UNIDAD 3.

- SISTEMA CONTABLE

Competencia.- El estudiante debe saber como se organiza un sistema contable en la empresa,

para captar, procesar, registrar y almacenar información contable.

SISTEMA
CONTABLE

Es un

Subsistema de información
que capta, procesa, registra y
almacena datos contables

Compuesto por: y

Elemento Elemento
humano material
Conformado por

Medios de
Contador registro
público Personal
auxiliar de
autorizado
la rama
Plan de
cuentas
Que procesan
Información contable usando:
Registros
contables

Comprobante
contable

Informes
contables
3.1 Concepto.-

Sabemos que sistemas, es un conjunto de partes interdependientes que procesan y

transforman los elementos de entrada en elementos de salida. Entonces el sistema contable
es un subsistema del sistema de información de la empresa que: capta, procesa, registra y
almacena información contable, y pone a disposición de sus usuarios tanto dentro como
fuera de la organización, para la toma de decisiones.

3.2 Elementos.-

El sistema contable consta de los siguientes elementos:

1) Elemento humano, presente en todas las etapas del proceso contable constituido
por: el Contador Público, profesional con título en provisión nacional, padrón
profesional e inscripción en el colegio respectivo, autorizado para el procesamiento de la
información contable y su presentación ante los organismos de fiscalización y
tributación, de acuerdo a normas y principios vigentes, y el personal auxiliar con
conocimientos básicos de la materia contable. El sistema contable para su posterior
automatización en su proceso requerirá de otro profesional como Licenciado en
Informática o Ingeniero de sistemas.
2) Elemento material, constituido a su vez por:
a) Medios de registro como manual y electrónico
b) El plan de cuentas
c) Manual de cuentas
d) Los registros contables
e) Los comprobantes de contabilidad
f) Mecanismos de control
g) Modelos de informes contables
A continuación se desarrolla a cada uno de dichos elementos
El medio de registro manual, es la forma de procesamiento más simple de contabilidad,
donde los registros son efectuados en forma manuscrita, con uso de máquinas de escribir,
de calcular y de computadoras personales.

Esta forma de procesamiento de datos tiene las siguientes características.

1) La lectura de los datos de entrada es realizada por la persona que tiene a su cargo.
2) La clasificación de lo datos es manual, por ejemplo, que si se trata de registrar
ventas, será tarea de alguna persona ordenar previamente las facturas por número
correlativo.
3) Los registros en diarios y mayores se practican en forma manuscrita, con
máquinas de escribir o computadoras personales.
4) Los cálculos se realizan manualmente o con ayuda de máquina de calcular.
5) Los datos almacenados como débitos, créditos y saldos son realizados por ojo
humano.
6) El sistema manual obtiene como resultado salida de información manuscrita,
tipografiado o con uso de computadoras personales.
El medio de registro electrónico, procesa datos mediante un sistema de cómputo, que
está integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware. Un
procesador central contiene componentes que manejan la información virgen para ponerla
más útil y controla las otras partes del sistema de cómputo.

Los dispositivos de almacenamiento o memoria secundaria (discos magnéticos) alimentan

los datos y los programas en el procesador central y los almacenan para uso posterior. Los
dispositivos de entrada, como los teclados, lectoras digitales, scanners o el ratón (mouse)
de las computadoras, transforman los datos y las instrucciones a una forma electrónica
para alimentarla a la computadora.

Los dispositivos de salida, como las impresoras, terminales de pantalla en video,

graficadores, dispositivos de salida por voz, transforman los datos electrónicos producidos
por el sistema de cómputo y los muestran de manera que las personas los entiendan.
Los dispositivos de comunicaciones ayudan al control de las comunicaciones entre el
procesador central, los dispositivos de entrada y salida y los usuarios finales.
Gráficamente el sistema de cómputo se muestra a continuación:

Almacenamiento
Secundario (memoria)
- Disco magnético
- Cinta magnética
- Disco óptico

Dispositivos de entrada Procesador central Dispositivos de

- Teclado CPU salida
- Ratón (mouse) Unidad lógica/ - Impresoras
- Dispositivos de entrada aritmética - Terminal en pantalla
para voz Unidad de control de video.
- Lectoras ópticas digitales - Graficadores
- Salidas por voz
Almacenamiento
primario (memoria)

Dispositivos de comunicación
 Para el proceso contable existen sistemas computarizados contables que emiten reportes de
información similares que el medio manual y que resultan más oportunos para la toma de
decisiones.

El plan de cuentas.- El plan de cuentas denominado también nomenclatura de cuentas, es

un documento oficial del sistema contable de la empresa, que consiste en un listado
ordenado y codificado de cuentas de balance, de resultados y de orden, que permite el
registro de las transacciones comerciales en los registros contables. Está elaborado de
acuerdo a la actividad económica del negocio.

Manual de cuentas.- Es un instrumento complementario al plan de cuentas, que tiene por

finalidad describir por cada cuenta: su concepto, cuando se debita, cuando se acredita y su
saldo característico, facilitando de esta manera el registro adecuado de cada una de las
operaciones del negocio de acuerdo a normas y procedimientos contables.

Los registros contables.- Los libros de contabilidad registran y almacenan a las

transacciones que efectúan las empresas como: libro diario, libro mayor, inventarios de
existencias, hojas de trabajo, estados financieros etc. A la fecha han evolucionado las
formas de los libros, sus rayados, y uso de los medios de registro, llegando hasta los
sistemas computarizados contables.

Comprobantes de contabilidad.- Son hojas preimpresas o impresas a través de medios

electrónicos, en las cuales se registran las transacciones una por separado, considerando
datos como fecha, cuentas que se debitan, cuentas que acreditan, sus importes y glosas
adjuntando documentos de respaldo tales como facturas, recibos, estados de cuenta,
planillas, etc. En su conjunto estos comprobantes constituyen el libro diario.

Mecanismos de control, para verificar, que el sistema ha captado datos necesarios de

todas las operaciones con el respaldo documentario respectivo.

Modelos de informes contables, como modelos de informes podemos mencionar como

ejemplo: el estado de resultados y el balance general, que posteriormente veremos en la
unidad correspondiente.

3.3 Organización del sistema contable.-

Organizar implica tomar decisiones acerca de los siguientes aspectos:

a) Las tareas a asignar a cada persona integrante del sector contable
b) Los medios de registros a emplear manuales o electrónicos
c) El plan de cuentas a utilizar
d) La cantidad y características de los registros a utilizar
e) La forma en que se deberá producir el ingreso de los diversos comprobantes al sector
contable
f) Los controles a practicar sobre la entrada de datos al proceso, salida de cada proceso
particular y los saldos periódicos y las constancias que deben dejarse de su realización.
g) El diseño de los informes contables a preparar, la periodicidad con que se emitirán y
sus destinatarios.
 Para tomar estas decisiones deben tenerse en cuenta los requerimientos de los usuarios de
la información producida por el sector contable, y las restricciones de carácter económico
de la organización.

3.4 Inicio de un sistema contable.-

El propietario de un negocio, antes de empezar con un sistema de contabilidad, debe

determinar cuanto es el valor neto de sus posesiones. El valor neto de sus posesiones es
igual a la diferencia que existe entre el total de sus posesiones y el total de sus deudas. La
cifra resultante representa el valor de que realmente le pertenece.

Para fines explicativos veremos el siguiente ejemplo:

En fecha 4 de enero de 2000 el señor Oscar Alvarez, con la finalidad de iniciar un sistema
de contabilidad a su negocio “Comercial Continental”, previamente debe determinar el valor
neto de sus posesiones. Entonces como primer paso detalla sus posesiones y deudas como
sigue:

Sus posesiones Sus deudas

Efectivo disponible Bs.20.000.- A Toyosa Ltda. Bs.5.000.-
Inmueble para uso de oficinas Bs.56.800.- A mueblería El Roble Bs. 800.-
Un automóvil Toyota Bs.25.000.- A Garaje Romero Bs. 400.-
Una línea telefónica de COTEL Bs. 4.400.-

Solución
El señor Rodríguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio de la siguiente
manera:
Comercial “Continental”
Valor Neto de sus posesiones

Total de sus posesiones Bs.106.200.-

Menos:
Total de sus deudas Bs. 6.200.-
Valor neto de sus posesiones Bs.100.000.-

3.5 Balance inicial.-

El balance inicial llamado también balance de apertura o estado de situación inicial, es un

informe financiero elaborado a fecha de inicio de actividades del negocio. La exposición de
su contenido es la siguiente:

Encabezamiento: El balance inicial tiene el siguiente contenido:

Línea 1 Razón Social del negocio
Línea 2 Nombre del informe financiero
Línea 3 Fecha de informe
Línea 4 Unidades monetarias en las que se expresa el informe posterior a la línea 4, el
balance inicial comprende tres secciones: Activos, Pasivos y Patrimonio.
 En el lado izquierdo, bajo el título de activos y utilizando cuentas con sus importes detalla
todas las posesiones del negocio, en el lado derecho bajo el título de pasivos sus deudas,
inmediatamente después del total de pasivos y bajo el título de patrimonio expone el valor
neto de sus posesiones, es decir, su capital con el cual la empresa inicia sus actividades.
El balance inicial de la Comercial Continental es el siguiente:

Comercial “Continental”
Balance Inicial
Al 4 de enero de 2000
(Expresado en bolivianos)
Activos Pasivos
Bancos 20.000.- Cuentas por pagar 6.200.-
Edificios 56.800.- Toyosa Ltda. 5.000.-
Vehículos 25.000.- Mueblería El Roble 800.-
Inversiones 4.400.- Garaje Romero 400.-
Total Pasivo 6.200.-
Patrimonio
O. Álvarez, Capital 100.000.-
Total Activo 106.200.- Total Pasivo y Patrimonio 106.200.-

FIRMA CONTADOR FIRMA GERENTE

3.6 Ecuación fundamental de la Contabilidad y ecuaciones derivadas.-

En cualquier estado de situación como ser, balance inicial o de apertura y balance general se
cumple la siguiente ecuación: El total de activos (A) es igual al total de pasivos (P) más el
total de patrimonio (C). Este importante principio puede resumirse como: A = P + C
Las ecuaciones derivadas de la misma son: P = A – C y C = A – P

Gráficamente podemos representar la ecuación fundamental de la contabilidad considerando

los datos de la Comercial La Paz como sigue:

Descomponiendo la composición del patrimonio, la fórmula fundamental se presenta:

A=P+C+I–E donde I = Ingreso, E = Egreso
Haciendo positivos a todos los componentes de ecuación, tenemos la siguiente expresión:

A+E=P+C+I

3.7 Ejemplo.-
El señor Jaime Rodríguez, inaugura su negocio el 1/06/04 con la razón social Micro Market
“Rodríguez” y con la finalidad de aplicar un sistema de contabilidad para registrar
adecuadamente sus transacciones comerciales, inicialmente debe determinar el valor neto de
sus posesiones en base a la información que presenta:

Sus posesiones: Sus deudas:

Dinero en efectivo Bs.92.670.- A Importadora Ruiz 6.000.-
Mobiliario de oficina Bs. 2.300.- A Servicio de Impuestos 470.-
Una camioneta Nissan Bs.27.000.-
Equipo de computación Bs. 4.500.-

Trabajo a realizar:
a) Valor neto de sus posesiones, b) Balance Inicial
Solución
a) El señor Rodríguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio como
sigue:
Micro Market “Rodríguez”
Valor Neto de sus Posesiones
Total de sus posesiones Bs.126.470.-
Menos:
Total de sus deudas Bs. 6.470.-
Valor neto de sus posesiones Bs.120.000.-
=========
b) El balance inicial del Micro Market “Rodríguez” es el siguiente:

Micro Market “Rodríguez”

Balance Inicial
Al 1 de junio de 2004
(Expresado en bolivianos)
Activos Pasivos
Caja 92.670.- Cuentas por pagar 6.000.-
Mobiliario de oficina 2.300.- Importadora Ruiz
Vehículos 27.000.- Impuestos por pagar 470.-
Equipo de computación 4.500.- Total Pasivos 6.470.-

Patrimonio
J. Rodríguez, capital 120.000.-
Total Activos 126.470.- Total Pasivo y Patrimonio 126.470.-

FIRMA CONTADOR FIRMA GERENTE

3.8 Lectura: Enrique Fowler Newton. Organización del Sistema Contable. Ediciones Machi
1992. Pgs. 113 a 167.

3.9 Ejercicio:
1.- Practica El señor Mario Martinez, propietario de la Mueblería el Roble, el 1ro. de abril
del año 2004 con la finalidad de iniciar un sistema de contabilidad que le permita el registro
y control de sus recursos financieros, previamente debe determinar el valor neto se sus
posesiones y luego su Balance de Apertura en base a la siguiente información:

Sus posesiones
Dinero en efectivo Bs. 43.000.-
Para uso de oficina dos escritorios c/u a Bs.700,
dos sillas c/u a Bs.300 y una credenza Bs. 800
Una casa Bs. 58.000.-
Inventario de mercaderías Bs. 30.000.-
Una línea telefónica Bs. 6.400.-
Una computadora personal Bs. 7.000.-
Una camioneta _____?____
Total posesiones Bs.202.400.-
Sus deudas
Prestamos por pagar Bs. 12.000.-
Cuentas por pagar (Barraca El Alto) Bs. 5.000.-
Servicios de Impuestos Bs. 1.000.-

Trabajo a realizar
1. Determinar el Valor Neto de Posesiones
2. Balance de apertura
3. Afirmar verdadero o falso que: el valor de la camioneta Bs.31.000.

2.- Teoría.- Desarrollar los siguientes términos contables:

a) Concepto de Sistemas Contables

b) Elementos de un Sistema Contable
c) Elementos materiales de un Sistema Contable
d) Manual de cuentas
e) Organización de un Sistema Contable
f) Valor neto de posesiones
g) Balance inicial
h) Estructura del Balance inicial
i) Ecuación fundamental de la contabilidad