A
CAMBIO DE PERODO Y NUMERACIN DE DOCUMENTOS
Como cada ao nos encontramos con el momento de hacer el cierre del perodo y la
configuracin necesaria para el ao siguiente. Para eso solo tendremos que seguir
unos sencillos pasos, explicados detalladamente a continuacin:
1. Crear el indicador del perodo para el nuevo ejercicio:
Gestin -> Definiciones -> Finanzas -> Indicadores de perodo
Introducimos un valor para el nuevo ejercicio (en este caso 2016).
2. Crear el nuevo perodo:
Gestin -> Inicializacin del sistema -> Perodo contable
Para una configuracin correcta del nuevo perodo debemos de:
Indicar los subperodos deseados (anual en el ejemplo)
Introducir el indicador de perodo que hemos dado de alta en el punto anterior.
Es importante asignar una fecha de vencimiento final que corresponda al perodo
siguiente, de esta forma evitaremos problemas a la hora de dar de alta nuevos
documentos al final del ejercicio.
3. Crear / Modificar series de numeracin
Gestin -> Inicializacin de sistema -> Numeracin de documentos
Veremos las series de numeracin que hay indicadas por defecto para cada tipo de
documento. Para editarla haremos "doble click" en la lnea del documento
correspondiente.
Indicamos un nmero final para la serie de documentos correspondiente al ejercicio en
curso. La numeracin de las series no se puede solapar.
Haciendo "click" con el botn derecho del ratn, nos aparece la opcin de aadir lnea,
creamos una serie nueva y le indicamos el indicador de perodo correspondiente.
Actualizamos para que guarde los cambios realizados.
Si queremos que la nueva serie que acabamos de crear sea la que tome SAP por defecto,
pulsamos el botn "Fijar como estndar", actualizamos de nuevo para guardar cambios.
Repetimos los pasos anteriores con todos los tipos de documentos a los que queremos
asignar una nueva serie.
REALIZACIN DEL ASIENTO DE REGULARIZACIN Y CIERRE
Este proceso deber realizarse a final de ao, una vez tengamos contabilizadas todas
las transacciones del ao anterior. Para ello accederemos a Gestin -> Utilidades ->
Cierre del perodo
1. Realizamos el asiento de regularizacin del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de
ingresos y gastos, arrastrando su saldo a la cuenta de resultados (por lo general, la
129).
ATENCIN: Slo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y
desactivar los interlocutores comerciales y cuentas de balance.
Una vez seleccionadas las cuentas hacemos "click" en parmetros, introducimos las
fechas y referencia que queremos visualizar en los asientos. Estos campos deben
definirse tanto para el asiento de cierre como el de apertura. Por lo general, en el cierre
se indica fecha 31/12/2015 (fin de perodo actual), mientras que para el de apertura es
01/01/2016 (inicio del nuevo perodo).
Finalmente solo nos quedara ejecutar el proceso.
2. En el segundo paso arrastramos el saldo de interlocutores comerciales y las cuentas
de balance a la cuenta de partidas pendientes (por lo general, la 555).
ATENCIN: Slo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar marcado
el check de IC.
Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera anloga al primer punto.
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21 de septiembre de 2015
Escrito por Rosa Martn
ACTUALIZACIN PAR FICHEROS SEPA
1. Para domiciliaciones bancarias SEPA, en la ventana de detalles de empresa definir el campo ID de
acreedor SEPA.
Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa Datos de contabilidad
2. En cuentas banco propio, agregar las cuentas de los banco y especificar los cdigos SWIFT/BIC e Iban.
Gestin Definiciones Gestin bancos Cuentas banco propio
3. En la ventana de configuracin de las vas de pago, para poder asignar los efectos con el formato de
archivo SEPA seguir los siguientes pasos:
a. Clase de pago: cobro
b. Medios de pago: efecto.
c. Seleccionar el formato de archivo SEPA
Gestin Definiciones Gestin bancos Vas de pago
d. Seleccionar el formato de archivo de banco relevante para los cobros de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
Paro los cobros, en el campo Debito Directo de SEPA, seleccionar uno de los siguientes tipos de
instrumentos:
CORE: para minoristas o consumidores finales
B2B: para las transacciones de negocio a negocio
COR1: instrumento alternativo a CORE
NOTA: para obtener la informacin correcta en los cobros al generar el archivo, seleccionar la casilla de
verificar autorizacin domiciliacin.
4. En la ventana de Datos maestros interlocutor, en la ficha de ejecucin de pago, en la tabla de pago,
seleccionar la casilla de verificacin de los mtodos de pago a la que se ha asignado los formatos de archivo
bancarias SEPA.
NOTA: asegrese de grabar correctamente la informacin del banco del cliente en la ficha de condiciones de
pago.
NOTA: para obtener la informacin correcta al generar el archivo, seleccionar la casilla autorizacin de
domiciliacin.
5. En la ventana de configuracin de las cuentas bancarias de los interlocutores comerciales, seleccionar uno
de los siguientes campos:
a. OOFF One off (adeudo correspondiente a una operacin con un nico pago) (dado que la referencia de
cada mandato debe ser nica, en estas operaciones no se podr volver a utilizar una referencia anterior)
b. FRST Primera (primer adeudo de una serie de adeudos recurrentes)
c. RCUR Recurrente (adeudo de una serie de adeudos recurrentes, cuando no se trata ni del primero ni del
ltimo)
d. FNAL Final (ltimo adeudo de una serie de adeudos recurrentes)
NOTA: actualizar por lotes con el tipo de secuencia de FRST a RCUR solo es posible despus de que los pagos
o las rdenes de pago se hayan creado con xito.
Mandato ID: debe de ser un nmero nico; no puede ser un nmero ya existente en el sistema.
NOTA: este campo es obligatorio para la generacin de un archivo SEPA de dbito directo valido.
Fecha de vto. del mandato: una vez que haya creado una factura, si el mandato ha caducado, el sistema
mostrara un mensaje de advertencia en el registro de mensajes. Puede crear una factura incluso si el
mandato ha expirado. El asistente de pago comprueba la fecha de caducidad del mandato. Si el mandato no
se ha utilizado durante los ltimos 36 meses y, por tanto, ya ha expirado, el pago ser excluido del asistente
de pago. Se podr encontrar el pago en las transacciones no incluidas en el trmite 8 del asistente.
Fecha de la firma: fecha en que se firm el mandato.
NOTA: este campo es obligatorio para la generacin de un archivo de dbito directo SEPA valido.
6. Al crear una factura se agrega una opcin para imprimir una carta de notificacin previa debito directo
SEPA. Para ello, en la ficha de finanzas de la ventana factura, seleccionar imprimir notificacin previa de cobro
de cargo SEPA.
Cuando se opta por imprimir la factura, aparece un mensaje del sistema que ofrece una de las siguientes
opciones de impresin:
Slo Factura
Slo Prenotificacin
Factura y Prenotificacin
7. Para generar archivos bancarios estndar SEPA, en la ventana del Asistente de Pago siga los siguientes
pasos:
a. En el paso 2 del asistente de pago, haga lo siguiente:
Clase de pago: entrada
Mtodo de pago: efecto.
Seleccionar una de las siguientes opciones en tipo secuencia SEPA:
o OOFF
o FRST
o RCUR
o FNAL
b. Fecha de vencimiento del pago:
Fecha de ejecucin de pago: la fecha de ejecucin de pago se utilizara como fecha de vencimiento
de los pagos/cobros.
Vencimiento de documento: la fecha de vencimiento de cada factura se utilizar como fecha de
vencimiento de cada pago.
Gestin de bancos Asistente de pago
c. Ejecutar la ejecucin de pago, y en el ltimo paso seleccione el botn fichero bancario.
d. En la ventana Payment Engine, haga lo siguiente:
Especifique la ruta a la carpeta que guarda los archivos bancarios estndar SEPA.
Seleccione el botn Crear Archivos para la prueba de funcionamiento.
Seleccione el botn de nuevo para el ciclo de produccin.
NOTA: El proceso de creacin del archivo puede tardar algn tiempo en funcin del nmero de transacciones
en los pagos.
8. La segunda opcin que nos permite generar los archivos bancarios estndar SEPA, seria des de la gestin
de efectos.
a. Cuando tengamos seleccionado en el apartado gestin de efectos los recibos que queremos cobrar,
indicamos el banco por el que lo queremos cobrar y si sern al cobro o al descuento y se pasan al cajn de
presentados.
b. Una vez pasados a presentados se crea un depsito, su nmero nos servir para identificar el archivo a
crear.
c. Nos vamos a Gestin de bancos -> Informes bancarios -> Informes electrnicos -> Anticipos de Crditos
Sepa, y all introducimos el nmero de cuenta por el que vamos a cobrar los recibos, la modalidad (Si es
Core, B2B o Cor1), y seleccionamos el nmero de depsito.
d. Clicamos en siguiente, y en la siguiente pantalla le diremos dnde queremos que nos guarde el archivo
bancario.
Para tener esta opcin disponible en el men hay que importar el fichero SEPA_DD_BoE_SQLv3tov4.GEP en
Electronic File Manager.
Una vez importado, nos crear un nuevo apartado en: Gestin de bancos -> Informes bancarios -> Informes
electrnicos -> Anticipos de Crditos Sepa
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12 de febrero de 2015
Introduccin de facturas de aduana
Escrito por Alfonso Daz Felipe
1.- Configuracin de grupo de aduanas
En la pestaa "Datos de Compra" de la ficha de artculo asignamos un Grupo de
aduanas, por defecto SAP trae asignado uno sin gastos de aduana, as que debemos
crear un grupo nuevo.
Le damos un nombre al nuevo grupo e indicamos los porcentajes que se aplicarn y las
cuentas contables que vamos a utilizar.
Asignamos el nuevo grupo de aduanas al artculo
2.- Introduccin de factura de proveedor
Introducimos la factura del proveedor exterior con normalidad
3.- Introducir costes de importacin
Nos vamos al men "Compras \ Precios de Entrega"
Introducimos el proveedor y el consignatario.
Recogemos la informacin del documento de compra de origen, en este caso la factura
de proveedor.
La informacin que se carga en pantalla viene dada de la configuracin de grupo de
aduanas que se ha asignado al artculo.
Se pueden incluir costes adicionales que repartiremos entre los distintos artculos
segn el criterio que indiquemos (unidades, importe, pesos....)
Podemos previsualizar el asiento. Nos est modificando el valor de las existencias y
registrando una dotacin en la cuenta que hemos indicado, en este caso en la 400900
4.- Introduccin de factura de transitario
Lo introducimos como una factura de servicio. En la lnea en la que introducimos el IVA
DE IMPORTACIONES debemos marcar la casilla "Slo impuestos", en este caso no
importa la cuenta de mayor que indiquemos, ya que se le asignar un importe de 0
euros. El resto de conceptos los imputamos a la cuenta de dotacin que hemos
utilizado en el paso anterior (4009x)
De esta forma se registra el IVA del consignatario y se revierte la provisin que
hicimos al registrar los importes de la aduana.
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30 de diciembre de 2014
Cierre de ejercicio 2014
Escrito por Alfonso Daz Felipe
PERODOS Y NUMERACIN DE DOCUMENTOS
1. Crear indicador de perodo para el nuevo ejercicio:
Gestin ->Definiciones ->Finanzas ->Indicadores de perodo
Introducimos un valor para el nuevo ejercicio
2. Crear nuevos perodos:
Gestin -> Inicializacin de sistema -> Perodo contable
Indicar los subperodos deseados (meses en el ejemplo)
Introducir el indicador de perodo que hemos dado de alta en el punto anterior
Es importante asignar una fecha de vencimiento final que corresponda al perodo
siguiente, de esta forma evitaremos problemas a la hora de dar de alta nuevos
documentos al final del ejercicio.
3. Crear / Modificar series de numeracin:
Gestin -> Inicializacin de sistema -> Numeracin de documentos
Veremos las series de numeracin que hay indicadas por defecto para cada tipo de
documento. Para editarla haremos doble click en la lnea del documento
correspondiente.
Indicamos un nmero final para la serie de documento correspondiente al ejercicio en
curso. La numeracin de las series no se puede solapar.
Con botn derecho aadir lnea creamos una serie nueva y le indicamos el indicador de
perodo correspondiente. Actualizamos para que guarde los cambios.
Si queremos que la nueva serie que acabamos de crear sea la que tome SAP por
defecto, pulsamos el botn Fijar como estndar, actualizamos de nuevo para guardar
cambios.
Repetimos los pasos anteriores con todos los tipos de documentos a los que queremos
asignar una nueva serie.
REALIZACIN DEL ASIENTO DE
REGULARIZACIN Y CIERRE
Este proceso deber realizarse a final de ao, una vez tengamos contabilizadas todas
las transacciones del ao anterior. Para ello accederemos a Gestin -> Utilidades ->
Cierre del perodo
Paso 1
El primer paso realiza el asiento de regularizacin del ejercicio, dejando a 0 las cuentas
de ingresos y gastos, arrastrando su saldo a la cuenta de resultados (Por lo general la
129).
ATENCIN: Slo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar
los IC's.
Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del perodo - Criterios de seleccin, aparece
una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aqu debemos
autorizar los asientos marcando el check de la izquierda de cada uno de ellos y
asignarles los siguientes campos globales:
Referencia 1
Referencia 2
Fecha documento
Fecha vencimiento
Estos campos deben definirse tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo
general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2014 (fin de perodo actual), mientras
que para el de apertura es 01/01/2015 (inicio del nuevo perodo).
Finalmente solo nos queda ejecutar el proceso.
Paso 2
En el segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas
pendientes (por lo general 555).
ATENCIN: Slo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check
de IC's
Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera anloga al Paso 1.
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20 de febrero de 2014
SEPA, IBAN y SWIFT
Escrito por Emili Bonilla Ardvol
Introduccin
Como la mayora ya sabris, el pasado 1 de febrero entr en vigencia la nueva
normativa SEPApara unificar las transacciones econmicas a nivel europeo. Pues bien,
a parte de las implicaciones que esta nueva normativa tiene en la generacin de
ficheros de normas bancarias, el principal cambio es que en vez de utilizar el nmero
de cuenta para realizar las operaciones, utiliza los cdigos IBAN y BIC/SWIFT.
IBAN y SWIFT en SAP B1
Desde hace ya varias versiones las tablas de bancos de SAP incluyen campos para
informar de estos 2 parmetros, as como del resto de campos necesarios para la
norma SEPA (ID de mandato, fecha de la firma, fecha vencimiento mandatoy tipo
secuencia SEPA). Dado que la conversin de cuenta bancaria a IBAN consiste en una
operacin matemtica, desde SEMIC hemos preparado una bsqueda formateada para
rellenar esta informacin de forma fcil. Del mismo modo, como el cdigo SWIFT es
nico para cada banco, una vez completada la informacin en la ficha de los bancos, la
podemos aplicar a las cuentas de cliente con otra bsqueda formateada.
A continuacin tenis un pequeo tutorial para realizar esta adaptacin que os
ahorrar mucho tiempo. As mismo, si alguien est interesado en que le facilitemos las
consultas utilizadas en este tutorial, que nos remita un correo a [Link]@[Link] y
analizaremos su solicitud.
Recordad que tenis todos los tutoriales en nuestro canal de YouTube.
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24 de diciembre de 2013
Recomendaciones cierre ejercicio 2013
Escrito por Roberto Ben Castell
Llegados a este punto del ao, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el
cierre del ejercicio fiscal de 2013. Para ello SAP desarroll un documento muy
completo, del cual nosotros hemos extrado los elementos bsicos y que a continuacin
os presentamos.
Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles,
pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo est listo para el
cierre.
PERODOS
El punto principal para el cierre del ao es la creacin del nuevo perodo para el ao
que deseamos abrir. En este caso, ser el 2014. Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Crear el indicador de periodo: Gestin -> Definiciones -> Finanzas
Indicadores de perodo
2. Crear el nuevo perodo contable : Gestin -> Inicializacin del
sistema -> Perodos contables
o Indicar los subperodos del nuevo perodo contable.
o Fijar el indicador de perodo creado en el punto 1.
o Fijar las fechas del nuevo perodo. Es importante tener en cuenta que si
queremos que haya documentos de 2013 con fecha de vencimiento de 2014,
debemos dejar unos das de margen dependiendo de las condiciones de pago
que tengamos definidas.
3. Crear/modificar las series de numeracin de los documentos Gestin ->
Inicializacin del sistema -> Numeracin de documentos
o Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de
numeracin.
o Creamos la nueva numeracin (botn derecho en la columna de los
nmeros y seleccionar Aadir lnea) o modificamos la existente.
o Actualizamos para que grabe los cambios.
o En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la
fijamos como estndar.
o Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de
numeracin de documentos.
o Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que
deseemos.
REALIZACIN DEL ASIENTO DE REGULARIZACIN Y CIERRE
Este proceso deber realizarse a final de ao, una vez tengamos contabilizadas todas
las transacciones del ao anterior. Para ello accederemos a Gestin -> Utilidades ->
Cierre del perodo
Paso 1
El primer paso realiza el asiento de regularizacin del ejercicio, dejando a 0 las cuentas
de ingresos y gastos, arrastrando su saldo a la cuenta de resultados (Por lo general la
129).
ATENCIN: Slo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar
los IC's.
Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del perodo - Criterios de seleccin,
aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aqu
debemos autorizar los asientos marcando el check de la izquierda de cada uno de ellos
y asignarles los siguientes campos globales:
Referencia 1
Referencia 2
Fecha documento
Fecha vencimiento
Estos campos deben definirse tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo
general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2013 (fin de perodo actual), mientras
que para el de apertura es 01/01/2014 (inicio del nuevo perodo).
Finalmente solo nos queda ejecutar el proceso.
Paso 2
En el segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas
pendientes (por lo general 555).
ATENCIN: Slo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check
de IC's
Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera anloga al Paso 1.
Configurar Microsoft Excel para trabajar con SAP
Business One
Escrito por Oscar Gracia
Como muchos de vosotros ya sabreis, SAP Business one nos permite exportar
informacin a Microsoft Excel, por ejemplo, listas de precios, listados de clientes,
partidas abiertas de compras o ventas, informacin de inventario y un largo etctera de
informes que podemos obtener con SAP.
Esta posibilidad nos facilita trabajar con nuestra informacin a la hora de actualizarla o
analizarla, pero para ello debemos configurar Microsoft Excel de forma adecuada
habilitando el uso de macros En la entrada de hoy vamos a explicar como configurar las
versiones ms recientes de Microsoft Excel para trabajar con SAP Bussines One.
Microsoft Excel 2003
1. Una vez dentro de nuestro Excel, accederemos al siguiente men:
"Herramientas > Macros > Seguridad"
2. Seleccionaremos nivel "Medio" y pulsaremos aceptar.
3. Cerramos Excel y volvemos a abrirlo para que se apliquen los cambios
Microsoft Excel 2007
1. Una vez dentro de nuestro Excel, pulsaremos el boton con el icono de Office situado
en la parte superior izquierda de nuestra pantalla y pulsaremos en el
botn "Opciones de Excel"
2. En la ventana que se abre, seleccionaremos "Centro de confianza > Configuracin
del centro de confianza"
3. Marcaremos la opcin "Deshabilitar todas las macros con notificacion"
4. Cerramos Excel y volvemos a abrirlo para que se apliquen los cambios
Microsoft Office 2010
1. Una vez dentro de nuestro Excel, accederemos al siguiente men:
2. accederemos a centro de confianza y pulsaremos el boton "Configuracin del centro
de confianza"
3. Marcaremos la opcin "Deshabilitar todas las macros con notificacion"
4. Cerramos Excel y volvemos a abrirlo para que se apliquen los cambios
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