MATERIA:

LOS SISTEMAS ERP

INTEGRANTES:

FIGUEROA CASAS, Yanina

VILCA MALDONADO, Liszeth

QUINCHO SALVADOR, Gustavo

ALVAREZ BLANCO, Danny

DOCENTE:

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CICLO:

IV

UNIVERSIDAD TELESUP
LIMA, PERU
2018
 CAPITULO I:

ERP

ERP corresponde a las siglas en ingles de Enterprise Resource Planning, que en castellano

viene significando algo así como sistemas de planificación de los recursos de la empresa,

a día de hoy el concepto de ERP es tan amplio, que es complicado definir en unas breves

líneas el significado de los ERP. Comenzare aportando varias definiciones: Un sistema

de planeación diseñado para reducir el tiempo de respuesta, ciclo de producción,

optimizar la calidad, mejorar el manejo de activos, reducir costos, optimizando la

comunicación. ERP es una herramienta que soporta de forma integrada los procesos de

negocio de una compañía. Permite realizar operaciones tales como la generación de una

orden de compra, registrar recepciones, ingresar y pagar facturas de proveedores, procesar

la facturación, administrar el inventario, emitir balances, etc. Solución de software que se

enfoca en las necesidades de la empresa, tomando una visión de los procesos para cumplir

los objetivos corporativos, buscando integrar todas las funciones de la empresa. Es un

sistema de gestión de la información estructurado para satisfacer la demanda de

soluciones de gestión empresarial, basado en el ofrecimiento de una solución completa

que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio.

Se caracterizan por su modularidad, integración de la información, universalidad,

estandarización e interfaces con otras aplicaciones. Son sistemas abiertos y en la mayoría

de los casos multiplataforma.

1.1 EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS ERP

Los sistemas ERP tienen su origen en la necesidad del gobierno de Estados Unidos,

durante la Segunda Guerra Mundial, de controlar la logística y organización de las

diferentes tropas que se encontraban en el campo de batalla. Se utilizaban a través de las

enormes computadoras inventadas a principios de los años cuarenta. Este tipo de

soluciones tecnológicas, se denominaban sistemas para la Planeación de Requerimiento

de Materiales (Material Requirements Planning Systems o MRP Systems). Finalizada la

Segunda Guerra mundial, las empresas norteamericanas, hacia finales de los años 50,

adoptan estos sistemas que les permitían llevar un control de diversas actividades como

contabilidad (denominado procesamiento electrónico de datos o EDP, electronic data

processing) control de inventario, facturación, y pago y administración de nómina.

Paralelamente, la evolución de las computadoras permitió que más empresas tuvieran

acceso a ellos. Es así como en 1964 con el desarrollo de los microcircuitos de silicio, los

fabricantes de computadoras pueden ofrecer una mayor capacidad de procesamiento por

un precio menor. Es en esa década que los sistemas MRP (material requirements

planning) evolucionan para integrar y automatizar los procesos de negocio utilizando

programas de computador en los denominados mainframes y minicomputadores en los

negocios y en la toma de decisiones. Los MRP permiten calcular los insumos y los

tiempos de entrega, en combinación con la administración de inventarios, la capacidad de

producción y distribución.

Para la década de los 80 estas soluciones tecnológicas pasaron a usar otras siglas: MRP

II o Planeación de los Recursos de Manufactura. Se distinguen de sus antecesores porque

permiten la redefinición de los objetivos de producción de manera dinámica y permiten

efectuar ejercicios de simulación de escenarios de producción, además de la interconexión

con otros sistemas de la empresa. Hacia los años 90 se busca la integración de los sistemas
MRP y MRPII para gestionar la totalidad de las actividades de las empresas a través de

flujos naturales de información que hagan visible la totalidad de la operación. Es aquí

donde surgen los primeros sistemas ERP que tenían como finalidad integrar todas las

operaciones de la empresa en una sola solución informática de forma dinámica y global,

no solamente los procesos internos de la organización, sino las relaciones con los

proveedores y los consumidores.

Los sistemas ERP, que constituyen el sistema de información sobre el cual se desarrolla

este trabajo, han evolucionado para atender toda la cadena de valor de las organizaciones.

Es así como los sistemas ERP, se transforman en un conjunto de herramientas que

integran SRM (Supplier Relationship Management), CRM (Customer Relationship

Management), PLM (Product Lifecycle Management), SCM (Supply Chain

Management), CPM (Corporate Performance Management) y HRM( Human Resource

Management). En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo de un típico sistema ERP.

1.2 DEFINICIÓN DE DE UN SISTEMA ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión de

información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los

aspectos operativos o productivos de una empresa.

Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa. Se caracterizan por

estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:

producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de

proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

El término ERP se refiere a ENTERPRISE RESOURCE PLANNING, que significa

“Sistema de Planificación de Recursos Empresariales”. Estos programas se hacen cargo

de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o

incluso recursos humanos.

1.2.1 SUS OBJETIVOS SON:

 Optimización de los procesos empresariales.

 Acceso a información confiable, precisa y oportuna.

 La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

 Eliminación de datos y operaciones innecesarias.

 Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.

1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ERP

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son

que deben ser modulares, configurables y especializados:

  Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de

departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que

comparten y que se genera a partir de sus procesos.

 Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el

código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una

empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más

avanzados suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación

para el desarrollo rápido de nuevos procesos.

 Especializados. Un ERP especializado, brinda soluciones existentes en áreas de

gran complejidad y bajo una estructura de constante evolución. Estas áreas suelen

ser, el verdadero problema de las empresas, además de contener todas las áreas

transversales. Trabajar bajo ERP especializados es el paso lógico de las empresas

que requieren soluciones reales a sus verdaderas necesidades. Un ERP genérico

sólo ofrece un bajo porcentaje de efectividad basado en respuestas generalistas,

que requieren ampliaciones funcionales.

1.3.1 La Funcionalidad.- es la capacidad del software para proveer la resolución de

requerimientos expresados como necesidades del usuario. Para evaluar esta

característica, se la ha subdividido en 4 sub características:

 Interoperabilidad

 Precisión

 Adecuación

 Seguridad

1.3.2 La Adaptación.- de la funcionalidad de un sistema ERP debe proveer solución,

entre otros, a requerimientos conocidos como:

  Procesos financieros

 Administración de recursos humanos.

 Procesos de cadena de suministros.

 Procesos de manufactura.

 Procesos de servicios al cliente

1.3.3. Confiabilidad.- La confiabilidad es la capacidad del software para la prestación

de servicios con un nivel de rendimiento determinado bajo las condiciones establecidas

en un período de tiempo definido. La confiabilidad tiene tres sub-características:

 Madurez.

 Tolerancia a fallas.

 Recuperación.

Se puede definir a la confiabilidad con otras palabras: la probabilidad de que el sistema

ERP falle por un problema dado dentro de un período de tiempo.

1.3.4 Usabilidad o Facilidad de Uso.- La facilidad de uso es la capacidad del software

para que los usuarios lo aprendan, utilicen y les resulte atractivo cuando se utiliza en

condiciones específicas. La facilidad de uso incluye 3 sub-características:

 Comprensión.

 Aprendizaje

 Operabilidad

 Eficiencia
1.3.5 La Eficiencia: Se refiere a la capacidad de un sistema para proporcionar un

determinado rendimiento en relación con los recursos utilizados, bajo condiciones

establecidas. Para medirlo, se han establecido 3 sub-categorías:

 Comportamiento.

 Utilización de recursos.

 Cumplimiento

1.3.6 Facilidad De Mantenimiento.- La facilidad de mantenimiento es la capacidad del

software para ser modificado con mínimo esfuerzo. Está compuesta de 4 sub-

características:

 Facilidad de análisis.

 Facilidad de cambios/ modificaciones.

 Estabilidad.

 Facilidad de pruebas

1.3.7 Portabilidad.- Es la capacidad del software para ser transferido de un entorno a

otro. Por lo tanto, el sistema ERP debe poder ejecutarse en diferentes sistemas operativos,

aplicado en distintos departamentos u organizaciones y bajo distintos tipos de hardware.

La portabilidad incluye 3 sub-características:

 Adaptación.

 Instalación.

 Co existencia.

1.3.7 Compatibilidad.- El sistema ERP es un conjunto de modelos funcionales con

módulos, cada uno de los cuáles tiene sus propias funciones. Con el fin de realizar una
función en particular, se requiere que los datos se puedan intercambiar entre módulos o

con aplicaciones externas. En otras palabras, la compatibilidad se refiere a la capacidad

de los módulos del sistema ERP para intercambiar datos entre sí y con las demás

aplicaciones.

1.3.8 Complejidad.- La complejidad de un ERP se debe a la interacción entre los

diferentes módulos. Se requiere resolver la complejidad tanto a nivel de desarrollo y de

mantenimiento como en la necesidad del usuario final de moverse entre diferentes

módulos.

1.3.9 Modularidad.- Todos los módulos deberían poder implementarse de acuerdo a las

necesidades de cada uno de los clientes y compatibles con sus recursos.

1.3.10 Reusabilidad.- Se define como tal a la capacidad del código de software para ser

utilizado en un proyecto o en otro sin necesidad de realizar un nuevo desarrollo. La

capacidad de re uso es valorada por diferentes razones, entre las que se destacan:

 Menor período de tiempo para desarrollar.

 Ahorro de recursos.

 Funciones probadas y validadas, listas para usar

1.4 VENTAJAS DEL ERP

Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica, es que la funcionalidad se

encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los

requerimientos del cliente.

 Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc

La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger a la

organización en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen

interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede

involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno

en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el

abuso.

Las principales ventajas de estos sistemas son:

 Automatización de procesos de la empresa.

 Disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma.

 Integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa.

 Ahorro de tiempo y costes.

1.5 DESVENTAJAS DEL ERP

Al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en

la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para

malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se

encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra

protegida.

 El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,

incluyendo la educación y cómo hacer que el sistema trabaje correctamente.

Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos, por lo cual Los

propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que

el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el

manejo del mismo.

 Cambio de personal: las compañías pueden emplear administradores que no

están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora,

proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados

con el sistema.
 La instalación del sistema ERP es muy costosa.

 Los vendedores del ERP pueden cobrar sumas de dinero para la renovación de

sus licencias anuales, lo cual no está relacionado con el tamaño del ERP de la

compañía o sus ganancias.

 El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas

de la estructura corporativa.

 Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, difíciles de adaptarse al flujo

específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías,

este punto se cita como una de las principales causas de falla.

 Los sistemas pueden ser difíciles de usar.

 Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en

uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros

participantes.

 Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones

para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y

luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados)

reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.

 Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos

(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

 La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su

contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.

 El inconveniente más común suele ser el coste del software ERP. Esto se debe

normalmente al nivel de personalización que necesita un sistema ERP para

cubrir las necesidades de la empresa: a mayor nivel de personalización, mayor

precio. Además, algunos de los costes que un ERP conlleva pueden aparecer de
 forma posterior a su instalación y adquisición, lo que se denomina costes

ocultos. Puede encontrar una descripción detallada de estos costes ocultos, junto

con ejemplos y cálculos reales de presupuestos de los ERP más usados en

la Guía ERP.

 Otra desventaja a tener cuenta al elegir un paquete ERP está en la

implementación. En algunos casos, puede que la instalación, el hardware

necesario para su funcionamiento y la preparación de su infraestructura tarden

demasiado. Esto puede provocar retrasos en el funcionamiento interno de su

empresa que pueden causar pérdidas. No obstante, existen sistemas en la

nube que pueden prevenir este tipo de inconvenientes, al no tener que ser

implementados físicamente en la empresa

1.4 UTILIDADES DE LOS ERP

¿Para qué sirve un ERP?

La principal utilidad de los ERP es dar soporte a los procesos administrativos y

económicos‐financieros de la empresa, es decir, sirven para gestionar procesos de

soporte al negocio.

Algunas de las principales utilidades que aportan los ERP a las organizaciones son:

a) Facilitan a la empresa un sistema integrado de la información que cubre las siguientes

funcionalidades:

 Contabilidad general y financiera

 Cuentas a pagar/ Cuentas a cobrar

 Nomina ‐ Gestión de activos

 Gestión de materiales
  Planificación de Requerimientos de Capacidad

 Planificación de Requerimientos de Material

 Programación general de la producción Control de Costes

 Control de Planta

 Mantenimiento

 Gestión de activos

 Gestión de materiales

 Planificación de Requerimientos de Capacidad

 Planificación de Requerimientos de Material

 Programación general de la producción

 Control de Costes

 Control de Planta

 Mantenimiento

 Gestión de recursos humanos

 Logística

 Compras y aprovisionamientos

 Marketing y ventas

 Comercio electrónico

 E‐business

b) Dan soporte al desarrollo de las actividades corporativas e incrementan el servicio al

cliente.

c) Cubren las necesidades de información existentes a lo largo de la organización e

interconectan todos los departamentos mediante un único punto de acceso a la

información bajo una misma gestión.

d) Son una solución clave para mejorar la Gestion de Proyectos

e) Permiten la introducción automática de tecnologías como:

‐ Electronic Fund Transfer (EFT)

‐ Electronic Data Interchange (EDI)

‐ Internet

‐ Intranet

‐ Video conferencia

- Comercio electrónico

f) Solucionan muchos problemas de la operativa del negocio como: Disponibilidad del

material, Servicio al cliente, Problemas de inventario, Entregas a tiempo, etc.

g) Proveen la oportunidad de redefinir y mejorar de forma continua los procesos de

negocio de la empresa.

h) Proveen herramientas de business intelligence tales como:

 Decision Support Systems (DSS)

 Executive Information System (EIS)

 Reporting
1.5 LA MODULARIZACIÓN EN LOS ERP

La naturaleza de un sistema de gestión empresarial es modular (dividido en partes

independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una

compañía. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan

en módulos (que aproximadamente se corresponden con los departamentos de las

compañías). Los módulos fundamentales son:

1.5.1 Finanzas: mantiene la información de la tesorería de la empresa, financiación

(préstamos), inversiones, contabilidad, etc.

1.5.2 Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos)

de la empresa, proveedores, etc.

1.5.3 Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas

expedidas, precios de venta, etc.

1.5.4 Logística: mantiene la información y gestión de los almacenes, stocks, transportes,

etc.

1.5.5 Recursos humanos: mantiene la información y gestión del personal, nóminas,

categorías laborales, horas extra, impuestos, etc.

1.5.6 CRM (CustomerRelationship Management o Sistema de gestión de relaciones

con clientes): es un subsistema que mantiene la información y gestión de las relaciones

con clientes (datos, contratos, etc.).

Dependiendo del tamaño y tipo de empresa se pueden ir añadiendo diferentes módulos,

como pueden ser: gestión de proyectos, marketing, producción y fabricación, gestión

documental, Business Intelligence y muchos más.

1.6 IMPORTANCIA DE LOS ERP

El mercado global y en especial el entorno empresarial está evolucionando de forma

muy considerable en los últimos años y esto obliga a las empresas a ser cada vez más

competitivas. Estos cambios suelen relacionarse con la creciente globalización de la

economía, la internacionalización de los mercados y la rapidez del cambio tecnológico.

Hoy en día los sistemas de información y la tecnología en particular, Sistemas de

Planificación de Recursos Empresariales (ERP), ocupan un papel imprescindible en el

éxito global de la competencia para las grandes, medianas y pequeñas empresas. Por ello,

las compañías se han visto obligadas a tener que adaptar sus sistemas de información para

poder sobrevivir en el mercado, mantener su posición en el mercado e incluso para

diferenciarse del resto de empresas. Las empresas han ido incorporando las nuevas

tecnologías de la información y de las telecomunicaciones, las cuales se han convertido

en activos muy importantes para las empresas. Toda empresa que desee competir en el

mercado actual debe considerar la “información” una herramienta clave .Por esta razón

es necesario que la empresa tenga los sistemas de información adecuados para suministrar

rápida y eficientemente la información.

Antes de que existieran los sistemas ERP las compañías solían utilizar un software

independiente para cada departamento. Esto suponía un problema para las empresas y

sobre todo para las multinacionales ya que tenían que utilizar los datos procedentes de

sistemas de información situados en diferentes países en los que desarrollaban su

actividad. Es por esto que los sistemas de información de cada unidad fueron sustituidos

por uno solo, el sistema ERP que adquiere todos los datos necesarios y que integra todas

las funciones empresariales. Así es como se han venido desarrollando los sistemas ERP.
En un principio, la implantación de sistemas ERP se había realizado en su mayoría en

grandes empresas con el objetivo de conseguir la optimización de los procesos

empresariales con fácil acceso a la información y la posibilidad de compartir información

entre todos los componentes de la organización, pero después se han ido extendiendo cada

vez más a empresas de tamaño mediano y pequeño porque son una poderosa herramienta

para la gestión empresarial.

1.9 ¿CÓMO ELEGIR UN ERP PARA MI EMPRESA?

La implantación de un ERP no es tarea fácil y requiere la implicación y participación de

todas las personas afectadas por el proyecto. Una mala instalación y puesta en marcha de

un ERP puede traer consecuencias muy graves para el funcionamiento diario de la

empresa. Los programas de tipo ERP son caros, complejos y difíciles de implantar. Si

una empresa decide adquirir un sistema ERP también debe contratar a una empresa de

consultoría para que ayude a su puesta en funcionamiento puesto que la adquisición de

un ERP requiere parametrizaciones y modificaciones previas para que funcione de una

forma óptima. Por ello, el coste total de la instalación, que incluye software, y en la

mayoría de casos también la renovación de todo o parte del hardware, la consultoría y el

coste del personal interno, puede llegar a representar el 2 o el 3% de la facturación anual

de una gran empresa. Existen muchos motivos por los que las empresas deciden

implantar un sistema ERP, pero son tres los más relevantes:

1. Integrar la información económico‐financiera.

2. Estandarizar los procesos de fabricación.

3. Estandarizar la información de recursos humanos (RRH

Actualmente, los sistemas tipo ERP son para una gama muy amplia de empresas, ya que

existen diferentes consultoras que están especializadas en tratar de satisfacer las

necesidades no solo de la gran empresa sino también de la pequeña y mediana. Además

también proporcionan todos los servicios de asesoría y soporte al cliente relacionados con

el software y el hardware. Inicialmente, la implantación de sistemas ERP se realizaba en

su mayoría en grandes empresas, pero después se ha ido extendiendo cada vez más a

empresas de tamaño mediano y pequeño, gracias a la proliferación de programas de tipo

ERP que necesitan menos recursos, con precios más económicos y con tiempos de

implantación más cortos (6 meses). A continuación, se detallan de forma resumida los

pasos a seguir para elegir un programa de gestión y cómo se implanta dicho programa,

tal y como queda reflejado en la Tabla 2

 Tabla 2. Partes del proceso de implantación y preguntas que deben plantearse

La implantación de un programa integrado tipo ERP debe asegurar que contemple todas

sus necesidades básicas de gestión (Muñiz, 2004) y, además, debe servir para dar soporte

a la situación actual y a la previsión de la evolución futura del negocio. Es muy importante

llevar a cabo un análisis de necesidades de la empresa para realizar la búsqueda de un

nuevo programa y para confirmar o redefinir las características del que se quiera

implantar. Para ello, los responsables de instalar el programa deben analizar toda la

información disponible y también cómo se re realiza la integración de nuevas necesidades

entre las diferentes áreas o departamentos de una empresa. Tanto las grandes como las

pequeñas y medianas empresas desarrollan las mismas actividades: comprar, vender,

mantener relaciones con los clientes, llevar la contabilidad, gestionar el personal y

adaptarse las modificaciones de las normativas legales y financieras. Por lo tanto, también

las pequeñas y medianas empresas, al igual que las grandes, deben adoptar tecnologías

que apoyen totalmente los objetivos a conseguir y que les permitan reaccionar de forma

rápida y flexible.
Los criterios que hay que tener en cuenta a la hora de implantar un sistema ERP son los

siguientes:

1. Tamaño de la empresa: facturación anual y número de empleados de la organización.

2. Funcionalidad del ERP: módulos que ofrece el sistema para dar soporte a las

necesidades de las distintas áreas funcionales de la empresa.

3. Criterios técnicos: plataformas técnicas soportadas por el ERP, bases de datos

utilizadas, lenguajes de programación incorporados, herramientas de desarrollo,

facilidad de comunicación con otros sistemas y aplicaciones, etc. Es necesario

asegurarse que el sistema ERP elegido sea compatible con los sistemas de

información.

4. Criterios económicos: coste del producto ERP. Evaluación del impacto y de los

cambios en los procesos y en la organización necesaria para la correcta implantación

del ERP. Criterios económicos a tener en cuenta:

‐ COSTES DE SOFTWARE: compra o alquiler del software y gastos de

mantenimiento.

‐ COSTES DE HARDWARE: ordenadores, componentes, redes e impresoras.

‐ COSTES DE CONSULTORÍA: Sus servicios pueden ayudar a seleccionar,

planificar e implantar el sistema ERP. Las tarifas pueden oscilar en función de su

cualificación y prestigio.

‐ COSTES DE FORMACIÓN: Es necesaria una adecuada formación de los

empleados para la buena marcha del nuevo sistema.

5. Criterios organizativos: evaluación del impacto y de los cambios en los procesos y

en la organización necesaria para la correcta implantación del ERP.

6. Facilidad de uso de las herramientas del sistema.

7. Proveedores: es necesario conocer al fabricante der ERP y a las empresas de

consultoría encargadas de su implantación. También es conveniente tener en cuenta

los servicios y soporte que ofrecen. Se valora si el proveedor tiene capacidad para dar

servicios de consultoría, implantación, mantenimiento, formación o de otro tipo. Así

mismo, es importante constatar su experiencia real en empresas del mismo sector y

con características similares (volumen de negocio, dispersión geográfica, número de

empleados, idioma, etc.

8. Referencias de implantación, tanto de producto como de la empresa consultora

encargada del proyecto.

1.10. COSTOS DE IMPLANTAR UN SISTEMA ERP

El costo de implantar un sistema ERP puede ser una de las mayores decisiones de

inversión que tome una compañía sobre un componente que no es parte del core bussiness

del negocio. Esta decisión está atada a las expectativas sobre los beneficios que se pueden

obtener de este proyecto. Por esta razón, es muy importante incluir la totalidad de los

costos del proyecto y considerar los beneficios en la forma más conservadora. De esta

manera, no se crean falsos escenarios del retorno de la inversión.

Los principales costos son:

1.10.1 Hardware: La implantación de un sistema ERP puede significar cambios en la

plataforma tecnológica de la empresa desde un incremento de las capacidades de

procesamiento y almacenamiento o el cambio total de la plataforma si la decisión de

implantación lo requiere. Puede modificar, además, la infraestructura de comunicaciones,

la redundancia para garantizar disponibilidad de sistemas críticos, las capacidades de

almacenamiento, la plataforma de seguridad y el esquema de licenciamiento para bases

de datos y sistemas operativos de aplicación y los contratos de mantenimiento.

1.10.2 Software: El costo del licenciamiento de un sistema ERP propietario tiene

diferentes maneras de ser contratado y depende de la casa fabricante en cada caso. En

algunas ocasiones se licencia por número de usuarios, en otras ocasiones por el número

de empleados beneficiados, en otras como un porcentaje de los activos o de los ingresos

de la compañía o en una combinación de algunos de los métodos aquí enunciados.

Actualmente, el licenciamiento involucra no solo el sistema ERP sino además otras

herramientas que extienden las habilidades del software básico.

Estas herramientas como planeación avanzada de procesos productivos, de procesos

logísticos, de comercio electrónico, entre muchas otras, presentan esquemas de

licenciamiento diferentes a la solución básica. Además del costo de licenciamiento, se

encuentra el costo del mantenimiento anual de la solución que generalmente le da derecho

a la empresa a las actualizaciones que el fabricante libere.

Este costo suele ser un porcentaje entre el 17% y el 22% del valor de licenciamiento total.

1.10.3 Servicios de Consultoría: Generalmente este es el costo más elevado de un

proyecto de implementación. El equipo de consultores debe estar compuesto por expertos

en los diferentes componentes de la solución a instalar. La consultoría incluye además de

los costos asociados a los honorarios del equipo de implantación, los costos de las
personalizaciones que requieran el sistema y la integración con otros sistemas en la

empresa. Incluye un primer componente de rediseño de los procesos a ser soportados por

la solución, la elaboración de un blue print de la solución, la parametrización de la

herramienta y sus componentes adicionales, la capacitación de los usuarios líderes, el

apoyo a la capacitación de los demás usuarios del sistema, el desarrollo de las pruebas de

la solución y la puesta en vivo.

En la siguiente ilustración se muestra el costo promedio de una implantación de acuerdo

con lo establecido por el Gartner Group.

Distribución costos proyecto implantación sistema ERP

1.10.4 Otros costos: Existen otros costos que deben tener en cuenta las empresas que

consideren la implantación de una solución. Se mencionan como costos ocultos o no

estimados. Entre ellos se tienen: la capacitación de todas las personas que interactuarán

con la solución, la migración de datos al sistema ERP, la gestión de cambio que se debe

realizar en la empresa para involucrar participativamente a toda la compañía en el

proyecto, el personal temporal que debe reemplazar al equipo del proyecto por parte de

la empresa, la gerencia de calidad del proyecto que garantice el seguimiento de una

metodología y el seguimiento de compromisos y entregables del proyecto. Son éstos los

costes que más hay que vigilar pues no suelen comentarse inicialmente o se les suele dar
la suficiente importancia. Aun siendo algunos costes indirectos es importante ser

consciente de todos ellos para evitar futuras sorpresas.

1.11. BENEFICIOS DE IMPLANTAR UN SISTEMA ERP

BENEFICIOS

Desde el punto de vista estratégico los beneficios son: Mejora de la productividad,

Mejora de la calidad, Mejora del servicio al cliente y Reducción de costes. Se busca contar

con la información necesaria para la orientación de la estrategia de la empresa y la fijación

y control de logro de objetivos financieros a corto y mediano plazo.

Desde el punto de vista general los beneficios son:

 Optimización de procesos empresariales

 Ayuda a la toma de decisiones

 Ejecución más rápida y con más probabilidades de éxito

 Acceso a toda la información de forma confiable

 Precisa y oportuna (integridad de datos),

 Compartir información entre todos los componentes de la organización de forma

que se automaticen los procesos

 Convergencia de las distintas bases de datos usadas por el sistema integrándolas

en una sola

 Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes)

 Reducción de tiempos y de los costes de los procesos implicando un incremento

de la productividad.

Los beneficios de implantar un sistema ERP también se pueden establecer a partir de las

siguientes dimensiones expresadas en el trabajo de Shari Shang y Peter Seddon:

1.11.1 Dimensión operacional: Reducción de costos, reducción del ciclo operacional,

mejora en la productividad, mejora en la calidad y mejora en el servicio al cliente.

1.11.2 Dimensión gerencial: Mejor gestión de los recursos, mejora en la toma de

decisiones y planificación y Mejora en el rendimiento.

1.11.3 Dimensión estratégica: Soporte al crecimiento del negocio, soporte a las alianzas

de negocios, construcción de innovación en el negocio, construcción del liderazgo en

costos, genera diferenciación de productos (incluidas las personalizaciones) y ayuda en

la construcción de relaciones externas con clientes y proveedores.

1.11.4 Dimensión infraestructura de tecnologías de información: Construcción de

flexibilidades en los negocios actuales y en los futuros cambios, reducción de los costos

de tecnologías de información e incremento de capacidades de la infraestructura de

tecnologías de información.

1.11.5 Dimensión organizacional: Soporte a los cambios en la organización, facilita el

aprendizaje en la empresa, genera empoderamiento al conocer cada actor su papel dentro

del ciclo operacional y finalmente, ayuda a construir una visión de conjunto en toda la

organización.

Tomando como base lo enunciado, acerca de los beneficios de los sistemas de

información y basados en el modelo Shang – Seddon, se considera que los beneficios de

estos sistemas se pueden dividir en dos grupos: De una parte, están los beneficios

tangibles que se expresan en la mejora de la productividad de los procesos y el personal,

en la reducción del costo de los productos y servicios adquiridos, la posible reducción de

costes de envío, la reducción de inventarios, reducción del tiempo de lead, mayor rapidez

en el producto/servicio, automatización de pedidos y los costos de pago y el

procesamiento de pagos.
Y de otra parte están los beneficios intangibles que involucran aspectos como la mayor

transparencia organizativa y por ende de responsabilidad, un acceso más rápido a la

información para toma de decisiones oportunas, mayor integración con proveedores, la

mejora en los procesos y una mayor responsabilidad frente a los clientes.

3.11.2 FACTORES CRITICOS DE ÉXITO

En el aparte anterior se describieron los beneficios que para una organización puede tener

la implantación de un sistema ERP.

Sin embargo, la experiencia a nivel mundial ha demostrado que los proyectos de

implementación de sistemas ERP conllevan una serie de factores críticos de éxito y de

riesgos que pueden incluso llevar a una empresa a la quiebra o a asumir grandes

disminuciones en ingresos durante la implantación.

Existen varios estudios al respecto, se destaca la investigación efectuada por

Kallivokas84 que tomó una muestra de 30 grandes empresas a nivel mundial donde la

implementación de sistemas ERP falló por diversas razones.

Compañías como: Dow Chemical que perdió US$500 millones por la implementación de

SAP/R2 en 2005, Dell que perdió US$115 millones en 2006 en la implementación de

SAP, Whirlpool que vió disminuidos sus ingresos netos en 67% durante 2000 en la

implementación de SAP, Avis Europa que perdió entre $40 y $45 millones de Euros en

2004 con la implementación de PeopleSoft, Nike que perdió US$48 millones en 2001 en

la implementación de SAP, son solo algunos ejemplos de la necesidad de tener en cuenta

los factores críticos de éxito y de contemplar los riesgos que conlleva la implementación

de un sistema ERP.

En la siguiente ilustración se reúnen los principales factores críticos para el éxito de un

proyecto de implantación de un sistema ERP: La capacitación, la gestión del cambio, la

gerencia del proyecto y la necesaria comunicación que debe existir en todos los niveles

del proyecto.

Marco integrado de implantación de un sistema ERP

De los autores consultados se considera que lo expresado por León resume los principales

factores críticos de éxito de un proyecto de implantación de un sistema ERP, los factores

son:

a) Planeación del Proyecto: La implementación de un proyecto de un sistema ERP

empieza con un adecuado plan de proyecto: identificar los objetivos del proyecto,

identificar los requerimientos a alto nivel, establecer el equipo del proyecto y una

estimación realista del costo del proyecto. Si los requerimientos no están

claramente definidos es probable que la selección de la suite no sea la adecuada y

el proyecto puede fracasar por tratar de alcanzar objetivos con herramientas

inadecuadas.

b) Alineamiento de la organización con los objetivos del proyecto: Es necesario

asegurar que todas las personas de la organización entiendan a cabalidad cuales

 son los objetivos del proyecto y cuál es su participación en el mismo, esto significa

que todas las personas deben conocer y sentirse identificadas con el proyecto.

c) Diseño de solución: Este diseño debe involucrar los requerimientos de alto nivel

que se conocen del proyecto, la integración con otros sistemas de la organización

tanto sistemas de gestión de e-comerce, e-procurement, y otros sistemas. Debe

establecerse claramente cuáles serán los mecanismos de integración y los tipos de

interfaces o sistemas middleware a emplear.

d) Cambio de las funciones de los miembros del equipo: Los participantes en el

proyecto de implantación de un sistema ERP necesariamente deberán cambiar sus

actuales funciones en la organización para formar parte integral del equipo que

apoyará el proceso post-implantación de la solución.

e) Requerimientos de información: Es necesario cuantificar los esfuerzos que debe

hacer la organización para transformar los datos que alimentarán el sistema ERP

a partir de los actuales sistemas de la organización. Este factor en ocasiones no es

cuantificado y puede demandar un esfuerzo muy grande en tiempo, personal y

dinero para adaptar las necesidades de información del sistema ERP.

f) Aplicación de la metodología de Gerencia de Proyectos: Determina los

entregables del proyecto, los responsables de las diferentes fases, los

cronogramas, la definición de etapas, los canales de comunicación y en general la

gerencia y administración de un proyecto.

g) Logro de un adecuado balance de cambio en las personas, procesos y tecnologías

a través de todas las áreas de la organización.

h) Objetivos dirigidos a atacar problemas concretos de la organización. En la etapa

de formulación del proyecto es necesario ser muy conservador en los beneficios

que traerá para la organización el proyecto a fin de no generar falsas expectativas.

i) Activa dirección ejecutiva.

j) Enfoque al proyecto en las capacidades y en los beneficios.

k) Toma de decisiones rápidas en torno al proyecto de implantación de un sistema

ERP.

l) Asignación de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto en todas las

áreas de la organización. (Humanos, de información, entre otros)

m) Definición clara de las métricas del proyecto.

n) Comunicación y manejo adecuado de las expectativas de la salida en vivo del

proyecto.

o) Claridad en el hecho de que el proyecto es apenas el comienzo de una mejor

plataforma informática, es decir, que el sistema ERP es solo la base para sistemas

más avanzados a los cuales la organización seguramente tenderá.

p) Aseguramiento de que el proyecto tenga suficiente presupuesto. Este aspecto

involucra contar con los recursos monetarios, humanos, físicos y de tiempo

adecuados para desarrollar un proyecto que es altamente complejo y que demanda

una dedicación total del equipo y un flujo adecuado de recursos para llevarlo a

feliz término.

q) Involucramiento de los dueños de los procesos en el proyecto.

r) Adopción de los procesos a través de una dirección participativa. Es necesario que

toda la organización vea que el principal patrocinador del proyecto es la gerencia

general.

s) Uso óptimo de los consultores externos.

t) Involucramiento de la organización a utilizar este nuevo recurso. Todos los

empleados deben contar con un adecuado entrenamiento y capacitación en sus

nuevas responsabilidades, tareas y actividades en el sistema.