INVENTARIOYCONTROLDELAPROPIEDAD,PLANTAYEQUIPO.
Hoyendaresultasumamenteimportantequetodaslaempresassinimportarsisonindustriales,comercialesodeservicio
tienenqueestablecermecanismosdecontrolparaverificarlaexistenciarealdelactivofijoyquedichosdatospodamos
verificarlosocotejarlosconelaspectocontableencualquiermomentooperiodoconlasatisfaccindequetodoestenordeny
alda.
Estoaunqueparezcasencilloyprctico,esundolordecabezaparamuchasempresasquehanoptadoporeldescuido,eldejar
lascosasparaltimahoraobienpornoseguireldebidoprocesoparaelcontroldelasentradas,salidasydelcontroldiarioque
requierenciertosactivosfijosdeacuerdoasuroldentrodelaactividadeconmicadelaempresa.
Sibienenciertoquepodemosaccesaraunprogramadeactivofijo,locualseraunaexcelenteopcinsitomamosencuentala
disponibilidadquetengalaempresaparaesetipodedesembolsos,esos,encasodequelaempresaquisieraahorrarsealgunos
dlares,obiensomosunapequeaempresadeemprendedorespodemosoptarporlasiguientealternativa.
Comoestablecerguasdeaccinparaunbuencontroldelinventariodeactivofijo?
Enesesentidoesconvenientequecadaempresaestablezcaunsistemadecaptacinycontroldeactivofijo.Dentrodelos
objetivosprincipalesdelsistematenemos:
Inventariardeformaperidicalosbienesdelapropiedadplantayequipo.
1.Codificaroetiquetarlosactivosfijos.
2.Controlarlasentradasysalidasdelactivofijo
3.Preservarenformadirectaelmantenimientodealgunosbienesmuebleseinmuebles.
CRITERIOSPARACONSIDERARUNBIENCOMOACTIVOFIJOOPROPIEDAD,PLANTAYEQUIPO
Existeelcriterioconvencionalelcualsehamanejadopormuchosaosyelcualconsiste:
Porsucosto.
Cuandoelbientieneuncostoconsiderablede$500dlaresomsyquenoseaconsumible,consideradoenformaunitaria,o
bienaquellosmueblesquetenganunvalorinferioradichacifra,peroqueporsuscaractersticasyvolumenseconsiderecomo
activofijo
Porsudurabilidad.
Cuandoseconsideraquedichoactivoesdurable,permanenteoquesufuncionamientoserdemsdeunaoapartirdela
fechaenqueesutilizadoporprimeravez.
SegnlasNIIFparaPymesSeccin17delaPropiedad,PlantayEquipo,consideracomocriteriolossiguientes.
1.Sonaquellosactivostangiblesqueposeelaempresaparaserutilizadosen:
A.Enlaproduccinosuministrodebienesyservicios
B.Paraseralquiladoaterceros
C.Parapropsitosadministrativos
2.Seesperaserutilizadodurantemsdeunperiodoeconmico
CLASIFICACIONDELAPROPIEDADPLANTAYEQUIPO,INMOBILIZADOMATERIALOSIMPLEMENTE
ACTIVOFIJO.
QUIENESINTERVIENENENELINVENTARIOYCONTROLDELACTIVOFIJO.
A.Jefesoencargadosdelasdependenciasounidadesproductivas
B.PersonaldeldepartamentodeContabilidad
C.PersonaldeldepartamentodeAuditoraInterna
FUNCIONES
Jefesoencargados
Correspondeaellossealarydifundirlaspolticasyprocedimientosparaelcontrolycaptacindelactivofijo.Proporcionar
lasfacilidadesnecesariasparaqueencoordinacinconelpersonalencargadodelinventariodeactivofijoserealiceel
levantamientoylarevisinperidica
DepartamentodeContabilidad
Correspondeaestedepartamentoproporcionarlosdatosrelativosalasadquisiciones,costos,responsablesdetodoslosbienes,
ascomotambincoordinarenlasfechasindicadasellevantamientodelosinventariosdeactivosfijos.Promoverelaltaybaja
delosactivofijos,deacuerdoalasnecesidadesorequerimientosdelasunidadesproductivasuoperativasygenerarentretodo
elpersonallaculturaempresarialdelaentregarecepcinyporsupuestomanteneractualizadoelsistema.
DepartamentodeAuditoria
Correspondeaestedepartamentoverificarqueelinventariosearealizadodeacuerdoalanormativavigenteeinformarde
cualquieranomaladuranteeldesarrollodelmismo.Encasodeprdidasodeterioros,realizarlasaccionesnecesariasparasu
recuperacinobiendeterminarresponsabilidades,siguiendoeldebidoproceso.
ESTRUCTURADELSISTEMA.
1)Realizarinventario.
2)Cotejo.
3)Revisin.
4)Procesamientodedatos.
5)Emisinderesguardosyetiquetas.
6)Pegadodeetiquetas.
7)Archivo
Realizarelinventario.
Esteconsistebsicamenteenlalocalizacinytomadelosdatosdelbien,asignndoleacadaunounnmerofijoe
intransferibleparasurespectivocontrol.Dichoinventariolopracticaelpersonaldecontabilidadasignadoparatalefecto,elde
auditoraylosjefesoencargadosdelosdepartamentosounidadesproductivas.
Cotejo.
Estoconsisteenpodercompararlosdatosregistradoscontralosbienesenexistencia.
Revisin.
Consisteencorregirycompletarlainformacindesarrolladaenelinventario.
Procesamientodedatos.
Consisteencapturarenelsistemadeinventarioslainformacinrecolectadaporelpersonaldesignadoenlasfichasrecolectoras
yemitirlistadodeactivosyadepurados.
Emisinderesguardosyetiquetas.
ElsistemaemitelosresguardosdelosactivoscorrespondientesalaPropiedad,PlantayEquipo,inventariadoscontodoslos
datosqueaestosdescriben.Emitindosetambinlaetiquetadecdigodebarrasconelnumerodeinventario.
Pegadodeetiquetas.
Elpersonaldesignado,vuelveallugardonderecolectolainformacindelbienyleadhierelaetiquetaenunlugarvisiblepara
sufcilvisualizacin.
Archivo.
EldepartamentodeContabilidadquieneslaencargadodeefectuarelinventario,archivaelresguardooriginal,acompaadode
sucorrespondientefichadecaptacin,entregandounacopiaalencargadodeldepartamentoyotraaldepartamentodeauditora.
NORMASPARAEFECTUARELINVENTARIODEACTIVOFIJO.
Paraefectosdelinventariodeactivofijo,todaslasdependencias,seccionesodepartamentossernincluidosensutotalidad,
paraquedichagestinseaincluyente,responsableyenespecialqueseafiable.
ETIQUETADO.
Estaoperacinserealizapormediodeetiquetasdecdigodebarrasenelcualseleasignaunnmerodeidentificacindel
bien.Estaetiquetaseadhierealbien.
FORMASDEETIQUETADO.
Esteprocesoestenfuncindelafilosofadelaempresa,aunqueunaaproximacinpodraserlasiguiente:
LOGISTICAPARAELINVENTARIODEACTIVOFIJO.
Deacuerdoalaplanificacinestratgicadelaempresa,seenvanmemorndumatodaslasdependenciasyreasdequese
efectuaradichoinventarioyselespidelatotalcolaboracinparaquedentodaslasfacilidadesalpersonalencargadoparaque
dichoinventarioseabienelaborado.
ElGerenteadministrativo,debereunirsecontodoslosjefesoencargadosdereasparainformardelosobjetivos,acordarel
calendariodetrabajoyestablecerdecomncuandoiniciayterminadichoinventario.
TIPOSDEREPORTE.
Elsiguienteesunejemplosencillodecmoestablecerunformatoquenosayudeatenerunreporteactualizadodeloqueesel
inventariodelaPropiedad,PlantayEquipo,denuestraempresaaunafechadeterminada.Dichoreportetienequeiravalado
porlosresponsablesdirectosdedichoinventario.
PAUTASPARAUNBUENCONTROLDELAPROPIEDAD,PLANTAYEQUIPO,OSIMPLEMENTEACTIVO
FIJO.
Quizsunadelasprincipalesactividadesquetienequeverconelxitoofracasodeunbuencontroldeactivofijo,consisteen
lalogsticaaimplementareneldaada,esdecirconlaparteoperativadepoderestablecermecanismosdecontrolquenos
denlaconfianzadequetodoloconcernienteadichocontrolseestrealizandodelamejormanera.
Enlaprcticasenecesitaunabuenadosisdecomunicacin,buenavoluntaddehacerlascosasdeacuerdoalanormativay
seguireldebidoproceso.Estosecomplementaconelusoresponsabledepartedelaspersonasencargadasenelmanejoy
controldelasfichasdelasentradasysalidasdelactivofijo.
ENTRADASDEACTIVOFIJO.
Losbienesdeactivofijoadquiridosporeldepartamentodecomprasdelaempresasondadosdealtaeincorporadosal
inventariodeladependenciacorrespondiente,unavezseverificanlosdatos,seleasignaunnumero,inclusiveseleetiquetacon
sucdigodebarrasyposteriormenteesenviadoaladependenciadondeserutilizadoparafinesadministrativosoensucaso
paralosprocesosproductivos.Deestadocumentacinunacopialequedaaldepartamentodeauditora,otraparael
departamentodecontabilidadyotraparalagerenciaadministrativa.
Todaslasentradasporconceptodereparacin,permutaoprstamosdebensertramitadasporlosencargadosdelas
dependenciasconlagerenciaadministrativaycomunicardeestomedianteinformeescritoaldepartamentodeauditoray
contabilidad.
Elestarinformadossobrecualquiercambioenlosactivosfijos,permiteteneractualizadoslosregistrosdeinventarios.
SALIDASDEACTIVOFIJO.
Todaslassalidasdeactivofijotienenqueserdelconocimientodeldepartamentodecontabilidadyauditora,medianteinforme
avaladoporlagerenciaadministrativa.Estanormativapermitirllevarunbuencontroldetodoslosbienesdeactivofijoquela
empresaposeaaunafechadeterminada.
SALIDASDEACTIVOFIJOQUEPORSUNATURALEZANECESITANOTRAMANERADECONTROL.
Algunasempresasparaellogrodesusfines,tienenqueadquirirequipodetransporte,elcualdeacuerdoalaactividad
econmica,resultavitaleimprescindible.Claroest,queestetipodeactivofijonecesitademecanismosdecontrolqueestn
acordesaunarealidadqueestablezcaresponsabilidadenelusodelasunidades,cuidadoymantenimientoadecuadoparaque
dichoactivofijosiempreesteenoptimascondicionesparasuuso.
Estetipodecontroltienequeserdemaneraresponsable,enelsentidodetenerlosinformesnecesariosporpartedelvigilante
deturnodecualquieranomalaquetengaqueverconelusoycuidodelasunidadesdetransporte.
