6.5.
7 El sistema automatizado contable CONTAB
El Sistema CONTAB es parte de una serie de software orientado al registro, produccin,
diseminacin y anlisis de informacin gerencial para cualquier institucin.
CONTAB permite mantener al da, con facilidad, los libros contables de cualquier
institucin y para ello trabaja con un catlogo de cuentas de hasta 6 niveles, que permite
administrar un ilimitado nmero de cuentas y de movimientos, sobre las cuales se
efectan asientos de partida doble.
La operacin del sistema es muy amistosa y sencilla, lo que lo convierte en una
herramienta insustituible para el contador y sus asistentes.
La operacin se limita a seleccionar opciones de un men de tipo pop-down, o de los
botones diseados sobre el Escritorio de la aplicacin, con un simple click del mouse
de la computadora, u oprimiendo en el teclado la letra o smbolo que se encuentre
subrayado en cualquiera de las opciones o men desplegable que se nos presente. El
otro tipo de operacin a realizar se resume en llenar campos de datos y responder a
preguntas sencillas.
Programas y Archivos.
El Sistema CONTAB est compuesto por Formularios, Mdulos, Consultas y Reportes,
los que se encuentran integrados y compilados dentro del fichero de programa
[Link], constituyendo el Sistema de Contabilidad General, que se utilizar
durante la sesin de trabajo.
Para la generacin y ejecucin de Reportes y Listados de salida, CONTAB se enlaza con
el utilitario de Visual Basic Crystal Report. Otros archivos que contiene el disco de
instalacin son los ficheros de configuracin del sistema y otros mdulos que el sistema
CONTAB carga automticamente.
Una relevante importancia tienen los archivos de extensiones .MDB (Por Ejemplo:
[Link] y [Link]), y sus correspondientes archivos asociados .LDB (Por
Ejemplo: [Link] y [Link]), los que constituyen las Bases de Datos y las
informaciones de bloqueo de registros de Micrososft Access respectivamente. Es sobre
estos archivos que el sistema CONTAB interacta para almacenar, recuperar y
diseminar la informacin contable necesaria para la accin gerencial deseada.
Cuando se desee realizar un respaldo de los archivos de datos, deben copiarse sobre
disquete o cualquier soporte de almacenamiento externo, nicamente los archivos *.MDB
y los archivos *.LDB.
La forma en que se presenta la aplicacin est presentada en el dibujo mas abajo..
Una vez seleccionada la moneda, se nos presenta el Escritorio de la aplicacin, el cual
tiene el siguiente aspecto y formato:
Barra de Ttulo de la Aplicacin, donde Barra de Men tipo Pop-Down de
aparece su icono, su nombre, y los la aplicacin, donde se encuentran
botones de minimizar, maximizar y cerrar todas las opciones de trabajo del
la aplicacin Sistema.
Escritorio de
CONTAB
Comandos tipo Botones, a los
cuales estn asociados las
acciones u rdenes de uso mas
frecuente de la aplicacin.
Barra de Tareas, donde aparece en su rea izquierda
informacin sobre el botn u opcin del Men que se
ha seleccionado, y en su rea derecha informacin
sobre el tipo de moneda en que se est trabajando.
Al seleccionar cualquier opcin de la Barra de Men, la aplicacin asociada a esa opcin
se mostrar como una ventana activa sobre el escritorio del Sistema CONTAB, y
aparecer una Barra de Men asociada a la aplicacin, as como podr aparecer o no
(segn la opcin seleccionada) una Barra de Herramientas que cambia su aspecto
segn los requerimientos de la aplicacin activa, y que permite auxiliar al usuario en
opciones de operacin sobre la ventana activa (una descripcin detallada de cada una
de estas barras la puede buscar en la secciones Barra de Men asociada a la
aplicacin activa y en Barra de Herramientas).
En trmino general un aspecto del escritorio de CONTAB cuando se ejecuta una opcin
es la siguiente:
Barra de Men asociada a Barra de Herramientas
la aplicacin activa
Ventana asociada a la aplicacin
activa, sobre el Escritorio
Uno de los primeros pasos necesarios para poder trabajar con el Sistema CONTAB, es
la definicin de un Catlogo o Plan de Cuentas, que debe ser creado por el usuario
segn sus preferencias o necesidades.
La agrupacin de las cuentas responde a 5 grupos que implcitamente CONTAB
manipula y que cumple con los principios contables, ayudando a no perder de vista la
ecuacin:
ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO
Los cinco grupos son los siguientes:
Grupos Naturaleza
1. ACTIVOS Deudor
2. PASIVOS Acreedor
3. PATRIMONIO Acreedor
4. INGRESOS Acreedor
5. GASTOS Deudor
La clasificacin de las cuentas se puede llevar hasta un mximo de 6 niveles. El cdigo
de una cuenta contable est compuesto de la siguiente manera:
GSC Sc Anal - Cont
Especifica el 2do nivel de desglose del
presupuesto (control). Ocupa 2 caracteres
alfanumricos.
Especifica el 1er nivel de desglose del
presupuesto (anlisis). Ocupa 2 caracteres
alfanumricos.
Especifica el nivel de sub-cuenta. Ocupa 2
caracteres alfanumricos.
Especifica el nivel de Cuenta. Ocupa un carcter
alfanumrico.
Especifica los subgrupos de las categoras.
Ocupa un carcter alfanumrico
Especifica los grupos. Ocupa un carcter
numrico
Esta codificacin est formada por una serie de caracteres ordenados de tal forma que
facilitan el uso y aplicacin de las cuentas y permiten:
La construccin sistemtica y explicativa del vnculo de cuentas.
Flexibilidad para adicionar o suprimir cuentas sin alterar el sistema.
Una explicacin del carcter de la cuenta por simple conocimiento de la estructura
principal del plan de cuentas.
El clasificador de cuentas ofrece una explicacin sobre cules cuentas existen o se
pueden establecer, cul es la interdependencia entre ellas y que funciones se le asignan.
El sistema para mantener la integridad de la informacin que manipula exige que slo es
posible operar con aquellas cuentas definidas como de ltimo nivel, quedando las
cuentas a las que sta ltima se subordina, como cuentas de saldo.
Un Plan de Cuentas se confecciona segn las condiciones concretas de la unidad
econmica de que se trate.
Para la confeccin del Plan de Cuentas, el usuario deber primeramente crear los
subgrupos subordinados a cada grupo segn sus propias necesidades. Es necesario
para establecer un Plan de Cuentas que al menos exista (se cree) un subgrupo asociado
a cada grupo.
Creacin del nivel de Subgrupo.
Para crear niveles de Subgrupos en el Plan de Cuentas deber seleccionar en la barra
de Men la opcin Administracin y dentro del men desplegable la opcin Subgrupo
de Cuentas.
Seguidamente se le mostrar una ventana como la siguiente:
Barra de Ttulo
Cdigo del Subgrupo
Nombre del Subgrupo
Selector del clasificador de Grupos
Campo informacin sobre Grupo
Seleccionado
rea de
Notificacin
Creacin del Plan de Cuentas.
Para la creacin de las Cuentas que van a ser usadas en el trabajo del Sistema
CONTAB es necesario previamente haber creado el nivel de Subgrupos segn se
describe en la seccin Creacin de Nivel de Subgrupo.
Selector del clasificador
de Grupo Subgrupo.
Nivel de Cuenta
Cdigo de la Cuenta
Nivel de Subcuenta
Barra de Ttulo
Nivel de Anlisis
Nivel de Control
Nombre de la Cuenta
Saldo Anterior
Campo informacin sobre Grupo
Subgrupo Seleccionado
rea de
Notificacin
Especificacin de Cuenta de
Banco
Ejemplo de parte de un listado de un Plan de Cuentas.
Datos de las Cuentas.
El Plan de Cuentas es uno de los archivos maestros del Sistema CONTAB, y est
diseado para ser accedido segn el cdigo alfanumrico de cada cuenta. El cdigo
tiene 9 caracteres, y usualmente se establece principalmente con dgitos del 0 al 9. La
estructura de la codificacin permite definir desde 1 hasta 6 niveles de cuenta (grupo,
subgrupo, cuenta, subcuenta, anlisis, control). As, por ejemplo, la estructura:
110-01-00-00
significa que la cuenta pertenece al grupo 1, subgrupo 1, cuenta 0, subcuenta 01, y que
no tiene nivel de anlisis ni control.
CONTAB establece en forma automtica la relacin entre las cuentas mayores y sus
niveles subordinados hasta el ltimo nivel.
La definicin del formato de la codificacin a utilizar, es uno de los pasos previos al inicio
del uso del sistema. Los cdigos de cuentas pueden incluir caracteres alfabticos, lo que
posibilita expandir considerablemente las alternativas de diseo de cuentas.
El usuario puede agregar o eliminar cuentas cuando lo desee, con las siguientes
restricciones:
Slo se pueden agregar cuentas de un nivel cuando existe el nivel superior. Si la
cuenta que se desea agregar es de primer nivel (nivel cuenta), no hay restricciones. Si
desea crear cuentas de un segundo nivel (nivel subcuenta), por ejemplo, debe existir
primero un cdigo de cuenta de primer nivel definido con los mismos dgitos con que
empiezan las cuentas de segundo nivel, y as para todos los niveles.
No se pueden crear niveles inferiores de una cuenta que tenga movimientos, saldos o
forme parte de rubros de presupuesto. Si en algn momento necesita hacerlo, deber
trasladar el saldo a una cuenta puente y despus de efectuar un cierre de periodo
crear los niveles de cuenta que necesite. Por ltimo deber hacer un asiento para
reubicar los saldos de la cuenta puente en los nuevos niveles creados.
No se puede eliminar una cuenta que tenga saldo anterior, o saldo actual, o ambos,
diferente de cero, o que forme parte de un rubro de presupuesto de proyectos.
Tampoco se puede eliminar una cuenta que haya tenido movimientos en el perodo,
aunque su saldo sea igual a cero.
No se puede eliminar una cuenta que tenga subniveles subordinados.
No se permite modificar el cdigo de una cuenta debido a que un cambio de cdigo
afectara todos los niveles inferiores y superiores de la cuenta; podra modificar la
naturaleza de la cuenta; y afectara a todos los comprobantes que sobre ese cdigo
se hayan realizado.
Introduccin de los Saldos Iniciales de las Cuentas.
Cuando se va a utilizar por primera vez el Sistema CONTAB es necesario introducir los
saldos de las cuentas que conforman el Plan de Cuentas, ya que estas se crean con
saldos igual a 0.00, y en la vida real, las organizaciones, cuando deciden utilizar un
medio de automatizacin para el control de su actividad contable, ya tienen su Plan de
Cuentas creado y stas tienen saldo diferentes de 0.00.
Para la actualizacin de los Saldos, slo se introducirn datos correspondientes al nivel
de mayor detalle (Cuentas de Operacin) de cada cuenta mayor, ya que el Sistema
calcular automticamente el Saldo de cada cuenta mayor (Cuentas de Saldos).
Una vez finalizada la actualizacin de los Saldos Iniciales, cumpliendo con los
principios de la ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO ecuacin contable, se
efecta de forma automatizada un cierre de
perodo inicial, para que los saldos que aparecen como resultado de los movimientos del
perodo actual pasen a la columna de saldo anterior de los estados de cuenta, y se
eliminen los movimientos del balance inicial. De esta manera el nuevo perodo que se
comenzar no tendr movimientos, y se podrn introducir movimientos del nuevo
perodo, estando los archivos de datos (Bases de Datos) listos para comenzar con el
nuevo perodo.
Asientos contables
El mtodo de Asiento por Partida Doble utilizado por CONTAB, asegura un alto nivel de
exactitud en el mantenimiento de los Libros, debido a que cada suma anotada en una
cuenta debe llevar una contrapartida que iguale el balance. Las anotaciones se realizan
en dos columnas llamadas DBITO (Debe) y CRDITO (Haber), cuyas sumas siempre
No de Comprobante
deben ser iguales.
Fecha del Comprobante
Tipo de Moneda
Barra de Ttulo
Tipo de Asiento
Concepto
Valor
Cdigo de la Cuenta
Suma
Nueva Fila
Pendiente
Insertar Fila
Observaciones
Suprimir Fila
Cancelar
Aceptar
Conciliacin Bancaria.
Cada cierto periodo se dispone de Comprobantes Bancarios relativo a los Estado de
Cuenta que las organizaciones tienen en el Banco. Generalmente el saldo que trae el
estado de cuenta del banco, no coincide con el saldo que esa cuenta refleja en nuestros
libros. Por ello se requiere hacer una Conciliacin Bancaria para determinar las causas
de las diferencias existentes y definir el saldo correcto.
Las diferencias entre el saldo de nuestros libros y los libros del banco se deben
generalmente a las siguientes causas:
1. Cheques pendientes o en trnsito: Cheques emitidos por la institucin y no
cobrados en el Banco por el beneficiario del mismo; esto trae como consecuencia que
estn abonados en libros, pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.
2. Depsitos en trnsito: Generalmente corresponden a depsitos enviados al Banco,
a fin de mes, que no aparecen an en los Comprobantes Bancarios. En este caso
aparecen cargados en nuestros libros, pero no abonados por el Banco.
3. Notas de dbito: Cargos hechos por el Banco por diversos conceptos como
intereses, comisiones, giros descontados devueltos y cheques recibidos de clientes.
4. Errores y otras diferencias: Esto puede suceder tanto en los registros de la
Institucin como en los del Banco, al registrarse cantidades distintas a las reales,
omisiones por comprobantes de nuestra Contabilidad an no registrados, depsitos o
egresos cargados a nuestra cuenta que corresponden a terceros, etc.
CONTAB permite realizar la Conciliacin Bancaria en base de marcar los documentos
registrados por el banco y que estn anotados en el sistema. Los documentos que estn
marcados desaparecern en el siguiente cierre, no as los aquellos no marcados, que
seguirn apareciendo hasta que queden conciliados. De esta manera la conciliacin se
realiza completamente en el sistema. Al marcar documentos y comparar el saldo del
banco con el saldo de la cuenta, CONTAB solicitar la fecha del estado bancario, y slo
tomar en cuenta los documentos que tengan fecha anterior a esa.
Selector Lista Desplegable Cuenta
Valor Banco
No Slip Banco Fecha
Valor Libros
Ventana Items a
conciliar
Chq. Transito
Tranf S/Cont
Ingr. S/Cont
Dep Transito
Egreso S/Cont
Observaciones
Total Diferencia
Botn Aceptar
Reportes.
Uno de los objetivos primordiales de la contabilidad en una organizacin es producir la
informacin necesaria para conocer la gestin de la entidad en un determinado perodo.
Para la generacin y ejecucin de
Reportes y Listados de salida, CONTAB
se enlaza con el utilitario de Visual Basic
Crystal Report, el cual constituye una
poderosa herramienta para el diseo y
adminis-tracin de la documentacin que
CONTAB manipula, permitiendo, a
travs de su Lenguage de Acceso a
Bases de Datos (SQL DATABASE
ACCESS), definir funciones de usuarios
que permiten desarrollar aplicaciones
profesionales que pueden ser usadas
con la variedad de impresoras que
soporta el sistema Windows.
Formato de rdenes.
El formato de rdenes se nos presenta con un panel de
botones con acciones que el usuario puede ejecutar
sobre el listado seleccionado por l. Asociado a cada
botn aparece la descripcin del tipo de accin que se
puede realizar, as como una representacin grfica
(icono) de la accin.
Las rdenes que son vlidas para este tipo de interfase son:
Imprimir: Permite enviar hacia la impresora todo el listado que se ha seleccionado,
sin una visualizacin previa en pantalla. Los valores de parmetros de la
impresora son los que en su sistema Windows tenga definido como
impresora predeterminada.
Presentar: Realiza el enlace con el Crystal Report y visualiza en pantalla el listado
que se ha seleccionado. Desde el manipulador de pantalla es posible
seleccionar la opcin de impresin, si as se desea, permitiendo en este
caso seleccionar todo el listado, un intervalo de pginas, o alguna pgina
en especfico.
Salida hacia archivo: Esta opcin permite almacenar el listado que se ha seleccionado
como un archivo de disco. Para ello aparece una caja de dilogo, para
que el usuario le especifique: el nombre que le desea dar a su archivo; el
tipo de formato en que desea sea convertido el listado; la unidad de disco
donde desea almacenarlo; y finalmente el camino o carpeta en que desea
sea colocado el archivo.
Formato de Seleccin y Orden.
Este formato se nos presenta con una ventana que tiene asociado el panel de botones
descritos en Formato de rdenes, y adems le permite al usuario manipular de su
documento, todas las fechas, o un rango de fechas; as como seleccionar todos los items
del reporte, un intervalo de ellos, o uno en particular, para su procesamiento.
Informacin Financiera.
La informacin financiera tiene una gran importancia en la institucin pues es la que
permite analizar las tendencias hacia donde se dirige la institucin, interrelaciona las
diferentes cuentas y sectores de los informes financieros entre s, y permite determinar o
detectar qu sectores o cuentas estn incidiendo de manera positiva o negativa en el
desarrollo de la institucin y de sus objetivos.
En este sentido, el Sistema CONTAB permite obtener informacin sobre:
Plan de Cuentas.
Saldo de las Cuentas.
Mayor Analtico.
Comprobantes.
Conciliaciones Bancarias.
Presupuesto de Proyectos.
Otros.
Para tener acceso a estos listados se debe proceder de la siguiente manera:
Seleccionar en la barra de Men la opcin Listados y dentro del men desplegable
la opcin sobre el listado deseado.
Aparecer seguidamente un cuadro de dilogo con algunos de los formatos descritos en
el acpite Reportes (Formato de Ordenes o Formato de Seleccin y Orden) y al
deprimir la tecla Presentar se podr obtener el listado correspondiente a la opcin
deseada por el usuario.
Ejemplos de Listados de Informacin Financiera.
Cierre del Perodo Contable
El Periodo Contable constituye el lapso de tiempo que determina cules han sido los
beneficios o prdidas/faltantes o sobrantes en ese perodo y, como consecuencia,
permite establecer cul ha sido la variacin en el patrimonio.
En muchas organizaciones, sobre todo en ONGs, el perodo contable est en relacin
directa con la necesidad de informacin al interior de la entidad, y depende adems de
los requerimientos informativos y de control que solicitan las principales agencias de
cooperacin (por lo general semestral y anual).
Durante el Cierre del Periodo Contable el Sistema CONTAB se encarga de actualizar
todos los Saldos de las Cuentas y transferir todos los movimientos y documentos que
haya realizado durante el perodo para la Dase de Datos de Estadstica.
En la Fecha de Cierra el Sistema CONTAB pondr automticamente la fecha en que se
est ejecutando la aplicacin, teniendo el usuario la posibilidad de cambiar esa fecha, si
as lo desea.
Asientos de Cierre.
Un Cierre de Perodo slo es posible realizarlo si previamente todas las cuentas de
Ingresos y Egresos han sido cerradas (saldos igual a cero). Para cerrar las cuentas de
ingresos y egresos es necesario realizar asientos sobre estas cuentas. CONTAB permite
generar asientos de cierre de forma automtica. Para ello, se procede de la siguiente
manera:
Balances.
Los Balances se preparan con el fin de presentar una revisin peridica o informe acerca
del estado de los fondos y los resultados obtenidos durante el perodo, permitiendo
conocer sobre la situacin econmica y financiera y sobre sus resultados. Asimismo son
base del establecimiento de la poltica financiera.
Los balances que el Sistema CONTAB manipula son:
Balance General o Estado de Situacin.
Estado de Resultado.
Balance general o de situacin.
El Balance General constituye uno de los informes contables ms importantes que se
elabora al finalizar cada perodo. Se trata de presentar en forma clasificada todas las
cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el patrimonio para una fecha
determinada, es decir, una relacin de cuentas reales, de valuacin y de orden; que en
forma resumida presenten la situacin objetiva de la Organizacin para la fecha del
cierre. El objetivo de este Balance es sintetizar donde se encuentran invertidos los
valores (Activo), y el origen y la fuente de donde provienen esos valores (Pasivo y
Capital).
El balance general no detalla profundamente cada activo y cada pasivo, sino de partidas
genricas que expresen con claridad su contenido; as tampoco de nombrar cada
persona y entidad sobre las que la Organizacin tiene derechos u obligaciones,
solamente se enuncia la Cuenta Control en cuestin con su saldo para la fecha.
El Balance General se elabora una vez al ao al finalizar el ejercicio econmico, aunque
ello no implica que no se pueda realizar en perodos menores (mensual, trimestral,
semestralmente, etc.) de acuerdo a lo estipulado en los contratos de proyectos.
Estado de Resultado.
Es un informe que se utiliza para evaluar la eficiencia de la Organizacin mediante la
comparacin de los ingresos y los gastos en un determinado perodo.
Los ingresos estn conformados por donaciones, prestacin de servicios, intereses
devengados, etc. Los gastos son las erogaciones en las que incurre la Organizacin en
el momento de producir bienes y servicios.
La diferencia obtenida entre los ingresos y los gastos constituye el resultado del perodo.
Presupuesto.
CONTAB incluye facilidades para llevar presupuestos sobre cada cuenta del Plan de
Cuentas, poder comparar en cualquier momento el presupuesto con los datos reales, y
modificar o actualizar el presupuesto si es necesario, permitiendo mantener actualizado:
1. Comportamiento presupuestario.
Ejecucin real del presupuesto.
Fuentes de financiamiento.
Gastos y saldo de ejecucin de los proyectos ejecutados.
2. Resumen de los proyectos y los fondos.
Cantidad y volumen financiero de proyectos aprobados, ejecutados y finalizados.
Estructura (cantidad y volumen financiero) por tipo de proyecto (segn reas a las
que se encuentra vinculados).
Ubicacin geogrfica de los proyectos.
Informes Financieros.
Informes de ejecucin presupuestaria de proyectos.
Consiste en un reporte que refleja el presupuesto aprobado por la Agencia de
Cooperacin, comparativo con los gastos ejecutados en determinado perodo (por lo
general semestral), as como el comportamiento de los ingresos en el periodo. Este
reporte debe contener cada partida en forma separada o global por rubros especficos,
segn lo presenta el presupuesto aprobado.
El formato de este Informe depende de la estructuracin que le ha dado la Agencia de
Cooperacin, pero de forma general es el siguiente:
