EL CONTROL INTERNO Y EL AMBIENTE DE CONTROL

EL CONTROL INTERNO

El control interno ha sido diseado, aplicado y considerado como la herramienta ms

importante para el logro de los objetivos, la utilizacin eficiente de los recursos y para
obtener la productividad, adems de prevenir fraudes, errores violacin a principios y
normas contables, fiscales y tributarias.

Fundamentos tericos:
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administracin y
todo el personal de una entidad, diseado para proporcionar una seguridad razonable con
miras a la consecucin de objetivos en las siguientes reas:
Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Confiabilidad en la informacin financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas

adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y
veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observacin de las polticas prescrita y lograr el cumplimiento de
las metas y objetivos programados.

Responsabilidad
Todos los integrantes de la organizacin, sea esta pblica o privada, son responsables
directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la Efiencia Total.

Objetivos del control interno:

1. La obtencin de la informacin financiera oportuna, confiable y suficiente como
herramienta til para la gestin y el control.
2. Promover la obtencin de la informacin tcnica y otro tipo de informacin no
financiera para utilizarla como elemento til para la gestin y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la proteccin, uso y conservacin de los recursos
financieros, materiales, tcnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro de sus objetivos y
misin.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el
marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

Elementos del control interno:

Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar alrededor de los
principios de calidad e idoneidad, entre ellos se encuentran:
Planeacin,
Organizacin,
Procedimientos,
Personal,
Autorizacin,
 Sistema de informacin,
Supervisin.

Subelementos del control interno

Estos son los objetivos y planes perfectamente definidos con las siguientes caractersticas:
Posibles y razonables,
Definidos claramente por escrito,
tiles,
Aceptados y usados,
Flexibles,
Comunicado a todo el personal,
Controlables.

Componentes del control interno

Ambiente de control, Valoracin de riesgos, Actividades de control, Informacin y
comunicacin, Monitoreo

Clases de control interno:

Control interno financiero o contable Control interno administrativo
Pasos Generales Pasos Generales
Planeacin Planeacin
Valoracin Control
Ejecucin Supervisin
Monitoreo Promocin
Ejemplo de rea Ejemplo de rea
Plan de Organizacin Plan de Organizacin
1. Mtodo y procedimientos relacionales 1. Mtodo y procedimientos relacionales
1,1, Proteccin de activos 1,1, Con eficiencia de operacin
1,2, Confiabilidad de los registros contables
1,2, Adhesin a polticas
2, Controles 2, Controles
2,1, Sistemas de autorizacin 2,1, Anlisis estadsticos
2,2, Sistemas de aprobacin 2,2, Estudio de tiempos y movimientos
2,3, Segregacin de tareas 2,3, Informes de actuacin
2,4, Controles fsicos 2,4, Programas de seleccin
2,5, Programas de adiestramiento
2,6, Programas de capacitacin
2,7, Control de calidad
3, Aseguran 3, Aseguran
3,1 Todas las transacciones de acuerdo a la 3,1, Eficiencia, Eficacia y Efectividad de
autorizacin especfica operaciones
3,2, Registro de transacciones
3,3, Estados financieros con PCGA
3,4, Acceso activos con autorizacin
El control interno se basa en la proteccin a travs de todos los instrumentos pertinentes, la
cobertura adecuada de las posibles contingencias y la verificacin de los sistemas de
preservacin y registro.

Sistema de control interno:

El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal
son las personas, los sistemas de informacin, la supervisin y los procedimientos.

Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene

que se violen las normas y los principios contables de general aceptacin. Los directivos de
las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de
control directo y las limitaciones del control interno.

Elementos del sistema de control interno:

1. Definicin de los objetivos y las metas tanto generales, como especficas,
adems de la formulacin de los clientes operativos que sean necesarios.
2. Definicin de las polticas como guas de accin y procedimientos para la
ejecucin de los procesos.
3. Utilizar o adoptar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes.
4. Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5. Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos.
6. Direccin y administracin del personal de acuerdo con un adecuado sistema de
evaluacin.
7. Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control
interno.
8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer
las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestin desarrollada.
9. Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin y
el control.
10. Organizacin de mtodos confiables para la evaluacin de la gestin.
11. Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y actualizacin de
directivos y dems personal.
12. Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.

En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles internos, contables y

administrativos.

Procedimientos para mantener un buen control interno:

1. Delimitacin de responsabilidades.
2. Delimitacin de autorizaciones generales y especficas.
3. Segregacin de funciones de carcter incompatible.
4. Prcticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
5. Divisin del procesamiento de cada transaccin.
6. Seleccin de funcionarios idneos, hbiles, capaces y de moralidad.
7. Rotacin de deberes.
 8. Plizas.
9. Instrucciones por escrito.
10. Cuentas de control.
11. Evaluacin de sistemas computarizados.
12. Documentos prenumerados.
13. Evitar uso de efectivo.
14. Uso mnimo de cuentas bancarias.
15. Depsitos inmediatos e intactos de fondos.
16. Orden y aseo.
17. Identificacin de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo.
18. Grficas de control.
19. Inspecciones e inventarios fsicos frecuentes.
20. Actualizacin de medidas de seguridad.
21. Registro adecuado de toda la informacin.
22. Conservacin de documentos.
23. Uso de indicadores.
24. Prcticas de autocontrol.
25. Definicin de metas y objetivos claros.
26. Hacer que el personal sepa por qu hace las cosas.

Algunos procedimientos de control interno en una empresa:

1. Arqueos peridicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las
correctas.
2. Control de asistencia de los trabajadores.
3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por personas
autorizadas teniendo tambin un fundamento lgico.
4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.
5. Hacer un conteo fsico de los activos que en realidad existen en la empresa y
cotejarlos con los que estn registrados en los libros de contabilidad.
6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compaa es
el adecuado y lo estn realizando de una manera eficaz.
7. Tener una numeracin de los comprobantes de contabilidad en forma
consecutiva y de fcil manejo para las personas encargadas de obtener
informacin de estos.
8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de
la empresa.
9. Verificar que se estn cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales
y civiles.
10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas estn dando los
resultados esperados

Existen muchos ms y variados procedimientos de control interno que se le pueden aplicar

a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la actividad que
desarrolla y le brinden un mayor beneficio.

Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:

1. Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.
2. Solo brinda seguridad razonable.
 3. El costo est ligado al beneficio que proporciona.
4. Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.
5. Se puede presentar error humano por malentendidos, descuidos o fatiga.
6. Potencialidad de colusin para evadir controles que dependen de la segregacin
de funciones.
7. Violacin u omisin de la aplicacin por parte de la alta direccin.

Al terminar la implementacin del sistema de control interno debe realizarse un anlisis con
una retroalimentacin continua para encontrar posibles fallas y controlarlas lo ms rpido
posible y as evitar problemas de mayor magnitud.

Control interno, prioridad para empresas?

La carencia de un programa de control expone a algunas empresas y entidades
gubernamentales y privadas las expone a diversos riesgos, como el fraude.

Con motivo de unos cursos de capacitacin que voy a impartir durante la presente semana,
consider oportuno reflexionar sobre la necesidad de que las empresas y entidades tanto del
sector gubernamental como privado sin importar su tamao cuenten con un robusto
programa de control interno que les proporcione certeza con respecto al logro de sus
objetivos as como que dichos objetivos estn siempre apegados a la normatividad
aplicable.

En este sentido, el Comit de Organizaciones Patrocinadoras (Committee of Sponsoring

Organizations, COSO) ha definido el control interno como: Un proceso, efectuado por la
junta de directores, la gerencia y dems personal, diseado para proporcionar seguridad
razonable, relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categoras: Confiabilidad
en la presentacin de informes financieros; Efectividad y eficiencia de las operaciones y;
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
De acuerdo a diversos especialistas en el tema, el ambiente de control es la base de los
componentes del control interno, razn por la cual constituye una parte fundamental de la
estructura de control interno y consiste en actitudes, conocimiento, acciones de los
directores, miembros de consejos de administracin y en general del personal clave
respecto de los controles internos y la importancia que tienen para la institucin. Asimismo,
establece el nivel de exigencia que tiene la entidad e influye en la conciencia de control del
personal, contribuyendo no slo a la calidad de los controles sino que tambin a la
confiabilidad de los informes financieros. Un ambiente de control favorable requiere de
apoyo y direccin de la administracin superior.

Los tratadistas mencionan que un aspecto importante del sistema de monitoreo de una
empresa o entidad es la funcin de auditora interna. Los auditores internos investigan y
evalan el control interno y la eficiencia con que las diversas unidades de la organizacin
realizan sus funciones asignadas y reportan sus hallazgos y recomendaciones a la gerencia.
Como representantes de la alta administracin los auditores internos estn interesados en
determinar si cada rea o departamento entiende claramente su labor, si cuenta con personal
adecuado, si mantiene buen nivel de informacin, si custodia adecuadamente los activos de
valor, y se comunica con los dems departamentos.
El instituto de Auditores Internos (IIA) define auditora interna como: Una actividad de
evaluacin independiente establecida dentro de una organizacin para examinar y evaluar
sus actividades como un servicio para la organizacin. El objetivo de los auditores
internos debe ser ayudar a los miembros de una organizacin en el cumplimiento efectivo
de sus responsabilidades al proporcionar anlisis, evaluaciones, recomendaciones y
asesora. Los auditores representan un control de alto nivel que funciona midiendo y
evaluando la efectividad de los controles de las diferentes reas.

El pasado 7 de noviembre de 2013 la Comisin Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) de

Mxico public los Lineamientos para la elaboracin del informe de auditora para evaluar
el cumplimiento de las disposiciones de carcter general en materia de prevencin de
operaciones con recursos de procedencia ilcita y financiamiento al terrorismo
(lineamientos).

En los considerandos de los lineamientos se menciona, entre otros puntos, el que la

auditoria interna o externa deber sustentarse en un anlisis de riesgo, considerando, en su
caso, las reas, productos o servicios que brida el Sujeto Obligado, as como en los
procesos, mecanismos y herramientas que lo auxilien a mitigar el riesgo de ser utilizados
para realizar operaciones con recursos de procedencia ilcita y financiamiento al
terrorismo.

Por considerar que la implementacin de un programa robusto de control interno puede

resultar en extremo difcil, algunas empresas y entidades tanto gubernamentales como
privadas no cuentan dichos programas exponindose a diversos riesgos como el fraude as
como incumplimiento con la normatividad aplicable. Peter Drucker, abogado y tratadista
austraco, quien es considerado el mayor filsofo de la administracin en el siglo XX dijo:
La mejor estructura no garantizar los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura
equivocada es una garanta de fracaso. Usted qu opina, estimado lector?