MATRIZ DE CONTROL INTERNO
1. Introduccin
2. Qu es la Matriz de Control Interno
3. Cmo es y funciona dicha Matriz?
4. Conclusiones
5. Anexo 1 Modelo de Cuestionario
6. Anexo 2 Informe por Excepcin
1. Introduccin
La Matriz de Control Interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de
accionar proactivamente a los efectos de suprimir y / o disminuir significativamente la
multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones,
sean estos privados o pblicos, con o sin fines de lucro. Las numerossimas normas y
reglamentaciones, sean stas de carcter impositivas, laborales, ecolgicas, de
consumidores, contables, bancarias, societarias, burstiles entre otras, provenientes
de organismos nacionales (federales), provinciales (estaduales) y municipales, obligan a
las administraciones de las organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos que
la falta de cumplimiento de las mismas significan para sus patrimonios. A ellos deben
sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento tanto de las normativas internas, como
de diversas normas en materia de seguridad y control interno, como as tambin verificar
la sujecin de las diversas reas o sectores a las polticas de la empresa.
Como puede apreciarse de lo antes expuesto y a pesar de no haberse hecho mencin
detallada de todas las normativas, los riesgos a los cuales estn expuestas las empresas
son muchos y los mismos deben imperiosamente ponerse bajo control.
El constante avance que en los diversos pases hace la burocracia estatal y para-estatal
sobre los entes privados, ha llevado a stos a la bsqueda de herramientas o instrumentos
que permitan, como se expreso al inicio, suprimir y / o disminuir significativamente
los riesgos a las cuales se encuentran expuestos.
Una empresa est expuesta por un lado a errores internos de buena fe, pero tambin a
acciones que de manera accidental o no exponen a la misma a prdidas. Si tomamos
como ejemplo una entidad bancaria, sta se encuentra expuesta al accionar de mala fe de
su personal, como as tambin del de sus clientes y proveedores, la posibilidad de cometer
incumplimientos de normativas legales, el accionar de estafadores o ladrones, la falta de
previsiones en materia de seguridad interna (como pueden ser incendios, o las prdidas
de archivos en el sistema informtico). Cualquiera de estos sucesos se originan para la
entidad prdidas econmicas. Prdidas que en muchos casos pueden poner en riesgo la
continuidad misma de la empresa. Pensemos en lo que implica la sustraccin de frmulas
o planos concernientes a procesos fabriles o productos, o bien la venta ilegal de base de
datos de clientes a la competencia.
No menos importante son las prdidas que por defectos en los procesos productivos
afectan la calidad de los productos y servicios, y con ello los costos (reprocesamiento,
garantas, desperdicios) como as tambin la degradacin en la reputacin de la empresa.
Muy pocas empresas tienen polticas, planes y metodologas sistemticamente
conformadas para evitar los riesgos antes comentados. Generalmente accionan por
experiencia, intuicin o planifican de manera parcializada.
Hoy en da ninguna empresa seria, que aspire o no a la excelencia, puede continuar
operando de tal forma. Una de las gravsimas falencias de las auditoras externas est
justamente en no controlar y evaluar apropiadamente los controles internos en su
totalidad, como as tampoco evaluar desde un punto de vista sistmico a las empresas
auditadas.
Pensemos al respectos en los efectos que en el valor econmico de una empresa tiene
prdida de informacin ultra confidencial como podra ser el desarrollo de un producto
farmacutico an no patentado.
Por tales razones sta herramienta de control es tambin de gran utilidad para las
auditoras externas.
2. Qu es la Matriz de Control Interno?
La misma es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y
resolver problemas, y de ver la organizacin en su totalidad.
Es una forma de pensar, porque analizando la interrelacin de los diversos productos,
servicios y reas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas, como
as tambin con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los
funcionarios, como a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de
las diversas reas a preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las
diversas normativas a sus procesos y actividades, o bien indagar acerca de la existencia
o no de normas que se relacionen con las mismas.
Cabra preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles de sanciones
pecuniarias por incumplimiento de deberes formales slo por el hecho de no
haber realizado las indagaciones o bien de no tener planificados los controles y las
respectivas acciones.
Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la organizacin establecen
cantidad de controles a ejecutar por perodo de tiempo, con que elementos o recursos se
van a contar, que cuestionarios se han de utilizar y quienes los elaborarn. Por medio de
la delegacin se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar los controles.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o reas de mayor
riesgos, los cuales surgen de los puntajes ms bajos, son aquellos en los cuales se han de
priorizar los ajustes y correcciones, adems a travs del anlisis de las razones de los
bajos puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las
mejores acciones tendientes a su resolucin.
3. Cmo es y funciona dicha Matriz?
En dicha Matriz tenemos que en las columnas se registran las Normativas Externas e
Internas, como as tambin los Principios y Polticas cuya aplicacin debe verificarse.
Por el lado de las filas tenemos los Productos, Servicios, reas / Sectores Actividades/
Procesos que tienen lugar en la compaa.
As pues, una vez colocados los ttulos de las columnas y filas, corresponde
interrelacionar los mismos (Ejemplo: Ventas / Impuestos Nacionales Punto 1.1)
en funcin de las normativas y principios a los cuales debern dar cumplimiento las
reas, actividades y productos. En caso de no existir interrelacin entre el tem de la fila
con el de la columna, dicho espacio se anula (sombreado) (Ejemplo: Investigacin y
Desarrollo no tiene norma de aplicacin del Banco Central).
Los puntos asignados a cada casillero corresponden a los cuestionarios de control
aplicables y al Manual de Auditora, as tambin servirn para asignar recursos en el
presupuesto de control, como tambin para establecer cantidad de controles por
perodos y delegar responsabilidad del control respectivo.
Partiendo de esta matriz se procede a desagregar dichos puntos. En el caso de las Ventas,
stas estn sujetas a disposiciones impositivas nacionales, teniendo por un lado las
vinculadas a las normativas sobre facturacin y por otro lado las relativas a percepciones,
impuesto al valor agregado y las atinentes a documentacin correspondientes a los
clientes.
Luego en funcin de ello se conformarn los cuestionarios para verificar que los diversos
puntos de la matriz estn siendo debidamente cumplimentados.
Los cuestionarios tienen una primer columna correspondiente al nmero de la pregunta
en cuestin, una segunda con la respectiva pregunta, y las tercera y cuarta corresponden
a SI o NO. (Ver Anexo). La cantidad de SI de cada cuestionario se divide por el total de
preguntas del cuestionario y se multiplica por 100, logrndose un porcentaje de
cumplimiento o efectividad, el cual se aplicar sobre una base de 10 para as obtener el
puntaje por cuestionario.
Ejemplo: Si un cuestionario posee 8 preguntas de las cuales tienen 5 SI, el porcentaje es
de 62,50%, en tanto que el puntaje es de 6,25 puntos. De igual forma si otro cuestionario
tuviera 10 preguntas de las cuales 5 fueran s, el porcentaje sera de 50% y el puntaje de
5.
De sta forma se logra un anlisis bastante objetivo. Pero no todas las preguntas tienen
igual importancia, razn por la que puede mejorarse el sistema otorgndole una
ponderacin. De tal forma a aspectos menores se le dara un puntaje de 1 punto, a aspecto
de nivel medio 2 puntos y a cuestiones fundamentales 3 puntos. Ejemplo: Para un
cuestionario de 10 preguntas, con 3 de valor 1, cuatro de valor 2 y 3 de valor tres, el
puntaje mximo sera de 20 puntos. Si las respuestas positivas fueron 2 de un punto, 2 de
dos puntos y 1 de tres puntos, lo obtenido asciende a 9 puntos, con lo que se tiene un
porcentaje de efectividad del 45% y un puntaje de 4,5.
Los puntajes en lugar de uno, dos y tres, podran ser de uno, tres y cinco, para hacer ms
sensible el puntaje final a los aspectos ms importantes.
Se aplica el mismo razonamiento para obtener el puntaje correspondiente a cada punto de
la matriz, as si de contar un determinado punto de la matriz con cuatro cuestionarios cuyo
puntaje mximo de responderse a todas las preguntas positivamente sera de 40 puntos y
se obtuvo un total de 35 puntos, el porcentaje de efectividad es del 87,05% y el puntaje
de 8,71 puntos.
Por ltimo y dado que no todas las reas actividades o productos estn sujetos a las
mismas cantidades de puntos de control, se multiplica por 10 todos los puntos de control
obtenindose el puntaje mximo posible, se suman los puntos obtenidos de acuerdo al
prrafo anterior y se divide por dicho mximo obtenindose el puntaje de efectividad por
rea. Veamos: el rea o actividad Ventas de un total de 14 casilleros, tiene 11 puntos
de control. S multiplicamos 11 por diez tenemos un puntaje mximo de 110 puntos.
Supongamos que de los controles realizados surge un puntaje mximo de 80 puntos, el
porcentaje de efectividad es de 72,72%, o sea un puntaje de 7,27.
Igual criterio es aplicable a las columnas, as tenemos que Registro de la Propiedad
tiene seis casilleros puntuables de un total de 12, por lo que el puntaje mximo es de 60
puntos.
Si el puntaje obtenido es de 60 puntos tendremos un 100% de efectividad y un puntaje de
10.
En funcin de los totales por fila (reas, actividades / procesos, productos / servicios), de
los totales por columna, y de los puntos por casillero, se ordena el nivel de prioridades
para el anlisis y resolucin de los problemas.
As un bajo puntaje en los casilleros de productos y servicios en relacin a las normas
ISO 9000 e ISO 14000 nos estara indicando problemas en materia de controles de
calidad, a los cuales debera prestarse atencin inmediata.
Cabe apuntar que el total de columnas volcadas en la Matriz es a ttulo de ejemplo,
dependiendo la cantidad y contenido de las mismas a las normativas propias de cada lugar
o pas, como de las actividades que la empresa objeto de control desarrolle. As por
ejemplo podra agregarse segn el caso las normas referentes al suministro de
informacin a las entidades oficiales de Estadstica Industrial.
As de los puntajes totales observados en sta Matriz se observan problemas en el rea de
Compras (producto de un muy ineficaz cumplimiento de las disposiciones impositivas,
de calidad y de control interno), por el lado normativo se observa un bajo desempeo en
materia de cumplimiento a las disposiciones a las Normativa ISO 9000 / ISO 14000 y en
las correspondientes a las disposiciones del Banco Central (conformacin de carpetas
crediticias e informaciones especiales exigidas por el organismo de contralor para acceder
a la financiacin bancaria; lo cual podra traer como consecuencia un corte en la lneas
crediticias, o bien un incremento en la tasa de inters).
4. Conclusiones
De sta forma tenemos que la Alta Gerencia puede verificar por medio de la Matriz de
Control que se est dando cumplimiento a todos los controles, quienes estn a cargo de
dichas verificaciones, cuando fue la ltima vez que realizaron los controles para cada
punto y con qu frecuencia. En funcin de la importancia relativa de los distintos puntos
y de los problemas que los mismos tienen se le dar la prioridad de control y correccin.
Los encargados de reas, y los responsables del control, sean auditores internos o
externos pueden verificar y razonar sobre la base de la matriz (razonamiento matricial) el
cumplimiento de las distintas disposiciones.
La matriz contempla el 100% de los factores de riesgo siendo de tal forma un vehculo
formidable para evitar o corregir defectos que perjudiquen patrimonial y econmicamente
a la entidad.
La Matriz de Control le da tanta importancia al cumplimiento de las disposiciones fiscales
como al control para evitar fraudes, o resguardar la calidad de los productos y servicios,
como as tambin proteger los recursos humanos entre otros. Por tal motivo una rpida
visin de dicha matriz, impresa o por monitor, por parte de los Directivos le permiten
saber las reas que comprometen a la empresa, y proceder a analizar las causas o motivos,
para luego aplicar las correspondientes medidas de ajuste.
La Matriz es en ltimo trmino un generador de utilidades por cuanto tiene por objetivo
eliminar o disminuir las prdidas ocasionadas por los fraudes, la falta de seguros contra
riesgos, los bajos niveles de calidad, la falta de cumplimiento de disposiciones legales, la
carencia de informacin ptima entre otras.
Como dicen los norteamericanos: los partidos de basketball comienzan ganndose con
una buena defensa. De nada sirve encestar muchos puntos si los contrarios nos
convierten ms. De igual forma de poco servir trabajar con ahnco y generar ventas, si
buena parte de est son absorbidas por prdidas ocasionadas en descuidos, despilfarros y
carencias de controles.
Cada sector o punto de control de la Matriz representa el eslabn de una cadena, y una
cadena es tan fuerte como su eslabn ms dbil, de ah la importancia de verificar
preventivamente el cumplimiento de diversos aspectos concernientes a la empresa,
corrigiendo luego de los controles los aspectos, reas, procesos, actividades, normas y
principios con menores o insatisfactorios niveles de eficacia.
5. Anexo 1 Modelo de Cuestionario
El puntaje implica un problema en el rea, producto o actividad, pero no implica que las
personas de dicho sector o proceso sean siempre responsables de los problemas que
puedan observarse. Debe tenerse en cuenta la regla del 85/15 (J. Juran) segn la cual el
85% de los problemas no son atinentes a los empleados u obreros, sino al sistema, y por
lo tanto es responsabilidad de la Direccin su correccin.
6. Anexo 2 Informe por Excepcin.
El sistema matricial de control puede realizarse manualmente, como en forma automtica
mediante software programado al efecto. Con ello se lograr no slo el clculo automtico
de los puntajes tanto por cuestionario, como por casillero de la matriz y por rea o
normativa / principio, sino adems el informe por excepcin ser automtico. S para cada
respuesta negativa se indica en el programa la correspondiente observacin y sus
implicancias y riesgos, una vez efectuado el control y colocada la marca (X) en la
columna NO del cuestionario, el informe se efecta de manera automtica. Con ello se
logra estandarizar los informes, reducir el papeleo y tareas burocrticas, permitir un
rpido informe para los funcionarios respectivos y mayor uniformidad en los criterios de
informacin.
