INTRODUCCION A
ACCESS 2016
Ing. Maritza Mendieta M. Mgt.
Interfaz de Access 2016
1. Barra de
herramientas de
acceso rpido
2. Cinta de
Opciones
3. Panel de
navegacin
4. Panel de objeto
5. Barra de
navegacin de
registros
6. Barra de
bsqueda
Panel de Navegacin
Es una lista de los objetos que
se ha creado en la BD,
aparecen organizados en
grupos (por tipo de objeto)
para poder encontrarlos con
facilidad.
Desde el panel de navegacin,
se puede cambiar el nombre de
los objetos, abrirlos y
eliminarlos.
Panel de Objeto
En este espacio se podr visualizar c/u de los objetos de
la BD e ingresar los datos en c/u de ellos.
En caso de que se tenga abierto ms de un objeto, estos
se almacenarn en pestaas en la parte superior del
panel.
Barra de navegacin de registros
Esta barra permite dirigirse rpidamente a la ubicacin de
un registro especfico o habilitar los campos para agregar
uno nuevo.
Clic en las flechas para moverse por los registros o escribir
en el campo el ID del registro al que se quiere saltar. Para
agregar un nuevo campo, hacer clic en la flecha con la
estrella amarilla.
Barra de bsqueda
Se puede utilizar para buscar cualquier elemento del objeto en el que
se est trabajando.
El primer resultado que coincida con el trmino de bsqueda
aparecer resaltado en un recuadro amarillo. Para navegar x los otros
resultados, presionar la tecla Enter.
Caractersticas en Access
Existen dos maneras de
guardar los documentos.
Guardar objeto cmo
Solo se guardar el objeto de
Access en el que se est
trabajando (tabla, formulario,
consulta o reporte).
Guardar base de datos como
Guardar toda la base de datos.
ELEMENTOS U OBJETOS DE ACCESS
Lasbases de datos en Access se componen
de 4 elementos fundamentales:
Tablas
Formularios
Consultas
Reportes
Elementos: Tablas en Access
Registra y organiza los datos en tablas (similares a Excel),
son el ncleo de la informacin en una BD.
Las tablas estn compuestas por filas y columnas.
Una fila es un conjunto de celdas dispuestas de manera horizontal
Una columna es un conjunto de celdas dispuestas de manera
vertical
Todas las tablas deben tener una clave principal definida.
Clave principal: columna (o combinacin de columnas) que permite
identificar de forma inequvoca c/fila de la tabla.
Columnas y Filas en Access
A cada columna se le llama campo.
Campo (interseccin entre fila y columna).
Ejemplo:
Campo "correo electrnico" las celdas tendrn direcciones de e-mail.
Las filas en Access son denominadas registros.
C/fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados.
C/registro corresponde a la informacin completa de un elemento.
C/registro tiene un campo ID que es la identificacin de c/registro.
C/celda en una fila es parte de la informacin del mismo registro.
Ejemplo:
En la tabla "clientes" c/fila tendr datos de un cliente especfico: nombre,
correo electrnico, direccin, telfono, etc. (c/u en una celda diferente).
Elementos: Formularios en Access
Se emplean para ingresar, modificar y revisar la informacin de un
registro.
Se usan frecuentemente porque son una forma sencilla de registrar
informacin correctamente.
Elementos: Consultas en Access
Son una manera de recopilar informacin de una o varias
tablas.
Al crear una consulta, es necesario definir los criterios
especficos de bsqueda para que aparezca la informacin
exacta que se necesita.
Elementos: Reportes en Access
Permiten presentar los datos en un formato fcil de leer.
Se puede personalizar la apariencia de los reportes para
que sean visualmente agradables e imprimirlos.
En Access se puede crear reportes de tablas o consultas.
Access 2016
TABLAS, FORMULARIOS,
CONSULTAS Y REPORTES
Access 2016
TABLAS
Creacin de Tablas en Access
Se puede crear una tabla en una BD utilizando los
siguientes mtodos:
El Asistente.
Introducir datos en una Hoja de Datos.
Creacin de Tablas en Access
1. Utilizando el Asistente
Siga estos pasos:
Crear una nueva BD en blanco.
En la Ficha Crear, hacer clic en Diseo de Tablas e
ingresar los campos y las caractersticas de c/u.
Al terminar, dar clic derecho sobre el campo que
quiere que sea clave principal e indicarlo.
Clic en Guardar y dar nombre a la tabla.
Creacin de Tablas en Access
2. Introducir datos en una Hoja de Datos
Siga estos pasos:
Crear una nueva BD en blanco.
En la Ficha Crear, hacer clic en Tabla.
Escribir datos en los diferentes campo, Access asignar un tipo
de dato a c/campo segn el tipo de dato que escribi.
Si desea personalizar la definicin de un campo elegir la Ficha Campos en
la Vista Hoja de Datos o en la Vista de Diseo, modifique el tipo de dato.
Para cambiar el nombre de c/columna, hacer doble clic en el
nombre de columna y elegir el tipo de dato.
En Inicio, Ver, seleccionar Vista de Diseo y definir el campo
para clave principal.
Clic en Guardar y dar nombre a la tabla.
EJERCICIOS
Elaborar 4 tablas
Clientes Marcas
Cedula texto de 10 Codigo_Marca texto de 8
Nombres texto de 20 Nombre texto de 20
Apellidos texto de 20
Modelos
Vehculos Codigo_Modelo texto de 8
Placa texto de 8 Nombre texto de 10
Cedula texto de 10 Codigo_Marca texto 8
Codigo_Modelo texto 8
Ao numero
Como relacionar Tablas
La integridad referencial
Es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurar que las
relaciones entre registros de tablas relacionadas sean vlidas y que no
se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.
Por ejemplo:
En una tabla de Clientes y una tabla de Vehculos
En la tabla Vehculos se tiene un campo Cedula que me indica quien es
el propietario del vehculo (Cliente), las dos tablas deberan estar
relacionadas por el campo Cedula.
En esta relacin de tipo uno a varios la tabla Clientes es la tabla
principal y la tabla Vehculos la secundaria (un cliente puede tener
varios vehculos).
Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejar asignar un
Vehculo a un Cliente que no exista en la tabla Clientes.
La integridad referencial dispone de dos
acciones asociadas:
Actualizar en cascada los campos relacionados
Cuando se cambia el valor del campo de la tabla principal,
automticamente cambiarn los valores de sus registros
relacionados en la tabla secundaria.
Eliminar en cascada los registros relacionados
Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn
tambin los registros relacionados en la tabla secundaria.
Access 2016
CONSULTAS
Creacin de Consultas
Se puede crear una consulta en una BD utilizando
los siguientes mtodos:
El Asistente para consultas.
Diseo de Consulta
Creacin de Consultas
Asistente para Consultas
Creacin de Consultas
Diseo de Consulta
Access 2016
FORMULARIOS
Creacin de Formularios
Se puede crear un formulario en una BD utilizando
los siguientes mtodos:
Formulario
Diseo de Formulario
Formulario en Blanco
Asistente para formularios
Mas formularios
Creacin de Formularios
Asistente de Formularios
Pasos:
Crear, Asistente para formularios
Elegir que campos de que tabla o tablas
necesita en el formulario
Elegir la vista y la distribucin
Dar nombre al formulario y finalizar
Access 2016
INFORMES
Elementos de un informe
El diseo de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista
Diseo.
Seccin Cmo se muestra la Dnde se puede usar la
seccin al imprimirse seccin
Encabezado del informe Al inicio del informe. Aparece en una pgina de
portada, como un logotipo o un
ttulo y una fecha.
Encabezado de pgina Al principio de cada pgina. Se usa para repetir el ttulo del
informe en todas las pginas.
Encabezado de grupo Al inicio de c/grupo de Se usa para imprimir el nombre
registros nuevo. del grupo.
Puede tener varias secciones
de encabezado de grupo en un
informe en funcin del nmero
de niveles de agrupacin que
haya agregado.
Elementos de un informe
El diseo de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista
Diseo.
Seccin Cmo se muestra la seccin al Dnde se puede usar la seccin
imprimirse
Detalle Aparece una vez por c/fila del Aqu se colocan los controles del
origen de registros cuerpo principal del informe.
Pie del grupo Al final de c/grupo de registros. Se usa para imprimir informacin
de resumen de un grupo. Puede
tener varias secciones de pie de
grupo.
Pie de pgina Al final de c/pgina. El pie de pgina se usa para
imprimir nmeros de pgina o
informacin sobre cada pgina.
Pie del informe Al final del informe. El pie de informe se usa para
Nota En la Vista de Diseo, imprimir totales de los informes u
aparece debajo del pie de otra informacin de resumen de
pgina. En las dems vistas el pie todo el informe.
de informe aparece encima del
pie de pgina, inmediatamente
despus del ltimo pie de grupo o
lnea de detalle en la ltima
pgina.
Herramientas para Elaborar Informes
Informe
Diseo de informe
Informe en blanco
Asistente para informes
Etiquetas
Crear un Informe
Pasos:
[Link] un origen de registros
Puede ser una tabla, una consulta
2. Elegir una herramienta de informe
Crear, en el grupo Informes.
3. Crear el informe
Aplique el formato deseado hasta que tenga el aspecto deseado.
Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales
En el grupo Agrupacin y totales de la pestaa Diseo, hacer clic en Agrupar y
ordenar.
Clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y seleccionar el campo en el que desea
agrupar u ordenar.
Clic en Ms en una lnea de ordenacin o agrupacin para establecer ms opciones y
agregar totales.
Access 2016
MACROS
Que es una macro?
Es una instruccin compleja, formada por otras instrucciones ms sencillas.
Esto permite la automatizacin de tareas repetitivas
Como crear una macro?
Abrir una base de datos.
Ubicar la pestaa Crear en donde se muestra la opcin de Macro
Al dar clic muestra una lista desplegable con las diferentes opciones de posibles
acciones que se pueden grabar en Access. Estas acciones van desde abrir
formularios y tablas, hasta opciones de eliminar registros o cerrar bases de datos.
Ej. En AbrirTabla, existen tres listas desplegables:
Nombre de la tabla, escoger qu tabla abrir
Vista, escoger cmo se pretende desplegar esta tabla (vista diseo o vistas de tablas o
grficos dinmicos, entre otras)
Modo de datos, escoger si los datos pueden ser modificables, slo de lectura, o si se
puede agregar datos a esta tabla.
Elaboracin de Macros mediante codificacin
en Visual Basic
Abrir la Base de Datos
Escoja una tabla
Crear un formulario con la opcin Formulario, guardar y
darle un nombre.
En Crear, Macro (para abrir un formulario):
AbrirFormulario
Nombre del Formulario: FormClientes
Vista: Formulario
Modo de Datos: Modificar
Guardar la macro con un nombre dado en este caso AbrirFormClientes
Elaboracin de Macros mediante codificacin
en Visual Basic
Crear una segunda macro para Cerrar el Formulario
Elegir Cerrar Ventana
Tipo de objeto: Formulario
Nombre del Objeto: FormClientes
Guardar: Si
Guardar macro Cerrar FormClientes y cerrar la macro.
Comprobar su funcionamiento.
Elaboracin de Macros mediante codificacin
en Visual Basic
Para programar en Visual Basic, abrir el Formulario
FormClientes, cambiar a Vista de Diseo para modificarlo.
un poco el formulario antes del pie de formulario y
colocamos dos botones.
El primero ser para Cerrar el Formulario
Darle el nombre btnSalir
Titulo Salir
En eventos elegir: Procedimiento de Evento
Dar clic sobre los tres puntos y se abrir la pantalla para programar
[Link] acForm, FormClientes
Guardar , salir y probar.
Elaboracin de Macros mediante codificacin
en Visual Basic
El segundo ser para Salir completamente de Access.
Darle el nombre de btnCerrarAccess
Titulo Cerrar
En eventos: Procedimiento de Evento
Dar clic sobre los tres puntos
MsgBox ("Usted va a salir de Access")
[Link] acQuitSaveAll
Grabar, salir y probar.
Macro asignado a Botn Buscar
Macro asignada para Botn Borrar
Darle el nombre de btnBorrar
Titulo Borrar
En eventos: Procedimiento de Evento
Dar clic sobre los tres puntos
TxtBuscarNombre = clearConntent
Grabar, salir y probar.
