CASO 1: PAPIRO
CURSO: Gerencia de Compras y Abastecimiento.
CASO 1 - PAPIRO
1) RECOMENDACIONES COMO OSCAR LPEZ:
El Gerente General ha convocado a una reunin a las 5:00 pm por tal
motivo, he evaluado las diferentes posibilidades para solucionar este
problema suscitado.
En paralelo ya se solicit un reporte de anlisis de la Compaa de
Seguros. De este se sabr si se podr contar con bobinas disponibles para
produccin, as como identificar la responsabilidad de este problema y
solicitar la devolucin o aplicar la penalidad segn haya sido detallada en la
OC de Papiro S.A. Pero no puedo especular en cuanto al tiempo de
respuesta de la Compaa de Seguros, y supeditar mis decisiones ante
otras especulaciones como posibles cantidades de bobinas que pueden
encontrarse en buen estado y disponibles para el inicio de la produccin.
Ante las diferentes soluciones que existen para este problema he
descartado aquellas que afectan directamente nuestra posicin frente al
cliente, como el incumplimiento, siendo este nuestro diferencial en el
mercado, ms an cuando hablamos del mercado de Colombia. Y tambin
el de asignar una materia prima de menor o mayor calidad al que siempre
se emplea, debido a que esto puede traer consecuencias a futuro tanto
para nuestro cliente como para nosotros mismos.
Por tal motivo las alternativas se han resumido a un nivel macro que
consiste en contactar proveedores alternos para saber si pueden abastecer
20TON del mismo material y solicitar el mejor tiempo de entrega.
Escenarios posibles:
- Tener en stock.
- No tienen en stock.
A) Escenario 1 - Stock disponible.
Conversando con el Proveedor
o Al tratarse de una compra por menor volumen y tener carcter de
urgente, Papiro S.A. debera asumir el flete areo (esto afectara
directamente al costo de produccin) y colocar la OC el da de hoy
03 de Junio (despus de la reunin de ser aprobada esta propuesta).
Manejndonos en un escenario conservador, la materia prima
llegara el 06 de Junio, considerando 03 das para que el proveedor
con stock disponible, prepare la materia prima para el embarque y
arribe a nuestro almacn) el 06/06. Por el volumen de compra es
posible enviar va area la carga.
o Se reprogramara plan de produccin priorizando la produccin
pendiente de Colombia (25% de producto terminado solicitado para
esta campaa).
o Teniendo conocimiento que el intervalo de tiempo entre el inicio de
produccin y el despacho del 100% del producto terminado oscila
entre 4 a 5 das, la produccin de 20TON (25% de producto
terminado pendiente) quedara lista en un menor plazo.
o Siendo as, se culminara el trabajo cumpliendo la programacin del
2do despacho para el 12 de Junio (segn cronograma anual). De
esta manera se completara la carga y Papiro S.A. cumplira con las
fechas pactadas con el cliente.
B) Escenario 2 - Stock no disponible:
Alternativa 1:
o La materia prima que necesitamos no slo es usada por las
empresas del mismo rubro, es parte del proceso productivo por
empresas de otro rubro y se ha consultado por stock disponible.
o Se plantea la posibilidad de comprar esta materia prima.
o Si se cierra el negocio, Papiro S.A comprara el material e iniciara la
produccin.
o Deber coordinarse con planta la reprogramacin del plan de
produccin para cumplir con los plazos establecidos.
Alternativa 2:
o Comunicar al cliente del problema y sobre el retraso en el envo del
25% de producto terminado.
o Estaramos incumpliendo los plazos establecidos por el cliente.
o Aguardar llegada de contenedor (aprox.15 das).
o Se reprogramara el inicio de produccin por el 25% restante.
o El envo se efectuara va area, el gasto de envo lo asumira Papiro
S.A.
o Con esta posibilidad se tiene un retraso en el inicio de la entrega de
2 das. A continuacin se muestran las fechas aproximadamente por
actividad:
Actividad C12
Inicio de Produccin 18-jun
1 Despacho (Areo) 21-jun (1)
Fecha de vuelo 21-jun
ETA Colombia 22-jun
En Almacn de "Cliente
A1"
29-jun (2)
(1) Considerando 2 da de produccin del 25% del total
(2) Considerando los 7 das que toma la llegada de carga entre aeropuerto y almacn del cliente
2) COMO COMIT :
Como Comit las decisiones que se tomaran estaran en base a la
evaluacin de las recomendaciones del Jefe de Logstica, Oscar Lpez.
A continuacin las ventajas y desventajas de cada alternativa:
Ventajas Desventajas
- Cumple con fecha de entrega.
- Eleva costos de produccin (La
Stock Comprar MP a - No se incurre en gastos de
entrega de materia prima es va
Disponible proveedor alterno flete (el envo se efectuara por
area)
va martima)
- Se afecta la imagen de la empresa
Comprar MP a empresa ante competencia (si la compra se
del mismo u otro rubro - Cumple con fecha de entrega. hace a empresas del mismo
- Reduce sobrecosto. rubro).
Stock No
- Incumplimiento con el cliente.
Disponible
- Eleva los gastos presupuestados
Esperar carga pendiente - No incurrir en sobrecostos de flete (La entrega del producto
terminado es va area y ya no
martima) y la asumira Papiro S.A.
Luego de analizarlas, como comit decidimos lo siguiente:
Comprar al proveedor alterno (primer escenario). Esto con la finalidad de
cumplir con las fechas pactadas con el cliente.
Los costos de envo de materia prima desde el proveedor a Papiro S.A.
corrern por cuenta nuestra, esto afectara directamente al costo de
produccin para dicho lote. As mismo se ordena una reprogramacin del
plan de produccin, adelantar produccin de campaas de otros pases o
del mercado local para evitar capacidad ociosa en planta, el vaco sera
cubierto cuando se cuente con la materia prima y se inicie la produccin de
los 25% de producto terminado restante. Con esto se cumpliran los plazos
y la entrega sera por va martima.
Si bien la subida en el costo afecta al margen por producto, estamos
priorizando el compromiso realizado con el cliente, ya que nuestro
cumplimiento es nuestro diferencial en el mercado.
Evaluaremos el informe emitido por la Compaa de Seguros, y evaluando
las responsabilidades solicitaremos la emisin de una nota de crdito por la
devolucin de la materia prima. Evaluaremos al mismo tiempo las
condiciones de compra, si aplica penalidad al proveedor.
Tambin se indicar al Jefe de Ventas que sincere la demanda de
Venezuela y Per. Si la demanda fue puntual, o si se va a mantener, para
incrementar nuestro stock de seguridad de la materia prima.
