El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia los productos, servicios o

procesos de trabajo de las empresas líderes, para compararlos con los de tu propia empresa y
posteriormente realizar mejoras e implementarlas.
No se trata de copiar lo que está haciendo tu competencia, si no de aprender que están haciendo los líderes
para implementarlo en tu empresa añadiéndole mejoras. Si tomamos como referencia a aquellos que
destacan en el área que queremos mejorar y estudiamos sus estrategias, métodos y técnicas para
posteriormente mejorarlas y adaptarlas a nuestra empresa, conseguiremos alcanzar un nivel alto de
competitividad.

TIPOS DE BENCHMARKING
Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El objetivo común de los
tres tipos es ayudar a los managers a que miren hacia fuera de sus departamentos, de sus organizaciones,
hacia su competencia o hacia otros sectores en las que hay compañías que son las mejores en su clase.

-Competitivo
El benchmarking competitivo busca medir los productos, servicios, procesos y funciones de los
principales competidores para realizar una comparación con nuestra empresa y poder detectar y llevar a
cabo mejoras que superen a las de nuestros competidores.
Quizás sea el más complicado de llevar a cabo de los tres tipos, puesto que el análisis y el estudio como
ya he mencionado se realizan sobre los principales competidores. Al considerarse tu competencia directa,
en la gran mayoría de los casos no están interesados en colaborar. ¿Esto quiere decir que si no colaboran
no lo podamos llevar a cabo? Por supuesto que no, pero obviamente en la recopilación de los datos
necesarios se deberán emplear más recursos, y por tanto será mucho más costosa.

-Interno
El benchmarking interno se lleva a cabo dentro de la misma empresa. Se suele llevar a cabo en empresas
grandes que cuentan con diferentes departamentos o también con grupos empresariales que están
formados por varias empresas. En el proceso se identifica un departamento o área que sea un ejemplo a
seguir por sus buenos resultados para poder llevar a cabo un benchmark con los demás departamentos
internos de la compañía.
Es el más fácil de realizar dentro de compañías con estructuras con un cierto tamaño, además
normalmente es el que menos recursos necesita para llevarlo a cabo, ya que la información se obtiene de
la propia empresa.

-Funcional
El benchmarking funcional identifica las mejores prácticas de una empresa que sea excelente en el área
que se quiere mejorar. No es necesario que esta empresa sea competidora o incluso que pertenezca al
mismo sector.
Normalmente es muy productivo, dado que al no tratarse de organizaciones que no son competidoras
directas no existe un problema de confidencialidad y se suele ofrecer la información necesaria para el
estudio.

ETAPAS DEL BENCHMARKING

Para diseñar y hacer correctamente un proceso de benchmarking en tu empresa, recomiendo seguir los
siguientes pasos: planificación, recopilación de datos, análisis, acción y seguimiento.

1.Planificación
El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se va realizar. En esta etapa
hemos de responder a tres preguntas:
-¿Qué quiero medir? Toda investigación tiene que tener un porqué, y éste debe estar relacionado con un
área de nuestra empresa que queremos mejorar.

-¿A quién voy a medir? Para responder a esta segunda pregunta hemos de plantearnos que tipo de
benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o funcional. Una vez hayamos tomado la decisión
sabremos si nos compararemos con un departamento propio o con una empresa de dentro o fuera del
sector.
-¿Cómo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo de trabajo para que sea
responsable de la organización y de la dirección del mismo.

2.Datos
La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking, de ello dependerá en gran medida el éxito
o el fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de diferentes fuentes: interna, asociaciones
profesionales o investigaciones propias entre otras.

3.Análisis
Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los elementos que causan las
diferencias entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para poder identificar las oportunidades
de mejora.
Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de proponer las mejoras que
vamos a llevar a cabo. Hay que tener en cuenta que únicamente seleccionaremos aquellas mejoras que
por tamaño, recursos e infraestructura sea viable llevar a cabo por nuestra empresa.

4.Acción
El siguiente paso después de analizar la información y de haber seleccionado los aspectos de referencia
en las empresas seleccionadas, es el momento de adaptarlos a nuestra empresa pero siempre
implementando mejoras.
Dicho de otro modo, después de analizar la información y de lograr identificar los mejores aspectos de
las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia para adaptarlos a nuestra
empresa pero siempre añadiéndole alguna mejora o alguna ventaja que le aporte valor a nuestros clientes.

5.Seguimiento y mejora
En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información destacada del proceso. Esto
ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores. La idea es que se convierta en un ejercicio de la
empresa sostenido en el tiempo para adoptar una mejora continua.
EJEMPLOS DE BENCHMARKING
Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los últimos años, es el protagonizado por
Starbucks. La inestabilidad económica y la apuesta por potenciar las ventas de café por parte de empresas
de fast food como McDonalds, han hecho que Starbucks haya iniciado un proceso de benchmarking.

¿Qué decidieron mejorar para paliar esta situación? Uno de los aspectos vitales para su modelo de
negocio es el tiempo de la preparación de sus cafés. Como hemos visto anteriormente, se necesita una
empresa líder en quien fijarse para implementar posteriormente las mejoras. La empresa elegida: el
fabricante automovilístico japonés Toyota. Sin duda un gran ejemplo a seguir en la optimización del
tiempo de fabricación de sus productos.
Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparación de los famosos cafés de Starbucks se pierde en
el tiempo utilizado por los empleados en agacharse, andar o escoger los ingredientes. Después de realizar
un análisis de los benchmarks, implementaron un plan de acción basado en la optimización de los
procesos para preparar sus cafés, un rediseño del espacio de trabajo, junto con una nueva disposición de
los utensilios y las maquinas necesarias para la preparación de sus productos. Aspectos aparentemente
tan simples como acercar y mejorar la disposición de los ingredientes más utilizados en sus cafés,
hicieron que se mejorara casi en un 20% el tiempo de elaboración de sus productos.

La compañía Xerox Corporation fue la primera empresa en utilizar el benchmarking. A principio de

los años 80 empresas como Minolta, Ricoh o Canon entre otras irrumpieron en el mercado
norteamericano de las fotocopias y de la gestión de la impresión con precios de venta al público que eran
mucho más económicos que los propios costes de producción de Xerox. El problema era evidente.
Para resolver esta situación Xerox decidió analizar métodos, procesos, materiales y productos de su
afiliada japonesa Fuji – Xerox. El resultado indico que existía un gran retraso en todas las áreas
estudiadas. Xerox pudo reaccionar rápido, marcando nuevos objetivos y Kpis para realizar el
seguimiento adecuado. En los siguientes años Xerox adoptó el benchmarking como estrategia de mejora
continua.

A continuación los pasos necesarios para aplicar el benchmarking en una empresa:

1. Determinar los aspectos que van a ser sometidos a
benchmarking
El primer paso para aplicar el benchmarking consiste en determinar los aspectos que van a ser sometidos
a benchmarking; es decir, los aspectos en donde se quiere mejorar y que, por tanto, se van a tomar como referencia de
la competencia.
Algunos ejemplos de aspectos que suelen ser objeto de benchmarking son el producto (su diseño, su funcionabilidad,
etc.), el servicio al cliente, los procesos productivos, los métodos de trabajo, las estrategias comerciales, las políticas
empresariales, etc.
2. Seleccionar las empresas que se van a analizar
Una vez que se ha determinado los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking se seleccionan las empresas que
se van a analizar, las cuales serían aquellas empresas, competidoras directas o no, que tengan o mejor hagan lo que se
quiere mejorar.
Por ejemplo, en caso de querer mejorar las ventas, seleccionaríamos como empresas a analizar aquellas empresas
competidoras cuyas ventas sean mayores que las de nosotros o aquellas empresas que mejores estrategias de ventas
estén utilizando para nuestro tipo de producto.

3. Determinar la información que se va a recolectar

Una vez que se ha seleccionado las empresas que se van a analizar se determina la información que se va a recolectar,
la cual sería aquella información relacionada a los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking de las empresas
seleccionadas.
Por ejemplo, si vamos a someter la publicidad a benchmarking la información a recolectar podría estar conformada
por los medios publicitarios, mensajes publicitarios, público objetivo y promociones de ventas utilizados por las
empresas que hemos seleccionado.
4. Recolectar la información
Una vez que se ha determinado la información que se va a recolectar se hace efectiva la recolección de esta acudiendo
a las fuentes y utilizando los métodos de recolección adecuados dependiendo del tipo de información a recolectar.

Por ejemplo, si queremos recolectar información acerca del servicio al cliente ofrecido por las empresas que hemos
seleccionado, podríamos visitar sus locales y tomar nota de este, hacerle pequeñas entrevistas a sus clientes, visitar sus
perfiles en las redes sociales y leer los comentarios que reciben, etc.
5. Analizar la información
Una vez que se ha recolectado la información se procede a analizarla comparando los aspectos de las empresas
seleccionadas con los propios y con los de otras empresas, e identificando los mejores y los que también se podrían
aplicar en la propia empresa.

Por ejemplo, en caso de analizar procesos de trabajo, compararíamos los procesos de trabajo de las empresas que
hemos seleccionado con los nuestros y con los de otras empresas, e identificaríamos los mejores y los que nosotros
también podríamos implementar en nuestra empresa teniendo en cuenta nuestros recursos y capacidades.

6. Adaptar los mejores aspectos

Finalmente, una vez que se ha analizado la información se procede a tomar como referencia los mejores aspectos de
las empresas seleccionadas, y a adaptarlos a la propia empresa agregándoles mejoras.

Por ejemplo, una vez que hemos analizado la información e identificado las mejores características de los productos
de las empresas que hemos seleccionado, las tomamos como referencia y las adaptamos a nuestros productos, tratando
de superarlas y agregarles algo más que nos permita diferenciarnos.