CONTROL DE STOCK EN ALMACEN
Proceso
Descripción
Este proceso aborda los principales aspectos del control de stock en el almacén para un mejor manejo y poder brindar una mejor atención
usuario interno de cada área al momento que requieran algún material o equipo.
Logística
logistica@[Link]
INDICE
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I
1.0 HOJA DE CONTROL DE
CAMBIO………………………………………….
2.0 OBJETIVO
GENERAL………………………………………………………….
3.0 RESPONSABLE………………………………………………………………
…
4.0 ALCANCE…………………………………...…………………………………………
5.0 DEFINICIONES…………………………………………………………………….
…..
6.0 MODO
OPERATIVO………………………………………………………………….
7.0 ARCHIVO………………………………………………………………………………
8.0 REFERNCIA……………………………………………………………………………
.
ANEXO
Nota Importante: El presente documento es de propiedad y uso exclusivo
de xxxxxx El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado
a terceras personas sin la expresa autorización del Gerente General.
Confeccionado por Revisado por Aprobado por
Nombre
Firma
Fecha
1.0 Hoja de Control de Cambios.
Revisi Fecha Párrafo Modificación Realizada
ón
00 15/02/18 Documento Inicial
2.0 Objetivo General.
3.0 Establecer un instrumento administrativo que permita hacer más eficientes los
procesos de registro y control de los inventarios en el almacén, a través de la distribución
adecuada de las tareas y responsabilidades, además de mantener el registro y documentación
oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen en cada proceso.
4.0 Alcance.
Este Procedimiento alcanza en su aplicación al personal de Logística y
Almacén, y a todos los órganos de la empresa relacionados con la actividad
de control de stock almacenaje.
5.0 Responsables
En el siguiente cuadro se detallan las responsabilidades comprendidas en el
presente procedimiento:
Jefe de Logística Verifica que este conforme de acuerdo a la
orden de compra junto con la factura o GR.
Verifican que los materiales que ingresen al
almacén este conforme y no dañados.
Realiza los indicadores y cuadros
estadísticos.
Jefe de Almacén Lleva el control del stock de almacén en el
sistema.
Verifica e identifica los materiales que
ingresan al almacén.
Manipula y protege los materiales que
ingresan al almacén.
Emite y archiva los cargos de entrega
Realiza el seguimiento a los pedidos
requeridos.
Ubica los materiales en su respectiva
ubicación en almacén.
Solicitante y/o Realiza el requerimiento del pedido por el
usuario sistema Lolcli.
6.0 Definiciones.
Este instructivo define las actividades y/o funciones que deben cumplir el
Jefe de Logística y Almacén.
Stock: es la cantidad de mercancías que permanecen almacenadas en la empresa y que
están en movimiento, aguardando a ser consumidas
Inventario:
Kardex: Registro en el sistema Lolcli de manera organizada de la
mercancía que se tiene en un almacén.
Stock de seguridad: estas son las existencias previstas para
circunstancias extraordinarias. Dichas circunstancias pueden ser un
exceso de pedido o un retraso en la recepción de los productos
solicitados.
Stock de ciclo: es el stock adecuado para abastecer la demanda de los
usuarios internos en circunstancias usuales, no extraordinarias ni
imprevistas.
Stock mínimo: son las existencias mínimas que podemos tener para
evitar imprevistos.
Stock máximo: se trata de la cantidad máxima de productos que es
posible almacenar.
Stock de recuperación: son productos usados que pueden ser total o
parcialmente reutilizados.
Stock especulativo: es el stock que se acumula cuando se prevé que va
aumentar la demanda de un determinado producto. En estos casos la
acumulación de existencias es menos costosa.
Stock físico: Es el número de productos disponibles en el almacén.
7.0 Modo Operativo.
Este procedimiento establece la metodología mediante la cual se organiza
todos los aspectos que intervienen en la gestión del control de stock
almacén, contribuyendo a la toma de decisiones y que permitan la mejora
continua del Sistema de Gestión de Almacén, Prevención de Riesgos.
1. Gestión control de stock utilizando Sistema Lolcli
Es un software informático brinda información con el inventario almacén.
2. Gestión de stock con la hoja de cálculo Excel
Se usa cuando se exporta del sistema Lolcli al Excel tiene entre sus opciones
una para inventarios. Se puede exportar por fecha grupo y grupo almacén.
3. Inventario e Informe de Suministros
Realizar inventarios periódicos y establecer flujos de provisión y
despacho, permiten llevar un buen control del abastecimiento de
materiales y/o productos. A fin de no llegar al punto de quedarse sin
suministro para abastecer.
Los inventarios se realizan semanalmente los sábados verificando con
el informe extraído del sistema Lolcli, y constatando los movimientos
del producto con el Kardex.
4. Indicadores de la gestión de stock
Se hace indicadores semanales con el Aplicativo CSP y se descarga en
Excel controlando el consumo de materiales por área.
Facilita la toma de decisiones en relación de aprobación de pedido y a
la compra de materiales para el abastecimiento de almacén, y
posterior entrega de los pedidos autorizados.
Todos los consumos por mes se ingresan para tener un control y
verificar cuanto es su consumó, a su vez obtener el stock máx. y min.
de material y/o artículo.
El inventario que se realiza se divide en 6 grupos:
Artículo de librería
Artículo de Limpieza
Grafica
Materiales Operación
Materiales Hospitalización
Taller
Verificar constantemente el stock de material y/o equipo, informando
al Jefe de Logística lo referente a sobre stock, bajo stock.
Cualquier diferencia de stock deberá comunicarla de inmediato al Jefe
de Logística para que éste realice un arqueo del producto.
En caso de la diferencia de stock, el Jefe de Almacén debe hacer la
revisión respectiva y luego emitir un informe de las causas que
ocasionaron dichas diferencias.
En caso de los productos bajo Stock mínimo, el Jefe de Almacén debe
avisar a Abastecimiento para realizar la reposición.
Para un mejor manejo en el control de stock de almacen se usan los
siguientes procedimientos:
5. Procedimiento para la toma de inventarios
Solo podrá participar en el inventario el personal asignado
El almacén deberá tener actualizado el kardex a la fecha de cierre
para comprobarlo con las existencias físicas
El inventario deberá ser validado por el jefe de Logística y el Jefe de
almacén.
Deberá levantarse un acta de inventario de la toma física de
inventario.
El almacén deberá tener separados y categorizado los tipos de
productos, y separados entre ellos por categorías.
El almacén deberá hacer un corte de existencias antes del inventario,
considerando los movimientos de entradas y salidas que
correspondan al mes en el que se va a hacer el inventario.
Se debe generar una circular a todas las áreas internas avisando por
lo menos 7 días que no se atenderá el día que se ara el inventario
antes de la toma física del inventario, a través de la cual se
informarán las fechas del inventario y durante este periodo no se
realizarán recepciones de bienes ni abasto a las áreas solicitantes.
Procedimiento: recepción, registro y control de bienes en el
almacén
El almacén debe registrar en el sistema todos los bienes que ingresen
provenientes de proveedores, donaciones.
Para cada ingreso se debe generar una orden de compra o reporte de
entrada.
Todos los ingresos se deben soportar con factura y los reportes de
entrada correspondientes
Las entregas parciales o totales deben estar soportadas por las
facturas o remisiones
El almacén hará el alta después de recibir los bienes y generar las
entradas correspondientes
La devolución al proveedores por mercancía en mal estado se hará a
más tardar en 2 días hábiles posteriores a la recepción
Las facturas del proveedor y entradas al sistema deberán ser
enviadas oportunamente al área contable.
Procedimiento: salidas del almacén
El almacén debe registrar todas las salidas
Se entregarán los bienes únicamente al personal autorizado
Todas las salidas deben estar soportadas por la petición debidamente
autorizada por el área administrativa y con los datos correspondientes
a cada ítem, de lo contrario no se efectuará ninguna entrega
Por cada salida se generará un reporte de salida con un número
consecutivo para efectos de control
El almacén debe enviar las salidas al área contable para soportar las
pólizas de salidas correspondientes
8.0 Archivo.
El archivo de las gestiones que se da en Almacén de los Proyectos está a
cargo de Jefe Logístico, lo guarda por 3 años en su oficina.
Acta de Entrega
Guía de Remisión
9.0 Referencia.
Norma internacional ISO 9001:2008.
Norma Técnica Peruana NTP-ISO 9000.
Norma Técnica Peruana NTO-ISO 9001
10.0 Anexos
