UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS
ASIGNATURA:
Grupo y Eventos
PARTICIPANTE:
Karen Monegro
MATRICULA
12-0181
FACILITADOR:
Yaquelyn reyes
INDICE
Introduccion
Que es ope?
Funciones del OPE
Cules son las etas del pre-eventos
2. Nombra comits organizadores
Coordinador General
Comisiones de Trabajo
Comisin de logstica
Comisin Tcnico - Acadmica
Seleccin el Lugar o Lugares de realizacin.
Etapas del Evento
Etapas del Pos-Evento
Introduccion
Tratare lo que es el OPE y como surgio, y pasos q esta hace para preparar un
evento.
Consigo se hablar como se elavora un evento.
Los eventos han demostrado ser un medio efectivo para conducir la
organizacin de negocios, transmitir nueva informacin, proporcionar un foro
para el intercambio de ideas y favorecer los colegas de una misma rama de
actividad o profesin a desarrollar sus vnculos e intercambios.
Las etapas de los evetos son:
Pre-evento (investigacin, planificacin y organizacin)
Evento (direccin)
Post-evento (evaluacin)
Que es el OPE?
Es una empresa dedica a la organizacin de eventos sociales y empresariales
con sede en Cancn, cuya ciudad cumple con el entorno ideal para celebrar
cualquier acontecimiento, no por nada el turismo de bodas se ha elevado en
los ltimos aos en esa parte del estado de Quintana Roo, por ende el pas y el
mundo entero conoce la marca que representa como una urbe cuyo enfoque
primordial es el turismo.
De ah que esta empresa fue creada para agrupar todos los servicios que se
requiere para que un evento sea exitoso, pues su objetivo es asesorar, facilitar
y organizar el acontecimiento preferido, con una garanta de satisfaccin al
cliente al sentirse uno de los invitados ms a la fiesta, pero sin perder el estatus
que brinda ser el anfitrin principal.
Se trata de identificar el servicio ms importante de la empresa:
LA LOGSTICA Y LA ORGANIZACIN, para eso se tiene que posicionar el
nombre de la empresa, el concepto y el logotipo, dentro de la gente, pues este
ltimo es el factor clave.
Funciones del OPE
Cules son las etas del pre-eventos: Describe los paso a paso
Pre evento: Comienza desde que empezamos a llevar a cabo esa
primera idea que tenamos, arrancando con la planificacin, que es esencial
para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando nos trasladamos al sitio
elegido para el evento y comenzamos a prepararlo.
Las actividades
fundamentales durante esta
etapa estn ligadas al
establecimiento
de objetivos y posterior
realizacin de cada uno de
ellos, teniendo en cuenta que
para llevar adelante algunas
de las actividades va a ser
necesaria la finalizacin de
otras.
Una actividad fundamental
para nuestro evento es
la promocin y difusin ya que nos va a permitir conseguir participantes e ir
midiendo el inters de los potenciales asistentes.
La bsqueda y seleccin de proveedores tambin se realiza en esta etapa.
A medida que nos vamos acercando a fechas crticas (que establecimos en la
planificacin, o la fecha del evento, se requiere mayor cantidad de recursos,
ya que las actividades para realizar y controlar se van incrementando.
Definir objetivo del Evento, tipo y Nombre
Determinar que se quiere alcanzar con la realizacin del Evento
El nombre de ser:
Corto y llamativo
Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del evento
En algunos casos es conveniente ubicarlos en el contexto, local, regional,
nacional o internacional
2. Nombra comits organizadores
2.1 Coordinador General: es el responsable general del desarrollo del evento.
Supervisa las laborales de las comisiones y, es el enlace de estas con la
mxima autoridad de la institucin responsable del Evento.
2.2 Comisiones de Trabajo: son equipos de personas que contribuyen
a cumplir los pasos del eventos sistematizadamente
2.3 Comisin de logstica: se encarga de todas aquellas actividades
inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecucin del evento
Transporte
Alojamiento
Alimentacin
Secretarias
Servicios Generales
3. Comisin Tcnico - Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y
seleccionarlos en funcin de estas
Revisar el temario a desarrollar
Determinar metodologa de trabajo
Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias
Comisin de Promocin. Relaciones Publicas y Protocolo
Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento
Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la
ejecucin del Evento
Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participante en el
evento
Comisin de Festejos y Recreacin
Planifica y coordina:
Lo relativo a la celebracin de cocteles y fiestas
Los tours y excursiones para los participantes en el evento
La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento
4. Determinar el nmero y el tipo de Asistentes al Eventos
Expositores o Ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones
durante el evento
Participantes: Personas que asisten al evento en calidad de pblico
Acompaantes: No estn directamente relacionados con el evento,
acompaan a ponentes, delegados o invitados especiales
Delegados: Asisten al evento en representacin de una empresa,
institucin o grupo particular
Invitados especiales: Personas que por su prestigio, reconocimiento
cientfico, social o poltico, le confieren notoriedad al evento
5. Seleccin el Lugar o Lugares de realizacin.
Ciudad Sede
Instalaciones especficas donde se realiza el evento:
Capacidad
Comodidad
Iluminacin
Equipos
Acceso
6. Elaboracin Cronograma de Actividades
Programas:
Tcnicos o Cientficos
Duracin Social
Objetivos Para Acompaantes
De visitas tcnicas
Tursticos
Materiales:
Implementos necesarios (lpices, carpetas, mesas, sillas) y las instalaciones a
utiliza
Elaborar Presupuesto y determinar Fuentes de Financiamiento
Egresos Ingresos
Publicidad y promocin Espacios Publicitarios
Impresos y Originales Actividades especiales
Alojamiento Venta de comidas y bebidas
Alquiler y Montaje de Salones Concesiones para venta
Transporte Cuotas de registro al evento
Eventos Sociales Donaciones y patrocinios
Recursos Humanos Venta de boletos para actividades
Servicios profesionales sociales, artsticos, culturales
y Deportivos
Etapas del Evento
Comienza cuando la organizacin se traslada a la sede del evento y
finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede.
Esta etapa es la ms intensa, la que requiere de mayor coordinacin y
supervisin, ya que para este momento todo tiene que estar en marcha, con
las funciones delegadas a cada responsable, con la logstica bien planificada y
con una agenda a seguir.
1. Armado
2. Acreditacin de los asistentes
3. Agenda de actividades del evento
4. Desarme
Etapas del Pos-Evento
Esta etapa es tan importante como el resto ya que una vez concluido el
evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos
El tiempo ideal para realizar la evaluacin es durante la primera semana post
congreso o jornada.
Adems de la evaluacin interna es importante agradecer por escrito a los
participantes y colaboradores de las diferentes actividades.
Finalizacin del evento
Retirados los asistentes se recogern carpetas, equipos y lo que se haya
utilizado
Aclarar inquietudes que hayan sucedido durante la ejecucin del evento
Elaborar una lista por separado de acciones que deben seguirse
Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunin
Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisin, el
cual digitado a doble interlnea con el fin de dejar espacio para hacer
correcciones si es necesario
Agradecer a las personas que colaboraron a la realizacin del evento.
