UNIVERSIDAD CRISTIANA AUTONOMA DE NICARAGUA
UCAN
Auditoria especial al área de compras a la Empresa Nicaragua Sugar State Limited
(SER San Antonio) por el periodo comprendido entre noviembre y diciembre 2017
Integrantes:
Grethel Jahoska Urbina
Reyna García
Darwin Picado
Facilitador: Lic. Luis Enrique López Meza
León, 18 de febrero del 2018
Tabla de contenido
INTRODUCCION .......................................................................................................................... 1
ANTECEDENTES ......................................................................................................................... 2
JUSTIFICACION ........................................................................................................................... 3
FORMULACION DEL PROBLEMA ............................................................................................ 4
OBJETIVOS ................................................................................................................................... 5
MARCO TEÓRICO........................................................................................................................ 6
DEFINICION DE INGENIO AZUCARERO .......................................................................... 6
DEPARTAMENTO DE COMPRAS ....................................................................................... 8
PROCEDIMIENTO DE LAS COMPRAS ............................................................................. 12
RESULTADOS – CONCLUSIONES – RECOMENDACIONES .............................................. 20
ii
INTRODUCCION
Puesto que las necesidades de los empresarios cambian continuamente debido a los constantes
cambios económicos y tecnológicos que surgen en el mundo, razón por la cual los empresarios
desean conocer si sus operaciones y actividades se realizan de forma efectiva y eficaz para
proporcionar un mejor servicio a la población en general, se efectúa la presente investigación
enfocada al estudio de la auditoría operacional en el departamento de compras del Ingenio Ser
San Antonio.
El cultivo de la caña de azúcar es considerado uno de los cultivos agroindustriales más
importantes, debido a que es una de las principales fuentes generadoras de divisas, La
agroindustria azucarera del Ingenio San Antonio contribuye de manera activa en el desarrollo
económico y social del país.
El objeto de estudio de la presente investigación es el departamento de compras de un ingenio
azucarero, la misión de esta sección es la adquisición de bienes y servicios en cantidad, calidad
y costo conveniente con una inversión mínima, por lo cual se crea la necesidad de incrementar
los mecanismos necesarios para llevar un mejor control acerca del mismo y verificar que se
realicen las actividades de manera eficiente y eficaz.
Una forma de mejorar dicho control se logra mediante la realización de una auditoría
operacional, puesto que su finalidad es realizar un examen integral y constructivo de la
estructura orgánica de la empresa, planes y políticas, controles operativos, procesos de
operación y aprovechamiento de recursos tanto físicos como humanos; así también incluye la
detección de problemas y proporciona recomendaciones que procuran mejorar la eficiencia y
eficacia de las operaciones de la entidad
1
ANTECEDENTES
Sevilla Castillo, Roger Marcelino (2017): ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD DE
IMPLEMENTACION DE UNA MESA ALIMENTADORA CON LIMPIEZA EN SECO
EN EL INGENIO SAN ANTONIO
Onilda Ruiz, Lucero Ruiz, (2009): PARTICIPACIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO Y
AUDITOR INDEPENDIENTE EN UNA AUDITORÍA OPERACIONAL EN EL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE UN INGENIO AZUCARERO.
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JUSTIFICACION
La expansión de las empresas a provocado la complejidad del manejo de los productos, materia
prima o servicios que se necesitan para la producción del producto final.
La actividad de compra ha llegado a ser de vital importancia para el éxito o fracaso de las
empresas, el saber cuándo, cuanto y como comprar las materias primas podrían generar
ahorros significativos, así como un desorden, falta de evaluación para una mejora continua en
el sistema de pedidos o de almacenamiento podrían generar gastos que podrían comprometer
las ganancias de la empresa.
Aquí nace la necesidad del control y revisión de las actividades operativas y financieras del
departamento de compras, la adquisición de activos, sus necesidades, que el enfoque del
equilibrio costo-beneficio sean aun efectivas o si dado el cambio socio-económico estas
operaciones del departamento necesitan un cambio.
3
FORMULACION DEL PROBLEMA
En el Ingenio San Antonio el área de compras es fundamental ya que las funciones del
departamento de compras es abastecer de equipos, productos y materiales, realizar tratos con
los proveedores para satisfacer las necesidades del usuario en las diferentes áreas en cantidad
y tiempo de entrega.
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda
actividad industrial, comercial y de servicios, puesto que proporcionan a cada departamento
todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización; siendo la participación del
departamento de compras gestionar la obtención de utilidades, fijación del precio de compra,
la operación eficiente de la inversión, tiempo de entrega los costos y sustitución de materiales
indispensables para la continuidad de la producción.
Conociendo el nivel de importancia del departamento y que de este dependen tanto los
ingresos como egresos de la empresa, es relevante el realizar una buena aplicación de los
controles internos para el cumplimiento de entrega de productos y equipos, dándose una
problemática actual en el área de compras con respecto a este, provocando una discontinuidad
en las operaciones de mantenimiento y producción.
4
OBJETIVOS
Verificar el cumplimiento de los procedimiento que debe realizar el departamento de
compras.
Identificar la causa de atraso en el recibimiento de equipos o productos por parte del
departamento de compras.
5
MARCO TEÓRICO
DEFINICION DE INGENIO AZUCARERO
Un ingenio azucarero es una empresa mercantil clasificada como agroindustrial, cuya actividad
principal es la de transformar materias primas orgánicas (caña de azúcar) en bienes finales
destinados al consumo en este caso azúcar, mediante el empleo de factores productivos
(básicamente trabajo y capital)
El Ingenio Ser San Antonio se encuentra localizado en el occidente a 120 Km al Noroeste de
la ciudad de Managua, en el municipio de Chichigalpa, departamento de Chinandega. A 30 Km
del puerto de corinto en el pacífico de Nicaragua.
Desde 1890 iniciamos la primera zafra del naciente Ingenio San Antonio logro producir cerca
de 40,000 quintales de azúcar. En el año de 1959 alcanzó un millón de quintales. La zafra 2006
– 2007 superó los 5 millones de quintales. Actualmente (2016-2017) la producción es
aproximadamente de 7 millones de quintales.
Los rendimientos agrícolas e industriales de Ser San Antonio están entre los más altos del
mundo. Es fuente de empleo para más de 9 mil personas en tiempo de zafra.
Ser San Antonio inició siendo un central azucarero y con el tiempo la producción se ha ido
diversificando hasta convertirse en un moderno complejo agro-energético eficiente y amigable
con el medio ambiente, que se dedica a la producción y procesamiento de azúcar,
biocombustibles, alcohol, energía eléctrica, camarones y melaza.
6
Grafico 1. Organigrama general de la Empresa Nicaragua Sugar State Limited (SER San Antonio)
7
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Para comprender qué es el departamento de compras es necesario conocer previamente otros
conceptos, entre ellos el término departamento que no es más que una rama diferenciada
dentro de la empresa, con un supervisor que tiene autoridad sobre la realización de ciertas
actividades específicas que realiza un grupo de personas.
Así también, se debe conocer a qué se refiere el vocablo comprar dentro de una entidad, éste
es uno de los actos más antiguos de la humanidad, empezaron cuando el hombre dio en
trueque o en cambio una de sus propiedades por la posesión de una pertenencia ajena,
naciendo así las compras y las ventas, por lo tanto, comprar es adquirir una cosa a cambio de
cierta cantidad de dinero.
Anteriormente la actividad del departamento de compras era incipiente en cuanto a su manejo,
ya que el noventa por ciento de las empresas que operaban, existían simplemente
departamentos de colocar pedidos (bodegas), las requisiciones llegaban con proveedores ya
elegidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando sólo el
papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras.
Por lógica, las personas encargadas de este departamento eran prácticas, no contaban con
preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban
estaban completamente desligadas de la actividad de compras y, en general, fuera de control.
Hoy en día muchos empresarios decidieron cambiar esta situación y hacer que su personal
mejore, en beneficio de ambos. Ello implica que el departamento de compras 29 juegue un
papel muy importante dentro de una entidad, por lo que es necesario introducirse en este tema.
Definición del departamento de compras:
Se puede definir al departamento de compras como la unidad comercial centralizada,
responsable de la adquisición de los bienes y servicios adecuados.
8
Es decir, “es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con
la cantidad y calidad requerida y a un precio conveniente” (5:11), encaminadas a la obtención
de materias primas, materiales de empaque y otros productos o artículos necesarios para la
producción de bienes y servicios.
También puede definirse como la sección cuyo propósito es suministrar, en las mejores
condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y
productos semi-acabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etcétera) que
son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido.
Objetivos generales del departamento de compras:
*Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa;
* Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto
controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva
asegurada;
* Desarrollar y administrar las compras, así como, establecer proveedores bien evaluados;
*Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos
materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o
artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.
Objetivos específicos del departamento de compras:
*Mantener el nivel óptimo de existencias para alimentar satisfactoriamente las necesidades de
producción;
*Localizar nuevos materiales y productos e implantar políticas de compra que beneficien a la
empresa;
* Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de
los artículos;
9
* Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará
equilibrado con los buenos resultados obtenidos;
* Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.
* Cooperar con otros departamentos de la empresa como recursos humanos, producción,
contabilidad, entre otros, que soliciten sus servicios;
* Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos, para este propósito se
deberán obtener muestras de los proveedores potenciales;
* Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.
Participación del departamento de compras en la obtención de utilidades
La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto, el comercio
es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra.
Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si éstos son
bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá
un margen de utilidad mayor.
Fijación del precio de compra
Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las materias
primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual debe haber
ajuste inmediato en precios de acuerdo al tipo de cambio de la moneda que se utiliza para
realizar las transacciones, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación
cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
“Muchos proveedores mes a mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales.
La operación eficiente de la inversión
El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en
la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del
producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe mantener sólo el inventario
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pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no
caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la
obsolescencia y los costos de espacio.
Costos y sustitución de materiales
Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el
departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse,
dependiendo de la habilidad del comprador.
Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través de la experiencia del
personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda
forzar una disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos
al contado y descuentos comerciales.
Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de compras está en
posición de introducir nuevos materiales en sustitución de otros, lo que puede repercutir en
abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.” (3:4)
Es necesario tener en mente que se vive en un mundo de cambios tecnológicos, que lo que
hoy es novedad, dentro de poco tiempo será obsoleto, porque ya habrá algo mejor; por tal
motivo, es importante que el departamento de compras se mantenga al día para buscar nuevas
alternativas, permitiendo que los proveedores que ofrecen nuevos materiales adecuados al
proceso, puedan ser aprobados, evaluando así, la conveniencia de hacer ese cambio en función
de un ahorro en el precio.
11
PROCEDIMIENTO DE LAS COMPRAS
El objetivo primordial es el abastecimiento o aprovisionamiento del proceso de compras, es
gestionar la adquisición de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la
empresa, dichos insumos deben ajustarse a las siguientes especificaciones: precio, calidad,
cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago” (5:10),
12
Desde la solicitud:
Es el escrito en el cual se realiza una solicitud de bienes o servicios de un departamento
específico al departamento de compras, se elabora una requisa de pedido la cual va firmada
por el gerente del área, luego es llevada al almacén de inventario de fábrica, a la cual se le asigna
un numero para ser trasladada al departamento de compras, cabe mencionar que es llevada
por los usuarios finales y el almacén general.
Secretaria: Es la encargada de recibir las requisas por parte de bodega, llevar u control de la
correspondencia inherente al jefe de compras, también realizar las requisiciones de compras
de las necesidades del departamento, debe custodiar y llevar el inventario del material de
oficina, así como, elaborar la orden de pago y la trasladada al departamento de contabilidad.
Jefe o gerente del departamento de compras: Es el responsable del cumplimiento de todo
el proceso de compra de la organización, así como de autorizar la mejor opción ofrecida por
el o los proveedores, la cual es seleccionada tomando en consideración las siguientes premisas:
precio, plazo de entrega, calidad y buen servicio, así como cualquier otro criterio favorable.
Compras Nacionales Son los responsables de compra y adquiere los bienes y servicios en el
país donde se encuentra solicitar cotizaciones a los proveedores, y determinar las alternativas
de compra caracterizando a cada una de las alternativas con aquellos parámetros relevantes y
determinando cuáles son los principales criterios de selección para elegir la opción que es más
conveniente para la empresa.
Controlar el seguimiento de las órdenes de compras y efectuar el seguimiento de la entrega de
las mismas, en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al
precio más conveniente.
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Compras al exterior o importaciones: Son aquellas que se hacen directamente a un
proveedor extranjero o a través de los canales de distribución del exportador extranjero
establecido en el país del importador.
contemplándose particularidades vinculadas con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y
transporte, prestándose especial atención a la calidad de los bienes a comprar y a la moneda
empleada en la operación, así como considerar el riesgo que surge desde que el producto se
embarca o sale del depósito del proveedor hasta la llegada al país del comprador.
Confirmación de compra: Lo primero que debe de hacer un comprador es cerciorarse que
el proveedor está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra
de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, entre otros, que aparecen en la
orden de compra
Almacenamiento: En este punto el área encargada de la recepción de materiales deberá
verificar que el proveedor entregue precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido
u orden de compra con la cantidad correcta.
Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en
el cual se detalle la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total,
cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes.
Rechazos y/o devoluciones: Es el retorno físico de la mercancía que no cumple con las
características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas siempre por
un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción. Esta acción
repercutirá tanto para el pago del proveedor como para el surtido del siguiente pedido
Una vez realizado el control de la mercancía, se elaborará una constancia de recepción, que se
confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el
cumplimiento de los plazos de entrega, rechazos, entre otros. Luego de ello se firmará una
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copia de la nota de entrega suministrada por el proveedor, este documento es elaborado por
el proveedor y enviado al comprador junto con la mercancía. Su finalidad es servir como
justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada.
Pago de la compra: Es la remuneración económica que realiza el comprador, por medio de
la sección de caja de la entidad, por obtener el bien y/o servicio del proveedor, ya sea en
efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio, en contra exhibición de la factura
correspondiente.
Despacho o distribución: Consiste en despachar las salidas de los artículos del almacén hecha
por los interesados, tomando en cuenta: la clase, cantidad y dimensiones de las mismas.
Encargado de Bodegas: Asiste al departamento de compras, en mantener un nivel óptimo
de existencias y almacenamiento, desarrollando la comunicación con todos los clientes
internos, con el fin de proporcionarles el mejor servicio posible.
Adicionalmente el departamento tiene otras responsabilidades, tales como: actualizar
procedimientos, incrementar la productividad y disminuir costos para contribuir al buen
desempeño de la institución, analizar el reglamento de compras actual y proponer
modificaciones que permitan mejorar la eficacia del departamento.
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Grafico 2. Organigrama del Departamento de compras
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REGISTROS UTILIZADOS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El propósito de llevar un registro de las operaciones que se realizan en el departamento de
compras es poseer una constancia que sirva de soporte para evidenciar los hechos que se
ejecutan en un período de tiempo determinado.
En principio toda adquisición de bienes y /o servicios se realizarán a través del departamento
de compras por medio de una requisición. La requisición debe ser asentada por el
departamento de compras en el libro de control de requisiciones recibidas, una vez sea utilizada
la misma.
Se hará en el libro de registros de órdenes de compra emitidas, conteniendo el número de
pedido, fecha en que se hizo el pedido, nombre código y número de identificación tributaria
del proveedor, importe total de la mercancía, fecha y lugar de entrega del pedido y número de
envío o nota de entrega que se firma aceptando la mercancía.
Así mismo, debe elaborarse el registro de proveedores conteniendo los nombres y direcciones
de todos los vendedores con quienes la empresa ha tratado a lo largo de su historia, así como
una anotación de las clases de artículos que han sido comprados a cada proveedor.
Previo a realizar este registro se debe hacer una evaluación de los proveedores, en base a los
aspectos escritos en el listado de certificación de los mismos. La evaluación de proveedores
constituye una de las actividades más importantes del departamento de compras, se realiza con
el fin de obtener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta
frente a las necesidades de la empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras
relaciones comerciales entre ambas partes.
Los aspectos que deberán tomarse en cuenta para el proceso de certificación de un proveedor
son los siguientes: catálogos publicados por el proveedor, en los cuales se listan y describen
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los artículos que fabrica; la información que proporcionan los vendedores que visitan al
personal de compras en cuanto a los artículos que es factible suministren y la asistencia técnica
necesaria que puedan facilitar, la localización
SISTEMAS DE CONTROLES INTERNOS UTILIZADOS EN EL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El control interno es de importancia para la estructura administrativa y contable de una
empresa, ya que asegura que tan confiables son sus registros contables, frente tanto a los
fraudes como a la eficiencia y eficacia operativa. Es por ello que dentro del departamento de
compras es necesario que existan controles que permitan detectar cualquier anomalía que
pueda surgir y ocasionar daños en la entidad. A continuación, se mencionan los controles
internos mínimos que deben existir en todo proceso de compras:
* Las requisiciones deben enviarse al departamento de compras una sola vez, por un mismo
material, salvo que se le participe al departamento solicitante que por alguna causa haya sido
anulada la anterior requisición; en tal caso, el departamento solicitante deberá hacer referencia
al número y fecha de la requisición anulada.
*Las requisiciones que no reúnan toda la información solicitada en el formulario serán
devueltas por el departamento de compras al departamento solicitante, indicando el motivo
de la devolución.
* Deben solicitarse cotizaciones a más de un proveedor, verificarlas y analizarlas seleccionando
la más adecuada para que el proveedor suministre los bienes y/o servicios solicitados en la
requisición.
* Todas las compras deben estar amparadas por órdenes de compras las cuales deben estar
firmadas por el gerente del departamento, a su vez las órdenes de compras deben estar
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resguardadas en una requisición originada en un departamento diferente al que ejecuta la
compra.
* El comprador debe de dar seguimiento a la solicitud de compra realizada al proveedor para
que este realice la entrega del producto conforme a la fecha estipulada en las requisiciones.
* Se debe verificar que la recepción del producto comprado sea realizada por una persona
independiente del que compra los artículos y del que controla la existencia, además dicha
recepción debe ser registrada en documentos llamados constancias de recepción.
* El proveedor debe entregar la mercadería incluyendo una nota de entrega, como
comprobante, éste debe contener los datos del proveedor, número de orden y fecha de
emisión, datos del comprador, forma de envío, si la mercancía viaja al crédito o al contado,
descripción de la mercancía, cantidad y precio.
* El encargado de almacén debe darles entrada a los materiales recibidos comparando la orden
de compra con la factura y la nota de entrega del proveedor, controlando los cálculos de la
factura del proveedor. Así también, debe mantener bajo estricta seguridad, los materiales y/o
equipos en almacén y llevar al día las tarjetas en base a las salidas por requisiciones de materiales
de los departamentos y las entradas de compras.
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RESULTADOS – CONCLUSIONES – RECOMENDACIONES
Realizando un análisis a detalle de las operaciones realizadas en el área de compra del Ingenio
San Antonio y comparándolas con los controles internos de dicha se llega a lo siguiente:
Descripción de Controles Internos Área de Compras
1. Las requisiciones deben enviarse al departamento de compras
una sola vez, por un mismo material, salvo que se le participe al
departamento solicitante que por alguna causa haya sido anulada
CUMPLE
la anterior requisición; en tal caso, el departamento solicitante
deberá hacer referencia al número y fecha de la requisición
anulada.
2. Las requisiciones que no reúnan toda la información solicitada
en el formulario serán devueltas por el departamento de compras CUMPLE
al departamento solicitante, indicando el motivo de la devolución.
3. Deben solicitarse cotizaciones a más de un proveedor,
verificarlas y analizarlas seleccionando la más adecuada para que
CUMPLE
el proveedor suministre los bienes y/o servicios solicitados en la
requisición.
4. Todas las compras deben estar amparadas por órdenes de
compras las cuales deben estar firmadas por el gerente del
departamento, a su vez las órdenes de compras deben estar CUMPLE
resguardadas en una requisición originada en un departamento
diferente al que ejecuta la compra.
5. El comprador debe de dar seguimiento a la solicitud de
compra realizada al proveedor para que este realice la entrega del NO CUMPLE
producto conforme a la fecha estipulada en las requisiciones.
6. Se debe verificar que la recepción del producto comprado sea
CUMPLE
realizada por una persona independiente del que compra los
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artículos y del que controla la existencia, además dicha recepción
debe ser registrada en documentos llamados constancias de
recepción.
7. El proveedor debe entregar la mercadería incluyendo una nota
de entrega, como comprobante, éste debe contener los datos del
proveedor, número de orden y fecha de emisión, datos del CUMPLE
comprador, forma de envío, si la mercancía viaja al crédito o al
contado, descripción de la mercancía, cantidad y precio.
8. El encargado de almacén debe darles entrada a los materiales
recibidos comparando la orden de compra con la factura y la nota
de entrega del proveedor, controlando los cálculos de la factura
del proveedor. Así también, debe mantener bajo estricta CUMPLE
seguridad, los materiales y/o equipos en almacén y llevar al día
las tarjetas en base a las salidas por requisiciones de materiales de
los departamentos y las entradas de compras.
Como se observa en la gráfica el inciso 5 No cumple el área de compra con los controles
internos, al entregar el producto atrasado provoca una variación en el precio teniendo que
modificar la orden de compra según la factura y llegando dichos productos al usuario no en
tiempo y forma conforme a la solicitud y pagando más por dicho producto.
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CONCLUSIONES
1. La industria azucarera Nicaragua Sugar, constituye uno de los rubros más importantes
dentro de la actividad productiva del país ya que contribuye sustancialmente a la economía del
mismo, ubicándose en uno de los sectores más importante en cuanto a la generación de divisas,
adicionalmente, es fuente importante en la generación de más de sesenta y cinco mil empleos
directos con salarios superiores a los mínimos.
El ingenio Ser San Antonio genera alrededor de trescientos mil empleos directos e indirectos
en época de zafra. De esa suma treinta y tres mil empleos corresponden a cortadores de caña.
Así mismo, la agroindustria azucarera genera el veinticuatro por ciento de la energía privada
producida a nivel nacional.
2. El departamento de compras de toda entidad es definido como el encargado de suministrar,
en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de estas empresas, las materias
primas, bienes de consumo y servicios necesarios para alcanzar los objetivos que la
administración de la misma ha definido.
En el caso de un ingenio azucarero, el departamento de compras es el facultado para realizar
la adquisición oportuna a un precio conveniente, en cantidad y calidad requeridas, de materias
primas, materiales de empaque y otros artículos, mediante el procedimiento de compras
siguiente: recepción de requisición de compras, cotización de materiales requeridos, elección
de la mejor opción, elaboración de orden de compra, confirmación y realización de la compra,
recepción de mercadería solicitada y elaboración de un reporte de ingreso de mercadería, todo
ello necesario para la producción de bienes que satisfagan las necesidades del consumidor.
3. Considerando que la auditoría operacional es una evaluación objetiva, sistemática y
profesional de las operaciones de una entidad, cuyo propósito es determinar la efectividad y
eficiencia de las operaciones que ésta realiza, así como establecer el cumplimiento de políticas,
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métodos y procedimientos, para el logro de sus objetivos, el cual tiene que cumplir con los
controles internos de la empresa.
4. Con relación a la hipótesis planteada en el plan de investigación, se confirmó, que la
metodología utilizada por el contador público y auditor externo para realizar una auditoría
operacional en el departamento de compras de un ingenio azucarero, se simplifica en seis
pasos: familiarización mediante un estudio general de los objetivos, políticas y organización de
la entidad; planeación del trabajo de auditoría para determinar el curso de acción a seguir;
elaboración del programa de trabajo detallado que permite obtener información; análisis y
examen de la documentación recopilada evaluando así la efectividad y eficiencia de las
operaciones que realiza el departamento de compras; realización de un diagnóstico que reporte
hallazgos que afecten la eficiencia del mismo, y elaboración de un informe final que
proporcione las sugerencias para mejorar la eficiencia y efectividad de las actividades que
realiza el departamento de compras.
5. Se determinó que la entidad objeto de estudio, efectivamente cuenta con un departamento
de compras bien definido, que el proceso de compras establecido es apropiado ya que permite
obtener las mejores condiciones de compra beneficiando a la institución en general, que existen
controles internos diseñados y aprobados por el órgano de dirección superior, para prevenir y
detectar errores e irregularidades operacionales, sin embargo, existen ciertas debilidades como:
falta de comunicación y coordinación entre el personal del departamento, falta de revisión de
solicitudes de cotización de materiales, descontrol y falta de actualización en la salvaguarda de
información, inexistencia de catálogos de proveedores; lo anterior se expone en el informe
final expuesto en el caso práctico y proporcionado a la entidad
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RECOMENDACIONES
1. Las entidades lucrativas, en este caso los ingenios azucareros, presten atención a la
necesidad que existe en la actualidad de verificar que las actividades realizadas por el
departamento de compras, sean apropiadas, puesto que las compras constituyen un
conjunto de acciones encaminadas a la adquisición de recursos de buena calidad,
principalmente de materias primas necesarias para la elaboración de productos que
satisfagan las necesidades del consumidor.
2. Revisión de estos en base que no especifican la cantidad de días como máximo de
espera posterior de la fecha estipulada en la requisa y la orden incumplimiento de este
la empresa como tal no asumiría la diferencia de precios o el no recibimiento de dicho
producto.
3. Recomendar entre las empresas azucareras, los servicios de auditoría operacional que
presta un Contador Público y Auditor Independiente para que los empresarios
conozcan los beneficios, que recibirán al contar con una asesoría eficaz, que les permita
optimizar sus recursos, mantener una buena estructura organizacional, ya que
mediante la práctica de una auditoría operacional en el departamento de compras se
detectan problemas y proporcionan bases para solucionarlos, se presentan sugerencias
para simplificar el trabajo e informar de indicadores de ineficiencia en las operaciones,
fomentando el uso racional de sus recursos y logrando con ello mayores utilidades.
4. Se sugiere a todos aquellos profesionales de la contaduría pública y auditoría que de
una u otra manera se relacionan con la auditoría operacional y especialmente a los
estudiantes de la carrera, considerar la utilización de la metodología de auditoría
operacional planteada en este trabajo de tesis, ya que dicha metodología puede ser
empleada en la realización de todo tipo de auditoría operacional, puesto que los pasos
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expuestos tienen carácter genérico y deberán adecuarse a las situaciones específicas
que se encuentren en el desarrollo de la revisión a efectuar, por tal razón la metodología
planteada fue utilizada para la evaluación de las actividades que realiza el departamento
de compras de un ingenio azucarero.
El objetivo principal de esta metodología es desarrollar estrategias adecuadas y
conducir al auditor a decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, alcance y
oportunidad de las pruebas de auditoría, de tal manera que, al presentar el diagnóstico,
se exhiba la situación en cuanto a la eficiencia y eficacia de las operaciones y la
razonabilidad de la información operativa del ingenio.
5. Para beneficiar tanto al Ingenio como al consumidor final, la dirección general del
Ingenio, debe fortalecer los controles internos diseñados para el efecto, capacitar
constantemente al personal, revisar, mejorar y actualizar el Manual de Normas y
Procedimientos y el Manual de Puestos, que en la actualidad existen en el
departamento, implementar adecuados registros de información; en general promover
un ambiente óptimo de trabajo para el mejor desempeño de las operaciones, funciones
y actividades realizadas por el personal del departamento y de esta manera prevenir de
forma apropiada errores e irregularidades operacionales. Así mismo, las diferentes
personas involucradas en el proceso de compras, deben poner en práctica todas las
recomendaciones, que se incluyeron en el Informe Final de Auditoría Operacional,
con el propósito de corregir las deficiencias detectadas.
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