POWER BI
Exploracin de Datos
Salomn Ccance
www.ccance.net
CCANCE WEBSITE
UNIDAD 05: EXPLORACIN DE DATOS
Est en la seccin Exploracin de datos del curso de Aprendizaje guiado de Power BI.
Ahora que ya conoce Power BI Desktop y sabe cmo obtener y visualizar datos, ya est
listo para explorar los datos en el servicio Power BI.
En esta seccin aprender a hacer de todo con los datos, y es aqu donde el atractivo
de la interactividad y el uso compartido de Power BI brillan con luz propia. Por lo tanto,
preprese para una seccin interesante y fascinante.
Introduccin al servicio Power BI
Descubra lo que el servicio Power BI puede hacer por su organizacin
El servicio Power BI es la extensin natural de Power BI Desktop, y entre sus
caractersticas se incluyen la carga de informes, la creacin de paneles y el
planteamiento de preguntas sobre los datos con lenguaje natural. Puede utilizar el
servicio para establecer los tiempos de actualizacin de datos, compartir datos con su
organizacin y crear paquetes de servicio personalizados.
En los temas siguientes, exploraremos el servicio Power BI y le mostraremos cmo
puede convertir los datos de inteligencia empresarial en informacin sobre los datos y
en un entorno colaborativo para impulsar la toma de decisiones.
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5.1. Uso de Informacin rpida en el servicio Power BI
Cuando trabaja con un panel, un informe o un conjunto de datos en el servicio Power
BI, puede hacer que Power BI busque informacin rpida en los datos. En Power BI, en
la seccin Conjuntos de datos del panel izquierdo, seleccione el men de los puntos
suspensivos que se encuentra al lado del conjunto de datos que le interesa. Aparecer
un men de opciones y, en el extremo derecho, ver una opcin
denominada Informacin rpida.
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Si selecciona Informacin rpida, Power BI realizar un aprendizaje automtico,
buscar los datos y los analizar para buscar informacin rpida. Ver una notificacin
en el lado superior derecha del servicio que le indicar que Power BI est en proceso
de bsqueda de informacin.
Al cabo de aproximadamente quince segundos, la notificacin cambiar para que sepa
que Power BI ha encontrado informacin.
Si selecciona el botn Ver informacin de la notificacin, se le presentar una pgina
de objetos visuales que muestran la informacin encontrada por Power BI, de una
forma parecida a como se muestra en la imagen siguiente. Aqu encontrar
informacin muy variada, y podr desplazarse hacia abajo por la pgina para verla y
tenerla en consideracin.
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Al igual que cualquier otro objeto visual, puede interactuar con los objetos visuales de
la pgina Informacin rpida, as como anclar cualquiera de ellos a cualquiera de sus
paneles o aplicar ms filtros a tantos objetos como desee para buscar informacin
adicional que podra estar esperando a que su curiosidad la descubra.
Con Informacin rpida, puede hacer que Power BI detecte valores atpicos y
tendencias en los datos, y luego utilizar los resultados en los paneles o, si lo desea,
restringirlos y filtrarlos para obtener la informacin que resulte ms importante para
usted.
5.2. Creacin y configuracin de un panel
Descubra cmo crear, configurar y personalizar los paneles de Power BI
Los paneles de Power BI son colecciones de una pgina de visualizaciones que se crean
mediante el servicio Power BI. Puede crear paneles anclando visualizaciones de
informes que haya creado y publicado con Power BI Desktop o que haya generado
dentro del propio servicio Power BI. Anclar un objeto visual a un panel se parece
mucho a clavar una foto en un tabln de corcho en la pared con una chincheta:
consiste en fijar el objeto visual en un punto concreto para que los dems lo vean. Para
anclar un objeto visual, abra el informe en el servicio Power BI. Mantenga el puntero
sobre el objeto visual que desee anclar y seleccione el icono de la chincheta.
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Aparecer un cuadro de dilogo, donde podr seleccionar un panel de destino para el
objeto visual del men desplegable o bien crear un nuevo panel. Tambin obtendr
una vista previa del aspecto que tendr el objeto visual anclado en el panel. Puede
anclar visualizaciones de varios informes y pginas a un solo panel, lo que le permite
agrupar diversos conjuntos de datos y orgenes en una sola pgina de informacin.
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En Paneles, puede agregar cualquier tipo de visualizacin, incluidos grficos, mapas,
imgenes y formas anclndolos. Cuando un objeto visual est anclado a un panel, se le
llama icono.
Los paneles, incluido cualquier panel nuevo, aparecen en la seccin Paneles del
margen izquierdo del servicio Power BI. Seleccione un panel de la lista para verlo.
Puede cambiar a su antojo el diseo de los objetos visuales de un panel. Para cambiar
el tamao de un icono, arrastre los controladores hacia dentro o hacia fuera. Para
mover un icono, solo tiene que hacer clic y arrastrarlo a otra ubicacin en el panel.
Mantenga el puntero sobre un icono y haga clic en el icono del lpiz para abrir Detalles
del icono, donde podr cambiar el Ttulo o el Subttulo.
FACILITADOR: SALOMN CCANCE 6
Haga clic en un icono del panel para ver el informe a partir del cual se cre. Esto le
permite ver rpidamente los datos subyacentes bajo un objeto visual. Tambin puede
cambiar ese vnculo mediante el campo Establecer vnculo personalizado en Detalles
del icono.
Por ejemplo, puede anclar iconos de un panel a otro si tiene una coleccin de paneles
y desea crear un panel de resumen. El proceso es el mismo: mantenga el puntero
sobre el icono y seleccione elicono de la chincheta. Los paneles son fciles de crear y
cambiar. Adems, puede personalizarlos para hacer que el panel de una pgina
aparezca exactamente donde lo desee.
5.3. Formulacin de preguntas a los datos en lenguaje natural
Power BI incluye un motor de reconocimiento de idioma eficaz que le permite plantear
preguntas a sus datos mediante frases y preguntas conversacionales. Por lo tanto,
adems de crear informes y visualizaciones con Power BI, puede crear diagramas y
grficos con solo formular preguntas sencillas.
Para plantear una pregunta sobre sus datos, abra un panel en Power BI y, en la parte
superior de la pantalla, ver un cuadro de entrada en el que podr formular preguntas
acerca de los datos mostrados. A esta caracterstica se le suele llamar Preguntas y
respuestas****.
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Al hacer clic en el cuadro, Power BI muestra avisos con algunos de los trminos
sugeridos a partir de los datos como, por ejemplo, "Ingresos anuales hasta la fecha".
Puede hacer clic en uno de los trminos sugeridos para ver el resultado, que suele
aparecer como una tabla o tarjeta sencillas. Al seleccionar una de las frases sugeridas,
Power BI crea automticamente y en tiempo real un objeto visual a partir de su
seleccin.
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Tambin puede plantear preguntas en lenguaje natural como, por ejemplo, "cules
fueron nuestros ingresos el ao pasado?" o "cul fue el producto ms vendido en
marzo de 2014?". Power BI muestra su interpretacin de la pregunta y elige el mejor
tipo de objeto visual para representar la respuesta. Adems, al igual que con cualquier
otro objeto visual de Power BI, puede anclarlo al panel de su eleccin seleccionando el
icono de la chincheta.
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Puede editar el objeto visual creado por la pregunta o frase planteadas en lenguaje
natural en cualquier momento. Solo tiene que utilizar los
paneles Visualizaciones y Campos del margen derecho de la pantalla. Al igual que en
otros objetos visuales de Power BI, puede modificar el diseo, ajustar los filtros y
cambiar las entradas de los campos.
Para guardar la visualizacin en un panel despus de crear el objeto visual perfecto,
basta con seleccionar el icono de la chincheta situado junto al cuadro de entrada de la
pregunta.
5.4. Creacin de sugerencias personalizadas de preguntas y respuestas
Con Power BI, puede agregar sus propias sugerencias de preguntas para los dems
usuarios que utilicen el cuadro de consulta en lenguaje natural de un panel, al que se
le suele llamar "el cuadro Preguntas y respuestas". Estas sugerencias de preguntas son
las que vern los usuarios cuando hagan clic en el cuadro de entrada en la parte
superior de un panel.
FACILITADOR: SALOMN CCANCE 10
Para agregar sus propias preguntas, seleccione el men de los puntos suspensivos
situado junto al nombre del panel que desea usar y seleccione Configuracin en el
men.
Se abrir la pgina Configuracin del panel y los libros o conjuntos de datos
subyacentes. Puede desactivar completamente el cuadro de entrada de bsqueda de
preguntas y respuestas en la seccin Paneles de la pgina Configuracin, pero si desea
agregar preguntas, debe seleccionar la seccin Conjuntos de datos.
En la seccin Conjuntos de datos se muestran todos los conjuntos de datos asociados
al panel. Seleccione el conjunto de datos asociado al panel de la lista,
seleccione Preguntas y respuestas destacadas y, por ltimo, el vnculo Agregar una
pregunta. Escriba su pregunta o aviso en el cuadro de entrada y seleccione Aplicar.
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Ahora, siempre que alguien haga clic en el cuadro de entrada de bsquedas del panel
seleccionado, ver las entradas que sugiri en la parte superior de la lista de avisos y, si
selecciona dicha pregunta, se le llevar directamente a la respuesta correspondiente.
Esta es una forma muy eficaz de conseguir que los usuarios del panel piensen en el
tipo de datos disponibles y en la forma en que pueden aprovecharlos al mximo.
5.5. Uso compartido de paneles con el resto de la organizacin
Descubra cmo compartir paneles con otras personas de la organizacin
Ya hemos visto cmo lo ayuda Power BI a encontrar datos, a recopilarlos en un modelo
de datos y a generar informes y visualizaciones sobre el uso de dichos datos. Tambin
hemos visto cmo puede publicar estos informes en el servicio Power BI y crear
paneles que lo ayudarn a supervisar su informacin a lo largo del tiempo. Todas estas
caractersticas son an ms eficaces si comparte la informacin con los dems
miembros de la organizacin. Afortunadamente, compartir sus paneles es fcil.
Para compartir un panel, bralo en el servicio Power BI y seleccione el
vnculo Compartir situado en la esquina superior derecha.
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Aparecer la pgina Compartir panel, donde podr seleccionar la seccin Invitar y
luego rellenar el cuadro de entrada Direccin de correo electrnico con las personas a
las que desea conceder acceso a su panel. Power BI compara las direcciones de correo
electrnico con las cuentas de su dominio y el dominio de Office 365 a medida que las
escribe, por lo que las autocompleta siempre que sea posible. Tambin puede copiar
direcciones de correo electrnico y pegarlas en este cuadro, o utilizar una lista de
distribucin, un grupo de seguridad o el grupo de Office 365 para abarcar a varias
personas a la vez.
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Si selecciona la casilla de verificacin Enviar notificacin por correo electrnico a los
destinatarios (se encuentra cerca de la parte inferior de la pgina), los destinatarios
recibirn un correo electrnico que les informar de que ha compartido un panel con
ellos e incluir un vnculo al panel. Puede agregar una nota al correo electrnico que
recibirn o enviar la nota que Power BI crea automticamente (se encuentra en el
cuadro inmediatamente debajo de donde debe escribir las direcciones de correo
electrnico).
Nota: A los destinatarios que todava no tengan una cuenta de Power BI se les llevar
por el proceso de registro antes de que puedan ver el panel.
Toda aquella persona con la que comparta un panel podr ver e interactuar con l
exactamente como usted lo hace, pero tendrn un acceso de solo lectura a los
informes subyacentes y no podrn acceder a los conjuntos de datos subyacentes.
Tambin puede seleccionar la pestaa Compartido con de la pgina Compartir panel
para ver las personas con las que ya comparti el panel.
5.6. Visualizacin de objetos visuales e iconos en pantalla completa
Cuando examina los paneles o informes de Power BI en el servicio, a veces es til
centrarse en un grfico o visualizacin individuales. Puede hacerlo de dos formas
diferentes.
En un panel, mantenga el puntero sobre un icono para ver unas cuantas opciones
distintas en la esquina superior derecha. Si selecciona el men de los puntos
suspensivos, ver una coleccin de iconos que representan las acciones que puede
realizar en el icono.
El icono del extremo izquierdo tiene la etiqueta modo Enfoque. Seleccinelo para
expandir el icono y abarcar todo el espacio del panel.
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El modo Enfoque le permite ver los objetos visuales y las leyendas de una forma
mucho ms detallada. Por ejemplo, cuando cambia el tamao de un icono en Power BI,
es posible que no se muestren algunas de las columnas debido al espacio disponible en
el icono.
En el modo Enfoque, puede ver todos los datos. Tambin puede anclar el objeto visual
directamente desde el modo Enfoque a otro panel seleccionando el icono de
la chincheta. Para salir del modo Enfoque, seleccione el icono Volver a... situado en la
esquina superior izquierda del modo Enfoque.
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Este proceso es parecido a la visualizacin de un informe. Mantenga el puntero sobre
un objeto visual para ver los tres iconos en la esquina superior derecha y seleccione el
icono del modo Enfoque. Al seleccionar esta opcin, la visualizacin se expande para
abarcar todo el lienzo del informe. El objeto visual sigue siendo interactivo en este
modo, aunque perder temporalmente cualquier efecto de filtro cruzado entre
visualizaciones.
Mantenga el puntero sobre un icono o informe expandidos y seleccione el icono con la
flecha hacia la izquierda Volver a... de la esquina superior izquierda para volver a la
vista anterior.
5.7. Edicin de los detalles del icono
Tras crear un panel, puede editar sus *iconos en el servicio Power BI para realizar unos
cuantos cambios de formato.
Para realizar cambios en un icono, mantenga el puntero sobre l y seleccione el men
de los puntos suspensivos para mostrar la coleccin de iconos que le permiten realizar
cambios.
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Seleccione el icono del lpiz para abrir el panel Detalles del icono. Aqu podr cambiar
el Ttulo ySubttulo del icono, lo que incluye la fecha y hora de ltima actualizacin,
entre otros detalles como, por ejemplo, la creacin de un vnculo personalizado.
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De forma predeterminada, al hacer clic en un icono del panel, se le llevar al informe a
partir del cual se cre. Para cambiar este comportamiento, use el campo Establecer
vnculo personalizado del panel Detalles del icono. Esta caracterstica se suele utilizar
para llevar a los usuarios a la pgina principal de la organizacin cuando hacen clic en
una imagen de logotipo.
Adicin de widgets al panel.
Tambin puede agregar widgets al panel. Un widget es un icono especial del panel
que, en lugar de contener una visualizacin, contiene otros elementos como, por
ejemplo, una imagen, un vdeo en lnea, un cuadro de texto o contenido web
enriquecido.
Si selecciona el vnculo Agregar widget de la esquina superior derecha de un panel,
aparecer el cuadro de dilogo Agregar un widget.
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Por ejemplo, al agregar un cuadro de texto, aparecer el panel Detalles del icono en el
margen derecho, donde podr editar los detalles de un modo parecido al que se utiliza
para editar los detalles de cualquier icono. Pero con los widgets, tambin hay una
seccin que permite definir o modificar el contenido del widget como, por ejemplo, un
editor de texto enriquecido para un cuadro de texto.
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Con los widgets y la capacidad de editar los detalles del icono, puede personalizar el
panel y darle precisamente el aspecto que desea que tenga.
5.8. Obtencin de ms espacio en el panel
Consulte cmo visualizar todo el panel con el modo de pantalla completa
Es posible que, a veces, cuando cree paneles, tenga ms contenido que el que cabe en
el lienzo. Hay unas cuantas soluciones que lo ayudarn a administrar la forma en que
se visualiza el espacio del panel para que pueda ver todo el contenido.
El mtodo ms sencillo para visualizar todo el panel en una pantalla es seleccionar el
botn Modo de pantalla completa de la esquina superior derecha del panel.
Al seleccionar el botn Modo de pantalla completa, el explorador pasar al modo de
pantalla completa, se retirarn todos los elementos del explorador que rodean el panel
y, por lo tanto, aumentar la cantidad de espacio visible.
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Desde el modo de pantalla completa, puede seleccionar la opcin Ajustar a la
pantalla para reducir todos los iconos de forma que quepan en una sola pantalla, sin
necesidad de barras de desplazamiento. A esto se le suele llamar modo de televisin, y
es til para realizar presentaciones con paneles o mostrar un panel en los monitores
de los pasillos de la oficina.
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Otra forma de administrar el espacio del panel es contraer el panel de navegacin del
margen izquierdo de la pgina seleccionando el icono de la hamburguesa. Para
expandir el panel de navegacin, vuelva a hacer clic en este icono.
Para que el panel aparezca siempre con la barra de navegacin contrada, anexe lo
siguiente al final de la direccin URL:
? collapseNavigation = true
Los usuarios que sigan este vnculo abrirn el panel con una barra de navegacin
contrada.
5.9. Instalacin y configuracin de Personal Gateway
Observe y descubra cmo instalar y configurar Personal Gateway y, adems, como
actualizar automticamente los orgenes de datos locales
En los temas anteriores, hemos analizado cmo se puede utilizar Power BI para
conectarse a orgenes de datos y cmo actualizar manualmente los conjuntos de datos
en el servicio Power BI. Sin embargo, realizar actualizaciones manuales todo el tiempo
cada vez que sus datos cambien no es algo deseable, por lo que puede usar Power BI
para configurar una actualizacin programada que se conectar a los orgenes de datos
y publicarlos en el servicio Power BI automticamente. De este modo, tambin podr
conectar el servicio a todo tipo de orgenes de datos locales, incluidos archivos de
Excel, bases de datos de Access, bases de datos SQL y muchos ms.
El sistema que le permite conectar los orgenes de datos locales al servicio Power BI se
llamaPersonal Gateway. Se trata de una pequea aplicacin que se ejecuta en el
equipo y utiliza una programacin predeterminada para conectarse a los datos,
recopilar todas las actualizaciones e insertarlas el servicio Power BI.
Nota: El equipo en el que se ejecute Power BI Personal Gateway debe estar encendido y
conectado a Internet para que Personal Gateway funcione correctamente.
Para configurar Personal Gateway, primero debe iniciar sesin en el servicio Power BI.
Seleccione el icono Descargar de la esquina superior derecha de la pantalla y luego
seleccione Power BI Gateways en el men.
FACILITADOR: SALOMN CCANCE 22
Desde all, se le llevar a una pgina web en la que podr seleccionar Power BI
Gateway - Personal, tal y como se muestra a continuacin.
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Ejecute la aplicacin cuando termine la descarga y complete el Asistente para
instalacin.
FACILITADOR: SALOMN CCANCE 24
Ver unas cuantas advertencias, incluida la que se muestra a continuacin de que el
equipo debe estar encendido y tener conexin a Internet para que la puerta de
enlace actualice correctamente los datos.
FACILITADOR: SALOMN CCANCE 25
Una vez completado el proceso de instalacin, lo primero que se le pedir es que inicie
sesin en la cuenta del servicio Power BI y luego que inicie sesin en la cuenta de
Windows de la mquina.
FACILITADOR: SALOMN CCANCE 26
Vuelva al servicio Power BI. Seleccione el men de los puntos suspensivos situado al
lado del conjunto de datos que desea actualizar y seleccione Programar actualizacin.
Se abrir la pginaActualizar configuracin. Power BI detectar que ha
instalado Personal Gateway y le informar del estado.
Seleccione Editar credenciales junto a los orgenes de datos pertinentes y configure la
autenticacin.
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Por ltimo, establezca las opciones de Programar actualizacin para activar las
actualizaciones automticas y establecer cundo y con qu frecuencia se deben
producir.
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Y ya est. A las horas programadas, Power BI acceder a esos orgenes de datos
mediante las credenciales que proporcion y la conexin con el equipo en el que se
ejecuta Personal Gateway, y actualizar los informes y conjuntos de datos segn la
programacin. La prxima vez que acceda a Power BI, estos paneles, informes y
conjuntos de datos reflejarn los datos correspondientes a la ltima actualizacin
programada.
Pasos siguientes
Enhorabuena. Ha completado la seccin Exploracin de datos del curso
de Aprendizaje guiado de Power BI. El servicio Power BI est lleno de formas
interesantes para explorar datos, compartir informacin e interactuar con los objetos
visuales. Adems, podr acceder a todas estas caractersticas mediante un explorador,
desde un servicio al que se podr conectar est donde est.
Power BI cuenta con famoso y eficaz aliado: Excel. Power BI y Excel estn diseados
para funcionar bien juntos: sus libros se sentirn como en casa en Power BI y podr
importarlos all fcilmente.
FACILITADOR: SALOMN CCANCE 29
Hasta qu punto es fcil? En la siguiente seccin, Power BI y Excel aprender
precisamente eso.
FACILITADOR: SALOMN CCANCE 30
