INTRODUCCIN.
Con el presente trabajo damos a conocer que en la actualidad es de mucha
importancia que todas las empresa tengan un departamento de compras, ya que
en l recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes,
herramientas, artculos de oficina y equipo) indispensable para la produccin de
bienes y servicios, poniendo mucha atencin para conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se
surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de
compras puede tener una aportacin a la productividad, mediante prcticas de
ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo,
adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendir en
costos ms bajos.
El xito de cualquier empresa, sea pblica, privada, industrial, comercial o de
servicios, depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice,
ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el rea, as como
habilidad, capacidad, inteligencia, empeo e ingenio por parte de los ejecutivos de
la empresa para lograr negociaciones ptimas y condiciones favorables para la
misma, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el
mercado y su consolidacin definitiva.
Para las empresas industriales y comerciales las compras representan
esencialmente una inversin de su capital; en otras palabras, es dinero de la
compaa, y por ello deben ser administradas debidamente. Por consiguiente,
estas actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a travs
de personal debidamente capacitado, de absoluta honorabilidad, responsabilidad e
integridad.
INDICE
INTRODUCCIN.....................................................................................................
OBJETIVOS.......................................................................................................... 1
MISIN Y VISIN.................................................................................................. 2
MISIN............................................................................................................. 2
VISIN.............................................................................................................. 2
ESTRUCTURA ORGNICA DE LA EMPRESA...........................................................3
REA DE COMPRAS............................................................................................. 4
POLTICAS DE COMPRAS..................................................................................... 5
PROCEDIMIENTO................................................................................................. 6
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DIAGRAMA DE FLUJO........................................................................................... 7
FORMATOS QUE SE EMPLEARAN EN COMPRAS...................................................8
Requisicin de materiales.............................................................................. 8
La orden de compra...................................................................................... 8
Informe de recepcin..................................................................................... 9
INSTRUCTIVOS PARA SU USO............................................................................ 10
GLOSARIOS....................................................................................................... 11
Lo que queremos lograr para tu empresa:
Garantizar a la Micro y pequea empresa la maximizacin de los recursos,
tanto materiales como monetarios. Gestionando tus compras de la manera
ms efectiva y en el mejor tiempo posible.
Diagnosticar y mejorar el departamento de compras de tu empresa, y si no
lo tiene proveyndote de uno para el mejor funcionamiento de este.
Brindar un servicio inmediato a tus labores de compra.
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MISIN, VISIN Y VALORES.
MISIN.
Somos una institucin responsable y capaz de gestionar tus procesos brindando
las mejores cotizaciones de los productos y servicio a un menor costo posible.
VISIN.
Ser reconocidos a nivel nacional como la institucin lider en la gestin de compra
ayudndote a tener los mejores proveedores para abastecer con productos y
servicios eficientes de calidad.
VALORES.
Confianza.
Responsabilidad.
Honestidad.
Respeto.
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ESTRUCTURA ORGNICA DE LA EMPRESA.
GERENCIA GENERAL
ADMINISTRACI SUB GERENCIA
N
SECRETARIA Y
COMUNICACI
N
DEPARTAMENT DEPARTAMENT DEPARTAMENT
DEPARTAMENT
O DE O DE O DE
O DE RRHH
CONTABILIDAD FINANZAS COMPRAS
ADMINISTRACI SUELDOS Y CONTROL DE ANALISIS DE
CONTABILIDAD
N DE RRHHM SALARIOS GESTIN COMPRA
ADMINISTRACI
TESORERIA FORMACIN NOMINAS PRESUPUESTO N DE
COMPRA
ASISTENTE DE
COMPRAS
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REA DE COMPRAS.
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DIRECTOR DE
COMPRA
JEFE DE
JEFE DE
JEFE DE JEFE DE LOGISTICA DE
SUPERVISIN
COTIZACIONES NEGOCIACIN COMPRAS Y
DE CALIDAD
SEGUIMIENO
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POLTICAS DE COMPRAS.
Evitar la duplicacin de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios.
Mantener los niveles de calidad de los productos
Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestin de lo que compra la
empresa.
Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa.
Solicitar el envo de muestras antes de realizar la orden de pedido.
Visitar de manera frecuente los depsitos de la empresa.
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PROCEDIMIENTO.
La localizacin de las fuentes proveedoras. Se identifica a los proveedores
que tengan los materiales requeridos en la plaza, regin, e incluso en el
extranjero.
La solicitud de cotizacin. Se solicitan cotizaciones por vas telefnicas, fax,
correo o a travs de mensajeros o correo electrnico.
La cotizacin. Documento que envan los proveedores en el que se indican
precios, condiciones de entrega, condiciones de pago y garantas.
Cuadro comparativo. Se elabora un resumen de las cotizaciones
presentadas por los proveedores.
La negociacin. Es la etapa ms importante del proceso; en ella se
negocian las condiciones de pago, entrega, precios, calidad, entre otras,
buscando siempre el beneficio mutuo, a partir de las buenas relaciones
humanas y comerciales.
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ENTRADAS INICIO DE COMPRAS ANALISIS DE COMPRAS SALIDA
INICIO Requerimientos de compra
DIAGRAMA DE FLUJO.
ento del cliente y especificaciones de la compra a realizar. Anlisis de compras
Solicitud de cotizacin y requerimiento del clien
Diseo de compras
Administracin de compras
Recepcin de detalles e informacin de la compra para realizar las posibles cotizaciones.
Asistente de compras
Logstica de compras
Seleccin de proveedores
Seleccin de proveedores
Anlisis de cotizaciones
Desarrollo de propuesta
Aprobar propuesta
NO SI GESTIN DE COMPRA
OK
FIN
FORMATOS QUE SE EMPLEARAN EN COMPRAS.
Requisicin de materiales. Este documento es enviado por la
dependencia que solicita el material al almacn general, especificando el
cdigo del material y la cantidad solicitada.
La orden de compra. Cuando el almacn general no cuenta con
existencia del material o se ha llegado al nivel de inventario en el cual debe
generarse un nuevo pedido, se procede a realizar una orden de compra que
se entrega al proveedor elegido, especificando los plazos de entrega, las
condiciones de pago y las caractersticas del material solicitado.
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Informe de recepcin. Cuando el proveedor entrega la mercanca la
dependencia encargada de recibir el material genera un informe de
recepcin, en el que se especifica la cantidad de material recibido, sus
caractersticas, el valor unitario y las condiciones de pago; todo ello debe
coincidir con lo acordado en la orden de compra.
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INSTRUCTIVOS PARA SU USO.
Este manual est enfocado a los procesos de cotizaciones que realizar la
empresa Logstica de Compras Especializadas. El presente manual de compras
har uso de todas las polticas que disponga la empresa.
Aunque el manual puede usarse desde este momento no se descarta la
introduccin de mejoras o sugerencias en aquellos aspectos que supongan
facilitar o concretar su cumplimentacin.
Para ello agradeceremos a los usuarios del manual que remitan su sugerencia a la
siguiente direccin de correo: logisticace@[Link]
Los apartados con los que cuenta el manual de compras son los siguientes:
Introduccin.
ndice.
Objetivos.
Misin.
Visin.
Estructura orgnica de la empresa y del rea de compras.
Polticas.
Procedimientos.
Diagrama de flujo.
Formato que se empleara en compras.
Instructivos para su uso.
Glosario, entre otros.
El manual est diseado en Word, estar disponible en la pgina de Facebook
Logstica de Compras Especializadas de forma que el usuario lo pueda
descargar y complementar en esta misma herramienta y simultneamente
consultar la legislacin aplicable.
GLOSARIOS.
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