[Escriba texto]
Cdigo:
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Fecha:
Versin:
Pgina
1. OBJETIVO
Determinar los lineamientos para la adquisicin de servicios y suministros.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica en el laboratorio para la determinacin de las
necesidades de compra de servicios y suministros necesarios para la correcta
ejecucin de las actividades.
3. DEFINICIONES
Plan de compra: requerimiento de los recursos previamente a las actividades
involucradas en la realizacin del ensayo.
Proveedores: persona natural o jurdica que suministra equipos para calibracin y
ensayo, herramientas para la manipulacin de las muestras y en general insumos
del laboratorio.
Servicios: son aquellas sub contrataciones solicitadas por el laboratorio para
llevar a cabo sus actividades.
Insumos: son aquellos recursos que tienen menor grado de incidencia en las
actividades del laboratorio.
Materias primas: son aquellos recursos que tienen mayor intervencin en la
realizacin de las actividades del laboratorio.
Recursos: productos o materiales consumibles necesarios para el laboratorio.
Almacn: recepcin de los materiales o equipos
4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1. RECIBIR SOLICITUD DE RECURSOS
El responsable del laboratorio solicita al responsable de compras a travs de una Solicitud de materiales o
productos y/o servicios requeridos para la ejecucin de las actividades, teniendo en cuenta las
especificaciones de las normas o mtodos establecidos para el ensayo.
2. VERIFICAR EXISTENCIAS EN ALMACN
Realizar la verificacin de las cantidades existentes en el almacn.
3. SELECCIONAR PROVEEDORES
[Escriba texto]
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Determinar bajo criterios establecidos con el tcnico del laboratorio, el proveedor para la realizacin
del pedido.
4. ELABORAR ORDEN DE COMPRA
Establecer en el formato de Orden de Compra los elementos a adquirir junto con las condiciones de entrega y
observaciones adicionales que correspondan y se enva por correo.
5. RECEPCIONAR MATERIALES O PRODUCTOS
Verificar que los materiales y productos solicitados en la orden de compra, cumplan con las condiciones
especificadas, con el funcionario encargado de la entrega del material o producto y se consigna cualquier
anomala en el formato orden de compra
6. LOS MATERIALES Y PRODUCTOS ESTAN ACORDES CON EL CONTROL DE COMPRAS?
Si los materiales, productos y servicios adquiridos cumplen con las condiciones especificadas, continuar con
la actividad #7.
Si los materiales, productos o servicios adquiridos no cumplen con las condiciones especificadas, continuar
con la actividad #8
7. INGRESAR AL ALMACN
Una vez que se ha recibido el material se actualiza el stock de materiales y se entrega al responsable del
laboratorio, quien verifica el material y producto que recibe segn el formato de solicitud de material y firma la
recepcin si cumple con las especificaciones dadas, si no hace las respectivas observaciones.
8. DEVOLVER MATERIALES O PRODUCTOS.
En caso de que un producto o material entregado por un proveedor no cumpla con las condiciones
especificadas, se devuelve al proveedor con sus respectivas observaciones
9. REEVALUAR PROVEEDORES
Cada seis (6) meses se aplican los criterios de evaluacin a los proveedores. Se informa a los proveedores
sobre los resultados y se toman las acciones correctivas del caso.
10. SOLICITAR COTIZACIONES
[Escriba texto]
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Fecha:
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En caso de que no se cuenten con un proveedor seleccionado para un producto, se solicitan por lo menos dos
cotizaciones.
11. ELEGIR PROVEEDOR
Con base en las cotizaciones recibidas y los criterios establecidos, se elige el mejor proveedor.
Actualizar base de datos.
5. FLUJOGRAMA
Control de compras
Recepcin de
Solicitud del la solicitud de
pedido por el servicios o
laboratorio materiales
hay
proveedor
selecionado?
SI NO
seleccionar
proveedores
Elaborar orden
de compra
[Escriba texto]
Cdigo:
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Fecha:
Versin:
Pgina
Recepcin de
materiales
ESTAN
ACORDES CON EL
CONTROL DE
COMPRAS?
SI
NO
Ingreso al
laboratorio
Revaluar
proveedores
Adquision de recursos
y con criterios
establecidos
[Escriba texto]
Cdigo:
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Fecha:
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6. DESCRIPCIN DETALLADA
CARGO
DESCRIPCIN DEL PASO DOCUMENTO
PASO (DEPENDENCIA)
[Link] Todas las solicitudes de pedidos
solicitudes de se evidenciarn mediante un
Director tcnico
servicios o formato de solicitud de servicios
materiales o materiales
[Link] Se evaluarn los proveedores de Recepcionista
de acuerdo al formato de seleccin
proveedores de proveedores
[Link]
Se elabora una orden de compra
orden de recepcionista
que se diligenciara en el formato
compra
Se evidenciar en el formato de
[Link] ingreso especificaciones de recepcionista
de materiales aceptacin
Ingreso de los materiales o tem
[Link] bajo una codificacin que se recepcionista
ento evidenciara en el formato
[Escriba texto]
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8. REVISIN Y ACTUALIZACIN
Este procedimiento ser revisado y actualizado por el lder del proceso y el
representante de la Direccin cuando se presenten inconsistencias en su uso,
teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo enven los procesos que lo
han utilizado.
7. ANEXOS
Pie de
Pgin
a
Nombre Cargo Firma Fecha
Autor
Revisin
Aprobacin
Control de los Cambios
Versin Fecha de
Descripcin de los Cambios Solicit
No. Aprobacin
1
