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ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Primera parte:
Descripción de la gestión de proyectos.
 Qué es un proyecto.
 Desarrollo de las partes de un proyecto.
 Uso de las herramientas de gestión de proyectos.

 Diagrama de Gantt.
 Diagrama Pert.

Microsoft Project 98 es una aplicación de gestión de proyectos, que

nos ayudará a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo
determinado.

Antes de ver cómo utilizar esta aplicación vamos a aclarar algunas

dudas un tanto teóricas que nos ayudarán a una mejor comprensión de la
misma.

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que

tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta
algunos aspectos antes, durante y al final del mismo:

 Antes del proyecto:

 Definir el proyecto, determinando cuáles son las tareas que hay que realizar para
conseguirlo.
 Identificar quién se encargará de cada tarea.
 Detallar cuándo se va a comenzar cada una de esas tareas y cuánto se va a tardar
en realizarlas.
 Determinar el coste total del proyecto.

 Durante el proyecto:

 Anotar cuándo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

 Indicar qué problemas van surgiendo.
 Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas,
informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto.
 Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.

 Al finalizar el proyecto:

 Evaluarlo para realizar proyectos más efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las
sugerencias de las personas participantes.

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DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Una vez que hemos definido nuestro proyecto sólo nos queda decidir cómo
y cuándo se alcanzará el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto está
formado por las partes siguientes:

 Tareas: También se les llama pasos y definen el ámbito del objetivo del
proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo
componen y se detalla para cada uno de estos elementos qué tareas
hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando
las vacaciones, los elementos serían: lugar de vacaciones, medio de
transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar
de vacaciones serían: visitar agencias de viajes, ver qué lugares están
disponibles en una fecha, reservar hotel,...
Al identificar las tareas hay que organizarlas jerárquicamente, en la
llamada “Estructura de descomposición del trabajo”. Algunas tareas se
tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se
hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se
pueden realizar simultáneamente.

También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo necesario

para realizar una tarea. Project permite especificar la duración en
semanas, días, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duración
de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:

1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares.

2. Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormente
en otras circunstancias.
3. Intuición de alguien que la ha realizado anteriormente.
4. Indeterminación. Cuando no se tiene otra información.

 Hitos: Representan la finalización de un grupo de tareas o de una fase

del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duración cero ya
que marcan la finalización de un plan. Cada vez que se concluye una
tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos
querrá decir que el proyecto se ha concluido.

 Recursos: En los recursos están incluidas las personas, herramientas,

instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Además de
detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la
disponibilidad de los mismos en cada momento.

GESTIÓN DE PROYECTOS

Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos
anteriormente mencionados. Gracias a este software de gestión de proyectos
podemos:

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 Ver cómo algún cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.
 Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen
que hacer y cuándo tienen que hacerlo.
 Entre otras cosas que veremos a continuación.

Cómo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:

 Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de

Planificación, una vez que se han establecido las tareas a desarrollar y
los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del
proyecto basándonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen.

 Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el

seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si
hay algún retraso en su finalización,... y también se tiene en cuenta los
imprevistos que puede haber.

 Comunicación de los resultados del proyecto: Como generalmente son

muchas las personas que participan en un proyecto, éstas tienen que
estar informadas para que puedan trabajar efectivamente. Mediante el
uso de los informes, se puede presentar la información necesaria en
cada caso.

 Evaluación del proyecto: Project almacena toda la información

relacionada con las tareas, los costes,... y esta información ayuda a
realizar la evaluación final del proyecto. También permite hacer
sugerencias para proyectos futuros.

Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden

ayudar en diversos momentos del planteamiento y la ejecución de un proyecto,
quizás las dos más útiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del
tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama Pert, que aclara la
relación entre las mismas. Veamos cada uno de ellos más ampliamente.

 Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea está representada por

una barra horizontal, y se sitúan a lo largo de un período de tiempo
llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada barra
corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. También a
través del diagrama de Gantt podemos ver la relación entre tareas,
cuando varias barras horizontales se unen entre sí indicando que una
tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuando
haya terminado la anterior.

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 Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos

comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duración. En el
diagrama Pert las tareas están representadas por recuadros, llamados
nodos, que contienen información de las mismas, y cuando varias tareas
están relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente después de
otra bien porque una dependa de otra, se unen por líneas.

Escala
Tempora
l
Línea de
Vinculo

Tareas Barra de
Gantt

Recurso

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Segunda parte:
parte
 Apertura y almacenamiento de un archivo de
proyecto.
 Visualización del proyecto en vistas.

 Ajuste de la escala temporal.

 Ejecución del programa

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EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

Una vez aclarados algunos aspectos teóricos vamos a ver cómo se

ejecuta el programa MICROSOFT PROJECT 98.

1. Desplegamos el Botón INICIO.

2. Vamos hasta la opción PROGRAMAS.
3. Seleccionamos MICROSOFT PROJECT.

APERTURA Y ALMACENAMIENTO DE UN ARCHIVO DE PROYECTO

Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, si

queremos abrir un archivo existente, tenemos que desplegar el Menú Archivo
y elegir la opción Abrir o pulsar el icono de la barra de herramientas que me
permite abrir los archivos.

Tras esto nos aparece la siguiente ventana

En esta ventana elegiremos dónde está el archivo que queremos abrir,

en el cuadro Buscar en, y después seleccionaremos el archivo en cuestión y
pulsaremos el botón Abrir.

Al abrir un archivo podemos ver lo que éste contiene así como hacer
cambios. Una vez hechos los cambios pertinentes debemos guardar el archivo,
y para ello tenemos dos opciones:

a) Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombre

existente. Para ello tan sólo tenemos que pulsar el botón Guardar de
la barra de herramientas:

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O desplegar el Menú Archivo y elegir la opción Guardar.

b) Guardar los cambios hechos pero con un nombre distinto. Para esto
debemos desplegar el Menú Archivo y elegir la opción Guardar
como...

Al almacenar un archivo aparece el Asistente para planeación que nos

pregunta si queremos almacenar el proyecto con línea de base (grabación del
proyecto en un punto específico del mismo). La línea de base nos permite ver
los cambios que se han producido en una programación. Una vez que un
archivo se guarda con línea de base, que suele ser cuando se termina de
planificar la programación y se va a empezar la primera tarea, el asistente para
planeación no aparece más, por tanto se puede sobreescribir la línea de base
existente o guardar otra nueva.

VISUALIZACIÓN DEL PROYECTO

Cuando trabajamos en Project 98, podemos elegir la forma en la que

deseamos ver e introducir información en nuestro proyecto. Por defecto la vista
que siempre aparece es la de Diagrama de Gantt, en la que a la izquierda se
muestra la tabla de entrada de información y a la derecha, el diagrama de
Gantt, mencionado en la primera parte, que organiza las tareas previstas en
una escala temporal.

Project nos proporciona tres categorías de vistas cada una de las cuales
muestra información del proyecto de forma distinta:

1. Vista de hoja: Es muy útil cuando tenemos que introducir mucha

información de tareas y recursos de una vez ya que la presenta en un
formato de filas y columnas.

2. Vista gráfica y de diagrama: Esta vista nos viene muy bien cuando
tenemos que presentar una información visual sin tantos detalles.

3. Vista de formulario: Debemos utilizar esta vista cuando queramos

examinar detalladamente la información de una tarea o recurso
determinado.

Todas estas vistas se pueden mostrar en un formato individual (una

única hoja, diagrama, gráfico o formulario) o combinado (como es el caso del
Diagrama Gantt, que combina la tabla de entrada, que es una hoja, y el
diagrama de Gantt).

Podemos seleccionar hasta 26 vistas que nos ofrece Project a través del
Menú Ver y elegir la opción Barra de Vistas o de la Barra de Vistas situada a
la izquierda de la ventana de aplicación de Project. Algunas de las vistas más
utilizadas las detallamos a continuación:

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Calendario mensual que muestra las

Calendario tareas y sus duraciones.

Lista de tareas e información

Diagrama de Gantt relacionada y un diagrama que muestra
las tareas y sus duraciones.
Muestra todas las tareas y sus
Diagrama Pert dependencias.

Lista de tareas y recursos para cada

Uso de tareas tarea.

Nos permite comparar la programación

Gantt de seguimiento de la línea base con la programación
actual.
Nos muestra la información de un
Gráfico de recursos recurso individual o en grupo a lo largo
del tiempo.
Nos permite introducir y editar
Hoja de recursos información sobre recursos en un
formato similar al de una hoja de
cálculo.
Muestra las tareas que están agrupadas
Uso de recursos en cada recurso.

Muestra una lista con todas las vistas

Más vistas disponibles.

En muchas ocasiones la vista elegida no nos permite ver la totalidad de

la información que ésta tiene, por eso tenemos que saber cómo movernos por
las diferentes vistas. Para ello tenemos barras de desplazamiento en la
mayoría de los casos, las teclas del cursor o la tecla TAB para desplazarnos
entre los campos o cuadros de una vista, o ya más concretamente, en el
Formulario de tareas podemos utilizar los botones anterior y siguiente para
desplazarnos en la lista de recursos o tareas, de uno en uno. También se
puede ir a un punto concreto del proyecto desde el Menú Edición en la opción
Ir a.

AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORAL

Como explicamos anteriormente en el apartado del Diagrama de Gantt,

podemos ver la duración de las tareas y del proyecto en general en la escala
temporal (principal y secundaria) que aparece en el mismo.

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Escala temporal Escala temporal

Principal Secundaria

Quizás en un momento determinado nos interese cambiar esta escala

para ajustarla mejor a nuestras necesidades. Para realizar esto podemos
utilizar los botones Alejar y Acercar de la barra de herramientas o en el Menú
Formato elegir la opción Escala temporal.

¿Qué cambios podemos conseguir?

 Si en la escala temporal principal aparece el primer día de una semana,

y por tanto en la escala temporal secundaria aparecen los días de la
semana, al pulsar Acercar, en la escala principal aparecen los días y en
la secundaria incrementos de seis horas.

 Si en la escala temporal principal aparece el primer día de una semana,

y por tanto en la escala temporal secundaria aparecen los días de la
semana, al pulsar Alejar, en la escala principal aparecen los meses y en
la secundaria incrementos de tres días.

 Si en el resultado de cada uno de los casos anteriores si pulsamos lo

contrario aparecerá, la escala de partida.

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Tercera parte:
Manejo de tareas. Dependencia entre tareas.

 Inicio de la programación de un proyecto.

 Introducción de tareas y duraciones.

 Edición de la lista de tareas.

 Introducción de tareas repetitivas.

 Creación de un esquema.
 Descripción de las dependencias entre tareas.
 Descripción del tiempo de posposición y de adelanto.

 Camino Crítico.

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INICIO DE LA PROGRAMACIÓN DE UN PROYECTO

Como ya hemos indicado en apartados anteriores, a la hora de

programar un proyecto con PROJECT tenemos que tener muy claro cuáles
son las tareas a realizar, el tiempo total del proyecto y de cada una de las
tareas y los recursos con los que contamos.

Para iniciar un proyecto en PROJECT, abrimos el programa y nos

aparece un archivo de proyecto en blanco en el que podemos empezar a
introducir la información del proyecto.

Para introducir la fecha de comienzo del proyecto sólo tenemos que

desplegar la flecha que aparece en el cuadro de esa opción y elegir del
calendario que se abre, el mes, año y día. Si no introducimos ninguna fecha de
comienzo o fin, Project utilizará automáticamente la fecha actual como fecha
inicial de la programación que se está creando. La fecha de fin la calculará
Project dependiendo de la información que introduzcamos referente a las
tareas y recursos.

También podemos programar un proyecto basándonos en una fecha final

creando lo que se conoce como programación hacia atrás. De esta forma a
partir de la fecha final, conocida, se calcula la fecha en la que debe comenzar
el proyecto para poder terminar en la fecha establecida.

Otras informaciones como el asunto o el responsable del proyecto las

podemos detallar en la opción Propiedades del Menú Archivo, en la solapa
Resumen.

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 En el cuadro Título, pondremos el título del proyecto.

 En Asunto, podemos escribir el objetivo del proyecto.
 En Autor, escribimos el nombre de la persona que realiza el proyecto.
 En Responsable, introducimos el nombre del responsable del proyecto.

Una vez hecho esto guardamos los cambios, no para acabar de realizar el
proyecto sino para que no haya peligro de pérdida del trabajo realizado.

INTRODUCCIÓN DE LAS TAREAS Y DURACIONES

Tras haber determinado cuál es el tiempo de inicio y algunas

propiedades del proyecto ya podemos comenzar a introducir las tareas a
realizar y la duración de las mismas.

Las tareas las introduciremos en la columna Nombre de Tarea de la tabla

de entrada de la vista Diagrama de Gantt. Cada una de las tareas está
identificada por un número que se va escribiendo automáticamente a medida
que vamos introduciendo las tareas. Tras introducir una tarea pulsamos INTRO
y podemos incluir una tarea nueva, así sucesivamente hasta que hayamos
escrito todas las tareas a realizar.

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Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duración. Estas

duraciones las podemos especificar en período laborable (limitado por las
horas del día y el número de días en los que los recursos trabajan) o tiempo
transcurrido (que incluye períodos laborables y no laborables basados en un
día de 24 horas y en una semana de 7 días). Como duración predeterminada
aparece 1 día, si queremos modificarla simplemente tenemos que introducir el
número, referente a la cantidad de tiempo, y la unidad del mismo siguiendo el
siguiente esquema:

m minuto
h hora
d día
s semana
mt minuto transcurrido
ht hora transcurrida
dt día transcurrido
st semana transcurrida

Así, si queremos indicar que la duración es de 3 semanas, tendremos

que escribir en duración 3s.

Para introducir un hito, tan sólo debemos introducir la tarea y como

duración 0. En el diagrama de Gantt, a la derecha de esta ventana, aparecerá
el hito representado con un rombo ().

Para introducir sucesivamente cada tarea y su duración podemos

escribir la tarea, pulsar TAB (tabulador) y escribir a continuación la duración de
la misma.

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Una vez detalladas una serie de tareas quizás tengamos que hacer
modificaciones como: introducir tareas nuevas, eliminar o desplazar algunas de
las introducidas. Para ello procederemos de la siguiente forma:

 Introducir tareas nuevas: Teniendo que cuenta que la nueva fila en

blanco para introducir esta nueva tarea aparecerá sobre la fila en la
que estemos en el momento de insertarla, debemos colocarnos en la
fila adecuada y a continuación desplegar el Menú Insertar y elegir la
opción Nueva tarea.

 Eliminación de tareas: Para ello seleccionamos las tareas a eliminar

a través de su identificador, cuadro gris. Una vez seleccionada
elegimos la opción Eliminar del Menú Edición. Cuando una tarea se
elimina la lista de tareas es renumerada.

 Desplazar tareas: Para mover una tarea a otra posición pulsamos el

identificador de la tarea a mover y manteniendo el puntero del ratón
sobre éste arrastramos hasta la posición nueva. También se pueden
utilizar los botones Cortar y Pegar de la barra de herramientas.

En ocasiones a la hora de preparar un proyecto tenemos que introducir

tareas que se van a repetir muchas veces a lo largo del mismo, como
reuniones semanales, informes o inspección del proyecto quincenal,... esto es
lo que en Project se conoce con el nombre de Tareas repetitivas. En estos
casos no vamos a escribir una tarea todas las veces que nos haga falta sino
que vamos a utilizar las herramientas que tiene el programa para este tipo de
tareas.

Para introducir una tarea repetitiva nos situamos en el campo nombre de

la última tarea introducida, desplegamos el Menú Insertar y elegimos Tarea
repetitiva. En este momento nos aparece una ventana como la que sigue:

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En esta ventana indicaremos el nombre de la tarea, la duración de la

misma, cuándo va a tener lugar (diariamente, semanalmente, mensualmente,
anualmente), qué día de la semana y cuántas veces se tiene que repetir a partir
del día en el que comience. Una vez indicada toda esta información pulsamos
ACEPTAR. Podemos comprobar que en la lista de tareas ha aparecido una
nueva que a su izquierda tiene un símbolo que indica que es una tarea
repetitiva.

Barra de Tareas Repetitiva

CREACIÓN DE UN ESQUEMA

Un esquema organiza la lista de tareas en grupos, estando cada grupo

encabezado por una tarea de resumen que describe brevemente las
subtareas que de ella parten. Cuando una tarea se convierte en tarea de
resumen, la duración, fecha de comienzo y fin y la programación de costo
cambian para resumir la información de las subtareas. Para crear y mostrar un
esquema se utilizan los botones de esquema que se encuentran en la barra de
herramienta de Formato, en las vistas de Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas y
Uso de Tareas. Estos botones son los que aparecen a continuación:

Transforma una tarea en otra

Anular Sangría tarea de nivel superior.

Transforma una tarea en

Aplicar Sangría subtarea, creando una tarea de
resumen por encima.
Muestra el contenido de la
Mostrar Subtareas tarea resumen.

Oculta el contenido de la tarea

Ocultar Tareas resumen.

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En la vistas de uso de recursos

Ocultar asignaciones y Uso de tareas, muestra las
asignaciones de recursos.
Muestra todas las subtareas del
Mostrar todas las Subtareas esquema.

Para crear subtareas simplemente tenemos que seleccionar las tareas

concretas a transformar y pulsar el botón Aplicar Sangría. Lo mismo, pero con
el botón Anular Sangría, si queremos cambiarlas a un nivel superior.

Para mostrar y ocultar subtareas de una tarea resumen, seleccionamos

la tarea resumen en cuestión y pulsamos los botones Mostrar Subtareas y
Ocultar Tareas respectivamente. Igualmente haremos con el botón Mostrar
todas las Subtareas.

Nota: Cuando eliminamos una tarea resumen, se eliminan todas las subtareas
que se encuentran dentro de ella.

A medida que hemos ido introduciendo tareas, hemos visto que a la

izquierda aparecían unos números de identificación de las tareas, pues bien, al
crear subtareas estos números también varían acoplándose al esquema creado
y siguiendo el siguiente orden:

Tarea de resumen Subtareas

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DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Cuando en un principio elaboramos la lista de tareas, éstas se disponen

dé tal forma que pueden indicar el orden de sucesión de las mismas, pero en
cuanto al momento de comenzar, todas están, por defecto, preparadas para
empezar al mismo tiempo. PROJECT 98 puede crear dependencias entre
tareas de forma que se pueda diferenciar si dos tareas comienzan al mismo
tiempo o una comienza al finalizar otra, .... La tarea que tiene que comenzar o
terminar antes de que otra pueda comenzar se llama predecesora y la tarea
que depende de ésta se llama sucesora.

La dependencia de tareas reduce o alarga la duración de la planificación

del proyecto, veamos en qué consisten los cuatro tipos de dependencias y
cómo afectan a esa duración:

 Dependencia Fin a comienzo: Es la más utilizada. El final de una

tarea marca el principio de otra. Aumenta la duración del proyecto.

A
B

 Dependencia Comienzo a comienzo: Las tareas comienzan a la vez.

Reduce la duración ya que las tareas se solapan.

B
 Dependencia Fin a fin: Las tareas finalizan a la vez. Reducen la
duración.

 Dependencia Comienzo a fin: Es la menos utilizada ya que el

principio de una tarea marca el final de otra.

A
B

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Para vincular tareas seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos el

botón Vincular tareas de la barra de herramientas.

En el caso que queramos vincular tareas no contiguas tenemos que

seleccionarlas con la tecla CONTROL pulsada a la vez.

Línea de vínculo

Para desvincular tareas, seleccionamos las tareas que queramos

desvincular y elegimos el botón Desvincular tareas que también lo
encontramos en la barra de herramientas.

Si no indicamos el tipo de vinculación, se hará por defecto una

Dependencia de Fin a Comienzo. En el caso de que queramos cambiar esta
dependencia por otra de las arriba indicadas, pulsamos dos veces en la línea
de vínculo, de la dependencia que queremos modificar, y nos aparecerá la
ventana Dependencia entre tareas. En esta ventana indicaremos en el cuadro
Tipo el tipo de dependencia que nos interesa y pulsamos el botón ACEPTAR.

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En esta ventana también podemos cambiar el tiempo de posposición y

el tiempo de adelanto. El primero de ellos retrasa el inicio de la tarea
sucesora, con lo que se aumenta la duración del proyecto. En el caso del
tiempo de adelanto, se desplaza hacia atrás, se adelanta, la tarea sucesora,
con lo que se reduce la duración del proyecto. Por ejemplo, si tenemos dos
tareas con dependencia de fin a comienzo y ponemos el tiempo de adelanto de
1 día, las dos tareas se solapan en un día, ya que el último día de la
predecesora es el primero de la sucesora. En cambio si ponemos el tiempo de
posposición de 1 día, habrá un día entre el fin de la predecesora y el comienzo
de la sucesora.

Ambos tiempos se especifican en el cuadro tiempo de posposición,

poniendo con un número negativo el tiempo de adelanto y con un número
positivo el de posposición.

Tiempo de posposición de un día

IDENTIFICACIÓN DEL CAMINO CRÍTICO

El camino crítico lo forman las tareas que son críticas para la duración
del proyecto. Tareas críticas son aquellas que no tienen margen de demora, es
decir, que no pueden sufrir ningún cambio en su fecha de inicio sin que tenga
repercusión en la duración total del proyecto.

Para ver el camino crítico tenemos que formatear la programación del

proyecto, para ello vamos a utilizar el Asistente para Diagramas de Gantt, que
permite seleccionar diferentes opciones de formato de este Diagrama.

Una vez formateada la programación, las tareas críticas aparecerán en

color rojo mientras que las que no lo son lo harán en azul. A medida que
hagamos modificaciones para ajustar las duraciones de estas tareas, el camino
crítico se irá actualizando.

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Todo lo que hemos visto hasta ahora acerca de la dependencia de las

tareas y sus duraciones lo podemos ver también bastante detallado en el
Formulario de tareas, mostrándose éste como una vista individual o combinada
según nos interese más. Esto último lo podemos indicar en la Barra de Vistas
en la opción Más vistas.

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Cuarta parte:
parte
 Gestión y programación de recursos.

 Asignación de recursos.
 Manejo del coste de los recursos.

 Utilización de calendarios.

 Creación de un nuevo calendario base.

 Asignación de recursos a diferentes calendarios bases.
 Creación de perfiles de trabajo.

 Gestión de cargas de trabajo de recursos.

 Visualización de las cargas de trabajo de recursos y

asignaciones de tareas.
 Resolución de conflictos de recursos.

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GESTIÓN Y PROGRAMACIÓN DE RECURSOS

Los recursos son las personas, lugares y elementos necesarios para

realizar una tarea. Si no asigna recursos a las tareas, será más difícil controlar
la terminación de las mismas y habrá menos flexibilidad en la planificación.

ASIGINACION DE RECURSOS

Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los recursos

necesarios para llevarla a cabo. Los nombres de recursos pueden ser
genéricos o específicos en sus descripciones. Un recurso que realiza labores
administrativas puede llamarse <<auxiliar administrativo>> o <<Juan Pérez>>.

Cuando se incorpora un recurso en un proyecto, se introduce por

omisión una unidad o 100%, en el campo Capacidad Máxima del recurso; por
omisión las unidades de recursos se muestran como porcentajes; también
puede mostrar las unidades de recursos en decimales.

Él numero máximo de unidades puede incrementarse o decrementarse.

No se debe asignar a una tarea mas unidades de un recurso de las disponibles
en un proyecto.

Pulsando el botón Asignar recursos, en la barra de herramientas

estándar, nos aparecerá la siguiente ventana:

Para introducir los recursos en la hoja de recursos, en la barra de menú

Ver, pulse la opción Hoja de recursos:

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Donde se añadirá los recursos del proyecto, quedando de la siguiente

manera:

ASIGNACION DE UNA UNIDAD DE RECURSO

Siguiendo los pasos anteriores, pulsando sobre el botón de la barra de

herramientas Asignar Recursos, donde podremos asignar cada unidad a cada
recurso: Pulsando sobre la columna de Unidades tendremos la opción de
asignar la unidad correspondiente, como se ve en la siguiente figura:

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ASIGNACION DE VARIOS RECURSOS

Como hemos dicho anteriormente, una tarea puede requerir mas de un

recurso para realizar un trabajo. Para seleccionar varios recursos,
mantendremos pulsada la tecla <<control>> y vamos haciendo clic con el botón
izquierdo sobre los que interesen asignar.

INTRODUCCION DE DETALLES DE LOS RECURSOS

Los detalles de los recursos ofrecen información adicional sobre un

recurso y pueden introducirse en la Hoja de recursos ó en el cuadro de dialogo
Información del recurso.

Para poder introducir la información, haremos doble clic con el botón

izquierdo sobre cualquiera de los recursos de la ventana Asignar recursos.

1. Ficha General: Donde podremos introducir información como él numero de

unidades disponibles, su dirección de correo electrónico, etc.

2. Ficha Horario de Trabajo: En la cual podremos indicar el horario de cada

recurso.

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3. Ficha Costos: En Microsoft Project existen dos tipos de costos:

A. Costos de recursos: Nos van a permitir cambiar la tasa a lo largo de la

duración del proyecto.
B. Costos Fijos: Se usan cuando la tarea en si tiene un costo asociado.

Al introducir información sobre los costos, se pueden crear presupuestos

de proyecto y analizar costos, así como identificar posibles salidas de
presupuesto.

Cada recurso o tarea puede tener asociado un costo, como una tarifa
por una hora, un salario anual o el alquiler de un equipo. También podemos
utilizar los costos por uso: Se pueden definir como los costos asociados a
un recurso o una tarea que se cargan una sola vez, independientemente de
la duración de la tarea o él numero de unidades asignadas.

4. Ficha Notas: Nos permiten guardar información adicional sobre el recurso.

UTILIZACION DE CALENDARIOS

Usando los calendarios, se puede determinar cuando trabajan y cuando

no lo hacen, los recursos de un proyecto. Con esta herramienta podremos:

1. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario estándar.

2. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario de recursos.

3. Crear nuevos calendarios base.

4. Asignar calendarios base distintos a los recursos.

En Ms Project se dispone de dos tipos de calendarios:

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 Calendarios base: Van a definir los días laborables y la jornada laboral

de un proyecto o un conjunto de recursos.

 Calendarios de recursos: Definen los días laborables y la jornada laboral

de un recurso especifico.

Nota: Los calendarios de recursos se actualizan automáticamente al cambiar el

calendario base asignado al recurso.

Para ver las opciones por omisión, en la barra de menú Herramientas,

clic en Opciones, y pulsamos la ficha <<Calendario>>.

En ella, podremos modificar el comienzo de la semana, de cuantas

horas laborales consta, la hora de entrada, etc.
Para realizar cambios del horario local, en la barra de menú Herramientas,
seleccionaremos la opción <<Cambiar Calendario Laboral>>

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En esta ventana podremos modificar el tipo de calendario, definir el

horario laboral, no laboral, e incluso las horas asignadas para cada proyecto.

Para editar un calendario de recursos, tendremos primero que

seleccionar el nombre del recurso deseado; posteriormente haremos clic con el
botón derecho sobre dicho recurso, donde nos aparece la siguiente ventana:

En ella, se podrán hacer modificaciones sobre el nombre de la tarea, las

fechas de comienzo y fin, el tipo de prioridad, etc.

PROGRAMACION CON RECURSOS

A medida que avanza la planificación de una programación de un

proyecto, se realizan ajustes para reflejar el alcance del proyecto, las
asignaciones, etc. Se podrán realizar:

1. Cambiar la configuración del tipo de tarea para controlar como afectan los
recursos a las asignaciones de tareas.

2. Aplicar un perfil de trabajo predeterminado para cambiar la distribución de

los valores del trabajo.

3. Personalizar el perfil de trabajo de una asignación de recursos.

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Uso de la programación condicionada por el esfuerzo: El trabajo total de

una tarea esta determinado por la duración esperada de una tarea y por la
asignación inicial de los recursos. Por ejemplo: La tarea Z tiene una duración
esperada de un día (8 horas); si la asignación inicial de los recursos es de dos
unidades del recurso A, el trabajo total de la tarea será de 16 horas.

A medida que se añaden ó suprimen recursos tras la asignación inicial, el

trabajo total es redistribuido entre los diferentes recursos.

La configuración del tipo de tarea también influye en como se programan las

tareas; se pueden definir 3 tipos de tareas: Unidades Fijas, Duración Fija y
Trabajo Fijo; usando uno de estos tres tipos de tareas, se puede controlar
cualquier variable de la ecuación estándar:

Trabajo = Duración X Unidades

Para cambiar la vista Entrada de tarea y poder ver las asignaciones de
recursos, haremos clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las
tareas que tenemos disponibles, y sobre el menú contextual haremos clic sobre
la opción <<Dividir>>, donde nos aparece la siguiente ventana:

Indicador de Perfil

Una vez tenemos visible la ventana, podrá modificar las diferentes

opciones, como el nombre del recurso, el comienzo, la duración, etc.

 Creación de Perfiles: Cuando se asigna un recurso a una tarea, el trabajo

total de la tarea se distribuye por omisión uniformemente a lo largo de la
tarea; a esto se le llama Perfil Uniforme.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Los perfiles permiten asignar fechas de comienzo, de fin, de horas de

trabajo de un recurso de una tarea. La siguiente tabla nos describe cada
uno de los perfiles preestablecidos.

Patrón del Perfil Descripción

Él numero de horas de trabajo se distribuye
Uniforme uniformemente a lo largo de la duración de la
tarea.
Él numero de horas por periodo de tiempo es
Creciente bajo al principio y se incrementa gradualmente
hasta un 100% hacia el final de la tarea.
Él numero de horas por periodo es de un
Decreciente 100% hacia el principio de la tarea y disminuye
gradualmente hacia el final del proyecto.

Él numero de horas por periodo de tiempo

Dos picos sube 2 veces al 100% a lo largo de la duración
de la tarea.
Él numero de horas por periodo de tiempo
Pico inicial sube al 100% en el primer cuarto de la
duración de la tarea.
Él numero de horas por periodo de tiempo
Pico Final sube al 100% en él ultimo cuarto de la
duración de la tarea.
Él numero de horas por periodo de tiempo
Campana sube al 100% hacia la mitad de la duración de
la tarea.
El numero de horas por periodo de tiempo
sube al 100% hacia la mitad de la duración de
Campana achatada la tarea. La diferencia con la Campana
consiste en que los porcentajes inicial y final
son mas altos.

Al trabajar con perfiles de trabajo, hay que tener presente:

 Una vez aplicado un perfil especifico, al añadir nuevos valores de

trabajo total, sé reaplica automáticamente el patrón de perfil por
omisión. Los nuevos valores de trabajo de la tarea son distribuidos
primero a lo largo de un periodo de tiempo afectado y luego se
asignan nuevos valores de trabajo a los recursos de la tarea.

 Si se cambia la fecha de comienzo de una tarea ó un recurso, el perfil

es aplicado de nuevo basándose en la nueva fecha. Se redistribuyen
todos los valores de trabajo.

 Si se cambia la duración de una tarea, el perfil es alargado para

incluir el periodo de tiempo añadido.

 Si se edita manualmente un valor de trabajo, el perfil ya no es

aplicado. No obstante, se puede volver a aplicar un perfil para
redistribuir los valores de trabajo.

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 Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

 Si se ha introducido información sobre el trabajo actual de una tarea

ó recurso, los cambios del trabajo total o restante son redistribuidos
sobre los valores de trabajo restante, no del trabajo actual.

Indicador de Asignaciones de Valores de Nueva distribución de los valores de

perfil recursos de una trabajo trabajo
tarea

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Quinta parte :
Gestión de las cargas de trabajo de recursos
Programación de las delimitaciones de tareas

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

GESTION DE LAS CARGAS DE TRABAJO DE RECURSOS

En esta sección se podrá realizar:

 Ver las cargas de trabajo de recursos.

 Localizar sobreasignaciones de recursos.

 Usar la redistribución automática para resolver sobreasignaciones.

 Resolver de forma manual las sobreasignaciones de recursos.

Al asignar recursos a las tareas de un proyecto, pueden darse conflictos

en los recursos. Un conflicto de recursos se produce cuando un recurso esta
programado para realizar mas de un trabajo del que se puede llevar a cabo en
el periodo laborable disponible.

Una vez identificados los conflictos de recursos, es necesario analizar la

programación y tomar decisiones respecto a la forma de resolver conflictos.

Con Microsoft Project, podemos identificar rápidamente los conflictos de

recursos usando varias vistas diferentes. Los conflictos se identifican
destacando la información del conflicto en rojo y mostrando un indicador de
redistribución.

 Visualización de las cargas de trabajo de recursos y asignaciones de tareas.

La visualización de las cargas de trabajo de recursos nos van a ayudar a

identificar hasta que punto un recurso esta sobrecargado ó infrautilizado. La
información obtenida al ver las cargas de trabajo ayuda a resolver conflictos de
recursos dentro de una programación.

La barra de herramientas Administración de recursos nos ofrece

herramientas para resolver este tipo de problemas, así también como para
asignar recursos.

BOTON NOMBRE DEL BOTON DESCRIPCION

Consta de la vista Uso de recursos en la
Vista Asignación de recursos parte superior y la vista Gantt de
redistribución en la parte inferior.
Consta de la vista Diagrama de Gantt en
Vista Entrada de tarea la parte superior y vista formulario en la
parte inferior.
Se desplaza a la siguiente
Ir a la sobreasignación siguiente sobreasginación.
Abre el cuadro de dialogo Asignar
Asignar recursos recursos.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Muestra el cuadro de dialogo, Compartir

Compartir recursos recursos, en el que pueden ponerse
recursos a disposición de otros proyectos.

BOTON NOMBRE DEL BOTON DESCRIPCION

Actualiza el fondo de recursos del
Actualizar Fondo de recursos proyecto.
Renueva el fondo de recursos.
Renovar Fondo de recursos
Muestra la libreta de direcciones de
Libreta de Direcciones correo electrónico para localizar recursos.
Muestra el cuadro de dialogo Propiedades
Detalles del recurso para el recurso seleccionado.
Filtran las tareas de un recurso con el
Que utilizan el recurso filtro.
Muestra un conjunto de procedimientos
Ayuda para la distribución para redistribuir recursos.

Visualización de cargas de trabajo: Pulsaremos el botón Uso de recursos y

seguidamente el botón Ir a la tarea seleccionada.

Indicador de redistribución que muestra que el

recurso del arquitecto esta sobreasignado

Para visualizar tanto la vista Uso de Recursos como la vista Gantt de

redistribución, pulsaremos el botón Vista Asignación de recursos (ver tabla
anterior), como se puede apreciar en la imagen de la pagina siguiente:

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Vista Uso de recursos Vista Gantt de redistribución

 Redistribución automática de los recursos.

La redistribución es una estrategia usada para resolver las

sobreasignaciones de recursos, retrasando o dividiendo las tareas. Las
sobreasignaciones de recursos pueden ser redistribuidas automáticamente por
la aplicación: Project examina las sobreasignaciones estudiando las
dependencias, el tiempo de demora, las fechas, prioridades, etc, y determina si
una tarea puede ser retrasada o dividida para resolver un conflicto de recursos.

Para realizar esta acción, nos iremos a la barra de menú Herramientas y

seleccionaremos la opción Redistribuir Recursos.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

 Resolución Manual de sobreasignaciones de recursos.

La redistribución automática de recursos puede producir ajustes no

deseados en la programación ó soluciones que no resultan practicas para un
proyecto en particular.
Cuando esto sucede, pueden usarse otras técnicas de programación para
resolver las sobreasignaciones de forma manual.

Si se decide a usar la forma manual, hay que considerar lo siguiente:

1. La razón de la sobreasignación.

2. El presupuesto del proyecto.

3. La disponibilidad de los recursos.

4. La flexibilidad de las tareas.

5. Cuales serian los ajustes más aceptables para el proyecto.

La forma para conseguir llevar a cabo una resolución optima seria:

1. Incrementar la capacidad máxima del recurso: Al incrementar las

unidades de un recurso, se reduce él numero de horas que necesita
trabajar cada unidad del recurso de la tarea.

2. Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignación: Se puede

retrasar el comienzo de una tarea hasta que se disponga de un recurso
ó poder dividir la tarea.

3. Añadir horas extras: Al añadir horas extras, el trabajo es programado por

encima del horario laboral de un recurso, pero no se añade trabajo

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

adicional. La asignación de horas extras reduce la duración de una

tarea.

4. Ajustar las dependencias ó delimitaciones una tarea: La modificación de

las dependencias entre tareas puede suprimir el solapamiento entre
tareas que usan el mismo recurso.

5. Suprimir el recurso si no es importante para la tarea: Eliminar un recurso

de una tarea puede cambiar la duración de la misma. El trabajo
asignado al recurso eliminado es redistribuido entre los restantes
recursos asignados a la tarea.

PROGRAMACION DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS

En el transcurso de un proyecto, pueden aparecer situaciones en las que

es necesario comenzar ó terminar tareas en una fecha exacta ó aproximada.
Cuando se impone una limitación de una fecha de comienzo ó fin de una tarea,
disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a cambios en la
programación.

Si un proyecto esta programado para una fecha de comienzo, al

introducir una tarea, se le asigna por omisión una delimitación <<Lo antes
posible (LAP)>>. La tabla siguiente describe los tipos de delimitaciones y
cuando son flexibles:

Delimitación Descripción Es flexible

La tarea comienza lo antes Todos los proyectos.
Lo antes posible (LAP) posible, basándose en otras
delimitaciones.
La tarea comienza lo mas Todos los proyectos.
Lo mas tarde posible
tarde posible, basándose en
(LMTP) otras delimitaciones.
La tarea termina en la fecha Proyectos programados a
No finalizar antes de
introducida ó en una posterior. partir de una fecha de
(NFAD) comienzo
La tarea comienza en la fecha Proyectos programados a
No comenzar antes de
introducida ó en una posterior. partir de una fecha de
(NCAD) comienzo.
No finalizar después de La tarea termina en la fecha Proyectos programados a
(NFDD) introducida ó una anterior partir de una fecha de fin.
No comenzar después La tarea comienza en la fecha Proyectos programados a
del (NCDD) introducida ó una anterior. partir de una fecha de fin.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Icono indicador de delimitación

flexible

 Programación de delimitaciones que crean conflictos.

Cuando se definen delimitaciones de tarea, pueden producirse conflictos

que pueden afectar a la fecha de fin de proyecto ó a una dependencia de la
tarea. Cuando esto sucede, se muestra el Asistente para Planeación, indicando
que va a producirse un conflicto, si se aplica la restricción.

Haciendo doble clic sobre cualquier tarea, visualizaremos la ventana de

Información de la tarea, seguidamente, marcando la pestaña Avanzado, si
hacemos cualquier modificación sobre <<Delimitar la tarea>>, y hay un
conflicto, se mostrara la siguiente ventana: El Asistente para planeación, donde
tendremos las diferentes opciones.

 División de tareas.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Una tarea puede ser dividida ó reprogramada para interrumpir el trabajo

y reanudar el resto del mismo en un punto posterior de la programación. Si se
produce una interrupción una vez comenzada la tarea, puede ser dividida en el
punto en que se interrumpe el trabajo y el resto de la tarea puede ser
reprogramado.

Una tarea puede ser dividida varias veces para crear huecos de
cualquier duración en el trabajo; en el diagrama de Gantt, muestra un hueco ,
que representa la longitud de la interrupción del trabajo.

Para dividir una tarea, en el diagrama Gantt, situando el puntero del

ratón sobre la tarea a dividir, botón derecho del ratón, menú contextual, y elijo
la opción <<Dividir tarea>>:

Seguidamente seleccionamos el día en que queremos partir la tarea, con

el botón izquierdo y aparecerá la tarea dividida; tener en cuenta que no tenga
conflictos con otras tareas.

APLICACIÓN DE FILTROS Y ORDENACION DE DATOS

En Microsoft Project, el filtrado y la ordenación de datos, nos permiten

mostrar información especifica de la programación de un proyecto. Project
Incluye muchos filtros predefinidos, como tareas en curso, trabajo con coste
mayor del presupuestado, tareas pospuestas, etc.

 Aplicación de Autofiltros.

Autofiltro ofrece una forma rápida de localizar información en un campo;

cuando se activa el autofiltro, se visualizan unas flechas en cada encabezado

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

de columna; estas flechas se usan para aplicar un filtro a los datos de los
campos de la columna.

La herramienta Autofiltro incluye dos filtros comunes:

1. El Filtro Todas: Se utiliza para suprimir cualquier criterio de filtrado.

2. El Filtro Personalizado: Se usa para filtrar una columna por mas de

un criterio ó para aplicar operadores.

Para activar el Autofiltro, haremos clic con el botón izquierdo en la barra

de herramientas Formato, en el botón Autofiltro:

 Creación de un filtro personalizado:

Si un filtro predefinido no satisface determinados criterios, se puede

crear un filtro personalizado. Un filtro personalizado puede crearse desde cero
ó bien se puede editar un filtro existente.

Un filtro puede tener uno ó varios criterios. Cuando un filtro tiene varios
criterios, estos se combinan mediante operadores lógicos <<Y>> y él <<O>>.
Los operadores se usan para especificar la relación entre dos o más criterios.

El operador <<y>> especifica que es necesario que se cumplan ambos

criterios para devolver el resultado. El operador <<o>> especifica que puede
cumplirse el primer criterio, el segundo, ó ambos, para devolver un resultado.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Para crear un filtro personalizado, hacemos clic sobre cualquiera de los

filtros de los campos, y seleccionamos la opción <<Personalizar>>

También es posible crear un filtro personalizado, seleccionando en la

barra de menú Proyecto, <<Filtro para:Todas las tareas>>, y hacemos clic en
mas filtros, donde nos aparecerá la siguiente ventana:

En ella podemos aplicar un filtro tanto a una tarea como a un recurso.

Haremos clic en el botón de Nuevo y nos aparece la ventana donde podemos
personalizar el filtro: Modificar el nombre del campo, Criterios, Valores, etc.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Según los datos de la ventana, vamos a crear un filtro personalizado

llamado “Depuración”, donde hemos creado un criterio en el Nombre de Campo
de Comienzo (Tareas) para una fecha que sea el 15/8/2000 ó posteriores.

 Ordenación de tareas y recursos.

Por omisión, las tareas y recursos se muestran en orden ascendente por

su numero de identificación, de menor a mayor. La ordenación crea una
presentación alternativa del orden de las tareas ó recursos, basada en un
campo especifico. Cuando la información del campo de ordenación esta
duplicada, la ordenación puede realizarse sobre varias claves.

Las claves son los campos por los que se ordena la información. Por
omisión, la ordenación se realiza teniendo en cuenta la estructura del esquema.

Pasos para la utilización de la función Ordenar:

1. En la Barra de Vistas (izquierda de la ventana principal), seleccione

el icono Mas vistas.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

2. En el cuadro Vistas, seleccione Hoja de tareas y luego pulse aplicar,

donde visualizaremos la siguiente ventana:

Seguidamente, en la barra de menú, nos vamos a la opción de Proyecto,

y nos situamos en la opción Ordenar: Donde encontraremos las diferentes
opciones para ordenar las tareas, como ordenar por prioridad, por costo, etc.
Seleccionaremos la opción <<Ordenar por>>

Tenemos 3 opciones de criterio para generar una ordenación, como

muestra el ejemplo de la ventana anterior.

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Sexta Parte:
Personalización de tablas, vistas e informes.

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CREACION DE UNA TABLA PERSONALIZADA

Las tablas son columnas y filas de información de programación; Project

98 incluye 19 tablas de tareas predefinidas, así como 8 tablas de recursos
predefinidas. Si ninguna de las tablas predefinidas ofrece información
necesaria, puede crear una tabla personalizada para mostrar la información
requerida.

Las tablas personalizadas pueden crearse a partir de cero, a partir de

una modificación de una tabla existente ó basándose en una tabla existente; se
crean definiendo el nombre del campo, la alineación, el ancho de la columna y
él titulo de la columna.

Para crear una tabla personalizada, en la barra de menú Ver,

seleccionaremos la opción <<Tabla: Entrada>>, donde marcaremos la opción
<<Mas Tablas>>.

Marcaremos de la ventana, la opción <<Resumen>> y haremos clic en el

botón <<Copiar>>, donde podremos, generar el nombre de nuestra tabla,
insertar una nueva fila, cambiar los campos, etc.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

¿Y como podría insertar una columna nueva en la tabla? Simplemente,

sobre la tabla que tengo activa, en la barra de menú Insertar, marcaremos la
opción <<Columna>>

Donde tendremos que seleccionar el tipo de campo, el nombre del

campo (Titulo), así como la alineación del titulo y los datos.

 Definición de vistas personalizadas.

Una vista organiza la información de programación para su presentación

e introducción. Project nos ofrece 26 vistas predefinidas. Para crear nuestra
propia vista, nos iremos a la barra de menú Ver, y nos situamos en la opción
<<Mas Vistas>>

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Donde podemos visualizar todas las vistas predefinidas de la aplicación;

para crear nuestra propia vista, haremos clic en el botón Nueva, donde
tendremos dos opciones a elegir:

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

1. Vista Unica: Donde podemos definir los parametros de la vista, incluso

tenemos la posibilidad de añadir un filtro.

2. Vista Combinada: En esta ventana, tenemos la posibilidad de poder

visualizar los datos en dos ventanas diferentes:

La opción <<Visible Menú>> nos insertara la vista que hemos generado

en las opciones de Vistas.

CREACION DE UN INFORME PERSONALIZADO

Project incorpora informes utilizados para imprimir información del

proyecto en formatos distintos ó para ofrecer información que no se muestra en
una tabla ó vista predefinida. Project incorpora 25 informes predefinidos en
cinco grupos de informes. Podemos crear los informes a partir de cero,
podemos modificar un informe existente, ó podemos crear un informe nuevo
basándose en un filtro de informe con ciertos parámetros.

Podemos crear nuevos informes a partir de cuatro plantillas de informe:

1. Plantilla de Tarea.
2. Plantilla de Recurso.
3. Plantilla de Calendario Mensual.
4. Plantilla General.

Para generar un informe, nos iremos a la barra de menú Ver, donde

seleccionaremos, la opción <<Informes>>

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Según la opción seleccionada, nos aparecerá una nueva ventana, en un

ejemplo, seleccionaremos la opción <<Costos>>, haciendo doble clic:

Seguidamente haremos doble clic sobre la opción Flujo de Caja, donde

automáticamente nos aparecerá una vista previa del informe:

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Séptima Parte:
Personalización del entorno de Project.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

En Microsoft Project 98, se puede hacer más eficiente la creación y

gestión de la programación de un proyecto personalizando el aspecto de la
aplicación. En la vista de diagrama de Gantt, puede personalizar las barras,
cambiando la información mostrada ó cambiando los colores para hacer
destacar las barras.

También pueden crearse nuevas barras de Gantt para presentar

información no presentada por ninguna barra de Gantt predefinida. Se pueden
crear barras de herramientas predefinidas para mejorar la eficacia, mostrando
botones que usemos frecuentemente, menús, ordenes, etc.

PERSONALIZACION DEL DIAGRAMA DE GANTT

Cada vista del Project tiene diversos elementos. Cada uno de estos
elementos, como la fuente de la letra, el color, la trama ó la presentación,
puede ser personalizada cambiando la configuración de la vista.

1. Cambio de color en la escala temporal: En la barra de menú Formato,

seleccionar la opción <<Escala Temporal>>, donde visualizaremos la
siguiente ventana:

Marcaremos la ficha de <<Periodo no laborable>>, donde tendremos los

cuadros combinados de Calendario, Color, y trama, para realizar las
modificaciones necesarias sobre la barra de Gantt.

2. Dar formato a las barras de Gantt: La barra de Gantt puede cambiarse

añadiendo texto a la izquierda ó en el interior de la misma. El formato
aplicado a una barra individual anula el formato aplicado a su categoria.
Para aplicar un formateo sobre cualquier barra de Gantt, situando el puntero
del raton sobre cualquier barra, el puntero se convierte en una flecha de
cuatro puntas, y pulsaremos el boton derecho, donde tendremos:

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En ella podremos modificar la forma inicial de presentacion, el tipo, etc.

CREACION DE BARRAS DE HERRAMIENTAS, MENUS Y ORDENES

PERSONALIZADAS

Los botones de las barras de herramientas permiten acceder

rapidamente a ordenes de los menus y procedimientos. Podemos crear barras
de herramientas personalizadas que simplifiquen el entorno de trabajo,
organizando los botones y ordenes del menu usados con mas frecuencia en
una unica barra de herramientas.

Cuando se crea una barra de herramientas personalizada, Project la

guarda en la plantilla global. Cualquier archivo de proyecto abierto en el
ordenador que use la plantilla global tendra acceso a la nueva barra de
herramientas. Ademas tambien podemos guardar la barra de herramientas
como plantillas especializadas, para que dicha barra solo este disponible para
un archivo creado a partir de esa plantilla.

Iremos a la barra de menu, Ver, marcaremos la opcion <<Barra de

Herramientas>>, y <<Personalizar>>.

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Ing. ARTURO CASAS LOPEZ Manual de Formación

Haremos clic en el boton <<Nuevo>>, donde nos pedira el nombre de la

barra de herramientas que vamos a crear.

Seguidamente, tendremos la posibilidad de situar la barra, en el sitio que

deseemos, para posteriormente añadir los botones que usemos
frecuentemente.

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