Gestin
Del archivo fsico
La transformacin
al digital
del papel a datos est
en boga, pero antes
de implementarla se
debe establecer qu
implicaciones tiene para
las empresas, cmo ayuda
a fortalecer la relacin con
los clientes y cul es su
costo operativo y logstico.
Por: Lina Mara Hurtado R., consultor en
Gestin Documental, PwC Colombia /
[Link]@[Link]
En estos das es comn escuchar hablar,
debatir y opinar acerca de la digitaliza-
cin como solucin o ventaja tangible
para la estructuracin de las empresas.
Segn los expertos, la digitalizacin re-
duce los tiempos de consulta y archi- beneficio y el objetivo esperado. En al- diato. Esta alternativa evita la destruc-
vado, aumenta la accesibilidad de los gunos casos el documento electrnico cin de documentos fsicos y la mani-
usuarios a documentos 100% web, me- se mantendr junto al original median- pulacin de los mismos, aunque sean
jora la atencin a los clientes, elimina te soporte anlogo. En otros, el sopor- enviados por medios electrnicos en
costos legales y hace una enorme con- te impreso quedar relegado. formato digital.
tribucin al medio ambiente, entre otros Existen cuatro tipos de digitaliza- Esta clase de digitalizacin, ge-
beneficios. cin aplicables: neralmente, es bsica y no cum-
Ahora bien, hay quienes consideran 1. Digitalizacin con fines de con- ple con estndares archivsticos sino
que la inversin de recursos y tiempo en trol y trmite: especial para las em- con aquellos de carcter informtico
los procesos de transformacin del pa- presas que tienen una ventanilla nica en los que es ms importante contro-
pel a los datos puede ocasionar derro- de correspondencia, reciben altos vo- lar el formato utilizado, la resolucin,
che o prdida de dinero. Ante esta si- lmenes de informacin, requieren un los campos o ndices capturados, la
tuacin es importante pensar cul es el control y deben dar trmite de inme- transmisin de los archivos, entre otros.
[Link] 25
Gestin
est siempre disponible en casos de ca-
tstrofes (incendios, terremotos, inun-
daciones, tsunamis, etc.), incidentes de
carcter regional, nacional o internacio-
nal o sucesos de otra naturaleza como
las pandemias. As se garantiza la con-
tinuidad de los procesos una vez su-
perada la emergencia. Su propsito es
tener siempre disponibles los documen-
tos e informacin para reestablecer las
operaciones de la empresa en el menor
tiempo posible y sin generar ningn tipo
de traumatismo.
Es importante aclarar que no to-
dos los documentos de una empresa
se prestan para ser incluidos dentro de
un proceso de continuidad de negocio.
De hecho, tienen prioridad los que ha-
cen parte del core del negocio y aque-
llos que son requeridos para reestable-
cer la operacin.
4. Digit a lizacin certif icada:
Entendida como aquella que se hace
con el cumplimiento y uso de estnda-
Su prioridad es asegurar que los tr- documentales (lo que tcnicamente se res previamente adoptados por los or-
mites al interior de una organizacin denomina expedientes), series docu- ganismos competentes y por el Archivo
se realicen en el menor tiempo posible. mentales o, en su defecto, tablas de re- General de la Nacin, de acuerdo con
La ventaja es que los colaboradores ten- tencin documental. las necesidades de cada entidad o la
drn acceso a la informacin en lnea Esto garantiza que los documentos naturaleza de los documentos y avala-
y podrn manejar la trazabilidad sobre de un mismo trmite se mantengan vin- da por una instancia u organismo au-
todos los datos que ingresan o salen de culados en el momento de ser archiva- torizado.
la empresa. As generan satisfaccin de dos para evitar traumatismos cuando No debe entenderse de manera ta-
los clientes internos y externos gracias los usuarios consultan los expedientes. xativa que la digitalizacin certifica-
a la rpida toma de decisiones.
En cuanto a las imgenes, es impor- En algunos casos el documento
tante mencionar que no pueden ser usa-
electrnico se puede mantener junto al original
das posteriormente para ser archivadas
bajo una estructura normalizada y que mediante soporte anlogo.
su calidad no permite que sean preser-
vadas a largo plazo. Con este tipo de digitalizacin no solo da implica necesariamente el uso de
2. Digitalizacin con fines archivs- se asegura que los documentos perma- mecanismos como firmas digitales o
ticos: esta opcin concibe el uso y la nezcan centralizados, tambin se con- electrnicas; pues lo que certifica el
aplicacin tanto de estndares tcni- trola todo el ciclo vital del documento, proceso no es en s mismo una firma
cos como de normas expedidas por el es decir, desde que se produce hasta su digital, sino el uso de estndares en el
Archivo General de la Nacin, las cua- disposicin final. desarrollo del proceso que pueden o
les son obligatorias para el sector p- 3. Digitalizacin con fines de con- no incluir firmas digitales o electrni-
blico y opcionales para el privado. Esta tingencia y continuidad de negocio: cas-, y los cuales pueden ser certifica-
digitalizacin tiene como herramienta esta alternativa se ejecuta para asegu- dos por la misma entidad de confor-
principal la definicin de agrupaciones rar que la informacin de una empresa midad con las normas que expidan los
26 Abril 2015
Evaluar el tipo de informacin, macin?, deseo visualizar las imgenes
en formato PDF, TIFF, PDF-A?, cmo
qu procesos soporta y quin la consulta es vital para
quiero consultar los archivos (CD, dis-
saber si el formato digital beneficiar a la empresa. co duro, software, web)?
Todos estos factores nos introdu-
organismos competentes o por un ter- sos soporta, quin la consulta y cul es cen a nuestra actual cultura digital.
cero autorizado1. la periodicidad de la misma, si est vi- La sensacin de cambio vertiginoso,
Esta es una alternativa interesan- gente, si est organizada o si al estar la complejidad de la tecnologa y el
te para aquellas empresas que fijan su en formato digital beneficiar en algo ritmo creciente de su desarrollo ha-
preocupacin en el almacenamiento de a la empresa. cen que las cosas cambien a una gran
altos volmenes de informacin fsica. Adicionalmente, las compaas de- velocidad.
En conclusin, es importante tener ben tener claridad sobre otros factores La tecnologa siempre ha causado
en cuenta que para implementar cual- claves a la hora de tomar la decisin de cambios en nosotros y en nuestra rela-
quiera de estos modelos se requiere de digitalizar. Dnde enviar estas imge- cin con el medio, ahora la diferencia
una valoracin inicial, pues no se trata nes?, quin tendr acceso?, qu nive- est en el ritmo. Por esta razn es ne-
de querer eliminar todo el archivo fsi- les de seguridad adoptar?, quin ser cesario dimensionar hacia dnde vamos
co y reemplazarlo por imgenes, sino el responsable de administrarlas?, por e iniciar la preparacin para lograr con
que es necesario identificar el tipo de cunto tiempo sern conservadas?, qu xito la implementacin de proyectos
informacin que se tiene, qu proce- ndices utilizar para recuperar la infor- de oficinas cero papel.
1 CIRCULAR EXTERNA N. 005, septiembre 11 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalizacin y comunicaciones oficiales
electrnicas en el marco de la iniciativa Cero Papel. Archivo General de la Nacin.
