CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden
ser catalogados como contables o administrativos.
La clasificación entre controles contables y controles administrativos
variaría de acuerdo con las circunstancias individuales.
CONTROL ADMINISTRATIVO
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y
todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con
eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por
lo general solamente tienen relación indirecta con los registros finan-
cieros. Incluyen más que todo controles tales como análisis estadísticos,
estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de
entrenamientos de personal y controles de calidad.
CONTROL CONTABLE
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la
salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los
registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el
sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes
contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría
interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el
manejo de dinero no deba manejar también los registros
contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra
y demás documentos estén prenumerados.
ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
Los elementos de la estructura del Control Interno son: -
El Ambiente de Control
- La Evaluación de Riesgos
- Los Sistemas de Información y Comunicación
- Los Procedimientos de Control - La Vigilancia
La división del Control Interno en cinco elementos proporciona al
auditor una estructura útil para evaluar el impacto de los controles
internos de una entidad en la Auditoria. Al llevar a cabo el estudio y la
evaluación del Control Interno, el auditor debe tener en mente la
siguiente pregunta: ¿Cómo un control específico afecta las
aseveraciones que realiza la empresa en los estados financieros?
OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno busca en forma general los siguientes objetivos: -
- Proteger los activos
- Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
- Promover la eficiencia de las operaciones
ACTIVIDADES DE CONTROL CONSIDERADAS
INDISPENSABLE EN UNA EMPRESA
Las actividades de control se definen como las acciones establecidas a
través de las políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar
que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los
riesgos con impacto potencial en los objetivos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad,
en las diferentes etapas de los procesos de negocio y en el entorno
tecnológico, y sirven como mecanismos para asegurar el cumplimiento
de los objetivos. Según su naturaleza pueden ser preventivas o de
detección y pueden abarcar una amplia gama de actividades manuales
y automatizadas. Las actividades de control conforman una parte
fundamental de los elementos de control interno. Estas actividades
están orientadas a minimizar los riesgos que dificultan la realización de
los objetivos generales de la organización. Cada control que se realice
debe estar de acuerdo con el riesgo que previene, teniendo en cuenta
que demasiados controles son tan peligrosos como lo es tomar riesgos
excesivos. Estos controles permiten:
Prevenir la ocurrencia de riesgos innecesarios.
Minimizar el impacto de las consecuencias de los mismos.
Restablecer el sistema en el menor tiempo posible.
MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Una forma quizás más sencilla de obtener información sobre el
funcionamiento del sistema de control interno en una entidad será la
indagación, la observación, la revisión de los manuales de organización
y funciones, manuales de contabilidad y auditoría interna, reglamento
interno de trabajo, los procedimientos e instrucciones internas y otras
disposiciones adoptadas por la administración o gerencia; así como
conversaciones o entrevistas con ejecutivos sobre la constitución,
organización, capital social de la empresa, los procesos judiciales,
cantidad de trabajadores, etc. Sin embargo los medios o los métodos más
utilizados para documentar adecuadamente la evaluación del sistema
de control interno en la empresa y que al mismo tiempo puedan servir
para dejar constancia de haber efectuado la evaluación son los
siguientes métodos: descriptivo, cuestionario, gráficos o flujogramas.
CONTROLES PREVENTIVOS PARA UNA EMPRESA
MANUFACTURERA
Empresa Mall del Río.
Preventivo: Cuando ponen letreros de no estacionar en los lugares que
son de descarga de artículos para los distintos locales existentes
Detectivo: En lugares donde el piso es resbaloso y no hay ningún
letrero que lo informe, esto ocurre riesgos para los clientes
Correctivo: Las cámaras existentes en distintos lugares del Mall, estos
ayudan a detectar posibilidades de riesgo que en un futuro trataran de
resolverlos.
Directivo: En los baños las llaves de agua están abiertas por un cierto
tiempo, esto ayuda que ha no se desperdicie el agua, y habrá
menos gastos.
Empresa "Importadora Tomebamba, Toyota"
Preventivo: Cuando ponen letreros de "solo personal autorizado". Esto
ayuda a que terceros no tengan exceso a las cosas personales de la
empresa.
Detectivo: Cuando no hay señales que informen, no estacionarse, esto
provocara que haya problemas cuando se lleven los carros a los
parqueaderos del municipio.
Correctivo: Los lugares donde hay como poner las quejas, estos
ayudan a detectar posibilidades de riesgo de cómo se trata a los clientes.
Directivo: En los baños la luz está programada para apagarse cuando
no haya movimiento, esto ayuda a que la empresa pague menos gastos
de servicios básicos.
Empresa ERCO
Preventivo: Cuando ponen letreros de "La empresa no se
responsabiliza por los objetos perdidos". Esto ayuda a que la
empresa no tenga problemas por objetos perdidos.
Detectivo: Cuando alguna de las maquinas sean peligrosas y no
haya un letrero que informe eso, puede provocar un riesgo para el
personal, haciendo que la empresa será la única responsable.
Correctivo: Detectar a tiempo y prevenir que aquellos señores
que dejan sus carros en áreas restringidas, esto ayuda a prevenir
posibles riesgos y contratiempos.
Directivo: Las maquinas están siempre en funcionamiento, por
lo tanto no se presentan artículos dañados, esto ayuda a que la
producción sea buena y efectiva.
CONTROL INTERNO CONTABLE BAJO AMBIENTES DE PED.
El procesamiento electrónico de datos ha invadido casi todas las
actividades que son realizadas por las empresas. El control interno en
un ambiente de PED, requiere de personal responsable para su
implantación y evaluación, amplios conocimientos de la teoría de
controles, del funcionamiento de los equipos de computación, y del
hardware mismo. El objetivo principal por el que se implanta el control
interno dentro de la función PED es el de reducir el riesgo asociado en
este ambiente. El riesgo PED se refiere a la posibilidad de que la
información no cumpla con alguna de sus características básicas, o que
pueda verse comprometido por el acceso de personas no autorizadas.
Necesidad de controles de PED.
La mecanizar procedimientos contables, es indispensable implantar
procedimientos de control que tomen en cuenta la naturaleza del flujo
de información, esto obedece a la necesidad de identificar la manera en
la cual la información puede y es almacenada o modificada en los
registros de computadoras, para así determinar la naturaleza de los
controles a implantar. Esto no elimina los riegos asociado derivado de
los ambientes de PED., sino que los reduce.
CONTROLES GENERALES Y ESPECÍFIOS
GENERALES: No tienen un impacto sobre la calidad de las
aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la
info. Contable.
ESPECÍFICOS: Se relacionan con la info. Contable y por lo tanto con
las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de
controles están desde el origen de la información hasta los saldos
finales.
