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Control de Información Documental Empresarial

Este documento presenta un módulo de capacitación sobre cómo controlar la información documental de una empresa. El módulo cubre temas como la integración de expedientes físicos y electrónicos de acuerdo con los lineamientos de la empresa, los sistemas y métodos para archivar expedientes, y cómo controlar los expedientes de manera manual y electrónica de acuerdo con los requerimientos de la empresa. El objetivo es enseñar a los estudiantes a organizar y controlar la documentación de una empresa de manera efectiva.

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Este documento presenta un módulo de capacitación sobre cómo controlar la información documental de una empresa. El módulo cubre temas como la integración de expedientes físicos y electrónicos de acuerdo con los lineamientos de la empresa, los sistemas y métodos para archivar expedientes, y cómo controlar los expedientes de manera manual y electrónica de acuerdo con los requerimientos de la empresa. El objetivo es enseñar a los estudiantes a organizar y controlar la documentación de una empresa de manera efectiva.

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Colegio de Bachilleres del Estado de Tlaxcala

CONTROLAR LA INFORMACIN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA.


48 HORAS.
CLAVE: 3013.
SEMESTRE 2017-A.

Mdulo I. Aplica el proceso y herramientas administrativas con visin


emprendedora.
Submdulo 4.

Controlar la informacin documental de la empresa.

CONTENIDO 1. Integrar Expedientes (archivos) de Manera Fsica y/o Electrnica,


de acuerdo con los lineamientos de la Empresa.

1.1 Expedientes
1.1.1 Concepto
1.1.2 Tipos de Expedientes
1.1.3 Fundamentacin de los expedientes.
1.1.4 Clasificacin.
1.1.4.1 Fsico
1.1.4.2 Electrnico
1.1.5 Requisitos Bsicos de un Expediente.

1.2 Formas de archivar e integrar expedientes:


1.2.1. Divisin de los archivos
1.2.1.1. Por su organizacin
1.2.1.2. Por asunto
1.2.1.3. Por la documentacin que contiene
1.2.1.4. Por su destino
1.2.1.5. Por el mtodo empleado en su manejo
1.2.1.6. Por la calidad o cantidad de documentos
1.2.2 Integracin de los archivos:
1.2.2.1. Local
1.2.2.2. Mobiliario y equipo
1.2.2.3. Documentacin
1.2.2.4. Personal
1.2.3 Higiene en los archivos
1.2.4 Organizacin de los archivos en relacin con las instituciones.
1.2.5 Sistemas de archivo:
1.2.5.1. Sistema alfabtico
1.2.5.2. Geogrfico
1.2.5.3. Cronolgico
1.2.5.4. Por asunto o temtico
1.2.5.5. Numrico
1.2.6 Catalogacin
1.2.6.1. Divisin de catlogos
1.2.6.2. Formacin de catlogos
1.2.6.3. Elementos de la redaccin de los asientos de los catlogos
1.2.6.4. Reglas catalogrficas
1.2.6.5. Ordenamiento.

1.3 Formacin de los expedientes


1.3.1 Ordenamiento
1.3.2 Costuras
1.3.3 Legajos
1.3.4 Colocacin de expedientes

1.4 Equipo y mobiliario

CONTENIDO 2. Controlar los Expedientes de acuerdo con los Requerimientos y


Lineamientos de la Empresa de manera Manual y/o Electrnica.

2.1 Control de expedientes


2.1.1 Prstamo de expedientes
2.1.2 Salida de expedientes
2.2.3 Transferencia

2.2 Por sistema de archivo


2.2.1. Archivo microfilmado
2.2.2. Archivo informtico

2.3 Practica
2.3.1 Elaborar por lo menos un expediente Fsico y un electrnico, utilizando
un sistema de archivo e implementar reglas de control.

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