Quito Ecuador

NORMA NTE INEN-ISO/TR 26122

TCNICA Primera edicin
2014-01
ECUATORIANA

INFORMACIN Y DOCUMENTACIN. ANLISIS DE LOS

PROCESOS DE TRABAJO PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS
(ISO/TR 26122:2008, IDT)
TO
AC
TR

INFORMATION AND DOCUMENTATION. WORK PROCESS ANALYSIS FOR RECORDS

(ISO/TR 26122:2008, IDT)
EX

_____________________________________

Correspondencia:

Esta Norma Tcnica Ecuatoriana es una traduccin idntica del Reporte Tcnico Internacional
ISO/TR 26122:2008.

DESCRIPTORES: Informacin, documentacin, anlisis, procesos de trabajo, gestin 22

ICS: 01.140.20 Pginas

ISO 2008 Todos los derechos reservados

INEN 2014.
NTE INEN-ISO/TR 26122 2014-01

Prlogo nacional

Esta Norma Tcnica Ecuatoriana NTE INEN-ISO/TR 26122 es una traduccin idntica del Reporte
Tcnico Internacional ISO/TR 26122:2008, Information and documentation. Work process analysis
for records, la fuente de la traduccin es la norma adoptada por AENOR. El comit nacional
responsable de esta Norma Tcnica Ecuatoriana y de su adopcin es el Comit Interno del INEN.

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ISO 2008 Todos los derechos reservados

INEN 2014
2014-2136 i
 -3- ISO/TR 26122:2008

NDICE

Pgina

PRLOGO ........................................................................................................................................ 4

INTRODUCCIN ............................................................................................................................ 5

1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN ............................................................................ 6

2 NORMAS PARA CONSULTA ............................................................................................ 6

3 TRMINOS Y DEFINICIONES.......................................................................................... 6

4 INICIO DEL ANLISIS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO....................................... 7

4.1 Generalidades......................................................................................................................... 7
4.2 Dimensin documental del anlisis de los procesos de trabajo .......................................... 7
4.3 Alcance y escalonamiento del anlisis de los procesos de trabajo ..................................... 8
4.4
4.5

5
TO
Participantes y validacin .....................................................................................................
Responsabilidades..................................................................................................................

ESTUDIO CONTEXTUAL ..................................................................................................

9
9

9
AC
5.1 Generalidades......................................................................................................................... 9
5.2 Resultados del estudio contextual......................................................................................... 11

6 ANLISIS FUNCIONAL ..................................................................................................... 11

6.1 Generalidades......................................................................................................................... 11
TR

6.2 Anlisis de las funciones ........................................................................................................ 12

6.2.1 Pasos bsicos del anlisis funcional ...................................................................................... 12
6.2.2 Resultados del anlisis de las funciones ............................................................................... 13
EX

7 ANLISIS SECUENCIAL ................................................................................................... 13

7.1 Generalidades......................................................................................................................... 13
7.2 Identificar la secuencia de operaciones de un proceso........................................................ 15
7.3 Resultados del anlisis de la secuencia de operaciones....................................................... 15
7.4 Identificar y analizar las variaciones del proceso ............................................................... 15
7.5 Resultados del anlisis de las variaciones del proceso ........................................................ 16
7.6 Establecer las reglas en las que se basan las operaciones identificadas ............................ 17
7.7 Resultados del anlisis de las reglas en las que se basan las operaciones.......................... 17
7.8 Identificar los vnculos con otros procesos .......................................................................... 18
7.9 Resultados del anlisis de los vnculos con otros procesos ................................................. 18

8 VALIDAR EL ANLISIS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO CON

LOS PARTICIPANTES........................................................................................................ 19
8.1 Generalidades......................................................................................................................... 19
8.2 El proceso de validacin ........................................................................................................ 19
8.3 Resultados de la validacin con los participantes ............................................................... 19

BIBLIOGRAFA............................................................................................................................... 20

AENOR AUTORIZA EL USO DE ESTE DOCUMENTO A LAS PERSONAS AUTORIZADAS

DEL MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD
ISO/TR 26122:2008 -4-

PRLOGO

ISO (la Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin mundial de organismos

nacionales de normalizacin (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparacin de las normas
internacionales normalmente se realiza a travs de los comits tcnicos de ISO. Cada organismo miembro
interesado en una materia para la cual se haya establecido un comit tcnico, tiene el derecho de estar
representado en dicho comit. Las organizaciones internacionales, pblicas y privadas, en coordinacin
con ISO, tambin participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisin Electrotcnica
Internacional (IEC) en todas las materias de normalizacin electrotcnica.

Las normas internacionales se redactan de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 2 de las
Directivas ISO/IEC.

La tarea principal de los comits tcnicos es preparar normas internacionales. Los proyectos de normas
internacionales adoptados por los comits tcnicos se envan a los organismos miembros para su votacin.
La publicacin como norma internacional requiere la aprobacin por al menos el 75% de los organismos
miembros con derecho a voto.

TO
En ocasiones excepcionales, cuando un comit tcnico haya recopilado datos diferentes de los que
normalmente se publican como norma internacional (el estado del arte, por ejemplo), puede decidir por
mayora simple publicar un informe tcnico. Un informe tcnico es totalmente informativo por naturaleza
y no se debe revisar hasta que se considere que los datos que facilita ya no son vlidos ni tiles.
AC
Se llama la atencin sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta norma internacional
puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificacin de
cualquiera o todos los derechos de patente.
TR

El Informe Tcnico ISO 26122 fue preparado por el Comit Tcnico ISO/TC 46, Informacin y documen-
tacin, Subcomit SC 11 Archivos/gestin de documentos.
EX

AENOR AUTORIZA EL USO DE ESTE DOCUMENTO A LAS PERSONAS AUTORIZADAS

DEL MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD
 -5- ISO/TR 26122:2008

INTRODUCCIN
Todas las organizaciones, independientemente de su dimensin y la naturaleza de sus actividades, existen y operan para
conseguir una misin y unos determinados objetivos. Para realizar su misin y sus objetivos especficos, cada organi-
zacin establecer los procesos de trabajo adecuados, para llevar a cabo sus actividades.

Cada organizacin genera documentos a partir de sus procesos de trabajo. Estos documentos constituyen evidencias de
las decisiones y operaciones de la organizacin para cumplir con su misin y objetivos. Para entender plenamente estos
documentos de negocio, es necesario comprender los procesos de trabajo que los han generado. Este conocimiento,
tambin, puede ser usado para identificar los documentos que deberan generarse a partir de los procesos de trabajo y
para gestionarlos a lo largo del tiempo como un activo de la organizacin.

El anlisis de los procesos de trabajo se lleva a cabo para determinar los requisitos para la creacin, incorporacin y
control de documentos. Describe y analiza qu ocurre en una funcin en un contexto especfico de negocio. No puede
realizarse en abstracto, sino que depende de la detallada recopilacin de informacin y la comprensin bien fundamen-
tada del contexto y la misin de la organizacin.

Este informe tcnico est orientado a:

profesionales de la gestin de documentos (o personas designadas en la organizacin para la gestin de documentos),

de gestin de documentos;
TO
responsables de la creacin y gestin de documentos tanto en sistemas de negocio como en aplicaciones de software

analistas de sistemas o analistas de negocio responsables de disear procesos y/o sistemas de negocio que crearn o
AC
gestionarn documentos.

A efectos de este documento, anlisis del proceso de trabajo implica identificar:

a) la relacin entre los procesos de trabajo y su contexto de negocio;

TR

b) la relacin entre los procesos de trabajo y las reglas que rigen su aplicacin (derivadas del marco reglamentario ms
relevante);

c) el desglose jerrquico de los procesos de trabajo en sus componentes o partes constitutivas; y

EX

d) la interdependencia secuencial entre procesos de trabajo diferenciados o entre simples operaciones.

El anlisis de los procesos de trabajo enfocado a la gestin de documentos sirve para:

proporcionar una clara identificacin de los requisitos para la creacin de documentos, facilitando la incorporacin
automtica y la gestin de los documentos mientras se est realizando la actividad; y

definir los vnculos contextuales entre los documentos, y de esta forma, contribuir a su ordenacin y agrupacin
lgicas; garantizando que los procesos de trabajo queden claramente documentados y facilitando la recuperacin,
conservacin y disposicin de los documentos a partir del conocimiento del negocio.

El anlisis de los procesos de trabajo sirve de base para poder integrar la incorporacin de documentos desde el inicio
de la actividad. La gestin de pedidos y cuentas de clientes, el pago de salarios, la gestin de activos, los sistemas de
control de stock, los procesos de garanta de calidad o la gestin de contratos son ejemplos de procesos de trabajo en los
que la creacin de documentos se integra normalmente en las operaciones que los constituyen. Integrar los procesos de
gestin de documentos en protocolos automatizados que se integran en los procesos de trabajo garantizar que los
documentos de la organizacin sean creados, incorporados y controlados sistemticamente en sus sistemas de negocio.

AENOR AUTORIZA EL USO DE ESTE DOCUMENTO A LAS PERSONAS AUTORIZADAS

DEL MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD
ISO/TR 26122:2008 -6-

1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

Este informe tcnico ofrece orientaciones sobre el anlisis de los procesos de trabajo desde el punto de vista de la creacin,
incorporacin y control de documentos.

Identifica dos tipos de anlisis denominados:

a) anlisis funcional (la descomposicin de funciones en procesos); y

b) anlisis secuencial (el estudio del flujo de operaciones).

Cada anlisis requiere de un adecuado estudio preliminar del contexto (es decir, del marco reglamentario). Cada uno de
los componentes de este anlisis se puede usar en combinaciones diversas y en un orden diferente del que se describe
aqu, segn las caractersticas, las dimensiones y la finalidad del proyecto para el que se hace el anlisis. Tambin se
incluyen orientaciones en forma de listas de preguntas/cuestiones tiles para cada elemento del anlisis.

El informe tcnico describe una aplicacin prctica de la teora expuesta en la Norma ISO 15489. Por este motivo, no
depende de la tecnologa (es decir, se puede aplicar independientemente del entorno tecnolgico), aunque tambin
puede utilizarse para evaluar la adecuacin de las herramientas tecnolgicas que facilitan los procesos de trabajo de una
organizacin.

TO
Este documento se centra en procesos de trabajo ya existentes ms que en la optimizacin de flujos de trabajo o la
implantacin de herramientas de workflow (es decir, la automatizacin de un proceso totalmente o en parte- durante
el cual los documentos, la informacin o las tareas pasan de un participante a otro para desarrollar una actividad, de
AC
acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento) que se especifican en la Referencia [1] de la bibliografa.

2 NORMAS PARA CONSULTA

Las normas que a continuacin se indican son indispensables para la aplicacin de esta norma. Para las referencias con
TR

fecha, slo se aplica la edicin citada. Para las referencias sin fecha se aplica la ltima edicin de la norma (incluyendo
cualquier modificacin de sta).

ISO 15489-1:20011) Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades.

EX

ISO/TR 15489-2:20012) Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices.

ISO 23081-1:20063) Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de
documentos. Parte 1: Principios.

ISO/TS 23081-2:20074) Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin
de documentos. Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.

3 TRMINOS Y DEFINICIONES
Para los fines de este documento, se aplican los trminos y definiciones incluidos en las Normas ISO 15489-1 y
ISO 15489-2, ISO 23081-1 y ISO 23081-2 adems de los siguientes:

3.1 documentacin (documentation):

Conjunto de documentos que describen operaciones, instrucciones, decisiones, normas y procedimientos organizativos
referidos a una determinada funcin, proceso o transaccin.

1) Adoptada como UNE-ISO 15489-1:2006.

2) Adoptada como UNE-ISO/TR 15489-2:2006.
3) Adoptada como UNE-ISO 23081-1:2008.
4) Adoptada como UNE-ISO/TS 23081-2:2008.

AENOR AUTORIZA EL USO DE ESTE DOCUMENTO A LAS PERSONAS AUTORIZADAS

DEL MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD
 INFORMACIN COMPLEMENTARIA

Documento: TTULO: INFORMACIN Y DOCUMENTACIN. ANLISIS DE Cdigo: ICS

NTE INEN-ISO
LOS PROCESOS DE TRABAJO PARA LA GESTIN DE 01.140.20
26122
DOCUMENTOS (ISO/TR 26122:2008, IDT)

ORIGINAL: REVISIN:
Fecha de iniciacin del estudio: La Subsecretara de la Calidad del Ministerio de Industrias
2013-11-25 y Productividad aprob este proyecto de norma
Oficializacin con el Carcter de
Por Resolucin No.
Publicado en el Registro Oficial No.

Fecha de iniciacin del estudio:

Fechas de consulta pblica: 2013-11-27 al 2013-12-12

Comit Interno del INEN:

Fecha de iniciacin: 2013-12-13 Fecha de aprobacin: 2013-12-13
Integrantes del Comit Interno:

NOMBRES: INSTITUCIN REPRESENTADA:

Eco. Agustn Ortiz (Presidente)

Ing. Jos Luis Prez
Ing. Paola Castillo
TO DIRECCION EJECUTIVA
COORDINACIN GENERAL TCNICO
DIRECCIN DE NORMALIZACIN
AC
Ing. Tatiana Briones DIRECCIN DE VALIDACIN Y
CERTIFICACIN
Ing. Laura Gonzlez DIRECCIN DE METROLOGA
Ing. Bolvar Cano DIRECCION DE REGLAMENTACIN
Ing. Gonzalo Arteaga (Secretara Tcnica) DIRECCIN DE NORMALIZACIN
TR
EX

Otros trmites: Compromiso Presidencial N 20549 del 08 de junio del 2013, para el fortalecimiento
de normas del Instituto Ecuatoriano de Normalizacin INEN

La Subsecretara de la Calidad del Ministerio de Industrias y Productividad aprob este proyecto de

norma

Oficializada como: Voluntaria Por Resolucin No. 13538 de 2013-12-20

Registro Oficial No. 159 de 2014-01-10
 TO
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TR
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Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN - Baquerizo Moreno E8-29 y Av. 6 de Diciembre

Casilla 17-01-3999 - Telfs: (593 2)2 501885 al 2 501891 - Fax: (593 2) 2 567815
Direccin Ejecutiva: E-Mail: [email protected]
Direccin de Normalizacin: E-Mail: [email protected]
Regional Guayas: E-Mail: [email protected]
Regional Azuay: E-Mail: [email protected]
Regional Chimborazo: E-Mail: [email protected]
URL:www.inen.gob.ec