Conceptualizacin y
Normativa Archivstica para la
Organizacin Documental
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Conceptualizacin y Normativa Archivstica
para la Organizacin Documental.
INTRODUCCIN
El presente material de estudio enfoca su propuesta de desarrollo temtico hacia
los conocimientos requeridos dentro del campo de la archivstica, especficamente
al estudio de su origen y evolucin, a las cualidades que debe tener un archivo, a
su vigencia e importancia y a las cualidades que debe tener un archivista.
Tanto las empresas como las personas conocen que toda actividad o trmite
genera un documento, siendo importante, entonces, comprender las ventajas
de implementar un sistema de organizacin documental a travs del archivo; los
primeros pasos en tal direccin, apuntan al conocimiento de su evolucin histrica
y sus ventajas como instrumento de consulta y comprensin de la situacin real
que se vivencia; igualmente, toda organizacin debe poner especial inters en la
eleccin del archivista, dadas las especficas condiciones de accin metdica y de
responsabilidad que exige tan importante labor.
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CONTENIDO
INTRODUCCIN.........................................................................................2
MAPA........................................................................................................4
1. HISTORIA Y EVOLUCIN DE LOS ARCHIVOS...........................................5
1.1 Concepto de Archivo............................................................................6
1.2 Importancia de los archivos..................................................................6
2. CLASES DE ARCHIVO..........................................................................6
2.1 Segn la Organizacin..................................................................6
2.2 Segn su Uso.............................................................................7
2.3 Segn su Naturaleza...................................................................7
2.4 Segn su Ciclo Vital....................................................................8
3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS...........................................................8
4. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA.............................................................9
5. CATEGORIZACIN DE LOS ARCHIVOS...................................................10
6. ELEMENTOS DE ARCHIVO.........................................................................12
GLOSARIO..............................................................................................17
BIBLIOGRAFA.................................................................................18
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NORMATIVA ARCHIVSTICA
PARA LA ORGANIZACIN
CONCEPTUALIZACIN Y
DOCUMENTAL
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1. HISTORIA Y EVOLUCIN DE LOS ARCHIVOS
Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura,
suceso que liga al hombre con la comunicacin y el surgimiento de instituciones. El
manejo de la informacin, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de
la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la informacin
que se logr reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupacin
de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de
las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.
Entre las culturas que ms aportaron a este surgimiento
documental, se encuentran:
Los egipcios, ya que stos reflejaban en los templos
del clrigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto
tambin ocurra en China e India.
Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por
escrito testamentos y otros documentos, en vestigios
en madera y mrmol.
Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban
sus escritos en pieles, en madera y mrmol con
implementos metlicos, y en tablillas de arcilla
blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cua.
A partir de dichas culturas se da inicio a la evolucin
del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII
de los primeros indicios de documentacin con carcter
financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos
bien estructurados y cumpliendo con algunos de los
requerimientos que rigen en la actualidad, como por
ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede
referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude
a otra clase de soportes documentales como planos,
mapas y otros hallazgos importantes cronolgicamente
hablando.
Hacia el siglo XV y XVI se identifica a Espaa, en cabeza
de Carlos I, como centro pionero de los Archivos.
Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigacin
ms detallada acerca de los archivos, en cuanto a su
importancia y a la diferenciacin de su carcter general
y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al
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inicio de la Revolucin francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de
los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, as
como, la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado
por Napolen, quien pretendi unificar los archivos de los pases europeos en Pars.
Actualmente, en los pases ms desarrollados el inters por la investigacin se
apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el rea objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen slo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es as como se incorpora tecnologa que regula, a nivel general, el
manejo archivstico.
1.1 Concepto de Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona
natural o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin.
1.2 Importancia de los archivos.
Los archivos son importantes para las
entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma
de decisiones, debido a que la informacin
contenida sirve de testimonio para los
trmites que pueda requerir la empresa.
2. CLASES DE ARCHIVO
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
etapas es decir, archivo de gestin, central o histrico.
2.1 Segn la Organizacin
Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentacin
de la organizacin.
Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.
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Archivo descentralizado con control descentralizado: este depsito de informacin
lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: este depsito de archivo
se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.
2.2 Segn su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, sujetndose a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo: compuesto por documentos del
ao actual o aos anteriores, que se encuentren
en proceso de tramitacin, como: historias
laborales, resoluciones, contratos y dems
documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface
las necesidades de conservacin y consulta
permanente.
Archivo semiactivo: son los documentos que
varan en su periodo de conservacin y su
consulta es menor.
Archivo inactivo: son los documentos con
una durabilidad perpetua en el periodo de
conservacin, de acuerdo con sus disposiciones
legales, fiscales, comerciales o histricas.
2.3 Segn su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:
Archivo pblico: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
Archivo privado de inters pblico: son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurdicas
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2.4 Segn su Ciclo Vital
Archivo de gestin: corresponde a la documentacin que se encuentra depositada
y est sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: es la agrupacin de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestin de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservacin permanente.
Transferencias Transferencia
Primarias Secuntaria
Archivo de Archivo Archivo
Gestin Central Histrico
3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organizacin,
de manera que su correcta implementacin adiciona elementos de competitividad
al contar con herramientas sustentables de la informacin generada, patrimonio
invaluable de conocimiento institucional.
Son caractersticas de los documentos que componen un archivo:
Econmicos
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las bsquedas
de documentacin.
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Simples
Identifica el contenido de la informacin de manera sencilla.
Funcionales
Permiten la operacin de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos
La clasificacin debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
Tcnicos
Se registra las situaciones en la toma de decisin del responsable,
para no delegar equivocadamente al personal tcnico de archivo.
4. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA
En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad globalizada que
es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologas de la
informacin y la comunicacin, se reconoce el factor econmico que
aporta la era de la informacin y el conocimiento. Esto trae como
consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el
profesional en archivstica, exigindole una preparacin continua
en procesos y procedimientos basados en herramienta
e instrumentos informticos en los cuales se apoya la
ciencia documental hoy da.
Las caractersticas esenciales que deben acompaar la
accin eficaz del archivista, se resume en los siguientes
aspectos.
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Orden
Es el mtodo que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo
ejercer un control y ubicacin de los mismos.
Responsabilidad
Es una tarea de dedicacin y actualizacin.
Prontitud
Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente disponibilidad
inmediata de archivos.
Cordialidad
El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposicin en el momento
de dar informacin en la bsqueda y suministro de los documentos.
Sigilo Profesional
Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o archivsticas,
deben ser reservadas en el manejo de la informacin por el grado de confidencialidad
que esta requiere.
Concentracin
La ejecucin de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para
evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.
5. CATEGORIZACIN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra,
tal y como lo especifica el Archivo General de la Nacin, en el artculo 7 de la Ley
General de Archivos de Colombia.
Los archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin de competencias se clasifican
en:
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a
la pertinencia pblica de cada una de sus entidades:
Archivo general del departamento.
Archivo general del municipio.
Archivo general del distrito.
Territorialidad
Segn el artculo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde
el punto de vista territorial, se clasifican en:
Archivos de entidades del orden nacional.
Archivos de entidades del orden departamental.
Archivos de entidades del orden distrital.
Archivos de entidades del orden metropolitano.
Archivos de entidades del orden municipal.
Archivos de entidades del orden local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indgenas que se crearn cuando la ley los desarrolle.
Organizacin del Estado
Segn el artculo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el
punto de vista de la organizacin del estado, se clasifican en:
Archivos de la rama ejecutiva.
Archivos de la rama legislativa.
Archivos de la rama judicial.
Archivos de los organismos de orden de control.
Archivos de los organismos autnomos.
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6. ELEMENTOS DE ARCHIVO
Archivadores
Muebles que facilitan la ubicacin, bsqueda y consulta de informacin. Entre ellos
se encuentran los siguientes.
Archivador vertical
Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeas
para conservacin y facilitar la consulta de los
documentos correspondientes al archivo de gestin.
Tiene de una a cinco gavetas.
Archivador horizontal
Facilita clasificar los documentos de forma horizontal
pero se encuentra generalmente cerrado. Las carpetas
que se utilizan se denominan carpetas colgantes.
Folderama
Facilita la conservacin de los documentos en carpetas con gua
lateral. Se utilizan en las organizaciones para guardar las historias
laborales.
Archivador giratorio
Este archivador est constituido por hileras circulares. Adems
estn equipados con telfonos para que los responsables del rea
de trabajo suministren la informacin requerida.
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Archivador mecnico
Es un mueble dinmico, en el cual se acopia
gran cantidad de documentos de acuerdo a
la clasificacin interna de la organizacin.
Debido a su condicin fsica permite de una
manera prctica la bsqueda y manipulacin
de la informacin contenida en los
documentos.
Archivador electrnico
Es una herramienta de tipo ofimtica que sirve para
recopilar la informacin de una manera ordenada utilizando
dispositivos pticos, para su localizacin y enlace en las
debidas carpetas.
Estantes
Es una estructura metlica o de manera horizontal que tiene
como propsito de garantizar la conservacin de la informacin
de los documentos.
Archivador rodante
Es un conjunto de estanteras metlicas agrupadas
con ruedas, que implementa un sistema verstil de
almacenamiento hermtico de los documentos para
mayor accesibilidad y conservacin de la informacin.
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Planoteca
Es una estructura en madera que tiene como
funcin almacenar planos y facilitar su consulta.
Biblioteca
Segn el archivo general de la nacin: es la recepcin, seleccin, ordenamiento,
fichaje, custodia y conservacin del material bibliogrfico, facilitando la consulta de
los investigadores y al pblico en general.
Fototeca: es un organismo que se encarga de recolectar, conservar y consulta de
documentos fotogrficos.
Mapoteca: es aquel lugar en el cual se guarda y conserva todo tipo de mapas.
Hemeroteca: es una estructura que se especializa en guardar, conservar y consultar
diarios, publicaciones, folletos y boletines, los cuales se pueden clasificar por tema,
pas y fecha.
Sello Fechador
Es un elemento con imgenes grabadas y piezas mviles que
permiten modificar la fecha para marcarla sobre la superficie.
Gancho Seco o en relieve
Es una pieza metlica compuesta por grabados. Su
funcin es marcar los documentos e identificar y
protegerlos de las falsificaciones.
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Reloj Radicador
El Reloj Radicador es utilizado en la unidad
de correspondencia, para la recepcin de las
comunicaciones, facilitando y agilizando la
radicacin. La organizacin documental precisa de
un control que permita comprobar el recibo y trmite
de documentos generados por la organizacin, o
que han sido allegados a esta; evitando la evasin
de responsabilidades por parte de las personas
encargadas del recibo y despacho de documentos.
Gancho legajador plstico
Es un gancho plstico que permite fijar los documentos
que se encuentran contenidos en un legajo manteniendo
su conservacin y evitando deterioro por oxidacin.
Legajos
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador,
para asegurar los documentos, preferiblemente en
materia desacidificada, para evitar el deterioro de los
documentos.
Cajas de Archivo
Estas cajas son prcticas para organizar en estanteras. Los documentos reposan
en ellas y sus cierres son laterales. Su registro en ellas facilita la bsqueda de la
informacin, adems de la proteccin y conservacin interna.
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Papelera
Los papeles ms usados para la documentacin son:
Tamao Carta: empleado regularmente para las comunicaciones internas y
externas de la organizacin (clientes, proveedores).
Tamao Oficio: empleado normalmente por su capacidad para la realizacin
de documentos de carcter jurdico (Acuerdos, contratos, resoluciones).
Bond de 75 gr: generalmente empleado para fotocopias.
Instrumentos de medicin en los archivos
Los siguientes aparatos son empleados para garantizar la calidad y conservacin
en los documentos y dems soportes documentales que reposan en los archivos.
Termmetro
Busca identificar la temperatura ambiente y las
condiciones climticas de las operaciones en el
recinto.
Higroscopio o Higrmetro
Estos aparatos miden tanto la temperatura como
la humedad, al mismo tiempo. En la actualidad son
sofisticadas mquinas prcticas de tipo digital.
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GLOSARIO
Archivo: conjunto de documentos generados como producto de una gestin, por lo
general institucional. Una vez cumplido su trmite se deben conservar.
Archivo de Gestin: comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa, por las oficinas productoras u otras que la
soliciten.
Archivo Central o Intermedio: se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia.
Archivo Histrico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservacin permanente.
Backup: una copia de seguridad o copia de respaldo. En tecnologas de la
informacin e informtica es una copia de los datos originales que se realiza, con el
fin de disponer de un medio de recuperacin en caso de su prdida.
Legajo: son dos tapas de cartulina con gancho legajador, en donde se aseguran los
documentos de un mismo tema.
Usuario: personas que van en busca de una informacin que requieren. Los
encontramos internos y externos.
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BIBLIOGRAFA
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