¿Tienes un evento tipo coctel?
Para llevar a cabo presentaciones, congresos, graduaciones o
cualquier tipo de festejo, un coctel es ideal, pero debes conocer
cuáles son sus características y requerimientos para que todo sea
un éxito
Un evento tipo coctel bien organizado debe ser sofisticado, divertido y sobre todo con
mucha personalidad y además puede abonar a conseguir los objetivos deseados.
En la práctica, el evento tipo cóctel o coctel (ambas aceptadas por la RAE) es uno de
los más socorridos por los organizadores para celebrar algo importante, ya sea la
inauguración de un edificio, el cierre de un congreso o seminario, la graduación o
cualquier motivo que implique un festejo.
Por ello, también es uno de los eventos donde a veces los elementos que lo integran
no están lo suficientemente acoplados, provocando fallas en su realización.
Es importante definir que usaremos el concepto coctel en eventos sociales y
empresariales; para organismos oficiales, la palabra que define este tipo de evento es
recepción, ya que es presidida por una autoridad.
Características básicas
• Se realiza, por lo general, en la tarde o noche
• Evento que nos permite reunir una gran cantidad de personas, con un bajo costo de
operación (en promedio)
• El anfitrión o anfitriones tienen la posibilidad de recibir a los invitados en el acceso,
así como interactuar con ellos durante el desarrollo del evento
• Su duración es en promedio de dos horas
• Los alimentos están presentados como canapés, fríos y calientes, de tamaño
pequeño, que puedan ser tomados con las manos, pues lo fundamental del coctel es
que es un evento a pie
• Los canapés y las bebidas deben tener una presentación estética y agradable a la
vista
• Bebidas alcohólicas y sin alcohol
• Decoración acorde al evento
• Servicio de meseros, "charoleando las bebidas y alimentos"
• Mesas adornadas, tipo islas, para proveer de alimentos y bebidas a los invitados
Para que el evento sea exitoso y deje un recuerdo positivo en los asistentes comparto
contigo cinco recomendaciones:
1. El coctel, para el invitado, empieza desde la invitación. Elabora un diseño
agradable, que contenga la información básica (motivo, día, hora, lugar y código de
vestimenta, si lo hay). Para un mejor control, coloca en la misma las siglas R.O,
regrest only o excusas solamente, así, en teoría, sólo llamará quien NO pueda asistir.
Esta información te será de utilidad para presupuestar alimentos y bebidas, así como
el espacio.
2. Calcula alimentos y bebidas, considerando el número de invitados, con un tiempo
de consumo, desde que empieza el coctel hasta que finaliza, de dos horas como
máximo. Incluye diversas opciones en bebidas, no todos consumen alcohol, pero por
cortesía, debes tener más que refrescos para ellos (un coctel sin alcohol, por
ejemplo). Toma en cuenta factores como el clima, el lugar, el perfil de asistentes,
entre otros factores, pues todos ellos pueden incidir en un mayor o menor consumo, o
bien, que algunas bebidas se acaben antes de tiempo, por ejemplo.
3. Los alimentos que vayas a ofrecer deben ser salados y dulces, en promedio, son de
6 a 9 piezas, de los cuales el 60% son salados y el resto, dulces. La decoración y
presentación es fundamental, de la vista nace el amor, pero asegúrate, además, que
tengan un buen sabor y que hagan match con las bebidas. Puedes también hacer que
los alimentos y bebidas sean temáticos, y darle personalidad al coctel en todos sus
elementos.
4. El lugar debe tener todas la facilidades posibles, fácil de llegar, de ubicar, de
acceder, sin complicaciones ni riesgos, techado si es invierno y con calentadores de
ambiente, ventiladores estratégicamente ubicados, con buena iluminación, puedes
hasta hacer un diseño de ella, y por supuesto con ¡baños!. Contempla el clima, haz
revisiones días previos para conocer y "sentir" el lugar donde será el evento. Puedes
contemplar algo de mobiliario de apoyo, sobre todo si sabes que habrá personas de la
tercera edad.
5. Si los alimentos y las bebidas juegan un papel importantísimo, la música
(ambientación) es la cereza del pastel, recuerda que es un coctel y que dura dos
horas (esto implica el número de canapés y bebidas) si pones música versátil,
implicará mayor consumo y puedes desviarte de tu objetivo principal, igual, programa
la música acorde al evento, el objetivo, pero sobre todo, según los invitados,
sorpréndelos, sin sorprenderte tú.
Un evento de esta índole puede ser, desde el punto de relaciones públicas, una gran
oportunidad para que los asistentes se queden con un buen sabor de boca,
posicionando tu imagen y marca y por ende, acercarte a tu meta u objetivo planeado.
A qué hora celebrar un cóctel
El horario más utilizado es el de media tarde entre las 19 y
21 horas (aunque se puede llamar aperitivo o lunch), aunque
también podemos encontrarnos algunos "actos" de mediodía
entre las 12 y las 13,30 horas, aproximadamente. A la hora de
elegir vestuario debemos tener en cuenta, la importancia del acto y
la hora (si es de mediodía o de tarde).
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La celebración de un cóctel tiene por regla general como escenario
los salones de un hotel o de un restaurante. En temporada estival
puede ser en un jardín o en espacios al aire libre. La denominación de
cóctel, puede ser "equivalente" en cierta medida a un aperitivo en
castellano. Puede haber una presentación previa (en forma de pequeña
charla o conferencia), antes de pasar al salón donde "realmente" se
sirve el cóctel propiamente dicho.
Recibir a los invitados
Los anfitriones deben recibir a sus invitados en la puerta de
entrada y permanecer allí hasta que hayan llegado la mayoría de ellos -
unos quince minutos-. Si falta por llegar algún invitado de cierta
relevancia, deben esperar a que llegue para recibirle personalmente. No
se debe confundir el cóctel con una recepción .
"Los cócteles son un recurso muy utilizado para
hacer presentaciones de joyas, libros, etc."
Habrá que disponer de al menos dos mesas principales. Una en la
que suele colocarse toda la comida, tanto dulce como salado. En la otra
se dispone toda la bebida así como la cristalería, la vajillay
las servilletas. Aunque en la mayoría de las ocasiones habrá servicio de
camareros y ellos serán los encargados de ir "circulando" entre los
invitados ofreciendo en bandejas los canapés y las bebidas.
Es una buena idea situar las mesas con los alimentos y las
bebidas al fondo del salón o estancia o alejadas de las puertas de
acceso, para evitar que los invitados se queden cerca de las mesas -cosa
que suele ocurrir con bastante frecuencia- y taponen o entorpezcan la
entrada de los invitados que llegan o que se van.
Qué alimentos servir para un cóctel
La comida debe ser presentada en pequeñas porciones (canapés)
que se puedan tomar de un solo bocado, evitando disponer comidas
"engorrosas" para comer de pie. También es habitual contar con
una mesa de "descarte" en la que se depositan copas y otros elementos
usados, o podemos esperar a que pasen los camareros y las depositemos
en sus bandejas vacías.
Es muy importante calcular correctamente el número de
invitados para disponer del salón adecuado. Todos hemos acudido en
alguna ocasión a "actos" de este tipo donde era muy difícil moverse.
Haga cálculos entre los metros cuadrados disponibles del salón y el
número de invitados asistentes, aunque en la mayoría de los hoteles nos
indicarán previamente la capacidad de cada uno de ellos.
La duración de un acto de este tipo no debería sobrepasar la hora,
aunque dependiendo de la magnitud del mismo y del número de
invitados, podría alargarse un poco más.
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