CODIGO: PCOMST
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN DEL SG- SST
VERSION 001
SISTEMA DE GESTION – SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO Fecha Aprobacion
Revisó : Gladys Cantillo Aprobó : Representante legal Enero 2016
ESTRUCTURA
Definir los criterios y parámetros a tener en cuenta para las comunicaciones internas
Objetivo y externas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
El procedimiento para la COMUNICACIÓN aplica para todas las personas que laboran
Alcance en e incluye partes interesadas.
Definiciones COMUNICACIÓN: Es un medio de conexión o de unión que tenemos las personas
para trasmitir o intercambiar mensajes con el fin de dar, recibir o intercambiar ideas,
información o algún significado.
COMUNICACIÓN INTERNA: Comunicación escrita, realizada entre los miembros del
consultorio UNIDAD ODONTOLOGICA GLOBAL
COMUNICACIÓN EXTERNA: Comunicación escrita entre el Consultorio UNIDAD
ODONTOLOGICA GLOBAL y sus clientes, proveedores o contratistas; puede ser: correo
electrónico, carta con membrete de la empresa entre otras que se consideren
efectivas para dicha comunicación.
PARTE INTERESADA: Individuo o grupo relacionado o afectado tanto interno como
externo a la empresa y que tienen un interés en el desempeño o éxito de esta. Para
este caso aplica:
- Personal propio
- Personal contratista y subcontratista
- Clientes.
- Proveedores.
CARTELERA: Cartel anunciador cuya finalidad es informar de manera atrayente, sirve
para motivar un buen clima laboral, herramienta para capacitación y para
retroalimentación de los procesos de comunicación de la empresa.
MEMORANDOS: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa que se
utiliza para trasmitir información orientaciones y pautas a todas las áreas.
LLAMADOS DE ATENCION: En su sentido más genérico, es una crítica hecha con la
intención de evitar que se repita un comportamiento indeseado.
COMUNICACIÓN MASIVA: Comunicación escrita de carácter masivo (Dirigida a varios
miembros de la organización). Correo electrónico, carta con membrete de la empresa,
entre otras que se consideren efectivas para dicha comunicación.
Normatividad Decreto 1072 de 2015
CODIGO: PCOMST
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN DEL SG- SST
VERSION 001
SISTEMA DE GESTION – SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO Fecha Aprobacion
Revisó : Gladys Cantillo Aprobó : Representante legal Enero 2016
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDADES RESPONSABLE
CLASES DE COMUNICACIONES Y DIRECTRICES
Las clases de comunicaciones en el consultorio UNIDAD Responsable de Seguridad y Salud en el
ODONTOLOGICA GLOBAL pueden ser: Internas y externas. trabajo
Medios de comunicación CON los empleados:
Responsable del SG-SST.
Comunicaciones Internas y Externas. Gerencia-.
Información vía e-mail.
Se ha destinado una cartelera en la cual se publicará
información de interés para las partes interesadas respecto
al SG SST del CONSULTORIO UNIDAD
ODONTOLOGICA GLOBAL.
Se ha definido un responsable por parte de los empleados
el Vigía, el cual será el vocero ante los demás
colaboradores para comunicar de primera mano
información relevante del SG SST.
Se define el cronograma de capacitaciones en el cual EL
CONSULTORIO, se compromete a mantener
actualizado a su equipo de trabajo en torno a la actuación
y actualización de su sistema de gestión.
Medios de comunicación PARA los empleados:
Todos los miembros de la organización
EL CONSULTORIO UNIDAD ODONTOLOGICA GLOBAL ha dispuesto
los siguientes canales de comunicación con el objetivo de
recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en
materia de seguridad y salud en el trabajo para que sean
consideradas y atendidas por la empresa:
1. A través del representante del Vigía.
2. Solicitud realizada al responsable del SG SST.
CODIGO: PCOMST
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN DEL SG- SST
VERSION 001
SISTEMA DE GESTION – SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO Fecha Aprobacion
Revisó : Gladys Cantillo Aprobó : Representante legal Enero 2016
DESARROLLO: Medios para comunicaciones
MEDIO OBJETIVO PERIODICIDAD DESTINATARIO REGISTRO
Informar rápidamente sobre los Permanente Personal propio
hechos relevantes del sistema. (según
Correo
necesidad) Personal contratista
electrónico,
Compartir información de interés y subcontratista
general Correo electrónico
Registrar de forma escrita los Permanente Personal propio Actas de reunión
asuntos más importantes (según
Actas sucedidos, tratados o acordados necesidad) Personal contratista
en una reunión y subcontratista
Permanente Personal propio Cartelera
Aumentar el impacto de los (según
mensajes informativos al ofrecer necesidad) Personal contratista
un medio efectivo al alcance de y subcontratista
todo el personal.
Carteleras
informativas Apoyar la divulgación de asuntos
de interés que adquieren así una
oportunidad de
complementariedad con otros
medios como los electrónicos.
Expresar documentos o Programado Personal propio Registro de
procedimientos creados en el (Según asistencia
sistema de gestión SST. necesidad) Personal contratista
De forma
Dar a conocer información y subcontratista
verbal
relevante sobre el
funcionamiento del sistema de
gestión.
Control de cambios. Este campo es acumulativo; un archivo debe ser incluido en la tabla para cada versión
administrada por el documento.
Fecha Versión Causas del Cambio
ENERO 2016 001 CREACION DE DOCUMENTO
