MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CONCEPCION

NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DE FONDOPOR ENCARGO INTERNO

DIRECTIVA QUE REGLAMENTA

LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL
MANEJO DE LOS FONDOS POR LA
MODALIDAD DE ENCARGO
INTERNO EN LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE CONCEPCION- 2015

CONCEPCION – VILCASHUAMAN - AYACUCHO

JULIO-2015
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CONCEPCION
NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DE FONDOPOR ENCARGO INTERNO

DIRECTIVA N° -2015-MDC/A.

DIRECTIVA QUE REGLAMENTA LOS

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS
FONDOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGO
INTERNO EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE CONCEPCION- 2015

ARTICULO 1°.- Naturaleza.-

La presente Directiva tiene como objetivo establecer los procedimientos
para la ejecución del gasto por la modalidad de encargo interno
( encargo a personal de la Institución), autorizados por el titular del
pliego a propuesta de la Gerencia Municipal y/o Sub Gerencia de
Administración de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CONCEPCION,
en aplicación de la Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 que
aprueba la Directiva N° 001-2007-EF/77.15 y modificatorias y de
acuerdo a la directiva de ejecución Presupuestaria para el año fiscal
presente; Se denomina Encargo Interno a una modalidad de entrega de
fondos para efectuar gastos en forma excepcional y atendiendo a la
naturaleza de las respectivas funciones y adecuado cumplimiento de los
Objetivos Institucionales.

ARTICULO 2°.- Objetivo.-

Normar los procedimientos para la apertura del Fondo por la modalidad
de Encargo Interno (Anticipo), su adecuado uso y la rendición de
cuentas por parte de los usuarios de dichos fondos.

ARTICULO 3°.- Base Legal.-

- Ley Nº 27972 – Ley Orgánica de Municipalidades.
- Ley Nº 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
- Ley N° 30281, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal
2015.
- Ley Nº 28425 - Ley de Racionalización de los Gastos Públicos.
- Ley Nº 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería
- Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
- Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Aprueba Normas de Control
Interno

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- Normas Técnicas de Tesorería 06 y 07 aprobados mediante la Resolución
Directoral Nº 026-80-EF/77.15.
- Ley Nº 25632 - Ley Marco de Comprobantes de Pago y sus
modificatorias.

ARTICULO 4°.- Alcance.-

La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento para todos los
responsables de la Administración del MANEJO DE LOS FONDOS POR LA
MODALIDAD DE ENCARGO INTERNO, y trabajadores en general que
prestan servicios para la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CONCEPCION bajo
cualquier modalidad y en general de todas las personas que participen en el
proceso de atención de gastos con los Fondos por la modalidad de encargo
interno.
Los Encargos Internos solo serán girados al personal nombrado y
contratado de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CONCEPCION,
quienes son los responsables de la custodia y la rendición de dichos
fondos en estricto cumplimiento a las normas legales.

ARTICULO 5°.- Apertura.-

Los fondos bajo esta modalidad serán habilitadas, previo informe
procedente del área solicitante justificando la real necesidad de la
habilitación de fondos por Encargo Interno. Tal situación será aprobada
expresamente por el Titular del Pliego mediante acto resolutivo.

ARTICULO 6°.- Del Manejo de los Fondos.-

Mediante la modalidad de Encargo puede utilizarse
excepcionalmente a personal expresamente designado para la ejecución
del gasto de las actividades y proyectos cuando tenga necesidad de
realizar, atendiéndose a la naturaleza de determinadas funciones, el
adecuado cumplimiento de los objetivos Institucionales, así como a las
condiciones y características de ciertas tareas y trabajos o
restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de determinados
bienes y servicios; en éste último caso con previo Informe técnico de las
unidades ejecutivas.
Toda solicitud de Encargo deberá estar acompañada de un
Informe técnico indicando la descripción del objeto del Encargo. Los
conceptos del gasto, sus montos máximos, las condiciones a que debe
sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas, así como
el tiempo que tomara el desarrollo de la misma, señalándose el plazo
para la rendición de cuenta debidamente documentada, que no debe
exceder de tres días hábiles después de concluida la actividad
materia del Encargo.

ARTICULO 7°.- Monto Autorizado.-

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El monto por la modalidad de encargo interno será autorizado de
acuerdo al informe procedente de la unidad usuaria, previa evaluación
y aprobación de la Gerencia Municipal o Sub Gerencia de
administración quienes recomendaran al titular del pliego la
habilitación pertinente.

ARTÍCULO 8°.- Mecánica Operativa.-

Las Rendiciones de cuenta debidamente documentadas no debe
exceder de los tres (03) días hábiles después de concluida la actividad
materia del Encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas
en el exterior del país, en cuyo caso puede ser hasta quince (15) días
calendarios.
No se tramitará habilitaciones de Encargos Internos en
casos de existir rendiciones pendientes por liquidar.
En caso de adquisiciones y/o servicios, deberán de justificar la
restricción; en cuanto a la oferta local de determinados bienes y
servicios. El órgano encargado de Abastecimientos evaluará el caso y le
dará el trámite correspondiente, de lo contrario le será devuelto el
documento.
Los encargos Internos se atenderán por toda fuente de
financiamiento y por todo rubro.
El monto máximo para el pago individual de encargos internos es
de 01 UIT, los gastos por montos mayores deberán ser canalizados por
la Unidad de Abastecimiento conforme a los procedimientos de la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

ARTICULO 9°.- De la Autorización.-

La presentación de las solicitudes debe estar firmada por los Jefes
de las áreas, o por cada Sub Gerente cuando corresponda como
solicitantes a ello el Gerente Municipal o el Sub Gerente de
Administración autorizara la ejecución del gasto en el SIAF-GL:
Para fines de compromiso Presupuestal, el documento de solicitud de
Habilitación de Fondos por la Modalidad de encargo Interno debe
contener la siguiente información:
 Fuente de Financiamiento y Rubros de los Fondos otorgados por
la Modalidad de encargo Interno.
 Resolución de la Designación del personal autorizado para el
manejo de dicho fondo
 Función, programa y Sub programa, Actividad y/o Proyecto
Componente, Meta y Obra, Genérica de gasto, Modalidad de
Aplicación y Especifica de Gasto.
 Importe de Habilitación.

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 Plazo para la presentación de la rendición.
 Procedimientos para la contratación de bienes, servicios y obras.
La Solicitud de Encargo Interno (Anexo 1), debidamente firmada se
presentará en la gerencia Municipal o Gerencia de Administración,
adjuntando los documentos que sustenten el desembolso, indicando los
conceptos, montos solicitados, así como el tiempo que tomará dicha
actividad (fecha de rendición de cuenta).
La Oficina de Planificación y Presupuesto, luego de la evaluación
respectiva, emitirá un Informe sobre la procedencia o no de la Solicitud,
de ser procedente, ésta deberá ser autorizada por el Gerente Municipal
y/o Sub Gerente de Administración, quien la derivará al área de
tesorería para su atención.

ARTICULO 10°.- Operaciones del Fondo.-

Operaciones No Permitidas:
Estos Fondos no podrán utilizarse en las adquisiciones de los bienes y
servicios siguientes:
 Alimentos para personas (salvo en comisión de servicio y eventos
de capacitación, pasantías)
 Materiales de escritorio (salvo que la adquisición se realice para
los fines de la actividad o proyecto)
 Piezas de computadoras
 Mobiliario de oficina, salvo en casos de creación, implementación
de nuevas oficinas.
 Libros y suscripciones
 Vestuario
 Pasajes Aéreos
 Herramientas (salvo que este sea para la actividad o proyecto)
 Locación de Servicios (solo si es fuera de distrito capital o
cuando sea prioritario el pago)
 Bienes de Capital y/o duraderos (cocinas, hervidores, relojes de
pared, calculadoras, etc.)
 Servicios públicos (salvo que se utiliza en las Capacitaciones)

ARTICULO 11°.- Proceso para la Entrega del Cheque.-

La Solicitud de Encargo Interno luego de la Autorización de la Sub
Gerencia de Administración es remitida a Planificación y Presupuesto,
Abastecimientos, para programación y ejecución en el SIAF luego a la
Unidad de Tesorería para el girado.

ARTICULO 12°.- De los sustentos de las rendiciones de gastos.-

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Los usuarios deberán solicitar por sus compras de bienes y servicios los
siguientes comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, a nombre
de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CONCEPCION y RUC N°
20143628354.
 Facturas
 Boletas de Venta
 Tickets emitidos por máquina registradora
 Recibo por Honorarios Profesionales
 Liquidaciones de Compras
 Declaraciones Juradas
Nota:
Se recomienda en la medida de lo posible exigir entrega de
Facturas en todas las compras efectuadas.
Los Recibos por Honorarios Profesionales deberán tener las
retenciones que corresponda de acuerdo a Ley.

ARTICULO 13°.- Rendición de Cuenta Documentada.-

El responsable de manejo de este fondo presentara su informe
haciendo referencia del número de comprobante de pago, número de
cheque y Registro de SIAF mediante el cual se habilitaron los fondos.
Las Rendiciones de cuenta documentada sobre el estado de
ejecución del gasto por encargo interno, se efectuaran de acuerdo a los
formatos pree establecidos en la presente, cumpliendo en todas sus
partes la presente directiva y las de más normas de tesorería.
Toda Liquidación o rendición de gastos no deberá exceder de las
72 horas hábiles después de concluida la actividad materia del Encargo,
salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del
país, en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) días calendarios.
Todos los comprobantes de pago, tanto por la adquisición de
bienes como de servicios, deben llevar el V° B° del responsable de las
áreas encargadas, la firma de Recibí Conforme de parte del usuario y la
verificación en la Guía de Remisión del encargado del Almacén, cuando
se haya adquirido un bien.
Cada comprobante de pago (Boleta de Venta, Factura, y Otros
deben llevar el sello Fechador “PAGADO” que permita identificar que
efectuó el pago.
En la liquidación de Encargo Interno (Anexo N° 2) el responsable
de la rendición de gastos anotará detalladamente el gasto realizado.
En el caso de reversiones provenientes de menores gastos, antes
de realizar la devolución en el área n de Tesorería se deberá coordinar
con la unidad de Planificación, dentro de las 24 horas de la fecha fijada
en el compromiso para su liquidación.

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Todos los documentos sustentatorios de gastos deben tener fecha
posterior a los compromisos registrados a la fecha de recepción de los
fondos.
El Tesorero comunicará por escrito al rindente y al Jefe inmediato
superior la no liquidación del Encargo Interno (Anticipo) en la fecha
señalada para las acciones pertinentes.
Los aspectos no previstos en la presente directiva serán definidos
por la gerencia Municipal y la Gerencia de Administración de acuerdo a
la normatividad Vigente.

ARTICULO 14°.- Sanciones.-

Las sanciones a aplicarse por incumplimiento en la presentación
de los gastos documentados serán los siguientes.
 Suspensiones escalonarias 1, 3, 5, 10 y 30 días, hasta la
presentación de la rendición documentada del monto
otorgado como encargo.
 Instauración de un Proceso Administrativo disciplinario por
incumplimiento, para el personal a quien se haya otorgado
el fondo por encargo interno y demás responsabilidades de
acuerdo a las normas legales pertinentes.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.-

PRIMERO.- Quedan derogadas las disposiciones administrativas

internas que se opongan a la presente Directiva.
SEGUNDO.- La Gerencia Municipal, los Regidores y el personal de los
órganos estructurados de la Municipalidad serán los
encargados de velar el estricto cumplimiento de la presente
Directiva.
TERCERO.- La presente Directiva tiene Vigencia a partir del día
siguiente de su aprobación

CUARTO.- Publíquese la presente Directiva en los carteles, vitrinas y la

Pagina Web de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
CONCEPCION.

Concepción, Setiembre del 2015.