3.
1 Funciones roles y procesos en la
gestión de servicios de TI. El modelo
RACI
Para que la fase de diseño resulte exitosa es imprescindible organizar
adecuadamente todos los procesos y actividades implicados.
Un modelo útil para la asignación de responsabilidades en la ejecución de tareas o
actividades asignadas a un proyecto es el llamado modelo RACI (también llamado
matriz de asignación de responsabilidades) que es el acrónimo de:
1. Responsible (Encargado): es la persona encargada de hacer la tarea en
cuestión.
2. Accountable (Responsable): es el único responsable de la correcta
ejecución de la tarea.
3. <strongConsulted (Consultado): las personas que deben ser consultadas
para la realización de la tarea.</strong
4. Informed (Informado): Las personas que deben ser informadas sobre el
progreso de ejecución de la tarea.
En cada tarea debe haber un único R y A. Si esto no fuera así la tarea se subdividirá
hasta que así sea. Por supuesto una persona puede ser, a priori, R o A en múltiples
tareas.
Una matriz RACI típicamente tiene un eje vertical donde se describen las tareas o
entregables en orden cronológico y en el eje horizontal los perfiles o personas
implicadas en los mismos.
Un ejemplo de matriz RACI viene dado por:
Existen variaciones menores de este modelo que incluyen nuevos roles.
Por ejemplo en RASCI se incluye:
Support (Soporte): que se corresponde con las personas encargadas de
facilitar el soporte necesario para la realización de la tarea.
Y el RACI-VS que introduce los roles de:
Verify (Vericador): encargado de supervisar la tarea y su adecuación a los
estándares preestablecidos.
Sign (Signatario o firmante): encargado de dar la aprobación
¿Qué es el modelo RACI?
El modelo RACI es una herramienta relativamente directa que se puede utilizar para
identificar roles y responsabilidades durante un proceso organizacional de cambio.
Obviamente, los procesos de transformación no trabajan automáticamente o de
forma autónoma. La gente tiene que hacer algo para que suceda el cambio en los
procesos.
Por lo tanto, es útil describir por qué es lo que debe hacerse, quien tiene que hacerlo
de modo tal que se dé el proceso de transformación.
En lugar de la treminología RACI, a veces también se utilizan los términos RASCI o
RASIC.
RACI:
R = Responsible (encargado). La persona que tiene a cargo el proyecto/problema.
A = Accountable. Es ante quien "R" debe reportarse, quien debe firmar o aprobar
el trabajo antes de que sea ACEPTADO.
S = Supportive (puede ser de apoyo). puede proporcionar recursos o puede
desempeñar un papel al apoyar la puesta en práctica.
C = Consulted (es quien debe ser consultado). Tiene la información y/o la
capacidad necesarias para terminar el trabajo.
I = debe ser informado. Debe sre notificado de los resultados, pero no necesita ser
consultado.
La técnica es típicamente apoyada por un gráfico RACI que ayuda a discutir, a
acordar, y a comunicar los roles y las responsabilidades.
Pasos en un PROCESO RACI
1. Identifique todos los procesos / actividades implicados y enumérelos en el lado
izquierdo del gráfico.
2. Identifique todos los roles y enumérelos en el lado izquierdo del gráfico.
3. Complete las celdas del gráfico: identifique quién tiene el rol de R, A, S, C, I para
cada proceso.
4. Cada proceso debe preferiblemente tener uno y solamente un "R" como principio
general. Se da una brecha cunado existe un proceso sin un "R". Se da un traslape
cuando existen múltiples roles que tienen un "R" para un proceso dado.
5. Resuelva los traslapes. Cada proceso en el mapa de roles de responsabilidad
debe contener solamente un "R" para indicar un dueño único del proceso. En el
caso que se dé múltiples "R", hay necesidad de detallar aún más los procesos
secundarios, para separar las responsabilidades individuales.
6. Resolución de separaciones. Donde no se ha identificado ningún rol "R" par un
proceso, quien tenga la autoridad para la definición del rol debe determinar qué rol
existente o nuevo será el responsable. Actualice el mapa RASCI y clarifique el rol
con el individuo que asuma ese rol.
Una matriz de asignación de responsabilidades, lo que busca es clarificar los roles
que tienen las personas en los procesos de negocios, así como sus
responsabilidades. Si bien en proyectos simples esto puede ser bastante obvio, se
hace necesario por ejemplo en casos donde diferentes departamentos de una
misma empresa participan, o se entremezclan funciones, lo que puede generar
cierta confusión al momento de determinar responsabilidades a cada elemento de
uno de estos procesos.
El acrónimo o sigla "RACI", proviene del inglés, con las iniciales de las
responsabilidades más usualmente incluidas en la matriz, "Responsable
(responsable), Accountable (aprobador), Consulted (consultado), Informed
(informado)".
El responsable es aquel que ejecuta un rol o tarea.
El aprobador es quien delega la tarea al responsable. Usualmente es el que da el
visto bueno o firma el trabajo del responsable.
El consultado es usualmente un experto en un tema o persona con experiencia, que
apoya una labor con sus opiniones.
El informado es quién usualmente supervisa el avance de un proyecto,
específicamente por lo general al completarse cada tarea o trabajo.
Por ejemplo, una utilidad de la matriz de responsabilidades es cuando nos damos
cuenta que una misma persona participa de diferentes roles a la vez; es preferible
que las responsabilidades sean bien delimitadas, con sólo una de las funciones
antes descritas por integrante de un equipo.
Y ahora para crear la matriz propiamente tal, no hay más que enumerar en una
columna las tareas o trabajos, y sobre esta columna, hacia el lado en una fila los
integrantes del equipo o roles (no en el sentido RACI sino que de acuerdo a la
jerarquía de la organización, como "gerente de proyecto", "ingeniero informático",
etc.). Esto se puede hacer fácilmente en una planilla como por ejemplo Excel. Y las
celdas dentro de la matriz se van llenando de acuerdo al sistema "RACI" que te
mencioné.
Para cada tarea, los integrantes del equipo tendrán un determinado tipo de
responsabilidad, lo que es de suma utilidad para llevar a cabo un proyecto, con sus
integrantes respondiendo de manera adecuada a sus funciones.
Existen otras variaciones de la matriz, o más bien del rol o tipo de responsabilidad
que puede tener un miembro del equipo, como el modelo "CAIRO", que añade la
letra "O" para referirse a la persona o grupo de ellas que no participan de una tarea,
para aislar su responsabilidad (del inglés "out of the loop").
También está el modelo "DACI", que incluye los elementos "Conductor" (el que
maneja literalmente el proyecto), "Aprobador", "Contribuyentes" e "informados".
Por último, te comento también la existencia de la variante "RACI-VS", que incluye
además de lo usual en el modelo RACI, al "verificador", que busca el producto
resultante, y el "firmante", que finalmente aprueba la salida del producto tras el visto
bueno del verificador.
Asimismo hay otras variaciones, pero te puedes ya hacer una buena idea sobre el
asunto.
Descripción de la plantilla
La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por las iniciales de los tipos
de responsabilidad) se utiliza para relacionar actividades con personal (individuos o
equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los
componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo de trabajo.
La plantilla comprende las siguientes columnas:
ID Actividad: Se ingresa aquí el identificador (ID) de la actividad de proyecto,
con el mismo número utilizado para identificar la actividad o paquete de
trabajo en los documentos de proyecto.
Actividad: Se coloca el nombre completo de la actividad (Por ej. "Realizar
levantamiento de información", "Elaborar Diseño Técnico", "Desarrollar
Componente Java 001").
Colaboradores: Sustituir el texto de cada columbra de "Colaborador", con el
nombre y apellido del integrante del equipo de proyecto que se asignará
responsabilidades (Ej. Luis González, Alberto García, María Hernández).
Roles / Responsabilidades por Actividad: En cada renglón (fila) se
especifica el tipo de responsabilidad asociado al colaborador de la columna,
con los siguientes valores posibles: R: Responsable, A: Aprobador, C:
Consultado, I: Informado.
Responsabilidad del Modelo RACI
Con frecuencia se utiliza una matriz su autoridad dentro de las organizaciones para
indicar los roles y responsabilidades relacionaos con los procesos y las actividades.
Si bien existen muchas variaciones de la matriz de autoridad, el modelo RACI está
respaldado por COBIT (Objetivos de Control para la información y Tecnología
Relacionada), un modelo de gobierno de tecnología de la información ampliamente
reconocido.
Al utilizar el modelo RACI como un ejemplo, solo existe una persona responsable
de una actividad aunque varias personas pueden ser responsables de la ejecución
de algunas partes de la actividad. En este modelo, responsable final significa la
responsabilidad de un extremo a otro del proceso. La responsabilidad debe
permanecer con la misma persona en todas las actividades de un proceso.
R responsable
Ejecución adecuada Dell procesos y las actividades.
Las personas responsables de hacer que se lleve a cabo el trabajo.
A responsable final
Propiedad de la calidad, y los resultados del proceso
La persona que tiene la autoridad final para la decisión, actividad o diseño
del proceso
C consultado
Participación a través de la aportación de conocimientos e información
I informado
Recibe información acerca de la ejecución y calidad del proceso
Puntos de consideración
Contar solo con una "A" por actividad
La "A" debe conservar el mismo rol
No identificar el rol con la persona
Evitar contar con demasiadas "R" para una actividad
Evitar contar con demasiadas "R" para un rol
Evitar contar con demasiadas "C" para una actividad
No contar con ninguna "C" o "I" para un grupo de actividades
Evitar contar con demasiadas "I" para un rol
