18/4/2018 Documentos Mercantiles
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Relaciones humanas
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Escrito por secretarial2grupo2 21-01-2012 en General. Comentarios (4)
muy interesante prueba bienvenida
Categorías
Documentos Mercantiles
General
Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación
mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. El objeto es certificar el
entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.
Practica Secretarial 2
Importancia de los Documento Mercantiles:
Describira brevemente informaciòn
sobre el contenido de la càtedra de
La Importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de Pràctica Secretarial 2.
carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos
documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.
Los Documentos Mercantiles permiten dejar constancia de todas las operaciones mercantiles
que se realiza en las empresas a traves de los Documentos Mercantiles Negociables y No
Negociables. permite a la organizacion de documento y se hace mas facil el rendimeinto de los
negocios.
Tanto la Letra de Cambio, el Pagaré como el Cheque son documentos de crédito son mucha
importancia ya que los mismos conforman una garantía de recuperación del valor de la
prestación de un servicio o de la venta de algún bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que
mediante su emisión, el tomador puede recurrir a fuentes legales establecidas, como ya se dijo
en el Código de Comercio, para hacer efectivo su pago.
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"Clasificacion de los Documentos Mercantiles":
Documentos Mercantiles Negociables:
Letra de cambio:
Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una
determinada cantidad de dinero.
Sus características son:
1.- Es una orden de pago.
2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario)
3.- Debe llevar la firma del suscriptor.
4.- Cantidad en numero.
Pagare:
Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y esta
obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada.
Sus características son:
1.- Es una promesa de pago.
2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario)
3.- Debe de levar la firma del suscriptor.
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Cheque:
Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde
se tenga una cierta cantidad de dinero.
Sus características son:
1.- Es un orden de pago.
2.- Posee un número que lo identifica.
3.- Cantidad en número.
Documentos Mercantiles No Negociables:
Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de
contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación
mercantil.
Estos son:
Recibo:
Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que
en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.
Sus características son:
1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.
2.-Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
5.- Cantidad en números.
6.- Firma de quien emite el recibo.
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Factura:
Es la nota que el vendedor entrega al comprador , en el que se detallan las mercancías
compradas.
Sus características son:
1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.
2.- Lugar , día, mes y año en el que se realiza la operación.
3.- Condiciones de pago.
4.- Mencionar los descuentos si los hay
5.-Instrucciones relacionadas con las cantidades , descripción y precios de las mercancías.
6.- Firma del comprador.
Documentos Comerciales:
Son los comprobantes o constancias de los hechos económicos llevados a cabo por las
empresas.
Ejemplo: La Venta de Mercancias genera como comprobante una factura, en la que se indica lo
que se ha vendido, a quien, a que precio, en que fecha etc.
Utilidad:
1. • Son una constancia de las operaciones realizadas.
2. • Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
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Clasificación:
Externos
De uso interno
Internos
De uso externo
Comprobantes Externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ejemplo: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Comprobantes Internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a
terceros o circular en la misma empresa. Ejemplo: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos,vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos
(escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas
de sueldos, informes).
Fuente: http://www.deguate.com/infocentros/educacion/recursos/comercio/docmercantiles.htm
Sistemas de Organización de Archivo:
El sistema de archivo es la organización de la información de documentos en forma alfabética,
se identifican por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene, se utiliza
para guardar información importante de las empresas. Hay distintas clases de documentos por
esto existen varias clases de almacenamiento como: los Archivos geográficos, archivos
numéricos, archivos alfabéticos, archivos cronológicos.
Archivo Alfabético:
Es el más utilizado en el medio laboral, debido a que se organiza por las letras de alfabeto,
desde la A hasta la Z; se registran en carpetas con elnombre de las personas, títulos y
empresas.
Características:
Se ordenan alfabéticamente las carpetas, utilizando guías especiales con letras resaltantes,
llamadas pestañas.
Se usan diferentes carpetas, las de resguardo del documento que es llamada miscelánea de
tipo oficio con escrito determinado y las carpetas especiales con pestaña que están organizadas
con letras de encabezamiento de información.
Deben organizar las carpetas por nombres de los clientes, empresas, asuntos, títulos, etc. En
orden alfabético.
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Se debe mantener un color definido en la organización de las carpetas en la gaveta del archivo
o en la información en el sistema computarizado que se utilice al archivar documentos.
Archivo Numérico:
Este sistema se utiliza para archivar la información a través de números y secolocan en las
carpetas de forma individual, llevando un registro adicional contarjetas enumeradas para facilitar
el trabajo del usuario. Se utiliza en losconsultorios médicos, bibliotecas entre otros.
Partesdel archivo numérico:
· Archivo Principal: las carpetas y las guías aparecen rotuladas con números
ejemplo:CODIG. 012,013 etc.
· Tarjetas Auxiliares: contiene tarjetas con el nombre, asunto a registrar de forma
alfabética, se le coloca el número asignado que tiene el rotulo de la
carpetaasignada. Ejemplo: Gutiérrez, Francisco, 0130
VENTAJAS
La confidencialidad,
rápida identificación de la secuencia,
expansión limitada,
usos múltiples del tarjetero índice del sistema,
las referencias no recargan el archivoprincipal,
números que identifican a los corresponsales,
los patrones numéricos facilitan la identificaciónde datos,
el uso de los números reduce el ancho delrotulo, los números son
identificados particular.
Estas son las diferentes ventajas que nos ofrece y posee lossistemas de organización del archivo
numérico.
Desventajas
Para localizar un documento primero hay queconsultar un tarjetero y
determinar el código o número asignado para estedocumento o expediente,
Es necesario establecer patrones numéricos, loscuales faciliten la localización
y identificación del caso o asunto.
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· Archivo para asuntosinactivos: se enumeran con una codificación y secuencia
distinta a la archivo activo de la empresa o institución, ya que espoca
utilizada. Ejemplo: CODIG 1-13
· Registro:se lleva un libro de anotaciones para relacionar las carpetas del
archivo,puede ser de forma manual o a computadora.
· Procedimiento a seguir: Inspecciónde los documentos para ser archivados,
debidamente autorizados.
ü Organizarla información, colocarle codificación numérica, referencias.
ü Pasarla información de la carpeta a la tarjeta numérica y
archivarlaalfabéticamente.
ü Separarlos documentos activos de los inactivos.
ü Guardarcarpetas y documentos en las gavetas. Archivos y las tarjetas
en el tarjeteroespecial para ellos.
Guardar registro de información en u formato diseñado de la empresa o institución en
elcomputador asignado para ello.
Archivo por Asunto:
Este sistemas se utiliza archivando asuntos correspondientes a cada actividad que se
desarrolle en la empresa o institución, es recomendable que la persona que este
encargado de ello sea la que conozca del negocio o de la información.
Ejemplo:Empresas Colinas
Procedimiento a seguir:
Inspeccionarlos documentos para ser archivados.
Organizarlas carpetas por asunto, colocándole el nombre de la empresa a registrar, searchivan
en las gavetas por orden alfabéticos.
Guardaren las carpetas colgantes del archivo por orden de empresa.
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Diferencia en los Sistema por Asuntos
los siguientes son algunos casos en los cuales se recomienda el uso de unsistema por asuntos:
1) departamentos de investigaciones científicas, en donde sea convenientearchivar la
información bajo las áreas o temas de los diferentes estudios quese está llevando a cabo.
2) oficinas donde el interés sede enfoca, principalmente, no en corresponsal enparticular, sino
en el cuadro general de la situación. Por ejemplo para unagente de compras de equipos resulta
más conveniente agrupar la información porlas clases que de dicho equipo hay en el mercado,
que por las diferentes casaso personas que lo distribuyen o representan.
3) oficinas que conservan material didáctico.
4) instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que sus artículoso productos se
identifiquen por grupo
Por asunto numérico
Permite clasificardocumentos asignando a éstos un número correlativo de “n” cifras, para
ello,cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje elcontenido del
expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otroselementos que faciliten la
clasificación.
Este sistema tiene unaventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad de archivar de
formailimitada, ya que disponemos de infinitos números. Como inconvenientedestacaremos que
siempre se deberá disponer y consultar un índice auxiliar quenos informe qué corresponde a
cada número.
Alfabético por asunto
El sistema alfabéticopermite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta.
Para la utilización de estemétodo será necesario determinar una palabra principal u ordenatriz
que será laque defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema,etc.
Pero existen excepciones quepodrían complicar la clasificación, para ello, se deberán tener en
cuenta lassiguientes normas aplicadas a estas excepciones:
Si vamos a clasificarpersonas atendiendo a su primer apellido y éste es el mismo en las dos,
seusará el segundo apellido como elemento clasificatorio. Es posible encontrarpersonas con
ambos apellidos idénticos, si se diera esa circunstancia,usaríamos el nombre como palabra
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ordenatriz. Si las dos personas tuviesen elmismo nombre y los mismos apellidos, se deberá
usar una palabra ordenatrizdistinta para su clasificación, como por ejemplo, la población o la
calle deresidencia de cada una de ellas.
Cuando los apellidos soncompuestos, por ejemplo, María del Mar Carrero López-Serrano,
seconsiderarán los apellidos por separado, es decir, como si la persona tuviesetres apellidos en
lugar de dos.
Tampoco se tendrán en cuentaa efectos de clasificación laspartículas: de, la, el e y, como
porejemplo: Julián de Heras Fernández. A todos los efectos de clasificaciónserá considerado
como Julián Heras Fernández.
Cuando se trata declasificar nombres de empresas, la norma es elegir como palabra ordenatriz
elprimero de los sustantivos que contenga el nombre completo de la empresa,seguidamente, se
indicarán el resto de los términos separados mediante unacoma, por ejemplo, RMG Industrial,
se clasificará como RMG,Industrial. Otro ejemplo de clasificación podría ser: El Corte Inglés,
S.A. seclasificaría como Corte Ingles El, S.A.
Si el nombre de la empresacontiene un nombre propio o una zona geográfica determinada,
porejemplo, Manuel Mantón, S.L. o Persianas Arganda, S.A. seclasificará el documento por el
nombre propio o por el nombre de la zonageográfica, es decir, Mantón Manuel, S.L. y Arganda
Persianas,S.A.
Existen nombres de empresasque empiezan por palabras como: Sobrinos, Herederos,
Hijos, Sociedad, Compañía, Almacén,etc., o abreviaturas o partículas como de, el, CIA., S.A.,
etc.La norma es no considerarlas a efectos de clasificación.
Cuando el nombre de laempresa esté formado por nombre propios, por ejemplo: García
Carrión,S.A. el criterio de clasificación será idéntico que el usado parapersonas.
Si vamos a clasificarOrganismos Oficiales, usaremos para su clasificación su denominación
general.Por ejemplo:
Las empresas con nombreabreviados, se clasificarán según su nombre completo, salvo aquellas
cuyaabreviatura sea conocida internacionalmente, por ejemplo:
Cuando el nombre de unaempresa comience por un artículo, éste no se tendrá en cuenta a
efectos de clasificación.
Sistema Geográfico:
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Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad, Estado o
País.
ü Consiste en ordenar la correspondencia alfabéticamente de la siguiente manera:
ü Nombrede la localidad.
ü Nombredel corresponsal o por asunto.
ü Nombredel País, Estado, Cuidad, Municipio, Sector.
ü Esutilizada en las Gobernaciones, Alcaldías, Centro de información
estadístico,entre otros.
Procedimiento:
Se ordena las carpetas por País, Estado, Municipio y Sector.
Se le colocan guías mayores con un color, archivando las carpetas en el extremoizquierdo de la
gaveta y en primera posición.
Se abre otra carpeta con guías auxiliarles con la información de las
ciudades,municipios, o sector, de otro color en segunda posición.
Apertura de carpetas colgantes del archivador con información en la pestaña identificando el
País de origen de los documentos a guardar.
Recomendación: rotular la información de las carpetas con diferentes colores, esto facilitaráal
usuario encontrarla con rapidez y eficiencia.
Ventajas Inconvenientes
Método sencillo Como está derivado del alfabético hay que
designar la ordenatriz para los nombres
La documentación queda clasificada por
compuestos, y requiere que se deje una
grupos fácilmente identificables, de
marca cuando se toman los documentos.
acuerdo con la población, provincia y
comunidad. No resulta adecuado para archivos
voluminosos.
No necesita ni índices ni fichas
complementarias.
Es muy útil para las empresas que
disponen de una organización geográfica
o por zonas.
Es un método abierto que permite la
ampliación.
Puede combinarse con otros criterios
como el numérico o cronológico.
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Archivo Cronologico:
Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indican año,
mes y día. Su proceso: primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el
día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la relacionada con
vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.
Ventajas Inconvenientes
Sencillez y rapidez Obliga a conocer la fecha del documento.
No es cerrado y permite la ampliación e Cuando se extrae documentación hay que
inclusión de nuevos documentos. dejar constancia del lugar correspondiente
de la misma.
No requiere la utilización de índices ni fichas
auxiliares.
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Definición de Relaciones Humanas:
Son las enderezadas a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos
amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el
reconocimiento y respeto de la personalidad humana.
Las Relaciones Humanas Permiten:
- Aumentar el nivel de entendimiento, a través de una comunicación eficaz y considerando las
diferencias individuales.
- Disminuyen los conflictos usando en entendimiento y respeto de las diferencias y puntos de
vistas de los otros reduciendo las divergencias y conflictos.
- Crean un ambiente armonioso con la comunicación, generando relaciones satisfactorias que
permiten a cada individuo lograr la satisfacción de sus necesidades y alcanzar la realización y la
felicidad.
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Su Importancia:
Es vital la comunicación en las relaciones humanas porque la comunicación nos ofrece la
comprensión de los sentimientos de los demás y de sus actuaciones, tal vez sin una persona
posee problemas puede ofender a un amigo, pero si el amigo no comprende que tiene
problemas puede darse el caso que se disgusten fácilmente.
Las relaciones humanas vienen a ser de vital importancia para nuestras vidas, puesto que nos
permiten desarrollarnos como personas, nos ayudan a realizar todas nuestras actividades
diarias y a su vez trazar el camino que nos lleva al cumplimiento de nuestras metas.
Características:
Ø Personalidad: término griego “persona”, que significa máscara, para describir la cara que
el individuo le presenta a la sociedad, y lo hace diferente de los demás, con un
conjunto de cualidades que lo constituyen, como puede ser su inteligencia, carácter,
temperamento y constitución. También hace notar destreza o desenvoltura, aunque la
personalidad la relacionamos comúnmente, con el conjunto de rasgos físicos,
psíquicos y culturales que hacen a cada ser completamente independiente y único.
Ø Motivación: Es el factor psicológico, consciente o no, que predispone al individuo para
realizar sus actividades diarias, o para tender hacía ciertos fines, necesidades o
tendencias.
Ø Comunicación: Desde el punto de vista etimológico, el término significa "hacer algo
común”, en su aspecto formal, la comunicación, es el “proceso por el cual transmitimos
ideas, conocimientos, habilidades, sentimientos, actitudes, etc., y recibimos respuesta
a tales estímulos, como resultado hacemos que nos comprendan y comprendemos a
los demás obteniendo una acción a realizar. Todos los idiomas son códigos y pueden
ser: verbales, no verbales, escritos, meramente personales o interpersonales. Para
comunicarnos con los demás utilizamos fundamentalmente el lenguaje, los gestos no
verbales y las señales actitudinales.
Ø Retroalimentación: Los seres humanos tratamos de alcanzar objetivos conscientes o
inconscientes. Y un gran número de ellos esta relacionado con otros seres humanos, el
ejemplo: la necesidad o deseo de reconocimiento, éxito en nuestro trabajo, crecimiento
o mejoramiento de nuestra productividad. Pero ocurre que en ocasiones actuamos en
forma que en realidad nos impide alcanzar los objetivos que deseamos. Es por eso que
la retroalimentación es un instrumento que se utiliza para que la persona se de cuenta
de cómo su conducta afecta a otros.
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Ø El Auto conocimiento del ser humano: El individuo requiere sentirse integro, identificado
consigo mismo, saber quién es, realizar cosas que le gusten, que le satisfagan, y
sentirse útil para los grupos en que participa, para las Instituciones, empresas o
fábricas donde labora, además necesita conocimiento, aceptación, confianza y
realización.
Ø Análisis Transaccional: Tiene por objeto analizar la naturaleza del hombre, su objetivo
definir las diferentes actitudes a partir del estado de animo y con base en ello, manejar
la comunicación de manera optima.
Ø Integración de Grupos de Trabajo: Son grupos de personas que se integran para lograr
un mismo objetivo y tienen relación en los roles y status que posee cada integrante, al
estar en grupo tiene que haber respeto entre ellos.
Prueba
Escrito por secretarial2grupo2 17-01-2012 en General. Comentarios (1)
No puedo subir ficheros
Saludo de Inicio
Escrito por secretarial2grupo2 10-01-2012 en General. Comentarios (2)
Buenas Tardes
Espero que este sea el comienzo de un buen trabajo. Muchos Exitos!
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