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Control de existencias y consumos de materias
primas.
Caso práctico
Últimamente, las tareas de recepción y gestión de las
mercancías han recaído sobre Guillermo y Rosa. Han
estado realizando un buen trabajo y Ramón ha tomado
la decisión de que sean ellos los que se encarguen del
control de las existencias y consumo de materias
primas. Es un trabajo delicado ya que de él depende la
buena marcha de la actividad de la empresa. Tienen
como meta, encontrar el equilibro de artículos
necesarios en el almacén para no tener excesos de
productos ni un número tan pequeño que les pueda
generar una rotura de stock, ocasionando desajustes en el funcionamiento de la empresa
y, como consecuencia pérdida de clientes.
El control de las existencias y consumos en cualquier empresa
de hostelería es necesario para el buen desarrollo de su
actividad. Podemos hablar de los motivos por los cuales la
empresa debe mantener un determinado volumen de existencia,
entre los que se pueden destacar:
Aprovechar la economía de escala: Comprar en
grandes cantidades con el fin de generar ahorros por
posibles descuentos y menores costes de trasporte; sin
embargo requiere de mayor capacidad de almacenaje y
mayores costes que generan unos niveles de inventario
más altos.
Lograr la armonía entre la oferta y la demanda: Mantener un nivel alto de existencias para
afrontar la estacionalidad de la demanda.
Protegerse contra la incertidumbre sobre la demanda: En determinadas ocasiones cuando
el suministro de cierto producto es inestable, es necesario o ventajoso para la empresa
incrementar las existencias, evitando una rotura de stock.
Servir de colchón en ciclos de pedidos: Este ciclo es el tiempo que transcurre entre un
pedido y otro. Las existencias que se tengan en el almacén pueden servir para amortiguar en el
supuesto caso de que no se cumplan los plazos de entrega.
El control y gestión de existencia se basa en la necesidad de buscar un equilibrio entre tener un alto
volumen de stock, lo que implica una garantía de calidad y de servicio pero con un elevado coste de
almacenaje, y tener unas existencias mínimas, lo que puede generar roturas de stock y desajustes en
el suministro de pedidos de los diferentes departamentos, ocasionando cambios innecesarios en los
menús, cartas etc., y por consiguiente, pérdida de clientes.
El objetivo fundamental de la gestión de existencia es adquirir las mercancías necesarias para
mantener un volumen de stock que permita asegurar un máximo nivel de servicio al mínimo coste para
la empresa.
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Las existencias o stocks son todas aquellas mercancías que se tienen almacenadas en
situación de espera, tanto materias primas, bienes y servicios consumibles dispuestos para
su distribución.
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1.- Control de existencias.
Caso práctico
Para empezar, han decidido repartirse el trabajo.
Guillermo será el encargado de determinar los tipos
de existencias con las que deben contar y su
clasificación según sean: materias primas
almacenadas, no almacenadas, productos
preelaborados, acabados, bodega, artículos de
limpieza o artículos varios. Con la información que
obtenga, realizará un stock suficiente de materias
primas que permita asegurar un determinado nivel de
servicio o abastecimiento, así como hacer frente a
posibles aumentos de la demanda del producto en un momento determinado.
Rosa llevará la gestión documental. Controlará el movimiento de los artículos, anotando en
los impresos correspondientes, las entradas y salidas, además deberá verificar la cantidad
y la calidad de lo entregado y que corresponda con el pedido realizado, entre otras
funciones administrativas
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¿Es necesario llevar un control de las existencias?
Debemos pensar que una materia prima o artículo almacenado
ha costado a la empresa una cantidad de dinero, por lo tanto, es
imprescindible conocer el número de artículos que se tienen en
todo momento, así como el valor de cada uno de ellos. De esta
forma, la empresa sabrá cuánto dinero hay invertido en
mercadería.
Existen varias posibilidades de control que suelen estar
relacionadas con varios factores, entre los que hay que destacar, en primer lugar, el tipo de empresa
de hostelería; en segundo lugar, el tipo de organización y en tercer lugar, el volumen de la misma.
¿Qué cantidad de existencias debemos tener?
Deberá ser la cantidad suficiente que permita asegurar un determinado nivel de servicio o
abastecimiento a los diferentes departamentos, así como hacer frente a posibles aumentos de la
demanda del producto en un momento determinado, evitando en todo momento una rotura de
stock.
A la hora de la realización de un pedido debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
Plazo de aprovisionamiento o de suministro: Es el período de tiempo que va desde que se
detecta la necesidad de un producto hasta que dicho producto está a su disposición.
Cantidad que debemos pedir: Debemos de tener siempre presente la demanda sobre el
producto y las características del mismo. A su vez tenemos que tener presente el espacio del
que disponemos en nuestro almacén.
Momento en el que se debe pedir: Para determinar el momento debemos tener en cuenta dos
aspectos fundamentales:
El número de días que tarda el proveedor en suministrar el producto.
Las ventas previstas durante ese tiempo.
Los costes de emisión del pedido: También denominados costes administrativos u
operativos, son los costes que se originan cada vez que se lanza una orden de compra.
Para saber más
En el siguiente enlace encontrarás información ampliada sobre la gestión de stock.
Gestión de stock. (0.41 MB)
Autoevaluación
La cantidad de existencia que debemos tener en nuestro almacén es la que permita
asegurar un determinado nivel de servicio, evitando en todo momento una rotura de
stock.
Verdadero. Falso.
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1.1.- Tipo de existencias.
Las existencias pueden clasificarse atendiendo a las
características y organización del establecimiento y, a las
características de la mercadería.
Según este criterio, basándonos en el control de existencia de un
hotel, son de los siguientes tipos:
Materias primas almacenadas: Son mercaderías,
adquiridas en el exterior, que se encuentran en el
economato a la espera de ser retiradas para ser
transformadas en productos acabados. Ejemplo: leche
uperizada.
Materias primas no almacenadas: Es importante saber que ciertas materias primas no se
almacenan en el economato, sobre todo productos frescos, que, después de su recepción, su
registro de entrada y salida en el sistema informático, pasa directamente a su departamento de
producción, donde volverá a ser verificado por la persona responsable y se aplicara la
conservación correspondiente hasta su uso. Ejemplo: pescado fresco.
Productos preelaborados: Son productos de 4ª gama, almacenados en el economato listos
para ser retirados por el departamento que le corresponda y aplicarle su terminación. Ejemplo:
San Jacobo congelados.
Productos acabados: Son productos almacenados de 5ª gama, listos para ser retirados por el
departamento que le corresponda, para su uso o venta directa. Ejemplo: Surtido de pastas de
té.
Bodega: Dependiendo de las características del establecimiento, en algunos casos, las
bebidas (vinos, aguas...) se encuentran dentro del almacén, a la espera de su retirada. En otros
casos, pasan directamente a su departamento correspondiente después de su recepción, su
registro de entrada y salida en el sistema informático.
Artículos de limpieza: Todo tipo de productos destinados a la limpieza e higiene del personal y
de las instalaciones. Ejemplo: Desengrasantes para hornos. En algunos casos los artículos de
limpieza de pisos están en un almacén independiente y la responsable es la gobernanta.
Artículos varios: Artículos de un solo uso tales como, cajas, envase, bolsas de vacío, etc.
Recuerda
Que dentro del almacén central se encuentra el economato y la bodega.
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1.2.- Tipos de stock.
Si la demanda fuese siempre constante o la previsión exacta y
el plazo de entrega no sufriesen alteraciones, bastaría un
stock que permitiera esperar la próxima recepción sin
quedarse sin producto. Sin embargo para evitar errores de
previsión hay que recurrir a un tipo de stock.
Son diversos los tipos de stocks que podemos utilizar en
nuestro establecimiento, Aunque son tres los más utilizados:
Stock normal: Es el que se considera suficiente para
mantener la demanda prevista durante el periodo
comprendido entre dos reposiciones consecutivas, evoluciona entre un máximo y un mínimo.
Para este tipo de stock, es necesario tener proveedores que nos aseguren un suministro
normal y eficaz y al mismo tiempo, minimizamos el coste del mantenimiento de las existencias.
Stock de seguridad: Es un stock complementario al anterior y está formado por un número de
unidades o de existencias que se almacenan para cubrir las demandas inesperadas o como
protección frente al riesgo de quedarte sin artículos, debido a un retraso en el suministro de
mercancías.
Stock medio: Es el volumen medio de existencias que tiene la empresa en almacén durante un
periodo de tiempo. Consiste en realizar una media aritmética entre ambos extremo para un
plazo de aprovisionamiento
Una existencia insuficiente o muy grande en nuestro almacén, puede acarrear los
siguientes consecuencias:
Roturas frecuente de inventarios, producidas al no poder atender las necesidades
de producción.
Elevado número de productos, problemas con la fecha de caducidad.
Problema de disponibilidad de espacio en el almacén.
Cambios frecuente y no planificados en los procesos de producción
Pérdida de prestigio.
Desconfianza de los clientes y pérdida de los mismos.
Debes conocer
En el siguiente enlace encontrarás cómo se calcula el stock medio de un producto.
Stock medio.
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Autoevaluación
Indica la respuesta INCORRECTA en relación a los diversos tipos de Stock.
Stock normal es el que se considera suficiente para mantener la demanda prevista
durante el periodo comprendido entre dos reposiciones consecutivas.
Stock de seguridad es un stock complementario al stock normal y está formado por
un número de unidades o de existencias que se almacenan para cubrir las
demandas inesperadas.
Stock medio consiste en realizar una media ponderada entre ambos extremo para
un plazo de aprovisionamiento.
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1.3.- Funciones administrativas. Registros documentales
(I).
¿Qué entendemos por funciones administrativas de compras y
consumos? Fichas y ficheros.
Primero, debemos determinar cuáles son las funciones y actividades a
realizar por el departamento, así como planificar el trabajo diario.
a. La función principal, es la de mantener la provisión o existencia
de seguridad de todos y cada uno de los productos que se
emplean asiduamente en la empresa, informando del pedido
necesario que deberá hacerse para reponer los artículos
consumidos y así, evitar quedarnos sin existencias en ningún
momento.
b. El departamento de economato controla el movimiento de los artículos, es decir, anota en el
impreso correspondiente (la ficha de inventario), las entradas, salidas y existencias, con el fin
de contabilizar todas las mercancías.
c. Otra función es recibir diariamente los pedidos y verificar la cantidad y la calidad de los mismos,
si bien, esta última función es responsabilidad de cada jefe del departamento correspondiente.
La documentación a utilizar es el albarán.
d. Se comprueba que lo solicitado corresponda con lo que ha llegado, en cantidad, calidad así
como verificar que el método de transporte utilizado sea el adecuado.
e. Seguidamente, se anotará o se abrirá ficha de inventario permanente del artículo y se
almacenará o se distribuirá al departamento correspondiente.
f. El economato almacena los artículos y realiza su control en un documento llamado inventario.
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1.3.1.- Funciones administrativas. Registros documentales (II).
En la unidad de trabajo anterior se realizo una introducción sobre
los documentos relacionados con el economato y bodega. A
continuación se profundizará sobre algunos de los mismos, para
su mejor comprensión:
Hojas de pedido a mercado o propuesta de pedido:
Documento crucial en la gestión y previsión de existencia
en los distintos departamentos. Los responsables de cada
área, en función de las necesidades futuras, y en base a
la información sobre ocupación, número de reservas, etc.
deben elaborar al final de la jornada su propuesta de pedido.
Esta propuesta será enviada al jefe de compras para así, poder realizar las compras
solicitadas.
¿Cuál es la misión de la propuesta de pedido?
Impedir compras no autorizadas; de esta manera no se compra nada que el departamento
encargado de las mismas no permita o autorice y, tampoco se filtra a este departamento
ninguna solicitud que no se crea necesaria.
Las hojas de pedido a mercado o propuesta de pedido sirven a los responsables de las
áreas de producción y servicio para ajustar sus necesidades diarias, en función de las
previsiones. Debe constar al menos de proveedor, relación de productos, cantidades, firma
y fecha.
Vales de pedidos o solicitud de pedido al economato:
Documento que se utiliza para retirar cualquier artículo del economato. Lo emite cada
departamento y justifica las necesidades de la retirada de dicho artículo. Siempre debe ir
firmado por el jefe del área correspondiente, de manera que se autorice esa petición.
Este documento debe contar de original y dos copias, una copia será entregada firmada por el
jefe de almacén o economato al departamento emisor autorizando la salida, otra para el
economato y la original para el departamento de contabilidad o administración.
Los vales de pedidos emitidos por cada departamento en base a sus necesidades deben
constar, al menos, de nombre del departamento que lo entrega, numeración, relación de
artículos o productos, cantidad, fecha y firma del responsable del departamento emisor.
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Debes conocer
En la siguiente imagen podrás visualizar un ejemplo de una ficha de vale de pedido a
economato:
Autoevaluación
¿Cuál es la misión de la propuesta de pedido?
Impedir compras no autorizadas; de esta manera no se compra nada que el
departamento encargado de las mismas no permita o autorice.
Sirven para ajustar mejor las compras que realiza cada empleado de cada
departamento.
Simplemente tiene valor administrativo.
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1.3.2.- Funciones administrativas. Registros documentales (III).
Fichas de almacén o fichas de inventario permanente.
Documento interno con la finalidad de mantener al día las
existencias correspondientes a cada artículo en stock.
Estos documentos nos permiten comprobar tanto los
movimientos de mercancías como el número de éstas,
dentro de un almacén.
Los movimientos de entrada y salida, originan cambios en
las existencias que tenga la empresa, por ello, es
conveniente que se elaboren fichas de movimiento para saber en cada momento los valores
que se poseen. Se pueden denominar también, fichas de entrada y fichas de salida de
mercancías.
Estos movimientos de entradas y salidas los realiza el jefe del economato, para tener un
perfecto control de cuánto hay disponible en cada momento en el almacén, utilizando un
sistema sencillo. Se trata de introducir en el ordenador, a través de los albaranes de compras,
los productos, cuando entran y, de darlos de baja, cuando salen.
Para evitar la pérdida de productos perecederos, se introduce también la fecha de caducidad
de cada producto cuando éste la tenga y, de esta forma, antes de que se pierdan, se les puede
dar una salida.
¿Qué ocurre si hay productos perecederos a punto de caducar en nuestro economato?
Es importante comunicarlo a los diferentes departamentos que suela solicitar este producto con
el fin de darle salida lo antes posible, confeccionando una sugerencia. Por ejemplo, preparando
un menú o un postre con estos productos.
Utilidad de las fichas de almacén.
Con la utilización de estas fichas podemos saber en cada momento los movimientos de las
existencias, el stock del que disponemos, además de ayudar a la realización de inventarios.
Su contenido puede dejarse a elección de la empresa, pero como norma general debe de
incluir:
Fecha en la que se produjo el movimiento.
Movimiento que se ha producido: Entrada o salida.
Código de la mercancía.
Stock mínimo que se ha de poseer.
Descripción de la mercancía.
Orden de pedido de entrada o salida correspondiente.
Origen (entrada) o destino (salida) de la mercancía.
Coste de entrada de la mercancía, en su caso. Precio de salida.
Fecha de caducidad del producto.
Se ha de llevar una ficha de almacén por cada artículo y clase o variedad del mismo, no
pudiéndose mezclar distintos productos en una sola ficha ni tampoco distintas clases. En
las fichas de almacén se lleva un registro de todas las operaciones realizadas en el
almacén, ordenadas según las fechas en las que se producen.
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Debes conocer
En la siguiente imagen podrás visualizar un ejemplo de una ficha de inventario permanente
o ficha de almacén:
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1.3.3.- Funciones administrativas. Registros documentales (IV).
Reporte de compras diario:
La función de este documento es controlar el
cómputo total de las compras realizadas en el día,
así como la cantidad de las mismas que
corresponden a cada departamento, es decir,
realizar la imputación de las compras a aquellos que
la realizaron.
Este documento lo formula el departamento encargado de controlar y recepcionar los pedidos,
y más tarde, se lo pasa al departamento de compras para que coteje, con los pedidos cursados
en su momento y los albaranes recibidos a la par que los artículos, y así, se puedan realizar las
imputaciones de consumo.
Debes conocer
En el siguiente enlace podrás visualizar un ejemplo de un reporte de compras diario:
El reporte de compras diario controla el conjunto de compras del día, así como las que
corresponde a cada departamento en su almacenamiento o consumo.
Parte de consumo diario.
Es otro de los documentos de control denominados internos. Permite relacionar todas las
salidas del día ocasionadas en el economato, realizadas en base al "vale de pedido", para
poder imputar a cada departamento los consumos diarios. Si no se realizase control,
difícilmente se podrían evaluar los consumos de cada departamento y habría que imputar los
costes al economato, cosa que no sería cierta.
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Debes conocer
En la siguiente imagen podrás visualizar un ejemplo de un parte de consumo diario:
La finalidad de los partes de consumo diario,es relacionar todas las salidas del día en el
área de economato, y se realiza a través de los vales de pedidos para poder imputarlo a
cada departamento. Debe constar al menos de géneros, cantidad, precio de salida e
importe en euros.
Autoevaluación
La función del reporte de compras diario es controlar el cómputo total de las
compras realizadas en el día, así como la cantidad de las mismas que corresponden
a cada departamento.
Verdadero. Falso.
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2.- El inventario.
Caso práctico
Una vez repartidas las tareas, y como inicio de la
gestión de control de existencias y del consumo de las
materias primas, lo primero que van a hacer es
elaborar el inventario para conocer los artículos que
poseen y el valor de los mismo. Al no tratarse de un
almacén muy grande y, aprovechando el día de cierre,
realizarán un inventario físico tradicional. Recontarán
las existencias por observación directa, de esta
manera podrán saber la cantidad de artículos,
relacionarlos a cada sección o familia y conocer el
estado en el que se encuentran, si tienen alguna deficiencia, si están caducados, etc.
Una vez que ya esté en marcha toda la gestión, el almacén estará más controlado y los
siguientes inventarios que realicen serán los inventarios físicos rotativos, de esta manera
no tendrán que trabajar los días de descanso y las materias se clasificarán y recontarán de
manera cíclica cada trimestre, semestre y anualmente.
Cualquier empresa posee cantidad de bienes y elementos que son necesarios cuantificar y valorar
correctamente, de esta forma conocerá en todo momento los elementos que posee y el valor de los
mismos.
El inventario se considera un instrumento fundamental que permite valorar y cuantificar los
elementos de una empresa.
Un inventario proporciona información no sólo relacionada con la totalidad de artículos que hay en el
economato, sino también referente a cada sección o familia de productos dentro del conjunto de
existencias del mismo.
El inventario ofrece la oportunidad de realizar mejoras e introducir novedades en la gestión de
existencias del economato. A través de él, podemos detectar los productos cuyo nivel de existencia es
muy alto y llegar así a la conclusión de que no es necesaria tanta cantidad de ellos, con lo cual, se
podrá reducir el número de existencias lo que podrá dar lugar a la introducción de otros productos que
se vendan más.
La realización del inventario es una obligación legal. Es un documento esencial para confeccionar los
libros de contabilidad de la empresa, por lo que, la realización del mismo es necesaria.
La ley obliga a realizar un inventario al año que normalmente coincide con el cierre del ejercicio anual,
pero puede aumentarse la realización del mismo en virtud de la mejora del funcionamiento del
economato.
¿Cuál es el objetivo de la elaboración de un inventario?
Los objetivos principales de la elaboración de un inventario son los siguientes:
Confrontación de las existencias físicas y contables: Poder comparar la cantidad de
existencias reales que hay en el almacén con las cifras sobre stocks que lleva la contabilidad
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del economato.
Conocer la situación exacta de los materiales: Saber en qué estado de conservación se
encuentran, fechas de caducidad, embalajes, etc.
Localización de materiales obsoletos, no válidos o deteriorados.
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2.1.- Inventarios físicos (I).
Consiste en el recuento de las existencias que permita conocer la
cantidad existente en stock para corregir las posibles desviaciones
que puedan existir entre el registro administrativo y la existencia
real. Se centra en la cantidad y no en el valor de ellas, aunque los
productos se valoren.
Este inventario se realiza contando la mercancía por observación
directa, por lo que, además de informar sobre la cantidad de
productos que tenemos en existencias, nos permite comprobar el
estado de ellos en el momento del recuento: si están ubicados en
el lugar correspondiente, si están caducados o deteriorados, etc.
La realización de este tipo de inventario involucra a casi todos los recursos humanos del economato y,
generalmente se lleva a cabo cuando la actividad está paralizada.
Los pasos previos a la realización del inventario físico son:
La identificación clara y precisa de cada artículo existente en el almacén, mediante un buen
sistema de codificación que evite cualquier confusión que se pueda producir entre ellos.
La localización de los artículos, de manera que puedan ser fácilmente identificados o
inventariados.
Unas instrucciones claras y concisas a la persona o personas que vayan a realizar el inventario,
de manera que les quede claro cuáles son los artículos que deben ser inventariados y cuáles
no, que procedimiento deben emplear, etc.
La formación necesaria del personal que vaya a realizar el inventario físico.
¿Cuáles son las etapas que se deben realizar en el inventario?
El recuento: Recuento de las unidades físicas almacenadas de cada artículo y registro de las
cantidades. Para registrar las cantidades puede utilizarse una tarjeta en la que figura el número
de referencia o el código del artículo y su cantidad, que se deja sobre el material.
La verificación: Verificación de las cantidades en la etapa anterior, bien sobre muestra
representativa de las mismas, bien por el recuento nuevamente de todos los artículos del
almacén.
La relación: Relación detallada de todos los artículos inventariados y de sus existencias. Para
ello, puede utilizarse la tarjeta de recuento de cada artículo.
La corrección: Corrección de las desviaciones existentes entre el recuento físico y las
cantidades que figuran en la ficha de almacén. En caso de grandes discrepancias, puede ser
conveniente realizar auditorías específicas.
Autoevaluación
¿Cuáles son las etapas que se deben realizar en el inventario?
El recuento, la verificación, la relación y la corrección.
El recuento, la verificación, la relación y la concreción.
El recuento, la verificación y la relación.
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2.1.1.- Inventarios físicos (II).
Cada empresa puede realizar diferentes inventarios físicos, entre ellos se
destacan los siguientes:
Inventario físico tradicional.
Consiste en el cierre físico del almacén, durante algunos días, para
recontar las existencias que hay de los diferentes productos. El
recuento se puede efectuar con distinta frecuencia: anuales,
semestrales, etc.
Es un sistema que realmente no es aconsejable ya que supone dejar
fuera de servicio al almacén durante los días que se realiza el
inventario.
Inventario físico rotativo.
Este sistema es una variante del anterior, con la diferencia de que no requiere dejar fuera de
servicio el almacén.
Los productos se dividen según el número de movimiento a través del método ABC. Los
productos A se recuentan, de modo cíclico, una vez cada trimestre, mientras que los productos
B se controlan semestralmente y los C anualmente. De esta manera, todos los días, al principio
o al final de la jornada laboral, se controlan las existencias de los productos correspondientes al
día que se trate.
Ejemplo:
Un hotel dispone de 750 artículos diferentes, de los que 100 son A, 250 son B y 400 son C.
Teniendo en cuenta que el hotel permanece abierto todo el año los cálculos se realizaran sobre
365 días:
100/90 + 250/180 + 400/365= (3.58 artículos)
En la siguiente tabla se observa las categorías de artículos según el criterio de clasificación que
empleemos:
Categorías de artículos según el criterio de clasificación que
empleemos.
Criterio de
Categoría A Categoría B Categoría C
clasificación
Artículos que
Artículos que generan Artículos que generan
Ventas generan grandes
ventas medianas pequeñas ventas
ventas
Artículos que Artículos que Artículos que
Valor inventario
requieren grandes requieren medianas requieren pequeñas
en stocks
inversiones inversiones inversiones
Artículos que
Artículos que generan Artículos que generan
Beneficios generan grandes
medianos beneficios pequeños beneficios
beneficios
Inventario físico permanente.
Este sistema consiste en recontar diariamente, al principio o al final de la jornada laboral,
solamente las existencias de los productos que hayan tenido movimiento en el día. De esta
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forma, si hubiera algún error, solo habría que buscarlo en ese día, lo cual simplifica y facilita la
tarea.
¿Cuáles son las ventajas de este método?
No ocasiona paralización ni trastorno en la marcha normal del almacén.
El inventario se realiza sin precipitaciones ni barullos, ofreciendo así mejores garantías.
El personal destinado a esa función suele ser fijo, y por tanto, está más cualificado.
Para saber más
En la siguiente presentación encontrarás información ampliada sobre la gestión de
inventarios.
Resumen textual alternativo
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2.2.- Método de valoración de existencias.
Uno de los principales problemas del economato es la valoración
de las existencias, debido fundamentalmente, a que se han
adquirido en diferentes momentos, a precios distintos, e incluso,
a varios proveedores, con lo que la valoración económica se
complica.
Para solucionar este problema, se pueden valorar las existencias
por los métodos más comunes, que son: el método del precio
medio ponderado y el método F.I.F.O
Método F.I.F.O.
Este método supone que las salidas de existencias del almacén son siempre las más antiguas.
Por tanto, la valoración de la salida del almacén se realiza considerando que la primera unidad
que sale, es la primera que entró. De esta forma, las existencias quedan valoradas a precios
actuales y los consumos a precios antiguos.
Debes conocer
En el siguiente enlace observaras un ejemplo de la valoración de existencias aplicando el
método F.I.F.O.
Método precio medio ponderado.
En este método las existencias se valoran al precio medio ponderado de las compras. Es la
media de los diferentes precios iniciales de las existencias, relacionadas con el número de
unidades adquiridas o producidas.
Será necesario un nuevo cálculo cada vez que entren nuevos pedidos, ya que la media
ponderada variará en función del volumen y precio al que se compre. Además, al final del
ejercicio será preceptivo saber el valor final de las existencias que hay en el almacén, para así
poder establecer su variación con respecto al inicio y hacer los correspondientes apuntes
contables.
Este método es conveniente utilizarlo cuando se trabaja con varios proveedores del mismo
producto, de esta manera se amortigua la diferencia de precios y por consiguiente, la
inflación.
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Para saber más
En el siguiente enlace encontrarás información ampliada sobre la gestión de stock.
Gestión de stock (0.28 MB)
Autoevaluación
El método F.I.F.O. consiste en dar salidas de almacén a las existencias más antiguas.
Por tanto, la valoración de la salida del almacén se realiza considerando que la
primera unidad que sale, es la primera que entró.
Verdadero. Falso.
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3.- Aplicaciones informáticas.
Caso práctico
Tras un período de aprendizaje, Ramón ha conseguido
implantar para la gestión de control del economato un
sistema informático que le permitirá ahorrar tiempo y a
su vez, facilitará las labores de preparación de
pedidos, aportando la información necesaria.
Ramón sabe que para que este sistema dé resultado,
debe de confeccionar una buena base de datos en la
que introducirá todos los elementos necesarios para
obtener la información más detallada posible así como
utilizar un sistema de codificación de mercadería que facilitará la localización de los
géneros almacenados.
Será un trabajo duro al comienzo, pero una vez introducidos todos los datos en el sistema
informático, podrán tener un control más exhaustivo en el menor tiempo posible.
La automatización de las operaciones realizadas en la gestión de
un almacén es un logro propiciado por el uso de la informática.
En estos momentos, contamos con una elevada cantidad de
aplicaciones informáticas que nos permiten un ahorro de tiempo
y dan garantía de calidad en gestiones realizadas en un almacén
como: control de recepciones, de ubicaciones y de extracciones
y preparación de pedidos.
Las principales funciones de un sistema informático en el
economato son las siguientes:
Optimización de las ubicaciones de los productos en base a las reglas de gestión de almacén.
Facilidad en el recuento de materiales en la zona de recepción.
Facilidad en las labores de preparación de pedidos aportando la información necesaria en lo
que respecta a:
Recorridos de preparación lógicos.
Unidades de manipulación adecuadas.
Órdenes de reposición.
Facilitar las herramientas requeridas para el control de las existencias en cualquier
ubicación del almacén.
Disponer de la información requerida para el seguimiento de la actividad, permitiendo la
valoración de los cambios que le afectan.
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Para saber más
En el siguiente vídeo podrás visualizar una demostración en Excel sobre control de
almacén y evaluación de existencias.
Resumen textual alternativo
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3.1.- La aplicación de los sistemas informáticos.
La aplicación de un sistema informático para la gestión del
economato baraja un importante número de datos, será
necesaria una buena base de datos que constará, como mínimo,
de los siguientes elementos:
Fichero de artículos con los datos siguientes:
Identificación de referencia: Código de barras y
nombre.
Características físicas: Unidades de almacenaje, preparación y venta, volumetría y peso.
Características lógicas: Familia y nivel de rotación.
Características de ubicación: Tipo de estantería, zona prioritaria.
Fichero de ubicaciones, incluyendo:
Identificación de la ubicación: Zona de almacén, pasillo.
Características físicas: Dimensiones, peso máximo, tipo de estantería y capacidad en
unidades.
Características lógicas: Zona donde se encuentra situada, etc.
Podremos incluir en la base de datos tantos ficheros como necesitemos para obtener una información
más detallada.
La aplicación informática en la gestión de un economato resulta una herramienta fundamental a la
hora de:
Intercambiar información con otros puntos del economato.
Transmitir pedidos a los proveedores.
Recepción o preparación confinadas para el pago y la facturación posterior.
A la hora de la recepción del producto, nos permite:
Seleccionar el pedido del proveedor correspondiente.
Dar de alta las existencias, previo recuento.
Determinar automáticamente la ubicación adecuada para cada producto.
El programa informático puede realizar el recuento automático mediante lectores de códigos de
barras en la entrada, con el fin de agilizar el proceso de recuento y minimizar errores.
A la hora de la preparación de pedidos o gestión de salidas, nos permite:
Selección de pedidos a preparar.
Una vez confirmada la preparación, el sistema dará de baja las cantidades reales preparadas
para cada producto, actualizando así las existencias en el almacén.
La aplicación de un sistema informático será muy útil a la hora de consultar los stocks de
existencias y su ubicación en el almacén, así como para la realización de inventarios,
además de mostrarnos las operaciones con los proveedores, control de albaranes, facturas
y permitir analizar los documentos de pago, tesorería , consumos y beneficios.
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Autoevaluación
La aplicación informática en la gestión de un economato resulta una herramienta
fundamental a la hora de:
Intercambiar información con otros puntos del economato.
Transmitir albaranes a los proveedores.
Realizar los cobros a los distintos departamentos.
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3.2.- La codificación de las mercancías.
Para facilitar la localización de los géneros almacenados,
utilizaremos sistemas de codificación de mercaderías
denominado código de barras. La base de este tratamiento
informático es la codificación, clave de acceso a los ficheros de
base de datos que opera el ordenador.
La codificación sustituye la definición de un objeto material
mediante palabra por una representación simbólica (letras,
números, signos).
La ventaja de codificar los artículos puede resumirse en que se simplifica la identificación de los
productos, ya que todos los empleados lo denominan de la misma forma; permite tener la mercadería
en secciones organizadas y, facilita la confección del inventario en un momento dado.
Los sistemas de codificación son muy variados y se crean de la combinación de elementos simbólicos
y formas de agruparlos. Estos símbolos dan origen a:
Sistemas de codificación numérico o de secuencia: Conocido comúnmente como método
secuencial, es el más simple y tal vez, el más utilizado. Consiste en la asignación de
números arábigos en orden consecutivo que lo determina e individualiza.
Sistema de codificación alfabético: Identifica las existencias mediante letras. Con este
sistema se recomienda no emplear mayúsculas y minúsculas simultáneamente.
Sistemas de codificación alfanumérico: Consiste en una combinación de letras y números.
Sistemas de codificación simbólico: Emplea signos, dibujo, etc., como representación
abreviada de los objetos.
De las diferentes formas de agrupar los elementos, dan origen a los siguientes sistemas de
codificación:
Sistema de codificación correlativo: Consiste en asignar a cada elemento un número
correlativo a partir de la unidad.
Sistema de codificación significativo: Cuando cada letra o número tiene un significado
diferente según la posición que ocupe.
Sistema de codificación por bloques: Es una variante de la anterior, aunque la significación
se atribuye a grupos y letras o números.
Para saber más
En el siguiente enlace encontrarás información ampliada sobre la codificación de los
artículos.
Resumen textual alternativo
Autoevaluación
Los sistemas de codificación alfanumérico consisten en una combinación de signos,
dibujo, etc., como representación abreviada de los objetos.
Verdadero. Falso.
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Anexo.- Licencia de recursos.
Licencias de recursos utilizados en la Unidad de Trabajo.
Datos del recurso
Recurso (1) Recurso (2) Datos del recurso (2)
(1)
Autoría: Italy in SF.
Licencia: CC by-nc-
Autoría: Josep Xicota.
nd.
Licencia: CC by-sa.
Procedencia:
Procedencia:
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/60718483@N00
/2509358014/
Autoría:
qwazymonkey.
Licencia: CC by-nc-
Autoría: Antonio Fernández Ruiz.
nd.
Licencia: Uso educativo nc, para
Procedencia:
plataformas FPaD.
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Procedencia: Elaboración propia.
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/4897556953/
Autoría: Fran
Villena. Autoría: kriplozoi.
Licencia: CC by. Licencia: GNU GPL.
Procedencia: Procedencia:
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