ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Los elementos de la organización formal son: estructura organizativa, órganos,cargos, puestos,

funciones, actividades, tareas, relaciones formales, niveles jerárquicos, sistemas
administrativos, procedimientos, procesos, operaciones y métodos.

Estructura organizativa

Las ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS son la forma en que están ordenadas las

unidades que componen una organización, la relación que guardan dichas unidades entre sí y
los niveles jerárquicos en que están ubicadas.

El organigrama representa gráficamente la estructura organizativa de una organización ya

que muestra las diferentes unidades que la componen (órganos), los niveles jerárquicos que
tiene cada unidad y las relaciones formales que existen entre ellas.

Órganos

Los ORGANOS son unidades administrativas creadas como consecuencia de la división del
trabajo, que tienen a su cargo el ejercicio de una función o parte de ella, que contribuyen al
logro de los objetivos en determinado nivel jerárquico. Son impersonales. Reciben el nombre
de Dirección, Departamento, Sección, etc.

Funciones

Las FUNCIONES son un conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para cumplir
dichas funciones. Dichas funciones o parte de ellas son asignadas a los órganos.

Las funciones son un conjunto de actividades relacionadas entre sí que se asignan a los
órganos para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la organización.

Actividades

Las ACTIVIDADES representan la agregación o conjunto de tareas homogéneas, afines e

interrelacionadas cuya realización contribuye al cumplimiento de determinada función.

Las actividades se llevan a cabo mediante procedimientos.

Cargos

Los CARGOS son un conjunto de tareas similares que son agrupadas bajo el mismo nombre.
Unidades de trabajo específicas e impersonales constituidas por un conjunto de tareas que
deben realizar quienes los ocupan, aptitudes que deben poseer, responsabilidades que deben
asumir y condiciones de trabajo. Unidades de carácter impersonal.

Los órganos, para cumplir con la función propia de su naturaleza, cuentan con individuos que
desde el punto de vista jerárquico y presupuestal ocupan cargos en los que se definen las
responsabilidades y deberes que asumen sus titulares y las tareas que deben realizar.

Puestos

Los PUESTOS son posiciones de trabajo ocupadas por personas que realizan las tareas propias
del cargo. Personificación del Cargo. Posición de trabajo. Personificación del cargo.
Conjunto de tareas, responsabilidades y condiciones de trabajo asignadas a un empleado en
particular.

Tareas

Las TAREAS son un conjunto de operaciones que ejecutadas por un individuo

constituyen un puesto de trabajo.

Niveles jerárquicos

Eslabón dentro de la estructura organizativa en el cual se encuentran órganos con un similar

grado de autoridad y responsabilidad en relación a los objetivos de la institución,
independientemente de la función o actividad que realicen dichos órganos.

Relaciones Formales

Son las relaciones o vínculos formales a través de los cuales se coordinan e

interconectan las unidades administrativas (órganos) y pueden ser: de subordinación, de

asesoría, funcionales o de mando especializado, de representación personal, de servicio, de
coordinación y de revisión.

Procedimientos Sucesión cronológica y secuencial de operaciones, relacionadas entre sí y

ejecutadas en base a un determinado método. Esta sucesión de operaciones está orientada a
lograr el objetivo del procedimiento.

Conjunto de operaciones secuencialmente vinculadas entre sí y su método o forma de

ejecución.
Métodos

Formas de realizar las tareas, los procesos y los procedimientos.

Operaciones

Las OPERACIONES son los elementos mínimos del proceso de ejecución. Son cada

uno de los pasos o acciones -físicas o mentales- que es necesario ejecutar para aplicar

un procedimiento.

Sistemas administrativos

Los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS son un conjunto ordenado de procedimientos relacionados

entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una actividad, acompañados con
frecuencia de políticas.

Procesos

Los PROCESOS de negocio son el conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que con
un propósito definido, transforman entradas en salidas valiosas para uno o más clientes
internos o externos.

El profesional en organización debe tener presente:

a) que los elementos de la organización formal están íntimamente relacionados

por lo que cambios en uno de ellos en general repercuten en los otros.

b) la relatividad de algunos de estos conceptos (función, actividad, tarea, proceso,

procedimiento, operaciones) por ejemplo lo que en determinadas situacionesde análisis es una

función, puede ser una actividad en otra situación.

Estructura Organizativa.

Es la forma en que se ordenarlas unidades administrativas y las relaciones que existen entre
ellas. Su formación se hace a través de un proceso conocido como diseño organizacional,
mediante el cual los directivos toman decisiones teniendo en cuenta la estrategia empresarial,
el entorno o contexto, y la tecnología a utilizar.

Este proceso puede simplificarse en tres etapas:

1)Determinar los objetivos

2)Determinar y Agrupar la actividades mediante la Departamentalización y Asignación
de Actividades.

3)Determinar el relacionamiento de las unidades, mediante las relaciones

Formales(Subordinación, asesoría , coordinación, mando especializado, etc)

4)Definir Autoridad y Responsabilidad de cada unidad, mediante los Niveles

Jerárquicos.

5)Definir Recursos Humanos , (Cargos, puestos, tareas)

Departamentalización

Concepto: Es una parte el proceso administrativo , que consiste en agrupar

actividades, en base a criterios de homogeneidad y afinidad , con el objetivo de dividir
el trabajo de la direccion de forma tal que la organización quede estructurada en
unidades aptas para operar con eficiencia y sujetas a mecanismos de relacionamiento
y coordinación, para una efectiva integración.

Departamentalizacion Primaria:Es la que se efectúa en el primer nivel de la estructura

organizativa.

Departamentalización Secundaria: criterios que se aplican para volver a dividir y

agrupar las actividades de las unidades del primer nivel, así como la reiteración de los
procesos en los niveles subsiguientes.

Criterios de Departamentalizacion mas usuales:

Funcional: se da en el primer nivel ,en base a la homogeneidad y afinidad de las

actividades.

Ventajas: Favorece la especialización de las funciones

Mas económica

Mas aplicada en el Nivel Primario

Limitaciones: En EMPRESAS GRANDES NO ES ADECUADO YA QUE GENERA DEMASIADA

BUROCRATIZACIÓN.
Producto:Se requieren maquinas y tecnología , posiciona a la metodología y tecnología

Primaria:El producto se transforma en una subempresa de la mayor.

Secundaria: el producto de departamentaliza en base a un nivel funcional.

Ventajas:nivel primario mayor rentabilidad de cada producto, mayor cercanía a los

escenarios de producción.

Condiciones:son diferentes las tecnologías, los procesos productivos , y la posición en

el mercado.

Necesidad de unidades de Staff:para mantener uniforme las políticas.

Geográfica:

Primaria:si se extiende a nivel internacional (multinacional)

Secundaria:en empresas que se extiendan territorialmente casi internacionalmente.

Condiciones:se puede aplicar en empresas que operan en varios países casi

internacionalmente.

A NIVEL Secundario se aplica en las áreas de producción y comercialización.

Existen otros criterios de Departamentalizacion: Clientes, Canales de

Comercialización , Procesos, Matricial, Proyecto, Mixta.

Relaciones Formales

Subordinación:Consiste en la relación que existe entre el jefe de sección y sus

subordinados , relación de autoridad lineal, comunicación de arriba a abajo.

Asesoría: Se puede dar en todo los niveles , aconseja o informa a órganos de linea en
actividad especificas, no toma resoluciones dentro de la organización,asesora.

Funcional o Mando Especializado: Relaciones entre un órganos que pueden dar

ordenes a otros jefes de linea o subordinado.
Representación Personal:función de confianza que se recibe de la autoridad un
empleados de confianza para representar a un superior en jerarquía

De Servicio:concentran determinadas actividades y puede tratarse de servicios

generales , y ese actúa en apoyo del órgano servido.

Coordinación: del mismo nivel coordinan actividades.

Control:función es revisar sistemas operacionales realizadas por otros órganos y

comprobar que se cumplan normas y procedimientos.

Criterios de Asignación de Actividades

Después de decidir sobre los criterios de Departamentalización más apropiados para la

organización , el directivo debe resolver que actividades concretas asignar a cada
grupo establecido. Para dicha asignación dispone de varios criterios:

Por Semejanza u Homogeneidad:

Si una actividad es muy relacionada con otra , probablemente sera conveniente que
este bajo el mismo mando.

Asignación de Máximo Uso:

El Órgano que mas realice una actividad es el que la administra.

Asignación por Oposición de Intereses:

Una función de Control no puede depender del órgano controlado.

Asignación de Interés de un Jerarca o un Ejecutivo:

Es cuando se asigna una actividad por decisión de un superior.

Asignación para Asegurar una Atención Correcta:es cuando un servicio no es

cumplido correctamente por su encargado, por lo tanto hacen que en otro Servicio,
se le asigne transitoriamente al Jefe dicho servicio y mejorar la atención.

Autoridad -Responsabilidad

Autoridad:
Es el derecho legitimo de exigir obediencia a sus subordinados.

Tiene como base el cargo que ocupa quien la ejerce( Dirección, Gerente General)

Es EL ELEMENTO QUE DA COHESION A LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

Responsabilidad:

Se relaciona con el flujo de actividad.

El subordinado, a quien se le asignaron determinadas tareas,tiene la obligación de realizarlas y

ejercer la autoridad que le fue delegada en los términos establecidos.

Niveles de Autoridad y Responsabilidad

Creadas las unidades y asignadas las actividades, corresponde determinar la autoridad y

responsabilidad de cada una de ellas.

Conjunto de unidades que tienen la misma autoridad y responsabilidad, independiente de la

función y actividad que cumplan, constituyen un mismo Nivel Jerárquico.

El criterio mas aceptado se clasifica los Niveles en:

 Dirección

 División

 Departamento

 Sección

 Sector