HERRAMIENTAS DE GESTIÓN FINANCIERA
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LISTA DE CONTROL INTERNO
Sí No N/A Observaciones / Notas
A. LISTA DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS ÉTICOS
A1 ¿Tiene su organización un código de conducta para el
personal que promueva la integridad y los comportamientos
y valores éticos?
A2 Este código de conducta para el personal:
- ¿prohíbe los conflictos de intereses?
- ¿prohíbe aceptar pagos, regalos o cualesquiera otras
ventajas de los proveedores actuales o potenciales?
- ¿prohíbe utilizar los activos del proyectos para fines
distintos de los del proyecto?
- ¿prohíbe cualquier otro comportamiento poco ético?
A3 ¿Existen medidas que garanticen el cumplimiento del citado
código de conducta, con medidas disciplinarias en caso de
infracción?
RECURSOS HUMANOS
A4 Su organización ¿tiene un sistema de evaluación permanente
del personal?
A5 ¿Hay un plan de desarrollo y formación del personal?
A6 Como parte de sus procedimientos de contratación de
personal, ¿se han adoptado medidas para evaluar la
competencia de los candidatos?
A7 ¿Existen medidas para garantizar que se conserva al personal
competente y se le mantiene motivado?
A8 Los procedimientos de salida del personal ¿garantizan la
correcta transmisión de la información y de los documentos,
así como la cancelación de las contraseñas y derechos de
acceso?
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
A9 ¿Existe un organigrama actualizado?
A10 ¿Existe una descripción clara y por escrito de las funciones
para cada puesto/empleado/ejecutivo?
A11 Estas descripciones ¿evitan posibles solapamientos de
funciones?
A12 ¿Existe un manual de operaciones detallado y/o un manual
del proyecto?
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A13 El manual de operaciones y/o el manual del proyecto
¿incluyen lo siguiente?
- el organigrama
- la descripción de las tareas y responsabilidades de los
diferentes puestos
- el proceso y los procedimientos de contratación
- los procedimientos de gestión de activos
- los procedimientos de notificación de tiempos y gastos
- los procedimientos de gestión de la tesorería
- las políticas y procedimientos contables y el proceso de
información financiera
- los procedimientos de seguimiento del presupuesto
- la lista de gastos admisibles / no admisibles, junto con la
lista de gastos no elegibles
A14 Su personal asignado al proyecto ¿está convenientemente
informado de la existencia del manual de
operaciones/manual del proyecto?
B. FIJACIÓN DE OBJETIVOS
B1 El manual del proyecto ¿describe claramente los objetivos y
actividades del proyecto?
B2 El proceso de elaboración del presupuesto ¿garantiza lo
siguiente?
- que existe un vínculo claro entre las actividades
planificadas y los costes del proyecto
- que los supuestos utilizados son plausibles
- que todas las partidas de gastos están correctamente
clasificadas y que ni su descripción ni su contenido se prestan
a malentendidos
- que no hay un solapamiento entre las rúbricas y partidas
presupuestarias
- que las cantidades indicadas en el presupuesto son claras y
no se prestan a malentendidos
- que las estimaciones de precios utilizadas son razonables
B3 ¿Se comparan los presupuestos, siquiera trimestralmente,
con las cifras reales, y se analizan debidamente las eventuales
divergencias?
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C. GESTIÓN DE RIESGOS
C1 ¿Existe un proceso para detectar los principales riesgos del
proyecto (incluidos los riesgos financieros), así como su
probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial?
C2 ¿Existe un plan o proceso destinado a
paliar/reducir/responder a dichos riesgos?
C3 Dicho plan ¿está documentado por escrito?
D. ACTIVIDADES DE CONTROL
SEPARACIÓN DE FUNCIONES
D1 Su organización ¿ha adoptado medidas para garantizar una
separación de funciones entre las siguientes tareas?
- custodia de los activos y tareas de verificación
(ejemplo: custodia del dinero en efectivo frente al arqueo
de caja)
- tareas de gestión y tareas de autorización
(ejemplo: realización de los procedimientos de contratación
frente a la autorización del contrato con un proveedor)
- tareas de gestión y tareas de contabilidad
(ejemplo: aprobación de las facturas de compra frente al
registro contable de dichas facturas)
- tareas de contabilidad y tareas de pago
(ejemplo: elaboración de las órdenes de pago frente a la
firma de la orden de pago bancaria)
ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
D2 Para todas las funciones que tienen un impacto en las
transacciones financieras, ¿existe un procedimiento de
revisión y control a cargo de un empleado de nivel más alto
que el empleado que realiza la tarea?
GESTIÓN DE ACTIVOS - ACTIVOS DE INVERSIÓN
D3 ¿Existe un registro de activos fijos?
D4 Dicho registro ¿incluye, para cada activo, una descripción
única y un número de identificación único?
D5 Dichos números de identificación ¿están materialmente
pegados a los propios activos?
D6 El citado registro ¿indica el valor de coste de cada activo, de
acuerdo con las facturas de compra, así como la referencia a
la factura de compra?
D7 El citado registro ¿indica la ubicación del activo y/o el
departamento o persona responsable del mismo?
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D8 El registro de activos fijos ¿se concilia periódicamente con los
registros contables del Libro Mayor (como mínimo una vez al
año)?
D9 Los activos consignados en el registro de activos fijos ¿se
inspeccionan periódicamente para verificar su existencia y
condición material (como mínimo una vez al año)?
D10 Estas inspecciones ¿corren a cargo de personas distintas de
las personas que custodian tales activos?
D11 Las personas responsables de un activo ¿han firmado un acta
de responsabilidad con relación al activo en cuestión?
GESTIÓN DE ACTIVOS - VEHÍCULOS
D12 Su organización ¿lleva libros de registro para cada vehículo?
D13 En estos libros de registro, ¿se hace un seguimiento de lo
siguiente?
- el kilometraje realizado diariamente, con indicación de los
trayectos cubiertos
- el combustible utilizado en el vehículo
- los bienes fungibles (neumáticos, filtros, lubricantes, etc.)
utilizados para el vehículo
D14 Estos libros de registro ¿se revisan regularmente (como
mínimo una vez al mes)?
D15 La revisión de estos libros de registro ¿incluye lo siguiente?
- una comprobación de la razonabilidad de los viajes
consignados
- una comparación con el cuentakilómetros del vehículo
- una comprobación de la razonabilidad del consumo medio
efectivo de combustible del vehículo
- una comprobación de la razonabilidad de los bienes
fungibles?
(neumáticos, filtros, lubricantes, etc.)
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GESTIÓN DE ACTIVOS - BIENES FUNGIBLES
D16 ¿Existe un inventario permanente de los bienes fungibles?
D17 Dicho inventario ¿indica, para cada artículo, lo siguiente?
- la descripción o referencia únicas del artículo
- las cantidades de las entradas de inventario (compras), con
referencia a la factura o recibo de compra
- las cantidades de las salidas de inventario (consumo), con la
referencia de la solicitud
- el equilibrio teórico del inventario en todo momento
D18 Para cada salida del inventario permanente, ¿se extiende una
solicitud? ¿Están numeradas estas solicitudes? ¿Requieren
aprobación?
D19 ¿Existen controles materiales regulares del inventario (que
incluyan el 100 % de los activos como mínimo una vez al
año)?
D20 Estos controles materiales del inventario ¿corren a cargo de
personas distintas de la persona encargada de custodiar los
activos?
D21 La conciliación de los inventarios permanentes ¿corre a cargo
de personas distintas de la persona encargada de custodiar
los activos?
D22 Estos inventarios permanentes ¿se concilian regularmente
con el saldo del Libro Mayor, de acuerdo con los registros
contables?
GESTIÓN DE ACTIVOS - OTROS ASPECTOS
D23 Si hay activos arrendados, ¿están sujetos a las mismas
medidas de control aplicables a sus propios activos?
D24 ¿Hay en las cuentas una lista detallada de todos los anticipos
y partidas transitorias?
D25 Dicha lista ¿se concilia regularmente con el saldo del Libro
Mayor de acuerdo con los registros contables (como mínimo
una vez al mes)?
D26 ¿Se revisa regularmente esa lista para detectar los importes
vencidos, y se adoptan rápidamente medidas para eliminar
tales importes?
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GESTIÓN DE TIEMPOS Y NÓMINAS
D27 Su organización ¿tiene un sistema de fichas de presencia?
D28 Dichas fichas de presencia:
- ¿Las elaboran los propios empleados?
- ¿Se elaboran con la suficiente periodicidad (semanalmente,
bisemanalmente o mensualmente)?
- ¿Se elaboran en tiempo oportuno (es decir, como muy
tarde dos días después de que finalice el periodo de
referencia)?
- ¿Se concilian con el número total de horas trabajadas por el
empleado en cuestión?
- ¿Son revisadas/aprobadas por el superior directo del
empleado en cuestión?
D29 ¿Se llevan al día los registros del personal?
D30 Las decisiones de contratar, promocionar o despedir a los
miembros del personal ¿son supervisadas por algún
administrador sin funciones de pago o contables?
D31 La preparación de las nóminas ¿se delega en alguna persona,
unidad o proveedor de servicios conocedores de la normativa
en materia social y fiscal?
D32 Las comunicaciones de información relacionada con el
personal (remuneraciones brutas, contrataciones, despidos,
etc.) dirigidas al responsable de elaborar la nómina ¿están
sujetas al control de un administrador sin funciones de pago
o contables?
D33 Los pagos de las nóminas (incluidos las cotizaciones a la
seguridad social, las retenciones fiscales y otros pagos
relacionados con la nómina) ¿son comprobados por un
administrador sin funciones de pago o elaboración de
nóminas?
GESTIÓN BANCARIA Y DE TESORERÍA
D34 ¿Ha abierto alguna cuenta bancaria específica dedicada
exclusivamente al proyecto?
D35 ¿Todos los pagos requieren dos firmas?
D36 Las personas que tienen su firma reconocida en las cuentas
bancarias ¿son distintas de las que realizan los asientos
contables del banco, preparan los pagos o se encargan de las
conciliaciones bancarias?
D37 Los saldos bancarios que figuran en los registros contables
¿se concilian frecuentemente con los estados de cuenta
bancarios (semanalmente, por ejemplo)?
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D38 Estas conciliaciones bancarias ¿corren a cargo de una persona
distinta del tenedor de libros?
D39 ¿Se realiza, siquiera trimestralmente, una conciliación del
flujo de caja que cubra todos los movimientos de fondos del
proyecto?
D40 En el momento del pago, ¿se sellan todas las facturas y vales
con la palabra «PAGADO» para evitar la duplicación de los
pagos?
CHEQUES
D41 Los pagos con cheque ¿se limitan a los casos en que no es
posible el pago por transferencia bancaria?
D42 Los talonarios de cheques ¿se guardan en un lugar seguro y
permanentemente bajo llave?
D43 Los talonarios de cheques ¿están sujetos al control de una
persona distinta del tenedor de libros?
D44 ¿Está prohibida la práctica de firmar cheques en blanco?
D45 Cuando se realizan pagos con cheque, ¿siempre se conserva y
archiva una fotocopia del cheque firmado?
GASTOS MENORES
D46 Los pagos en efectivo ¿se limitan siempre a los casos en que
no son posibles los pagos por transferencia bancaria o
cheque? ¿Se limitan siempre a pequeñas cantidades?
D47 El dinero en efectivo destinado a cubrir gastos menores ¿se
limita siempre a pequeñas cantidades?
D48 El efectivo en caja ¿se guarda en un lugar seguro y
permanentemente bajo llave?
D49 El acceso al dinero en efectivo ¿está limitado al cajero? ¿Es el
cajero una persona distinta de las personas que realizan los
asientos contables y/o las conciliaciones de caja?
D50 ¿Se lleva al día un registro de gastos menores?
D51 El registro de gastos menores ¿se concilia frecuentemente
con el importe de dinero en efectivo que hay materialmente
en caja? Esta comprobación ¿corre a cargo de una persona
distinta del cajero?
D52 Los movimientos y saldos recogidos en el registro de gastos
menores ¿son con frecuencia objeto de una conciliación
realizada por una persona distinta del cajero?
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D53 ¿Se extiende un comprobante de pago por cada desembolso?
Cada comprobante de pago, ¿recibe la aprobación de una
persona distinta del cajero? ¿Se verifica siempre la identidad
del beneficiario (mediante sus documentos de identidad, por
ejemplo)? ¿Se le pide siempre que firme un acuse de recibo
de los fondos?
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E. COMUNICACIÓN, INFORMACIÓN, LOGÍSTICA Y SEGURIDAD
E1 ¿Existen procedimientos que garanticen que toda la
documentación con algún impacto financiero se transmite
inmediatamente al departamento de contabilidad?
E2 ¿Están todos los ordenadores y servidores protegidos por un
sistema de seguridad de datos actualizado (anti-
virus/cortafuegos/anti-spam)?
E3 ¿Se usan códigos o contraseñas de acceso para todas las
aplicaciones que entrañan un riesgo, como los sistemas de
contabilidad o pago?
¿Dispone su organización de una lista actualizada de todas las
personas que tienen derechos de acceso a estas
aplicaciones?
E4 ¿Se realizan copias de seguridad de los datos electrónicos con
cierta frecuencia? ¿Se guardan estas copias en un lugar
seguro?
E5 En caso de pérdida de datos electrónicos debido a una avería
del ordenador, ¿le permitirían dichas copias de seguridad
restaurar los datos rápidamente?
E6 ¿Se aplican medidas de seguridad para proteger los
ordenadores del proyecto frente a posibles robos?
E7 ¿Está debidamente controlado el acceso a las instalaciones, y
en particular a aquellas en que se guardan los documentos y
datos financieros?
E8 ¿Permite el sistema de archivo acceder rápidamente a todos
los documentos? Y dicho sistema ¿resultaría fácilmente
utilizable para una persona no familiarizada con el proyecto?
E9 ¿Existe un índice de archivo actualizado?
¿Están cada documento, carpeta o caja de archivo
E10 etiquetados con una referencia vinculada a ese índice de
archivo?
E11 Los documentos del proyecto ¿están archivados en un lugar
protegido frente a posibles incendios o inundaciones?
E12 Las condiciones del archivo ¿permiten evitar que los
documentos se deterioren con el paso del tiempo, y como
mínimo durante un periodo de siete años a partir de la fecha
del pago del saldo final del proyecto o programa?
F. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
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F1 La gerencia ¿revisa regularmente los controles internos del
proyecto, así como cualquier cambio que se introduzca en
ellos?
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F2 La gerencia ¿ha adoptado medidas de seguimiento con
respecto a:
- informes de auditoría interna
- informes de auditoría externa
con el fin de remediar todas las deficiencias detectadas?
G. ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN
(Si su organización coordina actividades de otras entidades /
participantes / socios del proyecto):
G1 Como organización coordinadora, ¿ha obtenido suficientes
garantías sobre los controles internos aplicados por otros
socios del proyecto?
G2 ¿Obtiene y revisa con regularidad los informes financieros del
proyecto elaborados por estos otros socios?
G3 ¿Compara regularmente estos informes financieros con los
presupuestos, y exige explicaciones a los participantes/socios
en caso de que haya divergencias significativas?
G4 ¿Comprueba los informes financieros presentados por los
socios del proyecto por lo que se refiere a los justificantes
adjuntos?
G5 En
caso afirmativo, en qué medida? (¿el 100 %? ¿mediante
un muestreo?)
G6 ¿Realiza controles sobre el terreno del trabajo de los
participantes/socios que usted coordina?
Elaborado por: Nombre, cargo, firma, fecha
Aprobado por: Nombre, cargo, firma, fecha
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es / Notas
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