TEMA 24.
- REAL DECRETO 937/2003 DE 18 DE JULIO DE
MODERNIZACION DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES.
OBJETO, CONCEPTOS Y AMBITO DE APLICACION
El RD 937/2003 de modernización de los archivos judiciales
tiene por objeto modernizar y regular la organización y
funcionamiento de los archivos judiciales, así como el
procedimiento a través del cual se efectúa el expurgo de la
documentación judicial.
Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico
de documentos judiciales como el lugar en el que se
encuentran debidamente custodiados y clasificados.
Se entiende por expurgo el procedimiento mediante el cual se
determina cuándo un documento pierde toda su utilidad, o por
el contrario, ha de ser conservado.
Se entiende por documentos judiciales tanto las actuaciones
procesales como aquellos que son aportados por las partes o
por terceros al proceso, con independencia de cual sea el
soporte material en que se encuentran recogidos.
Las disposiciones de este RD se aplican a todos los
documentos judiciales existentes en los distintos juzgados y
tribunales de todos los órdenes jurisdiccionales, que sean
consecuencia de la actividad judicial, así como los
expedientes gubernativos que se sustancien en ellos.
No se incluyen dentro de la aplicación de esta ley:
- los libros de sentencias
- los de registro y aquellos otros de preceptiva llevanza,
- los expedientes relativos al Registro Civil.
Los archivos judiciales de gestión, territoriales y centrales
serán gestionados mediante programas y aplicaciones
informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y
tribunales. Estos programas y aplicaciones informáticas serán
aprobados por el CGPJ, a propuesta del Ministerio de justicia
o de las CCAA con competencias en materia de provisión de
medios materiales económicos para el funcionamiento de la
Administración de justicia.
ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS
JUDICIALES
Existen tres clases de archivos judiciales:
- de gestion
- territoriales
- central.
Archivo judicial de gestion.- En las oficinas judiciales o
unidades analogas, existirá un archivo judicial de gestión,
en el que se clasificarán y custodiarán los documentos
judiciales correspondientes a cada proceso o actuacion
judicial que se encuentre en tramitación, en donde
permanecerán mientras constituyan asuntos susceptibles de
resolución judicial o de terminación de la ejecución
iniciada.
Pasados 5 años desde la incoación de los procedimientos o
expedientes gubernativos, aquellos asuntos que no estuvieren
pendientes de actuación procesal alguna, tanto en la fase
declarativa como de ejecución, podrán ser remitidos para su
conservación y custodia al archivo judicial territorial que
corresponda.
Este plazo puede excepcionalmente, ser reducido cuando el
espacio disponible lo aconsejara.
Los procedimientos con sentencia firme o cualquier otra
resolución que ponga fin a éstos podrán ser remitidos para su
conservación y custodia al archivo judicial territorial
pasado un año desde la firmeza de la resolución.
Corresponderá al secretario judicial la ordenación,
custodia y conservación de los documentos para lo cual
contará con la asistencia y asesoramiento del personal
técnico necesario.
Acceso a la documentación del archivo judicial de
gestion.
1º) Quienes hubieran sido parte en los procesos judiciales o
sean titulares de un interés legítimo, podrán acceder a la
documentación conservada en los archivos judiciales de
gestión mediante las formas de Exhibición, Testimonio o
Certificación, salvo cuando tenga carácter reservado.
Corresponde al secretario del juzgado o tribunal respectivo
facilitar a los interesados dicho acceso.
2º) El acceso por el propio afectado a sus datos de carácter
personal solo podrá ser denegado en los casos previstos en la
ley.
3º) Si el acceso a documentos que contuvieran datos de
carácter personal fuese solicitado por quien no hubiera sido
parte en el procedimiento, sólo será concedido cuando el
procedimiento hubiera concluído y exclusivamente en los casos
del art. 11.2 ley orgánica 15/99 de proteccion de datos de
carácter personal, o cuando el interesado hubiera prestado su
consentimiento.
4º) En todo caso, los documentos que puedan afectar a la
seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su
vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrá ser
públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso
de los afectados o hasta que haya pasado un plazo de 25 años
desde su muerte, o si su fecha no es conocida, 50 años desde
la fecha del documento.
Archivo judicial territorial.- En cada CCAA habrá como mínimo
un archivo judicial territorial, dependiente del Presidente
del TSJ quién podrá delegar la competencia en el Presidente
de la Audiencia Provincial o juez decano del partido judicial
donde radique.
En estos archivos se ordenará la documentación procedente de
los archivos judiciales de gestión, debiendo permanecer aquí
hasta que la junta de Expurgo decida su destino.
El secretario judicial será el encargado de la ordenación,
custodia y conservación del archivo judicial territorial:
- en aquellas capitales de provincia que cuenten
conjuntamente con 10 o mas juzgados de 1ª instancia y de
instruccion, y las necesidades del servicio lo aconsejen, los
archivos judiciales territoriales estarán a cargo de
secretarios judiciales de 2ª categoría designados por el
ministerio de justicia;
- en los demas casos, el responsable del archivo judicial
territorial será el secretario de gobierno del TSJ o el
secretario del organo en cuyo titular el presidente del TSJ
hubiera delegado la competencia.
Archivo judicial central.- Existirá un archivo judicial
central adscrito a la Sala de gobierno del TS, cuyo ámbito se
circunscribe a la documentación judicial del TS, de la
Audiencia Nacional y de los restantes organos con
jurisdiccion en todo el territorio nacional. En este archivo
se ordenará la documentación remitida por los responsables de
los archivos judiciales de gestión comprendidos en su ámbito.
El secretario judicial especialmente designado por el
ministerio de justicia será el encargado de la ordenación,
custodia y conservación del archivo judicial central. En
defecto de nombramiento de secretario judicial, el
responsable del archivo judicial central será el secretario
de gobierno del TS.
La documentación conservada en los archivos judiciales
territoriales y en el Central estará en todo momento a
disposición del organo judicial al que pertenezca. El órgano
judicial de donde proceda el documento mediante solicitud de
su secretario, podrá requerir del archivo judicial
territorial o central que le sea facilitado su original, una
copia o certificación expedida por el responsable del
archivo, asi como cualquier información que considere
necesaria.
Quiénes hubieran sido parte en los procesos judiciales o sean
titulares de un interés legítimo podrán acceder a los
documentos judiciales que se encuentren en el archivo
judicial territorial o Central mediante solicitud al
secretario responsable del archivo de que se trate y si el
secretario denegase el acceso a dicha documentación, el
acuerdo denegatorio será revisable por el juez o presidente
del órgano judicial al que corresponda la documentación.
Forma de remisión de documentos judiciales y relaciones
documentales.- La remisión de los documentos que se hallen en
un archivo judicial de gestión al correspondiente archivo
judicial territorial o central, se formalizará periódicamente
como mínimo una vez al año, en función del volumen de gestion
de cada archivo, e irá acompañada de una relacion de
procedimientos o actuaciones judiciales en los que se
integran, con arreglo a un modelo uniforme y obligatorio
aprobado por la administración publica competente. La
relación se remitirá mediante los programas y aplicaciones
informáticas existentes.
Juntas de expurgo.- Son aquellos organos colegiados de
naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar
la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o
gubernativos del Patrimonio documental, o por el contrario,
la transferencia de los mismos a la Administración competente
en materia de patrimonio histórico.
Se constituirá una junta de expurgo en cada comunidad
autónoma que ejercerá sus funciones en el ámbito territorial
de cada una de éstas.
Las juntas de expurgo adscritas al ministerio de justicia a
través de la Secretaría de Estado de justicia tendrán su sede
donde radique la presidencia del TSJ y estarán presididas por
un magistrado designado por el PTE TSJ e integrada por los ss
vocales:
- un fiscal, designado por el fiscal jefe del TSJ
- el gerente territorial del ministerio de justicia
- un técnico superior especialista en archivos
- un titulado superior de administración
- el secretario judicial especialmente designado por el
ministerio de justicia de entre aquellos que tengan destino
en el partido judicial donde radique la junta de expurgo ,
que realizará las funciones de secretario.
Las CCAA con competencias en materia de justicia,
determinarán la sede y composición de la junta de expurgo,
que estará presidida por un magistrado e integrada por un
miembro de la carrera fiscal, un secretario judicial y un
técnico superior especialista en archivos.
El regimen jco de las juntas de expurgo se ajustará a las
normas sobre órganos colegiados contenidas en la ley 30/92 de
RJAP-PAC.
El responsable del archivo judicial de gestión
donde radiquen los documentos judiciales remitirá al
secretario de la junta de expurgo una relación de todos
aquellos procedimientos en los que haya terminado la
ejecución o en los que se hubiera dictado resolución que
declare la prescripción o caducidad.
El responsable del A.J territorial o central, donde
radiquen los documentos judiciales, una vez
transcurridos los plazos legales de prescripción o
caducidad, remitira al secretario judicial responsable
del A.J. de gestion una relación de todos ellos
identificados segun el proceso o actuación judicial al
que corresponden, sujetos intervinientes y domicilio de
éstos para que el organo judicial de procedencia
confirme en el plazo de 1 mes el transcurso de los
anteriores plazos. Las relaciones de expedientes serán
remitidas como mínimo una vez al año con el fin de que
se decida su posterior destino.
El pte de la junta de expurgo acordará la
publicación de las relaciones de expedientes judiciales
en el BOE o diario oficial de la CCAA al objeto de que
en el plazo de 2 meses puedan los interesados recuperar
aquellos documentos en su día aportados al proceso.
Pasado el plazo previsto sin que los interesados
hubieran promovido su devolución, se les tendrá por
decaídos en su derecho a recuperar los documentos
aportados.
La junta de expurgo será convocada en sesion ordinaria una
vez al año, y el presidente podrá convocar cuantas sesiones
extraordinarias crea necesarias en consideración al número de
relaciones de expedientes judiciales y gubernativos.
Las resoluciones de la junta de expurgo que acuerden la
transferencia de los expedientes judiciales a la
administración competente, su destruccion o enajenación serán
objeto de publicación en el BOE o en el diario oficial de la
CCAA según el ambito territorial de los órganos judiciales de
los que procedan. Todas las resoluciones de la junta de
expurgo ponen fin a la via administrativa.
La administracion competente en materia de provisión de
medios materiales y economicos para el funcionamiento de la
administracion de justicia procedera a la enajenación o
destruccion de los expedientes judiciales:
- los expedientes objeto de enajenación han de ser utilizados
exclusivamente por el adquierente para su tratamiento en
reutilización como papel de uso común. La enajenación ha de
hacerse mediante contrato por escrito;
- la destruccion de los expedientes judiciales y gubernativos
se hará mediante contrato administrativo, o a través de la
celebración de un cv de colaboración con una administracion
publica.
