01.
Libros Obligatorios
La obligatoriedad para el llevado de los libros contables de las entidades y empresas
tienen como referencia los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT
vigente en el ejercicio en curso. Asimismo, los perceptores de rentas de tercera categora
que inicien actividades generadoras de estas rentas en el transcurso del ejercicio,
considerarn los ingresos que estimen obtener en el ejercicio.
La cantidad de libros obligados a llevar, se determina en base al rgimen tributario a que
se encuentra la entidad o la empresa y en el caso de estar comprendido en el rgimen
general en base al volumen de los ingresos anuales que esta tenga.
En el Rgimen tributario denominado Nuevo RUS, no es obligatorio llevar libros ni registros
contables.
En el Rgimen Especial de Renta-RER y el Rgimen General de Renta, la obligacin se
resume como sigue:
Rgimen Tributario Libros que se llevan
Rgimen Especial de Registro de Compras y Registro de Ventas
Renta-RER
Rgimen General de Volumen de Ingresos Libros obligados a llevar
Renta brutos anuales
Hasta 300 UIT -Registro de Compras
-Registro de Ventas
-Libro Diario Simplificado
Ms de 300 UIT hasta 500 Diario; Mayor; Registro de
UIT Compras y Registro de Ventas,
Ms de 500 UIT hasta Libro de Inventario y Balances;
1,700 UIT Diario; Mayor; Registro de
Compras y Reg. De Ventas
Ms de 1,700 UIT Contabilidad Completa
IMPORTANTE:
Adems de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta, las empresas se encuentran
adicionalmente obligadas a llevar en caso les corresponda, los siguientes libros
o registros:
Libros y Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley
del Impuesto a la Renta:
Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley del
Impuesto a la Renta.
Registro de Activos Fijos.
Registro de Costos.
Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas.
Registro de Inventario Permanente Valorizado.
02. Libros y Registros
Tributarios
La SUNAT ha establecido desde el 1 de enero de 2007 las normas referidas a los libros y
registros contables y los vinculados a aspectos tributarios, obligados a llevar en el caso de
entidades y empresas que generan rentas empresariales o de tercera categora.
En efecto mediante Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT se regula esta
obligacin para las empresas y tambin para personas naturales afectas a rentas por las que
deben llevar un Libro para el registro de sus ingresos por rentas de segunda o cuarta categora
segn el caso.
La regulacin de la SUNAT incluye:
El procedimiento para la autorizacin de los libros.
La forma en la cual debern ser llevados.
Los plazos mximos de atraso.
Cmo se comunica los casos de prdida o destruccin de los mismos.
En nuestro pas, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros y registros
vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de libros impresos, sistemas
mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisin electrnica este ltimo que puede
ser llevado desde los sistemas del propio contribuyente utilizando el Programa de
Libros Electrnicos-PLE o el Sistema de Libros Electrnicos- SLE Portal desde los
sistemas de la sUNAT, tal como se resume en el siguiente grfico.
En el sistema manual: los libros y registros se adquieren en una imprenta, su llevado es a
manuscrito y se legalizan antes de usarlos.
En el sistema computarizado; la informacin contable se ingresa apoyada en un software
contable apoyada en la estructura dispuesta por la SUNAT para cada libro y registro.
En el Programa de Libros Electrnicos-PLE, los libros se generan desde los sistemas del
contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT que permite generar un resumen de
toda la informacin contable y obtener una constancia de recepcin por parte de la SUNAT,
respecto de cada libro.
En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes generan sus libros desde el
portal de la SUNAT y su afiliacin y generacin de los libros es voluntaria.
03. Llevado de Libros - Forma
Manual y Sistema
Computarizado
Legalizacin de los Libros
Los notarios o jueces, segn corresponda, colocarn una constancia en la primera hoja de
los mismos y procedern a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que
debern estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven
utilizando hojas sueltas o continuas.
Oportunidad de la Legalizacin
Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados
en hojas sueltas o continuas.
Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros, de una misma
denominacin, se deber tener en cuenta:
Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que se ha concluido
con el anterior, con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia
legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del
mencionado libro o registro.
1. Tratndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas,
se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
2. Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros,
se deber presentar la comunicacin que se ha establecido para ese efecto.
Empaste de los Libros y Registros
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas
o continuas debern empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.
Los empastes debern incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la
anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible.
Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma
denominacin, que no hubieran sido utilizadas, podrn emplearse para el registro
de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
Conservacin y comunicacin de prdida o destruccin de los libros
Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no est prescrito, lo
siguiente:
Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrnica.
Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan
hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionadas
con ellas.
En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligacin de comunicar a la SUNAT,
en un plazo de 15 das hbiles, los casos en que ocurra la prdida o destruccin
por siniestro, asaltos y otros, de los libros y registros.
En todos los casos, se deber adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial
de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la ocurrencia de los hechos,
debindose presentar la citada documentacin en la Mesa de Partes de los Centros de
Servicios y dependencias de la SUNAT
Plazo para rehacer los libros contables
El plazo es de sesenta (60) das calendarios a partir de la prdida o destruccin. Por
razones debidamente justificadas se podr solicitar a la SUNAT una prrroga.
Recuerde que la SUNAT podr verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera
sufrido la prdida o destruccin sealadas, para poder acogerse al cmputo del plazo para
rehacer los libros.
04. Llevado de Libros Formas
Electrnicas
Los Libros Electrnicos
Hay dos formas o sistemas para llevar los Libros Electrnicos: desde el portal de la
SUNAT, llamado SLE Portal y el segundo llamado Sistema PLE o Programa de Libros
Electrnicos que se realiza desde los sistemas del contribuyente.
Es muy importante tomar conciencia, que hay libros electrnicos que ya son obligatorios
para el universo de empresas de mayores ingresos en sus ventas (Registro de compras y
de Ventas) y gradualmente seguir aumentando la cantidad de usuarios obligados y slo
en casos de ingresos pequeos, esta forma de llevado electrnica ser voluntaria y la
podrn alternar con las otras dos formas: manual o computarizada.
A partir de enero de 2016, los usuarios de los sistemas de Libros electrnicos se
sujetan al siguiente cronograma de aplicacin:
Primer segmento: Los Contribuyentes PRICOS incorporados por la SUNAT al
sistema electrnico
Registro de Ventas y Registro Fecha de
Desde Enero de 2013
de Compras
Inicio de
uso
Libros Diario y Mayor Desde Junio de 2013
Libros de Inventarios y
Desde Enero de 2016 (El
Libros balances, Registro de costos y
llevado es anual)
Registro de activos fijos
Obligatorio
s
Registro de Consignaciones, Desde Enero de 2016 ( El
de forma Libro de Inventario Permanente llevado es mensual)
de Unidades Fsicas y Libro de
Electrnica Inventario Permanente
valorizado
Segundo segmento: Resto de contribuyentes (MEPECOS)
OBLIGADOS a llevar de forma electrnica el Registros de Compras y el Registro de
Ventas, segn volumen de ingresos se sujetan al siguiente cronograma:
Registros obligatorios de
Volumen de ingresos Fecha de inicio de uso
forma electrnica
Ingresos mayores a 500 UIT
(S/ 1 825,000 ) entre los
Desde enero de 2014
meses de julio 2012 a junio
2013
Ingresos mayores a 150 UIT
Registro de Compras y (S/570,000) entre los meses Desde enero de 2015
Registro de Ventas de enero a diciembre de 2014
Ingresos mayores a 75 UIT
(S/ 288,750) entre los meses Desde enero de 2016
de enero a diciembre de 2015
Tercer segmento
Los contribuyentes, afiliados al Programa de Libros Electrnicos (PLE) o los que generen
sus libros (Generadores) desde el portal de la SUNAT, podrn llevar de forma
VOLUNTARIA, el Registro de Ventas y Registro de Compras.
05. Atraso en Libros-Fsicos y
Electrnicos
Los plazos mximos de atraso de los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios se
encuentran establecidos en el Anexo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 234-
2006-SUNAT y normas modificatorias, conforme lo podr ver en el siguiente enlace.
Plazos especiales
Los plazos son los mismos para el llevado de los libros bajo cualquier modalidad incluidos
los libros electrnicos, excepto el Registro de Compras y el Registro de Ventas.
Igualmente hay un plazo mximo de atraso permitido para el Registro de Inventario
permanente valorizado que tiene un plazo especial dispuesto por la Resolucin de
Superintendencia N 169-2015/SUNAT del 26-06-2015 que ha sustituido los plazos de
atraso como sigue:
Mximo de Acto o circunstancia que determina el
atraso Forma de llevado inicio del plazo para el mximo de
permitido atraso permitido.
Tres meses
Para los que llevan el 3 meses, que se cuentan desde el
Registro de forma manual o primer da hbil de realizadas las
usando hojas sueltas o operaciones relacionadas con la
continuas entrada y salida de bienes.
3 meses, que se cuentan desde el
Para los que llevan el libro de primer da hbil de realizadas las
manera electrnica operaciones relacionadas con la
Tres meses
entrada y salida de bienes.
Respecto a los Registros de Ventas y Registro de Compras Electrnicos, se sujetan
a plazos mximos de atraso que especialmente disponga la SUNAT mediante Resolucin
de Superintendencia.
06. Novedades sobre los Libros
Electrnicos para el ejercicio
2016
Mediante las Resoluciones de Superintendencia N 169-2015/SUNAT y la N 361-
2015/SUNAT, entr en vigencia desde el 1 de enero de 2016 algunos cambios sobre el
llevado de los libros electrnicos, y otros desde el 09 de febrero de 2016.
El resumen es el siguiente:
1. Se aprueba nueva versin 5.0.0 del PLE-Programa de Libros Electrnicos, el que
estar a disposicin de los contribuyentes y ser de uso obligatorio desde el 09 de
febrero de 2016. Antes de esa fecha se contina utilizando el PLE versin 4.0.
2. Los PRINCIPALES CONTRIBUYENTES pertenecientes a la Intendencia de
Principales Contribuyentes Nacionales, tienen la obligacin de llevar de forma
electrnica a partir de enero de 2016, los libros de Inventarios y Balances, Registro
de Activos Fijos, Registro de Consignaciones, Registro de Costos, Registro de
Inventario permanente en unidades fsicas y Registro de Inventario permanente
valorizado, siempre que se encuentren obligados a llevarlos de acuerdo con las
normas de la ley del impuesto a la renta y sus ingresos brutos en el ejercicio
anterior sean iguales o mayores a 3,000 UIT ( S/ 11 550,000)
3. Los PRINCIPALES CONTRIBUYENTES indicados en el punto anterior, tienen la
obligacin de llevar el registro de inventario permanente valorizado
electrnico, deben hacerlo a partir del 1 de enero de 2016, registrando de
manera semestral toda la informacin del ejercicio.
4. Los contribuyentes obligados a llevar el Registro Auxiliar de Adquisiciones, se
encuentran exceptuados de llevarlo, cuando la informacin que se solicita en este,
se registre en el Registro de compras electrnico.
5. El Registro de Compras y el Registro de Ventas se generan de forma conjunta a
partir del 09 de febrero de 2016.
6. Respecto al Libro de Caja y Bancos, el generador (empresa que ha optado
por afiliarse al sistema) de Libros Electrnicos se encuentra exceptuado de
llevar el libro Caja Bancos, siempre que su informacin se encuentre
contenida en el libro diario o en el libro mayor segn corresponda.
7. Respecto al Libro mayor , el generador (empresa que ha optado por afiliarse
al sistema o que es incorporado a este por la SUNAT) que se encuentre
obligado a llevar este libro o lo lleve de manera voluntaria, puede optar por
no llevarlo si lleva el libro diario de manera electrnica..
8. El generador puede cambiar el llevado de los registros electrnicos al SLE-PLE al
generar en el mismo el registro de compras y el registro de compras. El cambio de
sistema se produce con la generacin conjunta de ambos registros en el SLE-PLE.
