCP
Los cambios del Manual serán efectuados por el Equipo HACCP.
Las copias desactualizadas serán devueltas al Coordinador y destruidas
(Guardando una sola copia, esta copia se sellará como REEMPLAZADO).
7. Función de los Registros
Los registros dejan constancia de la existencia de las desviaciones, frecuencias
de estas, así como de las acciones correctivas que se toman para disminuir o
evitar un peligro de contaminación.
Como parte del sistema HACCP la empresa ha considerado establecer tipos de
registros.
a. El documento HACCP y la documentación de apoyo, que se utilizó como
base para el desarrollo del sistema.
Dentro de los documentos de apoyo tenemos: Un resumen de los pasos
preliminares tomados en el desarrollo del plan (Cuaderno de actas)
b. Registros de monitoreo: Se mantienen estos tipos de registro para
demostrar el control de los Puntos Críticos de Control (PCC). La revisión
oportuna por el Director Gerente, Jefe de Calidad asegura que los PCC están
siendo controlados de acuerdo al documento HACCP.
Los registros del programa de saneamiento.
c. Registros de Acciones Correctivas: Estos registros permiten a la Empresa
a identificar problemas recurrentes y de esta forma modificar el documento
HACCP. Las acciones correctivas establecidas en el documento son a corto
plazo para restablecer el control y volver a comenzar el proceso lo más pronto
posible sin más desviaciones del proceso.
d. Registros de Actividades de verificación: Estos registros son esenciales
para asegurar que los procedimientos de control utilizados están funcionando
apropiadamente y que son calibrados dentro de los rangos apropiados para
el control seguro del proceso.
El manual cuenta con los siguientes registros:
Registro de actividades de Verificación
Registro de las pruebas microbiológicas registradas como sigue:
Registro microbiológico de agua
Reportes microbiológicos del producto final.
7. Preservación Física de los Registros.
Todos los registros del plan HACCP se encuentran archivados en la oficina.
a. Los registros son archivados en orden cronológico, identificados de color
azul, son de fácil acceso cuando se requiera ser revisados por la Gerencia
de la Empresa y/u otro organismo externo autorizado.
b. Los archivos se mantienen en reserva por espacio de doce meses.
8. Llenado de Registros
Los registros deben ser llenados adecuadamente sin enmendaduras o
borrones
Los datos deben ser auténticos, no adulterado en caso de existir error en el
llenado se tachará éste y se colocara en las observaciones el dato real
especificando la hora en que se produjo.
Todo registro debe ser firmado por la persona responsable del llenado.
El llenado de los registros se realizará en forma directa.
Deben ir registradas las acciones correctivas tomadas.
Solo existirá un registro original el cual es revisado por el Coordinador
diariamente, posteriormente revisa el Jefe de Planta y el Director líder del
Equipo HACCP.
9. Control de los Registros.
Cuando se realice alguna modificación al registro, el Equipo HACCP será el
encargado de aprobar.
Los registros que sean obsoletos serán destruidos y 01 copia será guardada
y se colocará con sello rojo de reemplazado.
Se cuenta con un formato de Control de Registros.
La Empresa cuenta con formatos en el área de oficina.
10. Seguridad de Documentos y Registros
Los Documentos y Registros, se encuentran guardados y protegidos de la
manipulación de personal ajeno, dentro de la oficina de la Planta.
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Y CODIFICACIÓN
Codificación de los documentos: Los documentos son codificados de acuerdo
al orden jerárquico de ellos.
- Manual HACCP para Conserva de Espárrago Verde
- Manual de Procedimientos Operacionales Estándar de Saneamiento
- Manual de Buenas Practicas de Manufacturas
- Manual de Capacitación
- Manual de Identificación, Trazabilidad, Retiro y Recuperación del
Producto
- Manual de Control de Plagas
LISTA MAESTRA DE REGISTROS Y DOCUMENTOS
REGISTROS DE LAS SSOP
Seguridad del Agua (SSOP)
Registro de Hipoclorito de Calcio
Condiciones y Limpieza de la Superficie (SSOP)
Registro de Limpieza y Desinfección Diaria (sala de proceso)
Registro de Verificación de Limpieza y Desinfección (Sala de Proceso)
Registro de Entrega de Herramientas
Exclusión de Pestes (SSOP)
Registro de Desratización
Registro de Trampas de Luz
Prevención de contaminación Cruzada (SSOP)
Registro de Control de Seguridad y Saneamiento de Personal
Registro de Limpieza y Desinfección Diaria (Zona Externa)
Registro de Verificación de Limpieza, Desinfección y Seguridad (Zona
Externa)
Registro de Control de Guantes y Tocas del Personal
Registro de Entrega de Indumentaria
Registro de Mantenimiento
Exclusión de Desecho de Producción – XY (Guía de Remisión)
Exclusión de Desecho de Producción – Z (Guía de Remisión)
REGISTRO DEL HACCP
Registro de Proveedores
Registro de Control de Desinfección y Desinfestación de Materia Prima
Registro de Ingreso de Materia Prima
Registro de Cajas de producto terminado
Registro de Control en Faja de Selección
Registro de Calidad en el Empaque
Registro de Control de Temperaturas de Exhausting
Registro de Control de Temperaturas de Esterilizado
Registro de Solicitud de Acciones Correctivas Preventivas
Registro de Inspección de Embarque
Registro de Fichas Técnicas de insumos y Materiales
Registro de Toma de Muestra de Materia Prima
Registro de Toma de Muestras Microbiológico
REGISTROS DE CONTROL DE PRODUCCION
Registro de Control de Almacenamiento de Materia Prima
Registro de distribución de Materia Prima a Faja de Selección
Registro de Ph de líquido de gobierno
REGISTROS DE CONTROL DE PERSONAL
Registro de Incidencias del Personal
REGISTRO DE DOCUMENTOS / LISTA DE MODIFICACIONES
Código de Fecha de Emisión de
Fecha de Modificación /
Documento Documento Documento
Inicial
(si es aplicable)
Equipo de HACCP
Manual de Programación de Higiene y
Saneamiento
Manual HACCP de conserva de espárrago
verde
Registros de Auditorías Internas de HACCP
Registros del Sistema de Gestión
Registro de Evaluación de Control de Calidad
Cronograma / Registro de Higiene
