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ÍNDICE
INFORME DE AUDITORÍA
Descripción. Página.
Informe de Auditoria Operacional
Antecedentes 1
Departamento de Ventas 1
Resumen de Hallazgos.
Ubicación y Espacio 2
Estructura y Organización. 3
Reparto de Producto a Clientes ................................................................. 4
Política de Ventas 5
Estrategia de Ventas 6
Registros contables 7
Manuales y Procedimientos 8
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AUDITORES INTERNOS
INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Guatemala, 05 de marzo de 2011.
A los accionistas de "Industria La
Marquesa, S. A”.
Señores Accionistas:
De conformidad con los programas de auditoría operacional, hemos concluido, con la
revisión de los procesos del Departamento de Distribución y ventas de Industria La
Marquesa, S.A., sobre el análisis de la existencia, cumplimiento y eficiencia de las
políticas, procedimientos, prácticas y controles vigentes. La revisión cubrió el período
comprendido del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2,010, y tomando en cuenta la
consideración sobre la existencia de indicios de deficiencias en dichos procesos y los
efectos financieros que pudieran estar generando, efectuamos el exámen
correspondiente. La revisión de dichos procesos fue conducida y supervisada por el
Auditor Interno Licenciado Jorge Mario Monterroso y asistentes con la ayuda de la
gerencia general.
Nuestro trabajo de auditoría operacional fue efectuado de conformidad con los
boletines de la metodología de auditoría operacional emitidos por el Instituto Mexicano
de Contadores Públicos, y limitado al área de Distribución y Ventas. Se aplicaron
técnicas de entrevistas, cuestionarios, observación directa en la toma física al
Inventario de Productos para la venta al 31 de Diciembre 2,010, y otras pruebas para
satisfacer el alcance de la auditoría operativa.
El departamento de Distribución y Venta, se encarga de efectuar los despachos de
mercaderías, así como de colocarlo en cada uno de los negocios que así lo necesitan.
Este departamento es de vital importancia ya que con los ingresos que perciben se
hacen frente a las obligaciones, por
sus efectos directos en los recursos monetarios del negocio, fue necesario
someterlo al estudio específico para promover su eficiencia, o eficacia.
El informe incluye observaciones y sugerencias relacionadas con los aspectos
operacionales, los cuales se presentan como sugerencias para consideración de
la administración de Industrias la Marquesa, S.A.,como parte del proceso de
modificación o cumplimiento de las políticas ya existentes y otras no existentes
para mejorar el logro de la eficacia.
PRESENTACION DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA OPERACIONAL , EFECTOS, Y
RECOMENDACIONES.
HALLAZGO: UBICACIÓN Y ESPACIO. REF PT. AD-A1
CONDICIÓN:
No se tiene el espacio distribuido adecuadamente, para albergar el producto que
ingresa del Departamento de Producción. En esta bodega, en donde se
resguarda el producto terminado no mantiene un orden que permita ubicar los
productos de acuerdo a su fecha de producción, y/o fecha de vencimiento.
CRITERIO:
Una adecuada clasificación de productos, puede evitar hurtos, además ayuda a
ubicar de una manera rápida y eficaz lo que se necesita, y se tiene la certeza de
tener un dato con más veracidad en el kardex. De acuerdo al procedimiento de
recepción de Producción este debe ser debidamente identificado con su
respectiva fecha de vencimiento y colocado de acuerdo al orden de lote de
producción, para su respectiva distribución.
CAUSA:
El no contar con una adecuada clasificación de productos.
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EFECTO:
La falta de una adecuada clasificación puede ocasionar entre ellos los siguientes:
1) Robo de producto no detectado oportunamente
2) Mal servicio al despachar la mercadería del cliente.
3) Inadecuada distribución de espacios destinados para el resguardo de la
producción.
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Se recomienda que el encargado de Distribución pueda tener un estricto control sobre
cada uno de los envios que son recibidos del Departamento de producción, y que el
producto ingresado pueda ser colocado en el lugar que le corresponde de acuerdo a
fecha de caducidad, así como por presentación del producto. Esto para evitar malas
entregas, a vendedores, clientes, transportistas, etc.
2. ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN: RE?/P.T.AD-A2
CONDICION:
Se pudo observar que en el Departamento de Distribución y Ventas no cuenta con un
organigrama actualizado en el que se muestre de forma clara y esquemática los
diferentes niveles jerárquicos y niveles de comunicación.
CRITERIO:
La representación gráfica de la estructura organizacional de la entidad, es base
fundamental para el logro de metas, ya que todo empleado puede visualizarse dentro
de la empresa, conociendo la autoridad superior y la responsabilidad que tiene,
tomando en cuenta las políticas de la empresa.
CAUSA:
La falta de una estructura organizacional.
EFECTO:
El desconocimiento de las líneas de autoridad y de la responsabilidad que tiene cada
uno de los empleados de la empresa. Esto puede afectar en los procedimientos
implantados en cada una de las transacciones de la entidad.
RECOMENDACIONES:
Es necesario colocar el organigrama de la Compañía en un lugar visible por cada uno
de los empleados y que muestre de forma clara y objetiva los diferentes niveles que
constituyen la estructura organizacional de la entidad,
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el cual debe completarse con un manual de descripciones para cada uno de los
puestos, así como tener bien definidas las responsabilidades de cada uno de los
empleados.
3. REPARTO DE PRODUCTOS A CLIENTES. RS9/P.T. AD-A3 CONDICIÓN:
La entrega de productos a domicilio a clientes que se encuentran en el interior de la
república , se trabaja haciendo uso de los servicios de transporte de carga, no se
cuenta con un sistema de monitoreo que indique la ruta del mismo, se logró determinar
que en la mayoría de las ocasiones solamente el transportista y el guardia de seguridad
llevan el producto al lugar del destino, y no se delega a ninguna persona por parte de
la compania para cerciorarse que el producto fue recibido en entera satisfacción, o si
las condiciones en donde se recibe el producto es adecuado, para evitar devoluciones
posteriores, y molestías con los clientes.
CRITERIO:
De acuerdo al procedimiento establecido es:
1. El departamento de Distribución recibe la factura y orden de pedido.
2. El jefe de bodega efectua la separación entre pedidos departamentales y
metropolitanos para el surtido de productos.
3. Verifica la salida de productos en el área de carga de camiones y se le entrega al
transporte, copia de la factura, envio de producto, copia de pedido.
4. Posteriormente cuando el transportista regresa, entrega la copia de la factura , el
envio,debidamente firmado y sellado por el cliente.
EFECTO:
Insatisfacción en la recepción de los productos por parte de los clientes.
CAUSA:
No contar con una persona delegada del departamento de Distribución y Venta
para verificar la recepción del producto por parte del cliente.
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RECOMENDACIONES
En cada entrega de productos a clientes del interior de la república, especificamente la
que es entregada mediante contratación de transportistas, que se pueda girar
instrucciones para que pueda acompañar una persona encargada de la entidad, para
verificar las condiciones de entrega y así lograr la máxima satisfacción del cliente.
4. POLÍTICA DE VENTAS. RS9/P.T. AD-A4
CONDICIÓN:
Durante la inspección física en el área de Distribución se encontraron notas de
devoluciones de productos efectuados por los clientes, los cuales se encontraban con
fechas vencidas, dichas devoluciones fueron aceptadas en su momento por los
vendedores.
CRITERIO:
Es importante recordar que de acuerdo a la política de ventas existentes solo se
pueden efectuar cambios de productos :
a) Mal empacado.
b) Fechas muy cercanas a su vencimiento
c) Por mal empaque o accidente en su traslado.
CAUSA:
La falta de verificación física por parte del Jefe de vendedores.
EFECTO:
El efecto que provoca el recibir producto ya vencido, se ve repercutido en el costo del
producto.Ya que dicho producto ya no se puede volver a reprocesar y eso genera una
pérdida para la empresa.
RECOMENDACIONES:
Es importante que para disminuir las devoluciones de productos por parte de los
clientes, el Jefe de Ventas previo a autorizar un cambio de producto debe verificar el
estado físico del mismo, de donde proviene, que vendedor
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5. ESTRATEGIA DE VENTAS (BONIFICACIONES) RS9/P.T. AD-A5 CONDICIÓN
Al momento de revisar los cambios de productos por parte de los clientes, se detectaron
algunas cuya procedencia es de las bonificaciones de productos, lo cual es una
debilidad de control interno, ya que no aplica el cambio de un producto dado como
bonificación.
CRITERIO:
De acuerdo a la política de la entidad para otorgar bonificación adicional el cliente debe:
Tener tres meses como cliente frecuente.
Debe de tener un sano perfil de récord crediticio El producto bonificado no debe ser
devuelto por los clientes.
CAUSA:
La falta de verificación y control sobre las bonificaciones de productos otorgadas a
clientes.
EFECTO:
La bonificación adicional de productos incentiva a clientes a comprar frecuentemente.
Pero en algunas ocasiones compran cantidades mayores a su capacidad de venta,
ocasionando con ello posteriores devoluciones. De igual manera genera disminución
en ganancias de la entidad.
RECOMENDACIONES:
El Gerente de Ventas debe girar instrucciones a su personal bajo su cargo a efecto que
verifique constantemente el listado de clientes frecuentes, y que hallan llenado el perfil
para poder otorgarles bonificación de productos , y así evitar bonificaciones que no
corresponden.
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6. REGISTROS CONTABLES. RSFP.T. AD-A6
CONDICIÓN:
A lo largo del exámen del Departamento de Distribución y Ventas se pudo encontrar
algunas operaciones que no han sido registrados durante el año 2010 y que afectan en
la información financiera presentada en Inventario de Productos para la venta.
A continuación se muestran registros no operados en el sistema y por ende contablemente:
Fecha Descripción Cantidad Observación Valor Unit Costo Total
01/01/201 Presentación de 50 gramos 25 Q 68.70 Q 1,717.50
0 Producto
Húmedo
15/03/201 Presentación de 100 gramos 30 Q 275.00 Q 8,250.00
0 Producto
Vencido
01/05/201 Fardos de 600 sobrecitos (10 3 Producto Q 294.96 Q 884.8
0 grs) 8
31/12/201 Presentación de 100 gramos 10 Q 68.70 Q 687.0
0 Cajas 0
quebradas
sub-total Q 11,539.38 _______
Fecha cliente No. Valor Observaciones
30/11/201 Comercializadora Gigante, S.A. Nota crédito Q 17,662.00 Anulada fisicamente,
0 301
pero se encontraba en
15/06/201 Comercializadora Gigante, S.A.
o<^
s/Recibo Q 3,620.00
reporte de clientes.
No aplicado en ctas x
0
cobrar.
Q 21,282.00
CRITERIO:
En el manual de procedimientos todas las transacciones efectuadas ya sea entrada o
salida de inventario debe operarse en el momento que se efectúe la transacción. Para
lo cual no se informó de estas operaciones.
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CAUSA:
La falta de controles en cada uno de los procedimientos en las transacciones
ejecutadas en las bodegas, ocasiona a que no se registren adecuada y oportunamente
las operaciones.
EFECTO:
Los productos descritos anteriormente no se encuentran en buenas condiciones por lo
que es necesario facturar dicho producto para poder darle rebaja en el inventario. Así
mismo significa una rebaja de treinta y dos mil ochocientos veintiun quetzal con treinta
y ocho centavos (32,821.38), así como de un incremento del costo de ventas por ese
mismo valor.
RECOMENDACIONES:
Es necesario que mensualmente pueda verificarse el estado de los productos en
bodega de Distribución, ya que café soluble por tratarse de un producto delicado es
necesario que se encuentre en un lugar fresco y seco. Además que se pueda mantener
un estricto control sobre las autorizaciones de correcciones a errores en los sistemas
computarizados, para evitar tener una información financiera no razonable.
7. MANUALES Y PROCEDIMIENTOS RE?.?.!.AD-A7
CONDICIÓN:
De acuerdo a la visita preliminar al área de ventas se logró visualizar que, se cuenta
con una descripción de las funciones que realizan los empleados, así también los
manuales de procedimientos operativos por la administración, pero se encuentran
desactualizados. En la mayoría de casos cuando una persona nueva ingresa, toma la
misma forma de trabajo de la persona anterior.
CRITERIO:
La entidad no cuenta con manuales de políticas y procedimientos actualizados, ya que
estos ayudan a desarrollar las actividades, de manera eficaz, por lo que la empresa
logra en su aplicación, los objetivos establecidos.
CAUSA CONCLUSIONES
La falta de manuales e instructivos por escrito, ocasiona que el procesamiento de las
transacciones se haga en forma diferente, en algunas ocasiones, lo cual pudiera
constituir un problema de continuidad y uniformidad de éstas; en el caso de ausencias
prolongadas de personal que ocupa puestos clave.
EFECTO:
Las operaciones se realizan de forma empírica, lo cual pudiera ocasionar desviaciones
a los lineamientos definidos, duplicación de funciones, y posibles errores de parte de
los empleados, por falta de conocimiento de los procedimientos correctos.
RECOMENDACIONES:
Sugerimos preparar descripción de puestos para los empleados involucrados en las
áreas examinadas, así como elaborar e implementar manuales de procedimientos
operativos y controles aplicables a las operaciones relacionadas con cada área, con la
finalidad de ejercer controles adecuados
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CONCLUSIONES
1. Administrar una entidad es definir y asignar funciones a las personas, coordinar el
trabajo, distribuir adecuadamente el espacio disponible, definir la mejor ubicación
para cada máquina, equipo y/o herramienta, materias primas, artículos
terminados,etc. Esto puede ser evaluado por medio de la auditoria operacional,con
el objeto de informar sobre el grado de efectividad, eficiencia y economía de los
procedimientos operativos de la entidad.
2. De acuerdo al estudio realizado en Industria la Marquesa,S.A. se
manifiesta que el Departamento de Distribución y Ventas, juega un papel muy
importante, el cual es el encargado de llevar los ingresos a la entidad para poder
hacerle frente a los gastos, y si no se tienen las políticas bien definidas y no se
cuenta con un departamento de Auditoría Interna, encargada de verificar el
cumplimiento de políticas,
procedimientos, etc. Se puede dar lugar a robos, hurtos, etc, dentro de la entidad.
Lo que puede sanearse utilizando el mismo personal que realiza Auditoría Interna
con entrenamiento adicional y con aptitud mental abierta para captar problemas
en el flujo operacional que se examine.
3. La administración de Industria la Marquesa S.A, ha implantado políticas y
procedimientos que contribuyen al control de las actividades y al logro de los
objetivos establecidos; sin embargo, los hallazgos divulgados y las
recomendaciones sugeridas son parte del fortalecimiento del control interno. Ya que
de acuerdo al trabajo realizado (auditoria Operacional) se detectó que el costo de
ventas se ve incrementado en un 3% o más cuando se aplica la política de entrega
de bonificaciones a los clientes,a razón de no aplicar eficientemente los
procedimientos implantados por la gerencia, lo que hace pensar que al aplicar este
trabajo en otras áreas , se
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CONCLUSIONES
detectarán más desviaciones de control interno, así como riesgos no detectados.
4. El alcance de la auditoría operacional es ilimitado, puede ser aplicado a cualquier
tipo de empresa no importando tamaño, estructura o sector económico a que se
dedique, todo ente económico puede ser objeto de valuación en un tiempo
prudencialmente considerado.
5. La comunicación de resultados es el producto final de la auditoría operacional, esta
fase no es solamente el informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente
documentados los resultados del exámen, también los da a conocer verbalmente
para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa.
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RECOMENDACIONES
1. Las empresas que tienen deficiencias en los procedimientos operacionales es
necesario contratar y aplicar la auditoria operacional como herramienta al proceso
administrativo, debido a que la información que se obtiene es útil para la toma de
decisiones oportunas relacionadas con la planeación, coordinación, y control de los
recursos de la empresa.
2. Divulgar y fomentar en Guatemala la práctica de la auditoría Operacional con
enfoque de auditoría Interna, para que en las empresas ya sean industriales,
comerciales, de servicios que posean dicho departamento puedan obtener
beneficios tales como el fortalecimiento al control interno, corrección oportuna de
los procedimientos operacionales que puedan dañar y limitar el desarrollo
económico de la empresa.
3. Aplicar este tipo de trabajo constantemente en diferentes áreas operativas, ya que
con esto se fortalecerán los controles, así como se verificará el seguimiento a
políticas definidas y a procedimientos establecidos, así como el aprovechamiento y
optimización de recursos.
4. El uso de la auditoría operacional es recomendable en las empresas industriales,
tomando en consideración el volumen de actividades y de transacciones que se
llevan a cabo, y que a través de ella se pueda revisar en cada uno de los
departamentos el cumplimiento de políticas así como el cumplimiento de políticas,
procedimientos y lograr la optimización de recursos.
5. Dependiendo de la importancia o gravedad del asunto tratado, se recomienda que
los hallazgos de auditoría operacional sean comunicados en el transcurso del
trabajo (al momento de detectarlos), para tomar oportunamente las medidas
correctivas correspondientes.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Alimenticios. Tesis de Elmer Donne Prado Vivar. 2006. Año
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Alimentación.Tesis de Carina Celeste Rodas Mendez. Año 2009. 91 p.
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con sus reformas.Guatemala 2008
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14.OCEANO Grupo Editorial, Diccionario de Sinónimos y Antónimos, Barcelona
(España) 790p
15. The Institute of interna! Auditors. Normas para el Ejercicio Profesional de
Auditoría Interna. Octubre 2,008.
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