TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION

2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

3. ALCANCE
3.1 ACTUALIZACIN DEL MANUAL

4 DEFINICIONES GENERALES DE ACTIVOS FIJOS

4.1 ACTIVO FIJO

4.2 ACTIVO DE UN TERCERO
4.3 MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA
4.4 HERRAMIENTA
4.5 REPUESTO
4.6 TERRENOS
4.7 CONSTRUCCIONES EN CURSO
4.8 MAQUINARIA EN MONTAJE
4.9 EDIFICACIONES
4.10 MAQUINARIA Y EQUIPO
4.11 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
4.12 EQUIPO DE COMPUTO Y TELECOMUNICACIONES
4.13 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE
4.14 MAQUINARIA EN MONTAJE
4.15 DEPRECIACION
4.15.1 Depreciacin por Lnea Recta
4.15.2 Depreciacin por Reduccin de Saldos
4.15.3 Depreciacin de Activos de Menor Cuanta
4.16 COSTO HISTORICO AJUSTADO
4.17 COSTO NETO

5 CLASIFICACION DE ACTIVOS

6 POLITICAS GENERALES

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7 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

7.1 COMPRA DE ACTIVOS

7.1.1 Compra Nacional
7.1.2 Compra va Leasing
7.1.3 Construcciones en Curso y Maquinaria en Montaje
7.1.4 Activos de terceros en poder de la Federacin
7.1.5 Documentos soporte de la compra

7.2 SOLICITUD DE ACTIVOS

7.2.1 Solicitud
7.2.2 Aprobacin
7.2.3 Recibo de Activo
7.2.4 Plaqueteo de activos
7.2.5 Orden de Compra
7.2.6 Entrega de Activos

7.3 MOVIMIENTO O TRASLADO DE ACTIVOS

7.4 RETIRO DE ACTIVOS

7.4.1 Por Venta
7.4.2 Por Baja
7.4.3 Documentacin requerida

7.5 REGISTRO DE ACTIVOS EN EL APLICATIVO

7.5.1 Registro de la factura
7.5.2 Aceptacin del usuario final de la informacin registrada en el sistema
7.5.3 Documentacin soporte de la compra

7.6 CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS

7.6.1 Salvaguarda de los Activos Fijos

7.7 CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

7.7.1 Responsabilidades
7.7.2 Inventario fsico de activos fijos
7.7.3 Control De Herramientas y Equipos
7.7.4 Reportes y Herramientas del Aplicativo de Activos Fijos.

7.8 BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS

7.8.1 Elementos Susceptibles De No Ser Activo Fijo

8. ANEXOS
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1. INTRODUCCION

La Federacin Nacional de Cacaoteros consciente de la importancia que tiene

la administracin de sus activos ha desarrollado este manual para
reglamentar todas las actividades relacionadas con la adquisicin, traslado y
retiro de los activos.

Para lograr este objetivo, La Federacin cuenta con el Software de Gestin

SIIGO, el cual brinda un mdulo especfico para el control de Activos Fijos,
que permite llevar un registro detallado de cada uno de ellos, indicando la
fecha de adquisicin, la descripcin del activo, la ubicacin, el responsable y
los valores correspondientes a su compra y su depreciacin, generando los
informes necesarios que permitirn dar cumplimiento a las normas contables
vigentes y a los requerimientos de los diferentes Organismos de Control.

De igual manera la Federacin cuenta con las herramientas tecnolgicas

necesarias para generar etiquetas de cdigo de barras en dos dimensiones
que facilitan el registro, control y seguimiento de sus activos, facilitando las
labores de auditoria y de inventario en todas las oficinas a nivel nacional.

De esta manera el manual estar acorde con las polticas del Sistema de
Gestin de Calidad adoptado por la Organizacin y brindar el apoyo
necesario para los futuros planes de mejoramiento.

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Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 3

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Establecer las polticas, procedimientos y criterios que debern aplicarse a

los activos adquiridos por la Empresa.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

a) Definir, clasificar y codificar los bienes segn el concepto que los

origine conforme a las normas contables vigentes.

b) Establecer los procedimientos generales para la verificacin fsica,

inclusin, traslado y retiro de activos fijos propios y de terceros.

c) Fijar las responsabilidades de los funcionarios que participan en todas y

cada una de las etapas del proceso de compra, administracin, custodia y
manejo de los activos fijos.

d) Proporcionar una gua administrativa en los trmites de control del

activo fijo.

e) Mantener la informacin de activos actualizada, confiable y veraz.

f) Definir las condiciones y requerimientos para retirar de forma

definitiva tanto fsica como de los registros contables, los bienes del
patrimonio de la Empresa.

g) Servir de gua de consulta y de socializacin al personal de la

Federacin.

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3. ALCANCE

Esta dirigido a normalizar y estandarizar las distintas actividades que

desarrollan cada una de las oficinas y la Direccin General para el registro y
control de los activos fijos que adquiera la Empresa.

3.1 ACTUALIZACIN DEL MANUAL

Compete al Comit de Activos Fijos sealar los procedimientos y

responsabilidades para el control de los activos fijos y proponer las
modificaciones del presente Manual, con base en la evolucin del
ordenamiento jurdico colombiano y/o en estudios tcnicos realizados por
estas dependencia con el apoyo del rea jurdica.

No obstante lo anterior, cualquier dependencia de la Organizacin puede

presentar ante el Comit de Activos Fijos, segn corresponda, iniciativas o
sugerencias que fundamenten la necesidad o conveniencia de la
actualizacin o modificacin del Manual.

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4. DEFINICIONES GENERALES DE ACTIVOS FIJOS

4.1 ACTIVO FIJO

Los activos fijos son los bienes adquiridos o construidos, o que se encuentran
en propiedad, trnsito, construccin, mantenimiento o montaje, y que se
utilizan para atender las necesidades del objeto social de La Federacin
Nacional de Cacaoteros y por lo tanto no estn disponibles para la venta, son
elementos que tienen como destino facilitar el desarrollo de las diferentes
actividades que se ejecutan a diario.

4.2 ACTIVO DE UN TERCERO

Es un activo fijo que no pertenece a Fedecacao, pero est bajo su custodia y

control para su utilizacin., como es el caso de los activos del Fondo Nacional
del cacao o de los Convenios suscritos.

4.3 MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA

Son los costos incurridos por Fedecacao en la construccin o ampliacin de

edificaciones destinadas a oficinas, locales, bodegas; as como de otras obras
en proceso, que sern utilizadas en las labores operativas o administrativas
que se realizan sobre un terreno o edificacin que no son propiedad de la
Federacin.

4.4 HERRAMIENTA

Una herramienta es un dispositivo artificial cuya funcin es facilitar la

aplicacin de energa a una pieza o material durante la realizacin de una
tarea.

Las herramientas son especficamente diseadas y fabricadas para cumplir

uno o ms propsitos. Es decir, son artificiales (especialmente hechas) y
tienen una funcin tcnica, pueden ser manuales o mecnicas. Las manuales

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Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 6

usan la fuerza muscular humana mientras que las mecnicas usan una fuente
de energa externa, por ejemplo la energa elctrica. De acuerdo a su
duracin se clasifican en durables y no durables, las primeras se manejan
como un Activo Fijo y las segundas como un diferido amortizable en un
periodo inferior a un ao o si se trata de menor cuanta se clasificara
directamente en el gasto.

4.5 REPUESTO

Es un elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o

dao en la mquina o en uno de sus componentes, como es el caso de una
tarjeta de memoria en un computador que debe ser cambiada por dao,
estos elementos son utilizados en un mantenimiento preventivo o correctivo
del bien. No son Activo Fijo a menos que sea componentes mayores y/o
generen un impacto importante en el activo al ser adicionados.

4.6 TERRENOS

Es el valor de los predios donde estn construidas las diferentes edificaciones

de propiedad de la Federacin, as como los destinados a futuras
ampliaciones o construcciones para el uso o servicio del mismo.

4.7 CONSTRUCCIONES EN CURSO

Son los costos incurridos por la Federacin en la construccin o ampliacin

de edificaciones destinadas a oficinas, locales, bodegas, granjas; as como de
otras obras en proceso, que sern utilizadas en las labores operativas o
administrativas. El costo incluye los desembolsos por materiales, mano de
obra, licencias, honorarios profesionales, costos financieros e interventora y
otros costos efectuados hasta el momento en que el bien quede adecuado
para su uso.

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Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 7

4.8 MAQUINARIA EN MONTAJE

Son los costos incurridos por la Federacin en la adquisicin y montaje de

maquinaria, hasta el momento en que el activo queda listo para su utilizacin
o explotacin, en el sitio y condiciones requeridas.

4.9 EDIFICACIONES

Es el costo de adquisicin o construccin de inmuebles de propiedad de la

Federacin destinados para el desarrollo del objeto social.

4.10 MAQUINARIA Y EQUIPO

Es el costo histrico de la maquinaria y equipo adquirida por la Federacin,

utilizada para el desarrollo de sus operaciones.

4.11 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

Es el costo histrico del equipo mobiliario, mecnico y electrnico de

propiedad de la Federacin, utilizado para el desarrollo de sus operaciones.

4.12 EQUIPO DE COMPUTO Y TELECOMUNICACIONES

Es el costo histrico del equipo de cmputo y comunicacin adquiridos por la

Federacin para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematizacin
y/o comunicacin.

4.13 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE

Es el costo histrico de las unidades de transporte, equipos de movilizacin y

maquinaria de propiedad de la Federacin destinado al transporte de
pasajeros y de carga para el desarrollo de sus actividades.

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4.14 MAQUINARIA EN MONTAJE

Son los costos incurridos por la Federacin en la adquisicin y montaje de

maquinaria, hasta el momento en que el activo queda listo para su utilizacin
o explotacin, en el sitio y condiciones requeridas.

4.15 DEPRECIACION

Corresponde a la distribucin sistemtica del costo, de un activo depreciable,

en los perodos que conforman su vida til, de acuerdo con el mtodo de
reconocido valor tcnico adoptado por la Federacin. La depreciacin se
calcular sobre el 100% del valor del activo de forma individual y as mismo
se mantendr su registro permanente.

Tabla 1. Vidas tiles de los Activos Fijos.

VIDA
CUENTA DESCRIPCION DE LA CUENTA TIL EN
MESES
1504 TERRENOS N/A
1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO N/A
1512 MAQUINARIA EN MONTAJE N/A
1516 EDIFICACIONES 240
1520 MAQUINARIA Y EQUIPO 120
MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE
1524 120
OFICINA
EQUIPO DE CMPUTO Y
1528 60
TELECOMUNICACIONES
1540 EQUIPO DE TRANSPORTE 60

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4.15.1 Depreciacin por Lnea Recta

El mtodo de la lnea recta es el mtodo mas sencillo y ms utilizado por las

empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida til del mismo.
[Valor del activo/Vida til]

Para utilizar este mtodo primero determinemos la vida til de los diferentes
activos. Segn el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida til de
20 aos, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos,
tienen una vida til de 10 aos, y los vehculos y computadores tienen una
vida til de 5 aos.

Adems de la vida til, se maneja otro concepto conocido como valor de

salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la Federacin calcula
que se podr vender el activo una vez finalizada la vida til del mismo. El
valor de salvamento no es obligatorio.

Una vez determinada la vida til y el valor de salvamento de cada activo, se

procede a realizar el clculo de la depreciacin.

As como se determina la depreciacin anual, tambin se puede calcular de

forma mensual, para lo cual se divide en 60 meses que corresponden a 5
aos.

Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el

activo.

4.15.2 Depreciacin por reduccin de saldos

De conformidad con la norma contenida en el Art.134 del ET, es posible que

los contribuyentes del impuesto sobre la renta utilicen como mtodo de
depreciacin FISCAL de sus activos fijos el mtodo conocido como
"Reduccin de Saldos". Con dicho mtodo, es posible acelerar en el tiempo el
valor del gasto depreciacin anual que se calcula sobre los activos en

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Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 10

comparacin con otros mtodos como el de lnea recta en el cual el monto
de la depreciacin anual sera mucho ms pequea. Para su implementacin,
exige necesariamente la utilizacin de un valor de salvamento.

4.15.3 Depreciacin de Activos de menor cuanta

A partir del ao gravable de 1990, los activos fijos depreciables adquiridos,

cuyo valor de adquisicin sea igual o inferior a $1.227.750 (50 UVT), podrn
depreciarse en el mismo ao en que se adquieran (al siguiente mes de la
adquisicin), sin consideracin a la vida til de los mismos. El valor sealado
anteriormente corresponde al valor total del bien, incluyendo la totalidad de
las partes o elementos que lo conforman y no se refiere al valor individual
fraccionado de sus partes o elementos. El valor de la UVT para el ao 2011
es $ 24.555 y el valor de las 50 UVT es $ 1.227.500.

4.16 COSTO HISTORICO AJUSTADO

Se constituye por el precio de adquisicin, ms las adiciones, construcciones,

mejoras, reparaciones locativas (dependiendo el valor).

4.17 COSTO NETO

Se constituye por el precio de adquisicin, ms las adiciones, construcciones,

mejoras, reparaciones locativas (dependiendo el valor) , menos la
depreciacin acumulada.

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5 CLASIFICACION ACTIVOS FIJOS

De conformidad con las caractersticas y destinacin de los activos fijos que

ingresan a la Entidad, se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes
criterios:

a. Administrativo: Busca determinar un control por la ubicacin y el

responsable de la custodia del Activo. Para lo cual la Federacin cuenta
con el Modulo de Activos Fijos proporcionado por el software contable
SIIGO, en donde se han clasificado los activos de la siguiente forma:

GRUPO DESCRIPCION DEL GRUPO

0001 EDIFICACIONES
0002 MAQUINARIA Y EQUIPO
0003 MUEBLES Y ENSERES
0004 EQUIPO DE OFICINA
0005 EQUIPO DE COMUNICACIN
0006 EQUIPO DE COMPUTACION
0007 EQUIPO DE TRANSPORTE
0008 TRANSPORTE MARITIMO Y FLUVIAL

b. Contable: Busca que la clasificacin, movimiento y registros contables

se realicen de acuerdo a sus caractersticas y atendiendo las cuentas
establecidas en el Plan nico de Cuentas, La Federacin tiene
establecida las siguientes cuentas:
Tabla 1. Activos Fijos de acuerdo a la cuenta asociada
CUENTA DESCRIPCION DE LA CUENTA
1504 TERRENOS
1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO
1512 MAQUINARIA EN MONTAJE
1516 EDIFICACIONES
1520 MAQUINARIA Y EQUIPO
1524 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
1528 EQUIPO DE CMPUTO Y TELECOMUNICACIONES
1540 EQUIPO DE TRANSPORTE

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Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 12

6 POLITICAS GENERALES

- Contabilidad es el rea encargada de ingresar la informacin en el

Mdulo de Activos Fijos en el aplicativo de SIIGO en cuanto al ingreso,
traslado y retiro de los activos fijos y brindar a las dems reas
informacin oportuna y veraz respecto a los bienes de la Organizacin.

- Cada empleado de la Federacin ser el responsable de la custodia de

los activos fijos asignados y debern velar por su adecuado uso.

- Todas las adquisiciones de activos fijos las aprobar el Comit de

compras.

- El Comit de Activos Fijos se encargar de la actualizacin y

socializacin del procedimiento de activos fijos.,

- El rea de Almacn se encargar de enviar a Contabilidad la relacin de

los activos fijos aprobados por el Comit de compras cada vez que
suceda

- Los Jefes de rea o Unidad sern los encargados de reportar

oportunamente al Jefe de Almacn cualquier desperfecto o falla que
presente un activo para proceder a hacer efectiva la Garanta si aplica
o determinar la respectiva reparacin.

- Los activos fijos que se encuentren bajo la custodia de empleados

temporales, estarn a cargo del Jefe de rea o el funcionario
designado.

- Todos los activos fijos de la Federacin o Fondo deben estar

asegurados, para lo cual el Jefe de Almacn enviar al responsable de
los seguros un listado mensual de las compras realizadas por este
concepto durante el mes anterior, avalado por la Direccin de
Contabilidad.

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Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 13

 - El Almacn ser el encargado de elaborar las plaquetas los activos fijos
que se adquieran mediante el cumplimiento del procedimiento de
compras., y los Jefes de Unidad coordinaran y verificaran las
respectivas plaqueteadas en sus dependencias.

- Sin excepcin las compras por caja menor, para la adquisicin de

Activos Fijos no estn autorizadas.

- La nica persona autorizada para remover o colocar placas de activos

fijos es el Jefe del Almacn, en el caso de Bogot y en las Unidades
Tcnicas lo har el Jefe de la Unidad.

- Todo movimiento temporal de activos (con una duracin superior a 15

das) que se efectu dentro de la misma sede, debe quedar
debidamente legalizado y consignado en el formato AF-2. Formato de
Movimiento de Activos Fijos.

- Todo movimiento temporal de activos fuera de la Sede u Oficina

requerirn diligenciar el formato AF-2.

- Los movimientos definitivos de Activos Fijos (Traslados, Dados de baja,

etc) debern ser consignados en el formato de AF-2.

- Los movimientos de activos fijos que se realicen sin el diligenciamiento

del formato establecido y no sean enviados al Almacn, carecern de
validez y ser responsable el funcionario titular del cargo al que est
asignado el activo en mencin y del Jefe de Unidad o rea.

- Los activos fijos y activos devolutivos de la Entidad deben inventariarse

fsicamente por lo menos una vez al ao. De igual forma se debe
revisar peridicamente las existencias y estado de los mismos,
realizando un muestreo en las diferentes reas.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 14

 - El Jefe de Almacn realizara los cruces de informacin de los
inventarios aleatorios con la Base de Datos de Activos fijos.

- Todo movimiento de personal por ingreso, retiro o traslado temporal o

definitivo, que implique movimiento de activos fijos ( asignacin,
recibo o entrega) debe ser informado por el Jefe Unidad o rea y
Oficina de Recursos Humanos mediante diligenciamiento del formato
AF-2 al encargado del Almacn a ms tardar dentro de los tres (3) das
siguientes de presentada la novedad.

- Cuando un funcionario se retire de la Entidad, deber entregar

formalmente todos los activos registrados a su nombre, en caso de
presentarse faltantes, ser responsable pecuniariamente por cada
activo faltante de los activos fijos y activos devolutivos que le fueron
asignados, los cuales sern descontados de la liquidacin de
prestaciones sociales, dando aplicacin a lo establecido en el
Reglamento Interno de Trabajo.

- El Comit de Compras es el responsable de la evaluacin y seleccin de

los proveedores para la Adquisicin de Activos Fijos y de presentarlas
ante el Ordenador del Gasto para su aprobacin.

- Toda solicitud de pedido (Requisicin) y compra debe ser aprobada

por el Comit de Compras cuando exceda 2 SMLMV.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 15

7 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

7.1. COMPRA DE ACTIVOS FIJOS

La adquisicin de activos fijos tiene origen de las siguientes formas:

7.1.1 Compra Nacional

Corresponde a la compra realizada dentro del territorio nacional a un

proveedor local, para este fin se debe cumplir con los siguientes requisitos:

Cotizacin
Las cotizaciones para comprar, sern solicitadas por el rea de
Almacn de la Federacin o quien haga sus veces en cada Unidad de la
misma, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Comit de
Compras.

Nota: Sin excepcin las compras por caja menor, para la adquisicin
de Activos Fijos no estn autorizadas.

Orden de Compra
El responsable de Almacn proceder a elaborar la Orden de compra
de acuerdo con las instrucciones dadas por el Comit de Compras.

PROCEDIMIENTO Adquisicin de Activos Fijos

PROCESO Solicitud o Requisicin
OBJETIVO Establecer los lineamientos para la Solicitud de un Activo Fijo
AREAS QUE Comit de Compras - Presupuesto-Contabilidad Almacn Presidencia
INTERVIENEN Ejecutiva

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 16

 ACTIVIDADES

Nro. Responsable Actividad Documentacin Numer

al
relacio
nado
1 Jefe rea o Jefe Elabora la solicitud Formato AF-1 Formato AF-1 7.2.1
de Unidad
2 Jefe de Almacn -Recibe solicitud de Activos fijos Registro control de 7.2.1
-Revisa documentacin requerida solicitudes
3 Comit de -Efecta el estudio y anlisis de Acta de Aprobacin o
compras viabilidad de la Adquisicin de concepto 7.2.2
-Solicita viabilidad presupuestal negativo.
-Selecciona proveedor
4 Jefe de Verifica la disponibilidad de recursos Reporte de
Presupuesto para la adquisicin de activos fijos disponibilidad
presupuestal
5 Presidente Autoriza compra del Activo Autorizacin
Ejecutivo
6 Jefe de Almacn -Elabora Orden de Pedido. Registro control de
-Recibe el Activo Fijo solicitudes 7.2.3
-Verifica caractersticas del activo fijo.
-Remite Factura Proveedor a
Presupuesto
-Solicita cdigo del Activo a 7.2.4
Contabilidad
-Emite y fija plaqueta del activos
(Oficina Bogot), enva plaquetas
(Oficinas fuera de Bogot)
Jefe de -Registra el activo fijo y asigna numero Factura de compra
Contabilidad activo

7.1.2. Compras va Leasing

Definiciones:

Leasing: En sentido amplio, el leasing es un contrato mediante el cual

una parte entrega a la otra un activo para su uso y goce, a cambio de
un canon peridico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento,
el bien se restituye a su propietario o se transfiere al usuario, si ste
ltimo decide ejercer una opcin de adquisicin que, generalmente, se
pacta a su favor.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 17

 Leasing Financiero: Es un contrato en virtud del cual, una Compaa de
Financiamiento Comercial, denominada la Leasing, entrega a la
Federacin, denominada el locatario, la tenencia de un activo que ha
adquirido para el efecto y hemos seleccionado para nuestro uso y
goce, a cambio del pago peridico de una suma de dinero (canon)
durante un plazo pactado y a cuyo vencimiento, tendremos el derecho
a adquirir el activo por el valor de la opcin de adquisicin pactada al
inicio del contrato.

Los Activos adquiridos por esta va formarn parte de los Activos Fijos
de la Federacin desde el momento inicial y la obligacin financiera se
amortizar en el tiempo pactado.

Leasing Operativo : Es un contrato en virtud del cual, una persona

natural o jurdica, denominada la arrendadora, entrega a la Federacin,
llamada la arrendataria, la tenencia de un bien para su uso y goce, a
cambio del pago de un canon o renta peridica; en otras palabras un
arrendamiento simple.

Procedimiento Interno para Adquisicin de Activos Fijos en Leasing

Financiero (con opcin de compra):

A) Los contratos leasing para vehculos se efectuaran con opcin de

compra a 5 aos. Son Activos Fijos Reales Productivos.

B) Los componentes nuevos, mayores, se adquirirn por leasing

financiero con opcin de compra a un plazo de 5 aos..

C) La compra de maquinaria y equipo nueva se efectuar mediante

leasing con opcin de compra (diferente de compras de Inventario),
a un plazo de 5 aos.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 18

 Descripcin del Proceso de Adquisicin de Activos Fijos en Leasing
Financiero (con opcin de compra)

Bajo esta modalidad de compra se debe seguir el proceso normal de

compras de Activos Fijos descrito a continuacin as como previa
aprobacin del Comit de compras de la Federacin segn el tipo de
contrato a realizar.

PROCEDIMIENTO Adquisicin de Activos Fijos en Leasing Financiero ( con opcin de compra)

PROCESO Adquisicin de Activos Fijos en Leasing Financiero (con opcin de compra)
OBJETIVO Establecer las actividades a realizar en la Adquisicin de Activos Fijos en
Leasing Financiero
AREAS QUE Comit de Compras - Presupuesto - Contabilidad
INTERVIENEN Almacn - Jurdica - Presidencia Ejecutiva

ACTIVIDADES
Nro. Responsable Actividad Documentacin Numeral
relacionado
1 Jefe rea o Jefe de Elabora la solicitud Formato Formato AF-1 7.2.1
Unidad AF-1
2 Jefe de Almacn -Recibe solicitud de Activos Registro control 7.2.1
fijos de solicitudes
-Revisa documentacin
requerida
3 Comit de compras -Efecta el estudio y anlisis Acta de
de viabilidad de la Adquisicin Aprobacin o
-Solicita viabilidad Negacin 7.2.2
presupuestal Carta
Autorizacin
compra por parte
del leasing
4 Jefe de Presupuesto Verifica la disponibilidad de Reporte de
recursos para la adquisicin disponibilidad
de activos fijos por va leasing presupuestal
5 Jefe Jurdica Revisa contrato de leasing y Visto bueno
tablas de amortizacin
6 Presidente Ejecutivo Revisa contrato y procede a Firma contrato
su firma
7 Jefe de Almacn -Recibe el Activo Fijo Registro control 7.2.3
-Emite y coloca la respectiva de solicitudes 7.2.4
plaqueta
8 Jefe de Contabilidad -Registra el activo fijo y asigna Aprobacin de
numero para la plaqueta adquisicin

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 19

 A la terminacin del contrato de Leasing Financiero se proceder as:

PROCEDIMIENTO Adquisicin de Activos Fijos en Leasing Financiero ( con opcin de compra)

PROCESO Terminacin del contrato Leasing Financiero
OBJETIVO Establecer las actividades a realizar en la Terminacin del contrato de Leasing
Financiero
AREAS QUE Presidencia Ejecutiva - Almacn - Contabilidad
INTERVIENEN

ACTIVIDADES
Nro. Responsable Actividad Documentacin Numeral
relacionado
1 Presidencia Ejecutiva -Autoriza ejercer la opcin de Autorizacin
compra
2 Jefe de Almacn -Recibe autorizacin para
ejercer la opcin de compra
-Diligencia formato AF-3 Formato AF-3 7.2.6
Entrega de Activos Fijos

3 Jefe de Contabilidad -Verifica la creacin del activo Carta autorizacin

con el valor de la opcin de opcin de compra
compra
4 Jefe Jurdica -Verifica documentos para Documentos para
traspasos en el caso de traspaso
vehculos (vehculos)

En caso de venta de un activo en Leasing Financiero a un tercero se

debe proceder as:

PROCEDIMIENTO Adquisicin de Activos Fijos en Leasing Financiero ( con opcin de compra)

PROCESO Venta de activo fijo producto de Leasing Financiero
OBJETIVO Establecer las actividades a realizar en la venta de un activo fijo adquirido por
Leasing Financiero
AREAS QUE Presidencia Ejecutiva - Almacn - Contabilidad
INTERVIENEN

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 20

 ACTIVIDADES

Nro. Responsable Actividad Documentacin Numeral

relacionado
1 Presidencia Ejecutiva -Autoriza venta del activo Autorizacin
2 Jefe de Contabilidad -Elabora factura de venta del -Factura de venta
activo -Formato AF-2 7.3
-Diligencia formato AF-2
Movimiento de Activos Fijos
-Actualiza mdulo de Activos
Fijos en SIIGO
-Reporta a la persona
encargada de los seguros y a
Control Interno la novedad.
3 Jefe de Almacn -Recibe copia formato AF-2 Formato AF-2 7.3
para actualizar sus registros

7.1.3. Construcciones en Curso y Maquinaria en Montaje

Corresponde a los bienes en proceso de elaboracin o construccin. Para

formalizar el proceso de compra se debe tener en cuenta:

ACTIVIDADES

1. Solicitud y requisicin:

1.1. Solicitud (Ver nmero 7.2.1 de este procedimiento) En

este caso se aprobar el presupuesto asignado a la
obra y que ser ejecutado por uno o ms contratistas,
dependiendo del tamao de la obra o elaboracin de
la Maquinaria.

1.2. Aprobacin (Ver nmero 7.2.2 de este procedimiento)

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 21

 2. Adquisicin del activo

2.1. Cotizacin y Orden de Compra: La orden de Compra de

autorizacin al proveedor es manual de acuerdo al
formato establecido por la Federacin y debe ir
respaldado por un contrato de Obra civil, con sus
respectivas plizas de cumplimiento, manejo del anticipo
(si se otorg), responsabilidad civil, la licencia de la
curadura urbana y garanta de los trabajos.

2.2. Recibo de Mercanca: Es necesario en este caso y una vez

concluidos las obras por parte del contratista que se
formalice con el acta final de entrega.

2.3. Plaqueteo: No aplica

Notas:

Para la activacin en SIIGO y legalizacin de documentos fsicos se

debe hacer llegar a Contabilidad y Control Interno, lo siguiente:

a) Formato AF-1,
b) Copia Original del contrato de construccin debidamente
autorizado,
c) Actas parciales y acta final, con copia de las facturas
correspondientes,
d) Plizas de seguro (todas),

En el momento que se incurra en construcciones en terreno que no

sea propiedad de la Federacin, no se debe manejar como Activo fijo,
sino como mejoras en propiedad Ajena siguiendo el proceso
anteriormente mencionado.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 22

7.1.4. Activos de Terceros en poder de la Federacin diferentes de Leasing

Corresponde a los activos fijos entregados a la Federacin por parte de

terceros, o adquiridos por la Federacin, con recursos de convenios, para el
desarrollo de los mismos, para su utilizacin, conservacin y custodia. Para
propsitos de control y vigilancia de estos activos se debe atender lo
siguiente:

a) Adjuntar copia del convenio debidamente firmado.

b) Adjuntar lista detallada de los activos fijos recibidos, en caso que

aplique.

c) Una vez recibidos asignar la placa diseada para este caso soportados
en el listado anterior, informando al rea de Contabilidad para recibir
el cdigo, y copiando a Control Interno.

d) Contabilizar en cuentas de orden los valores de los activos en custodia.

e) El rea que administra estos activos es responsable de informar una

vez sean devueltos a su propietario, para descargarlos del sistema.
Para tal efecto se debe diligenciar el formato AF-3, con el propsito de
formalizar la entrega real y a satisfaccin de los activos (*).

Nota: (*) La copia de los documentos deben entregarse al rea de Control

Interno, una vez sea plaqueteado, el activo.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 23

7.1.5. Documentacin soporte de la compra

La documentacin que soporta la compra es la siguiente:

Tarj. Acta de
Cuenta Descripcin del a Cuenta Factura Garantas Contratos Plizas Escrituras
Propiedad Entrega
1504 TERRENOS X X X
1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO X X X X
1512 MAQUINARIA EN MONTAJE X X X X
1516 EDIFICACIONES X X X
1520 MAQUINARIA Y EQUIPO X X
MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
1524 X X
EQUIPO DE COMPUTO Y
1528 TELECOMUNICACIONES X X
1540 EQUIPO DE TRANSPORTE X X X

Compras de bienes muebles: La factura, garantas, tarjetas de

propiedad, contratos, plizas, actas de entrega.
Compras de bienes inmuebles: La escritura.

7.2 SOLICITUD DE ACTIVOS

7.2.1 Solicitud o Requisicin

Con base al procedimiento interno de compras, la necesidad de comprar un

Activo Fijo es generada por el solicitante y el Jefe de rea o Unidad
respectivo.

Para esta instancia se deber diligenciar el formato AF-1 Solicitud de Activo

Fijo con la siguiente informacin:
Formato AF-1 Solicitud de Activo Fijo
Fecha de solicitud Fecha en la cual se solicita
Consecutivo Es el consecutivo de solicitudes de la oficina que remite
Datos del Solicitante Datos de la Persona que est solicitando los activos fijos
Estudio de Necesidad y Es la justificacin de porque se realiza la solicitud de los activos
Conveniencia fijos
Relacin de Bienes solicitados Se detallan los activos solicitados incluyendo descripcin,
cantidad y caractersticas especiales
Observaciones Se indicaran las cotizaciones enviadas con la solicitud y alguna
aclaracin.
Zona de Firmas Firma del Solicitante, Firma del Jefe Inmediato con nombre y
cargo

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 24

 La solicitud de Activos fijos (AF-1) debe ser diligenciada
completamente y enviarse al rea Almacn dentro de los primeros 10
das de cada trimestre para su respectivo estudio y evaluacin.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 25

7.2.2 Aprobacin

- La aprobacin de todas las compras de Activos Fijos estar a cargo del

Comit de Compras, mediante Acta de Aprobacin debidamente
firmada.

- Cuando se traten de compras de activos hasta (1) salario mnimo

bastar con la firma del Jefe de Unidad, con el diligenciamiento y envi
del formato AF-1 al rea de Almacn, el cual dar respuesta dentro de
los dos (2) das siguientes al recibo de la solicitud debidamente
diligenciada. Cuando se trate de Equipos de Cmputo y
comunicaciones, el responsable de Almacn solicitar el concepto
tcnico al encargado del rea de Sistemas.

- El comit de compras analizara la solicitud de Activos (Formato AF-01),

comprobara la Necesidad de adquisicin del activo y evaluara las
cotizaciones presentadas para establecer si se ajustan a los precios de
mercado actuales, o de lo contrario solicitara a travs de la persona
designada otras cotizaciones, de acuerdo con el procedimiento fijado
dentro del comit.

- Luego solicitara la respectiva Disponibilidad Presupuestal al Director de

Presupuesto, para garantizar la adquisicin del activo. Si existe
Disponibilidad suficiente para amparar el compromiso, El comit de
compras enviara la solicitud al Ordenador del Gasto para su
aprobacin.

- En los casos en los cuales el Comit, el Ordenador del Gasto o la falta

de Disponibilidad Presupuestal, determinen negar la solicitud, El
Comit de Compras, proceder a realizar la devolucin de la solicitud
de Activos al responsable del Almacn, informando los motivos de la
definicin.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 26

7.2.3 Recibo del Activos Fijo

- El rea de Almacn en el caso de la oficina principal o el Jefe de

Unidad, en los dems casos, ser responsable de recibir el activo fijo
fsicamente, verificar su estado y entregar al usuario final.

- El responsable del Almacn o el Jefe de Unidad debern verificar que el

Activo corresponda a las caractersticas estipuladas en la Orden de
Compra o de lo contrario se proceder a su devolucin.

- Cuando se trate de Equipos de Computo el rea de Sistemas ser la

encargada de revisar las especificaciones tcnicas por lo tanto el rea
de Almacn remitir copia del Formato AF-1. Cuando se presente
imperfecto en los equipos, el rea de Sistemas los devolver al rea de
Almacn para que esta a su vez los devuelva al proveedor.

- Cuando se trate de Herramientas o Equipos de actividades propias del

campo debern ser revisados por la Gerencia Tcnica o el Responsable
Tcnico de la Unidad para comprobar las condiciones tcnicas de los
mismos.

7.2.4 Plaqueteo de Activos Fijo

El rea de Almacn ser la responsable de plaquetear o asignar el

Nmero de Identificacin Placa Fsica en cada uno de los activos
diferentes a equipo de cmputo, cuya responsabilidad de colocar la
placa fsica es el rea de Sistemas, si se trata de bienes entregados
directamente en las Unidades, esta actividad ser responsabilidad del
Jefe de Unidad, para lo cual el rea del Almacn remitir las etiquetas
correspondientes, tratndose de equipos de computo y
comunicaciones, la ubicacin fsica de la placa ser coordinada con el
Responsable de Sistemas.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 27

7.2.4.1 Fijacin placa de identificacin

Se ha definido que los activos fijos estn identificados fsicamente con

una placa generada por un sistema de cdigo de barras, la cual se
adhiere al Activo Fijo.

Se debe tener en cuenta las siguientes indicaciones para proceder a

fijar la placa en los activos:

1. Adherirse en un sitio visible y de fcil acceso, en forma tal que

permita su identificacin fcil y rpida.

2. La superficie donde se va a colocar debe ser plana y que no le

cause dao al equipo.

3. Limpiar previamente la superficie.

4. La placa debe adherirse en su totalidad y no deben quedar

pestaas por fuera, evitando que sea fcil despegarse.

5. Se debe colocar en forma horizontal preferiblemente o

vertical en caso de limitacin de espacio y que quede
derecha.

6. Si el activo est expuesto a temperaturas altas o bajas, la

placa debe ser pegada cuando el activo se encuentre a
temperatura ambiente o si no es posible la placa debe estar
en un libro de placas, que conservar el jefe del rea, junto
con la foto del activo y sus partes o seriales ms importantes,
para que en caso de un inventario sea fcil su identificacin.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 28

 7. Cuando la placa se despegue del activo, es necesario que el
responsable del mismo informe al Encargado del Almacn
para realizar el cambio respectivo.

7.2.4.2 Oportunidad de marcacin de los bienes

Para mantener un control apropiado sobre los activos fijos, la

marcacin oportuna y correcta de los activos fijos es de gran
importancia ya que de esta forma se contar con la actualizacin del
mdulo de activos fijos.

El Director de Almacn deber tener bajo su custodia el equipo y rollos

para elaborar las placas o etiquetas para la marcacin de los Activos
Fijos.

7.2.4.3 Sistema de identificacin a utilizar en el Inventario de Activos

Fijos

El Sistema adoptado para la identificacin de activos fijos es un sistema de

numeracin consecutiva con placas de inventario con las siguientes
caractersticas.

1. Logo de la Federacin, del Fondo o del convenio, segn corresponda.

2. Cdigo de Barras.

3. Consecutivo:

3.1. Los cuatro dgitos siguientes identifican EL GRUPO

ESTABLECIDO PARA DESCRIPCIN DE ACTIVOS FIJOS, de acuerdo con
la parametrizacin del modulo de Activos Fijos de SIIGO.

3.2. Los cinco dgitos siguientes identifican EL ITEM DEL ACTIVO

asignado en la parametrizacin del modulo de Activos Fijos de SIIGO.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 29

 3.3. Los cinco dgitos siguientes identifican EL CONSECUTIVO DE
IDENTIFICACIN DE LA PLACA generado por el sistema de Cdigo de
Barras.

3.4. Ejemplo del modelo de Cdigo de barras en dos dimensiones

generado, el cual contiene la Descripcin, Ubicacin, Serie y Cdigo del
Activo Fijo ( Fig. Placa de Inventario)

Fig. Cdigo de Barras en dos dimensiones

7.2.5 Orden de Compra

Es el documento que oficializa la solicitud de Adquisicin de Activos

ante el proveedor. Una vez aprobada la solicitud del formato AF-01, El
Comit de Compras enva la solicitud al rea del Almacn para que
proceda a efectuar la solicitud al proveedor correspondiente, de
acuerdo con las especificaciones requeridas y aprobadas en la solicitud.
El responsable del Almacn verificar los plazos de entrega,
condiciones de pago y garantas ofrecidas por el Proveedor y efectuara
el seguimiento correspondiente a la Orden de Compra.

7.2.6 Entrega de Activos

El Director del Almacn (en el caso de Bogot) y el Jefe de Unidad (Para

fuera de Bogot) sern los encargados de hacer la entrega de los
activos a los responsables. Para tal fin se debe diligenciar en su
totalidad el formato AF-3, y en constancia deber ser firmado por la
persona que entrega y por el que recibe.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 30

Nota: No pueden hacerse entrega de activos fijos al usuario final si no ha sido
paqueteado e incluido en el aplicativo de Activos Fijos.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 31

7.3 MOVIMIENTO O TRASLADO DE ACTIVOS

Pueden presentarse dos tipos de traslado:

a) Entre Unidades y/o Oficinas: Para poder realizar un movimiento o

traslado de activo fijo, el responsable del activo fijo debe diligenciar y
entregar el formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos al Jefe de
Unidad u Oficina para el VoBo.

El Jefe de Unidad u Oficina deber conservar copia de la solicitud y

remitir a Bogot el original del formato AF-2 a la Direccin de
Contabilidad para el respectivo registro en el Aplicativo SIIGO y dos
copias para ser entregadas al Jefe de Almacn y a la Direccin de
Recursos Humanos para el respectivo control y actualizacin de sus
registros.

b) Entre responsables de una misma Unidad u Oficina

Para poder realizar un movimiento o traslado de activo fijo, el

responsable del activo fijo debe diligenciar y entregar el formato AF-2
Movimiento de Activos Fijos al Jefe Inmediato para el VoBo.

En el caso de Bogot, el Jefe Inmediato remitir el original del formato

AF-2 a la Direccin de Contabilidad y copias al Jefe de Almacn y
Direccin de Recursos Humanos para la respectiva actualizacin de sus
registros.

En el caso de las Unidades u Oficinas fuera de Bogot se seguir el

procedimiento establecido en el numeral A.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 32

El formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos debe contener los siguientes
datos:

Fecha de la solicitud Fecha de solicitud del traslado

Empleado responsable del Nombre completo del responsable que entrega
activo
Documento de Identidad Nmero de Identificacin del responsable del
Activo
Ubicacin Geogrfica Ciudad
rea o Departamento Nombre del departamento Interno de la
Federacin o Fondo o Convenio
Localizacin-Centro de Costo Cdigo que Identifica el rea
No. Placa Nmero(s) de identificacin del (los) activo (s)
objeto de traslado.
Descripcin del activo Descripcin lo ms completa y explcita del
activo, nombre genrico, marca y serie si aplica.
Tipo de Movimiento Se indica con C cambio de localizacin.
Observacin de la Baja o No Aplica.
Retiro
Documento de Identidad Numero de Identificacin del nuevo responsable
del Activo
Nuevo empleado responsable Nombre completo del responsable que recibe.
Centro de Costo Cdigo que Identifica a el rea (centro de costo)
que recibe el activo fijo.
rea o Departamento que Nombre del rea o Departamento que recibe el
recibe activo fijo.
Visto Bueno Nombres y firmas de los responsables de la
operacin y de los responsables de la custodia de
los activos fijos, tanto quien entrega como de
quien recibe y del Administrador de la Unidad., o
del Jefe de rea segn corresponda.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 33

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 34

7.4 RETIRO DE ACTIVOS

7.4.1 Por venta

Cuando el activo fijo se facture a un tercero representa un ingreso para la

Federacin, en este caso se deber:

Elaborar Formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos

Fecha novedad Fecha efectiva del retiro

Empleado responsable Nombre completo del empleado responsable del
Activo Fijo
Nmero de Identificacin Corresponde al documento de Identidad (CC, TI, CE)
Ciudad Localizacin geogrfica
Ubicacin fsica Oficina o Unidad a la que pertenece el activo
Centro de Costo Cdigo donde se cargan los costos y gastos de cada
operacin
Nmero de Placa Nmero de identificacin del (los) activo (s) objeto de
retiro, se debe adjuntar la placa fsica que posea el
activo y enviar a Control Interno.
Descripcin del activo Descripcin lo ms completa y explcita del activo; el
orden en el que se debe tomar la descripcin es el
siguiente: Nombre genrico, material, color,
dimensiones o capacidad, marca, modelo, serie y
estado. Para verificar contra la informacin contenida
en el aplicativo.
Motivo del retiro Se indica el motivo especfico por el cual se hace la
venta
Visto Bueno Nombre y firma de los responsables de la operacin.
Persona que diligenci el formato, persona que lo
aprueba para su contabilizacin y persona que realiza
la contabilizacin o ingreso al sistema.
Visto Bueno Nombre y firma del responsable de la operacin y del
responsable de la custodia de los activos fijos objeto
de baja ( Direccin Almacn )

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 35

 Preparar Factura de Venta en el sistema de Facturacin vigente con la
siguiente Informacin Bsica del Activo:

o Nmero de Placa del Activo Vendido

o Caractersticas especficas del Activo

Continuar con la informacin requerida en (7.4.3)

7.4.2 Por Baja

Las bajas se originan con el retiro fsico definitivo del bien y con el descargue
en los registros contables.

Se podrn retirar activos fijos del servicio por su estado y caractersticas. El

rea responsable o Jefe de Unidad establecer el estado del bien y realizar
las gestiones pertinentes para obtener la aprobacin del retiro del bien y
determinar junto con Control Interno su posible destruccin.
Adicionalmente adjuntar a el formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos .

Por la trascendencia del hecho la baja de un bien, puede producirse por:

Obsolescencia

Son aquellos bienes que en virtud de los adelantos tecnolgicos ya no

son utilizables dentro de los programas o actividades para los cuales
fueron adquiridos inicialmente.

Innecesario

Cuando los bienes han cumplido su ciclo de servicio y no se requieren

en ninguna de las dependencias de la Federacin.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 36

 Inservible (Dao)

Son los bienes que se encuentran en total estado de deterioro u

obsolescencia fsica y no son tiles para el servicio al cual se haban
destinado.

Donacin

Cuando la Federacin transfiere, gratuita e irrevocablemente, la

propiedad de un bien que le pertenece a favor de tercero. Si es una
entidad sin nimo de lucro se debe solicitar certificado de donacin
firmado por Revisor Fiscal por el valor de los activos entregados.

Prdida o Robo

Las bajas producidas por robo deben ser reportadas al Director de

Almacn, copiando a contabilidad y a Control Interno, debidamente
autorizado y anexando copia del denuncio emitido por la Polica
Nacional. As como el reclamo a la aseguradora para generar la cuenta
por cobrar y no un gasto a la localizacin responsable.

o Diligenciar Formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos.

7.4.3 Documentacin Requerida para los Retiros

Adicional a la informacin requerida en los casos anteriores se deber tener

en cuenta lo siguiente:

Para el caso de retiro Activos especiales, es decir Grupos de Activos

sobre todo en Maquinaria y Herramientas, enviar Fotografas.

Informar a Jurdica, con el fin de que este sea retirado de la pliza

global de seguro.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 37

 Anexar copias de las escrituras y traspasos, segn sea el caso.

Anexar concepto tcnico, segn sea el caso.

7.5 REGISTRO DE ACTIVOS EN EL APLICATIVO

7.5.1 Registro de la factura

El jefe de Contabilidad efectuar los registros correspondientes en el

Aplicativo AF de SIIGO con base en la factura original.

Las facturas correspondientes a las compras realizadas en Bogot sern

entregadas por el Jefe del Almacn a Presupuesto y esta a Contabilidad para
su respectivo registro, y esta rea ser la encargada de trasladarla a Tesorera
para su pago correspondiente.

Tratndose de compras en las unidades, El responsable o Jefe de Almacn

entregara las facturas originales a Contabilidad para su registro y archivo.

Creacin de Activos Fijos

Los activos deben incluirse de manera individual (activo por registro)

en el aplicativo, para facilitar su posterior control y administracin.

Pueden existir casos especiales, de acuerdo a la clasificacin de los

activos, como los que se mencionan a continuacin:

Muebles de oficina abierta: En el momento del ingreso deben

desagregarse de la siguiente forma: superficies, porta teclados,
gabinetes y accesorios menores conforman un puesto de trabajo y
llevan un sticker individual, los archivadores se identificaran como
activo independiente.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 38

 Los paneles de oficina se ingresaran de forma independiente indicando
el nmero de metros cuadrados que representan por rea.

Equipo de cmputo y comunicaciones: Los PC se integran en CPU,

Monitor, Teclado y Mouse, asignndole cdigo a cada uno de estos
componentes, excepto al Mouse, sin embargo, este debe tomarse en
los levantamientos fsicos y ser asociados al equipo que presta servicio,
identificndolos con los datos marca, modelo y serie (en caso que se
puedan tomar estos datos). En el mismo registro de la CPU sern
considerados aquellos elementos especficos que formen parte integral
del activo como disco duro, CD-ROM, tarjetas de sonido y mdem.

Maquinaria y Equipo: Los activos fijos que por su naturaleza deban ser
ingresados identificando sus partes, deben codificarse de la siguiente
forma:

Parte primario (activo principal), partes secundarias y accesorios (hijos

del activo principal), formando un solo activo. De esta manera se tiene
un adecuado control de cada una de las partes en el aplicativo de
activos fijos.

Muebles empotrados en el edificio, Cableado Estructurado y Sistemas

especiales: Cuando se construyen muebles o se realizan adecuaciones
permanentes en el inmueble y su retiro o desmonte signifique un dao
o deterioro de los mismos, deben contemplarse como un mayor valor
del edificio, siempre y cuando dicho edificio sea de propiedad de La
Federacin o exista un convenio con el propietario en el cual se pacte
que las mejoras de ese tipo sern reconocidas econmicamente por l.
De lo contrario debe tratarse como una mejora en propiedad ajena y
amortizarse o como un gasto de mantenimiento del edificio.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 39

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 40

7.6 CONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los activos fijos deben ser conservados por el responsable de la custodia del
bien y este debe informar de las anomalas que se presenten respecto al uso
para darle el mantenimiento adecuado o para que se ordene la obsolescencia
del activo o tomen las medidas necesarias en lo relacionado con la venta o
baja de los mismos.

7.6.1 Salvaguarda de los Activos Fijos

Absolutamente todos los activos fijos de la Federacin y del Fondo deben

estar asegurados para todos los riesgos que puedan ser susceptibles a los
mismos.

Es responsabilidad del rea de Almacn informar al rea Jurdica para la

inclusin en las plizas respecto de los activos fijos que se compren a diario.

Adicionalmente y para mantener un mejor control, Control Interno

mensualmente entregara un listado a Jurdica de los activos comprados a fin
de asegurar el cubrimiento total de los activos en poder de la Federacin.
(Propios y de Terceros).

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 41

7.7 CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

7.7.1 Responsabilidades

o De los Empleados

Para un mejor manejo y control de los Activos Fijos, los responsables

de la custodia y cuidado son los empleados directos de La Federacin.

Su colaboracin es fundamental para mantener actualizada la

informacin.

Para los casos en que existan empleados temporales con Activos Fijos
asignados, la responsabilidad por la custodia y conservacin de los
mismos debe estar en cabeza del Jefe de rea, o Unidad, segn
corresponda.

ES DEBER DE LOS RESPONSABLES DE LOS ACTIVOS REPORTAR INMEDIATAMENTE

CUALQUIER NOVEDAD A TRAVS DE LOS FORMATOS DISEADOS PARA ELLO (AF-
1 Creacin de Activos Fijos y AF-2 Movimiento de Activos Fijos)

El reporte debe hacerse ante el responsable designado para el control

de los Activos Fijos de cada rea o Unidad de la Federacin, quien a su
vez reportar la novedad a la Direccin de Contabilidad para que se
proceda a la actualizacin de los registros en la base de datos de
Activos Fijos del Aplicativo SIIGO:

Es conveniente recordar que cada persona debe estar asignada a un

rea, centro de costo especfico y/o a una Unidad determinada,
motivo por el cual, cualquier movimiento no slo tiene efectos
administrativos sino contables.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 42

 Responsabilidad especificas de los empleados:

o Verificar el estado de los activos fijos que va a recibir a su cargo

y solicitar concepto tcnico si es necesario.

o Responder por la conservacin de los activos fijos confiados a su

guarda o administracin y/o para llevar a cabo sus funciones.

o Diligenciar e imprimir oportunamente el formato AF-2

Movimiento de Activos Fijos cuando sea necesario y solicitar
las firmas autorizadas, para formalizar los movimientos ante la
Direccin de Contabilidad, Almacn y ante la Direccin de
Recursos Humanos.

o Cuando el empleado se retire o traslade de la Federacin es

responsable de diligenciar el acta de entrega y formato de
traslado de activos fijos en donde conste la entrega al nuevo
responsable.

o Velar por la custodia y cuidado de los Activos Fijos asignados

solicitando su mantenimiento oportunamente.

o Explicar en la conciliacin de los inventarios fsicos el porqu de

las diferencias halladas.

o Responder hasta con sus ingresos de demostrarse negligencia en

la custodia y mantenimiento de los activos fijos a su cargo.

o Cuando el Activo Fijo se deteriore o se pierda por causas

imputables al empleado, la Federacin le aplicara las sanciones
legales establecidas en el reglamento interno de trabajo y a las
polticas internas de personal o incluso dar por terminado el
contrato de trabajo con justa causa atendiendo el grado de
responsabilidad.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 43

 o De las Jefaturas de Unidad y Jefaturas de rea

El Jefe de Unidad o Jefe de rea ser responsable de efectuar

los controles necesarios para garantizar el cumplimiento de los
procedimientos establecidos para el cuidado y control de los
activos fijos que se encuentren asignados a los funcionarios que
integran su Unidad o rea.

Las reas o dependencias que hagan uso de los bienes, debern

informar si los activos adquiridos, presentan alguna falla o
imperfecto al rea de Almacn o Jefe de Unidad. (segn el origen
de la compra quienes son las personas responsables de la guarda
y tenencia de las garantas de calidad e idoneidad de todos los
bienes de la Federacin)

Cuando el empleado se retire de la Federacin el Jefe de Unidad

o Jefe del rea correspondiente deber diligenciar el formato AF-
2 de movimiento de activos fijos indicando el cambio de
responsable o rea.

Asegurar en los inventarios fsicos que se realicen las

conciliaciones de las discrepancias oportunamente.

Enviar un listado al Jefe de Almacn de los Activos Fijos

adquiridos y retirados durante cada mes con el fin de incluirlos y
excluirlos de las plizas de seguros.

Cuando se trate de activos fijos comunes es decir activos fijos

utilizados por varios empleados se debe tener en cuenta que la
custodia esta en cabeza de un solo responsable que podr ser el
Jefe de Unidad o de rea o quien asigne este.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 44

 o Sistemas Bogot.

Recibir el Activo Fijo correspondiente a equipo de cmputo.

Revisar las especificaciones tcnicas del equipo y agregar los

programas necesarios para la utilizacin del usuario.

Plaquetear el Activo Fijo en un lugar de fcil visualizacin., en

base al sticker suministrado por Almacn.

Entrega al usuario final el Activo Fijo.

Tener un listado del sistema (SIIGO) del inventari de los

equipos de computo con los que cuenta la Federacin con el
fin de monitorear e informar las discrepancias respectivas.

o Direccin de Almacn.

Elaborar orden de compra., segn aprobacin comit de

compras.

Recibir el Activo Fijo fsicamente y verificar las caractersticas

del mismo ( en el caso de activos de computo coordinar con
el rea de Sistemas su verificacin).

Solicitar a la Direccin de Contabilidad el respectivo cdigo

del Activo para proceder a emitir las respectivas plaquetas.

Plaquetear el Activo Fijo en un lugar de fcil visualizacin del

nmero de placa.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 45

 Entrega al usuario final del Activo Fijo.

Reclamar ante el proveedor la garanta, por lo tanto ser su

obligacin en hacerlas efectivas.

Proveer los informes que le sean solicitados para facilitar el

control y seguimiento a los Activos Fijos por parte de los
diferentes usuarios.

Proveer los vistos buenos para el retiro de los empleados,

una vez se hayan trasladado los activos fijos a otro
responsable.

o Direccin de Tesorera.

Ser responsable por la recepcin y pago de las facturas de

proveedor previamente registradas por contabilidad,
asegurando el pago oportuno a los proveedores por este
concepto.

o Direccin de Control Interno.

Se encargara de verificar y validar el cumplimiento de este

procedimiento y proponer los cambios que considere
oportunos.

Verificar la actualizacin del procedimiento de Activos Fijos.

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 46

 o Direccin de Recursos Humanos.

Asegurar los mecanismos necesarios para que los empleados

puedan responder econmicamente por los activos que
estn bajo su responsabilidad.

Definir las sanciones a que se har responsable el empleado

por negligencia comprobada en la utilizacin o control de los
activo a cargo.

Proveer a Control Interno de forma peridica el listado de

empleados de la Federacin para actualizar la base de datos
de Activos Fijos respecto a empleados que ingresan y los que
se retiran.

Solicitar cuando hay lugar a ello, la actualizacin o

modificacin del Reglamento Interno de Trabajo, que facilite
el control y responsabilidad de los Activos fijos.

o Direccin de Contabilidad

Efectuar mensualmente los procesos de Depreciacin.

Enviar informacin a los encargados de activos fijos en

cada Unidad o rea de la Federacin, con el fin de
mantener un mejor control de los activos fijos en el
aplicativo.

Coordinar y realizar inventarios fsicos totales o parciales,

con el fin de mantener una informacin veraz y razonable
respecto a los activos fijos de la compaa, para soportar

ELABORO: REVIS: APROB: PAGINA

Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 47

 el rubro de Propiedad Planta y Equipo en los Estados
Financieros.

Crear, trasladar, retirar o modificar oportunamente los

registros de Activos Fijos en el Aplicativo SIIGO, acorde
con las novedades informadas.

Mantener un archivo completo de los Movimientos de

Activos Fijos (Compras, bajas, traslados y ventas).

Ordenar y liderar mximo cada ao un inventario fsico

total de todos los activos de la Compaa., o elaborar
aleatoriamente durante el ao, hasta completar la
verificacin 100% del mismo, en la respectiva oficina o
Unidad.

7.7.2 Inventario de los Activos Fijos

Procedimiento mediante el cual se verifica una relacin ordenada,

completa y detallada de todos los bienes que integran el patrimonio de
la Federacin, con la informacin recopilada por medio de un conteo
fsico para identificar las diferencias y condiciones fsicas de los activos
de la entidad y finalmente poder mostrar la realidad de los mismos en
los Estados Financieros. Esta actividad ser liderada por el rea de
Contabilidad, con la supervisin de Control Interno.

La verificacin, cuantificacin, clasificacin, valoracin, control y

anlisis del estado de los bienes, ser el producto del ejercicio de
inventarios en La Federacin y se har con el fin de conocer de manera
real sus existencias, evitar riesgos de errores, prdidas, deterioro,
inmovilizacin o desperdicio de sus activos. Los resultados del
inventario se deben comparar con los registros del auxiliar de activos

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 fijos, tanto los nombres de los elementos como de las placas de
inventario asignadas, para la identificacin de sobrantes y faltantes.

El resultado de este ejercicio ser de obligatoria observancia por parte

de todos los empleados, reas y responsables de la Federacin
involucrados en este procedimiento.

Tipos de inventarios

o Inventarios totales

Son las verificaciones fsicas que el rea de Contabilidad activos

fijos y los encargados de cada rea funcional de la Federacin
realizan a todos los bienes de la Federacin, de acuerdo al
decreto 2649 de 1993 Art. 64*.

o Inventarios parciales y peridicos

Son los que se realizan en cualquier poca de ao y se hacen al

nivel de divisiones, zonas, reas, personas y clase de activo fijo
por seleccin aleatoria.

Periodicidad.

Se recomienda una vez al ao efectuar una verificacin completa del

listado de activos a cargo de la divisin, Unidades o reas de la
Federacin, con el fin de detectar diferencias (sobrantes, faltantes),
inconsistencias en la informacin o movimientos no reportados. Estas
verificaciones sern lideradas por el responsable del rea respectiva.

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 Responsabilidades

La participacin de todas las reas funcionales de la Federacin es

importante en el ejercicio de los inventarios fsicos totales ya que
deben ser adecuadamente planeados por el rea de Contabilidad-
Activos Fijos, con la supervisin de Control Interno, en conjunto con los
responsables de los activos de cada rea e informar con suficiente
antelacin a los funcionarios de la Entidad, las fechas y procedimientos
a seguir.

Despus de elaborada esta verificacin los encargados remitirn a

Contabilidad y Almacn los resultados del mismo junto con las
explicaciones y ajustes a que haya lugar y el Visto Bueno, del jefe de
rea o Unidad

La conciliacin de las discrepancias es una responsabilidad conjunta del

empleado, Jefe del rea, o Unidad, Control Interno y Almacn para
que se aclaren en el menor tiempo posible, de lo cual se dejara
constancia en acta.

Resultados y Discrepancias del inventario

Una vez terminado el ejercicio de inventarios, el rea de Contabilidad-

Activos Fijos previa consolidacin y anlisis de la informacin remitir
el resultado del mismo a los Jefe de Unidad y o rea segn
corresponda.

En el caso de presentarse diferencias (sobrantes y faltantes), en el

proceso de conciliacin de la informacin, solicitar a los Jefes de
Unidad o rea las respectivas explicaciones, las cuales se debern
presentar por medio de Actas y debidamente soportadas.

Los ajustes a que haya lugar se harn mediante acta, con la firma de:
Jefe Unidad o rea, Contabilidad, Almacn, Control Interno.

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 Los Faltantes sern cargados a la operacin de cada centro de costo y
los sobrantes sern adicionados a la base de datos con costo cero.

7.7.3 Control de Herramientas y Equipos

Con el fin de tener una adecuada identificacin y control de las herramientas

asignadas a cada Unidad o Convenio, es indispensable tener en cuenta las
siguientes guas:

Maquinaria y Herramienta Considerada como Activo Fijo

o Es responsabilidad de los Jefes de Unidad y el Almacn mantener

un AZ o archivo organizado de los Activos Fijos, por un tiempo
mnimo de diez aos contados a partir de la fecha de activacin
con la siguiente documentacin:

Formato AF-1
Identificacin por Activo (Placa versus Orden de Trabajo)
Copia de la Factura de Compra
Copia del Documento de Transporte

o Es responsabilidad de los Jefes de Unidad y el Almacn

Mantener un listado por responsable y activo con el nmero de
placa de los Activos (Herramientas) en campo.

Nota: Esta informacin debe estar disponible en el momento que

Control Interno o el rea pertinente la solicite.

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 Herramienta No Considerada como Activo Fijo

o Estas deben permanecer en un sitio separado de las

herramientas Activadas con el fin de identificarlas rpidamente
como No objeto de Inventario.

o El Jefe de Unidad deber tener un listado actualizado para

facilitar el control de estas herramientas y no incluirlo en los
inventarios de Activos Fijos.

7.7.4 Reportes y Herramientas del Aplicativo de Activos Fijos.

Los reportes del sistema SIIGO sirven para verificar con exactitud la
informacin contenida en el aplicativo de activos fijos con diferentes
opciones de consulta:

a) REPORTE POR DEPENDENCIA

Permite conocer los activos fijos por cada una de la Oficinas o

Unidades Tcnicas, permitiendo seleccionar un rango de meses, un
activo fijo en particular y una Oficina o Unidad Tcnica especificar,
imprimiendo el resultado o exportndolo a un archivo plano.
(Imagen 1.Reporte por Dependencia)

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 b) REPORTE DE ACTIVOS DEPRECIABLES COMPLETAMENTE: Permite
conocer los activos fijos que se encuentran depreciados totalmente,
brindando informacin como: cdigo y nombre del activo, fecha de
ingreso del activo, dependencia, valor de compra, valor de ajuste, valor
de depreciacin etc.

(Imagen 2.Reporte de Activo Depreciables Completamente)

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 c) REPORTE DE PLANILLA INVENTARIO FSICO: Permite conocer los
activos fijos de la organizacin, permitiendo tener una relacin que
facilita el proceso de inventario fsico, generndolos por oficinas o
Unidades tcnicas con los datos especficos de los activos, fecha de
ingreso, si esta en uso o no, ubicacin fsica etc.

(Ver imagen 3.Reporte de Planilla Inventario Fsico)

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 d) REPORTE ACUMULADO DE ACTIVOS A UN CORTE: Permite conocer los
acumulados que tiene cada uno de los activos a un determinado mes,
permitiendo obtener informacin especifica del activo como: fecha de
adquisicin, Valor de compra, valor de ajuste, valor de depreciacin,
nombre y cdigo del activo, etc.

(Imagen 4.Reporte de Acumulado de Activos a un Corte)

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 Las discrepancias encontradas en estos reportes deben ser reportadas
al rea de Contabilidad-, con copia a Control Interno y Almacn Fijos
mediante los formatos establecidos para tal fin.

Almacn realizar los cambios reportados por el responsable de activos

fijos en cada Unidad u oficina logrando de esta forma tener un
aplicativo actualizado.

7.8 BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS

Son los bienes de consumo que afectan directamente el gasto o el

costo, es decir no se manejan como Activo Fijo y se clasifican de
acuerdo a los siguientes criterios:

Aquellos que se gastan por el primer uso que se hace de ellos o dentro
de un perodo corto de tiempo (tiles de oficina, vveres).
Los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o
desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar
parte integrante o constitutiva de esos otros por ejemplo tubos,
cerraduras, elementos de decoracin, construccin.
Los de uso privativo o personal (Uniformes, gafas de seguridad).
Los que al ser utilizados impiden de manera inmediata volverlos a
utilizar (CDS).
Los que se consumen o entran en la fabricacin o construccin de un
bien (materias primas).
Los que sirven para reemplazar o sustituir lo que se ha daado o falta
en una cosa (repuestos).
Todos aquellos que por analoga se parezcan o asemejen a los
anteriormente descritos.

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7.8.1 Elementos Susceptibles De No Ser Activo Fijo

Por sus caractersticas, uso, vida til probable y por ser elementos de
menor cuanta no sern objeto de inventario fsico los siguientes
elementos:

Cosedoras de escritorio Perforadoras de escritorio Sacabocados

Percheros de pared y de
piso Papeleras de escritorio Basureras de piso
Pisa papel Tajalpiz manual o elctrico Saca ganchos
Porta revistas de escritorio Cafeteras Multitomas
Diademas Dispensadores de cinta Ceniceros
Cuadros decorativos (a
excepcin de las obras de
Canecas Butacos arte)
Cocinetas 1 puesto Filtros de agua Secadores de manos
Tarjetas de memoria Discos duros Procesadores
Extintores Adaptadores de corriente
Mini persianas Alfombras Bateras
Ppelografos Materas Persianas
Bases Metlicas para
Extractores de pared. Componentes

8. ANEXOS

AF-1 Formato creacin de Activo Fijo

AF-2 Formato de Movimientos de Activos Fijos (traslado y baja)
AF-3 Formato entrega de Activos Fijos
Formato Inventario de Activos Fijos
Flujograma General de Adquisicin de Activos Fijos
Flujograma rea de Almacn Adquisicin de Activos Fijos
Flujograma Comit de Compras Adquisicin de Activos Fijos
Flujograma Presupuesto Adquisicin de Activos Fijos
Flujograma Contabilidad Adquisicin de Activos Fijos

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