Control de Ventas
Es la última función del proceso de administración de ventas, consiste en evaluar y controlar a la fuerza
de ventas. Es en este punto que se evalúa a los vendedores respecto a si cumplieron los objetivos de
venta y siguieron las políticas de administración de cuentas.
Principios
1. Separación de funciones de ventas, cobro y registro en contabilidad.
2. Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a los registros contables que
controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados que intervienen en ventas, será de complemento y no de revisión.
4. La función de registro de operaciones de ventas será exclusiva del departamento de
contabilidad.
El control sobre la fuerza de ventas es factor fundamental para llegar al éxito comercial. Para generar
ventas crecientes y ganar participación en el mercado se debe contar con una fuerza de ventas que
garantice ventas crecientes, adecuadas, confiables y que provean un alto grado de satisfacción al
cliente.
Pueden mencionarse como principales controles de ventas:
Por volumen total de las mismas ventas. ◦
Por tipos de artículos vendidos. ◦
Por volumen de ventas estacionales. ◦
Por el precio de artículos vendidos. ◦
Por clientes. ◦
Por territorios. ◦
Por vendedores. ◦
Por utilidades producidas. ◦
Por costos de los diversos tipos de ventas
Objetivos
1. Prevenir fraudes en ventas.
2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.
3. Obtener información segura, oportuna y confiable de ventas.
4. Promover la eficiencia del personal de ventas.
En la mayoría de las empresas, el control del trabajo de las vendedoras es una de las tareas más
importantes a realizar dentro de un departamento de ventas, especialmente por parte de EL
DIRECTOR DE VENTAS.
Con la intervención de los Directivos en la administración se debe establecer un sistema de Control
Interno para lograr los objetivos que conlleven a la productividad.
Es necesario mencionar que no basta con Diseñar, Desarrollar, e Implementar un Sistema de Control
Interno, sino que es necesario EVALUARLO (medirlo), para conocer qué nivel de confianza se ha
logrado establecer en relación a las Operaciones en la Empresa.
EL CONTROL SOBRE LA FUERZA DE VENTAS
Simples herramientas de control, le pueden ayudar a resolver problemas con sus ventas,
a continuación un listado sencillo con algunas de ellas:
1. Mantenga estadísticas fiables e indicadores de desempeño fiables: Recuerde que para ser
adecuados los indicadores deben ser:
Accesibles (fáciles de identificar y recopilar)
Pertinentes (para los que deseamos medir)
Fieles (que informen con fidelidad de las condiciones de los datos que se recogen)
Objetivos (no ambiguos en su interpretación)
Precisos (para la acción que se quiere estimar)
Unívocos (parámetros exclusivos de lo que se mide) y Sensibles (que permitan
recoger y estimar variaciones de aquello que son referente).
2. Motive y capacite constantemente a sus vendedores: Un vendedor motivado, es sinónimo de un
cliente satisfecho.
Algunas de las ideas que le pueden ser de ayuda son:
Brinde motivación adicional mediante comisiones por venta.
Ofrezca incentivos por la llegada de nuevos clientes.
Capacite constantemente a su personal.
Pregunte acerca de las falencias en los mecanismos de ventas a sus propios
vendedores.
Comuníquese y apoye constantemente.
[Link] atención a las quejas y reclamos: No solamente es atender, es generar estrategias que le
permitan a la empresa resolver los problemas que han generado los reclamos.
Algunos consejos:
Atienda con rapidez y claridad.
No busque excusas.
Evalué constantemente los productos, servicios y los mecanismos de atención.
Prepárese para las eventualidades más frecuentes y tenga un plan de contingencia
en caso de que se presenten problemas graves.
[Link] los instrumentos de mercadeo adecuados en las ramas de promoción, ventas y
distribución: Un error común cuando se ha trabajado por algún tiempo, es olvidarse de los
instrumentos de mercadeo, para confiar exclusivamente en la experiencia.
Nunca deje de estar actualizado en las tendencias del mercado que afronta, investigue y
mantenga una actitud abierta con el fin de no cometer errores que le pueden resultar
dolorosos.
[Link] su lenguaje con clientes, proveedores y socios: No pierda ventas por no estar
preparado al momento de vender. Prepárese, aprenda su discurso y practique.
6. Analice constantemente a sus clientes: Siga tendencias, verifique sus gustos,
pregúnteles que les atrae. Hay mucha información que le puede ayudar a vender más y
que parte de un simple comentario de un consumidor.
[Link] a sus trabajadores con las herramientas adecuadas: Utilice briefs, folletos,
presentaciones, muestras, videos y todos los instrumentos que le puedan ayudar a
vender una idea.
Y por último “Vigile siempre a su competencia”, si quiere controlar adecuadamente su
fuerza de ventas procure siempre estar arriba que los demás, esto le garantizará atención
y eficacia a largo plazo.
Por factura:
Se conoce a aquel documento que refleja la entrega de un producto o bien la provisión de algún tipo
de servicio, en el cual no solamente se indicará la fecha en la cual se devengó el mismo, sino que
también se indicarán cuestiones como ser la cantidad, el peso, la medida y el precio de aquello que
fue adquirido. Además, en la factura se consignarán los datos correspondientes al expedidor y al
destinatario de la misma, con el detalle de los productos y servicios que se hayan suministrado
oportunamente, sus precios unitarios, precios totales, descuentos, impuestos, señas y saldos a
cancelar.
En materia contable, la factura será el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión
de un determinado servicio que afecta tanto al comprador como al vendedor y que le dará al receptor
el derecho de deducción del impuesto al valor agregado (IVA). Las facturas pueden ser de tres tipos
A, B o C y entre estas se cuentan las siguientes: ordinarias (documentan la operación comercial),
rectificativas (documentan correcciones de una o más facturas anteriores o en su defecto devoluciones
de productos, envases, embalajes), recapitulativas (documentan agrupaciones de facturas
correspondientes a un determinado período).
La emisión de facturas es una cuestión obligatoria en las operaciones comerciales, quienes así no lo
hicieran serán sujetos de sufrir algún tipo de multa, cancelación o hasta la clausura del comercio por
no observar esta obligación en caso que alguna inspección así lo detectase.
La cotización:
Es la tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor
en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta. La cotización constituye una
tasación oficial, ya que ocurre de acuerdo con parámetros preestablecidos y, por ende, tiene lugar
periódicamente para actualizar el valor de un título o acción.
PEDIDO:
El pedido es la petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le suministre los
bienes o servicios solicitados.
Es el documento por el que se solicita el suministro de unas determinadas mercancías o servicios.
LOGOTIPO
Nombre de organización
Eslogan de la organización
Calle de la organización
Ciudad, Estado o Provincia Código postal
000.000.0000 Fax 000.000.0000
NIF Nº :
Nº DE FACTURA:
FECHA: 24 de abril de 2018
Para: Enviar a:
UNIDADES DESCRIPCIÓN PRECIO UNIT. TOTAL
SUBTOTAL
RETENCION [Link]. (18%)
IVA (16%)
TOTAL
Todos los cheques pagaderos a: Nombre de la organización
Si tiene alguna pregunta relativa a esta factura, llame a: Nombre de contacto, Número de teléfono
¡GRACIAS POR SU COMPRA/ENCARGO!
Conclusión:
El control de las ventas de tu empresa es esencial para la generación de ingresos. Un buen Presupuesto de Ventas
es determinante para la toma de decisiones financieras y de producción.
Pero lo verdaderamente importante para tu empresa, es el seguimiento a clientes reales y potenciales. No descuides
este aspecto NUNCA.
