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Proceso de emisin de cartolas de Versin :
vehculos rea alta Divisin El Teniente
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Tabla de Contenidos

1 DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO .................................................................................... 2

2 RESPONSABILIDADES DE ENTIDADES PARTICIPANTES .................................................... 4

2.1 SUPERVISOR AUTORIZADO CODELCO .......................................................................................... 4

2.2 RESPONSABLE DEL VEHCULO ....................................................................................................... 4

da
2.3 OFICINA DE CREDENCIALIZACIN ................................................................................................ 4

3 FASE DE SOLICITUD DE CARTOLA ............................................................................................... 5

la
ro
4 SERVICIO DE EMISIN DE CARTOLA.......................................................................................... 6
nt
5 SUBPROCESOS.................................................................................................................................. 10
Co

5.1 SUBPROCESO PREPARACIN DOCUMENTOS ........................................................................... 10

5.2 SUBPROCESO SOLUCIN OBSERVACIONES A LA DOCUMENTACIN .................................... 11

o

5.3 SUBPROCESO SOLUCIN NO CONFORMIDADES EN LA INSPECCIN VISUAL...................... 12

N

6 REQUISITOS DE DOCUMENTACION ........................................................................................ 13

a
pi
Co

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1 DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO

De acuerdo con el Artculo 28 del Reglamento del Trnsito de la Divisin El Teniente (RIT), podrn
ingresar y circular en la Divisin todos aquellos vehculos que, contando con condiciones
mecnicas y caractersticas acordes con las condiciones de las vas de la Divisin, se encuentren
debidamente autorizados.

Por su parte, el Artculo 29 establece que el documento que acredita la mencionada autorizacin,
es la cartola del vehculo, emitida a solicitud de personal debidamente autorizado para este efecto.
Los vehculos que circulan por la Divisin debern portar a la vista, la respectiva cartola.

da
El proceso de emisin de cartolas se realiza de acuerdo con la secuencia de actividades que se

la
detalla en el presente documento, donde tambin se establecen las responsabilidades y roles que

ro
deben asumir de los actores que intervienen en las distintas fases del proceso.
nt
En primer trmino, se identifican tres actores principales en el proceso:
Co
a. Supervisor Autorizado Codelco: De acuerdo con el artculo 28 del RIT, corresponde a
personal debidamente autorizado, responsable por parte de la Divisin para solicitar la
emisin de la cartola correspondiente.
o

b. Responsable del vehculo: Corresponde al propietario o persona que se responsabiliza

N

del vehculo en cuanto a sus caractersticas, estado y conduccin, dentro de las

instalaciones de la Divisin.
a

c. Oficina de Credencializacin: la emisin de las cartolas de vehculos para el rea alta es

pi

realizada por la entidad proveedora de este servicio (Oficina de pases).

Co

Por su parte, el proceso general se puede segmentar en dos fases; una asociada a las actividades
de solicitud de la cartola y otra correspondiente a su emisin.

El siguiente diagrama detalla las actividades, secuencias y participantes del proceso general de
emisin de cartolas para vehculos del rea alta de la divisin.

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D I A G RA M A G ENERA L D E P RO C ES O E MI SI N C A RTO LA S REA A LTA

da
la
ro
nt
Co
o
N
a
pi
Co

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2 RESPONSABILIDADES DE ENTIDADES PARTICIPANTES

2.1 SUPERVISOR AUTORIZADO CODELCO

El ingreso de vehculos externos a la Divisin debe ser autorizado, en primera instancia, por un
Supervisor de Codelco, que cuente con autorizacin formal para asumir esta responsabilidad.

El Supervisor Codelco establece la necesidad de que el vehculo ingrese y tiene la responsabilidad de

realizar las acciones necesarias para que el responsable del vehculo cumpla con los requisitos que la

da
Divisin impone al el ingreso de vehculos.

la
2.2 RESPONSABLE DEL VEHCULO

ro
La persona que ejerce la responsabilidad del vehculo, ya sea el propietario del vehculo o quien lo
conduce, asume la responsabilidad de realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a los
nt
requisitos para la emisin de la cartola.
Co

2.3 OFICINA DE CREDENCIALIZACIN

Esta entidad es la encargada de realizar todas las actividades asociadas al proceso de emisin de las
o

cartolas; es responsable de la revisin y validacin del cumplimiento de los requisitos, para lo cual debe
N

contar con las facilidades de personal, infraestructura, tecnologa y equipamiento necesarios para el
ejercicio de su rol.
a
pi

Esta entidad es responsable, adems del registro de los datos generados durante la ejecucin del
proceso y la emisin de reportes de seguimiento y evaluacin del servicio.
Co

Para esto, la oficina de Credencializacin debe contar con un sistema informtico de apoyo al proceso de
emisin de cartolas con las siguientes funcionalidades:

Ingreso de solicitud de cartola de vehculo:

Emisin automtica de correo electrnico para coordinar e informar sobre eventos del proceso
Registro y almacenamiento de documentacin digitalizada.
Registro y almacenamiento de todos los datos generados en las actividades del proceso
Emisin de reportes de estadsticos y de gestin, adems dey exportacin de datos a Excel y
Word, segn necesidades de la gestin del proceso.

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3 FASE DE SOLICITUD DE CARTOLA

Entidad
Agrupacin Elemento Grafo Descripcin
Responsable
Por razones de servicio, se establece la necesidad Supervisor
Necesidad de cartola de que un vehculo circule por el rea alta, Autorizado
ingresando a travs del control Maitenes. Codelco
El Supervisor Codelco enva por correo electrnico Supervisor
Envo Nota
a la Oficina de Credencializacin, la Nota Interna Autorizado
Interna

da
digitalizada, solicitando cartola. Codelco
El Supervisor autorizado enva por correo
electrnico al responsable del vehculo, el listado Supervisor
Envo

la
de requisitos que debe cumplir el vehculo, segn Autorizado de
Actividades Requisitos
tipo de vehculo y modalidad de Cartola (Temporal Codelco

ro
concurrentes o Permanente)
Supervisor
Listado de Se adjunta el listado de requisitos que debe cumplir
requisitos*
nt
el vehculo para la emisin de la cartola
Autorizado de
Codelco
Preparacin documentacin soporte documental
Co

SUBPROCESO DE que acredita el cumplimiento de los requisitos del Responsable del

PREPARACIN DOCUMENTOS vehculo y presentacin a Oficina de vehculo
Credencializacin.
o
N

* INFORMACIN MNIMA DE LA NOTA INTERNA

Tipo de cartola: Permanente, temporal Propietario del vehculo: Nombre RUT
a

Caractersticas bsicas del vehculo: Empresa Colaboradora

pi

o Marca Contrato al que se asigna el vehculo

o Modelo Gerencia
Co

o Ao Superintendencia
o Placa Patente Unidad
o Pauta de Mantencin Fecha de inicio del contrato
Fecha de expiracin del contrato
Tramo de circulacin

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4 SERVICIO DE EMISIN DE CARTOLA

Entidad Estado del

Agrupacin Elemento Grafo Descripcin
Responsable Proceso

Sistema informtico de apoyo al proceso de emisin de cartolas

da
La oficina de Credencializacin debe contar con un sistema informtico de apoyo al proceso de emisin de
cartolas con las siguientes funcionalidades:
Ingreso de solicitud de cartola de vehculo

la
Emisin automtica de correo electrnico para eventos del proceso
Registro y almacenamiento de documentacin digitalizada

ro
Registro y almacenamiento de todos los datos generados en las actividades del proceso
Emisin de reportes y exportacin de datos a excel y word, segn necesidades de la gestin del proceso.
nt
Se registra la
solicitud en el
Co

Sistema de
Cartolas; los
documento
Registro y recepcin
o

Nota Interna preparados por el Oficina de

de documentos Estado inicial
recibida y Propietario de Credencializacin
N

documentacin Vehculo se
presentada recepcionan, se
a

digitalizan e
ingresan al
pi

sistema.
Co

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Entidad Estado del

Agrupacin Elemento Grafo Descripcin
Responsable Proceso
Se realiza la
revisin
documental,
verificando el
cumplimiento de
los requisitos,
tanto legales
como de las
caractersticas
del vehculo.

da
La conformidad
de los requisitos
se verifica

la
aplicando una
lista de

ro
verificacin
El resultado de
esta revisin se
nt
registra en el
Sistema de
Co

Cartolas y se
emite un correo
electrnico al
transportista, con
o

copia al
N

Supervisor Oficina de Revisin

Revisin de documentacin
autorizado Credencializacin documentacin
Codelco, con el
a

resultado de la
pi

validacin
documental.
Co

En caso de
validacin
conforme, el
estado del
proceso es de
"Documentacin
Validada"
En caso de
rechazo de la
validacin, al
correo se adjunta
el informe que
justifica dicho
rechazo y la
frmula de
solucin. El
estado del
proceso en este
caso es de
"Documentacin
No Validada".
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Entidad Estado del

Agrupacin Elemento Grafo Descripcin
Responsable Proceso
Es responsabilidad
del Propietario del
SUBPROCESO DE Vehculo, solucionar Documentacin
Responsable del
SOLUCIN las observaciones a con
Documentacin vehculo
OBSERVACIONES los documentos, de Observaciones
No Validada acuerdo con el
informe de rechazo.
Si la validacin
documental est
conforme y se

da
trata de un
Cartola
Permanente, se

la
define la fecha y
hora en que se

ro
realizar la
Inspeccin Visual
del estado del
nt
vehculo,
Definicin fecha Oficina de Documentacin
quedando
Co
inspeccin visual Credencializacin Validada
registrada en el
sistema.
La fecha y hora
de la Inspeccin
o

Visual se informa
Revisin
N

por correo
Documentacin
electrnico al
Validada
propietario,
a

Y
quedando
Cartola
pi

registrada en el
Permanente
sistema esta
Co

comunicacin.
En caso de ser
necesario, el
propietario podr
solicitar una
cartola
provisoria. en
este caso, se Oficina de Cartola
Cartola provisoria
emitir esta Credencializacin Provisoria
Cartola, que
tendr una
vigencia igual a la
fecha designada
para la
Inspeccin Visual.

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Entidad Estado del

Agrupacin Elemento Grafo Descripcin
Responsable Proceso
En caso de
tratarse de una
cartola temporal,
Revisin se realiza de
Registro estado de Oficina de Documentacin
Documentacin inmediato la
la cartola temporal Credencializacin Validada
Validada Inspeccin Visual,
Y registrndose en
Cartola el sistema el
Temporal estado.

da
Para realizar la
inspeccin se cuenta
con Cartillas de

la
Inspeccin, donde se Inspeccin
Oficina de
Inspeccin visual Visual en
establecen los Credencializacin

ro
proceso
parmetros a revisar
y los criterios de
nt
conformidad.
Co

Se le informa al
propietario o
conductor las
o

razones del rechazo y

SUBPROCESO DE se registran en el Inspeccin
N

Responsable del
SOLUCIN DE NO sistema. Visual
vehculo
Inspeccin No CONFORMIDADAES Es responsabilidad Rechazada
Conforme
a

del Propietario del

Vehculo, solucionar
pi

las No
Conformidades
Co

El resultado de la
Registro de
inspeccin se registra Oficina de "Cartola
Inspeccin Visual
en el sistema de Credencializacin Aceptada"
Inspeccin Conforme
Cartolas.
Conforme
Si existe conformidad
en la Inspeccin
Visual, se emite la
cartola y se informa
al propietario por Oficina de
Emisin de cartola Cartola Emitida
correo electrnico, Credencializacin
quedando
registrados todos los
eventos en el Sistema
de Cartolas.

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Entidad Estado del

Agrupacin Elemento Grafo Descripcin
Responsable Proceso
Una vez emitida la
cartola, el propietario Responsable del Cartola
Retiro cartola vigente
la retira en la Oficina vehculo Entregada
de Credencializacin.
La cartola queda
registrada en el
sistema, por lo que el
vehculo puede Oficina de
Proceso Terminado
ingresar por el Credencializacin
Control Maitenes, en

da
tanto esta cartola se
encuentre vigente

la
5 SUBPROCESOS

ro
5.1 SUBPROCESO PREPARACIN DOCUMENTOS
nt
Co
o
N
a
pi
Co

El propietario es responsable de preparar el soporte documental que acredita el cumplimiento de los

requisitos del vehculo.

Agrupacin Elemento Grafo Descripcin Entidad Responsable

El Propietario del Vehculo recibe el
listado de requisitos documentales de
Requisitos para obtener Cartola Responsable del vehculo
acuerdo con el tipo de vehculo y
modalidad de cartola

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Agrupacin Elemento Grafo Descripcin Entidad Responsable

Para la Cartola Permanente, el propietario

Preparacin
prepara la documentacin que acredita el
documentaci Responsable del vehculo
cumplimiento de los requisitos, de
Cartola n de respaldo
acuerdo con el listado recibido.
Permanente
El propietario prepara documentacin
legal del vehculo.
Preparacin
Para la Cartola Temporal, el propietario
Declaracin Responsable del vehculo
declara mediante Declaracin Jurada el
Cartola Jurada
cumplimiento de los requisitos indicados
Temporal
en el listado recibido.

da
Una vez preparada la documentacin
pertinente, el Responsable del vehculose
Presentacin documentacin Responsable del vehculo
acerca a la Oficina de Credencializacin y

la
hace entrega de los mismos

5.2 SUBPROCESO SOLUCIN OBSERVACIONES A LA DOCUMENTACIN

ro
nt
Co
o
N
a
pi
Co

Es responsabilidad del Propietario del Vehculo, solucionar las observaciones a los documentos, de
acuerdo con el informe de rechazo.

Agrupacin Elemento Grafo Descripcin Entidad Responsable

El responsable del vehculo recibe las
Recepcin Informe Responsable del vehculo
observaciones por correo electrnico

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Agrupacin Elemento Grafo Descripcin Entidad Responsable

El propietario analiza las observaciones y
frmulas de solucin definidas en el
Revisin Observaciones Responsable del vehculo
informe de rechazo, decidiendo los pasos
a seguir.
Si el propietario decide resolver las
observaciones, adjunta los antecedentes
de solucin y los presenta a la Oficina de
Credencializacin.
Resuelve Observaciones
Si el propietario decide no insistir en la Responsable del vehculo
Documentales
presentacin de antecedentes, se cancela
la emisin, quedando registrado en el

da
Sistema el estado de "Cartola Rechazada
por documentacin no conforme
La solucin a las observaciones se

la
Presentacin documentacin Responsable del vehculo
presenta a la Oficina de Credencializacin

ro
5.3 SUBPROCESO SOLUCIN NO CONFORMIDADES EN LA INSPECCIN VISUAL
nt
Co
o
N
a
pi
Co

Es responsabilidad del Propietario del Vehculo, solucionar las No Conformidades detectada en la

inspeccin visual

Agrupacin Elemento Grafo Descripcin Entidad Responsable

El propietario o conductor revisa las No
Revisin No Conformidades Conformidades detectadas y decide si las Responsable del vehculo
resuelve

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Agrupacin Elemento Grafo Descripcin Entidad Responsable

En caso de que resuelva las No
Conformidades, se presenta la solucin
adoptada a una nueva inspeccin.
Si el propietario decide no insistir en la
Soluciona No Conformidades Responsable del vehculo
solucin de las No Conformidades, se
cancela el proceso de emisin de cartola,
quedando el proceso en estado de
"Inspeccin Visual Rechazada

da
6 REQUISITOS DE DOCUMENTACION

la
Tipo de Vehculo Documentos Especificaciones

ro
VEHICULO LIVIANO: Autos, 1. Presentar Revisin Tcnica u -GPS debe ser del modelo exigido por las normas.
camionetas, furgones, jeep, homologacin (en el caso de
nt
camiones, ambulancias y vehculos nuevos). -El seguro automotriz se debe presentar en forma
similares, cuyo peso sea menor 2. Presentar Seguro automotriz. presencial para su revisin por el inspector de transito.
Co

a 3.860 Kg. 3. Presentar Permiso de Una vez realizada la revisin, se devolver al dueo el
Circulacin. documento.
4. Certificado GPS.
-Se obtendr del documento de revisin Tcnica, el n
o

5. Certificado o sello que acredite

que el vehculo posee parabrisas de placa del vehculo, marca, modelo y verificar sin la
N

laminado. revisin tcnica esta valida.

6. Nota interna.
a

-Adjuntar nota interna enviada al email por el

7. Certificado que acredite que los
pi

administrador de contrato, especificando la fecha de

vehculos poseen los
inicio y termino de contrato, los vehculos que estn
implementos necesarios segn el
Co

incluidos, el n de placa, modelo, marca, ao del

tipo de vehculo que se trate. (*)
vehculo, tramos a recorrer, nombre empresa
contratista, Rut de la empresa contratista, N del
contrato, N nota interna, nombre del administrador
de contrato y centro de costo si es que corresponde.

-El punto 7 se refiere a ciertos certificados especficos

que se piden para vehculos especiales, ejemplo: el
caso de ambulancia, el cual debe contar con un
certificado de salud que acredite que el vehculo
posee los implementos necesarios por tratarse de
vehculos de emergencia.

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VEHICULO DE TRANSPORTE DE 1. Presentar Certificado de Servicio -El punto 6 se pide solo en el caso cuando se trata de
PERSONAL: Vehculos livianos o de Transporte Privado. vehculos livianos.
pesados destinados 2. Presentar Revisin Tcnica u
comercialmente al transporte de homologacin. -La Nota interna debe tener los mismos antecedentes
personas (taxis, taxi buses, 3. Presentar Seguro automotriz. que se piden en los vehculos livianos.
minibuses, buses, otros) y cuya 4. Presentar Permiso de
conduccin exige portar Circulacin. -El pto. 8 y 9 hacen mencin cuando se trata de
licencias de conducir tipo A1, A2 5. Certificado GPS. vehculos pesados.
o A3. 6. Certificado o sello que acredite
que el vehculo posee parabrisas

da
laminado.
7. Nota Interna.
8. Presentar Certificado que

la
acredite que el conductor est

ro
apto para conducir el vehculo
especificado nt
9. Presentar Certificado del
vehculo, emitido por el
Co
fabricante, que acredite que el
vehculo est apto para circular.
o
N

VEHICULO PESADO: Vehculo 1. Presentar Revisin Tcnica. -Punto 6 hace mencin a vehculos especiales que
motorizado que tiene un peso 2. Presentar Seguro Automotriz. deben poseer certificados especiales, por ejemplo: al
a

bruto vehicular igual o superior 3. Presentar Permiso de tratarse de transporte de explosivos se exige un
a 3.860 kilos, indistintamente Circulacin. certificado de la SERGANEOMIN.
pi

del uso que tenga. 4. Presentar Certificado que

-La nota interna debe poseer los mismos datos que en
Co

acredite que el conductor est

apto para manejar el vehculo. los vehculos anteriores.
5. Presentar Certificado del
vehculo, emitido por el
fabricante, que acredite que el
vehculo est apto para circular.
6. Certificado que acredite que los
vehculos poseen los
implementos necesarios segn el
tipo de vehculo que se trate. (*)
7. Nota Interna.

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