OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION

UNIDAD DE LOGISTICA

ELABORACION DEL CUADRO DE NECESIDADES

Econ. Adrin Romero Ames

 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA SIGA -
MEF

Antecedentes
Que es el SIGA?
Mdulos del SIGA
Cuadro de Necesidades
 Antecedentes

Entre los aos 1999-2000 se form un equipo de trabajo multisectorial , con el

objetivo de integrar programas de soporte informtico de los sistemas
administrativos.

Es un sistema desarrollado por el Ministerio de Economa y Finanzas ,

iniciando su implantacin el ao 2002 con 14 Ues piloto de diferentes sectores.
En el ao 2004 se empez con la implantacin de 200 Entidades del sector
salud.

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Que es el SIGA?
Es un aplicativo informtico que contribuye al ordenamiento y simplificacin
de los procesos de la Gestin Administrativa en el marco de las normas
establecidas por los rganos rectores de los sistemas administrativos
especialmente en el aspecto logstico.

Comprende bsicamente los mdulos de Logstica, Configuracin, Control

Patrimonial, Tesorera, Administrador y Presupuesto por Resultados, que
forman parte del ciclo de Gestin Financiera Administrativa de una Unidad
Ejecutora.

Es una herramienta que cuenta con un interfaz con el SIAF, genera interfaz de
Certificacin, Compromiso Anual y Compromiso Mensual, tambin se puede
realizar cargas de metas aprobadas, Marco PIM, PCA, PIA.
 MODULOS DEL SIGA

Mdulo de Logstica ML
Mdulo de Patrimonio MP
Mdulo de Presupuesto por Resultados SIGA Ppr
Mdulo de Tesorera

Se cuenta con mdulos complementarios

Mdulo Administrador
Mdulo de Configuracin
Mdulo de Utilitarios

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 PROCESOS SIGA MODULO LOGISTICA
Cuadro de Necesidades
PROGRAMACION
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAC)
Registro de Pedidos
Autorizacin del Pedido
PEDIDOS
Requerimiento de Compra
Autorizacin de la Compra
Menor Cuanta, Adjudicacin Directa, Licitacin/
PROCESO DE Concurso Pblico
SELECCION
Contratos

Cuadro de Adquisiciones
ADQUISICIONES O/C, O/S
Afectacin Calendario de Compromisos

Entradas y Salidas de Almacn

ALMACEN
Atencin de pedidos
Krdex
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SIGA MEF - PROCESOS LOGISTICOS
CUADRO DE NECESIDADES
CUADRO DE NECESIDADES

Se constituyen un documento de gestin indispensable para la programacin

de las necesidades de bienes, servicios u obras requeridos por las unidades
orgnicas de toda institucin del estado para la realizacin de las tareas,
actividades y proyectos que darn cumplimiento al logro de los objetivos
establecidos en sus respectivos Planes Operativos Institucionales durante el
presente ao fiscal; en armona con el Presupuesto Institucional Aprobado,
siendo sustento principal para la elaboracin del Plan Anual de Contrataciones.
 IMPORTANCIA DEL CUADRO DE NECESIDADES

Toda Institucin de estado debe realizar su cuadro de Necesidades CN,

donde se registrarn los bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento de sus funciones. El CN debe estar en funcin de las
actividades desarrolladas en el Plan Operativo Institucional

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QUE ES CENTRO DE COSTO?
Dependencia que tiene a su cargo metas, actividades o proyectos, Es una
unidad orgnica y amerita asignacin de recursos presupuestales, Responde a
la Estructura Orgnica de la Institucin (ROF), Responde a una jerarqua, es
representativa. Es una Unidad de Costo.

QUIEN ES EL USUARIO?
Los encargados del registro del Cuadro de Necesidades de nuestro Centro de
costo, deber tener conocimiento de: - Metas - Rubros y Fuente de
Financiamiento - Clasificador Presupuestal de Gastos - Requerimientos del
Centro de Costo
ETAPA DE ELABORACION:

En el mes de Abril de cada ao fiscal se inician las fases de programacin y

formulacin del Proyecto de Presupuesto Institucional del INPE para el
siguiente ao fiscal, mediante la previsin de ingresos y de gastos, para ello,
todas las unidades orgnicas o centros de costos estn obligadas a
determinar de forma racional y en armona con las actividades y tareas
establecidas en el Plan Operativo Institucional, sus requerimientos de bienes,
servicios y obras en sus Cuadros de Necesidades, cuyas valorizaciones a nivel
de partidas presupustales se considerarn en la mencionada previsin de
gastos.

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Ao 2016 Ao 2017

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LAS UNIDADES ORGNICAS PARA EFECTOS DE ELABORAR SUS CUADROS DE
NECESIDADES DE BIENES, SERVICIOS U OBRAS, DEBERN CONSIDERAR LOS
SIGUIENTES CRITERIOS:

- Actividades, tareas y proyectos, previstos en sus Planes Operativos

Institucionales.
- Racionalidad y proporcionalidad en la programacin de los requerimientos.
- Fechas previstas para la atencin de los requerimientos.
- Consumo histrico de bienes y servicios.
- Bienes o servicios de consumo recurrente o ejecucin permanente.
- Cambios tecnolgicos.
- La Oficina de Logstica se encargar de supervisar y monitorear la
programacin de los Cuadros de Necesidades, as como de validarlos una vez
culminada su elaboracin; para su consolidacin y obtencin del documento
"Consolidado de Cuadros de Necesidades" y posterior inclusin en el Plan
Anual de Contrataciones.

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CONTENIDO DE LOS CUADROS DE NECESIDADES:

Conforme a sus actividades, tareas y proyectos establecidos para el logro de

sus objetivos especficos y generales constituidos en sus Planes Operativos
Institucionales, las unidades orgnicas programarn en sus Cuadros de
Necesidades sus requerimientos de:

BIENES:

Se programarn todos aquellos bienes necesarios para el funcionamiento de

las unidades orgnicas, que se emplearn en cada ao fiscal, tales como: tiles
de oficina, suministro de equipos de cmputo, materiales de limpieza,
licencias de software, combustible para la flota vehicular, alimentos para el
comedor, equipamiento, materiales de construccin, implementos de
seguridad, vestuario, etc.

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SERVICIOS:

Se programarn todos aquellos servicios necesarios para el funcionamiento de

las unidades orgnicas, que emplearn en cada ao fiscal, tales como: servicios
de terceros, publicacin de avisos en los diarios y revistas, servicios de
impresin, servicios de atenciones oficiales, alquileres, mensajera, servicios
pblicos, contratacin de plizas de seguro, mantenimiento de vehculos,
reparacin de bienes, etc.

OBRAS POR CONTRATA:

La dependencia encargada de la ejecucin de obras, programar las obras por

contrato conforme a los proyectos de inversin pblica priorizados para el ao
fiscal correspondiente.

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LINEAMIENTOS PARA LA PROGRAMACIN DE LOS CUADROS DE
NECESIDADES:

Las unidades orgnicas designarn a una persona con conocimiento sobre

las actividades que se realizan dentro de las mismas, y de ser posible, con
conocimientos en temas presupustales, para que programe el Cuadro de
Necesidades en el Formato de Programacin e Necesidades de Bienes y
Servicios, as como para que realice las respectivas coordinaciones con la
Oficina de Logstica y Patrimonio y con la Oficina de Planificacin y
Presupuesto.

El encargado elaborar el Cuadro de Necesidades de su unidad orgnica en

el Formato de Programacin de Necesidades, registrando en dicho sistema
las necesidades de bienes, servicios y obras que requieren para cada
actividad, tarea y proyecto establecidos en sus respectivos Planes
Operativos Institucionales.

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La cantidad de tiles de oficina se deber programar en funcin al nmero de
personas que hacen uso de los mismos y a su tiempo estimado de duracin.

En lo posible se dar preferencia a la programacin de aquellos bienes muebles

que, por sus caractersticas tcnicas, garantizan una mayor duracin menor
riesgo de deterioro y que tienen prevista su continuidad en el mercado.

Se evitar en lo posible la programacin de aquellos bienes muebles cuya

administracin demanda considerables gastos para su conservacin en
condiciones apropiadas de iluminacin, temperatura, humedad, aislamiento u
otros; as como dificultades de mantenimiento.

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La Oficina de Logstica en coordinacin con el Equipo de Mantenimiento y
Transportes se encargar de determinar la programacin de los servicios bsicos
de cada unidad orgnica, conforme a los consumos histricos que alcanzarn a
las citadas unidades para que los registren en sus respectivos Cuadros de
Necesidades, como es el caso del servicio de energa elctrica, servicio de agua
potable, servicio de telefona fija y servicio de telefona mvil, entre otros.

Los encargados de las unidades orgnicas al momento de elaborar sus Cuadros

de Necesidades, de darse el caso que no encontrasen en el catlogo los bienes
servicios requeridos, solicitarn va correo electrnico al responsable designado
por la Oficina de Logstica, la inclusin de dichos bienes y servicios en el
mencionado catlogo, para ello, debern remitir al correo electrnico de este
ltimo, las caractersticas o descripcin de los mismos.

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Luego de elaborados los Cuadros de Necesidades por las diferentes
unidades orgnicas, estos debern ser presentados debidamente visados
de manera formal ante la Oficina de Logstica para su correspondiente
consolidacin y validacin. En caso que la Oficina de Logstica formule
observaciones a los Cuadros de Necesidades, los mismos sern devueltos
a las unidades orgnicas para su respectiva subsanacin.

Los Cuadros de Necesidades debern ser presentados debidamente

visados de manera formal ante la Unidad de Logstica para su
correspondiente consolidacin y validacin. En caso que la Oficina de
Logstica formule observaciones a los Cuadros de Necesidades, los
mismos sern devueltos a las unidades orgnicas para su respectiva
subsanacin.

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Luego de aprobado el Presupuesto Institucional del Instituto Nacional
Penitenciario, la Oficina de Logstica consolidar los Cuadros de Necesidades
de las diferentes unidades orgnicas, teniendo como resultado el
documento "Consolidado de Cuadros de Necesidades" para el ao fiscal
correspondiente, que contiene el total de unidades necesitadas por cada tipo
de bien y servicio programados, as como el monto total requerido para
financiar su adquisicin o contratacin.

Atendiendo al tipo de bienes, servicios u obras consignados en el

documento "Consolidado De Cuadros de Necesidades", la Oficina de
Logstica determinar los procesos de seleccin (Licitaciones Pblicas,
Concursos Pblicos, Adjudicaciones Simplificadas, etc.) que incluir en el
Plan Anual de Contrataciones del INPE con el objeto que se lleven a cabo
para adquirir y contratar los citados bienes, servicios y obras.

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Si alguna Unidad Orgnica no presentara su Cuadro de Necesidades de bienes,
servicios u obras, en el plazo indicado establecido no ser considerada en el
documento "Consolidado De Cuadro de Necesidades" para la determinacin de
los procesos de seleccin que conformarn el PAC del INP, que ser aprobado
conforme a los procedimientos y plazos previstos.

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GRACIAS