MainBoss CMMS 2.

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Gua de Usuario

Copyright 2005, Thinkage Ltd.

 Indice de Materias

Bienvenido a MainBoss CMMS..........................................................................1

Convenciones de documentacin.................................................................................... 1
Listas desplegables.......................................................................................................... 1
Ayuda en lnea.....................................................................................................4
Conceptos de MainBoss ....................................................................................6
Sesiones de MainBoss .....................................................................................12
Entrar al sistema............................................................................................................ 12
La ventana de MainBoss ............................................................................................... 12
Salir del sistema ............................................................................................................ 13
Establecer las primeras tablas ........................................................................14
La tabla de Edificios ..................................................................................................... 15
La tabla de Almacenes .................................................................................................. 18
La tabla de Vendedores................................................................................................. 19
La tabla de Contactos .................................................................................................... 20
La tabla de Personal ...................................................................................................... 21
Las tablas de Informacin de Trabajo........................................................................... 23
El ciclo vital de una orden de trabajo correctiva............................................26
Crear una solicitud de trabajo ....................................................................................... 27
MainBoss @Requests ............................................................................................... 29
Crear una orden de trabajo ............................................................................................ 29
Comenzar una nueva orden de trabajo ...................................................................... 30
Especificar las unidades por una orden de trabajo .................................................... 32
Especificar una descripcin de un problema............................................................. 33
Especificar las propiedades de rdenes de trabajo.................................................... 34
Asignar personal a una orden de trabajo ................................................................... 36
Reservar materiales para una orden de trabajo ......................................................... 40
Tratar con Mano de Obra y Materiales Externos ...................................................... 45
Guardar una orden de trabajo inicial......................................................................... 50
Modificar rdenes de trabajo ........................................................................................ 51
Anular rdenes de trabajo ............................................................................................. 52
Imprimir rdenes de trabajo .......................................................................................... 53
Seleccione para imprimir .......................................................................................... 57
Cerrar una orden de trabajo........................................................................................... 58
La funcin de Reales Rpidos................................................................................... 60
Registrar cobros de vuelta......................................................................................... 63
Unidades............................................................................................................65
La tabla de Equipo ........................................................................................................ 69
Identificacin de equipo............................................................................................ 70
Servicio de equipo..................................................................................................... 71
Repuestos de equipo.................................................................................................. 73

-i-
 Especificaciones de equipo ....................................................................................... 74
Valor de equipo ......................................................................................................... 75
Medidores de equipo ................................................................................................. 77
Examinar y editar los registros de equipo..................................................................... 80
La tabla de Espacios...................................................................................................... 80
Ms sobre medidores..................................................................................................... 80
Registrar lecturas de medidor.................................................................................... 81
Compensadores de medidor ...................................................................................... 82
Las especificaciones de plantilla................................................................................... 83
Crear una especificacin de plantilla ........................................................................ 85
Usar una especificacin de plantilla en un registro de equipo.................................. 87
Equipo obsoleto............................................................................................................. 90
Contratos de servicio..................................................................................................... 92
Mantenimiento preventivo................................................................................95
Pasos para manejar mantenimiento preventivo:............................................................ 97
Crear tareas ................................................................................................................... 99
Planificar unidades para mantenimiento preventivo ................................................... 101
Especificar planificaciones de tarea............................................................................ 103
Ejemplos de planificacin ....................................................................................... 108
Generar rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo.......................................... 110
Ajustar rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo........................................... 111
Planificaciones de rdenes de trabajo ......................................................................... 112
Imprimir rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo ........................................ 114
Control de inventario general ........................................................................116
Crear un nuevo artculo de inventario......................................................................... 117
Describir artculos de inventario ................................................................................. 117
Propiedades de artculos de inventario.................................................................... 119
Estado de artculos de inventario ............................................................................ 121
Uso de artculos de inventario................................................................................. 124
Mantenimiento de artculos de inventario............................................................... 126
Operaciones de artculos de inventario ....................................................................... 126
Determinar cul almacn contiene un artculo en particular................................... 127
Contar inventario fsico........................................................................................... 129
Otras operaciones de artculos de inventario .......................................................... 132
Detalles de inventario.................................................................................................. 133
Comprar y recibir ............................................................................................137
El proceso de comprar y recibir .................................................................................. 139
El reporte de volver a pedir......................................................................................... 141
Crear una nueva orden de compra............................................................................... 142
Informacin general de rdenes de compra ............................................................ 144
Los artculos de rdenes de compra ........................................................................ 145
Elegir los artculos .................................................................................................. 147
Extras de rdenes de compra................................................................................... 149
Modificar rdenes de compra...................................................................................... 150

- ii -
 Imprimir una orden de compra.................................................................................... 151
Emitir una nueva orden de compra ............................................................................. 153
Registrar recibos ......................................................................................................... 154
La funcin de Recibo Rpido.................................................................................. 156
Agregar artculos indivivuales a un recibo de envo............................................... 158
Cerrar una orden de compra........................................................................................ 160
Prototipos de rdenes de compra ................................................................................ 160
Buscadores y editores....................................................................................163
Usar buscadores .......................................................................................................... 163
Buscar un registro en particular .............................................................................. 166
Usar editores ............................................................................................................... 167
Clonar registros ....................................................................................................... 171
Reportes ..........................................................................................................173
Ingresar especificaciones de reporte ........................................................................... 173
Vista previa de reportes............................................................................................... 175
Lista de los reportes de MainBoss .............................................................................. 175
Exportar datos ............................................................................................................. 177
Ficheros adjuntados .......................................................................................179
Crear un fichero adjuntado.......................................................................................... 181
Anotaciones rpidas ................................................................................................ 181
Usar un fichero adjuntado ........................................................................................... 183
Administracin de MainBoss.........................................................................185
Obtener acceso a las funciones de administracin...................................................... 185
Guardar configuraciones ............................................................................................. 186
Preferencias ................................................................................................................. 187
Datos de la Compaa ............................................................................................. 187
Formato de fecha, hora y otras preferencias ........................................................... 187
Configuraciones de texto personalizado ..................................................................... 191
Funcionamientos de base de datos .............................................................................. 191
Reindexar ................................................................................................................ 191
Respaldar la base de datos MainBoss ..................................................................... 192
Restaurar la base de datos del respaldo................................................................... 193
Auditar..................................................................................................................... 195
Seguridad..................................................................................................................... 198
Cambiar la contrasea de administracin ............................................................... 198
Autorizar nuevos usuarios....................................................................................... 199
Entrar al sistema y seguridad .................................................................................. 201
Archivar....................................................................................................................... 202
Como archivar ......................................................................................................... 203
Archivar los datos ................................................................................................... 204
Restaurar y usar un conjunto de archivos ............................................................... 205
Limpiar datos desarchivados................................................................................... 208
Registrarse................................................................................................................... 209
Work Request Notifier (Informador de solicitudes de trabajo) .................................. 209

- iii -
La orden de MainBoss....................................................................................210
El subcomando de respaldo......................................................................................... 211
El subcomando de restaurar ........................................................................................ 211
Configurar la opcin de lengua ................................................................................... 212
Modo de Service Desk ................................................................................................ 212
Solamente Ingresar Claves de Licencia ...................................................................... 213
Apndice A: Nuevas prestaciones en MainBoss 2.9 ...................................214
Nuevo en MainBoss 2.9 Versin 5 ............................................................................. 214
Nuevo en MainBoss 2.9 Versin 4 ............................................................................. 215
Nuevo en MainBoss 2.9 Versin 3 ............................................................................. 216
Nuevas Prestaciones en MainBoss 2.9........................................................................ 216
Apndice B: Instalar MainBoss 2.9 ...............................................................220
El Programa de Inicio de MainBoss ........................................................................... 220
Instalar en una red local .............................................................................................. 221
Registrarse y MainBoss .............................................................................................. 223
MainBoss Service Desk .............................................................................................. 224
Usar los ejemplos de bases de datos ........................................................................... 225
Apndice C: Preguntas frecuentes ...............................................................227
Lista de Solicitante...................................................................................................... 227
Quitar la seleccin de una lista desplegable................................................................ 227
Imprimir reportes ........................................................................................................ 227
Versin de MainBoss .................................................................................................. 227
Eliminar artculos de inventario.................................................................................. 228
Planificar mantenimiento preventivo .......................................................................... 229
Contraseas olvidadas................................................................................................. 229
Tablas recomendadas .................................................................................................. 230
Enviar reportes de MainBoss por email ...................................................................... 231
Empacar ficheros de MainBoss................................................................................... 232
Equipo Obsoleto y Mantenimiento Preventivo ........................................................... 233
Actualizaciones a equipo de cmputo o Windows ..................................................... 234
Editando sus archivos de MainBoss con otro programa ............................................. 235
Empaquetando Archivos de MainBoss ....................................................................... 236
Apndice D: Solucin de problemas.............................................................238
Funcionamiento Lento y Errores de Red Local (Lan) ................................................ 241
Obtener soporte de MainBoss ..................................................................................... 243

- iv -
 Introduccin
Bienvenido a MainBoss CMMS

Gracias por registrar la versin 2.9 de MainBoss CMMS. Esperamos que provea todas las
funciones que necesita para la gestin del trabajo de mantenimiento en su organizacin.

Convenciones de documentacin

Esta gua usa las siguientes convenciones de documentacin:

Se muestran los mens y los artculos de men en negrita:
Seleccione Edificios desde el men de Tablas.
Referencias a los ingresos de men tpicamente usan flechas. Por ejemplo, Tablas
Edificios se refiere al ingreso de Edificios en el men de Tablas.
Se muestran los campos donde ingresa datos en negrita, tambin entre comillas:
Vea el campo de Cat. de Equipo ...
Se muestran los botones en negrita y subrayado:
Haga clic al botn Listo.
Se muestran las teclas del teclado en negrita y entre <parntesis>:
Apriete la tecla <Tab>.
Usando el ratn: Cuando esta gua le indica hacer clic a un botn, un artculo de men, o
algn otro objeto en la pantalla, haga un clic con el botn izquierdo del ratn.

Listas desplegables

Muchos de los formularios en MainBoss le permiten especificar la informacin por medio

de listas desplegables.
Ejemplo: En la ventana abajo, Personal tiene dos listas desplegables.

n o

-1-
Si haga clic a la flecha n, ver los cdigos de identificacin para personal.

-2-
Si haga clic a la flecha o, ver los nombres completos.

Se especifica un ingreso en la lista cuando hace clic sobre ello. MainBoss completar los
dos campos de Personal con la persona que escogi:

Si quiere borrar un ingreso en un campo de listas desplegables: Haga clic en el campo,

apriete la combinacin de teclas <Ctrl+Del>, y despus <Enter>. Como alternativa, haga
clic derecho en la flecha de la lista desplegable, seleccione Borre Seleccin en el men.

-3-
 Ayuda en lnea

Mientras est usando MainBoss, se puede obtener ayuda en dos maneras:

En la mayora de las ventanas de MainBoss, puede hacer clic al botn <?> en la esquina
derecha de la parte superior de la ventana. MainBoss le proveer la informacin acerca
de la ventana que est actualmente mostrada.
Haga clic a este botn:

-4-
El men de Ayuda de MainBoss provee acceso a los ficheros de ayuda de MainBoss.
Ayuda Ayuda le da el ndice de materias para los ficheros de ayuda.
Ayuda Indice de Ayuda le da un ndice de trminos importantes.
Toda ayuda en lnea se muestra con su buscador de Web (muchos tienen o Microsoft
Internet Explorer o Netscape Navigator). Si quiere imprimir una pgina de la ayuda en
lnea, solamente hay que usar la funcin de imprimir de su buscador. Normalmente es el
botn de Imprimir cerca de la parte superior de la ventana del buscador.
Importante: Para obtener acceso a la ayuda en lnea, debe tener un buscador de Web
configurado para abrir los ficheros HTML. La mayora de usuarios ya tendrn sus
computadoras configuradas apropiadamente (probablemente usando Microsoft Internet
Explorer o Netscape Navigator). Si no tiene un buscador configurado apropiadamente,
abra Windows Explorer y haga un clic doble a cualquier fichero HTML (por ejemplo,
cualquier de los ficheros .htm en el subdirectorio del manual en el directorio donde se
instal MainBoss). Windows le pedir a especificar un programa con el cual abrir el
fichero; especifique el buscador en su sistema. Si su sistema no tiene un buscador, se lo
puede obtener gratis de Microsoft, Netscape, o varias otras compaas de software.
Pregunte a su proveedor de computadoras para mayor informacin.

-5-
 Conceptos de MainBoss

Esta seccin explica varios de los conceptos de MainBoss. No describe los detalles
extensivos de usar el software, pero ms bien se enfoca en como est organizado
MainBoss y como adaptar esa organizacin a las obras de su departamento.
___________________________________________________________
Tabla: Una tabla es una lista de ingresos, cada una de ellas contiene
informacin acerca de algo.
Por ejemplo, la Tabla de Edificios es una lista de los edificios donde su
organizacin hace el trabajo de mantenimiento. Cada ingreso en la Tabla
de Edificios contiene informacin acerca de un edificio particular (por
ejemplo, su nombre y/o direccin).
Tiene que darle un cdigo de identificacin a cada ingreso en una tabla. Dos
ingresos no deben tener el mismo cdigo.
___________________________________________________________
Equipo: Equipo es un trmino general para cualquier aparato que puede
requerir mantenimiento.
Depende de usted determinar que constituye un equipo distinto. Por
ejemplo, puede considerar una produccin en cadena como un slo equipo o
puede elegir a verlo como un sistema hecho de varios equipos.
___________________________________________________________

-6-
___________________________________________________________
Espacio: Un espacio es un rea en un edificio.
Esto puede ser un cuarto, una seccin de cuartos adjuntados o un piso
entero de un cuadro de oficinas.
Si tiene que tratar con cuartos bien grandes, puede dividirlos en varios
espacios; un piso de una fbrica grande puede ser dividido entre los
espacios Piso noreste, Piso noroeste, etc. para especificar las
ubicaciones precisas y para hacerlo ms fcil para el personal encontrar el
lugar exacto donde pas el problema.
___________________________________________________________
Unidad: Una unidad de mantenimiento (o sencillamente una unidad) es o un
espacio o un equipo.
En general, MainBoss le permite completar operaciones parecidas con los
dos. Por ejemplo, se puede planificar mantenimiento preventivo para un
espacio o un equipo. Se puede crear rdenes de trabajo solicitando trabajo
para cualquier de los dos tipos de unidad, y mantener historiales de trabajo
para los dos.
Como espacio y equipo son tan parecidos en MainBoss, frecuentemente
tiene la libertad de elegir cual usar en una situacin especfica. Por
ejemplo, los servicios de calificacin / aire condicionado para un rea
particular pueden ser vistos como equipo o considerado parte del espacio
mismo. Todo depende de cual manera le queda mejor con su organizacin.
Principio general: La mayor diferencia entre equipo y espacio es que equipo puede tener
costos de capital y medidores, mientras espacio no.
___________________________________________________________

-7-
___________________________________________________________
Solicitud de trabajo: Solicitudes de trabajo informan de problemas.
Solicitudes de trabajo se basan muchas veces en las quejas de las personas
fuera del departamento de mantenimiento. Ellos dan informacin bsica
acerca del problema: el lugar, el nombre de la persona que le inform del
problema, la fecha y hora que se recibi el informe, y una breve descripcin
del problema mismo.
___________________________________________________________
Orden de trabajo: Una orden de trabajo es una descripcin detallada de trabajo
que hacer.
Normalmente se imprimen y reparten las rdenes de trabajo al personal
asignado para hacer el trabajo.
rdenes de trabajo son ms detalladas que solicitudes de trabajo. Por
ejemplo, una orden de trabajo puede especificar la duracin de tiempo
esperada para terminar el trabajo, los materiales que se ocupe, etc. Tales
detalles no estn presentes en una solicitud de trabajo.
Principio general: Solicitudes de trabajo estn designadas a ser sencillas para que los
solicitantes generales las puedan completar sin problema. rdenes de trabajo son ms
detalladas, y normalmente hechas por personal del departamento de mantenimiento.

-8-
___________________________________________________________
Reporte: Un reporte da una lista de informacin extrada de los ficheros de
MainBoss.
MainBoss puede imprimir varios tipos diferentes de reportes, incluyendo
historia de trabajo, resumen de costos, listas de equipo, etc.
___________________________________________________________
Artculos: Artculos son materiales usados en el transcurso del trabajo de
mantenimiento.
Artculos incluyen repuestos, herramientas, qumicas, etc. Hay dos tipos de
artculos:
Artculos inventariados son materiales designados para el seguimiento por
MainBoss. Por ejemplo, probablemente quiere un seguimiento por MainBoss para
los artculos consumibles usados regularmente para mantenimiento (filtros, aceite,
etc.) y repuestos importantes para todo equipo. En esta manera, MainBoss le puede
indicar cuando empiezan a escasear los materiales y necesitan pedir ms piezas
para tener al alcance en el inventario.
Artculos no inventariados son materiales que no son designados para el
seguimiento por MainBoss. Estos pueden incluir materiales que no mantienen
normalmente en inventario (piezas que solamente piden cuando se ocupan) o
materiales que sencillamente no necesita tener un seguimiento por MainBoss (por
ejemplo, los fundamentos como goma y cinta que se usa tanto que sera demasiado
trabajo mantener registros detallados acerca de la cantidad que cada trabajo usa).
___________________________________________________________

-9-
___________________________________________________________
Unidad de Medida: Una unidad usada en medir materiales en el inventario.
Ejemplos incluyen litros, metros, kilogramos. Estos son tiles cuando hay
que especificar la cantidad de un material usado en el trabajo (Ejemplo: tres
litros de aceite cuando cambia el aceite).
Muchos materiales (como bombillas o correas de ventilador) vienen en
unidades indivisibles. Las bases de datos de ejemplo de MainBoss usan la
medida C/U (Cada Uno) para tales materiales.
___________________________________________________________

- 10 -
___________________________________________________________
Ordenes de Compra: Una orden de compra pide o registra la compra de bienes y/o
servicios desde una fuente externa.
MainBoss hace fcil crear una orden de compra que puede enviar
directamente a un proveedor, indicndole cuales artculos quisiera comprar.
El mismo tipo de orden de compra puede ser enviada a un contratista
externo describiendo el trabajo que quisiera contratar.
Aun si su organizacin ya tiene un sistema para crear rdenes de compra,
las funciones de MainBoss todava son tiles para mantener registros
internos. En otras palabras, es til crear una orden de compra de MainBoss
que indica que, Compramos A, B, y C de Proveedor X aun si los papeles
que enva a los proveedores no vienen de MainBoss mismo. En tal
situacin, puede considerar las rdenes de compra de MainBoss como
demandas para las rdenes de compra verdaderas usadas por su
organizacin.
___________________________________________________________
Base de datos: Un conjunto de ficheros que contienen la informacin usada por
MainBoss.
En trminos generales, hay un fichero separado para cada tipo de datos que
usa MainBoss. Por ejemplo, hay un fichero para rdenes de trabajo, otro
para solicitudes de trabajo, otro para informacin de equipo, etc.
___________________________________________________________

- 11 -
 Sesiones de MainBoss

Una sesin de MainBoss comienza cuando inicia el programa de MainBoss y termina

cuando sale del sistema. Se controla las sesiones de MainBoss por el men de Sesin.

Entrar al sistema

Cuando inicia el programa de MainBoss, se requiere que se identifica. (Algunas

organizaciones prefiere apagar este requisito, en tal caso puede comenzar a usar el
programa de MainBoss inmediatamente, sin especificar su nombre y contrasea.)
Si se requiere entrar al sistema, ver una ventana as:

n
o

La persona encargada de administrar MainBoss en su empresa le asignar un nombre de

usuario y una contrasea. Ingrese su nombre de usuario en NombreUsuario n y su
contrasea en Contrasea o. Despus haga clic a Aceptar p.

La ventana de MainBoss

Cuando MainBoss se inicia (y ha entrado al sistema si necesario), ver la ventana de

MainBoss:

- 12 -
 n
o

La lnea de men n contiene los mens que usar en MainBoss. La lnea de botones o
debajo los mens provee atajos a las funciones ms usadas de MainBoss.

Salir del sistema

Para salir del sistema y terminar su sesin de MainBoss, seleccione Sesin Salir desde
el men. El programa de MainBoss saldr inmediatamente.

- 13 -
 Establecer las primeras tablas

Para empezar a usar MainBoss, normalmente tiene que establecer las primeras tablas. Por
ejemplo, si va a usar a MainBoss para un seguimiento de cual trabajadores estn asignados
a cual trabajos, tendr que establecer la tabla de Personal. Esta tabla registra los nombres
del personal, ms cualquier otra informacin que pueda ser til (por ejemplo, oficio, como
contactarlo, tarifas por hora, etc.).
Solamente tiene que completar la informacin pertinente a sus operaciones. Por ejemplo, si
su organizacin no mantiene un seguimiento de costos de mano de obra para cada trabajo,
no tendr que especificar las tarifas por hora para los trabajadores.
Aunque organizaciones diferentes tienen diferentes necesidades, el resto de este captulo
describe las tablas que la mayora de los usuarios de MainBoss tendrn que establecer. Las
secciones estn organizadas en la orden ms lgica para la mayora de organizaciones.
Nota: Examine los contenidos de una tabla usando un buscador. Agrega nuevos ingresos a
una tabla (o modifica los existentes) Usando un editor. Para informacin en como usar
buscadores y editores, vea Buscadores y editores en la pgina 163.

- 14 -
La tabla de Edificios

___________________________________________________________
Edificio: Un lugar donde hace mantenimiento, guarda artculos, o recibe bienes
comprados.
___________________________________________________________
Un edificio puede ser una planta industrial, un edificio comercial o institucional; aun
puede ser una escuadra de vehculos. Contratista de mantenimiento puede considerar cada
cliente como un edificio separado.
La tabla de Edificios registra informacin acerca de todos sus edificios. Aun si su
organizacin solamente tiene un edificio, hay que establecer una tabla de Edificios (con un
registro singular para el nico edificio).
Nota: Si tiene la intencin de usar MainBoss para imprimir rdenes de compra, debe
registrar la informacin completa de direccin para los edificios donde se puede recibir
envos. MainBoss coloca esta informacin de direccin en las rdenes de compra, para
hacerles saber a los vendedores donde deben enviar los bienes.

- 15 -
Para registrar informacin acerca de edificios, seleccione Tablas Edificios desde el
men. Esto abre el buscador de Edificios:

n
Para crear nuevos ingresos en esta tabla, haga clic a Nuevo n.

- 16 -
Cuando haga clic a Nuevo, MainBoss abre el editor de Edificios:

n
o

p q r

El nico campo que debe completar es Cdigo n. Sin embargo, es til completar la
direccin. Tambin debe completar Descripcin o con el nombre usado normalmente
cuando se refieren a este edificio.
Si quiere crear ingresos para ms de un edificio, rellene los campos para el primer edificio,
pues haga clic a Guard-Nuevo p. MainBoss guardar la informacin que acaba de
ingresar; y despus borrar todos los campos para que pueda volver a llenar la informacin
acerca de otro edificio.
Cuando ha ingresado la informacin para el ltimo edificio, haga clic a Guardar q para
guardar esa informacin, despus haga clic a Cancelar r para cerrar la ventana del editor.
Nota: Antes de guardar el contenido de una ventana, hay un botn titulado Cancelar como
en r mostrado anteriormente. Haciendo clic en este botn cierra la ventana sin guardar su
informacin. Despus de Guardar el contenido de la ventana, el botn Cancelar cambia a
Cerrar, que significa que nada se perder al cerrar la ventana. Esto se usa en muchas
ventanas de MainBoss: Cancelar cambia a Cerrar despus de la operacin Guardar.

- 17 -
La tabla de Almacenes

___________________________________________________________
Almacn: Donde se guarda los materiales de inventario.
Si tiene ms de un almacn, obviamente es importante saber cual almacn
contiene cual artculos para que los trabajadores puedan conseguir los
materiales que necesitan rpidamente.
___________________________________________________________
Para registrar informacin acerca de los almacenes, seleccione Inventario Tablas
Almacenes desde el men. Esto abre el buscador de Almacenes:

Esto da una lista que indica en cual edificio est ubicado el almacn. Haga clic a Nuevo en
el buscador para abrir el editor de Almacenes:

El editor de Almacenes le permite registrar un cdigo de identificacin para cada almacn

y en cual edificio est ubicado el almacn.
Nota: Si no especifica cual almacn contiene un artculo en particular, el artculo
pertenece al Inventario General.

- 18 -
La tabla de Vendedores

___________________________________________________________
Vendedor: Una persona fuera de su organizacin que le provee con bienes o
servicios.
Vendedores incluyen los proveedores y contratista externos contratados
para trabajo especializado.
___________________________________________________________
Para registrar informacin acerca de vendedores, seleccione Tablas Vendedores desde
el men. Esto abre el buscador de Vendedores. Haga clic a Nuevo para abrir el editor de
Vendedores:

o
p

Hay que rellenar el campo Cdigo n. Se puede rellenar otros campos con la
informacin de contacto para el vendedor. El Contacto o y la Direccin p son
importantes si tiene la intencin de usar las funciones de rdenes de compra de MainBoss,
como esta informacin ser impresa en las rdenes de compra para indicar donde deben
enviar las Ordenes de Compra.
Cuando ingrese una direccin de email en Email/Contacto q, MainBoss le permite
enviar email a esta direccin. Solamente haga clic a la direccin donde sea que aparezca
(en la tabla de Vendedores o otras ventanas de MainBoss) y MainBoss trata de abrir su
software de enviar emails para que pueda enviar email a la direccin indicada. Igualmente,

- 19 -
si haga clic a una Direccin de Web, MainBoss trata de abrir el navegador de Web para
mostrar la pgina de Web indicada.
Tablas Relacionadas: La tabla Tipos de Vendedor le ofrece una manera de clasificar
vendedores segn los servicios que proveen. Por ejemplo, puede agrupar los proveedores
segn el tipo de materiales que suministran y agrupar los contratistas externos segn los
servicios que proveen.
Clasificar los vendedores en esta manera puede facilitar el proceso de crear rdenes de
trabajo y rdenes de compra. Por ejemplo, supongamos que est preparando una orden de
compra para mantener un buen nivel de stock en materiales elctricos. Si ha creado una
categora de Proveedor elctrico, puede indicarle a MainBoss a solamente mostrar los
vendedores en esa categora cuando quiere elegir un vendedor para completar el pedido.
En vez de tener que elegir desde la lista completa de vendedores, MainBoss solamente
mostrar los vendedores en la categora indicada.
En esta manera, crear tipos de vendedor puede simplificar algunos procesos en MainBoss.
Sin embargo, puede usar todas las funciones de MainBoss aun si no especifica tipos de
vendedor.
Para ver la tabla de Tipos de Vendedor, seleccione Tablas Tipos de Vendedor desde el
men.

La tabla de Contactos

___________________________________________________________
Contacto: Las personas que necesita contactar en conexin con su trabajo de
mantenimiento.
En particular, se consideran contactos las personas que entregan una
solicitud de trabajo.
___________________________________________________________
La tabla Contactos le permite registrar informacin de sus contactos. Para ver o editar la
tabla, seleccione Tablas Contactos desde el men. Esto abre el buscador de Contactos.
Haga clic Nuevo y abrir el editor de Contactos para que pueda ingresar la informacin de
nuevos contactos.

- 20 -
La tabla de Personal

___________________________________________________________
Personal: Los empleados de mantenimiento en su organizacin.
Esto no incluye los contratistas externos que trabaja para la organizacin
para ciertos trabajos. Se consideran los contratistas externos vendedores.
___________________________________________________________
La tabla de Personal da una lista de informacin acerca de cada persona en su
departamento de mantenimiento, inclusive la informacin de contacto y las tasas por hora
para el trabajo de cada empleado.
Para registrar informacin acerca de su personal, seleccione Ordenes de Trabajo
Tablas Personal desde el men. Esto abre el buscador de personal:

Haga clic a Nuevo en el buscador y abrir el Editor de personal para que pueda ingresar la
informacin de su personal:

- 21 -
 n
o p

La mayora de los campos en un registro de personal provee la informacin de contacto

como nmeros de telfono y direcciones de email. Adems, el registro contiene lo
siguiente:
Tasa Actual n: La tasa por hora que actualmente para el empleado, o lo que cobra otras
personas para su trabajo.
Nueva Tasa o: Si los costos de mano de obra se van a cambiar en un futuro, pueda registrar la
nueva tasa en este campo. Comenzando el da de la FechaEfectiva (dada abajo),
MainBoss cobrara costos de mano de obra con la nueva tasa en vez de la antigua. Con esta
informacin dada de antemano, no tendr que recordar a cambiar la tasa el da exacto que
el cambio debe ocurrir.
FechaEfectiva p: El dia en que el cambio de tasas ocurre, y comenzara la Nueva Tasa en
vez de la Tasa Actual. (Vea la explicacin de Nueva Tasa arriba.)

Tablas relacionadas: La tabla de Oficios le da una manera de clasificar los empleados en

acuerdo con sus oficios. Por ejemplo, puede crear grupos de mecnicos, ingenieros, etc.
Clasificando empleados en esta manera pueda facilitar el proceso de crear rdenes de
trabajo. Por ejemplo, supongamos que va a crear una orden de trabajo para arreglar un
problema mecnico, y tiene que asignar personal para tratar con el problema. Puede indicar
a MainBoss a darle una lista de personal solamente con la clasificacin de Mecnicos.
Esto le hace ms rpido seleccionar la persona deseada de la lista.
En esta manera, creando clasificaciones de oficios puede simplificar varios procesos en
MainBoss. Sin embargo, puede utilizar todas las funciones de MainBoss aun si no haya
creado estas categoras.
Para ver la tabla de Oficios, seleccione Ordenes de Trabajo Tablas Oficios desde
el men.

- 22 -
Las tablas de Informacin de Trabajo

MainBoss tiene varias tablas que contiene informacin relacionada con el trabajo que hace.
___________________________________________________________
Prioridad: Un cdigo que indica la urgencia de un trabajo.
Por ejemplo, puede crear un rango de prioridades desde Urgente a
Cuando hay tiempo. Puede agregar estos cdigos de prioridad a las
rdenes de trabajo para que su personal pueda saber cual trabajo necesitan
cumplir primero.
Para crear cdigos de prioridad, seleccione Ordenes de Trabajo Tablas
Prioridades de Trabajo desde el men.
___________________________________________________________

- 23 -
___________________________________________________________
Cdigo de Acceso: Un cdigo que indica las restricciones relacionadas con el
trabajo.
Por ejemplo, pueden existir restricciones como Solamente hace arreglos
despus de las 5:00 pm o Siempre obtenga permiso del supervisor antes
de apagar la maquina. Cdigos como estos pueden ser adjuntados con las
rdenes de trabajo para que su personal est informado con los casos
especiales de acceso que puedan aplicarse a los trabajos que van a hacer.
Para crear cdigos de acceso, seleccione Ordenes de Trabajo Tablas
Cdigos de Acceso desde el men.
___________________________________________________________
Proyecto: Un grupo de rdenes de trabajo relacionados a una sola meta.
Por ejemplo, supongamos que esta renovando un rea en uno de sus
edificios. Puede crear un proyecto de Renovacin y agregar todas las
rdenes de trabajo relacionadas a este proyecto. Esto le hace fcil distinguir
cual trabajo fueron parte de la renovacin, y cuales no.
Cuando agrupa los trabajos por proyectos, puede obtener un mejor sentido
de lo que su departamento de mantenimiento esta haciendo. Si no, puede
terminar con muchas rdenes de trabajo individuales que hace difcil ver el
concepto grande de lo que esta pasando.
Para crear proyectos, seleccione Ordenes de Trabajo Tablas
Proyectos desde el men.
___________________________________________________________

- 24 -
___________________________________________________________
Cdigos de Cierre de Reparacin:
Un cdigo usado para resumir la naturaleza de la reparacin.
Cdigos de cierre le provee con una manera rpida de resumir la naturaleza
de los trabajos que hacen. Por ejemplo, puede crear cdigos de cierre para
indicar problemas por causa de fallas elctricas, uso de equipo, dao
accidental, etc.
Cuando agregar cdigos de cierre a las rdenes de trabajo, puede usar
MainBoss para darle un resumen de la naturaleza de los trabajos que hacen.
Por ejemplo, puede obtener un reporte de todos los trabajo relacionados con
fallas elctricas. Esto le puede ayudar en encontrar tendencias o problemas
bsicos que necesitan atencin.
Para crear Cdigos de Cierre de Reparacin, seleccione Ordenes de
Trabajo Tablas Cdigos de Cierre de Reparacin desde el men.
___________________________________________________________
Categoras de Trabajo:
Cdigos usados para clasificar el tipo de trabajo hecho en un trabajo en
particular.
Por ejemplo, puede definir categories como electrico, plomera,
califaccin/aire condicionado, vandalismo, etc. Tambin puede definir
categoras adicionales para trabajos de mantenimiento preventivo, como
inspeccin, mantenimiento rutinario, y ajuste mayor.
Se puede agregar informacin extra usando categoras de trabajo en las
rdenes de trabajo. Esta informacin puede entonces ser analizada por los
reportes de MainBoss; por ejemplo, obtener informacin acerca de una
categora de plomera, puede determinar los costos exactos de mano de
obra y materiales asociados con los problemas de plomera de un edificio en
particular. Esto le puede facilitar el proceso de tomar decisiones acerca de
la presupuestapor ejemplo, puede darle las pruebas a la gerencia de los
costos exactos de plomera para justificar una renovacin del sistema donde
ms haya problemas.
Para definir Categoras de Trabajo, seleccione Ordenes de Trabajo
Tablas Categoras de Trabajo del men.
___________________________________________________________

- 25 -
 El ciclo vital de una orden de trabajo correctiva

Este captulo resalta la secuencia normal de pasos en tratar con un reporte de problema
recibido de alguien fuera del departamento de mantenimiento.
Nota: Las secciones en este capitulo describen maneras tpicas en que organizaciones usan
MainBoss. Sin embargo, casi todo es opcional; puede elegir cuales funciones de MainBoss
quedan mejor con su sistema de mantenimiento y operaciones. Por ejemplo, una orden de
trabajo de MainBoss le permite registrar estimaciones en avance para la mano de obra y
los materiales para un trabajo, mas los costos actuales cuando terminaron el trabajo. Sin
embargo, no tiene que usar estas funciones; si su organizacin no tiene un seguimiento de
mano de obra y/o materiales por trabajo, puede omitir esta informacin de sus rdenes de
trabajo.
Aqu estn los pasos que normalmente sigue para tratar con un reporte de problema en su
departamento de mantenimiento:
1. Crear una solicitud de trabajo (vea Crear una solicitud de trabajo en la pgina 27). La
persona que quiere reportar el problema o la persona en mantenimiento que ha recibido
un reporte crea la solicitud.
Crear una orden de trabajo basada en la solicitud de trabajo (vea Crear una orden de
trabajo en la pgina 29). Una persona de gerencia en mantenimiento normalmente hace
este paso.
Imprimir la orden de trabajo y darla a los empleados asignados para hacer el trabajo (vea
Imprimir rdenes de trabajo en la pgina 53).
Cerrar la orden de trabajo cuando terminaron el trabajo (vea Cerrar una orden de trabajo
en la pgina 58). Las personas que hacen el trabajo o la gerencia pueden hacer este
paso.

- 26 -
 Crear
solicitud de

Crear orden
de trabajo

Imprimir orden
de trabajo

Hacer el
trabajo

Cerrar orden
de trabajo

Ciclo vital de orden de trabajo tipica

En cualquier momento en el proceso, puede editar los resultados de la etapa anterior. Por
ejemplo, cuando originalmente crea una orden de trabajo, no siempre tiene bastante
informacin para estimar la mano de obra esperada y los costos de materiales. En cuanto
recibe esta informacin, puede volver a ingresarla en la orden de trabajo. Aun puede
modificar una orden de trabajo despus de cerrarla, si obtenga informacin adicional o
descubre un error.

Crear una solicitud de trabajo

El primer paso en responder a un problema es crear una solicitud de trabajo. Una solicitud
de trabajo resume la informacin bsica del problema: una descripcin del problema, cual
unidades de equipo o espacio necesitan el arreglo, quien entreg el reporte de problema,
etc.
MainBoss @Requests: MainBoss @Requests es un programa adicional que le permite a
las personas en su organizacin entregar solicitudes por email. Estos mensajes de email se
conviertan automticamente en solicitudes de trabajo, por lo tanto ahorrndole tiempo y la
molestia de crearlas a mano. Por mayor informacin, enve un email a
[email protected].
Para crear una nueva solicitud de trabajo, seleccione Solicitudes de Trabajo Abra
Solicitud desde el men. Esto abre una ventana donde puede ingresar la informacin
necesaria del problema:

- 27 -
 n o
p q
r
s

v w
___________________________________________________________
Para llenar una nueva solicitud de trabajo:
2. Haga clic a la flecha a la par de Solicitado por n para especificar quien entreg el
reporte del problema. La lista desplegable muestra la tabla de Contactos actual. Para
mayor informacin sobre la tabla de Contactos, vea La tabla de Contactos en la pgina
20.
Si el trabajo fue solicitado por alguien que no se encuentra en la tabla de Contactos
actual, haga clic al botn Nuevo Solicitante o. Esto abre una ventana donde puede
ingresar la informacin de contacto para el nuevo solicitante.
Si el problema incluye equipo, haga clic a Equipo p. Si el problema incluye espacio, haga
clic a Espacio q.
Haga clic a la flecha a la par de Edificio r para especificar el edificio donde se ocurri
el problema.
Haga clic a la flecha a la par de Unidad s para especificar el equipo o espacio que tiene
el problema.
Para Materia t ingrese una descripcin breve del problema.
En el espacio debajo u Materia ingrese una descripcin ms amplia del problema.
Use los otros campos en la solicitud de trabajo para ingresar otra informacin. Por
ejemplo, puede agregar un cdigo de prioridad en Prioridad si quiere especificar la
prioridad del trabajo. (Para mas sobre prioridades, vea Las tablas de Informacin de
Trabajo en la pgina 23.)

- 28 -
Haga clic a Guardar v para guardad la solicitud de trabajo, pues haga clic a Cancelar w
para cerrar la ventana.
___________________________________________________________
Nota: Si deja en blanco Fecha, MainBoss pondr la fecha y hora actual. Tambin puede
llenar estos campos manualmente si quiere que tenga una fecha en el pasado o cualquier
otra fecha / hora.
Cuando haya creado una solicitud de trabajo, usted puede imprimirla usando el botn
Guard-Imprime. Para ms informacin, mire la ayuda en Internet.

MainBoss @Requests

Si su organizacin tiene la licencia de MainBoss @Requests como prestacin opcional al

programa MainBoss, los usuarios pueden entregar solicitudes por email.
El proceso es fcil. Las personas autorizadas envan mensajes de email a una direccin
especifica dentro de su organizacin. El software de MainBoss @Requests vigila para los
mensajes enviados a esta direccin. Cuando se recibe un mensaje, el software @Requests
automticamente crea una solicitud de trabajo usando la informacin del mensaje. Se
coloca la solicitud de trabajo en la base de datos normal de MainBoss donde puede ser
procesado a una orden de trabajo.

Crear una orden de trabajo

El prximo paso en el ciclo vital de una orden de trabajo es crear una orden de trabajo
preliminar. Normalmente, se crean las rdenes de trabajo desde una solicitud de trabajo
existente. Sin embargo, tambin se puede crear una orden de trabajo sin una solicitud.
La orden de trabajo preliminar puede contener informacin en todas o algunas de las
siguientes opciones:
prioridad de trabajo
fecha / hora cuando debe hacer el trabajo
personal asignado al trabajo (posiblemente incluyendo los costos de mano de obra
basada con la tasa del empleado)
duracin del trabajo esperado
materiales esperados para el trabajo
una descripcin detallada del trabajo
Ordenes de Compra asociadas: Una orden de trabajo puede necesitar mano de obra
hecha por un contratista externo. Por ejemplo, puede tener un trabajo donde parte del
trabajo pueden hacer su personal y parte se debe hacer un contratista externo licenciado.
En este caso, MainBoss hace fcil crear una orden de compra para cubrir el costo de
contratistas externos. La orden de compra puede incluir los costos de materiales que el

- 29 -
contratista suple. Asociar una orden de compra con una orden de trabajo hace fcil seguir
los costos y identificar lo que el contratista hizo por su organizacin de verdad.
Adems de los costos de materiales y mano de obra, una orden de compra puede contener
cobros extras (normalmente se llaman extras). Por ejemplo, un contratista puede cobrarle
una tasa por hora, mas un cobro extra si trabaja los fines de semana o tiempo extra.
Contratistas tambin cobran por impuestos de servicios, gastos de tramitacin, etc. Tales
extras tambin se puede incluir en la orden de compra.

Comenzar una nueva orden de trabajo

Hay dos manera de comenzar una nueva orden de trabajo: empezando con una solicitud de
trabajo existente, o empezando con la orden de trabajo misma.
1. Si ya tiene una solicitud de trabajo:
Abre el buscador de solicitudes de trabajo con Solicitudes de Trabajo Examine
Solicitudes desde el men:

o
Haga clic a la solicitud de trabajo que quiere usar n, pues haga clic a Crear OT o.
MainBoss abrir una nueva orden de trabajo usando la informacin de la solicitud de
trabajo seleccionada.
2. Si no tiene una solicitud de trabajo:
Seleccione Ordenes de Trabajo Abra Orden de Trabajo desde el men. Esto
crea una orden de trabajo nueva donde todo esta en blanco.

- 30 -
 Secciones de orden de trabajo: Si comienza con una solicitud de trabajo o no, llena la
orden de trabajo cuando registra la informacin en varias secciones.
Algunas secciones se usan para preparar la orden de trabajo inicial (creada antes de
comienza el trabajo). Por ejemplo, usa la seccin de Unidad para registrar cual equipo
Especificar unidad
o espacio necesita la reparacin.
(Seccion de Unidad)
Otras secciones registran informacin despus de hacer el trabajo. Por ejemplo, usa la
seccin de Cerrar para registrar informacin como la fecha que terminaron el trabajo.
Algunas secciones se usan Describe
ambos problema
antes y despus de hacer el trabajo. Por ejemplo, usa
(Seccion de descripcion)
la seccin de Mano de Obra antes de hacer el trabajo para estimar cuanto tiempo
personal necesitara para arreglar el problema. Usa la misma seccin despus de hacer
el trabajo para registrar el tiempo exacto que usaron el personal para terminarlo.
Indica horario (Seccion de
Cuando crea una orden de trabajo, puede llenar las secciones en cualquier orden. Sin
propiedades)
embargo, es til seguir esta secuencia:
___________________________________________________________
Para llenar una orden de trabajo Asignar
inicialpersonal
(antes de hacer el trabajo):
(Seccion de mano de obra)
3. Llenar la seccin de Unidad para especificar cual equipo o espacio necesita la
reparacin. (Vea Especificar las unidades por una orden de trabajo en la pgina 32).
Reservar
4. Llenar la seccin Descripcin materiales
para describir que debe hacer. (Vea Especificar una
(Seccion
descripcin de un problema en de materiales)
la pgina 33.)
5. Llenar la seccin Propiedades para especificar cuando debe comenzar el trabajo y
cuando espera que termine, masinformacion
Guardar otros detalles pertinentes. (Vea Especificar las
propiedades de rdenes de(boton en la pgina 34.)
Guardar)
trabajo
6. Llenar la seccin Mano de Obra para asignar personal al trabajo y para estimar cuanto
tiempo cada persona tomara para terminar el trabajo. (Vea Asignar personal a una
Pasos
orden de en lapara
tipicos
trabajo pgina 36.)una orden de trabajo inicial
llenar
7. Llenar la seccin Material para reservar cualquier repuesto o otros materiales que el
trabajo indica. (Vea Reservar materiales para una orden de trabajo en la pgina 40.)
8. Guardar toda la informacin ha registrado. (Vea Guardar una orden de trabajo inicial
en la pgina 50.)
___________________________________________________________

- 31 -
 Especificar las unidades por una orden de trabajo

La seccin Unidad de una orden de trabajo especifica el equipo o espacio que necesita
reparacin:

o p

___________________________________________________________
Para llenar la seccin Unidad de una orden de trabajo:
9. En Materia n, ingrese una descripcin breve del problema.
Si comienza con una solicitud de trabajo, Solicitado por o ya tendr el solicitante
especificado en la solicitud de trabajo. Si no, haga clic a la flecha en la lista. MainBoss
muestra su tabla de Contactos actual (como est descrito en La tabla de Contactos en
la pgina 20).
Si la persona que solicito el trabajo no se encuentra en la lista de Contactos, haga clic a
Nuevo Solicitante p, y MainBoss abrir una ventana donde puede ingresar la
informacin acerca del Nuevo solicitante.
Si comienza con una solicitud de trabajo, otros campos en esta seccin ya estarn llenados
con la informacin de la solicitud. Si no, llene los otros campo como hara para una
solicitud de trabajo. (Para mas informacin, vea Crear una solicitud de trabajo en la
pgina 27.)
Cuando ha especificado la unidad que necesita la reparacin, MainBoss mostrara los
contratos de servicio q que han sido registrados para esas unidades. Esto le puede indicar
si las reparaciones deben ser por su personal o si puede llamar al contratista de servicio.

- 32 -
 Especificar una descripcin de un problema

La seccin de Descripcin de una orden de trabajo le permite describir el problema con

tantos detalles como quiere. Tambin puede especificar instrucciones de paso a paso para
tratar con este problema.

___________________________________________________________
Para llenar la seccin Descripcin de una orden de trabajo:
10. Ingrese la descripcin n usando tantas lneas como necesita.
___________________________________________________________
Cuando ingresando la descripcin, puede usar las funciones normales de editar texto con
Windows. Por ejemplo, <Enter> comienza una nueva lnea y <Backspace> borra los
caracteres.

- 33 -
 Especificar las propiedades de rdenes de trabajo

La seccin Propiedades especifica informacin acerca del trabajo incluyendo la fecha que
quiere que el trabajo comience y cuantos das espera durar.

n
o
p

___________________________________________________________
Para llenar la seccin Propiedades de una orden de trabajo:
11. En TrabajoComenz n ingrese el da que el trabajo debe comenzar. Puede ingresar
esta fecha en cualquier formato. Por ejemplo, puede ingresar Julio 3 o 3 Jul o
2001/07/03. Para mas sobre formatos de fecha, vea la ayuda en lnea.
12. Cuando llena TrabajoComenz, MainBoss automticamente completa
TrabajoTermin o con la misma fecha. Esto le ahorra tiempo si el trabajo tomara
menos de un da. Si el trabajo toma mas de un da, o completa TrabajoTermin con
la fecha que el trabajo debe terminar o completa Trabajo Durar p con el nmero
de das que el trabajo debe durar.
Principio general: Si ingresa una fecha en TrabajoTermin, MainBoss
automticamente cambia Trabajo Durar a la cantidad apropiada de das. Igualmente,
si ingresa la cantidad de das en Trabajo Durar, MainBoss automticamente cambia
TrabajoTermin.
La seccin Propiedades tiene varios otros campos. Por ejemplo, Prioridad le permite
asignar una prioridad al trabajo. (Vea Las tablas de Informacin de Trabajo en la pgina

- 34 -
23.) Para mayor informacin sobre cualquier de estos campos, vea la documentacin en
lnea.

- 35 -
Asignar personal a una orden de trabajo

La seccin Mano de Obra de una orden de trabajo le permite asignar personal a un

trabajo. Tambin le permite estimar cuanto durara el trabajo (antes de comenzar el trabajo)
y registrar horas reales (despus de terminar el trabajo):

Hay dos tipos de trabajadores que pueden ser asignados a un trabajo:

Su personal (trabajadores internos)
Contratistas externos (trabajadores externos)
Puede combinar ambos tipos de trabajadores en un trabajo si es necesario. Sin embargo, se
manejan los dos tipos diferentes, como mencionamos abajo.

- 36 -
 ___________________________________________________________
Para asignar su personal a un trabajo (trabajadores internos):
1. Haga clic a Agregar Estimacin n. MainBoss abre una ventana donde puede
especificar la persona que quiere asignar:

p
q

r s t

2. Haga clic a la flecha por Personal o. MainBoss muestra la tabla de Personal (como
mencionamos en La tabla de Personal en la pgina 21). Seleccione la persona que
quiere asignar.
3. Use Inicia p y Termina q para registrar las horas que espera que este trabajador
comience y termine el trabajo.
Principio general: Si ingresa una hora en Termina, MainBoss automticamente cambia
Tiempo Estimado a la duracin apropiada. Igualmente, si ingresa una duracin en
Tiempo Estimado, MainBoss automticamente cambia Termina.
4. Si tiene la intencin de asignar otros trabajadores a este trabajo, haga clic a Guard-
Nuevo r. MainBoss guarda la informacin acaba de ingresar, pues borra todos los
campos para que pueda ingresar la informacin del prximo trabajador.
5. Cuando ha asignado el ltimo trabajador al trabajo, haga clic a Guardar s para
guardar la informacin, pues haga clic a Cancelar t para cerrar la ventana.

Cuando vuelve a la ventana de la orden de trabajo, vera que una estimacin ha sido
agregada a la lista en la seccin de Mano de Obra:

- 37 -
 La E en la columna Oficio indica que esto es una estimacin (no la hora real que registrara
cuando ha terminado el trabajo).
___________________________________________________________
Contratistas externos: Para agregar costos de mano de obra para un contratista externo,
tiene que crear una orden de compra para ese contratista. Por lo tanto, el procedimiento es:
13. Crear una orden de compra que tiene la direccin del contratista externo y agrguelo a
la orden de trabajo.
14. Agregar estimaciones de manos de obra a la orden de compra.
___________________________________________________________
Para asociar una orden de compra con una orden de trabajo.
15. En la seccin Mano de Obra de una orden de trabajo, haga clic a Nueva OC para
crear una nueva orden de compra o Vincular OC para agregar costos a una orden de
compra existente. (Para mas sobre creando ordenes de compra, vea Comprar y recibir
en la pgina 137.)

Cuando ha creado una nueva orden de compra o ha vinculado una existente, aparecer en
la ventana de la seccin Mano de Obra:

- 38 -
La columna Personal da el cdigo de identificacin del vendedor y la columna de
Nombre da el cdigo de identificacin para la orden de compra.

- 39 -
 ___________________________________________________________
Para agregar una estimacin de mano de obra a la orden de compra:
16. Haga clic al ingreso de la orden de compra en la lista de la seccin Mano de Obra.
17. Haga clic a Agregar Estimacin Extra. Esto abre una ventana donde puede
especificar la estimacin.

18. Ingrese la descripcin del trabajo del contratista en Descripcin n.

19. Ingrese el costo estimado en Costo Total o.
20. Haga clic a Guardar para guardar la informacin, pues haga clic a Cancelar para
cerrar la ventana.
___________________________________________________________
Cuando vuelve a la ventana de la orden de trabajo, vera que hay una nueva lnea debajo la
orden de compra que muestra el costo estimado que acaba de ingresar.
Nota: Se agrega el costo de mano de obra a la orden de compra como un extra.

Reservar materiales para una orden de trabajo

Cuando asigna materiales a una orden de trabajo antes que el trabajo termina, estima
cuales materiales cree usted que el trabajo requiere. Los materiales que especifica estn
entonces calificado en reserva. Por ejemplo, si un trabajo de una carretilla elevadora
reemplaza ciertas fajas del motor, puede reservar la cantidad exacta de fajas que requiere el
trabajo cuando crea orden de trabajo.
Nota: Para reservar los materiales para una orden de trabajo, debe crear la tabla de
inventario de MainBoss. Esta tabla registra los materiales que usa en su trabajo. Para
mayor informacin, vea Describir artculos de inventario en la pgina 117.
En acuerdo con los propsitos para volver a pedir inventario, niveles de stock no incluyen
los materiales que estn en reserva. Por ejemplo, si actualmente tiene seis fajas de
ventilador en un almacn pero dos de ellas estn en reserva, dice que su nivel de stock es

- 40 -
cuatro con dos en reserva. Si el punto de volver a pedir para este tipo de articulo es cinco
fajas, MainBoss recomienda que debe volver a pedir mas de las fajas, aun si de hecho tiene
seis fajas en el almacnno se incluyen las fajas en reserva en el nivel de stock por que ya
estn marcadas para usar en una orden de trabajo.
Despus de terminar un trabajo, debe volver a la orden de trabajo y debe ingresar los
materiales usados. MainBoss ajusta los niveles de inventario en acuerdo con estos nuevos
datosartculos en reserva se marcan como usados o se quitan de la reserva si en el fin y
acabo no los usaron. Para mas sobre registrar el uso real de materiales, vea Cerrar una
orden de trabajo en la pgina 58.

- 41 -
Registra estimaciones de materiales en la seccin Material de una orden de trabajo:

Hay dos tipos de materiales que puedan ser usados en un trabajo:

Materiales del inventario propio (o que compra directamente para el trabajo), descrito
ms tarde en esta seccin.
Materiales provedo por contratistas (por ejemplop, partes provedas por un plomero
que tiene un contrato para hacer un trabajo de plomera), descrito en Tratar con Mano
de Obra y Materiales Externos en la pgina 45.
Puede combinar ambos tipos de materiales durante un trabajo, si necesario.

- 42 -
 ___________________________________________________________
Para reservar materiales de su propio inventario:
21. Haga clic a Agregar Estimacin en la seccin Material de la orden de trabajo.
MainBoss abre una ventana donde puede especificar los materiales que quiere reservar:

o
p

q
r s
n

Se puede dividir el uso de esta ventana en tres pasos

22. Especificar los materiales que quiere reservar.
23. Especificar los almacenes donde los trabajadores deben ir para recoger los materiales
cuando hacen el trabajo.
24. Especificar la cantidad que quiere reservar.

Especificar los materiales: Una manera de hacer esto es sencillamente hacer clic a la
flecha de Artculo de Inventario n y encontrar el artculo que quiere agregar. Sin
embargo, la lista de inventario puede ser muy grande que encontrar el artculo puede durar
mucho tiempo, especialmente si no conoce el nombre exacto del articulo que busca.
Tome los siguientes pasos para disminuir el tiempo que durar para encontrar el artculo que
busca.
___________________________________________________________

- 43 -
Para especificar el artculo que quiere reservar:
25. Si el artculo que quiere es designado como un repuesto, haga clic a En lista como
Repuesto o.
26. Si ha dividido su inventario en categoras, haga clic a la flecha de Cat./Inventario
p y escoge la categora para el artculo que busca.
27. Haga clic a la flecha de Artculos Seleccionados q. La lista le mostrara solamente
los artculos que concuerdan con la seleccin que especifico (por ejemplo, artculos
que pertenecen a la Cat./Inventario seleccionada).
28. Busca el artculo en la lista de Artculos Seleccionados, pues haga clic a Seleccione
este artculo r. Artculo de Inventario aparecer con el artculo en Artculos
Seleccionados.
Si quiere especificar un articulo que actualmente no esta en su inventario, haga clic a
Seleccione nuevo art. s. MainBoss abrir una ventana donde puede ingresar una
descripcin del nuevo articulo. Para mas informacin acerca de describir artculos de
inventario, vea Describir artculos de inventario en la pgina 117.
___________________________________________________________
Localizacin de articulo: En cuanto ha seleccionado el artculo que quiere reservar, tiene
que especificar donde los trabajadores deben ir para recogerlo. Esto significa que tiene que
tener un almacn que tiene bastante del articulo especificado disponible.

n
o
p

___________________________________________________________

- 44 -
Para especificar el almacn que contiene el artculo:
29. Use Edificio n y Almacn o para especificar un almacn. Cantidad Artculo
disponible en Almacn p despus le indica la cantidad del articulo seleccionado que
actualmente esta disponible en el almacn elegido.
30. Elija un Edificio y/o Almacn diferente si el primer almacn que ve no tiene
bastante del articulo disponible.
Reservar el artculo: Cuando ha determinado un almacn que tiene bastante artculos del
seleccionado, ingrese la cantidad requerido en Cantidad Reservada q. Esto le indica a
MainBoss poner esa cantidad del articulo en reserva.
Terminar el proceso: Cuando ha especificado la cantidad que quiere reservar, haga clic a
Guardar para guardar la informacin, pues haga clic a Cancelar para cerrar la ventana.
Cuando vuelva a la orden de trabajo, vera que el artculo ha agregado la lista de materiales.

Debajo Categora vera E, indicando que es una estimacin.

Tratar con Mano de Obra y Materiales Externos

Algunos trabajo requieren mano de obra externo (e.g. plomeros, electricistas, y otros
contratados). Estos trabajadores externos puede proveer materials como parte del trabajo
que hacen; por ejemplo, un plomero puede cobrarle por los materials usados en el trabajo,
adems del costo de la mano de obra.
Para tartar con esta situacin, crea una orden de compra para la mano de obra y/o
materiales. Entonces hace un enlace entre esta orden de compra y la orden de trabajo.

- 45 -
 Tpicamente, los costos de la mano de obra y los materiales se consideran extras en la
orden de compra. (Para mayor informacin acerca de rdenes de compra, vea Comprar y
recibir En la pgina 137.)
Puede crear una nueva orden de compra directamente desde la orden de trabajo.
___________________________________________________________
Para crear una nueva orden de compra desde una orden de trabajo:
1. En la seccin Mano de Obra o la seccin Material de la orden de trabajo, haga clic a
Nueva OC n.

2. MainBoss abre una ventana donde puede crear una orden de compra (como descrito en
Crear una nueva orden de compra en la pgina 142.
3. Cuando termina de crear la orden de compra, aparecer en la lista de la seccin Mano
de Obra y la seccin Material de la orden de trabajo.

- 46 -
 ___________________________________________________________
En vez de crear una nueva orden de compra, puede vincularla a una orden de compra
existente. Por ejemplo, supongamos que contratan a un electricista para hacer varios
trabajos. Puede crear una orden de compra para el primer trabajo, y despus agregar ms
artculos a la misma orden de compra para otros trabajos. En esta manera, una orden de
compra cubre todos los trabajos.
___________________________________________________________
Para vincular una orden de trabajo a una orden de compra existente:
1. En la seccin Mano de Obra o la seccin Material de la orden de trabajo, haga un clic
a Vincular OC n.

- 47 -
 n

2. MainBoss abre el buscador una orden de compra, mostrando las rdenes de compra
existentes. Seleccione la orden de compra en la lista o de rdenes de compra, despus
haga clic a Aceptar p.
o

p
3. MainBoss vuelve a la ventana de la orden de trabajo. Ver la orden de compra
seleccionada en la lista de la seccin Mano de Obra y la seccin Material de la orden
de trabajo.
___________________________________________________________
Cuando ha especificado la orden de compra (o creando una nueva o vinculandola a una
existente), puede agregar gastos de mano de obra y materiales a la orden de compra. Puede
hacer esto mientras todava est creando la orden de trabajo.

- 48 -
 ___________________________________________________________
Para agregar los gastos de mano de obra y materiales a una orden de compra mientras
est editando la orden de trabajo:
1. En la seccin Mano de Obra o la seccin Material de la orden de trabajo, seleccione
la orden de compra n a la cual quiere agregar el nuevo gasto.

o p

2. Para agregar una estimacin a la orden de compra, haga clic a Agregar Estimacin
Extra o. Para agregar un gasto real, haga clic a Agregar Real Extra p. En ambos
casos, MainBoss abre una ventana donde puede registrar la informacin acerca del
gasto.

q
r
s
t

3. En No. de Catlogo q, ingrese cualquier nmero de referencia asignado por el

contratista externo (e.g. el nmero de identificacin del contratista porun tipo de
material en particular).

- 49 -
4. En Descripcin r, ingrese una descripcin de la mano de obra o los materiales.
5. En UDM s, ingrese una unidad de medida. (Solamente se aplica a los gastos para
materiales, no mano de obra.)
6. En Costo Total t, ingrese el costo total de la mano de obra o los materiales.
7. Haga clic a Guardar para guardar la informacin que acaba de ingresar, despus haga
clic a Cancelar para cerrar la ventana.
8. Cuando vuelve a la orden de trabajo, ver que el gasto ha side registrado en la lista de
gastos.

___________________________________________________________
Se registra los gastos ingresados en esta manera como extras en la orden de compra. Para
una explicacin de extras, vea los detalles de las rdenes de compra en Extras de
rdenes de compra En la pgina 149.
Tambin puede agregar los artculos a las rdenes de compra por medio de editar la orden
de compra directamente. Para hacer esto, haga un clic doble a la orden de compra en la
lista en la seccin Mano de Obra o la seccin Material de la orden de trabajo. MainBoss
abrir una ventana que le permite editar las rdenes de compra, usando las funciones
descritos en Crear una nueva orden de compra en la pgina 142.

Guardar una orden de trabajo inicial

Cuando ha registrado toda la informacin de la orden de trabajo que necesita, debe guardar
esa informacin en la base de datos de MainBoss.

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 ___________________________________________________________
Para guardar la orden de trabajo inicial:
31. En la parte inferior de la ventana de la orden de trabajo, haga clic a Guardar n para
guardar la informacin, pues haga clic a Cancelar o para cerrar la ventana.

n o

Desde esta ventana, volver al buscador de la orden de trabajo. Puede cerrar el buscador
con el botn Listo.

Modificar rdenes de trabajo

Despus que ha creado una orden de trabajo, puede hacer cambios. Por ejemplo, puede
querer planificar el trabajo por un da en particular pero algo pasa que fuerza un cambio en
horario.
Nota: Para modificar una orden de trabajo, usa el buscador de la orden de trabajo. Para
mas informacin acerca de buscadores, vea Buscadores y editores en la pgina 163.
___________________________________________________________
Para modificar una orden de trabajo existente:
32. Seleccione Ordenes de Trabajo Examine Ordenes de Trabajo desde el men.
Esto abre el buscador de la orden de trabajo:

- 51 -
 p

q o
n

33. Por defecto, el buscador le muestra las rdenes de trabajo abiertas. Si quiere modificar
una orden de trabajo que ya cerro, haga clic a Cerrado n. Si quiere modificar una
orden de trabajo que ha anulado (cancelado), haga clic a Anulado o. El buscador
cambiara la lista a las rdenes de trabajo cerradas o anuladas.
34. En la lista de rdenes de trabajo p, seleccione la orden de trabajo que quiere cambiar.
Haga clic a esa orden de trabajo para seleccionarlo.
35. O haga un clic doble a la orden de trabajo donde aparece en la lista, o haga clic a
Editar q.
36. MainBoss abrir una ventana que muestra toda la informacin que anteriormente haba
registrado acerca de la orden de trabajo. Haga los cambios necesarios, y haga clic a
Guardar. Esto guarda la nueva informacin, reemplazando la vieja. Despus de
guardarlo, haga clic a Cancelar para cerrar la ventana de la orden de trabajo.
___________________________________________________________

Anular rdenes de trabajo

Se puede anular una orden de trabajo en cualquier momento. Para hacerlo, seleccione
Ordenes de Trabajo Examine Ordenes de Trabajo desde el men. Esto abre el
buscador de la orden de trabajo.

- 52 -
 n

En la lista de rdenes de trabajo, haga clic a la orden de trabajo que quiere anular, y haga
clic a Anular n. Cuando anule (cancele) una orden de trabajo, se mueve la orden de
trabajo a una lista de todas las rdenes de trabajo anuladas.
En ciertos casos quieren reabrir una orden de trabajo anulada (por ejemplo, si se equivoc
cuando la anul). En este caso, se puede reabrirla fcilmente.
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Para reabrir una orden de trabajo anulada:
37. En el buscador de ordenes de trabajo, haga clic a Anulado. El buscador le mostrara
todas las rdenes de trabajo anuladas.
38. En la lista de rdenes de trabajo, haga clic a la que quiere reabrir.
39. Haga clic a Re-abrir.
La orden de trabajo que acaba de reabrir desaparece desde la lista de rdenes de trabajo
anuladas. Cuando indica que quiere que el buscador le muestra las rdenes de trabajo
Abierto, ver la orden de trabajo abierta de nuevo en la lista.

Imprimir rdenes de trabajo

Cuando ha creado una orden de trabajo, tpicamente la imprime y la da a las personas que
realmente hacen el trabajo.
Se puede imprimir una orden de trabajo despus de crearla. Tambin puede imprimir
varias rdenes de trabajo a la vez; por ejemplo, se puede crear varias rdenes de trabajo, y
despus imprimirlas todas al mismo tiempo.

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 ___________________________________________________________
Para imprimir su orden de trabajo actual:
40. En la ventana de la orden de trabajo, haga clic a Guard-Imprime n:

- 54 -
41. MainBoss abre la siguiente ventana para imprimir rdenes de trabajo:

o p q

42. Para ver la orden de trabajo antes de imprimirla, haga clic a Vista previa o.
43. Para imprimir la orden de trabajo, haga clic a Imprimir p.
44. Para volver a la ventana de la orden de trabajo, haga clic a Cerrar q.
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 ___________________________________________________________
Para imprimir mas de una orden de trabajo:
45. Seleccione Ordenes de Trabajo Imprimir Ordenes de Trabajo desde el men.
Esto abre una ventana para imprimir rdenes de trabajo:

46. Si haga clic a Imprimir n sin cambiar las configuraciones en la ventana (o en la orden
de trabajo), MainBoss imprimir cada orden de trabajo abierta que no ha sido impresa
anteriormente.
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La ventana de imprimir tambin le permite imprimir rdenes de trabajo que ha impreso
anteriormente. Para imprimir tales rdenes de trabajo, tiene que quitar la marca de
Marque p/Imprimir. Despus de eso, puede especificar cuales rdenes de trabajo quiere
imprimir.
Los campos Nmero OT, Edificio y Unidad pueden especificar rangos de valores.
Por ejemplo, si pone 6000 en la columna Desde de Nmero OT y 6010 en la
columna A, MainBoss imprimir todas las rdenes de trabajo desde 6000 a 6010
(inclusive).

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Como otro ejemplo, si las columnas de Desde y A en la seccin de Unidad se
refiere al mismo equipo o espacio, MainBoss imprimir las rdenes de trabajo que
pertenece a esa unidad. (Si seleccione Ordenes de Trabajo Abiertas, MainBoss
solamente examine las rdenes de trabajo abiertas; si seleccione Ordenes de Trabajo
Cerradas, MainBoss solamente examine rdenes de trabajo cerradas.)
Para mayor informacin en como usar esta ventana, use las funciones de la ayuda en lnea:
abre la ventana, despus haga clic al botn de ? en la esquina superior a la izquierda.

Seleccione para imprimir

La esquina inferior de la izquierda de la ventana de una orden de trabajo tiene un cuadro

con el nombre Marque p/Imprimir. Marcando este cuadro indica que tiene la intencin
de imprimir esta orden de trabajo la prxima vez que imprime varias rdenes de trabajo.
La ventana para imprimir rdenes de trabajo tambin tiene un cuadro con el nombre
Marque p/Imprimir. Marcando este cuadro indica que solamente quiere imprimir las
rdenes de trabajo que tienen el cuadro Marque p/Imprimir marcado.
La ventana para imprimir rdenes de trabajo tiene otro cuadro con el nombre Apague
Marque p/Imprimir despus. Si marque esto, se quita la marca del cuadro Marque
p/Imprimir de la orden de trabajo despus de imprimirla.

- 57 -
 Estos tres cuadros trabajan juntos simplemente:
1. Cuando crea una nueva orden de trabajo, el cuadro Marque p/Imprimir esta marcado
por defecto.
2. Cuando imprime las rdenes de trabajo con Ordenes de Trabajo Imprimir
Ordenes de Trabajo, los cuadros de esta ventana Marque p/Imprimir y Apague
Marque p/Imprimir despus estn marcados por defectos. Entonces, si haga clic a
Imprimir, MainBoss imprime todas las rdenes de trabajo que fueron marcados para
imprimir. Despus de imprimir cada orden de trabajo, MainBoss quita la opcin de
Marque p/Imprimir.
Entonces si use el sistema por defecto, MainBoss imprime cualquier orden de trabajo que
no ha sido impreso anteriormente.

Cerrar una orden de trabajo

Despus de terminar un trabajo, debe cerrar la orden de trabajo asociada. Esto significa que
registra la informacin final de este trabajo; por ejemplo, registra los costos reales de mano
de obra y materiales (como las cotizaciones que tal vez hizo cuando creo la orden de
trabajo original).
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Para cerrar una orden de trabajo:
47. Usando el buscador de ordenes de trabajo, comienza a editar la orden de trabajo.
(Tambin est descrito en Modificar rdenes de trabajo en la pgina 51.)
48. En la seccin de Propiedades de la orden de trabajo, revisa los detalles para asegurar
que el trabajo comenz y termino con las fechas especificadas originalmente.

- 58 -
 o
p
n

49. Haga clic a Reales Rpido n para una manera rpida de afirmar cuales de sus
cotizaciones de mano de obra y materiales eran correctas. Para mayor informacin, vea
La funcin de Reales Rpidos en la pgina 60.
50. Si algunas de sus cotizaciones originales eran incorrectas, ingrese los valores correctos.
Esto significa ir a la seccin de Mano de Obra o Material de la orden de trabajo y
hacer clic a Agregar Real o para agregar informacin de gastos internos o Agregar
Real Extra p para agregar informacin de gastos de contratistas a una orden de
compra. Estos botones funcionan parecidas a los para agregar cotizaciones antes de que
comience el trabajo; vea Asignar personal a una orden de trabajo en la pgina 36 y
Reservar materiales para una orden de trabajo en la pgina 40.

- 59 -
51. En la seccin Cerrar de la orden de trabajo, especifica un cdigo de cierre para
reparacin en Cod/Reparacin q.

s
q

52. Tambin en la seccin Cerrar, registra cualquier Comentarios de Cierre r para

este trabajo.
53. Registra la cantidad de tiempo fuera de servicio en Fuera de Servicio s.
54. En la seccin Cobros de Vuelta de la orden de trabajo, registra los cobros de vuelta.
Para mayor informacin, vea Registrar cobros de vuelta en la pgina 63.
55. Haga clic a Cerrar & Guardar t. Esto guarda toda la informacin que ha ingresado
y marca la orden de trabajo como cerrada.
56. Haga clic a Cancelar u. Esto cierre la ventana de la orden de trabajo.
___________________________________________________________
Cuando se cierre una orden de trabajo, desaparece de la lista de rdenes de trabajo abiertas
que su buscador muestra.

La funcin de Reales Rpidos

La funcin de Reales Rpidos muestra las cotizaciones originales de mano de obra y

materiales en una orden de trabajo y le permite especificar cuales de estas cotizaciones
eran correctas. MainBoss usa las cotizaciones seleccionadas para crear los registros de los
costos reales.

- 60 -
Por ejemplo, supongamos que originalmente hizo una cotizacin que cuatro trabajadores
iban a tomar una hora cada uno en terminar este trabajo. Cuando el trabajo termino en
realidad, tres de los cuatro tomaron la hora esperada, pero un trabajador tomo dos horas.
En este caso, usara la funcin de Reales Rpidos para especificar que los primeros tres
tomaron la hora esperada. MainBoss copia la informacin desde las cotizaciones originales
de mano de obra y crea registros de costos reales para estos tres trabajadores.
Reales Rpidos no funciona para el cuarto trabajador, como la cotizacin original no era
correcta; en este caso, tendra que registrar los costos de la mano de obra para el cuarto
trabajador manualmente. Haga clic a Agregar Real en la seccin de Mano de Obra de la
orden de trabajo.
Se puede usar Reales Rpido mas de una vez para la misma orden de trabajo. Por ejemplo,
supongamos que tiene toda la informacin de mano de obra para un trabajo en particular
pero todava no tiene la informacin para los materiales usados. En este caso, pudiera usar
Reales Rpido para aceptar las cotizaciones de mano de obra. Mas tarde, cuando tiene la
informacin necesaria, puede usar Reales Rpido para los materiales tambin.

- 61 -
 ___________________________________________________________
Para usar la funcin de Reales Rpidos:
57. En la ventana de la orden de trabajo, haga clic a Reales Rpido. MainBoss abre una
ventana donde se puede afirmar cuales de sus cotizaciones originales eran correctas:

n
o

58. En la seccin de Material, haga clic a todos los artculos por los cuales hizo
cotizaciones correctas. (Puede seleccionarlos todos con hacer clic a Seleccione
Todo n.)
3. Para Fecha de Emisin o ingrese la fecha que los artculos seleccionados fueron
usados para el trabajo. (Si lo deja en blanco, MainBoss usa la fecha de
TrabajoComenz en la orden de trabajo.)
4. En la seccin Mano de Obra, haga clic a todos los ingresos para los cuales hizo
cotizaciones correctas:

- 62 -
 5. Para Fecha de Inicio p ingrese la fecha que comenz el trabajo.
6. Cuando ha seleccionado todos las cotizaciones de mano de obra y de materiales que
quiera, haga clic a Aceptar q para guardar la informacin y volver a la orden de
trabajo.
La funcin de Reales Rpidos tiene ms prestaciones, para todos los detalles vea la ayuda
en lnea.

Registrar cobros de vuelta

Cobros de vuelta de una orden de trabajo indica que todo o parte de los costos sern
cobrados a otra entidad. Por ejemplo, una compaa de gestin de alquileres puede cobrar
los inquilinos el costo total (o en parte) de ciertos tipos de reparaciones.
Una orden de trabajo puede incluir cobros de vuelta de varias entidades diferentes. Por
ejemplo, si un trabajo afecta varios inquilinos, la orden de trabajo puede incluir un cobro
de vuelta para cada inquilino involucrado.
___________________________________________________________
Para registrar un cobro de vuelta en una orden de trabajo:
59. Vaya a la seccin de Cobros de Vuelta de la orden de trabajo.

- 63 -
 n

60. Haga clic a Agregar Cobro n. Esto abre una ventana donde se puede especificar los
cobros de vuelta.

o
p
q

r s

61. En Cobrar o ingrese el nombre de la persona o organizacin cobrada.

62. En Costo/Mano de Obra p ingrese los costos de mano de obra para cobrar.
63. En Costo de Material q ingrese los costos de materiales para cobrar.
64. Haga clic a Guardar r para guardar la informacin, pues haga clic a Cancelar s
para cerrar la ventana.
___________________________________________________________
Recuerde: Cuando ha completado la informacin para el trabajo, haga clic a Cerrar &
Guardar en la ventana central de orden de trabajo para cerrar la orden de trabajo.

- 64 -
 Unidades

Para beneficiar de los buenos resultados de usar MainBoss, debe registrar la informacin
acerca de su equipo y espacios. Por ejemplo, es til registrar la localizacin de cada
equipo, mas la informacin de identificacin (compaa, modelo, numero de serie), y las
garantas o contratos de servicio que aplican. Muchas organizaciones tambin ve que es
til registrar el precio de compra de un equipo y proyectar los costos de reemplazo
esperados en futuros aos.
Se puede hacer tal trabajo por medio del men de MainBoss Unidades. Este captulo
examine los procedimientos para registrar la informacin acerca de unidades. Para
empezar, clarificamos los trminos bsicos.
___________________________________________________________
Medidor: Un mecanismo que esta asociado con equipo y que mide informacin
pertinente a trabajo de mantenimiento.
Ejemplos incluyen medidores de millas para vehculos o relojes que indican
horas de uso para equipo.
Es til tomar lecturas de los medidores regularmente y registrarlas en
MainBoss. Por ejemplo, esto le permite planificar mantenimiento
preventivo en acuerdo con las lecturas del medidor (Ejemplo: inspeccin de
equipo cada 500 horas de uso).
Se tome como un hecho que las lecturas dadas por un medidor aumentan
con el tiempo. Esto no siempre es el caso (por ejemplo con medidores que
vuelven a cero despus de 999999). Para manejar esta situacin,
MainBoss usa compensadores de medidor como est descrito en
Compensadores de medidor en la pgina 82.
___________________________________________________________

- 65 -
___________________________________________________________
Especificacin: Informacin que puede ser til en el trabajo de mantenimiento
para esta unidad.
Con un vehculo, por ejemplo, puede ser til registrar el tipo de motor,
tamao de tanque de gasolina, herramientas necesarias, etc.
___________________________________________________________
Ficheros adjuntado: Un documento en lnea que contiene informacin til acerca de
una unidad.
Por ejemplo, puede tener diagrama esquemticos disponibles en su
computadora, o documentos que registran informacin que no se encuentra
en la base de datos de MainBoss.
Cualquier tipo de fichero puede ser especificado como un fichero
adjuntado. Por ejemplo, una compaa de gestin de alquileres puede tener
documentos de los contratos con los inquilinos en lnea. Se puede adjuntar
estos documentos con los registros de MainBoss si pudiera ser til para
personal que quiere saber que tipo de mantenimiento es garantizado por el
contrato.
___________________________________________________________

- 66 -
___________________________________________________________
Sistema: Un conjunto de equipo y/o espacio interrelacionados.
Por ejemplo, el equipo que constituye el sistema de ventilacin, como
problemas con un equipo pueden afectar a los dems.
Agrupar sus unidades en sistemas le hace fcil identificar tendencias de
gran escala o crear reportes mas definidos. Por ejemplo, si especifica cuales
unidades pertenecen al sistema de ventilacin, hace fcil proveerle a la
gerencia un reporte que da una lista de todos los problemas con este sistema
durante un cierto periodo de tiempo.
___________________________________________________________
Cdigo Obsoleto: Para indicar como y/o porque un equipo esta fuera de servicio.
Por ejemplo, puede tener diferentes cdigos indicando si se quebr el
equipo, o era demasiado caro mantenerlo, o requirieron un nuevo modelo,
etc.
Cuando se mantiene los registros de porque ese equipo se hizo obsoleto,
puede darse cuenta de las tendencias en sus operaciones. Tambin le ayuda
tener registros completos para que pueda saber en un futuro porque no
continuaron usar ese equipo.
Nota: Aun si ha registrado un equipo en particular es obsoleto, MainBoss hace fcil
ponerlo en servicio de nuevo.
___________________________________________________________

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___________________________________________________________
Categora de Equipo: Una categora de equipo.
Se define los tipos de equipo de la tabla de Categoras de Equipo. Por
ejemplo, una compaa de gestin de alquileres puede definir categoras
como condicionadores de aire, Calefaccin, Ventiladores, etc.
Clasificar equipo en esta manera le permite definir varios reportes. Por
ejemplo, fcilmente se puede obtener un reporte que le muestra todo el
trabajo de mantenimiento para los condicionadores de aire durante un
verano. Si no asigna categoras al equipo, es ms difcil enfocar en ciertas
categoras de trabajo.
Para crear categoras de equipo, seleccione Unidades Tablas
Categoras de Equipo desde el men. Se crea los ingresos en esta tabla
como en la tabla de Edificios (como est descrito en La tabla de Edificios
en la pgina 15).
___________________________________________________________
Categoras de Espacio: Una categora de espacios.
Tipos de espacios sirven el mismo propsito que los de equipo. Para crear
categoras de espacio, seleccione Unidades Tablas Categoras de
Espacio desde el men.
___________________________________________________________

- 68 -
 ___________________________________________________________
Centro de Costo: Informacin que puede ser til para la contabilidad para
trabajo de un equipo o espacio.
Por ejemplo, los cdigos de los centros de costo pueden ser los nmeros de
las cuentas usadas en contabilidad que deben ser usados en mantenimiento
para registrar costos de reparacin. Alternativamente, el cdigo del centro
de costo para una unidad puede indicar el departamento que cubre todos los
costos para esa unidad.
Para crear cdigos de los centros de costo, seleccione Tablas Centros
de Costo desde el men. Crea ingresos en esta tabla como en la tabla de
Edificios.
___________________________________________________________

La tabla de Equipo

La tabla de Equipo registra la informacin acerca de cada equipo en su organizacin. Cada

ingreso tiene la intencin de contener toda la informacin que puede ocupar para ese
equipo, inclusive informacin de identificacin, especificaciones tcnicas, valor de compra
y reemplazo, lecturas de medidor, y mucho ms.
___________________________________________________________
Para completar un registro de equipo:
65. Seleccione Unidades Equipo desde el men. Esto abre el buscador de Equipo:

n
66. Haga clic a Nuevo n. Esto abre un registro de equipo vaco:

- 69 -
 o
p
q

67. En Edificio o especifica el edificio que contiene el equipo.

68. En Cdigo p especifica un cdigo de identificacin para el equipo.
69. En Descripcin q ingrese una descripcin breve del equipo.
70. Completar las varias secciones del registro (est descrito ms tarde en este capitulo).
71. Si quiere ingresar informacin acerca de otro equipo, haga clic a Guard-Nuevo para
guardar el registro que acaba de crear y empezar un nuevo registro; si no, haga clic a
Guardar para guardar la informacin que acaba de ingresar, pues haga clic a Cancelar
para cerrar la ventana.

Nota: Se puede completar las secciones del formulario de equipo en cualquier orden y no
tiene que completar cada seccin. Solamente tiene que registrar la informacin pertinente a
sus operaciones y deja lo dems en blanco.

Identificacin de equipo

La seccin Identificacin de un registro de equipo provee informacin bsica acerca del

equipo.

- 70 -
 n

o
p

La mayora de los campos en esta seccin son fciles de entender. Sin embargo, aqu estn
unos detalles:
Localizacin n: Donde se ubica el equipo en el edificio especificado.
Dibujo No. o: Un identificador que indica donde puede encontrar un dibujo esquemtico para
el equipo, si aplica.
Nota: Si dibujos y otos materiales estn disponibles en su computadora, se puede
adjuntarlos a este registro de equipo usando la seccin Especificaciones (se describe en
Especificaciones de equipo en la pgina 74).
Contacto p: La persona que personal de mantenimiento debe contactar con sus preguntas al
respeto del equipo.
Hacer clic a Contacto muestra la tabla de Contactos (como est descrito en La tabla de
Contactos en la pgina 20.) Si el contacto para este equipo no est actualmente en la lista
de Contactos, haga clic a Nuevo Contacto para agregar el nombre de esa persona a la
tabla.
Para informacin completa sobre cada campo en esta seccin, vea la ayuda en lnea.

Servicio de equipo

La seccin Servicio de un registro de equipo da una lista de los contratos de servicio y

informacin de garantas para equipo.

- 71 -
 n
o

p
q

Esta seccin contiene los siguientes campos:

Garanta a n: La fecha que se vence la garanta original para el equipo.
Co. de Servicio o: La compaa que provee un contrato de servicio para este equipo (si hay).
La lista desplegable aqu es su tabla de Vendedores; entonces, debe asegurar que todos los
contratistas de servicio estn en la tabla de Vendedores. (Para mayor informacin sobre la
tabla de Vendedores, vea La tabla de Vendedores en la pgina 19.)
Acceso p: Un cdigo de acceso por defecto para este equipo, para colocarse inicialmente en
todas las rdenes de trabajo que pertenece al equipo. Por ejemplo, puede marcar un equipo
en particular Acceso solamente despus de las 5:00pm si debe hacer la mayora del
trabajo de mantenimiento para este equipo despus de las horas de negocio.
Nota que esto es un cdigo de acceso por defecto. Las rdenes de trabajo individuales
pueden ser editadas y indicar otros cdigos si necesario (por ejemplo, si una reparacin es
demasiado urgente para esperar la hora indicada).
Ctr de Costo q: Centro de costo asociado con este equipo.
Lista de contratos de servicio r: Cualquier contrato de servicio para el equipo. Esta lista estar
vaca si esta creando un nuevo registro de equipo. Despus de crear el registro, puede
especificar que el espacio esta cubierto por un nuevo contrato o uno ya existente usando
Unidades Asociaciones de Contrato de Servicio. Para mayor informacin, vea
Contratos de servicio en la pgina 92.

- 72 -
Repuestos de equipo

La seccin Repuestos de un registro de equipo da una lista de los contratos de servicio y la

informacin de garantas para el equipo.

La lista especifica los artculos de inventario que se consideran repuestos para este equipo.
El nmero en la columna Cantidad da la cantidad de los artculos usados por el equipo;
por ejemplo, si un equipo usa dos de la misma faja, la Cantidad seria 2.

- 73 -
 Nota: Antes que puede especificar los repuestos de un equipo, cada repuesto tiene que
estar registrado como un articulo de inventario en la tabla de inventario. Por ejemplo, si un
equipo en particular usa un tipo de faja de ventilador en particular, tiene que crear un
registro de inventario para la faja de ventilidor. Despus entonces puede registrar esa faja
de ventilidor como repuesto para el equipo. Para mayor informacin acerca de registrar
artculos de inventario, vea Describir artculos de inventario en la pgina 117.
___________________________________________________________
Para especificar un repuesto para equipo:
72. En la seccin Repuestos de un registro de equipo, haga clic a Agregar Repuesto n.
Esto abre una ventana que le permite especificar el repuesto.

o
p

73. En Artculo de Inventario o especifica el material que es el repuesto.

74. En Cantidad p especifica la cantidad del material que el equipo usa.
75. Si quiere ingresar informacin para otros repuestos, haga clic a Guard-Nuevo para
guardar el registro que acaba de crear y para empezar uno nuevo. Si no, haga clic a
Guardar para guardar la informacin que acaba de ingresar, pues haga clic a Cancelar
para cerrar la ventana.
Cuando vuelve al registro de equipo, los artculos que ha especificado aparecen en la lista
de la seccin Repuestos.

Especificaciones de equipo

La seccin Especificaciones de un registro de equipo le permite agregar especificaciones o

ficheros adjuntados al registro.

- 74 -
 p

n o

Para agregar una nueva especificacin al registro, haga clic a Nueva Especificacin n.
Para mayor informacin, vea Las especificaciones de plantilla en la pgina 83.
Para agregar un nuevo fichero adjuntado al registro, haga clic a Nuevo Adjunto o. Para
mayor informacin, vea Ficheros adjuntados en la pgina 179.
Cualquier especificacin o fichero adjuntado que agrega aparece en la lista en el rea p.

Valor de equipo

La seccin Valor de un registro de equipo le permite registrar el costo original del equipo
y informacin relacionada a los costos de reemplazo.

- 75 -
 n o

p
q

La mayora de los campos en esta seccin son fciles de entender. Aqu estn algunos
detalles:
Fecha de Compra n: La fecha que se compro el equipo.
Costo Original o: El costo original del equipo.
Nota: Si no sabe el costo y fecha de la compra original, es til completar los campos con
estimaciones. Esto le da a MainBoss un contexto para calcular costos de reemplazo para el
futuro.
Fecha Estimada p: La fecha que hizo la estimacin de valor en el rea Valor Futuro (costo
de reemplazo, etc.) Esto indica que tan recientes son sus estimaciones.
Costo de Reemplazo q: El costo a reemplazar este equipo con un equipo parecido, si el
equipo quedara fuera de servicio el da especificado en Fecha Estimada. MainBoss
tambin tiene la capacidad para proyeccionar los costos de reemplazo, basado en una tasa
de inflacin; para mayor informacin, vea Lista de los reportes de MainBoss en la pgina
175.
Obsoleto r: Le permite especificar un cdigo obsoleto cuando toma este equipo fuera de
servicio.
Importante: Especificar un valor en Obsoleto indica a MainBoss que esta declarando
obsoleto este equipo. Entonces, debe especificar este valor solamente cuando realmente
esta tomando el equipo fuera de servicio.

- 76 -
 Medidores de equipo

La seccin Medidores de un registro de equipo le permite especificar cualquier medidor

asociado con el equipo y registrar las lecturas de esos medidores.

___________________________________________________________
Para especificar que un equipo tiene un medidor:
76. En la seccin Medidores de un registro de equipo, haga clic a Nuevo n. Esto abre una
ventana donde puede describir el medidor:

- 77 -
 o p

77. En Cdigo o ingrese un cdigo de identificacin para este medidor.

78. En Descripcin p ingrese una breve descripcin del medidor.
79. En UDM q ingrese las unidades de la medida para el medidor.
80. Haga clic a Guardar para guardar la informacin de este medidor, pues haga clic a
Cancelar para volver a la ventana anterior.

- 78 -
 r

81. Para registrar una lectura para este medidor, haga clic a + Lectura r. Esto abre una
ventana donde puede registrar la lectura.

s t

7. Ingrese el valor de la lectura en Lectura Real s.

8. Ingrese la fecha / hora que se tomo la lectura en t.
9. Haga clic a Guardar para guardar la lectura que acaba de ingresar, pues haga clic a
Cancelar para cerrar la ventana.

- 79 -
Nota: Se muestran medidores en el registro de equipo, pero las lecturas no. Para mayor
informacin en ver lecturas de medidores, vea Ms sobre medidores en la pgina 80.

Examinar y editar los registros de equipo

De vez en cuando, informacin acerca de un equipo cambia. Por ejemplo, el equipo puede
ser traslado a otro edificio o hacer una nueva estimacin del costo de reemplazo. En este
caso, debe modificar el registro de equipo en acuerdo con el cambio.
Personal de mantenimiento puede desear consultar los registros de equipo para
informacin acerca del equipo. Por ejemplo, quizs quieren ver cuando termina la garanta
para un equipo en particular.
En ambos casos, usa el buscador de equipo para examinar el registro existente. Abre el
buscador con Unidades Equipo, seleccione el equipo en la lista del buscador, pues
haga clic a Editar. MainBoss abrir el registro de equipo para que pueda examinarlo.
Tambin pueden hacer los cambios apropiados.
Cuando ha terminado con el registro, haga clic a Guardar para guardar los cambios que ha
hecho, pues haga clic a Cancelar para cerrar la ventana de registro.

La tabla de Espacios

La tabla de Espacios da la lista de espacios donde mantenimiento puede ser requerido.

Pueden incluir oficinas en un edificio comercial o industrial, apartamentos en un edificio
residencial, aulas en una escuela, cuartos para los pacientes en un hospital, reas verdes,
parqueos, etc.
MainBoss trata los espacios parecido a equipo. Por ejemplo, el registro que describe un
espacio es como un formulario de equipo sin las secciones de Valor o Medidores.
Para abrir el buscador de Espacio, seleccione Unidades Espacios desde el men. Desde
este punto en adelante, crear, examinar o editar un registro es exactamente como lo hace
con un registro de equipo. Vea La tabla de Equipo en la pgina 69 para mayor
informacin.

Ms sobre medidores

Medidores de equipo en la pgina 77 muestra como especificar que equipo tiene un

medidor (o ms) asociado. Esta seccin discute la informacin adicional acerca de
medidores.

- 80 -
 Registrar lecturas de medidor

Es til registrar las lecturas de medidor regularmente, especialmente si las usa para
mantenimiento preventivo. Por ejemplo, supongamos que un equipo necesita
mantenimiento cada 500 horas de uso. Entonces debera registrar las horas de uso
regularmente para que MainBoss pueda indicarle cuando han pasado las 500 horas desde la
ultima vez que recibi mantenimiento.
___________________________________________________________
Para registrar una lectura de medidor:
82. Seleccione Unidades Examine Medidores desde el men. MainBoss abre una lista
de medidores definidos para equipo.

n
83. Encuentre el medidor deseado en la lista, pues haga clic a + Lectura n. MainBoss
abrir una ventana donde puede ingresar la nueva lectura:

o p

84. Ingrese la lectura en Lectura Real o.

- 81 -
 85. Ingrese la fecha y hora de la lectura en p.
86. Haga clic a Guardar para guardar la informacin que acaba de ingresar, pues haga clic
a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

Compensadores de medidor

Muchos medidores vuelve a cero cuando alcanza un punto mximo. Por ejemplo, un
medidor con solamente cinco dgitos va desde 99999 a 00000. En este caso, 00000
realmente significa 100000 pero el medidor no tiene bastante dgitos para mostrar la
medida correcta.
Para la exactitud de medidasespecialmente si planifica mantenimiento preventivo
basado en las lecturas de medidores importante que MainBoss puede interpretar lo que
significa de verdad la lectura de medidor (Ejemplo: 00000 realmente es 100000).
MainBoss soluciona este problema con compensadores de medidor. Un compensador de
medidor es un numero que MainBoss agrega a la lectura que ve en el medidor para
terminar con el valor verdadero para el medidor.
En nuestro ejemplo del medidor de cinco dgitos, el compensador de medidor es cero hasta
la primera vez que el medidor vuelve a cero. Despus debe colocar el compensador de
medidor a 100000; esto significa que el medidor lee (por ejemplo) 00123, y el valor real es
100123. Si y cuando el medidor vuelve a cero otra vez, debe colocar el compensador de
medidor a 200000, etc. En esta manera, los trabajadores solamente tienen que registrar las
lecturas que ven en el medidor, pero MainBoss todava puede calcular el valor real
asociado con el medidor.
Compensadores de medidor tambin se pueden usar cuando un medidor viejo quiebra y se
instale un nuevo medidor. Por ejemplo, si el viejo medidor quiebra a 12345 y instala un
nuevo medidor que comienza a cero, debe especificar un compensador de medidor de
12345. Esto indica a MainBoss a agregar 12345 a todas las lecturas del nuevo medidor
para determinar el valor verdadero de lo que se mide.
Importante: Debe cambiar el compensador de medidor cada vez que el medidor vuelve a
cero, cada vez que recoloca un medidor a cero, y cada vez que reemplaza un viejo medidor
con un nuevo. Si no, MainBoss no va a poder convertir las lecturas de medidor en valores
reales y no usted no va a poder planificar mantenimiento preventivo por lecturas de
medidor.
___________________________________________________________
Para especificar el compensador de medidor para un medidor:
87. Seleccione Unidades Examine Medidores desde el men. MainBoss abre una lista
de medidores definidos por su equipo.

- 82 -
 n
Busque el medidor deseado en la lista, pues haga clic a + Lectura n. MainBoss abrir una
ventana donde puede ingresar la nueva lectura:

Ingrese el compensador de medidor en Compensador/Medidor o.

Haga clic a Guardar para guardar la informacin que acaba de ingresar, pues haga clic a
Cancelar para cerrar la ventana.

Las especificaciones de plantilla

Es til incluir informacin especifica acerca de equipo en sus registros de MainBoss. Por
ejemplo, para un camin, es til registrar datos en MainBoss como tipo de motor,
capacidad de cargar (toneladas), etc. Para un ventilador, es til registrar el poder del motor,
caballo de fuerza, RPM, etc. Con todos tipos de equipo, es til registrar la marca, el
nmero de modelo, el nmero de serie, etc.; esto le permite recuperar la informacin
rpidamente desde MainBoss, sin tener que chequear otros registros.

- 83 -
Aunque plantillas son usadas muchas veces para registrar informacin de placas del
fabricante acerca de equipo, tambin se puede usarlas para crear formularios para guardar
informacin de los espacios. Por ejemplo, puede registrar las dimensiones de un cuarto, el
tipo de bombillas usadas, la ubicacin de la caja de fusibles etc.
Para facilitar la variedad de equipo en cualquier compaa y para agrupar ciertos artculos,
MainBoss provee la habilidad de definir plantillas o formularios electrnicos para
registrar especificaciones de equipo. Por ejemplo, la siguiente foto muestra una plantilla
para un compresor de aire.

Se usan plantillas en MainBoss cuando crea registros de equipo. La plantilla produce un

formulario donde puede completar las especificaciones acerca de un equipo en particular.
La plantilla arriba produce un formulario as:

- 84 -
La foto arriba muestra la ventana creada desde la plantilla original. Como puede ver, se ha
completado la informacin en varios cuadros para describir un compresor de aire en
particular.

Crear una especificacin de plantilla

Antes de crear una especificacin de plantilla, debe decidir que informacin debe ser
incluida en la plantilla. Despus siga estos pasos:

- 85 -
 ___________________________________________________________
Para crear una especificacin de plantilla:
88. Seleccione Unidades Tablas Modelos desde el men. MainBoss abre el
buscador de plantillas.

n
Haga clic a Nuevo n. MainBoss abre una ventana donde ingresa la plantilla.

o
p

En Cdigo o ingrese un cdigo de identificacin para esta plantilla.

En Descripcin p ingrese una descripcin mas detallada de lo que la plantilla contiene.
En q ingrese la plantilla como varias lneas de texto. Teclea una serie de caracteres de
subrayar (_) donde quiera que aparezca un campo para ingresar los datos despus.

- 86 -
 Por ejemplo,
No. de Serie: __________________
le indica a MainBoss que la plantilla debe contener un campo nombrado No. de Serie
seguido por un campo donde puede ingresar el nmero de serie. El tamao del campo
(el nmero de caracteres que puede ingresar en este campo) es definido por el nmero
de caracteres de subrayar que indico.
Se puede usar hasta un mximo de 80 caracteres en cada lnea de la plantilla. No hay
un limite de la cantidad de lneas. Una lnea puede tener varios campos, como visto
aqu
Campo1: _____ Campo2: _____ Campo3: _____
Nota: Es una buena idea agregar unos caracteres de espacio al comienzo y termino de cada
cadena de caracteres de subrayar. Esto hace fcil utilizar y verlo mas tarde.
Cuando ha ingresado la plantilla, haga clic a Guardar para guardar lo que acaba de
ingresar, pues haga clic a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

Usar una especificacin de plantilla en un registro de equipo

Cuando ha creado una especificacin de plantilla, puede usarla en registros de equipo. Por
ejemplo, si crea una plantilla que tiene informacin de camioneta, puede usar esa plantilla
en los registros de equipo para todas las camionetas.
Un registro de equipo puede usar mas de una especificacin de plantilla. Por ejemplo,
puede usar una plantilla para todos los vehculos automviles y despus plantillas
separadas para los vehculos con caractersticas especiales. Con esta organizacin, una
camioneta de distribucin puede tener dos plantillas: la plantilla general de automviles,
mas una plantilla que registra la informacin slo para los vehculos de distribucin.
Para adjuntar una plantilla con equipo en particular, abre el registro de ese equipo en la
tabla de Equipo (como est descrito en Examinar y editar los registros de equipo en la
pgina 80). Despus siga estos pasos:

- 87 -
 ___________________________________________________________
Para usar una plantilla en un registro de equipo:
89. En la seccin de Especificaciones del registro de equipo, haga clic a Nueva
Especificacin. Esto abre una ventana que da una lista de todas las especificaciones de
plantilla existentes.

o
90. En la lista de plantillas n, haga clic a la que quiere usar con este equipo, pues haga clic
a Aceptar o. MainBoss abre una ventana que le permite completar la plantilla con la
informacin de ese equipo.

- 88 -
Para llenar un campo vaco, haga clic al campo, y ingrese un valor.
Haga clic a Guardar para guardar la informacin que ha ingresado, pues haga clic a
Cancelar para cerrar la ventana.
Vuelva al registro de equipo. La especificacin de plantilla se apunta en el registro:

- 89 -
Nota: Puede examinar o modificar los valores en la plantilla cuando da un clic a la
plantilla en la lista de Especificaciones, despus haga clic al botn Editar debajo la lista.

Equipo obsoleto

Cuando asigna un cdigo obsoleto a equipo, se remueve el registro para ese equipo desde
la Tabla de Equipo normal y lo coloca en la Tabla de Equipo obsoleto. Se puede ver esta
tabla cuando seleccione Unidades Obsoleto desde el men.
Mantener los registros de equipo obsoleto en una tabla especial sirve varias funciones:
Los registros todava estn disponibles para hacer comparaciones. Por ejemplo, puede
ser til comparar las lecturas de medidor de un antiguo equipo a las lecturas de
medidor de un nuevo; esto le indica como ha mejorado tener el nuevo equipo.
No se muestra equipo obsoleto en las listas desplegables de Equipo. Es ms fcil
examinar la lista; y adems, evita la posibilidad de confundir el equipo obsoleto con el
nuevo que lo reemplaza.
Si quisiera volver a usar un equipo obsoleto, MainBoss provee un mtodo fcil para
mover el registro desde la Tabla de Equipo obsoleto a la Tabla de Equipo normal.
Nota: Cuando pasa un equipo a la Tabla de Equipo obsoleto, MainBoss no borra
automticamente la informacin de los repuestos asociados con ese equipo. Por ejemplo, el
reporte de Repuestos mostrara el comentario OBSOLETO cuando un repuesto es asociado

- 90 -
con equipo obsoleto. Si quisiera remover tales lneas desde el reporte de Repuestos, debe
abrir el registro de equipo para el equipo obsoleto y remover todos los repuestos asociados
con ese equipo.

- 91 -
 ___________________________________________________________
Para reactivar equipo obsoleto:
91. Abre el buscador de Equipo obsoleto con Unidades Obsoleto:

o
En la lista de equipo n, haga clic al equipo que quiere reactivar.
Haga clic a Activar o. Esto borra el cdigo obsoleto que anteriormente haba adjuntado al
registro de equipo y tambin hace disponible el registro en la Tabla de Equipo normal.

Contratos de servicio

MainBoss puede registrar informacin acerca de cualquier contrato de servicio para su

equipo y espacio.
Nota: Debe crear registros apropiados para equipo y espacio antes que registra la
informacin de los contratos de servicio que cubre esas unidades.
Cuando prepara una orden de trabajo para un equipo o espacio en particular, la seccin de
Unidad de la orden de trabajo da una lista de los contratos de servicio que existen para
esta unidad.
___________________________________________________________
Para registrar informacin de un contrato de servicio:
92. Seleccione Unidades Asociaciones de Contrato de Servicio desde el men.
MainBoss abre el buscador de Contratos de servicio:

- 92 -
 n
Haga clic a Nuevo n. MainBoss abre una ventana donde puede ingresar la informacin
del contrato de servicio:

Especifica la informacin general para el contrato de servicio, inclusive el nombre del

contratista (seleccione desde la tabla de Vendedores), las fechas cuando comenz y
cuando termin, los costos del contrato, y cuales gastos se cubren con el contrato.
Ahora especifica cuales unidades cubre el contrato. Para especificar equipo, haga clic a
Agregar Equipo o. MainBoss abre el buscador de equipo para que pueda especificar
el equipo:

- 93 -
 p
Busque el equipo en la lista del buscador, y haga clic a Aceptar p.
MainBoss volver a la ventana anterior, y vera el equipo seleccionado en la lista de
unidades que el contrato cubre:

Para agregar espacio al contrato de servicio, haga clic a Agregar Espacio q. El proceso es
igual a agregar equipo.
Cuando termina de registrar cuales unidades cubre el contrato, haga clic a Guardar para
guardar la informacin, pues haga clic a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

- 94 -
 Mantenimiento preventivo

Este capitulo presenta las bases para planificar mantenimiento preventivo (MP). Cada
trabajo de MP se representa por una orden de trabajo, igual a un trabajo de arreglo. Sin
embargo, rdenes de trabajo MP estn creadas y planificadas por MainBoss; no las crean
individualmente en la manera que las crean para trabajo de arreglos.
Aqu estn varios de los trminos que MainBoss usa en conexin con mantenimiento
preventivo:
___________________________________________________________
Tarea: Una descripcin de una operacin de mantenimiento preventivo.
Por ejemplo, puede crear una tarea que describe todo lo que deben hacer
cuando cambie el aceite para una camioneta. Esto puede incluir una
inspeccin de fajas del motor, chequear el filtro, etc. adems del cambio de
aceite.
Descripciones de tareas tpicamente son listas de chequeo o instrucciones de
los pasos que los trabajadores deben usar para cumplir la tarea.
___________________________________________________________
Unidad asignada: Una unidad (equipo o espacio) a la cual una tarea ha sido asignada.
Cuando ha creado una descripcin de tarea, debe indicar a MainBoss cuales
unidades requieren ese tipo de mantenimiento. Por ejemplo, si la tarea en un
cambio de aceite para una camioneta, asignara esa tarea a todas las
camionetas.
___________________________________________________________

- 95 -
___________________________________________________________
Planificacin: Una especificacin de que tan frecuente una tarea de MP en particular
debe cumplirse con esta unidad.
Por ejemplo, cuando ha asignado la tarea de cambio de aceite a una
camioneta o ms, debe especificar una planificacin para la frecuencia de
servicio para estas camionetas.
Se puede planificar el trabajo por fecha (Ejemplo: cada tres meses) o por
lectura de medidor (Ejemplo: cada 3000 kilmetros). Las funciones de
planificacin de MainBoss ofrecen bastante flexibilidad; por ejemplo, se
puede configurar planificaciones como el primer martes de cada mes o
cada 30 das durante el invierno pero no durante el resto del ao.
___________________________________________________________
Orden de trabajo preventiva: Una orden de trabajo creada por MainBoss y basada
en una tarea.
Por ejemplo, supongamos que una camioneta esta planificada para un
cambio de aceite cada tres meses. Por lo tanto, cada tres meses, MainBoss
crea una orden de trabajo basada en la informacin desde la descripcin de
la tarea. La orden de trabajo especifica exactamente lo que los trabajadores
deben hacer durante el cambio de aceite.
Como se usan las descripciones de tareas para crear rdenes de trabajo, una
descripcin de tarea puede contener informacin parecida a una orden de
trabajo. Por ejemplo, la descripcin puede indicar que cada vez que hace un
cambio de aceite, ocupa una cierta cantidad de aceite, un nuevo filtro, etc.
Cuando MainBoss crea la orden de trabajo, toma esta informacin de la
tarea y la usa para reservar los materiales para el trabajo.
___________________________________________________________

- 96 -
Pasos para manejar mantenimiento preventivo:

La siguiente lista da un bosquejo del proceso normal para manejar el trabajo de

mantenimiento preventivo de una unidad en particular (equipo o espacio):
Fase de Configuracin:
93. Especifique la tarea de mantenimiento preventivo (vea Crear tareas en la pgina 99).
Asigne la tarea a la unidad (vea Planificar unidades para mantenimiento preventivo en la
pgina 101).
Especifique una planificacin para la tarea en esa unidad (vea Especificar planificaciones
de tarea en la pgina 103).
Fase de Uso:
Indique a MainBoss a crear las rdenes de trabajo para todas las tareas que deben ser
planificadas para la prxima semana o el prximo mes (vea Generar rdenes de
trabajo de mantenimiento preventivo en la pgina 110).
Ajuste las rdenes de trabajo generadas como necesario (vea Ajustar rdenes de trabajo de
mantenimiento preventivo en la pgina 111).
Imprime rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo (vea Imprimir rdenes de
trabajo de mantenimiento preventivo en la pgina 114).
Cuando termina un trabajo, cierre la orden de trabajo. Se hace exactamente igual a cerrar
las rdenes de trabajo de arreglopara detalles, vea Cerrar una orden de trabajo en la
pgina 58.

- 97 -
 Crear tarea
de MP

Fase de Asignar
Configuracin tarea a

Especificar
planificacin
___________________________ ___________________________

Generar rdenes
de trabajo de MP

Fase de Uso
Ajustar rdenes
de trabajo de

Imprimir
rdenes de

Cerrar rdenes
de trabajo de

Ciclo Tpico de Mantenimiento

- 98 -
 Crear tareas

Las tareas tienen mucho en comn con las rdenes de trabajo. Por ejemplo, se puede
asignar personal y reservar materiales para tareas. Cuando MainBoss crea una orden de
trabajo preventivo desde una tarea, usa informacin desde la descripcin de la tarea para
llenar varias secciones de la orden de trabajo.
La descripcin de la tarea puede contener mucha informacin o slo un poco. Por ejemplo,
si siempre va a asignar los mismos trabajadores a un trabajo MP en particular, se puede
registrar los nombres y el tiempo estimado en la descripcin de la tarea. MainBoss utilizar
esta informacin para llenar la seccin de Mano de Obra de cualquier orden de trabajo
generada basada en la tarea.
Al otro mano, si tiene la intencin de asignar un trabajo al trabajador que tiene mas tiempo
ese da, entonces dejara la seccin de Mano de Obra en la tarea en blanco. En este caso,
completara la seccin de Mano de Obra en la orden de trabajo durante el paso de
Ajustar la orden de trabajo (como mencionado en Ajustar rdenes de trabajo de
mantenimiento preventivo en la pgina 111).
Nota: Si ha dividido sus trabajadores por oficios, se puede asignar una tarea a un oficio en
vez de una persona en particular. Por ejemplo, si tiene una categora del oficio MECANICO
con cinco personas, se puede especificar que la persona que hace el trabajo pertenece a ese
oficio sin tener que especificar la persona que lo har.
Durante el paso de Ajustar la orden de trabajo, se permite diferencias entre una orden de
trabajo en particular y la tarea original. Por ejemplo, supongamos que la descripcin de la
tarea dice que Juan es el trabajador asignado para un trabajo en particular, pero Juan est
de vacacin o est enfermo cuando llega el da de hacer el trabajo. En este caso, MainBoss
genera la orden de trabajo desde la tarea normalmente, despus tiene que cambiar la orden
de trabajo para asignar otro personal. Esto es un ejemplo de ajustar rdenes de trabajo
despus que han sido generadas.
Principio general: Cualquier informacin que registra en la descripcin de la tarea es
usada para llenar las rdenes de trabajo generadas desde esa tarea. Despus de generar una
orden de trabajo, siempre puede ajustar esa orden de trabajo para reflejar las
consideraciones especiales.
___________________________________________________________
Crear una tarea de mantenimiento preventivo:
94. Seleccione Ordenes de Trabajo Examine Tareas desde el men. Esto abre el
buscador de Tareas:

- 99 -
 n
Haga clic a Nuevo n. Esto abre una ventana donde se puede especificar la tarea.

o p

En Tarea o especifica un cdigo de identificacin para esta tarea.

En Materia p especifica una descripcin breve de la tarea.
Llene las secciones de Descripcin, Propiedades, Mano de Obra, Material y Cerrar
con la informacin que quiere que sea incluida en las rdenes de trabajo generadas

- 100 -
 desde esta tarea. (Para mayor informacin sobre estas secciones, vea Crear una orden
de trabajo en la pgina 29.)
Llena la seccin Unidades Asignadas como est descrito en Planificar unidades para
mantenimiento preventivo en la pgina 101.
___________________________________________________________
Prototipos de rdenes de compra: Cuando una orden de trabajo usa mano de obra o
materiales desde un contratista, hay que crear una orden de compra para manejar los
costos. Cuando una tarea usa mano de obra o materiales desde un contratista, hay que
crear un prototipo de la orden de compra para manejar los costos. En la misma manera que
la tarea es usada para crear rdenes de trabajo, un prototipo de una orden de compra puede
ser usada para crear rdenes de compra reales.
Para mayor informacin sobre prototipos de rdenes de compra, vea Prototipos de rdenes
de compra en la pgina 160.
Nota: Puede imprimir las descripciones de tareas usando Ordenes de Trabajo
Reportes Imprimir Tareas.

Planificar unidades para mantenimiento preventivo

Cuando ha llenado las otras secciones de una descripcin de tarea, usa la seccin de
Unidades Asignadas para especificar las unidades a las cuales la tarea se aplica. Por
ejemplo, si la tarea describe un procedimiento de inspeccin para las unidades que provee
aire condicionado, especificara todas las unidades de aire condicionado que requiere esta
inspeccin.
Cuando asigna una unidad a la tarea, MainBoss le da la oportunidad a agregar informacin
extra a las rdenes de trabajo creadas para esa unidad. Por ejemplo, supongamos que la
inspeccin para un modelo de aire condicionado en particular requiere unos pasos ms que
el proceso estndar. Por lo mismo la descripcin de la tarea describe la inspeccin
general, mientras la informacin de unidades asignadas describe los pasos extras que
requiere esta unidad en particular.
Como otro ejemplo, supongamos que el cambio de aceite de un camin especial necesita
una herramienta especifica que no requieren los dems. En este caso, la informacin de
unidad asignada para ese camin puede registrar que requiere esa herramienta especial.
Cuando MainBoss crea una orden de trabajo preventiva basada en la tarea, agrega la
informacin de unidad asignada a la informacin dada en la tarea. Entonces, la orden de
trabajo que resulta tiene la informacin de la tarea, mas la informacin del registro de la
unidad asignada.
(Unos campos solamente pueden contener un dato. Por ejemplo, el campo Acceso
solamente puede contener un cdigo de restriccin al acceso. En este caso, la orden de

- 101 -
 trabajo tendr el cdigo especificado en el registro de unidad asignada en vez del cdigo de
la tarea original.)
___________________________________________________________
Planificar una unidad para mantenimiento preventivo:
95. Ir a la seccin Unidades Asignadas de la descripcin de tarea.

96. Haga clic a Agregar Unidad n para agregar un ingreso a la lista de unidades
asignadas a esta tarea. MainBoss abre una ventana donde se puede especificar la
informacin de esta unidad.

- 102 -
En la seccin Unidad, especifica la unidad que recibir ese tipo de mantenimiento
preventivo. Hay que especificar si la unidad es Equipo o Espacio, el Edificio que
contiene la unidad y la Unidad misma.
Llena las otras secciones de la unidad asignada con informacin que quiere agregar a las
rdenes de trabajo generadas para esta unidad. Se llena los campos de manera parecida
a completar una orden de trabajo; para mayor informacin, vea Crear una orden de
trabajo en la pgina 29.
___________________________________________________________

Especificar planificaciones de tarea

Cada unidad asignada a una tarea tiene una planificacin asociada para cumplir esa tarea.
Se puede planificar por fecha, lectura de medidor, o ambos. Por ejemplo, se puede
planificar un cambio de aceite para un vehculo cada 3 meses o 3000 millas, el que pasa
primero.
Las capacidades de planificacin de MainBoss pueden indicar fechas especificas (por
ejemplo, el primer martes de cada mes) o ms general (por ejemplo, cada tres meses, sin
que la fecha cae en un fin de semana, en tal caso el trabajo se detiene hasta el siguiente
lunes).
Tambin tiene la posibilidad de planificaciones de temporadas. Por ejemplo, un trabajo
como inspeccin de aire condicionados puede ser planificado cada 30 das durante el
verano pero no durante el invierno.

- 103 -
Nota: Hay ejemplos al terminar esta seccin que indica como configurar varios tipos de
planificaciones.
Planificaciones mltiples: Se puede configurar planificaciones mltiples para el mismo
trabajo. Por ejemplo, si un cambio de aceite debe ser planificado cada 3 meses o 3000
millas, configurara dos planificaciones: una para cada tres meses y una para cada 3000
millas. Especificara que ambas de estas planificaciones son relativas a la ltima vez que
cambi el aceite; por lo tanto, cuando o la planificacin de fecha o la de lectura de medidor
se cumple, MainBoss planificara un nuevo cambio de aceite.
De la misma manera, si quiere tener diferentes planificaciones en diferentes pocas, tendra
que crear una planificacin para cada poca.
La base de planificacin: La Base de Planificacin es la fecha o lectura de medidor
cuando quiere comenzar el reloj para mantenimiento preventivo. En el caso de planificar
un cambio de aceite, es normalmente la fecha o lectura de medidor cuando hizo el ltimo
cambio de aceite.
Cuando primeramente configura la planificacin de una unidad, tiene que especificar la
Base de Planificacin; por ejemplo, hay que ingresar la fecha del ltimo cambio de aceite.
Despus de eso, MainBoss automticamente configura la Base de Planificacin (porque
ya sabe la ltima vez que hicieron el trabajo de mantenimiento preventivo).
MainBoss ofrece varias opciones para configurar la Base de Planificacin. Por ejemplo,
supongamos que un trabajo en particular toma cinco das. Si tiene que repetir el trabajo
cada tres meses, MainBoss le permite especificar si esto significa tres meses despus del
primer da del trabajo o tres meses despus del ltimo da.
Como otro ejemplo, considera un cambio de aceite que est planificado para cada tres
meses o cada 3000 millas. Se configura una planificacin para cada tres meses y otra
para cada 3000 millas. Pero cuando ocurre el cambio de aceite, tiene que comenzar el
reloj de Nuevo para ambas planificacionesno quiere que MainBoss le indica que es
tiempo para un cambio de aceite despus de tres meses, y despus indicar que es tiempo
para un cambio de aceite otra vez cuando cumple 3000 millas. Por lo tanto, quiere empezar
el reloj con ambas planificaciones cuando hace el cambio de aceite real, sin importar si lo
hizo por fecha o por medidor.
En consideracin de los casos mencionados, MainBoss le ofrece varias opciones para
configurar la Base de Planificacin para el prximo trabajo:
El da que el trabajo actual est planficado a comenzar (aun si el trabajo no comienza
en esta fecha por alguna demora) [Prximo Calendario]
El da el trabajo realmente comienza [TrabajoComenz]
El da el trabajo realmente termina [TrabajoTermin]

- 104 -
 El da el trabajo realmente comienza para mantenimiento preventivo para esa unidad,
basado en esta tarea (se trata con la situacin de tres meses o 3000 millas) [El
Trabajo Comienza en cualquiera OT para Tarea/Unidad]
El da el trabajo realmente termina para mantenimiento preventivo para esa unidad,
basado en esta tarea [El Trabajo Termina en cualquiera OT para Tarea/Unidad]
Por defecto seleccione el da el trabajo actual es planificado para comenzar (Prximo
calendario).
Las capacidades de planificacin tambin le permite especificar lo que debe pasar si
MainBoss encuentra un trabajo retrasado (i.e. no comenz el da planificado o la lectura de
medidor planificada). Hay dos opciones:
Saltar tarea esta vez y planificarla de Nuevo la prxima vez que indica la planificacin
[Saltar tarea y replanificar]
Planificar el trabajo de nuevo tan pronto como posible [Diferir trabajo para Generar
fecha]
Por ejemplo, supongamos que un trabajo en particular est planificada para el primero de
cada mes. Y supongamos que ha generado las rdenes de trabajo de MP el 2 de abril, y
MainBoss anota que no ha comenzado el trabajo que fue planificado para el primero de
abril.
Si ha especificado que debe saltar la tarea, MainBoss planifica el trabajo para el
primero de mayo.
Si ha especificado que debe planificar la tare de nuevo tan pronto como posible,
entonces MainBoss lo planifica para el segundo de abril. (Se llama diferir trabajo hasta
la Fecha de Generar porque el da que MainBoss genera las nuevas rdenes de
trabajo de MP es el da que MainBoss anota que la orden de trabajo existente es
retrasada.)

- 105 -
 ___________________________________________________________
Especificar una planificacin para una unidad:
97. En la seccin Unidad de un registro de unidad asignada, haga clic a Agregar
Calendario n para especificar una planificacin.

- 106 -
MainBoss abre una ventana donde se puede especificar la planificacin para la unidad:

o p
q

r
s t

Especifica si el trabajo es planificado Por Fecha o o Por Medidor p.

Coloca la Base de Planificacin q (tpicamente a la fecha o lectura de medidor cuando
esta tarea de MP fue hecho para esta unidad). Si planifica por lectura de medidor, hay
que especificar el medidor involucrado.
Coloca el Intervalo r a la cantidad de tiempo o lecturas de medidor entre un trabajo y
el prximo. (Se puede escoger fases de tiempo en das, semanas, meses, cuatrimestres,
o aos.)
Para Ajuste la Base de Planificacin a s selecciona una opcin para controlar la base
de planificacin para la prxima vez que har esta tarea.
Para Si la fecha de la tarea est vencida t selecciona una opcin para tratar a los
casos cuando MainBoss encuentra una orden de trabajo retrasada cuando genera las
prximas rdenes de trabajo.
Ir a la seccin Excepciones:

- 107 -
 u

Si quiere planificar tareas slo por una temporada, complete las fechas de inicio y termino
de ese periodo en A Principio de Temporada y A Fin de Temporada u.
Si quiere asegurar que trabajo no son planificados para ciertos das de la semana (por
ejemplo, fines de semana), remueva las marcas de los das que quisiera eliminar v.
Haga clic a Guardar para guardar la planificacin que ha creado, y haga clic a Cancelar
para cerrar la ventana.

Ejemplos de planificacin

Cambio de aceita cada 3 meses o 3000 millas: Necesita dos planificaciones para la
misma unidad:
1. En la seccin Calendario, haga clic a Por Fecha.
Coloca Base de Planificacin a la fecha del ultimo cambio de aceite.
Coloca el Intervalo a 3 meses.
Coloca Ajuste la Base de Planificacin a a El Trabajo Comienza en cualquiera
OT para Tarea/Unidad.
2. En la seccin Calendario, haga clic a Por Medidor.
Coloca Base de Planificacin a la lectura de medidor del ltimo cambio de aceite.
Coloca el medidor asociado con Base de Planificacin al medidor apropiado
(medidor de kilometraje).

- 108 -
 Coloca Intervalo a 3000.
Coloca Ajuste la Base de Planificacin a a El Trabajo Comienza en cualquiera
OT para Tarea/Unidad.
___________________________________________________________
Planificar un trabajo para el primer martes de cada mes:
En la seccin Calendario:
Haga clic a Por Fecha.
Coloca Base de Planificacin al primer martes del mes ms reciente.
Coloca Intervalo a un mes.
En la seccin Excepciones:
Remueve las marcas de cada da menos Martes.
La misma tctica se utiliza para fechas como el segundo mircoles de cada mes, el
tercer jueves etc.
___________________________________________________________
Planificar un trabajo cada mes desde mayo a octubre, cada tres meses durante el
resto del ao: Necesita dos planificaciones para la misma unidad.
98. En la seccin Calendario, haga clic a Por Fecha.
Coloca Base de Planificacin a la ltima fecha que hizo el trabajo.
Coloca Intervalo a 1 mes.
Coloca Ajuste la Base de Planificacin a a El Trabajo Comienza en
cualquiera OT para Tarea/Unidad.
En la seccin Excepciones, coloca A Principio de Temporada a mayo 1.
Coloca A Fin de Temporada a octubre 31.
Coloca Si ocurre fuera de temporada, entonces a Diferir hasta que empiece
la temporada.
En la seccin Calendario, haga clic a Por Fecha.
Coloca Base de Planificacin a la ltima fecha que hizo el trabajo.
Coloca Intervalo a 3 meses.
Coloca Ajuste la Base de Planificacin a a El Trabajo Comienza en cualquiera
OT para Tarea/Unidad.

- 109 -
 En la seccin Excepciones, coloca A Principio de Temporada a noviembre 1.
Coloca A Fin de Temporada a abril 30.
Coloca Si ocurre fuera de temporada, entonces a Diferir hasta que empiece
la temporada.

Generar rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo

En el proceso de planificar mantenimiento preventivo, tiene que indicarle a MainBoss

explcitamente a generar las rdenes de trabajo pendientes.
Importante: No se generan las rdenes de trabajo MP hasta que le indica a MainBoss
hacerlo. Debe indicarle a MainBoss explcitamente a generar las rdenes de trabajo.
Siempre se generan las rdenes de trabajo MP para un periodo especifico. Por ejemplo,
cada Viernes puede generar las rdenes de trabajo para la siguiente semana (inclusive para
el prximo viernes). Entonces MainBoss chequea las planificaciones de MP y ve cuales
trabajos se indican para hacer en el periodo especificado. MainBoss tambin chequea todas
las lecturas de medidor que han sido registradas y determinar cuales trabajos se indican
para hacer por medio de esta informacin.
Hay que especificar un periodo de tiempo. Para hacerlo, ingrese el ltimo da del periodo.
MainBoss generar las rdenes de trabajo para todos los trabajos hasta y incluyendo ese
mismo da, y despus de la fecha que us la ltima vez que gener las rdenes de trabajo.
Por ejemplo, supongamos que la vez pasada, gener todas las rdenes de trabajo hasta el
treinta de marzo. La prxima vez que genera las rdenes de trabajo, pueda indicarle a
MainBoss a generar rdenes de trabajo hasta el 15 de abril; y MainBoss generar rdenes
de trabajo para todos los trabajos de MP que estn para hacer entre el 31 de marzo y el 15
de abril (inclusive).
Por defecto, MainBoss est configurado para generar las rdenes de trabajo de MP cada
semana. Se puede cambiarlo cuando configura sus preferencias (como est descrito en
Preferencias en la pgina 187) o indicando una fecha diferente a la que aparece cuando
genera las rdenes de trabajo.

- 110 -
 ___________________________________________________________
Para generar rdenes de trabajo de MP:
99. Seleccione Ordenes de Trabajo Generar Ordenes de Trabajo desde el men.
Esto abre la siguiente ventana:

o p

En Generar hasta n ingrese una fecha. MainBoss genera las rdenes de trabajo hasta y
incluyendo esa fecha.
3. Si quisiera, haga clic a Vista previa o para ver cuales rdenes de trabajo se van a
generar en el periodo especificado. (MainBoss puede durar un tiempo para determinar
cuales son esas rdenes de trabajo. Cuando est listo, muestra las rdenes de trabajo.)
4. Haga clic a Generar p para generar las rdenes de trabajo reales. (MainBoss puede
durar un tiempo para generar las rdenes de trabajo. Cuando ha terminado, MainBoss
muestra cuantas rdenes de trabajo fueron generadas en realidad.)
5. Haga clic a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________
Vista previa muestra cuales rdenes de trabajo estn listas para generar pero no crea las
rdenes de trabajo en realidad. Para crear las rdenes de trabajo de MP, debe hacer clic a
Generar.

Ajustar rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo

Despus de que MainBoss ha generado un juego de rdenes de trabajo de MP, puede

ajustar cualquier de esas rdenes de trabajo para reflejar circunstancias especiales. Por
ejemplo, supongamos que una descripcin de una tarea de MP asigna un trabajo a un
trabajador en particular, pero ese trabajador est enfermo o est de vacaciones. En este
caso, debe ajustar la orden de trabajo generada y asignar el trabajo a otro personal.
Como otro ejemplo, supongamos que un vehculo es planificado para un cambio de aceite
rutinario para tambin ha recibido una queja sobre una fuga en una de las llantas. Puede
elegir a modificar la orden de trabajo de cambiar el aceite para indicarle al trabajador que
debe tratar con la fuga tambin.

- 111 -
Se puede ajustar una orden de trabajo en cualquier momento, pero para muchas
organizaciones es ms fcil revisar las rdenes de trabajo de MP inmediatamente despus
de generarlas. Adems son fciles encontrar en la lista de rdenes de trabajo abiertas
porque se acaban de generarlas y siempre se encuentran al final de la lista.
Para ajustar una orden de trabajo de MP, sigue las instrucciones para modificar rdenes de
trabajo como descrito en Modificar rdenes de trabajo en la pgina 51.

Planificaciones de rdenes de trabajo

Despus de generar las rdenes de trabajo de MP, es una buena idea chequear los horarios
de su personal. Por ejemplo, si un trabajador ha sido planificado para hacer varios trabajos
en el mismo da, puede ajustar las rdenes de trabajo para repartir el trabajo con otro
personal.
MainBoss puede mostrar y / o imprimir un reporte del trabajo planificado para cualquier
periodo. Por ejemplo, si se acaba de generar las rdenes de trabajo de MP para la prxima
semana, es bastante til obtener un reporte de qu est planificado para hacer y cules
personas estn responsables para hacerlo.

- 112 -
 ___________________________________________________________
Para obtener el horario de rdenes de trabajo para un periodo en particular:
100. Seleccione Ordenes de Trabajo Reportes Planificacin Mano de Obra
desde el men. MainBoss abre una ventana donde se puede especificar lo que quiere
ver en el reporte:

p
q

r s

Use las columnas Desde y A de Fecha n para especificar el periodo que quiere ver
en el reporte.
Se puede obtener un horario para un personal en particular cuando especifica el nombre de
este trabajador en ambas columnas Desde y A de Nombre del Personal o.
Si solamente quiere un resumen de trabajos planificados, haga clic a Resumen p. Si
quiere ms detalles acerca de cada trabajo, haga clic a Detalle q.
Haga clic a Vista previa r para una vista previa del horario, o haga clic a Imprimir s
para imprimir el horario.

- 113 -
 ___________________________________________________________
Despus de examinar el horario, tal vez quisiera ajustar algunas de las rdenes de trabajo.
Por ejemplo, si un trabajador tiene un horario demasiado pesado para un da, debe asignar
unos trabajos a otro personal, o cambiar la fecha para hacer el trabajo.

Imprimir rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo

Despus de hacer los ajustes necesarios en las rdenes de trabajo de MP generadas, est
listo para imprimir las rdenes de trabajo.
___________________________________________________________
Para imprimir las rdenes de trabajo de MP generadas:
101. Seleccione Ordenes de Trabajo Imprimir Ordenes de Trabajo desde el
men. MainBoss abre una ventana donde se puede especificar cuales rdenes de
trabajo quisiera imprimir:

o
n

p q

Marque Preventiva n y borre la marca de Correctiva o.

Haga clic a Vista previa p para ver las rdenes de trabajo que se va a imprimir y / o haga
clic a Imprimir q para imprimirlas.

- 114 -
___________________________________________________________

- 115 -
 Control de inventario general

Este captulo examina como MainBoss ayuda en el seguimiento de inventario de

materiales. En particular, el captulo observa como registrar la informacin de los artculos
que tiene inventariados y donde los almacena.
Nota: Este captulo no examine el comprar y recibir. Para ms informacin vea Comprar y
recibir en la pgina 137.
Cuando se usan los materiales, MainBoss automticamente ajusta la base de datos en
acuerdo con la informacin registrada cuando cierre una orden de trabajo. Por ejemplo, si
una orden de trabajo en particular indica que ha puesto una nueva llanta en una camioneta,
MainBoss automticamente reduce la cantidad de llantas en su inventario (segn la fecha
de emisin como indica la orden de trabajo).
Tambin se puede hacer ajustes de los totales manualmente. Esto le permite tomar en
cuenta transferencias, destrozos, y otros factores que influye el inventario. (Vea Otras
operaciones de artculos de inventario en la pgina 132.)
MainBoss puede imprimir una lista indicando cuales artculos se esperan a contener los
diferentes almacenes. Comparando la lista con los contenidos reales del almacn le permite
reconciliar los registros de MainBoss con el conteo real. Para mayor informacin, vea
Contar inventario fsico en la pgina 129
Artculos inventariados o no inventariados: Recuerda que MainBoss distingue entre
estos dos tipos de materiales:
Artculos inventariados son los materiales que han seleccionado para un seguimiento
por trabajo hecho.
Artculos no inventariados son los materiales que no han seleccionado para un
seguimiento detallado, o porque se usa muy infrecuentemente y no se mantiene
almacenado, o porque se usa mucho y es difcil controlarlo con exactitud (Ej. cinta,
goma, lpices, y otros artculos con amplio uso).
La diferencia ms importante entre los dos es que MainBoss no le indica cuando hay que
volver a pedir los artculos no inventariados (porque no se mantiene la cantidad que han
usado). Sin embargo, todava puede incluir los artculos no inventariados en rdenes de
compra. Por ejemplo, probablemente no quiere mantener un seguimiento de cuanta goma
usa cada da, pero siempre quiere poder pedirla en una orden de compra cuando se acaba.
___________________________________________________________
Categora de Inventario: Una categora de inventario es un nombre usado para
agrupar artculos de inventario.

- 116 -
 Por ejemplo, usted puede crear una categora de inventario con el nombre
BOMBILLAS con la cual incluira todos tipos de bombillas usadas en sus
operaciones.
Para crear categoras de inventario, seleccione Inventario Tablas
Categoras desde el men.
___________________________________________________________

Crear un nuevo artculo de inventario

Aqu estn los pasos que tipicamente sigue para agregar un nuevo artculo al inventario
existente.
1. Crear un registro para el nuevo artculo de inventario (vea Describir artculos de
inventario en pgina 117).
2. Especificar la informacin bsico acerca del artculo (vea Propiedades de artculos de
inventario En la pgina 119).
3. Registra los niveles de inventario actuales para el artculo (donde se guarda el artculo
en los almacenes y cuantos tiene disponible) como descrito en Estado de artculos de
inventario en la pgina 121.
4. Si el artculo es un repuesto para un equipo o ms, registra cual equipo usa la parte
(como descrito en Uso de artculos de inventario en la pgina 124).

Describir artculos de inventario

Para cada artculo que mantiene en su inventario (repuestos, herramientas, y otros

materiales usados en su trabajo de mantenimiento), puede crear un ingreso en la Tabla de
artculos de inventario (vea Describir artculos de inventario en la pgina 117). Este
ingreso especifica la informacin acerca del artculos, inclusive:
La cantidad mnima que quiere mantener disponible. Si tiene menos stock que la
cantidad mnima, MainBoss puede avisarle que es tiempo para volver a pedir el
artculo.
La cantidad mxima que quiere mantener disponible. Cuando MainBoss vuelve a pedir,
recomienda que compra la cantidad requerido para volver a este mximo.
Donde se guarda el artculo. Puede existir ms que un almacn para el artculo si el
stock est dividido entre varios almacenes.
Donde se usa el artculo. Por ejemplo, si se usa un repuesto en particular en varios
equipos, puede registrar todo equipo que lo usa. Esto le sirve como una referencia para
programar el uso futuro para los artculos.

- 117 -
 La cantidad de artculos que actualmente tiene disponible, y el costo de esta cantidad.
Se especifica el costo cuando ingresa el costo por unidad, o el costo total de todos estos
artculos en su inventario.
___________________________________________________________
Para empezar a registrar la informacin acerca de un artculo:
102. Seleccione Inventario Examine Artculos desde el men. MainBoss abre el
buscador de Artculos, mostrando los artculos que ya tiene informacin registrada:

n
Haga clic a Nuevo n. Esto abre una ventana donde puede ingresar la informacin acerca
de un nuevo artculo:

- 118 -
 o
p

En Cdigo o ingrese un cdigo de identificacin para el artculo.

En Descripcin p ingrese una descripcin del artculo.
Complete la seccin de Propiedades como est descrito en Propiedades de artculos de
inventario en la pgina 119.
Complete la seccin de Estado de Artculo como est descrito en Estado de artculos de
inventario en la pgina 121.
Complete la seccin de Uso de Artculo como est descrito en Uso de artculos de
inventario en la pgina 124.
Haga clic a Guardar para guardar la informacin que ha registrado, y haga clic a
Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

Propiedades de artculos de inventario

La seccin de Propiedades de un registro de un artculo de inventario provee la

informacin bsica acerca del artculo:

- 119 -
 n
o
q p
r s

- 120 -
 ___________________________________________________________
Para completar la seccin de Propiedades de un registro de un artculo de inventario:
103. En Cat./Inventario n especifique una categora de inventario.
En UDM o especifique las unidades usadas para medir este tipo de artculo (para ms
detalles sobre unidades de medida, vea Conceptos de MainBoss en la pgina 6).
Si est describiendo un artculo inventariado, haga clic a Artculo Inventariado p. En
Mnimo Disponible q ingrese la cantidad mnima que quiere mantener disponible
(como medido con la unidad de medida indicada), y en Mximo Disponible r
ingrese la cantidad mxima que quiere mantener disponible.
Si est describiendo un artculo no inventariado, haga clic a Artculo no Inventariado s.
___________________________________________________________
Cuando hay ingresado la informacin acerca del artculo, la lista t en esta seccin le
mostrar todas las localizaciones donde se mantiene el artculo almacenado.

Estado de artculos de inventario

La seccin de Estado de Artculo de un registro de artculo de inventario contiene una

lista de todas las transacciones involucrando artculos de este tipo. Por ejemplo, da una
lista de las rdenes de compra cuando lo compraron y lo recibieron, rdenes de trabajo
donde lo usaron, y cotizaciones de precio desde los proveedores.

- 121 -
La columna Tipo contiene un cdigo de dos letras que le indica lo que significa esta lnea.
Cdigos posibles son:
WO Artculos fue emitido para uso en una orden de trabajo. Cantidad indica cuanto fue usado,
Valor indica el valor, y Referencia indica el nmero de la orden de trabajo.
IS Artculos fue emitido manualmente. Referencia da el edificio y almacn que contuvo el
artculo emitido, el cdigo de emisin con la razn de emisin, y la informacin que fue
especificada en el campo Emitir a cuando el artculo fue emitido.
PO Artculo fue pedido en una orden de comprar. Referencia da el nmero de orden de
compra y el cdigo de vendedor.
RC Artculos fue recibido en respuesta a una orden de compra. Referencia da el edificio y
almacn donde almacenaron el artculo, el nmero de hoja de ruta, el nmero de orden de
compra asociada y el cdigo de vendedor.
PC Cantidad fue cambiada por un conteo fsico (contar el inventario). Referencia da el
edificio y almacn donde fue registrado el conteo fsico, y el antiguo conteo en ese almacn
(antes de registrar un nuevo conteo fsico).
TF Artculo fue transferido de un almacn. Referencia da el edificio y almacn de donde fue
transferido.
TT Artculo fue transferido a un almacn. Referencia da el edificio y almacn a donde fue
transferido.
AJ Registro de artculo fue ajustado para una razn fuera de lo normal. Referencia da el
edificio y almacn en el cual el ajuste fue hecho, y el cdigo de ajuste especificado.

- 122 -
 PQ Cotizacin de precio (creada cuando hizo clic a Nueva Cotizacin). Referencia da el
cdigo de vendedor que ofreci la cotizacin.
EV Valor estimado (creado cuando hizo clic a Nueva Evaluacin). Referencia da el valor
antiguo (el valor antes que ingres el nuevo valor).
RS Artculo fue reservado para uso en una orden de trabajo. Referencia da el nmero de la
orden de trabajo.
RT Artculos fue especificado en una descripcin de tarea. Referencia da el identificador de
tarea.
DQ Cantidad de base de datos: indica la cantidad del artculo obtenido durante el proceso de
convertir una base de datos de una version posterior de MainBoss. Referencia da el
edificio y el almacn que contiene el artculo.
DV Valor de base de datos: indica el precio del artculo obtenido durante el proceso de
convertir la base de datos de una versin posterior. Referencia da el edificio y almacn que
contiene el artculo.
___________________________________________________________
Cuando crea un nuevo registro de inventario, usualmente usa la seccin de Estado de
Artculo para registrar donde se almacena el artculo en el almacn.
___________________________________________________________
Para registrar donde se almacena un artculo de inventario:
104. Haga clic a Nuevo Conteo Fsico. MainBoss abre una ventana donde puede
registrar las localizaciones del artculo:

n
o

p q
r

- 123 -
En Edificio n especifica el edificio que contiene un almacn donde se guarda el
artculo.
En Almacn o especifica un almacn donde se guarda el artculo.
En Despus p especifica la cantidad del artculo actualmente disponible en el almacn
especificado.
En Costo/Unidad q especifica el costo por unidad de artculo.
En Localizacin r especifica la localizacin del artculo adentro del almacn (por
ejemplo, nmero de estante).
Si artculos de este tipo estn guardados en otros almacenes tambin, haga clic a Guard-
Nuevo s. MainBoss borra los campos en la ventana y le permite registrar a donde ms
est almacenado.
Cuando ha registrado la ltima localizacin donde est guardado, haga clic a Guardar
para guardar la informacin ms reciente, despus haga clic a Cancelar para cerrar la
ventana.
___________________________________________________________
Puede registrar estimacines de cotizaciones de precio y vendedores frecuentes cuando
hace un clic a Nueva Cotizacin. Aqu registra valores de inventario reales cuando hace
un clic a Nueva Evaluacin. Para mayor informacin, haga clic a Nueva Cotizacin o
Nueva Evaluacin y consulte la ayuda en lnea.

Uso de artculos de inventario

La seccin de Uso de Artculo registra donde se usa un artculo en particular como

repuesto.
Nota: Repuestos de equipo en la pgina 73 describe como registrar repuestos comenzando
con un registro de equipo. Esta seccin muestra como hacer la misma cosa, pero
comenzando con un registro de artculo de inventario.

- 124 -
 n

El rea en el centro da una lista de todo el equipo y espacio para los cuales se considera un
repuesto este artculo.
___________________________________________________________
Para especificar que un artculo es un repuesto para una unidad:
105. En la seccin Uso de Artculo del registro de un artculo de inventario, haga clic a
Agregar Repuesto n. MainBoss abre una ventana donde se puede describir como se
usa el artculo como repuesto.

n
o p
q
r

En Edificio n especifica el edificio que contiene el equipo o espacio.

Haga clic a Equipo o si el repuesto es asociado con equipo y haga clic a Espacio p si el
repuesto es asociado con espacio.

- 125 -
En Unidad q especifica el equipo o espacio que usa el artculo como repuesto.
En Cantidad r especifica la cantidad del artculo que la unidad especificada usa.
Haga clic a Guardar para guardar la informacin que acaba de ingresar, despus haga clic
a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________
Cuando vuelva a la ventana de inventario, ver que la unidad especificada ha sido
agregada a la lista de unidades para el cual el artculo sirve como repuesto.

Mantenimiento de artculos de inventario

La seccin Mantenimiento de Artculo da una lista de todas las tareas de mantenimiento

preventivo que usan el artculo. Es una lista de referencia. Si quiere agregar el artculo a
una nueva tarea de mantenimiento preventivo, use las funciones normales para reservar
materiales para las tareas (vea Crear tareas en la pgina 99).

Operaciones de artculos de inventario

El propsito del control de inventario de MainBoss es permitir seguimiento de los

materiales que tiene disponibles. Si un trabajo en particular necesita un artculo, puede usar
MainBoss para determinar las localizaciones de almacn donde el artculo est actualmente
disponible.
Para que MainBoss tenga funciones efectivas, debe asegurar que los registros en la
computadora son iguales a lo que realmente est disponible en sus almacenes. Esto
significa que debe mantener un seguimiento de todas las acciones que afectan a su
inventario. En la mayora de casos, MainBoss lo hace automticamente; por ejemplo,
cuando una orden de trabajo registra que un artculo fue usado en un trabajo, MainBoss
automticamente actualiza los registros de ese artculo.
Sin embargo, hay algunas situaciones donde debe indicarle a MainBoss directamente que
el inventario ha cambiado. Por ejemplo, si se mueve artculos desde un almacn a otro,
tiene que indicarle a MainBoss que hubo una transferencia. Igualmente, si se remueve o
agrega artculos para alguna razn no usual (por ejemplo, se quiebra algn artculo), debe
indicarle a MainBoss para que los registros de inventario se mantengan correctos.
Finalmente, si hace un conteo fsico del inventario, debe modificar los registros de
MainBoss en cuanto el conteo actual es diferente a lo que indica los registros de
MainBoss.
Las siguientes secciones describen algunas situaciones comunes relacionadas a control de
inventario y como manejarlas con MainBoss.

- 126 -
Determinar cul almacn contiene un artculo en particular

Contexto: Usted necesita un artculo en particular. Quiere saber cules almacenes

contiene el artculo y cuantos hay en cada uno.

- 127 -
 ___________________________________________________________
Para determinar donde se encuentra un artculo:
106. Seleccione Inventario Examine Artculos desde el men. Esto abre el
buscador de Artculos:

Busque el artculo que quiere desde la lista. Haga clic al artculo, despus haga clic a
Editar. (Tambin se puede dar un clic doble a este ingreso en la lista.)
MainBoss abre el registro para ese artculo. La lista n en la parte inferior de la seccin
Propiedades muestra todas las localizaciones del artculo. (Recuerde que MainBoss
usa el trmino Inventario General si no ha especificado una localizacin para un
artculo.)

- 128 -
 n

___________________________________________________________

Contar inventario fsico

Mantener un inventario con exactitud aun con un inventoario perpetual como lo que tiene
MainBoss, siempre es dificil. Por esta razn, la mayora de organizaciones toman un
conteo fsico del stock regularmente.
Hay varias opciones de como hacer un conteo fsico del stock:
Inventario por periodo: Cerrar las operaciones de mantenimiento por un tiempo para
hacer un conteo completo de todos sus almacenes
Inventario perpetua: Cada vez que emite o recibe un artculo, tome un conteo de la
cantidad de ese artculo en la misma localizacin
Ciclo de auditar: Cada cierto periodo selecciona un tipo del artculo de inventario y
cuenta todo el stock de ese artculo
Inventario cclico: Cuenta los artculos con progression hasta que ha contado todo; por
ejemplo, puede contra el inventario en un almacn por mes hasta que haya contado
todos los almacenes. Cuando termina, vuelve a empezar el ciclo de nuevo.
Despus de contar el inventario con los mtodos mencionados arriba, debe comparar los
nmeros del conteo fsico con los nmeros en los registros de MainBoss. Si hay una
diferencia, debe actualizar los registros de MainBoss para indicar los nmeros reales.

- 129 -
 Antes de hacer un conteo fsico, puede obtener una hoja de conteo fsico impreso de
MainBoss: una lista de todo su inventario agrupado en acuerdo con edificio y almacn, con
cajitas donde puede escribir el nmero actual del artculo.
___________________________________________________________
Para obtener una hoja de conteo fsico:
107. Seleccione Inventario Reportes Estado de Inventario desde el men:

n
o

Marque Hoja de Conteo Fsico n. Esto le indica a MainBoss que quiere un reporte con
cajitas donde puede ingresar la cantidad actual de los artculos encontrados en un
almacn en particular.
Si quiere que la hoja impresa incluya la cantidad esperada, marque Muestre los
disponibles o.
Haga clic a Imprimir para imprimir las pginas, despus haga clic a Cerrar para cerrar la
ventana.
___________________________________________________________
Nota: Algunas organizaciones prefieren que la hoja de conteo no muestra la cantidad
esperada. Si no se imprime la cantidad esperada, los trabajadores tiene que contar lo que
est all en vez de solamente aceptar que la cantidad esperada es correcta. Si no quiere que
se imprime la cantidad esperada en la hoja de conteo, deje Muestre los disponibles en
blanco.

- 130 -
 Despus que ha contado el inventario, debe ajusta los registros de MainBoss para indicar
alguna diferencia entre el conteo real y la cantidad esperada.
___________________________________________________________
Para ajustar los registros de MainBoss despus de un conteo:
108. Seleccione Inventario Ajustes Conteo Fsico desde el men. MainBoss abre
una ventana donde se puede ingresar el conteo fsico.

n
o p
q
r

s
t

En Cat./Inventario n especifica la categora de un artculo de inventario cuyo conteo

quiere cambiar.
Marque Artculos Inventariados o si quiere especificar el conteo de un artculo
inventariado. Marque Artculos no Inventariados p si quiere especificar un conteo de
un artculo no inventariado.
Haga clic a la flecha para ver la lista desplegable de Artculos Seleccionados q y
busque el artculo que quiere.
Haga clic a Seleccione este artculo r. Ver su artculo seleccionado aparecer en
Artculo de Inventario.
Especifica el Edificio s y Almacn t donde hicieron el conteo de inventario.
En Despus u especifica la cantidad del artculo que encontraron en esa localizacin de
almacn.

- 131 -
Si quiere cambiar el conteo de otro artculo, haga clic a Guard-Nuevo. MainBoss guarda
la informacin que acaba de ingresar y borra los campos para que pueda ingresar nueva
informacin para otro artculo.
Cuando ha registrado el ltimo conteo, haga clic a Guardar para guardar la informacin
que acaba de ingresar, despus haga clic a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________
El proceso que describimos arriba cambia el conteo de artculos en el inventario, pero
mantiene el mismo valor por unidad para los artculos.

Otras operaciones de artculos de inventario

Varias operaciones de control de inventario estn disponibles por medio de Inventario

Ajustes:
Nota: Para ms detalles sobre cualquier de las operaciones mencionadas abajo, vea la
ayuda en lnea.

- 132 -
___________________________________________________________
Emisiones:
Trata con situaciones en las cuales emiten materiales de inventario, que no sea en
conexin con una orden de trabajo. Por ejemplo, una compaa de gestin de
propiedades pueda emitir una cantidad de bombillas a los inquilinos para que ellos
mismos las cambien en vez de tener que llamar al personal de mantenimiento.
Se usa cdigos de emisin para especificar las razones para la emisin de materiales.
Se puede definir sus propios cdigos de emisin usando Inventario Tablas
Emisiones.
___________________________________________________________
Transferencia:
Le permite registrar cuando mueve materiales desde un almacn a otro.
___________________________________________________________
Valor:
Le permite especificar el valor del artculo en su inventario.
___________________________________________________________
Cotizacin de Precio:
Le permite registrar las cotizaciones de precio que ha recibido de los proveedores.
___________________________________________________________
Otro:
Es una operacin abierta para tratar con todos los ajustes que no sean los mencionados
arriba. Por ejemplo, si tiene que registrar una prdida a causa de quiebra o robo, usara
esta operacin.
Se usan cdigos de ajuste para especificar rezones para hacer el ajuste. Se puede
definir sus propios cdigos usando Inventario Tablas Ajustes.
___________________________________________________________

Detalles de inventario

Esta seccin se trata con los detalles precisos de ciertos aspectos del control de inventario.
Disponible: Cuando MainBoss le indica que la cantidad de un artculo que actualmente
est disponible, es la cantidad que se esperan tener presente en todos los almacenes. La
cantidad, Cantidad Artculo disponible en Almacn, es lo que se espera tener presente
en un almacn especfico. El total disponible es la suma de todos los valores de Cantidad
Artculo disponible en Almacn.
Pedido: Cuando crea una orden de compra, la cantidad de los artculos en la orden de
compra son pedidos. Ms precisamente, los artculos son pedidos en el momento que

- 133 -
Guardar la orden de compra. Nota que los artculos son pedidos, aun si no ha emitido la
orden de compra todava.
Cuando registra el recibo de un envo, las cantidades pedidas se reducen apropiadamente.
Por ejemplo, supongamos que actualmente tiene 30 bombillas pedidas y recibe un envo de
10 bombillas. Cuando registra el recibo, la cantidad de pedidas baja a 20.
Si recibe ms de artculos que pidi, la cantidad de pedidos puede ser negativa. Por
ejemplo, si actualmente tiene 30 bombillas pedidas, pero recibe un envo de 40 bombillas,
la cantidad de pedidos es -10. Esto indica que ahora tiene ms artculos que pidi.
Cuando cierre una orden de compra, MainBoss ajusta las cantidades pedidas para
concordar con los registros de los artculos pedidos pero no recibidos. Por ejemplo,
supongamos que hay una orden de compra para 30 bombillas pero solamente recibi 10.
Esto deja 20 bombillas todava pedidas. Si cierre la orden de compra en este momento, le
indica a MainBoss que ha anulado la cantidad pendiente. Por lo tanto, MainBoss ajusta los
registros para mostrar que ya no tiene 20 bombillas pedidas.
La cantidad total de un artculo pedido es la suma de todas las cantidades pedidas de
rdenes de compra abiertas. Por ejemplo, si una orden de compra pide 10 bombillas y otra
20, tiene un total de 30 bombillas pedidas.
En Reserva: Cuando crea una orden de trabajo, puede reservar materiales de inventario
para uso en la orden de trabajo. Estos materiales estn en reserva. Se reservan materiales
cuando usa la funcin de Agregar Estimacin para agregarlos a la seccin de Material de
una orden de trabajo abierta. Ms precisamente, los materiales estn en reserva cuando
apriete Guardar en la orden de trabajo donde aparecen las estimaciones. Si todava no ha
guardado la orden de trabajo, los materiales no estn en reserva.
Se puede quitar materiales desde la lista de reserva en varias maneras:
Puede Anular la orden de trabajo. En este caso, todos los materiales que estaban en
reserva se hacen disponibles para uso de nuevo.
Puede Eliminar los materiales en la seccin de Material en la orden de trabajo para
eliminar las estimaciones de los materiales desde la lista. Eliminar una estimacin se
hace disponible los materiales en reserva. Ms precisamente, los materiales se hacen
disponibles cuando apriete Guardar en la orden de trabajo.
Puede usar Reales Rpido o Agregar Real para indicar que los materiales en reserva
han sido usados (emitidos). Por ejemplo, supongamos que usa Agregar Estimacin
para reservar 10 litros de aceite para un trabajo, despus usa Agregar Real para decir
que el trabajo us 8 litros. MainBoss actualiza los registros para indicar que ya
solamente tiene 2 litros en reserva, como us 8 de los 10 litros originales. (MainBoss
tambin actualiza los registros para indicar que tiene 8 litros menos disponibles.)
Nota que si originalmente reserv 10 litros de aceite, pero en realidad us 12, tiene el
caso inusual de tener -2 litros de aceite en reserva. Esto indica que us ms que
reserv.

- 134 -
 Cuando cierre una orden de trabajo, MainBoss quita todas las reservaciones pendientes
para materiales en esa orden de trabajo. Por ejemplo, supongamos que reserv 10 litros
de aceite pero solamente us 8 litros. Esto deja 2 litros en reserva. Sin embargo,
cuando cierre la orden de trabajo, MainBoss quita los 2 litros de la reserva. Como se ha
cerrado la orden de trabajo, se complet el trabajo y ya no necesitan los 2 litros que
queda.
Igualmente, si originalmente reserv 10 litros de aceite pero en realidad us 12,
tendran -2 litros de aceite en reserva. Cuando cierra la orden de trabajo, MainBoss
ajusta los registros para indicar que ya no tiene aceite en reserva.

La cantidad total de un artculo en reserva es la suma de todas las cantidades en reserva de

rdenes de trabajo abiertas. Por ejemplo, si una orden de trabajo pide 10 litros de aceite y
otra pide 20, tiene un total de 30 litros de aceite en reserva.
Stock: Cuando referimos a stock, es el surtido en existencia. Cuando MainBoss le indica la
cantidad de stock de un artculo, lo calcula as
Stock = Disponible + Pedido - En reserva
Nota que los artculos pedidos se consideran disponibles, aunque no los han recibido. Esto
significa que recibir artculos que concuerdan con una orden de compra no cambia la
cantidad disponible. Por ejemplo, si recibe 10 bombillas que pedi anteriormente, la
cantidad disponible aumenta por 10 pero la cantidad pedida disminuye por 10. Por lo tanto
no hay un cambio neto en el stock.
Igualmente, el stock no cambia si usa materiales en conexin con una orden de trabajo. Por
ejemplo, si usa 8 litros de aceite en una orden de trabajo, la cantidad disponible disminuye
por 8 litros, pero la cantidad en reserva tambin disminuye por 8 litros, como ha usado el
aceite que reserv. Por lo tanto no hay un cambio neto en el stock.
Cuando MainBoss necesita determinar si debe volver a pedir stock, busca la cantidad de
stock, no la cantidad disponible. Esto se aplica al reporte de Volver a pedir y a las
funciones de seleccionar artculos en una orden de compra.
Ordenes de trabajo y rdenes de compra cerradas y anuladas: Despus que una orden
de trabajo ha sido cerrada o anulada, el uso de Agregar Estimacin no reserva materiales.
Como el trabajo ya termin o fue anulado, no hay lgica de poner materiales en reserva.
(Solamente usara Agregar Estimacin para corregir los registros.)
Igualmente, despus que una orden de compra ha sido cerrada o anulada, el hecho de
agregar artculos a la orden de compra no resulta en pedir estos artculos.
Excluir el registro actual: Cuando MainBoss muestra los nmeros de inventario (pedido,
disponible, en reserva, o stock), las cantidades siempre excluyen informacin en la ventana
actual.
Por ejemplo, supongamos que est usando Agregar Estimacin en la seccin Material de
una orden de trabajo para reservar materiales para la orden de trabajo. Esta ventana

- 135 -
muestra cuanto del artculo tiene disponible, pedido, en reserva, y stock, excluyendo los
materiales reservados en la ventana actual. Si cambia la cantidad en el campo Cantidad
Reservada, los nmeros para En reserva, Stock disponible, etc. no cambiarn.
Adems, si reserva materiales, guarda el registro, cierra la ventana, y abre el registro de
nuevo (usando Editar en la seccin de Material), la cantidad mostrada para En reserva
no toma en cuenta los materiales que haba reservado anteriormente.
Principio general: Cuando MainBoss muestra cantidades de inventario en la ventana, los
nmeros como si el registro que est viendo no existiera.
Para ilustrar esto, aqu est un ejemplo concreto. El ejemplo usa fechas para aclarar las
cosas.
1. 1 de junio: El conteo de inventario para bombillas es cero disponible, cero pedido, cero
en reserva, cero de stock.
2. 2 de junio: Toma un conteo fsico de una almacn y se encuentran 10 bombillas
disponibles. Usando Inventario Ajustes Conteo Fsico, ajusta la cantidad
disponible a 10.
3. 3 de junio: Toma otro conteo fsico de otro almacn y se encuentran otras 15
bombillas. Otra vez, usa Inventario Ajustes Conteo Fsico. Cuando
primeramente abre la ventana, ver 10 bombillas disponibles (del registro del da
anterior). Registra otras 15 bombillas, con un total de 25.
4. 4 de junio: Reserva una bombillas para uso en una orden de trabajo, usando Agregar
Estimacin en la seccin de Material de la orden de trabajo. Esto abre una ventana
donde puede registrar cuantas bombillas quiere reservar. Aunque reserva una bombilla,
el nmero en el campo En reserva en la ventana no cambiael nmero ignora los
materiales emitidos va la ventana actual (aun despus que ha guardado el registro). Es
lo mismo con otros nmeros de inventario que se muestra en la ventana.
5. 5 de junio: Decide cambiar la orden de trabajo anterior para reservar dos bombillas en
vez de una. Usa el botn Editar en la seccin Material de la orden de trabajo para
abrir el registro de nuevo. Ver que el nmero En reserva todava est en cero,
como MainBoss ignora el registro actual. Sin embargo, si coloca la hora del registro
actual a 5 de junio sin guardar el registro, MainBoss cambiar la cantidad En
reserva de cero a 1. Esto es porque hoy tomando en cuenta los materiales que reserv
ayer, ignorando los cambio que pueda hacer en la ventana actual. Si ahora quiere
Guardar el registro actual, el nmero de reserva vuelve a cero porque MainBoss
ignora la influencia del registro actual.
Recuerda que MainBoss ignora el efecto del registro actual mientras est en la pantalla.
Sin embargo, si va al buscador de inventario, ver que MainBoss ha reservado la cantidad
del artculo que especific.

- 136 -
 Comprar y recibir

MainBoss tiene funciones detalladas de reportes que indican cuales artculos de inventario
usted tiene que volver a pedir, de crear rdenes de compra, y controlar seguimiento para
recibos de envos. Este captulo examine la secuencia normal de las transacciones de
comprar y recibir. Para ms informacin, vea la ayuda en lnea.
___________________________________________________________
Modo de Envo: Un modo de envo especifica como debe enviar la compra.
Por ejemplo, puede crear modos que indica Envo rpido, Envo barato,
durante horas de trabajo, etc.
Para definir modos de envo, seleccione Inventario Tablas Modos
de Envo desde el men.
___________________________________________________________
Trminos de Pago: Un cdigo de trminos de pago especifica como desea pagar por la
compra.
Por ejemplo, puede crear cdigos que indica Pago cuando lo recibe,
Neto 30, etc.
Para definir cdigos de trminos de pago, seleccione Inventario Tablas
Trminos de Pago desde el men.
___________________________________________________________

- 137 -
___________________________________________________________
Hoja de Ruta: Un nmero de hoja de ruta identifica el envo recibido en
respuesta a una prden de compra.
Cada envo tiene un nmero de hoja de ruta nico, escogido por el
individuo o generado automticamente por MainBoss.
___________________________________________________________
Orden de Compra Completa: Una orden de compra completa es una orden
preliminar.
Por ejemplo, si necesita autorizacin antes de enviar la orden de compra a
un proveedor, normalmente creara una orden de compra completa y la
imprimira, despus la entregara a la gerencia para su firma.
Puede editar una orden de compra completa cuando sea necesario. Por
ejemplo, si la gerencia no aprobar algunas de los artculos solicitados,
puede borrarlos antes de emitir la orden de compra al proveedor.
___________________________________________________________
Orden de Compra Emitida: Se emite una orden de compra cuando est lista a
entregar al proveedor. Desde ese momento, la orden de compra es una
emitida.
Una orden de compra completa se convierta en una orden de compra
emitida cuando ha obtenido todas las autorizaciones y la ha marcado como
lista para entregar. Despus de emitir una orden de compra, la imprime y la
enva al proveedor.
___________________________________________________________

- 138 -
___________________________________________________________
Orden de Compra Cerrada: Se cierre una orden de compra cuando ha recibido todos
los bienes y servicios que estn especificados all o si ha anulado los
bienes y servicios que no se han recibido.
En otras palabras, cierre una orden de compra cuando no queda ningn
servicio o producto pendiente o si ha avisado al vendedor que ya no ocupa
los servicios o bienes anteriormente solicitado.
___________________________________________________________

El proceso de comprar y recibir

Lo siguiente muestra los pasos normales del ciclo de comprar y recibir.

109. Imprimir un reporte de los artculos que hay que volver a pedir (vea El reporte de
volver a pedir en la pgina 141).
110. Decidir cuales proveedores suplen los materiales que necesita.
111. Crear una orden de compra para cada proveedor, con una lista de los materiales que
quisiera comprar (vea Crear una nueva orden de compra en la pgina 142).
112. Obtener las autorizaciones apropiadas para la compra.
113. Emitir la orden de compra y enviarla al vendedor (vea Emitir una nueva orden de
compra en la pgina 153).
114. Cada vez que se recibe un envo en respuesta a una orden de compra, asigna el
envo un nmero de hoja de ruta y registra cuales artculos se recibieron (vea Registrar
recibos en la pgina 154).
115. Cuando se han recibido todos los artculos, cierre la orden de compra (vea Cerrar
una orden de compra en la pgina 160).

- 139 -
 Obtener Reporte
Volver a Pedir

Seleccionar
Vendedores

Crear Orden de
Compra

Obtener
Autorizaciones

Emitir Orden de
Compra

Registrar
Recibos

Cerrar Orden de
Compra

Ciclo Tpico de Comprar y Recibir

- 140 -
Nota que los pasos indicados arriba solamente representan una manera de tartar con el
proceso de comprar y recibir. Una alternativa comn es depender de unos pocos
proveedores y preparar rdenes de compra regularmente para cada uno. Por ejemplo,
puede preguntar, Qu necesitamos comprar de proveedor ABC esta semana? En este
caso, puede prepara la orden de compra para sus proveedores regulares primero, despus
imprimir un reporte de Volver a Pedir para ver si hay otros materiales que necesita pedir.
Nota: Se puede emitir rdenes de compra para servicios y materiales. Por ejemplo, si
emplea a un contratista para tres semanas de trabajo, puede emitir una orden de compra
para cubrir los costos de tal trabajo. Los costos de mano de obra estn calificados como
extras en la orden de compra.

El reporte de volver a pedir

El reporte de volver a pedir da una lista de todos los artculos inventariados que hay que
volver a pedir. Para determinar si hay que volver a pedir un artculo, MainBoss se fija en la
cantidad de este artculo en stock, menos la cantidad en reserva para rdenes de trabajo,
ms la cantidad que ya han pedido en otras rdenes de compra. En otras palabras,
MainBoss se fija en la cantidad
Disponible + Pedido - EnReserva
Si esta cantidad es menos que el mnimo para tal artculo, MainBoss indica que hay que
volver a pedir este artculo. MainBoss sugiere que vuelve a pedir la cantidad que restaura
el mximo para el artculo.

- 141 -
 ___________________________________________________________
Para imprimir un reporte Volver a Pedir:
116. Seleccione Inventario Reportes Volver a Pedir desde el men. MainBoss
abre una ventana que le permite especificar el criterio para el reporte:

117. Haga clic a Vista previa para ver el reporte en la pantalla, o haga clic a Imprimir
para imprimir el reporte.
___________________________________________________________
Nota que los campos en la ventana vista arriba le permite restringir el reporte a un rango de
artculos especificados o categoras de inventario. Sin embargo, la mayora de
organizaciones sencillamente imprime un reporte completo de todos los artculos que hay
que volver a pedir.

Crear una nueva orden de compra

En MainBoss, la ventana de la orden de compra registra informacin acerca de la orden

misma y los envos recibidos en respuesta a la orden.

- 142 -
 ___________________________________________________________
Para crear una nueva orden de compra:
1. Seleccione Inventario Nueva Orden de Compra desde el men. MainBoss abre
un formulario de la orden de compra:

2. En Resumen n ingresa una descripcin breve acerca de la orden de compra.

3. Completa la seccin Pedido como est descrito en Informacin general de rdenes de
compra en la pgina 144.
4. Completa la seccin Artculos como est descrito en Los artculos de rdenes de
compra en la pgina 145.
5. Completa la seccin Extras como est descrito en Extras de rdenes de compra en la
pgina 149.
6. Haga clic a Guardar para guardar la informacin que acaba de ingresar, y despus
haga clic a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________
Cuando ha dado un clic a Guardar, se considera la orden de compra una orden de compra
completa. Puede imprimir la orden de compra con las instrucciones escritas en Imprimir
una orden de compra en la pgina 151.

- 143 -
Informacin general de rdenes de compra

La seccin Pedido de una orden de compra especifica informacin general acerca de la

orden:

n
o

p q

r
s

- 144 -
 ___________________________________________________________
Para completar la seccin Pedido de una orden de compra:
118. En Requerido Por n especifica la fecha cuando quiere recibir la orden.
119. En Vendedor o especifica el vendedor que proveer los bienes o servicios.
120. En Enviado Va p especifica un modo de envo para la orden.
121. En Trminos/Pago q especifica los terminus de pago para la orden.
122. En Enviado a r especifica el edificio donde debe recibir los bienes.
123. En Comentario/Vendedor s ingresa comentarios para el vendedor que quiere
que aparezca en la orden de compra.
___________________________________________________________

Los artculos de rdenes de compra

La seccin Artculos de una orden de compra especifica los artculos que quiere comprar.
Los artculos pueden ser inventariados o no.

___________________________________________________________
Para completar la seccin Artculos de una orden de compra:
124. Haga clic a Agregar Artculo n. Esto abre una ventana donde puede especificar
un artculo o ms para agregar a la orden de compra.

- 145 -
 o

p q r
s

t
u
v

125. Si ya sabe cuales artculos quiere pedir en la orden de compra, busque en la lista
desplegable de Artculo de Inventario o y especifica el primer artculo. Si no, use
la seccin Seleccione Artculo del formulario arriba para especificar un artculo; para
mayor detalles, vea Elegir los artculos en la pgina 147.
Nota: Cuando ha especificado un artculo, MainBoss muetra informacin acerca de ese
artculo en las cajitas en la parte superior de la seccin Orden. En particular, ver las
cantidades disponibles, pedidas, en reserva, etc.
126. Cuando ha especificado el artculo, ingresa la cantidad que quiere comprar en
Cantidad de Pedido p.
127. Ingresa el costo del artculo por unidad en Costo/Unidad q o el costo total de la
cantidad del pedido en Costo Total r.
128. En No. de Catlogo s ingresa el nmero de catlogo de vendedor para el
artculo.
129. Usando Edificio t, Almacn u, y Localizacin v especifica donde debe
almecenar los artculos cuando los reciben.
130. Si quiere especificar ms artculos en esta orden de compra, haga clic a Guard-
Nuevo. MainBoss guardar la informacin que acaba de ingresar, despus borrar los
campos en la ventana para que pueda especificar otro artculo.
131. Cuando ha especificado el ltimo que quiere comprar, haga clic a Guardar para
guardar la informacin acerca del artculo, despus haga clic a Cancelar para cerrar la
ventana.

- 146 -
___________________________________________________________
Cuando vuelve a la ventana de la orden de compra, ver los artculos que ha especificado
en una lista en la ventana.
Almacenes mltiples: Supongamos que va a pedir 20 bombillas, y quiere dividirlas entre
dos almacenes (10 en un almacn y 10 en el otro). Se trata de dos artculos diferentes:
primero, especifica 10 bombillas y coloca Edificio y Almacn al primer almacn,
despus especifica otras 10 bombillas y coloca Edificio y Almacn al segundo
almacn.

Elegir los artculos

La seccin Seleccione Artculo de la ventana de seleccionar el artculo es til cuando no

sabe exactamente lo que quiere comprar. Por ejemplo, supongamos que siempre pide una
vez a la semana a un proveedor en particular; la seccin Seleccione Artculo puede
indicarle cuales artculos han comprado desde ese vendedor que estn marcados para
volver a pedir.

q r

s t
u
n
o

Como un resumn, esto es como funciona la ventana:

Primero, especifica el critero para el tipo de artculo que quiere pedir en la orden de
compra. Por ejemplo, puede indicar que solamente quiere volver a pedir los artculos
que estn debajo el mnimo y que han comprado de este vendedor antes.

- 147 -
 Cuando ha especificado el critero, la lista de Artculos Seleccionados n muestra
todos los artculos que cumplen con el criterio. Cuando hace clic a un artculo y
despus hace clic a Seleccione este artculo o MainBoss coloca ese artculo en el
campo de Artculo de Inventario p.
Cuando ha seleccionado un artculo inventariado en esta manera, usa la seccin Orden
de la ventana para especificar la cantidad que quiere pedir.

___________________________________________________________
Para usar la funcin de Seleccione Artculo:
132. Si quiere que MainBoss le indica cuales artculos hay que volver a pedir, haga clic
a Debajo del mnimo q. Desde este punto en adelante, la lista de Artculos
Seleccionados n solamente le mostrar los artculos que estn debajo el mnimo
especificado.
Como una alternativa, puede hacer clic a Debajo del mximo En este caso Artculos
Seleccionados le mostrar artculos que estn debajo el mximo especificado.
Finalmente, puede hacer clic a Cualquier cantidad, para que MainBoss ignora la
cantidad que tiene disponible actualmente.
133. Si quiere ver artculos que han comprado ltimamente de este vendedor, haga clic a
Vendedor fu el ltimo Proveedor r. En este caso, Artculos Seleccionados
solamente le mostrar los artculos que se han comprado ltimamente del vendedor
especificado en Vendedor.
Como una alternativa, puede hacer clic a Vendedor ha proveido anteriormente. En
este caso, Artculos Seleccionados muestra los artculos que se han comprado de
este vendedor anteriormente (aun si la compra ms reciente fue de otro vendedor).
Finalmente, puede hacer clic a sin importar quien sea el Vendedor. En este caso,
MainBoss ignora vendedores cuando crea la lista de Artculos Seleccionados.
134. Marque Artculos Inventariados s si quiere que Artculos Seleccionados
incluya artculos inventariados. Marque Artculos no Inventariados t si quiere que
Artculos Seleccionados incluya artculos no inventariados.
135. Si solamente quiere ver los artculos de una cierta categora, especifica esa
categora en Cat./Inventario u.
136. Artculos Seleccionados ahora muestra todos los artculos que cumple con el
criterio indicado. Haga clic al artculo que quiere agregar a la orden de compra,
despus haga clic a Seleccione este artculo o. MainBoss muestra el artculo
seleccionado en Artculo de Inventario p.
___________________________________________________________

- 148 -
 Cuando ha seleccionado el artculo, MainBoss muestra la historia de precios para el
artculo en la seccin de Historia de Precio v.

Extras de rdenes de compra

La seccin Extras de una orden de compra le permite especificar los gastos extras que
puedan ser incluidos en el precio final de la orden de compra. Por ejemplo, puede registrar
costos de envo, impuestos, o gastos adicionales para adelantar una fecha de envo.
Tambin puede usar esta seccin para registrar costos para servicios (e.j. mano de obra).

n r

A veces sabe la cantidad exacta de los cobros adicionales; y otras veces va a tener que
apuntar estimaciones. MainBoss le permite registrar amboscostos estimados y costos
reales. Si comienza con una estimacin, tpicamente agrega cobros reales ms tarde. Por
ejemplo, si inicialmente apunt una estimacin de los costos de envo, registrar los costos
reales cuando lo sabe.
___________________________________________________________
Para completar la seccin Extras de una orden de compra:
137. Para registrar un gasto estimado, haga clic a Agregar Estimacin n. MainBoss
abre una ventana donde puede ingresar la estimacin:

- 149 -
 o
p

138. Si el vendedor ha asignado un nmero de catlogo al extra, ingrese el nmero en

No. de Catlogo o.
139. Ingrese una descripcin breve del extra en Descripcin p.
140. Ingrese el costo estimado del extra en Costo Total q.
141. Haga clic a Guardar para guardar la informacin que acaba de ingresar, despus
haga clic a Cancelar para cerrar la ventana.
142. Registrar un gasto real es parecido, solo que haga clic a Agregar Real r en la
ventana de la orden de compra.
___________________________________________________________

Modificar rdenes de compra

Se puede modificar una orden de compra en cualquier momento. Por ejemplo, puede
completar la mayora de la orden y dares cuenta que necesita ms informacin antes de
terminarlo. En ese caso, haga clic a Guardar para guardar la orden de compra y despus
vuelva a modificarla cuando tiene la informacin necesaria.
___________________________________________________________
Para editar una orden de compra existente:
143. Seleccione Inventario Examine Compra desde el men. MainBoss abre el
buscador de la orden de compra:

- 150 -
 n

144. En la lista de rdenes de compra n, busque la orden de compra que quiere

modificar y haga clic al ingreso.
145. Haga clic a Editar o para editar la orden de compra. MainBoss abrir una ventana
donde puede editar la orden de compra.
___________________________________________________________
Editaar una orden de compra existente es parecido a crear una nueva orden de compra.
Para mayor informacin, vea Crear una nueva orden de compra en la pgina 142.

Imprimir una orden de compra

Se puede imprimir una orden de compra en cualquier momento. Por ejemplo, puede
imprimir la orden de compra cuando termina la orden inicial y quiere obtener autorizacin
de la gerencia; tambin imprimir la orden de compra cuando est listo a enviarla al
proveedor.
___________________________________________________________
Para imprimir una orden de compra:
146. En la ventana de la orden de compra, haga clic a Guard-Imprime n:

- 151 -
 n

147. MainBoss abre una ventana para imprimir rdenes de compra:

- 152 -
 148. Haga clic a Vista previa para examinar la orden de compra en la pantalla. Haga
clic a Imprimir para imprimir la orden de compra.
___________________________________________________________

Emitir una nueva orden de compra

Cuando est listo a enviar una orden de compra al proveedor, emite la orden de compra.
Cada orden de compra tiene una fecha efectiva de emisin. Esto es la fecha y hora que
emite la orden de compra; sin embargo, siempre puede cambiarla a otra fecha y hora si lo
desea.

o n

p
___________________________________________________________
Para emitir una orden de compra:
149. Si quiere que la orden de compra est en efecto segn una fecha y hora en
particular, ingrese esa fecha y hora en Efectivo n. Si no, deje ese campo en blanco y
MainBoss ingresar la fecha y hora actual.
150. Haga clic a Emitir & Guardar o.
151. Si quiere imprimir la orden de compra en este momento, haga clic a Guard-
Imprime. Si no, solo haga clic a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

- 153 -
Registrar recibos

Cuando recibe bienes en respuesta a una orden de compra, debe registrar lo que ha
recibido. Se asigna un nmero de hoja de ruta a cada envo para identificarlo.
Nota: Si una entrega contiene bienes de varias rdenes de compra diferentes, divide el
envo en acuerdo con las rdenes de compra. D cada parte del envo su propio nmero de
hoja de ruta.
Para registrar un envo, se usa la seccin Recibo de la orden de compra original.

n o

- 154 -
 ___________________________________________________________
Para registrar bienes recibidos:
152. Si el proveedor asigna esta orden de compra un nmero diferente al que us
MainBoss, ingrese el nmero de identificacin del proveedor en No.
Orden/Vendedor n.
153. Si el proveedor ha indicado una fecha futura para el prximo envo, ingrese la
fecha en Prximo Envo o.
154. Haga clic a Nuevo Envo p. MainBoss abre una ventana donde puede registrar
informacin acerca de este envo.

q
r

t s

155. Ingrese un nmero de hoja de ruta para identificacin en Hoja de Ruta q.

156. Ingrese la fecha cuando recibi el envo en Fecha r. (Si lo deja en blanco,
MainBoss usar la fecha actual.)
157. Si el envo contiene todos o la mayora de los bienes especificados en la orden de
compra original, haga clic a Recibo Rpido s y use la funcin de Recibo Rpido
(como est descrito en La funcin de Recibo Rpido en la pgina 156). Si no, haga clic
a Agregar Artculo t y agrega artculos individualmente al envo (como descrito en
Agregar artculos indivivuales a un recibo de envo en la pgina 158).

- 155 -
 158. Cuando ha terminado registrar los artculos en el envo, haga clic a Guardar para
guardar la informacin, despus haga clic a Cancelar para cerrar la ventana de envo.
159. Volver a la ventana central de la orden de compra. Puede ir a la seccin Resumen
para ver un resumen de lo que estaba en la orden de compra original y cuanto ha sido
recibido hasta la fecha. Cuando termina de examinar la orden de compra, haga clic a
Guardar para guardar toda la informacin en la orden de compra, despus haga clic a
Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

La funcin de Recibo Rpido

Recibo Rpido es ms til cuando un envo contiene todos o la mayora de los bienes
solicitados en la orden de compra original, o por la ltima envo asociado con una orden
de compra (e.j. el envo que le da todo lo que no haba recibido hasta la fecha).
Recibo Rpido muestra todos los artculos que todava no se han recibido completamente.
Puede entonces seleccionar todos los artculos que fueron recibidos en este envo y
inmediatamente agregarlos al recibo del envo.
Despus de que haya agregado los artculos al recibo de envo, puede editar la informacin
si necesario. Por ejemplo, supongamos que un envo contiene todo de una orden de
compra, excepto falta una unidad de cierto artculo. Puede usar Recibo Rpido como si
hubiera recibido todo lo que pidi, despus editar el registro del artculo indicando que
falt una unidad.
___________________________________________________________
Para usar la funcin de Recibo Rpido:
160. En la ventana de Envo, haga clic a Recibo Rpido. Esto abre una ventana donde
puede especificar que recibieron:

- 156 -
 n

161. En la lista de artculos n, haga clic a todos los artculos que fueron recibidos en
este envo. Puede seleccionar la lista entera cuando haga clic a Seleccione Todo. (Nota
que hacer clic a un artculo no resaltado, hace que sobresalga. Hacer clic a un artculo
resaltado, hace que vuelva a normal.)
162. Si quiere especificar donde almacenar los artculos seleccionados, coloca
Edificio, Almacn y Localizacin a la localizacin de almacn apropiada.
163. Cuando termina de seleccionar los artculos recibidos, haga clic a Aceptar para
guardar la informacin, despus Cancelar para cerrar la ventana. Volver a la ventana
de Envo y los artculos que haba seleccionado aparecern en la lista de envo:

- 157 -
 164. Si necesita editar cualquier de estos ingresos (por ejemplo, si uno de los artculos
pedidos no fue recibido totalmente o si el precio no fue el esperado), haga clic al
ingreso que necesita editar y despus haga clic a Editar Artculo. MainBoss abrir una
ventana donde puede editar la informacin acerca de lo que fue recibido.
___________________________________________________________

Agregar artculos indivivuales a un recibo de envo

Aunque Recibo Rpido es til cuando un envo contiene todos o la mayora de los bienes
pedidos en la orden de compra original, a veces es ms fcil especificar los artculos uno
por uno.
___________________________________________________________
Para especificar los artculos en un envo, uno por uno:
165. Haga clic al botn Agregar Artculo en la ventana de Recibo de Envo. Esto abre
una ventana donde puede especificar cuales fueron los artculos recibidos y la cantidad
de cada uno:

- 158 -
 n
o
p
q

r s

166. Asegure que no recibido totalmente n est marcado, despus haga clic a la flecha
de Artculos Seleccionados o. Ver artculos que estaban en la orden de compra
pero todava no han sido recibido completamente.
167. En la lista Artculos Seleccionados, haga clic a un artculo incluido en el envo,
despus haga clic a Seleccione este artculo p. El nombre del artculo aparecer en
Artculo de Inventario q.
168. En Recibido r ingrese la cantidad del artculo que recibi.
169. En Costo Total s ingrese el costo total de la cantidad recibida.
170. En Edificio, Almacn y Localizacin, ingrese donde debe almacenar los
artculos recibidos. (Si especific esta localizacin en la orden de compra original,
estos campos ya aparecen completados automticamente desde la informacin dada
anteriormente.)
171. Haga clic a Guard-Nuevo t. MainBoss guarda la informacin que ha ingresado y
borra los campos.
172. Repita el proceso arriba para el prximo artculo recibido.
173. Cuando ha registrado la informacin acerca del ltimo artculo, haga clic a
Guardar para guardar la informacin, despus haga clic a Cancelar para cerrar la
ventana.
___________________________________________________________

- 159 -
 Cuando vuelve a la ventana de Recibo de Envo, ver que los artculos especificados han
sido registrados en la lista de artculos recibidos.

Cerrar una orden de compra

Se cierre una orden de compra cuando ha recibido todos los bienes originalmente pedido (o
cuando no va a recibir los artculos pendientes por haberlos anulado).
___________________________________________________________
Para cerrar una orden de compra:
174. En la ventana de la orden de compra, ingrese la fecha de cierre en Efectivo n.
(Si lo deja en blanco, MainBoss usar la fecha actual.)

o n
p

175. Haga clic a Cerrar & Guardar o. MainBoss cierre la orden de compra.
176. Si tiene algn comentario de cierre acerca de la orden de compra, ingrselos en
Comentarios p.
177. Haga clic a Guardar para guardar la informacin que acaba de ingresar, despus
haga clic a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

Prototipos de rdenes de compra

Algunas tareas de mantenimiento preventivo pueden tener costos de contratistas o compras

de materials asociado. Por ejemplo, puede emplear a un elctricista calificado para hacer la

- 160 -
 inspeccin annual de los sistemas elctricos, o a un contratista para recargar los extintores
de incendios regularmente. Como otro ejemplo, puede llevar a los vehculos de la
compaa regularmente a un centro de servicio para cambios de aceite entre otros servicios
repetitivos.
En tales casos, puede agregar un prototipo de orden de compra a la descripcin de la tarea
de mantenimiento preventivo. No es una orden de compra real; sin embargo, provee la
informacin que MainBoss utilizar para crear las rdenes de compra reales cuando se
genera una orden de trabajo de la tarea de mantenimiento preventivo.
Por ejemplo, supongamos que el extintor de incendios necesitar ser recargado cada ao.
Puede crear una descripcin de tarea de mantenimiento preventivo para recargar los
extintores de incendios, y que esta descripcin de tarea incluya un prototipo de orden de
compra para la compaa que hace el trabajo. Cuando MainBoss genera una orden de
trabajo desde la tarea, tambin generates una orden de compra real del prototipo. Puede
entonces enviar esta orden de compra a la compaa que recarga los extintores para
solicitar el servicio.
Todos los prototipos de rdenes de compra tienen un cdigo de identificacin. Esto es
diferente al identificador que aparecer en las rdenes de compra reales.
___________________________________________________________
Para creat un prototipo de orden de compra:
178. En la seccin Mano de Obra o Material de la descripcin de una tarea, haga clic a
Nueva OC. MainBoss abre una ventana donde puede crear un prototipo de una orden
de compra:

- 161 -
 n
o

179. En Resumen n ingrese una descripcin breve de la orden de compra.

180. En Cdigo o ingrese un cdigo de identificacin para el prototipo.
181. En otros campos del prototipo, ingrese la informacin que quiere incluida en la
orden de compra (por ejemplo, el nombre del vendedor, trminos de pago, etc.).
182. Haga clic a Agregar Estimacin para especificar un costo estimado para la orden
de compra. Esto puede ser para mano de obra o materiales, pero se trata como un extra
en cualquier orden de compra generada de este prototipo. Vea Extras de rdenes de
compra en la pgina 149 para mayor informacin en como especificar estimaciones de
extras.
183. Haga clic a Guardar para guardar la informacin en el prototipo, despus haga clic
a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

- 162 -
 Buscadores y editores

La mayora de su trabajo con MainBoss se hace usando buscadores y editores. Los

captulos anteriores ha mostrado como usar buscadores y editores fcilmente. Este captulo
profundiza con ms detalles, para que pueda aprovechas de todas las funciones de
MainBoss.
Buscadores: Un buscador es una ventana que le muestra una lista de cosas. Por ejemplo,
el buscador de Orden de Compra le muestra una lista de rdenes de compra vigentes.
Una ventana de bsqueda le permite agregar nuevos ingresos a la lista, y modificar o
borrar ingresos existentes. Por ejemplo, el buscador de Orden de Compra le permite crear
nuevas rdenes de compra o editar las que ya existen. Tambin le permite anular rdenes
de compra que usted ha creado anteriormente.
Buscadores tambin le permiten buscar artculos. Por ejemplo, suponga que usted desea
registrar alguna informacin acerca de un equipo. Abrira el buscador de equipo y lo usara
para buscar en la lista de equipo hasta que encuentre el equipo; usted puede entonces usar
el buscador para indicarle a MainBoss que desea editar la informacin referente a ese
equipo.
Finalmente, los buscadores le permiten imprimir informacin acerca de artculos en la
lista. Por ejemplo, si desea imprimir una o ms rdenes de compra, abre el buscador de
Orden de Compra, y luego da un clic al botn de Imprimir.
Editores: Un editor es una ventana que le muestra informacin acerca de una sola cosa.
Por ejemplo, el editor de Orden de Compra muestra informacin acerca de una orden de
compra especfica.
MainBoss abrir una ventana de editor cuando desea crear un nuevo registro o editar uno
antiguo. Por ejemplo, cuando desea crear una nueva orden de compra, MainBoss abre la
ventana de editor de Orden de Compra; todos los grupos de informacin en esta ventana
permanecern en blanco hasta que ingrese alguna informacin. Ms tarde, si desea cambiar
alguna informacin en la misma orden de compra, MainBoss abrir el editor de Orden de
Compra nuevamente; esta vez, el editor le mostrar toda la informacin que ingres
cuando originalmente cre la orden de compra.
Principio bsico: Un buscador muestra una lista de registros y un editor muestra un
registro en particular.

Usar buscadores

El cuadro de abajo muestra un tpico buscador MainBoss (el buscador de Equipo):

- 163 -
Esta ventana contiene un muchos elementos. La siguiente lista explica que son estos
elementos y como los puede usar:
Listas: Un buscador le muestra una lista de registros. Para que sea ms fcil encontrar un
registro especfico, los registros algunas veces estn organizados en listas de diferentes
maneras.
Por ejemplo, la ventana arriba muestra una lista de equipo en un conjunto de edificios
alquilados. Notar que la ventana tiene tres listas diferentes: una mostrando los edificios,
una mostrando cdigos cortos de identificacin de equipo, y una mostrando descripciones
ms largas. Esto puede facilitarle el encontrar un registro para un equipo especficopor
ejemplo, si sabe que el equipo est en un edificio especfico pero no conoce el cdigo de
identificacin exacto o la descripcin, se puede ir al edificio apropiado en la lista de
edificio, y empezar a examinar los registros de equipos hasta que encuentre el que desea.

Cuando selecciona un artculo en una lista, MainBoss automticamente destaca dicho

registro en las otras listas. Por ejemplo, en el cuadro de arriba, el usuario seleccion
BOILER 1/CALDERA 1 en la columna de Equipo; MainBoss automticamente
destaca el ingreso correspondiente en la columna de Edificio (320) y el ingreso
correspondiente en la columna de Descripcin (HOT WATER HEATING
BOILER/CALDERA CALENTAR AGUA CALIENTE). Todos estos representan al mismo
registro de equipo: un registro que describe a una caldera llamada BOILER 1/CALDERA
1 en el edificio 320.
Aunque los ingresos en la lista se refieren al mismo equipo, dichos ingresos no
necesariamente aparecen alineados. La razn debera ser obvia en el ejemplo dado: el
nombre BOILER 1/CALDERA 1 est ordenado bajo la letra B en la columna de
Equipo pero su correspondiente descripcin, HOT WATER HEATING
BOILER/CALDERA CALENTAR AGUA CALIENTE, est ordenada bajo la letra H. Por
consiguiente, no es de sorprenderse que los dos ingresos no se encuentren en la misma
lnea, aunque se refieren al mismo registro.
Nota: Dar un clic doble a cualquier ingreso en cualquier lista de buscador abre una
ventana que le permite editar tal ingreso. Para mayor informacin acerca de ventanas de
editor, vea Usar editores en la pgina 167.

- 164 -
Controles de lista: Cada lista tiene una barra de bsqueda a la derecha y cada barra contiene
varios botones con flechas. Estos botones le permite buscar por los ingresos de la lista. Las
flechas son:

Ir al primer ingreso en la lista

Retroceder una pgina (16 lneas)

Ir arriba una lnea

Ir abajo una lnea

Adelantar una pgina

Ir al ultimo ingreso en la lista

Usando estos botones, puede examinar la lista para encontrar los ingresos necesarios.
Adems MainBoss tiene la habilidad de bsqueda que le permite buscar por la lista para un
ingreso en particular; se describe esta habilidad ms tarde en esta seccin.
Nota que los botones puedan ser deshabilitados, pendiente en la posicin actual en la lista.
Por ejemplo, si ya est en el primer ingreso de la lista, los tres botones para retroceder
estn deshabilitados.
Botones: Abajo las tres listas se encuentran los botones de Editar, Nuevo, Clonar, Eliminar,
y Imprimir. Pueden existir otros botones en varios buscadores, pero estos cinco son los
ms comunes.
Editar: Le permite cambiar la informacin en un ingreso existente. Haga clic al registro
que quiere cambiar (en cualquier de las listas), y haga clic al botn de Editar.
MainBoss abre una ventana de editor para que pueda cambiar la informacin.
Nuevo: Le permite crear un nuevo registro. Haga clic al botn Nuevo, y MainBoss abrir
una ventana de editor nueva para que pueda ingresar la informacin para el nuevo
registro.
Clonar: Crea un nuevo registro empezando con la informacin del registro anterior. Por
ejemplo, supongamos que su organizacin ya tiene varios montacargas y despus
compra uno nuevo. Para crear un registro para el nuevo montacarga, puede clonar la
informacin de uno de los montacargas existentes; esto le ahorra tiempo en ingresar
mucha informacin parecida para el nuevo montacarga.
Para clonar un registro existente, haga clic al ingreso que quisiera clonar y despus
haga clic a Clonar. MainBoss abre una ventana de editor con la mayora de los
compos de informacin completos con la informacin del registro original. Puede
entonces editar esta informacin y llenar cualquier campo vaco para describir el nuevo
equipo.
En algunos casos, MainBoss le pide especificar la informacin que quisiera clonar. Por
ejemplo, cuando clona una orden de trabajo existente, MainBoss le pregunta que tipo
de informacin quiere copiar desde la orden de trabajo original a la nueva.

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 Eliminar: Elimina un registro de la lista. Haga clic al registro que quisiera eliminar,
despus haga clic a Eliminar. MainBoss le pregunta si realmente quiere eliminar el
registro; si indica que si, elimina el registro. Nota: no hay ninguna manera de recuperar
los registros despus de reindexar la base de datos.
Imprimir: Abre una ventana que le permite imprimir un registro o ms en la lista. Esta
ventana de imprimir le permite especificar cuales registros quiere imprimir; tambin le
permite ver una vista previa en pantalla antes de imprimir en papel.
Buscar: Este botn le permite indicarle a MainBoss a buscar por la lista de registros para
un registro en particular. Para mayor informacin, vea Buscar un registro en particular
en la pgina 166.
Area de Informacin: A la derecha de la ventana de bsqueda, MainBoss muestra informacin
del registro actualmente seleccionado. Si possible, MainBoss muestra toda la informacin
en el registro; para registros que contiene demasiada informacin y no cabe en el espacio
disponible, MainBoss muestra la informacin parcial.
El botn Listo: En la esquina inferior a la derecha de la ventana de bsqueda se encuentra el
botn Listo. Hacer clic a este botn cierre el buscador y vuelve a la ventana anterior
(normalmente la ventana de men de MainBoss).

Buscar un registro en particular

Cuando haga clic al botn Buscar en un buscador, MainBoss abre una ventana donde
puede especificar el registro que quiere ver. Por ejemplo, aqu est la ventana usada para
buscar por rdenes de trabajo:

Debajo Buscar por est una lista de categories que MainBoss puede buscar. En el ejemplo
arriba, MainBoss puede buscar por nmero de orden de trabajo o por materia de orden de
trabajo. Haga clic a cualquier de estas opciones, y llene el campo Buscar texto con el
texto que quiere buscar. Cuando ha terminado, haga clic a Buscar.
MainBoss buscar para el primer registro que tiene el campo indicado que comienza con la
cadena de texto especificado. Por ejemplo, si indica que quiere buscar por Materia y si
especifica Caliente en Buscar texto, MainBoss busca la primera orden de trabajo
cuyo campo de Materia comienza con Caliente.

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Debe poder ver la ventana de bsqueda detrs de la ventana; entonces, si MainBoss
encuentre un registro correspondiente, ver el registro que encontr.
Si MainBoss no encuentre el registro correspondiente, ver una caja indicndole que la
bsqueda no fue exitosa. En este caso, puede ingresar otro texto en Buscar texto y
vuleve a hacer clica a Buscar de nuevo. Esto es til si no est seguro de lo que busca, pero
quiere fijarse en algunas posiblidades.
Importante: MainBoss solo se fija en el comienzo del campo especificado. Por ejemplo, si
el campo Buscar texto es Caliente, MainBoss le mostrar el primer registro que
comienza con Caliente; no muestra registros donde Caliente aparece ms tarde en el
campo. Por lo tanto, le mostrar un campo como
Caliente Disminuye la califacin
pero no le mostrar
Se derram el tubo caliente

Usar editores

Una ventana de editor muestra los contenidos de un registro singular. Por ejemplo, aqu
est la ventana de editor para describir un equipo singular:

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La ventana consiste de varios campos de informacin. Por ejemplo, el campo Edificio en
la parte superior de la ventana le permite especificar el edificio que contiene el equipo.
En la ventana del editor, se mueve el cursor de un campo a otro con la tecla <Tab>. Por
ejemplo, si acaba de llenar el campo Marca, apretar la tecla <Tab> mueve el cursor a
Modelo. En esta manera, puede apretar <Tab> para mover de un campo a otro sin
necesidad de usar el ratn. Por supuesto, siempre puede usar el ratn si quisiera. (Nota que
<Shift+Tab> le da la facilidad de volver atrs al campo anterior; es til cuando usa <Tab>
despus de ingresar la informacin en un campo cuando se da cuenta que hay un error, se
puede volver al campo anterior con la misma rpidez.)
Hay varios tipos de campos de informacin. Lo siguiente explica los tipos ms comunes,
usando la ventana del editor de Equipo como ejemplo.
Campos de texto: El tipo de campo ms sencillo es el campo de texto. En la ventana arriba,
Marca, Modelo y No. de Serie son campos de texto. Para llenarlos, slo haga clic
al campo, y ingrese los datos apropiados (en este caso, la marca, el modelo, y nmero de
serie del equipo).
Campos de texto le permite usar las funciones normales de editar en Windows. Por
ejemplo, puede corregir con <Backspace> o la tecla <Delete>. Puede copiar la seleccin
actual con <Ctrl+C>, cortar la seleccin actual con <Ctrl+X>, y pegar los contenidos del
carpeta sujetapapeles usando <Ctrl+V>. Tambin puede utilizar otras funciones estandares
para editar; para mayor informacin, vea la documentacin para su sistema de Windows.
Campos de Fecha/hora: Un campo de fecha/hora le permite registrar una fecha de calendario
y/u hora del da. Por ejemplo, cuando crea una orden de trabajo, puede registrar
informacin como la fecha que quiere que el trabajo comience, la fecha que espera que
termine, la fecha que crea la orden de trabajo, etc.
MainBoss da mucha libertad en como ingresa fechas y horas. Por ejemplo, aqu estn unas
maneras de ingresar la misma fecha:
diciembre 25, 2001
dic 25, 2001
2001/12/25
12/25/2001
12/25/01
Horas tambin se puede incluir en el campo, o al comienzo o al final, como
dic 25, 2001 3:00 pm
3:00 pm dic 25, 2001
12/25/2001 15:00
15:00 12/25/2001
Los ejemplos arriba muestra que puede usar o un reloj de 12 horas o de 24 horas.
Diferentes partes del mundo utilizan diferentes estandares para expresar fechas nmericas.
Por ejemplo, unos usan el estndar MMDDAA (e.j. 01/02/03 se interpreta 2 de enero,
2003). Otros usan el estndar AAMMDD (e.j. 01/02/03 se interpreta 3 de febrero,
2001). Aun otros usan el estndar DDMMAA (e.j. 01/02/03 se interpreta el primero de
febrero, 2003). El estndar que utiliza su organizacin puede ser configurado por el

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 administrador de sistemas usando preferencias en el men de Administracin (como est
descrito en Formato de fecha, hora y otras preferencias en la pgina 187). Cuando tenga
una duda, puede ingresar las fechas usando un formato menos ambiguo. Por ejemplo, si
ingresa feb 1, 2003 queda en claro.
Campos de fechas tambin reconoce ingresos como hoy, maana y ayer, y otras
frases parecidas.
Listas desplegables: El campo Edificio en el editor de Equipo es una lista desplegable.
Cuando haga clic a la flecha a la par:

MainBoss muestra las posibilidades para el campo de informacin. En el caso de

Edificio, es el grupo de edificios definidos en la Tabla de Edificios en MainBoss.
Si una lista desplegable contiene una gran cantidad de ingresos, MainBoss muestra una
barra de desplazamiento en el borde de la lista, como:

Los botones de flecha en esta barra de desplazamiento hacen lo mismo que los botones en
la barra de desplazamiento en el buscador. Para una explicacin, vea Usar buscadores en la
pgina 163.
Para encontrar el ingreso deseado en una lista desplegable larga, puede hacer clic a los
botones de flecha para mover por la lista. Como una alternativa, coloca el cursor en el
campo y puede empezar a teclear la palabra que busca. Por ejemplo, si teclea MNO en el
campo desplegable, MainBoss le mostrar el primer ingreso que comienza con MNO; si no
hay, MainBoss mostrar el primer ingreso que sigue lo que tecle. Ingresando unas letras
puede ser una manera rpida de saltar al ingreso que busca.
Importante: Si una lista desplegable actualmente contiene el ingreso seleccionado y
quisiera borrarlo, haga clic al campo donde est y aprete <Ctrl+Delete> (aprete <Ctrl> y
<Delete> a la vez). MainBoss borrar el ingreso que fue seleccionado anteriormente. Haga
clic con el ratn en cualquier espacio que no sea ese campo desplegable, y ver que
MainBoss borra el campo. Tambin puede borrar una lista desplegable cuando hace clic
derecho a la flecha y seleccione Borre Seleccin del men que aparece.
Botones de opcin: Hay dos tipos de botones de opcin, ambos aparecen en la siguiente
ventana:

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 Los botones de opcin redondos (como los de Ordenes de Trabajo Abiertas y
Ordenes de Trabajo Cerradas en el ejemplo arriba) siempre se encuentran en grupos.
Se usan para opciones con son exclusivassi seleccione una de las opciones en el grupo,
automticamente borra la seleccin anterior y todas las dems opciones.
Los botones de opcin cuadrados (como los de Opciones de Impresin en el ejemplo
arriba) puede aparecer en grupos pero no necesariamente. Se usan para opciones que son
independientes de las otras opciones en la ventana. Marcar una de estas opciones no afecta
a ninguna otra opcin.
En algunos casos, un botn cuadrado de opciones tiene tres estados: blanco, marcado, no
marcado (en este caso la caja aparece en gris). Cuando est en blanco significa que la
opcin que est apagada, cuando est marcado significa que la opcin est seleccionada, y
no marcado significa que la opcin sigue las configuraciones por defecto que est
especificado en las preferencias de MainBoss.
Listas de informacin: Muchas ventana muestra listas de informacin. Por ejemplo, la siguiente
ventana contiene una lista de personal que han side asignado a una orden de trabajo en
particular.

- 170 -
 Los botones en esta ventana (Agregar Estimacin, Agregar Real, etc.) le permite agregar
nuevos nombres a la lista. El botn Eliminar le permite eliminar un ingreso desde la lista.
El botn Editar le permite cambiar un ingreso existente en la lista (por ejemplo, cambiar la
estimacin de tiempo para el trabajo indicado). Tambin puede editar un ingreso cuando
hace un clic doble al ingreso con el ratn. Con los dos metodos, MainBoss abrir una
ventana que le permite cambiar la informacin en el ingreso.
Nota: Como una regla general, dar un clic doble a un ingreso en la lista (en un buscador o
un editor) le permite editar ese ingreso.
Clonar botones: Muchas ventanas de editor tiene botones de Clonar. Si haga clic a este botn,
MainBoss abre una nueva ventana mostrando un nuevo registro. Unos o todos los campos
de informacin en el nuevo registro contiene informacin copiada del registro original.
Esta le provee con una manera conveniente para crear nuevos registros si el nuevo registro
parece a un registro existente.
Cuando cierre una ventana de editor para un registro clonado, tipicamente vuelve a la
ventana de editor para el registro original.
A veces cuando clona un registro, MainBoss le pide cual informacin quisiera clonar. Para
mayor informacin, vea Clonar registros en la pgina 171.

Clonar registros

Muchos editores y buscadores contiene botones de Clonar que le permite crear copias de
registros existentes. El proceso involucra copiar informacin del registro existente y crear
un nuevo registro que contiene la informacin copiada.

- 171 -
En algunos casos, MainBoss le preguntar cul informacin quisiera copiar al nuevo
registro. Por ejemplo, cuando clona una orden de trabajo, MainBoss abre una ventana que
le permite especificar cul informacin debe copiar desde la orden de trabajo original
(inclusive informacin de mano de obra, de materiales, de cobros de vuelta, etc).
Seleccione el tipo de informacin que quisiera copiar desde el original al nuevo y despus
haga clic a Aceptar.

- 172 -
 Reportes

MainBoss puede producir una amplia seleccin de reportes sobre mantenimiento, equipo y
inventario. Se puede imprimir todos los reportes o mostrarlos en pantalla. Tambin se los
puede exportar para uso en programas externos como bases de datos, hojas de clculo y
aplicaciones de procesedores de palabraso aun se los puede faxear si tiene un
fax/modem y el software de faxear que le provee con una impresora fax. Algunos
reportes tienen la opcin de resumn para que la gerencia pueda ver las tendencias
importantes de mantenimiento.
Nota: Todos los reportes generados por MainBoss estn diseados para imprimirlso en
papel de 8.5 pulgadas por 11 pulgadas o A4, en formato vertical.

Ingresar especificaciones de reporte

En muchos reportes, puede seleccionar rangos de valores para el reporte. Por ejemplo, el
reporte de Historia de Mano de Obra provee informacin de trabajo hecho por personal de
mantenimiento; esto puede incluir horas trabajadas, costos de manos de obra, fechas y
horas de trabajos especficos, etc. Cuando quiere producir un reporte de Historia de Mano
de Obra, puede indicarle a MainBoss que quiere que el reporte cubre un cierto periodo de
tiempo (por ejemplo, trabajo hecho durante el mes de febrero), unos ciertos trabajadores
(uno en particular o varios de una vez), trabajo hecho en un edificio en particular, etc.
MainBoss combina todo este criterio para producir un reporte que cubre los detalles que
quiere ver.
Como un ejemplo de como funciona, aqu esta una pantalla de la ventana que le permite
imprimir el reporte de Historia de Mano de Obra:

- 173 -
Como puede ver, hay varios campos colocados en columnas de Desde y A. Por
ejemplo, en FechaCreada (especificar la fecha cuando una orden de trabajo en
particular fue creada), puede especificar un rango de fechas ingresando la fecha de inicio
en Desde y la fecha de termino en A. Las siguientes reglas aplican:
Si deja en blanco Desde y A, el reporte cubre todas las fechas disponisbles.
Si deja en blanco el campo Desde, el reporte cubre todas las fechas disponibles hasta
y incluyendo la fecha especificada en A (desde la primera fecha en su base de datos).
Si deja en blanco el campo A, el reporte cubrir todos los registros despus de la
fecha indicada en Desde, hasta y incluyendo la ltima fecha en su base de datos.
Si quiere que el reporte cubre un solo da, coloca la misma fecha en ambos campos
Desde y A.
Estos mismos principios aplican cuando pueda especificar un rango de valores. Por
ejemplo, en otra seccin de la ventana de Historia de Mano de Obra tiene un campo
Personal que le permite especificar el personal que debe ser incluido en el reporte. Si
quiere que el reporte cubre solo un trabajador, coloca el nombre del trabajador en ambos

- 174 -
campos Desde y A de Personal. Si quiere un rango de personal (por ejemplo,
trabajadores cuyos nombres comienza con las letras A por M), puede colocar el primer
nombre que comienza con A en Desde y el ltimo nombre que quiere incluir que
comienza con M en A.

Vista previa de reportes

MainBoss le permite ver el reporte en la pantalla de la computadora con vista previa. En

esta manera, puede ver todo lo que va a imprimir cuando lo envia a la impresora.
Para usar la funcon de vista previa con reportes, haga clic al botn Vista previa en la
ventana para imprimir el reporte. MainBoss muestra una ventana que contiene lo siguiente:
Area de vista previa: La parte principal muestra la vista previa.
Pgina: El nmero de pgina que actualmente est viendo.
Vaya a Pgina: Le permite ir a otra pgina de la vista previa. Ingrese el nmero de pgina
deseado en Pgina, despus haga clic a Vaya a Pgina. MainBoss ir a la pgina
especificada.
Primera Pgina: Va a la primera pgina del reporte.
Pgina Anterior: Va a la pgina anterior del reporte.
Prxima Pgina: Va a la prxima pgina del reporte.
Ultima Pgina: Va a la ltima pgina del reporte.
Tamao Grande: Ajusta la informacin mostrada para que llene completamente el rea de
vista previa. Esto aparece por defecto. Si el rea de vista previa es demasiado pequeo para
mostrar la pgina entera, tendr barras de desplacimiento para que pueda ver las partes que
no cabe en la pantalla.
Pgina Entera: Ajusta la informacin mostrada para que el rea de vista previa muestra la
pgina entera del reporte.
Tipicamente, Pgina Entera muestra ms datos que Tamao Grande, pero las letras son
ms pequeas y ms difciles a leer.
Imprimir: Inmediatamente imprime el reporte que est viendo. En esta manera, puede
imprimir el reporte tener que cerrar la ventana de vista previa.
Cerrar: Cierra la ventana de vista previa.
Nota: Mientras usando la vista previa, puede usar las teclas de <Page Up> y <Page
Down> para ir adelante y atrs por el reporte.

Lista de los reportes de MainBoss

Esta seccin provee una descripcin breve de cada reporte que MainBoss produce. Para
mayor informacin en cualquier de ellos, vea la documentacin en lnea.

- 175 -
Ordenes de Trabajo Atrasadas (Ordenes de Trabajo Reportes OT Atrasado)
Provee una lista de rdenes de trabajo que estn atrasadas. Se considera una orden de
trabajo atrasada cuando la orden de trabajo no ha sido cerrada pero la fecha de
TrabajoTermin ya pas.
Historia de Ordenes de Trabajo (Ordenes de Trabajo Reportes Historia de OT)
Informacin acerca de rdenes de trabajo.
Historia de Mano de Obra (Ordenes de Trabajo Reportes Historia de Mano de
Obra)
Trabajo estimado y real hecho por trabajadores.
Historia de Servicio Contratado (Ordenes de Trabajo Reportes Historia de
Servicio Contratado)
Uso y costo de servivio proveido por contratistas.
Planificacin de Mano de Obra (Ordenes de Trabajo Reportes Planificacin
Mano de Obra)
Planificaciones para personal basada en rdenes de trabajo de mantenimiento
preventivo.
Estadstica (Ordenes de Trabajo Reportes Estadstica)
Resumn de las actividades de rdenes de trabajo por un periodo de tiempo especfico.
Reporte de Unidades (Unidades Reportes Unidades)
Informacin acerca de equipo y/o espacios.
Estado de Mantenimiento (Unidades Reportes Estado de Mantenimiento)
Resumn de mantenimiento preventivo para unidades especificadas.
Calendario de Reemplazo (Unidades Reportes Calendario de Reemplazo)
Calendario y costos de reemplazar equipo.
Reporte de Fuera de Servicio (Unidades Reportes Fuera de Servicio)
Informacin acerca de equipo fuera de servicio, inclusive clculos de Tiempo
Promedio Entre Fallas.
Repuestos (Unidades Reportes Repuestos)
Cuales unidades usan cuales repuestos.
Reporte Volver a Pedir (Inventario Reportes Volver a Pedir)
Cuales materiales de inventario necesitan volver a pedir (basado en el stock
actualmente disponible, en reserva y pedido).
Reporte Pedido (Inventario Reportes Pedido)
Cuales materiales actualmente son pedidos.

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Reporte Recibos (Inventario Reportes Recibo)
Informacin acerca de recibos de inventario durante un periodo de tiempo
especificado.
Historia de Compra (Inventario Reportes Historia de Compra)
Compras hechas durante un periodo de tiempo especificado.
Actividades de Stock (Inventario Reportes Actividad de Stock)
Informacin de todos los cambios en stock inclusive emisiones, transferencias,
compras, etc.
Reporte de Emisiones (Inventario Reportes Emisiones)
Informacin de todos los materiales emitidos de inventario.
Estado de Inventario (Inventario Reportes Estado de Inventario)
Todos los artculos en stock en un almacn o ms. El reporte puede tomar la forma de
un formulario para conteo fsico para facilitar el contar de inventario.
Valor de Inventario (Inventario Reportes Valor de Inventario)
El valor de los materials actualmente disponibles.
Inventario Donde Se Usa (Inventario Reportes Inventario Donde se Usa)
Cuales tareas de mantenimiento preventivo usan cuales artculos de inventario.
Nota: Para ver the ayuda en lnea acerca de cualquier de estos reportes, use la selecciones
de men mencionado arriba, despus haga clic al botn <?> en la esquina superior a la
derecha de la ventana.

Exportar datos

MainBoss puede exportar datos de un reporte en un formato que le permite usar los datos
con otro programa de computadora. Por ejemplo, puede exportar datos para manipularlos
en Microsoft Excel o Microsoft Access; puede usar estos programas para formar reportes
personalizados con los datos exportados de MainBoss.
MainBoss puede exportar datos en dos formatos:
El formato de dBase crea un fichero .DBF que se puede usar con programas que
aceptan datos de FoxPro dBase. (Estos incluyen Microsoft Excel y Access.)
El formato de texto crea un fichero .CSV (texto) que consiste de datos en caracteres de
ASCII. Cada lnea consiste de una serie de campos, separados por comas. Puede
escoger si el fichero de texto comienza con una lnea que especifica el nombre de cada
campo o que comienza de una vez con los datos.
Para exportar datos en cualquier de los dos formatos, haga clic al botn Exportar en la
ventana para imprimir reportes. MainBoss abre un dialogo estandar de Windows con

- 177 -
Guardar como donde especifica el nombre del fichero que debe contener los datos
exportados. El campo Save as type (Guardar como tipo) da las siguientes opciones:
Ficheros de la base de datos (*.DBF): MainBoss guardar los datos en
formato dBase.
ASCII Separado por Coma (*.CSV): MainBoss guardar los datos en formato de
texto, con los campos separados por comas.
ASCII Separado por Coma con nombres de campos (*.CSV): MainBoss
guardar los datos en formato de texto, con los campos separados por comas. La primera
lnea en el fichero indica los nombres para cada campo.

Como un ejemplo sencillo, aqu estn unas lneas de informacin del reporte de Unidades,
exportado usando el ltimo formato mencionado arriba. (Se cortaron las lneas para el
espacio limitado.)
UNTYPE,UNCODE,UNDESC,...
S,320 RBC ,RICHMOND BAKERIES 320 TOWER ,...
S,330 3RD ,RICHMOND BAKERIES ,...
S,AA ,ALGARD AUDITS ,...
La primera lnea da los nombres de campos: UNTYPE (Tipo de unidad), UNCODE (Cdigo
de unidad), UNDESC (Descripcin de unidad) etc. Las siguientes lneas da informacin
acerca de varias unidades. En el campo UNTYPE, el valor es o S para Espacio o E para
Equipo. El UNCODE es el cdigo de identificacin de la tabla de Equipo o Espacio, y el
UNDESC es la descripcin desde la misma tabla. Los siguientes campos da ms informacin
acerca de la unidad.
Cuando MainBoss exporta datos de un reporte que pertenece a rdenes de trabajo, los
datos incluye todos los datos para las rdenes de trabajo seleccionadas (aun si parte de
estos datos no aparecer en un reporte). Por ejemplo, muchos reportes tiene un formato de
resumn que ofrece un resumn de la informacin sin especificar detalles. Sin embargo,
cuando esporta el mismo reporte, obtiene los detalles completos que fueron usado para
calcular el resumn.
Nota: Cuando lo solicita, el soporte tcnico de MainBoss le proveer con informacin
detallada acerca de los nombres de los campos de la base de datos y formatos de
guardarlos.

- 178 -
 Ficheros adjuntados

Muchas organizaciones tiene informacin en lnea asociada con equipo y/o espacios. Por
ejemplo, una planta manufacturera pueden tener diagramas esquimticos mostrando como
hacer un cierto arreglo, mientras una compaa de gestin de propiedades puede tener un
documento en lnea que indica los acuerdos de contractos con un cierto inquilino.
En tales casos, es til adjuntar dibujos, documentos, y otros tipos de ficheros a los registros
en MainBoss. Le facilita a la gerencia y los trabajadores localizar la informacin necesaria
para una tarea en particular.
Un ejemplo: Como ejemplo de como funciona, considera el caso de una compaa de
gestin de propiedades que provee servicios de mantenimiento a varios inquilinos en un
edificio de oficinas. Cuando un inquilino firma un contrato de alquilar, la compaa
prepara un documento en Microsoft Word que especifica los detalles del acuerdo entre el
inquilino y la compaa.
Obviamente, hay veces cuando puede ser til para el departamento de mantenimiento
revisar los acuerdos del contrato para un inquilino en particular. Por lo tanto, en el registro
de la oficina del inquilino en la tabla de Espacio de MainBoss, la compaa especifica el
nombre del fichero que contiene el documento pertinente. Tambin es necesario indicarle a
MainBoss que se abre el fichero con Microsoft Word.
Cuando se hay colocado toda esta informacin, cualquier trabajador buscando los detalles
del registro de Espacio puede abrir el documento directamente desde MainBoss. Esto
significa que MainBoss inicia Microsoft Word para mostrar el fichero; tambin puede usar
las funciones normales de Word para imprimir y editar el fichero.
El mismo principio aplica para otros tipos de ficheros. Por ejemplo, si tiene un fichero de
CAD-CAM que provee un diagrama esquimtico para algn equipo, puede registrar el
nombre de ese fichero en el ingreso apropiado de la tabla de Equipo.
Viendo programas: Para mostrar o imprimir un fichero adjuntado, MainBoss tiene que
saber cual software que iniciar. Muchas veces el sistema operativo de Windows maneja
esta seleccin; por ejemplo, Windows puede estar configurado para que todos los
documentos cuyos nombres terminan en .doc se abre con Microsoft Word. Por otro lado,
el sistema de Windows no necesariamente tiene una asociacin del software que necesita
para los ficheros adjuntados.
Si Windows no asocial software con un tipo de fichero en particular automticamente,
tiene que indicarle a MainBoss cual software hay que iniciar par poder mostrar y/o
imprimir ese fichero. Esto significa que tiene que indicarle a MainBoss el viendo
programa necesario para ese fichero.

- 179 -
Por ejemplo, supongamos que adjunta un fichero de CAD-CAM y Windows no tiene una
asociacin existente para ese tipo de fichero. Entonces, necesita indicarle a MainBoss cual
programa a utilizar para poder ver el fichero.
MainBoss registra los programas asociados en la tabla de Viendo Programas. Para mayor
informacin, seleccione Tablas Programas Asociados desde el men y consulta la
ayuda en lnea.
Nota: Slo tiene que configurar un programa asociado en Viendo Programas si Windows
no tiene una asociacin existente para el tipo de fichero adjuntado. Tpicamente Windows
tiene asociaciones para todo tipo de fichero usado con frecuencia.

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 Crear un fichero adjuntado

Se adjunta ficheros a registros de equipo o espacio. Si su sistema de Windows no tiene una

asociacin existente para el tipo de fichero que quisiera adjuntar, debe asegurar que la
tabla Viendo Programas de MainBoss tiene un ingreso para el programa indicado. Para
mayor informacin sobre viendo programas, vea la seccin anterior.
___________________________________________________________
Para adjuntar un fichero a un registro de equipo o espacio:
184. Abra el registro apropiado, o por el Buscador de equipo o por el Buscador de
espacio. (Para mayor informacin en abrir tales registros, vea Examinar y editar los
registros de equipo en la pgina 80.)
185. En la seccin Especificaciones del registro, haga clic a Nuevo Adjunto. MainBoss
abre una ventana donde puede especificar el fichero para adjuntar.

n
p
o
q

186. En Adjunto n ingrese un breve cdigo para ese fichero adjuntado.

187. En Fichero Adjunto o ingrese el nombre del fichero. (Si haga clic a
Seleccionar p, MainBoss abre una ventana estndar para localizar el fichero.)
188. Si Windows no tiene una asociacin estndar para ese tipo de fichero, use
Programa Asociado q para especificar el programa apropiado.
189. Haga clic a Guardar para guardar esta informacin, despus haga clic a Cancelar
para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

Anotaciones rpidas

Aveces quiere registrar anotaciones acerca de una unidad. Por ejemplo, uno de los
mecnicos quiere apuntar un consejo para otros que harn un arreglo en el futuro para un
cierto equipo. Puede usar ficheros adjuntados para registrar tales anotaciones. En este caso,
no tiene que haber crear un fichero anteriormente.

- 181 -
 Hay dos tipos de ficheros usados regularmente para anotaciones:
Ficheros de texto: Estos tipicamente tiene nombres que terminan en .txt (como
nota.txt). Los programa asociados sera o NOTEPAD o WORDPAD, ambos proveido
por Windows.
Ficheros de documento: Estos tipicamente tiene nombres que termina en .doc (como
nota.doc). El programa asociado sera de un software de procesador de palabras (e.g.
Microsoft Word o Corel WordPerfect).
Antes de apuntar la anotacin, debe asegurar que la tabla de Viendo Programas contenga el
programa apropiado. Para mayor informacin sobre viendo programas, vea Ficheros
adjuntados en la pgina 179.
___________________________________________________________
Para registrar una anotacin rpida:
190. Abra el registro apropiado, o por el buscador de equipo o por el buscador de
espacio. (Para mayor informacin en como abrir los registros, vea Examinar y editar
los registros de equipo en la pgina 80.)
191. En la seccin Especificaciones del registro, haga clic a Nuevo Adjunto. MainBoss
abre una ventana donde puede especifica el fichero adjuntado.

n
p
o
q

192. En Adjunto n ingrese un breve cdigo para ese fichero adjuntado.

193. En Fichero Adjunto o ingrese un nombre para el fichero que contendr la
anotacin. (Si haga clic a Seleccionar p, MainBoss abre una ventana estndar para
especificar el fichero que puede usar para nombrar el fichero.)
194. En Programa Asociado q especifique el programa necesario para ver el fichero
que crear para las anotaciones.
195. Haga clic a Nuevo. MainBoss crea el fichero y lo abre con el programa
especificado. Puede entonces escribir las anotaciones que quisiera registrar. Cuando
termina, guarde el fichero y salga del programa asociado.
196. En MainBoss, haga clic a Guardar para guardar el registro del fichero adjuntado
en MainBoss, despus haga clic a Cancelar para cerrar a ventana.

- 182 -
 ___________________________________________________________

Usar un fichero adjuntado

Cuando tiene un fichero adjuntado a un registro de equipo o espacio, MainBoss facilita el

ver y imprimir del fichero.
___________________________________________________________
Para leer o editar un fichero adjuntado:
197. Abra el registro apropriado, o por el buscador de equipo o el de espacios. (Para
mayor informacin sobre abrir tales registros, vea Examinar y editar los registros de
equipo en la pgina 80.)

198. En la lista de ficheros adjuntados n, haga un clic doble al fichero adjuntado que
quisiera leer o editar. MainBoss abrir una ventana que muestra la informacin acerca
del fichero.

- 183 -
 o
p

199. Haga clic a Ver. Esto abre el fichero con el programa asociado. Puede usar todas
las funciones del programa para leer y editar el fichero. Cuando termina, salga del
programa asociado.
200. Si quiere imprimir el fichero adjuntado, haga clic a Imprimir. MainBoss abrir un
fichero con el programa de impression especificado en la tabla de Viendo Programas.
Dependiendo del programa, puede imprimir el fichero directamente o puede ser que
tiene que usar las funciones del programa para poder imprimir.
___________________________________________________________

- 184 -
 Administracin de MainBoss

El men de Administracin facilita el control de comportamiento de MainBoss. El men

ofrece acceso para las siguientes caractersticas:
Preferencias: Ajustar varios aspectos flexibles de MainBoss para cumplir con toda
necesidad de su organizacin.
Base de datos utilidades: Mantener sus ficheros de base de datos funcionando, ms
archivar y restaurar toda la base de datos.
Seguridad: Restringir las maneras en que otros usuarios pueden utilizar MainBoss. Por
ejemplo, si quiere, las caractersticas de seguridad de MainBoss hacen posible
restringir el acceso del usuario para que no pueda crear nuevas rdenes de compra.
Archivar: El proceso de archivar separa los antiguos registros desde los ficheros de la
base de datos. Por ejemplo, se puede utilizar esto para separar rdenes de trabajo,
solicitudes de trabajo, y las rdenes de compra que tienen ms de un ao. Al quitar
estos registros hacen los ficheros ms pequeos; esto no solamente aumenta la
velocidad de muchas operaciones de MainBoss, tambin lo hace ms simple para
encontrar los registros ms recientes porque las tablas no estn desordenadas con los
antiguos ingresos. (Note que las habilidades de fichero de MainBoss tambin le
permite examinar los antiguos registros que han sido separados de sus ficheros de base
de datos; por lo tanto se puede obtener la informacin de aos pasados si es necesario.)
Claves de licencia: Le permite ingresar y modificar claves de licencia para los
productos de MainBoss.

Obtener acceso a las funciones de administracin

Normalmente las operaciones de administracin estn deshabilitadas. Esto significa que

cuando trate de seleccionar uno de las opciones debajo el menu Administracin, aparecen
en gris; y hacer clic no funciona.
Para poder usar las operaciones de administracin, debe entrar al sistema como
administrador de MainBoss. Si no ha entrado el sistema como administrador, puede
hacerlo. Seleccione Sesin Entrar al sistema desde el men. MainBoss mostrar la
ventana normal para entrar al sistema. Para NombreUsuario ingrese ADMINISTRATOR,
y para Contrasea ingrese la contrasea de administracin.
Nota: Para mayor informacin sobre entrar al sistema, vea Entrar al sistema en la pgina
12.

- 185 -
 Cuando primeramente registra su licencia para MainBoss, se le dan la contrasea de
administrador. Ms tarde, puede cambiarla a otra diferente, como est descrito en Cambiar
la contrasea de administracin en la pgina 198.
Importante: La persona que conoce la contrasea de administracin puede controlar todas
las funciones administrativas de MainBoss, inclusive las prestaciones de seguridad. Por lo
tanto, solo debe dar la contrasea a personas que tiene la autoridad de controlar todos los
usuarios de MainBoss para ese base de datos.
Una persona que ha entrado al sistema como ADMINISTRATOR puede otorgar otros
usuarios el uso del men de Administracin. Por lo tanto en algunas organizaciones, la
persona que entra al sistema como ADMINISTRATOR cuando primeramente se instal
MainBoss y otorga los privilegios de administracin a varios otros usuarios; desde ese
punto en adelante, no hay necesidad de entrar al sistema como ADMINISTRATOR, como ya
tiene acceso al men de administracin con otros nombres de usuarios. Para mayor
informacin sobre otorgar permisos a otros usuarios, vea Autorizar nuevos usuarios en la
pgina 199.
Si ha entrado al sistema como ADMINISTRATOR para hacer algn trabajo administrativo, y
quiere volver a ser un usuario normal sin acceso al men administrativo, seleccione
Sesin Entrar al sistema desde el men, y deja en blanco los campos
NombreUsuario y Contrasea (no carcteres). Vuelve entonces a ser un usuario
annimo.
Nota: MainBoss solamente le permite que entra al sistema si tiene la seguridad apagada. Si
tiene la seguridad encendida, siempre tiene que entrar al sistema con un nombre de
usuario. Para ms informacin en como apagar y encender la seguridad, vea Entrar al
sistema y seguridad en la pgina 201.

Guardar configuraciones

Varias ventanas le permite guardar las configuraciones. Por ejemplo, la ventana para
imprimir una orden de trabajo puede recordar el nmero de Lineas sobre Mano de
Obra y Lineas sobre Material de una sesin de MainBoss a la prxima sesin. Esto
significa que no tiene que completar estos campos cada vez que imprime rdenes de
trabajo; MainBoss automticamente recuerda las configuraciones que ha guardado.
Nota: Solo un administrado puede guardar configuraciones. Por lo tanto, para guardar
configuraciones debe entrar al sistema como administrador.
___________________________________________________________
Para guardar configuraciones para una ventana:
1. Coloca la flechita del ratn a la barra de ttulos de la ventana (la barra superior donde
se muestra el ttulo de la ventana).

- 186 -
2. Haga un clic derecho al ttulo (aprete el botn derecho del ratn). Un men pequeo
aparecer.
3. Si puede guardar configuraciones para esta ventana en particular, el men tendr la
opcin de Guardar Configuraciones. Haga clic a esta opcin del men.
___________________________________________________________
Muchas ventanas no permiten el guardar de configuraciones. La habilidad de guardar
configuraciones est asociado ms frecuentamente con las ventanas para imprimir reportes.
Cuando guarda configuraciones para la ventana, MainBoss no guarda todas las
configuraciones; solamente guarda las configuraciones que son ms probables que
mantendr igual en el futuro.

Preferencias

La seccin Preferencias de Administracin le permite especificar los comportamientos

de MainBoss por defecto. Por ejemplo, si la mayora de las rdenes de trabajo se aplican a
equipo, puede especificar que las nuevas rdenes de trabajo comienzan con la cajita de
Equipo marcada. Al otro lado, si la mayora de las rdenes de trabajo se aplican a
espacioes, puede especificar que nuevas rdenes de trabajo deben comenzar con la cajita
de Espacio marcada. En esta manera, se configura las rdenes de trabajo desde el
principio a las tendencias de su compaa. Por supuesto, si una orden de trabajo en
particular es diferente, siempre puede cambiar esa orden de trabajo cuando la crea; sin
embargo, configurando las preferencias para reflejar las situaciones ms frecuentes le
ahorra tiempo en ingresar la misma informacin cada vez.
Se puede configurar las preferencias para solicitudes de trabajo, rdenes de trabajo,
registros de unidad (equipo y espacios), y rdenes de compra. Para mayor informacin, vea
la ayuda en lnea. Tambin puede configurar la manera que muestra las fechas y horas,
como descrito en la prxima seccin.

Datos de la Compaa

MainBoss le permite registrar varios tipos de informacin general acerca de su

organizacin, para usar en los reportes, las rdenes de compra, y varias otras funciones.
Por ejemplo, puede especificar un archivo bitmap (.bmp) que contiene el logotipo de la
compaa, para uso en las rdenes de compra impresas para enviar a los vendedores.

Formato de fecha, hora y otras preferencias

MainBoss le permite especificar preferencias para varios tipos de informacin usada por el
programa. En particular, puede especificar el formato que prefiere para fechas y horas.

- 187 -
Para especificar tales preferencias, seleccione Administracin Preferencias Otro
desde el men. MainBoss muestra una ventana que contiene lo siguiente:
Formato de Fecha: Este rea le permite especificar el formato de fechas y horas usados en
MainBoss.
Configuraciones en el grupo de En la pantalla le permite especificar el formato de fechas
y horas cuando MainBoss muestra la informacin en la pantalla de su computadora.
Las configuraciones en el grupo de En reportes le permite especificar el formato de fechas
y horas cuando MainBoss imprime informacin en reportes.
Ambos grupos tiene un muestra de ejemplo acompaante que muestra la fecha y hora en
el formato seleccionado. Cuando cambia una de las configuraciones, MainBoss cambia la
muestra para mostrarle como las fechas y horas aparecern en el nuevo formato.
Nota: Estas configuraciones le indica a MainBoss como mostrar fechas y horas. Cuando
est ingresando las fechas y horas puede usar una amplia variedad de formatos. Para mayor
informacin, vea Usar editores en la pgina 167.
Formato de la Hora: Configuraciones en este rea especifican como MainBoss muestra
horas en la pantalla de su computadora.

- 188 -
 Reloj de 12 Horas: Se miden las horas con un reloj de 12 horas, frecuentamente con
una designacin de AM o PM, como vemos en 01:30 PM.
Reloj de 24 Horas: Se miden las horas con un reloj de 24 horas, como vemos en
13:30.
Separador de Campo: Configuraciones en este area especifican como MainBoss divide
las fechas en partes separadas.
No hay separador de fecha: No se divide la fecha en partes. Por ejemplo, si est
usando las fechas numricas en formato de MDA, el 25 de diciembre, 2002 se
muestra como 122502.
Barras diagonales: Se divide la fecha con barras diagonales. Por ejemplo, si est
usando las fechas numricas en formato de MDA, el 25 de diciembre, 2002 se
muestra como 12/25/02.
Espacio y Coma: Se divide la fecha con espacios y comas. Por ejemplo, si est usando
las fechas numricas en formato de MDA, el 25 de diciembre, 2002 se muestra
como 12 25, 2002.
Orden de Campo: Configuraciones en este area especifican el orden de las partes de la
fecha. A significa Ao; M significa Mes; y D significa Da.
Orden AMD: Fechas comienza con el ao despus el mes y despus el da.
Orden de MDA: Fechas comienza con el mes despus el da despus el ao.
Orden DMA: Fechas comienza con el da despus el mes despus el ao.
Formato de Mes: Configuraciones en este area especifican como se representan los meses.
Mes Numrico: Se escriben los meses como nmeros desde 01 a 12.
Mes Abreviado: Se escriben los meses con abreviaturas de tres letras (por ejemplo,
nov para noviembre).
Mes Completo: Se escriben meses con sus nombres completos (por ejemplo, enero).
En reportes: Especifica un formato para las fechas que aparecen en reportes. El campo
puede contener cualquier de los siguientes:
mm El mes como dos dgitos
mmm El mes como una abreviatura de tres letras (nov)
mmmm El nombre completo del mes (enero)
dd El da como dos dgitos (03 o 25)
d El da como uno o dos dgitos (3 o 25)
yyyy El ao como cuatro dgitos (2002)
yy El ao como dos dgitos (02)
Adems, puede agregar otros caracteres, como espacios o puntos entre diferentes partes
de la fecha. Por ejemplo, si especifica el formato mmm/dd/yyyy, MainBoss mostrar
las fechas como dic/25/2001.
Formato de Moneda: Las opciones en este area especifican el moneda que usar por defecto
atravs de MainBoss (inclusive en reportes). Tambin en este rea, MainBoss muestra

- 189 -
 valores de moneda positivo y negativo como ejemplo. Si cambia una de las opciones, la
muestra tambin cambiar para mostrar el resultado.
Simbolo de Moneda: Una o ms unidades que usar para representar la moneda. Ejemplos
son $ para el dlar o para el yen.
Simbolo de punto decimal: Un carcter singular para separar la parte decimal del resto del
valor. Por ejemplo, el punto se usa tpicamente "." como punto decimal en valores de
dlares, como vemos en $23.99.
Simbolo de Agrupar Dgitos: Un carcter singular para agrupar dgitos en el valor de
moneda. Por ejemplo, la coma "," se usa tpicamente como simbolo de agrupar
valores en dlares, como vemos en $1,000,000.00.
Agrupacin de Dgitos: Da una lista de maneras posibles en que agrupar los dgitos. Debe
seleccionar la agrupacin preferida de la lista.
Moneda Positiva: Da una lista de maneras posibles en que mostrar valores positivos de
moneda. Por ejemplo, el simbolo de moneda puede aparecer adelante (como $23.99)
o al final (como 23.99$).
Moneda Negativa: Da una lista de maneras posibles en que mostrar valores negativos de
moneda. Por ejemplo, algunas organizaciones prefieren usar un simbolo de menos
adelante, como -$23.99, mientras otras organizaciones prefieren poner tales valores
entre parenteses, como ($23.99).
Generar Mantenimiento Preventivo: Las opciones en esta seccin especifican las
configuraciones para generar rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo. Para mayor
informacin sobre generar tales rdenes de trabajo, vea Generar rdenes de trabajo de
mantenimiento preventivo en la pgina 110.
Frecuencia Generacin MP: Especifica el nmero de das entre generar las nuevas
rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo que se usa por defecto. Por ejemplo, si
tiene la intencin de generar nuevas rdenes de trabajo cada dos semanas, colocar este
campo a 14.
Para mayor informacin acerca de generar rdenes de trabajo de mantenimiento
preventivo, vea Generar rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo en la pgina
110.
Programa Asociado: Especifica los programa asociados por defecto para ver los ficheros
adjuntados. Para mayor informacin, vea Ficheros adjuntados en la pgina 179.
Prefijo para telfono: Especifica una cadena de dgitos por defecto que quiere ponder al
principio de todos los nuevos nmeros de telfono. Por ejemplo, si la mayora de las
llamadas se hacen en su regin local, colocara Prefijo para telfono al cdigo de rea
indicado. Esto le ahorra tiempo cuando hay que ingresar el cdigo de area con un nmero
de telfono nuevo. (Para los nmeros de telfono que no estn en la region local, solo borra
el prefijo por defecto y comienza a ingresar el nmero.)

- 190 -
 Configuraciones de texto personalizado

La prestacin de texto personalizado de MainBoss tiene dos usos bsicos:

Puede personalizar el terminologa de MainBoss para concordar con la terminologa
usada por su organizacin. Por ejemplo, en vez de Centro de costo quizs su
organizacin prefiere usar el trmino Departmento. Esta prestacin le permite indicar
a MainBoss a usar Departmento donde antes apareca Centro de costo.
Puede cambiar MainBoss a usar otra lengua, como ingls, francs, alemn o portugus.
Nota: MainBoss suple configuraciones personalizados para varias lenguas. Si quisiera usar
otra lengua, debe crear su propio fichero de traducciones personalizados.
Para ms sobre configuraciones de texto personalizado, vea la ayuda en lnea.

Funcionamientos de base de datos

El men Administracin Base de Datos le permite limpiar la base de datos de

MainBoss y cumplir con operaciones de respaldo y restauraciones.

Reindexar

Reindexar significa limpiar la base de datos de Mainboss y construir de Nuevo los ndices.
Normalmente, la nica vez que tiene que hacer esto es cuando instala una nueva versin de
MainBoss. Sin embargo, puede ser necesario si se daa una parte de su base de datos (por
ejemplo, problemas de hardware o una falla elctrica).
Importante: MainBoss no le permite reindexar la base de datos si otro usuario est usando
MainBoss. Por lo tanto, debe asegurar que todos los otros usuarios han salido del programa
antes de comenzar a reindexar la base de datos.
___________________________________________________________
Para reindexar su base de datos:
201. Seleccione Administracin Base de Datos Reindexar desde el men.
MainBoss muestra lo siguiente:

- 191 -
202. Haga clic a Aceptar. MainBoss comienza el proceso de reindexar. Mientras ocurre
esto, MainBoss registra cuales ficheros estn en proceso de reindexar.
203. Cuando MainBoss le indica que ha terminado de reindexar, haga clic a Aceptar
para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

Respaldar la base de datos MainBoss

El proceso de respaldar MainBoss crea una forma comprimida de su base de datos de

MainBoss: un fichero singular que contiene toda la informacin de su base de datos,
guardado en un formato especial que ocupa menos espacio de disco. Aqu estn unas
situaciones cuando debe crear un fichero de respaldo:
Debe respaldar su base de datos antes de hacer un cambio drstico a MainBoss. Esto
incluye el proceso de instalar una nueva versin de MainBoss o reindexar su base de
datos (como est descrito en Reindexar en la pgina 191).
Debe respaldar su base de datos regularmente para crear la opcin de recuperar los
datos en caso de incendio, inundacin o fallas de hardware. Asequra que los ficheros
de respaldo estn en un disco diferente y un sistema de computadora diferente que
donde normalmente est ubicado su base de datos. Muchas organizaciones copia los
respaldos a un disco de alta capacidad (ZIP o JAZ) y guardan el disco en un edificio
aparte. (Por supuesto, la mayora de organizaciones ya tienen procedimientos de
respaldo para todos los datos de computadora.)
Si tiene un problema y contacte el soporte tcnico de MainBoss, nuestro personal de
soporte puede pedir que le enva una copia de su base de datos para facilitar el proceso
de corregir el problema. En este caso, puede usar las funciones de respaldo de
MainBoss para crear un fichero de respaldo; y entonces puede enviarnos el fichero
(usualmente por email).

- 192 -
 ___________________________________________________________
Para crear un fichero de respaldo:
204. Seleccione Administracin Base de Datos Respaldo desde el men.
MainBoss mostrar la ventana normal de Guardar Fichero pidiendole a especificar un
nombre para el fichero de respaldo. (Todos los ficheros de respaldo tiene la extensin
de .MZH.) Cuando ha ingresado un nombre, MainBoss le pregunta si puede seguir con
el proceso del respaldo. Haga clic a Aceptar para seguir con el proceso.
___________________________________________________________
Nota: Antes que comienza el proceso de respaldo, asegure que nadie ms est usando la
base de datos. Esto significa que todos deben salir de MainBoss antes de comenzar a
respaldarlo; MainBoss no hace un respaldo mientras haya otro usando la base de datos.
Despus de que termina el proceso de respaldo, MainBoss muestra una ventana indicando
si fue exitoso o no. Haga clic a Aceptar para volver a la ventana de MainBoss.
Cuando ha creado un fichero de respaldo, puede tratarlo como cualquier otro fichero. Por
ejemplo, puede copiarlo a otro carpeta o eliminarlo cuando ya no lo ocupa. Tambin puede
restaurar la base de datos desde el fichero, como est descrito en Restaurar la base de
datos del respaldo en la pgina 193.

Restaurar la base de datos del respaldo

Idealmente, nunca tendr que restaurar la base de datos usando un fichero de respaldo. Sin
embargo, si los ficheros de la base de datos existentes se daan (por ejemplo, debido a una
falla de hardware), puede ser necesario volver a usar un respaldo hecho anteriormente.
Cuando restaurar una base de datos, MainBoss le pide especificar un directorio donde
MainBoss debe guardar los fichero asociados con la base de datos. Esto no debe ser el
mismo directorio que su base de datos existenteaun si quiere que los ficheros
restaurados reemplazan la base de datos existente, siempre restaurar a un directorio
diferente primero.
___________________________________________________________
Para restaurar la base de datos de un fichero de respaldo:
205. Seleccione Administracin Base de Datos Restaurar desde el men.
MainBoss mostrar lo siguiente:

n o
p q

- 193 -
206. En Restaure desde n especifique el nombre del fichero que contiene el respaldo
de la base de datos. Puede ingresar el nombre o hacer clic al botn asociado
Seleccionar o para seleccionar el fichero.
207. En Restaure en directorio p especifique el directorio donde MainBoss debe
guardar la base de datos de respaldo. O puede ingresar el nombre o hacer clic al botn
asociado Seleccionar q para seleccionar el directorio.
4. Haga clic a Restaurar r para restaurar la base de datos.
___________________________________________________________
Usar una base de datos restaurada: Cuando ha restaurado la base de datos, hay dos
maneras de usarla:
La manera ms segura es crear un atajo de Windows que refiere a la nueva base de
datos. Para hacer esto, use el botn derecho del ratn para dar clic al escritorio de
Windows, despus haga clic a Nuevo, despus Atajo. Windows inicia un proceso que
le ayuda a especificar un nuevo atajo. Para Command Line, haga clic al botn
Examine para encontar el fichero de programa de MainBoss (nombrado mboss.exe
debajo el directorio donde instal el software). Asigne el nombre que prefiere al atajo.
Cuando ha creado el atajo, use el botn derecho del ratn para hacer clic al atajo y
despus haga clic a Propiedades. Windows abre una ventana con las propiedades del
atajo. En la seccin de Atajo, cambia el nombre de Inicia en a ser el nombre del
directorio donde restaur los ficheros de la base de datos. Finalmente, haga clic a Ok
para cerrar la ventana.
Dar un clic doble a este atajo inicia MainBoss; sin embargo, en vez de abrir la base de
datos estndar, esta versin de MainBoss usar la base de datos restaurada de respaldo.
Puede hacer todas las operaciones con esta base de datos que puede con las bases de
datos anteriores.
Note que las operaciones que hacen en la base de datos restaurada no afectar la base
de datos estndar.
Despus que haya tomado tiempo de examinar la base de datos restaurada para
asegurar que funciona bien, puede decidir a reemplazar la base de datos estndar con
la restaurada. Si asi es, copie todos los fichero y subdirectorios desde el directorio
donde restaur la base de datos al directorio que contiene la base de datos estndar.
Esto sobre escribe la base de datos estndar con la restaurada.
Desde este punto en adelante, debe elminar el atajo que cre para la base de datos
restaurada y volver a usar la base de datos estndar.
Nota: Asegure cual base de datos est usando. Si tiene dudas, vea la lnea de ttulo en la
ventana principal de MainBossla cual indica el directorio que contiene los ficheros de la
base de datos. Cambios que hacen en una base de datos no afectan la otra, por lo mismo,
no se confunde de cual base de datos est usando. Si tiene la intencin de reemplazar la

- 194 -
base de datos estndar con la restaurada, restaure la base de datos, examine la base de
datos restaurada para asegurar que todo est bien, y despus copie los datos restaurados al
directorio que contiene la base de datos estndar.

Auditar

Las funciones de auditar de MainBoss examinan la base de datos para errors y otras
condiciones no usuales. Estas condiciones puede pasar por una variedad de causas:
Fallas elcticas o otras fallas de sistema mientras MainBoss estabaen proceso de una
operacin.
Problemas de versions anteriores de MainBoss.
Eliminar ingresos de tablas que otras tablas necesitan. Por ejemplo, supongamos que
elimina un cdigo de prioridad, pero una orden de trabajo (o ms) todava tiene esta
prioridad. El reporte de auditar le mostrar cuales rdenes de trabajo usan la prioridad
que ahora no existe.
Errores de ingreso y otros tipos de errores. Por ejemplo, las funciones de auditar
examinan los registros de mano de obra asociados con una orden de trabajo cerrada, y
los compra con las fechas de los registros de mano de obra con las fechas de la orden
de trabajo. Si el registro de mano de obra especifica que fue hecho antes o despus del
periodo de la orden de trabajo, usualmente indica un error de ingresar las fechas para la
orden de trabajo o los registros de mano de obra.

Algunas de las condiciones que aparecen en la lista del auditor no necesariamente son
errores. Por ejemplo, MainBoss reporta que una fecha antes de 1980 en la base de datos.
En la mayora de casos, una fecha asi indica un error de ingreso; sin embargo, algunas
organizaciones puede tener equipo viejo con una fecha de compra antes de 1980. En este
caso, puede ignorar lo que le muestra el reporte de auditar.
La ventana de auditar le permite corregir algunos tipos de errores. Con muchos tipos de
errores, tendr que corregir la situacin usando otras partes de MainBoss. Por ejemplo,
supongamos que elimina un cdigo de prioridad de la tabla de Prioridades y MainBoss
descubre varias rdenes de trabajo que usan el cdigo que elimin. La ventana de auditar
le permite borrar el cdigo de prioridad en tales rdenes de trabajo, para que ya no usan el
cdigo antiguo.
Sin embargo, puede ser que prefiere asignar una prioridad diferente a unas de las rdenes
de trabajo; en este caso, debe usar las funciones normales para abrir y editar cada orden de
trabajo y asignar un nuevo cdigo. Alternativamente, puede decidir de restaurar el cdigo
que elimin (lo cual significa que crea un cdigo nuevo con la misma informacin y que
vuelve a cada registro que refiere al antiguo y que seleccione el nuevo).
El ejemplo arriba significa que toma trabajo para resolver los problemas detallados en el
reporte de auditarpuede incluir editar registros existentes o crear nuevos ingresos de

- 195 -
tablas, etc. Recomendamos que los problemas del reporte de auditar maneja una persona
con profundo conocimiento del programa y las operaciones de la organizacin.
Nota: Antes de comenzar a auditar, recomendamos que primeramente reindexa la base de
datos (como est descrito en Reindexar en la pgina 191). Siempre asegure primero que no
hay nadie usando la base de datos antes de reindexar o auditar.

- 196 -
 ___________________________________________________________
Para auditar la base de datos:
208. Seleccione Administracin Base de Datos Auditar desde el men.
MainBoss comienza abriendo una ventana que indica que va a auditar; esta ventana
muestra el progreso y muestra los nombres de los ficheros que est leyendo MainBoss.
Puede cancelar el auditar si hace un clic a Cancelar en esta ventana.
209. Despus que los ficheros en su base de datos han sido examinados, MainBoss
muestra una nueva ventana indicando los resultados del auditar. Para mayor
informacin acerca de usar esta ventana, vea la ayuda en lnea haciendo un clic al
botn <?> en la esquina superior a la derecha de la ventana.
___________________________________________________________
Aqu estn unos de los problemas que pueden ser reportados despus de auditar:
Registro Hurfano: Un registro hurfano es un registro que debe ser referido por otro
registro pero no lo es. Por ejemplo, cuando ingresa los costos de mano de obra para una
orden de trabajo, MainBoss crea registros de mano de obra; el registro de la orden de
trabajo debe contener todos los vnculos a los costos de mano de obra asociados. Sin
embargo, supongamos que est ingresando una orden de trabajo y se cae el sistema despus
que ha ingresado unos registros de mano de obra pero antes que pudo guardar la orden de
trabajo. En este caso, la base de datos no tendr un registro de una orden de trabajo que
vincula los registros de mano de obra. Por lo tanto, los registros de mano de obra son
hurfanosson espacio perdido porque ninguna orden de trabajo est usndolos. Pueden
ocurrir otros tipos de registros hurfanos en maneras parecidas.
La manera usual de tartar con registros hurfanos es elminarlos. Haga clic a la lnea en la
lista de Problemas, despus haga clic al botn Eliminar Registro.
Vnculo Perdido: Un vnculo perdido ocurre cuando elimina un registro en una tabla y
otros registros en otras tablas refieren al registro eliminado. Por ejemplo, si elimina un
cdigo de prioridad desde la tabla de Prioridades, cualquier orden de trabajo existente que
usa esa prioridad ahora tiene un vnculo perdido.
El reporte de auditar le permite solucionar el problema de vnculos perdidos con la opcin
de borrar el campo: haga clic a la lnea en la lista de Problemas, despus haga clic a Ajuste
a Blanco. Esto ajusta el campo correspondiente a blanco; en nuestro ejemplo anterior,
borrar el campo de cdigo en la orden de trabajo. En algunos casos, sin embargo, puese
ser que prefiere tomar otra accin. Por ejemplo, si prefiere, puede asignar un Nuevo cdigo
de prioridad en vez de dejarlo en blanco.
Mal carcter en campo de texto: Un campo de texto contiene un carcter que
MainBoss no permite (usualmente una barra diagonal \). La ventana de auditar le permite
ajustar ese carcter a blanco.
Mala Fecha: Un campo contiene un valor que no es una fecha vlida.
Fecha es en el futuro: Un campo contiene una fecha que est en el futuro, aunque tal
fecha no tiene lgica. MainBoss no reporta ese problema si tiene lgica que la fecha est en
el futuro; por ejemplo, la Fecha dado de baja por un equipo es tpicamente en el futuro,

- 197 -
 entonces MainBoss no lo considera un problema. Sin embargo, si la Fecha de Compra
es en el futuro, MainBoss la considera unaa indicacin que la fecha puede haber sido
ingresado mal.
Fecha es antes de 1980: Se considera sospechoso para cualquier fecha, aun si hay
situaciones donde puede ser correcto.
Fecha de inicio es despues de la fecha de cierre: La fecha de cierre de
una orden de trabajo viene antes de la fecha indicada de comenzar el trabajo. Esto sugiere
que una de las fechas es incorrecta.
Fecha que trabajo termin es depues de la fecha de cierre: Cerr la
orden de trabajo antes que termin el trabajo. Esto sugiere que o la fecha de termino de
trabajo o la fecha de cierre es incorrecta.
Tiempo de Mano de Obra fuera de intervalo de OT: Un registro de mano de
obra especifica que hicieron el trabajo antes de la fecha de comienzo para la orden de
trabajo o despus de la fecha de cierre de la orden de trabajo.
Lectura Efectiva < Lectura previa: Una lectura de medidor es menos que la
lectura anterior para el mismo medidor. Esto sugiere que hay un error de ingreso para unas
de las lecturas. Si este cdigo aparecer, explica porque una tarea dependiente de lecturas de
medidor fall en generar las rdenes de trabajo.
Fecha/hora de Lectura <= Lectura anterior: Especific la lectura de medidor
a una fecha/hora que precede una lectura ya registrada. Esto sugiere que ingresaron las
lecturas fuera de orden o hubo un error de ingreso.

Seguridad

Las funciones de seguridad de MainBoss le ayuda a controlar quien puede usar a

MainBoss y lo que ellos pueden hacer con el software.

Cambiar la contrasea de administracin

Cuando obtiene la licencia de MainBoss, le dan una contrasea de administracin. Hay

varias razones para las cuales puede querer cambiar esa contrasea:
Puede ser que quiere cambiar la contrasea para algo que es ms fcil recordar.
Debe cambiar la contrasea si hay una posibilidad que una persona no autorizada
aprendi la contrasea. Algunas organizaciones le gusta cambiar las contraseas
regularmente (por ejemplo, cada mes) para proteger contra uso no autorizado.
Debe cambiar la contrasea si una persona que usaba la contrasea se va de la
organizacin por cualquier razn.
Si cambia la contrasea de administracin, asegura que la cambia a algo que puede
recordar. Si se le olvide la contrasea no ser possible cumplir con las operaciones
normales de administracin como respaldar y archivar. (Si se le olvide la contrasea,

- 198 -
 contacte el soporte tcnica de MainBoss para instrucciones de cmo obtener una nueva
contrasea.)
___________________________________________________________
To change your contrasea de administracin:
210. Seleccione Administracin Seguridad Cambiar Contrasea desde el
men. MainBoss muestra lo siguiente:

n
o
p

211. Ingrese la contrasea actual en Contrasea antigua n. Sin importar lo que

ingrese, MainBoss solo muestra asteriscos (*). Esto le ayuda a mantener la privada,
aun si alguien est detrs suyo viendo la pantalla.
212. Ingrese la nueva contrasea en Nueva Contrasea o. Esto puede ser cualquier
combinacin de nmeros y letras.
213. Ingrese la misma contrasea en Repita Contrasea p. MainBoss le pide
ingresar la contrasea otra vez por si hubo un error la primera vez. La Nueva
Contrasea y Repita Contrasea deben ser identicales; si no las son, MainBoss
no cambiar la contrasea.
5. Haga clic a Aceptar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

Autorizar nuevos usuarios

MainBoss le permite crear una tabla de personas que estn autorizadas para usar MainBoss
en su organizacin. Cada usuario tiene un nombre de usuario (nombres con los cuales los
usuarios se identifican con MainBoss) y una contrasea para establecer la identidad.
Buena Practica: Si ya est usando una red que insiste que los usuarios entran al sistema,
debe asignar los mismos nombres de usuarios y contraseas que usan en red.
Cuando autoriza a un usuario, puede especificar cuales funciones de MainBoss puede usar.
Por ejemplo, puede autorizar que una persona puede crear solicitudes de trabajo pero no
rdenes de trabajo, o puede prevenir que todos crean rdenes de compra sino la gerencia.

- 199 -
 Se otorga authorizaciones en acuerdo con los mens de MainBoss. Por ejemplo, si
previene acceso a Inventario Nueva Orden de Compra y Inventario Examine
Compra, esa persona no va a poder crear nuevas rdenes de compra.
___________________________________________________________
Para dar permisos a un nuevo usuario de MainBoss:
1. Seleccione Administracin Seguridad Usuarios desde el men. MainBoss abre
el buscador de Usuarios:

2. Haga clic a Nuevo n. MainBoss abre una ventana donde puede ingresar informacin
acerca del nuevo usuario:

r
s
o t
p
q

3. En Nombre del Usuario o ingrese un nombre para el usuario.

4. En Contrasea p y Confirme Contrasea q ingrese una contrasea para ese
usuario. (Debe ingresar la misma contrasea en ambos campos.)
5. Use la barra de menu de la ventana r para especificar a cuales funciones tendr acceso
este usuario. Si marque una opcin de menu, ese usuario podr usar esa funcin; si
eliminar la marca de una opcin, el usurio no tendr acceso a esta funcin. Puede

- 200 -
 marcar cada opcin de men cuando hace clic a Seleccione Todos los Accesos s, y
puede eliminar todas las marcas cuando hace clic a Borrar Todos los Accesos t.
6. Haga clic a Guardar cuando ha terminado de especificar los permisos y despus haga
clic a Cancelar para cerrar la ventana.
___________________________________________________________
Cuando crea un nuevo usuario, puede ser til Clonar un usuario existente de la lista de
usuarios en el buscador de Usuarios. Esto crea un nuevo usuario con el mismo acceso que
el usuario que clon. Por ejemplo, si tiene un nuevo trabajador que tendr el mismo acceso
que uno de sus trabajadores presentes, clonar el registro del trabajador presente configurar
los accesos ms rpido y no tendr que volver a marcar los mismos permisos para el nuevo
trabajador.
Puede ser til crear unos usuarios de solo solicitar en adelante. Por ejemplo, puede crear
usuarios nombrados SOLICTANTE1, SOLICITANTE2, etc. con contraseas apropiadas y
permisos para solo crear solicitudes de trabajo. Puede entonces dar la informacin
pertinente a las personas que obtiene permisos a solicitar trabajo.

Entrar al sistema y seguridad

MainBoss puede corer con las prestaciones de seguridad activadas o desactivadas.

Si seguridad est activada: Cuando una persona inicia el programa de MainBoss,
MainBoss le pide que esa persona entra al sistema con un nombre de usuario y una
contrasea. Despus que ha entrado al system, el usuario solamente tendr las
funciones disponibles que permite su cuenta de usuario (como est descrito en
Autorizar nuevos usuarios en la pgina 199).
Si seguridad est desactivada: Personas que inicia el programa no tiene que
identificarse. Puede usar las funciones normales de MainBoss. Sin embargo, siempre
tiene que entrar al sistema como ADMINISTRADOR antes que puede usar las funciones
del men de Administracin.
___________________________________________________________
Para activar o desactivar seguridad:
214. Primero, entra al sistema como ADMINISTRATOR (como est descrito en Entrar al
sistema en la pgina 12).
215. Seleccione Administracin Seguridad Usuarios desde el men. MainBoss
abre el buscador de Usuarios:

- 201 -
 n

216. Si seguridad est desactivada, hacer clic a Encienda Seguridad n activar la

seguridad de MainBoss.
217. Si seguridad est activada, hacer clic a Apague el Sistema de Seguridad
desactivar seguridad.
218. Haga clic a Listo para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

Archivar

La funcin de archivar de MainBoss le permite guardar registros que ya no necesitan ser

guardados en su base de datos central. Tambin le permite retirar registros que han sido
separados desde el sistema central, para que puede examinar datos antiguos y producir
reportes de esos datos (si necesario).
Archivar no es lo mismo que respaldar su base de datos. Un respaldo (como est descrito
en Respaldar la base de datos MainBoss en la pgina 192) guarda todos su ficheros de
base de datos para seguridad. Archivar separa la informacin Antigua desde estos ficheros
de base de datos. Esto previene que los ficheros se agrandecen demasiado y a la vez le
hace ms fcil encontrar informacin mientras trabaja con MainBoss. Por ejemplo, si
archiva todas las rdenes de trabajo que tiene ms de un ao, se separan estas rdenes de
trabajo de la lista de rdenes de trabajo, creando una lista ms corta y ms fcil encontrar
los datos que busca.
Atencin: Archivar separa los registros desde la base de datos central permanentamente.
No puede volver a ubicarlos en su base de datos central.
Sin embargo, todava pued revisar los registros si necesario.

- 202 -
Como archivar

Se guarda la informacin archivada en su disco duro en un formato condensado. Esto

reduce el espacio de disco duro requerido para guardar registros. Otra ventaja de archivar
son las mejoras en rendimiento. Archivar separa las rdenes de trabajos, las rdenes de
compra, y los registros de historia de inventario desde su base de datos diaria, guardndolo
en archivos separados. Esto significa que su base de datos diaria se hace ms pequea, y
por lo tanto puede experimentar un aumento en la velocidad de las operaciones de
MainBoss.

Cada vez que archiva, una nueva coleccin de datos condensados est guardado en un
directorio separado de archivos. Esto se llama conjunto de archivos. MainBoss le permite
nombrar cada coleccin de datos archivados para que en cualquier momento que necesita
retirar una coleccin especfica de rdenes de trabajo histricas para reportes y analisis
pueden ser restauradas rpidamente desde el formato condensado. Si archiv cada
cuatrimestre y quera reconstruir un ao entero de historia de trabajo restaurara cada
cuatrimestre, uno despus del otro. (Nota que solamente puede crear reportes para cada
cuatrimenstre por separado, no por el ao entero.)
Debe tratar con cada conjunto de archivos individualmenteno los puede unir. Por
ejemplo, supongamos que cada cuatrimestre archiva los registros que tienen ms de un
ao. No puede combinar los archivos de los cuatrimestres para formar informacin por el
ao. Si quera reportes de su informacin archivada, podra producir reportes de cada
cuatrimestre, pero no combinar los datos para obtener un reporte singular por el ao.
Tampoco puede cambiar los contenidos de los conjuntos de archivos; cuando la
informacin ha sido archivada, no puede ser editada.
Cuando restaure un conjunto de archivos, MainBoss crea varios ficheros temporales que
contienen datos no condensados desde el conjunto de archivos. Estos ficheros temporales
solamente son necesarios mientras quiere trabajar con los antiguos datos archivados. Como
los ficheros temporales toman espacio extra en el disco duro, debe borrarlos cuando
termina de ver los antiguos datos; borrando los archivos libra el espacio de disco.

Borrando estos ficheros temporales no afectan los conjuntos de archivos condensados. Por
lo tanto, si quiere ver los antiguos datos de nuevo, se puede restaurar el mismo conjunto de
archivos. Esto crea nuevos ficheros temporales que pueden ser examinados cuando
necesario.
Nota: Antes de empezar cualquier operacin de archivar, guardando o restaurando, le
sugerimos que haga una copia de respaldo de su base de datos de MainBoss. Esto asegura
que sus datos se mantienen seguros aun si MainBoss falla debido a un corte de electricidad
o cualquier otra falla de sistema. Para mayor informacin acerca de respaldar su base de
datos, vea Respaldar la base de datos MainBoss en la pgina 192.

- 203 -
 Archivar los datos

La mayora de organizaciones eligen archivar los datos cada temporada (por ejemplo, cada
cuatrimestre o cada seis meses). El proceso de archivar separa antiguas rdenes de trabajo,
antiguas rdenes de compra, y antiguos registros de historia de inventario desde su base de
datos de MainBoss; estos antiguos registros estn guardados en un formato condensado
especial que tome menos espacio de disco duro.
Nota: El proceso de archivar separa rdenes de trabajo cerradas y rdenes de compra
cerradas desde su base de datos central. No separa rdenes de trabajo abiertas o rdenes de
compra abiertas, sin importar que tan antiguas son.
Para archivar los datos de su base de datos:
219. Asegure que todos los usuarios de MainBoss han salido del programa.
220. Haga un respaldo de sus ficheros de la base de datos, como est descrito en
Respaldar la base de datos MainBoss en la pgina 192.
221. Seleccione Administracin Archivar Archivar desde el men. MainBoss
muestra lo siguiente:

o
p

222. En Cdigo n ingrese un cdigo de identificacin para el archivo que va a crear.

223. En Fecha/Archivo o ingrese una fecha. MainBoss archivar todas las rdenes
de trabajo y rdenes de compra cerradas y registros de historia de inventario hasta y
incluyendo la fecha especificada. Por ejemplo, si ingresa 31 de diciembre, 2001,
MainBoss archiva todos los registros apropiados hasta y incluyendo esa fecha.
224. En Comentarios p ingrese los comentarios para ayudarle a identificar los
contenidos de este archivo.
7. Haga clic a Archivar q para crear el Nuevo archivo. MainBoss muestra un mensaje
para verificar si realmente quiere seguir con el proceso de archivar. Haga clic a
Aceptar.
___________________________________________________________

- 204 -
Restaurar y usar un conjunto de archivos

Restaurando los datos desde un archivo pone todos los registros desde el archivo en
ficheros temporales en su disco duro. Restaurando tambin se llama desarchivando.

Cuando ha restaurado los datos archivados a ficheros temporales, puede usar MainBoss
para trabajar con los contenidos de estos archivos temporales, en la misma manera que
trabaja con su Base de datos de MainBoss diariamente.
Importante: Datos restaurados no estn en su base de datos de MainBoss diaria.
Solamente estn puestos en ficheros temporales para que pueda examinar los antiguos
registros.
Se puede restaurar ms que un solo conjunto de archivos. En este caso, los registros de
todos los archivos que quiere restaurar estn puestos en ficheros temporales. El nico
limite de la cantidad de datos que se puede restaurar es la cantidad de espacio que tiene
disponible en su disco duro.

- 205 -
 ___________________________________________________________
Para restaurar un conjunto de archivos:
225. Seleccione Administracin Archivar Desarchivar desde el men.
MainBoss muestra el buscador de conjuntos de archivos:

226. En la lista de conjuntos de archivos n haga clic al conjunto que quiere restaurar.
227. Haga clic a Restaurar o.
228. MainBoss pide si puede seguir con el proceso de restauracin. Haga clic a
Aceptar.
229. MainBoss le indica cuando el proceso termina. Haga clic a Aceptar, despus haga
clic a Listo para cerrar el buscador de conjuntos de archivos.
230. Seleccione Sesin Seleccione Archivo desde el men. MainBoss muestra un
buscador mostrando los archivos actualmente restaurados:

- 206 -
231. Haga clic al archivo que quiere examinar, despupes haga clic a Seleccionar p.
232. Haga clic a Listo para cerrar el buscador.
___________________________________________________________
Ahora se puede usar MainBoss para examinar los contenidos del conjunto de archivos. Por
ejemplo, cuando seleccione Ordenes de Trabajo Examine Ordenes de Trabajo desde
el men, MainBoss mostrar las rdenes de trabajo del conjunto de archivos, no de su base
de datos normal. Cuando crea un reporte, la informacin para el reporte viene de los datos
archivados, no de su base de datos normal.
Se puede utilizar todas las funciones normales de MainBoss con el conjunto de archivos
solamente recuerda que est revisando datos archivados, no datos actuales.
Cuando termina de revisar los datos archivados, puede volver a utilizar su base de datos
normal.

- 207 -
 ___________________________________________________________
Para volver a usar su base de datos normal:
233. Seleccione Sesin Seleccione Base de Datos Principal desde el men.
___________________________________________________________
Desde este momento, volver a usar la base de datos normal.
Nota: Si tiene dudas de cuales datos est revisando, fjese en la lnea del ttulo en la
ventana central de MainBoss. El ttulo indica cual base de datos est usando actualmente.

Limpiar datos desarchivados

Cuando ha terminado de revisar los datos restaurados, debe borrar los ficheros temporales
que contienen los datos en un formato no condensado. Esto libra espacio en su disco duro.
Como las versiones condensadas estn disponibles, siempre puede restaurar los datos de
nuevo cuando lo necesita.
___________________________________________________________
Para borrar datos restaurados cuando no los necesita ms:
234. Seleccione Administracin Archivar Borre Archivo desde el men.
MainBoss muestra el buscador de conjunto de archivos:

235. En la lista de conjuntos de archivos, haga clic al conjunto que quiere borrar.
236. Haga clic a Borrar n.
237. MainBoss pide si realmente quiere borrar los datos. Aprete Aceptar.
238. Haga clic a Listo para cerrar la ventana.
___________________________________________________________

- 208 -
Registrarse

MainBoss le permite registrar varios tipos de informacin general acerca de su

organizacin, para uso en reportes, rdenes de compra, y varios otras funciones. Por
ejemplo, puede especificar un fichero bitmap que contiene su logotipo de compaia, para
uso en rdenes de compra impresas enviadas a los vendedores. Esta informacin se llama
la informacin para registrarse.

Work Request Notifier (Informador de solicitudes de trabajo)

Como accesorio adicional al paquete de software de MainBoss, puede descargar un

programa que le informar cuando alguien crea una nueva solicitud de trabajo. Por
ejemplo, supongamos que las secretarias del departmento tienen la autoridad de entregar
solicitudes de trabajo para reportar problemas de mantenimiento. El software de
WRNotifier le informar cuando alguna crea una solicitud. Esta es una manera parecida a
varios paquetes de correo electrnico que le informa cuando haya recibido un nuevo
mensaje.
Para mayor informacin acerca de esta funcin de informador, vea el sitio de Web de
MainBoss (http://www.mainboss.com).

- 209 -
 La orden de MainBoss

Se puede invocar a MainBoss desde una orden con varios argumentos. Esto hace posible
invocar a MainBoss desde un fichero de comando (.BAT or .CMD) o desde otras
aplicaciones de software que invocan programas por medio de una orden.
En particular, las opciones de orden de MainBoss hace facil respaldar la base de datos de
MainBoss automticamente, usando software como el Task Scheduler de Windows 2000.
En esta manera, se puede planificar hacer una copia de seguridad con frecuencia y que
ocurren automticamente, sin tener que iniciar a MainBoss a mano.
En la ventana de comando, normalmente invocara MainBoss con un comando de CD para
ir al directorio que contiene el fichero del programa, y despus un comando para invocar
MainBoss. Las siguientes lneas muestran un ejemplo tpico:
cd "C:\program files\mainboss\2.9"
mboss Backup /mbd:C:\mainboss /mzh:D:\mbsaves
Nota que el program se llama mboss, no MainBoss.
El formato general de la orden es
mboss subcommand option option option...
Como caso especial,
mboss /?
imprime informacin acerca de usar MainBoss en formato de orden, incluyendo una lista
de todos los subcomandos y opciones.
Como otro caso especial,
mboss /MainBossDatabase:folder
inicia una sesin normal de MainBoss con la base de datos de MainBoss en dicho
directorio. Si suprime el argumento /MainBossDatabase, el comando solamente inicia
una sesin normal de MainBoss usando el directorio actual como el directorio de la base
de datos de MainBoss.
Abreviaturas: La mayora de palabras claves de la orden de MainBoss tiene abreviaturas.
En la documentacin de MainBoss, las letras que deben ser incluidas se muestran en
mayscula; cualquieras de estas o todas las otras se puede suprimir. Por ejemplo, las
siguientes son abreviaturas vlidas para la opcin /MainBossDatabase:
/mainbossdb
/mbdata
/mbdb
/mbd

- 210 -
Aunque la documentacin muestra algunas letras en mayscula y otras en minscula, se
puede digitar las letras en cualquier manera. Por ejemplo, /MBD es exactamente lo mismo
que /mbd o /Mbd en la orden de MainBoss.

El subcomando de respaldo

El subcomando Backup hace una copia de seguridad de la base de datos de MainBoss en

la misma manera que se describe en la seccin Respaldar la base de datos MainBoss en la
pgina 192. El formato del comando es
mboss Backup /MainBossDatabase:folder /MZH:filename
donde
/MainBossDatabase:folder
especifica el directorio que contiene la base de datos de MainBoss. Si omite esta
opcin, MainBoss supone que el directorio actual contiene la base de datos.
/MZH:filename
especifica el nombre del fichero MZH que MainBoss debe crear para mantener los
datos de respaldo.
En vez de un nombre de fichero, se puede especificar un nombre de carpeta. En tal
caso, MainBoss crea un fichero de respaldo en la carpeta especificada. El nombre del
fichero es CCYYMMDD.MZH (donde CCYYMMDD es la fecha actual).
El subcomando Backup tambin reconoce la opcin /Verbose. Si se especifica esta
opcin, MainBoss muestra mensajes de progreso mientras hace la copia de seguridad de la
base de datos; si no, MainBoss hace la copia de seguridad sin ningn mensaje.
Como modelo para hacer las copias de seguridad con regularidad, supongamos que la base
de datos de MainBoss est en la carpeta C:\MainBoss y que quisiera guardar las copias
en otra computadora en la red local. Supongmaos que esta computadora se refiere como
unidad de disco H: y que quisiera guardar los ficheros de respaldo en el fichero
H:\mbsaves. En este caso, podra usar el planificador de tareas (Task Scheduler) de
Windows 2000 para iniciar
mboss Backup /MBD:C:\MainBoss /MZH:H:\mbsaves
Como la opcin /MZH especifica una carpeta en vez de un fichero, MainBoss crea un
nuevo fichero en la carpeta cada vez que hace una copia de seguridad de la base de datos.

El subcomando de restaurar

El subcomando Restore restaura la base de datos desde un fichero de respaldo, en la

misma manera que se describe en la seccin Restaurar la base de datos del respaldo en la
pgina 193. El formato del comando es
mboss Restore /MainBossDatabase:folder /MZH:filename

- 211 -
donde
/MainBossDatabase:folder
especifica la carpeta donde quiere escribir la base de datos restaurada. Si omite esta
opcin, MainBoss restaura la base de datos en la carpeta actual.
Si la carpeta especificada ya contiene ficheros de la base de datos de MainBoss, le
preguntarn si verdaderamente quisiera sobreescribir esos ficheros.
/MZH:filename
especifica el nombre del fichero MZH que contiene la base de datos de respaldo que
quisiera restaurar.
El subcomando Restore siempre muestra al menos un mensaje, indicando si la
restauracin fue exitosa.

Configurar la opcin de lengua

Normalmente, MainBoss busca las configuraciones regionales (Regional Settings) de su

sistema de Windows para determinar cual lengua usar (espaol, francs, etc.). Sin
embargo, cuando invoca MainBoss por orden, se puede especificar una lengua explcita.
En tal caso, MainBoss no hace caso a las configuraciones regionales y usa la lengua
especificada (que est soportado por su sistema).
Todos los idiomas en Windows son representados con un cdigo de cuatro dgitos. Idiomas
comunes incluyen:
0007 Alemn
0009 Ingls
000a Espaol
000c Francs
0016 Portugus
Para especificar una lengua cuando invoca MainBoss, se usa la siguiente opcin de orden:
/LANGID:xxxx
Configura la lengua a la que es representada por el cdigo xxxx. Por ejemplo,
/LANGID:000a configura la lengua a espaol bsico.
Para mas sobre las configuraciones de lenguas, vea Configuraciones de texto
personalizado en la pgina 191.

Modo de Service Desk

Usualmente, el comando mboss opera como si hubiera usado el programa estndar de

MainBoss. Sin embargo, tambin puede usarlo para iniciar MainBoss Service Desk:
mboss /ServiceDesk+

- 212 -
inicia una sesin de Service Desk. Nota que puede especificar otras opciones (i.e. LANGID)
con esta forma del comando.
Para mayor informacin acerca de MainBoss Service Desk, vea MainBoss Service Desk en
la pgina 224.

Solamente Ingresar Claves de Licencia

Es posible iniciar MainBoss en tal manera que solamente le permite ingresar claves de
licencia:
mboss /LicenseKeys+ /MainBossDatabase:folder
Esto inicia MainBoss en una manera que solamente ofrece las opciones necesarias en la
barra de men para ingresar claves de licencia. Se reducen los botones en la barra de
acceso rpido tambin.
En cuanto inicia a MainBoss con esta opcin, este requiere el ingreso de la contrasea de
ADMINISTRATOR. Cuando ha ingresado esta contrasea, MainBoss abre la pantalla principal
con la barra de men reducida. Desde aqu, puede ingresar las claves como se describe en
Registrarse y MainBoss en la pgina 223.

- 213 -
 Apndice A: Nuevas prestaciones en MainBoss 2.9

Nuevo en MainBoss 2.9 Versin 5

La siguiente lista presenta las diferencias entre MainBoss 2.9 Actualizacin 5 y otras
versiones de MainBoss 2.9.
Administracin Base de Datos Exportar XML Le permite exportar el
contenido total de su base de datos en un formato XML. Esto es principalmente para
ayudar a usuarios que quieren actualizar de MainBoss Basic a MainBoss Advanced.
Opciones de auditora se han mejorado de muchas maneras. Por ejemplo, cuando un
auditor encuentra un problema de conexin por un archivo faltante, usted tiene la
opcin de crear el archivo adecuado para reemplazar el archivo faltante.
El archivador ahora mantiene informacin de Localizacin cuando se graban
operaciones de inventario.
El informe Historial de rdenes de Trabajo, ahora le permite restringir el reportar
costos de mano de obra incurridos en un rango de fechas (especficamente, para
trabajadores cuya contribucin al trabajo inici en fechas especificas).
En muchas ventanas, el botn Cancelar se cambia a Cerrar cuando usted graba los
datos que la ventana muestra. En otras palabras, Cerrar le dice que se puede cerrar la
ventana porque los datos ya se han grabado. Cancelar cierra la ventana sin grabar
cambios.
Cuando quiere transferir solicitudes de trabajo va el localizador, el localizador ahora le
muestra las rdenes de trabajos asignadas a la solicitud.
El informe de Unidad ahora tiene la opcin Suprimir costos. Si esta opcin est
marcada, el informe no contiene datos de costos de los equipos. Esto es til cuando
necesita proporcionar el informe a personal que necesita listas de equipo pero no
necesita saber (o no deber conocer) informacin de costos.
En versiones anteriores, el informe de Tiempo Perdido calculaba el tiempo perdido
basado en la fecha que la orden de trabajo se haba cerrado. Ahora, se calcula basado
en la fecha TrabajoComenz o fecha de inicio del trabajo.
Todos los localizadores ahora tienen el botn Buscar en vez de la barra para navegar.
Digitando Buscar le permite buscar un archivo cuya descripcin o cdigo empiece con
palabras especificadas.
El botn para la impresin de informes u rdenes de trabajo se cambi a que por
defecto aparezca Vista previa. Al oprimir la tecla <Enter>, usted podr visualizar el
informe o las rdenes de trabajo antes de imprimirlas. Anteriormente, los botones eran
Cerrar para los informes y Generar hasta para las rdenes de trabajo.

- 214 -
 Se ha cambiado la utilizacin de los campos Desde y A, al igual que otros campos
donde se tienen que digitar un par de valores para indicar un rango. Si usted digita un
valor en el campo de inicio del rango, MainBoss automticamente pone el mismo valor
en el campo de finalizacin. Esto es til cuando requiere un rango de un solo valor.
(Anteriormente, se requera que digitar el mismo valor dos veces: una para el inicio y
otra para el final.)
Si digita el valor al final del rango, MainBoss no coloca un valor al inicio del rango.
La ventana para editar solicitudes de trabajo ahora tiene el botn Guard-Imprime.
El informe de Estadsticas de rdenes de Trabajo ahora le permite seleccionar rdenes
de trabajo basadas por condicin (abiertas, cerradas, o canceladas).
Cuando se agrupa por edificio, el informe Historial de rdenes de Trabajo organiza la
informacin por localidad de unidad cuando se solicita un informe detallado.
(Anteriormente, organizaba la informacin por nmero de orden.) Tambin, cuando se
agrupa por cuenta de activo, sistema, dueo, proyecto, o centro de costo, la
informacin se organiza por cdigo de unidad en cada grupo.
El informe de Historial de rdenes de Trabajo ahora puede organizar los resultados por
cdigo de acceso.
El informe de Historial de Solicitudes de Trabajo ahora inicia una pgina nueva para
cada agrupacin. Por ejemplo, si se est agrupando por edificio, las solicitudes se
anotarn en una pgina nueva para cada edificio.

Nuevo en MainBoss 2.9 Versin 4

La siguiente lista presenta las diferencias entre MainBoss 2.9 Versin 4 y versiones
anteriores de MainBoss 2.9.
Una nueva opcin Incluir Centro de Costo puede utilizarse para imprimir rdenes de
compra. Esta opcin es til si se utilizan las opciones de MainBoss para crear
solicitudes de compra para enviar al departamento de compras. El Centro de Costo lo
utiliza el departamento de compras.
El informe Historial de Mano de Obra ahora incluye Identificacin de Tarea para
trabajos preventivos.
La ventana para generar informes de Programacin de Mano Obra ahora tiene una serie
de opciones que existen por defecto cuando se abre la ventana inicialmente. Dichas
opciones generan un informe que muestran las rdenes de trabajo que estn
programadas para su personal para cada da en la siguiente semana. Esto permite
imprimir un programa fcil y rpido para la mayora de los clientes.
Especficamente, las opciones por defecto son Total Diario (desglosando el informe
da-a-da), Interno (empleados propios versus contrataciones) y Detalle (dando detalle

- 215 -
 completo de cada trabajo.) Las columnas "Desde" y "A" para"Fecha" se fijan para la
siguiente semana (empezando con hoy.)

Nuevo en MainBoss 2.9 Versin 3

La siguiente lista presenta las diferencias entre MainBoss 2.9 Versin 3 y versiones
anteriores de MainBoss 2.9.
Si un usuario no tiene permiso de visualizar rdenes de trabajo, el usuario no recibir
permiso de cerrar la orden de trabajo desde el archivo de trabajo (i.e. el botn Cerrar
& Guardar estar desactivado.)
El informe de Recepcin (Inventario Reportes Recibo) ahora incluye Costo
Unitario aparte de la cantidad recibida. Aqu es donde el Hoja de Ruta se
encontraba. El nmero del Hoja de Ruta es ahora un Nuevo detalle despus de la
primer lnea.
El informe de rdenes de Trabajo Vencidas presenta rdenes de trabajo cuya fecha de
TrabajoTermin ya ha expirado (i.e. se venci ayer o antes). En versiones
anteriores de MainBoss 2.9, el informe incluye rdenes de trabajo que se vencan en la
fecha actual (i.e. trabajos que estaban programados en terminar hoy.)
MainBoss pone restricciones a la habilidad de borrar registros mostrados en el
localizadorsolo puede borrar estos registros si entr al programa como
ADMINISTRATOR o como un usuario que tiene permiso de Re-indexar la base de datos.
Sin embargo, Versin 3 permite a todos los usuarios a borrar registros que se han
creado como parte de la creacin de otros registros. Por ejemplo, si alguien crea un
Recibo de Recepcin por medio de la seccin Recibo en la ventana de rdenes de
Compra, la misma persona puede borrar el registro de Recibo de Recepcin usando la
misma orden de compra. Sin embargo, la misma persona no podr borrar el mismo
Recibo de Recepcin usando la pantalla del localizador a menos que tenga permiso de
Re-indexar la base de datos.
Esto le facilita al personal corregir errores, y al mismo tiempo mantener la seguridad
de prevenir que borren informacin usuarios que no tienen autorizacin.
El informe de Historial de Compras ahora identifica Artculos recibidos pero
no pedidos Por ejemplo, si se est registrando el contenido de un cargamento y este
contiene artculos que no fueron incluidos en la orden de compra, el informe de
Historial de Compra muestra una advertencia en letra negrilla delante cualquier
artculo cuya cantidad est en exceso.

Nuevas Prestaciones en MainBoss 2.9

La siguiente lista da las diferencias entre MainBoss 2.9 y previas versines.

- 216 -
Se ha introducido un nuevo men de Solicitudes de Trabajo, que contiene
operaciones relacionadas con las solicitudes de trabajo. Esto incluye las siguientes
funciones Abra Solicitud, Examine Solicitudes, y Imprimir Solicitudes. Antes el
acceso de todas estas operaciones era posible por el men de Ordenes de Trabajo.
Nota que la informacin producida por Imprimir Solicitudes era el viejo reporte
anteriormente conocido como Historia de Solicitudes de Trabajo.
Adems se ha introducido un nuevo reporte a este men Ordenes de Trabajo
Reportes. La opcin OT Atrasado produce un reporte de las rdenes de trabajo
atrasadas (rdenes de trabajo que todava estn abiertas pero cuyas fechas de
TrabajoTermin ya pasaron).
En versiones anteriores, una solicitud de trabajo que todava no ha sido transferida a
una orden de trabajo era clasificada como Abierto. Ahora la clasifica como
Esperando.
Una nueva opcin ha sido agregada al men de Ordenes de Trabajo Reportes. La
opcin Imprimir Tareas le permite imprimir los contenidos de las tareas de
mantenimiento preventivo. (Se puede hacer el mismo reporte usando la opcin de
Imprimir en el Buscador de Tareas.)
Muchos campos de dato ha aumentado en tamao para permitir cdigos de
identificacin y descripciones ms grandes. La tabla abajo ofrece una lista de los
cambios ms visibles. (Tambin hay otros cambios menos visibles.)

Campo Espacio en Espacio en

2.8 2.9
Cdigo de Edificio 10 15
Descripcin de Edificio 30 50
Cdigo de Vendedor 10 15
Nombre de Vendedor 30 40
Nombre de Contacto 30 50
Cdigo de Personal 10 15
Nombre de Personal 30 40
Cdigo de Equipo 15 30
Descripcin de Equipo 30 50
Localizacin de Equipo 20 40
Cdigo de Espacio 15 30
Descripcin de Espacio 30 50

- 217 -
 Localizacin de Espacio 20 40
Cdigo de Artculo 20 30
Descripcin de Artculo 40 50
Nmero de telfono 32 42
A causa de los cambios en tamao de los campos, se han implementado cambios en los
reportes tambin. Hay casos en que la informacin que antes requera solo una lnea,
ahora requiere dos o ms lneas.
A causa de los cambios en tamao de los campos, es posible que unos valores de
campo son demasiados grandes para mostrar en el espacio disponible en la pantalla. En
estos casos, puede ubicar el cursor del ratn en cima del campo; MainBoss mostrar un
tooltip que le da el valor completo del campo. (Un tooltip es un mensaje emergente que
aparece en un recuadro amarillo que Windows muestra cuando el cursor del ratn est
ubicado en cima de un campo que tenga esta opcin activada.)
Para aumentar la seguridad del producto, hemos introducido un nuevo sistema de
licencia. Los usuarios recibirn claves de licencia para cada uno de los productos que
han comprado (MainBoss, @Requests, etc.). Para mayor informacin, vea Registrarse
y MainBoss en la pgina 223.
A causa de la nueva introduccin de claves de licencia, el viejo proceso de registrar es
obsoleto. Por lo tanto, Administracin Registrar ya no aparece. La informacin
que antes se especificaba en la ventana de Registrar ahora se especifica en
Administracin Preferencias Datos de Compaa.
La versin de Solo Solicitudes de Trabajo (Work-Requests-Only) de MainBoss ahora
es un producto de software aparte. Anteriormente, los clientes usaban el software de
MainBoss con permisos para los solicitantes. Como ha sido un punto de confusin,
hemos creado un producto aparte para los solicitantes. El nuevo programa se llama
MainBoss Service Desk, y se describe ms en MainBoss Service Desk en la pgina
224.
El reporte de Planificacin de Mano de Obra ahora incluye rdenes de trabajo abiertas
correctivas si caen entre cierto periodo de tiempo especificado. Anteriormente, el
reporte solo dio una lista de las rdenes de trabajo preventivas.
Los registros de artculos de inventario ahora incluyen un campo de Comentarios
donde usuarios pueden registrar cualquier informacin no cubierta en los otros campos.
MainBoss 2.9 le hace posible restringir la capacidad de un usuario a eliminar
informacin de la base de datos. Por ejemplo, los usuarios pueden ser restringidos a
eliminar registros de personal, informacin de vendedores, descripciones de equipo,
etc. (aun si pueden crear tales registros).
Para eliminar tales registros, tiene que entrar al sistema como ADMINISTRATOR o otro

- 218 -
usuario que tenga los permisos para reindexar la base de datos. No se permitir ningn
otro usuario a eliminar tal informacin. (Sin embargo, ser posible para otros usuarios
a anular rdenes de trabajo, solicitudes de trabajo, etc. si tiene permiso a los
buscadores relevantes. La accin de anular no elimina el registro; lo marca como
anulado, pero la informacin siempre queda en la base de datos donde puede ser
recuperada si es necesario. Esto es diferente a eliminar, lo cual remueve la informacin
completamente de la base de datos.)
El campo Prximo Calendario aparece en la ventana que usa para la planificacin
de mantenimiento preventivo para una unidad. En versiones anteriores de MainBoss,
no se pudo cambiar el valor de este campofue configurado automticamente de la
otra informacin especificada. Por ejemplo, si ya especific que una tarea de
mantenimiento debe ser planificada para cada 90 das, Prximo Calendario fue
configurado automticamente a 90 das despus de la ltima vez que hizo el trabajo.
En MainBoss 2.9, puede configurar Prximo Calendario manualmente. Esto
significa que puede ingresar una fecha especifica o lectura de medidor cuando debe
planificar la tarea, aun si es diferente a la planificacin usual. Por ejemplo, puede
ingresar una fecha especifica cuando debe hacer cierto trabajo. MainBoss usar esta
fecha sin importar la otra informacin especificada en la ventana de planificacin.
El uso de Frecuencia Generacin MP ha cambiado. En el pasado, el nuevo valor de
Generar hasta (usado en generar las rdenes de trabajo preventivas) fue calculado
con la suma de Frecuencia Generacin MP al valor anterior de Generar hasta.
Por ejemplo, si Frecuencia Generacin MP era 7 das, el nuevo Generar hasta
fue el viejo Generar hasta mas 7 das, cada vez que generaba rdenes de trabajo.
Ahora, el nuevo valor de Generar hasta es calculado a la fecha actual mas
Frecuencia Generacin MP. Por ejemplo, si Frecuencia Generacin MP es 7
das, Generar hasta es calculado a la fecha actual mas 7 das. La fecha anterior de
Generar hasta ahora no tiene efecto en este proceso.
Nota que siempre puede colocar Generar hasta manualmente para cualquier fecha
que quiere. El nuevo comportamiento solo afecta el valor por defecto de Generar
hasta.
Ms claves de acceso directo por teclado han sido agregado para aumentar operaciones
sin necesitar un ratn.
Nuevas opciones de comandos han sido agregadas. /ServiceDesk+ inicia MainBoss
Service Desk, y /LicenseKeys+ inicia MainBoss en un modo que solo permite el
ingreso de claves de licencia.

- 219 -
 Apndice B: Instalar MainBoss 2.9

Este apndice describe como instalar MainBoss 2.9 en su sistema.

Si recibe el paquete en CD-ROM:
Sigue las instrucciones impresas en el folleto de CD para empezar el programa de
instalacin.
Escoga Espaol desde la seleccin de languajes disponibles, despus instala.

Si recibe el paquete por descargarlo desde nuestro sitio de web:

Siga las instrucciones proporcionadas en la pgina de Internet para bajar e instalar
software.

El Programa de Inicio de MainBoss

El programa de Inicio de MainBoss instala MainBoss en su sistema. Durante el process, le

preguntar varias preguntas incluyendo las siguientes:
Es esta la primera vez que ha instalado MainBoss en su sitio, o tiene Ud. Una base de
datos ya existente? Si ya ha instalado MainBoss en al menos una computadora en su
sitio, elige Ficheros de Datos Existentes de MainBoss. Si no, elige Nuevos
Ficheros de Datos de MainBoss (que le informe al programa de Inicio crea una
nueva base de datos vaca).
Si est instalando una nueva base de datos, dnde quiere guardar los ficheros?
MainBoss tipicamente necesita 30-40 megabytes de espacio (dependiente a cuntos
datos guarda en las varias tablas y bases de datos que el software usa).
Qu tipo de instalacin quiere? Las opciones son Tpico, Compacto, y
Personalizado. Si elige Persoanlizado, el programa de Inicio le permite elegir
que va a ser instalado y que no; si elige Compacto, el programa de Inicio le da la
cantidad mnima requerida para iniciar MainBoss (lo cual significa, por ejemplo, que el
programa de Inicio no instalar ninguna base de datos ejemplar); si elige Tpico, el
programa de Inicio le da las bases de datos ejemplares y la ayuda en-linea por defecto.
Si contest Personalizado a la pregunta anterior, el programa de instalacin le pide
especificar que quiere instalar. Las posibilidades son:
Los ficheros de programa: estes contienen el software verdadero de MainBoss y
debe ser instalado.
Los ficheros ejemplares: estes son bases de datos ejemplares mostrando como
MainBoss puede ser utilizado en una variedad de contextos. Unos ejemplos son:

- 220 -
 Propiedad: Una compaa de gestin de alquileres, donde el personal de
mantenimiento responde a las necesidades de los inquilinos.
Planta: Una planta industrial, donde el personal trabaja por la mayor parte con el
equipo de la planta.
Lavandera: Una lavandera grande de un hospital.
Por defecto, el programa de instalacin instala los tres. Sin embargo, puede
seleccionar o no seleccionar cualquiera de los ejemplos cuando da un clic al
ingreso.
Los ficheros de ayuda: contienen informacin de ayuda en-lnea. Siempre har una
seleccin de ficheros llamados Por Defecto, que provee ayuda en ingls.
Tambin pueda tener la opcin de obtener ayuda en-linea en otras lenguas.
Si ya ha instalado MainBoss 2.9 en su computadora y despus encienda el programa de
Inicio de nuevo, el programa le pregunta si est modificando su instalacin, arreglando su
inicio, o desinstalando.
Modificar: Escogera esta respuesta si, por ejemplo, quera instalar una base de datos
ejemplar que no instal cuando primeramente instal MainBoss.
Arreglar: Escogera esta respuesta si ha instalado MainBoss 2.9 anteriormente en
esta mquina pero tiene que reinstalar (Por ejemplo, si est instalando una
actualizacin o por accidente elimin algunos ficheros). En este caso, el programa de
Inicio reinstalar usando exactamente la misma configuracin que pidi cuando
primeramente instal MainBoss 2.9.
Quitar: Escogera esta respuesta si quiere quitar MainBoss desde la mquina. El
proceso eliminar los ficheros del programa y las bases de datos ejemplares, pero no
eliminar sus ficheros verdaderos de MainBoss. Si quiere borrar esos ficheros tambin,
use las rdenes normales de Windows para eliminar el directorio que contiene los
ficheros.
Nota: Debe tener permiso Administrativo en su sistema Windows para iniciar el Programa
de Inicio de MainBoss. Si no tiene el permiso, tiene que usar los procedimientos estndares
de Windows para entrar al sistema a una cuenta que s tiene los permisos.

Instalar en una red local

Cuando se usa MainBoss en una red local de computadoras, todos los ficheros de la base
de datos estn guardados en una computadora en esa red. Los ficheros de programa pueden
ser instalados despus en cada computadora en la red donde una persona usara MainBoss;
sin embargo, todos esos programas refieren a la computadora original para los ficheros de
base de datos.

- 221 -
Si est instalando MainBoss por primera vez en su sitio:
1. Decida cual computadora tendr los ficheros de la base de datos. Debe instalar
MainBoss en esta computadora antes que las otras computadoras.
2. Encienda el programa de instalacin de MainBoss en la computadora que tendr los
ficheros de la base de datos. Cuando el programa le pregunta si quiere una instalacin
Nueva o una Actualizacin, d un clic a Nueva. Despus de esto, sigue instalando el
software.
3. Durante el proceso de instalacin, le darn una contrasea de ADMINISTRATOR.
Apunte esta contrasea; la necesitar para entrar al sistema como administrador de
MainBoss. (Cuando entra el sistema como administrador, puede cambiar la contrasea
a algo que pueda recordar ms fcilmentepara mayor informacin, vea Cambiar la
contrasea de administracin en la pgina 198.)
4. Cuando ha instalado MainBoss en esta primera computadora, puede encender el
programa de instalacin en cualquiera otras computadoras para que tenga la licencia
para encender MainBoss. Esta vez, cuando el programa del programa de instalacin
preunta si quiere una Nueva instalacin o una Actualizacin, d un clic a
Actualizacin. Cuando el programa de instalacin le pide especificar la localizacin
de los ficheros de datos, ingresa el nombre del directorio donde instal los ficheros de
datos en la primera computadora.
Si ha instalado cualquiera versin de MainBoss anteriormente en su sitio:
1. IMPORTANTE: Reindexar su base de datos antes de instalar el nuevo software. Para
una descripcin de como hacer esto, vea Reindexar en la pgina 191.
2. Por la seguridad, haga copias temporarias de sus ficheros de datos existentes de
MainBoss. Esto protege sus datos existentes en la ocasin de un corte elctrico o
alguna otra interupcin durante el proceso de instalacin. Para una descripcin de
cmo copiar sus ficheros de datos, vea Respaldar la base de datos MainBoss en la
pgina 192.
3. Para cada computadora con licencia a usar MainBoss, encienda el programa de
instalacin. Cuando el programa le pregunta si quiere una Nueva instalacin o una
Actualizacin, siempre d un clic a Actualizacin. Cuando el programa de instalacin
le pide especificar la localizacin de los ficheros de datos, ingrese el nombre del
directorio que contiene sus ficheros de datos existentes.

Permisos: Despus de instalar MainBoss a un terminal de trabajo, asegure que todos los
usuarios que tienen acceso a MainBoss en ese terminal de trabajo tienen los siguientes
derechos a los ficheros/directorios:
Derechos a Crear, Borrar y Modificar los ficheros en TODAS las estructuras de
directorio de MainBoss
Derechos a Leer, Escribir (a), Modificar y Borrar cualquier archivo en los
subdirectorios de ARC y ARCLH

- 222 -
 Nota: Cuando ha instalado la nueva versin de MainBoss y est seguro que est
funcionando bien, puede eliminar la versin anterior. Sin embargo, recomendamos que use
la nueva versin por al menos dos semanas antes de eliminar la versin anterior.

Registrarse y MainBoss

Cuando compra cualquier producto de MainBoss, le dan una clave de licencia para
registrar su software. Solo hay que ingresar la clave de licencia para validar su base de
datos de MainBoss para cada programa. El programa solo funcionar en el modo
demostrativo hasta que ingrese la clave de licencia vlida.
Tpicamente, recibe una nueva clave de licencia cuando compra un nuevo programa.
Tambin recibe nuevas claves de licencia cuando actualiza su programa, y cuando compra
o renueva su plan de Soporte Tcnico. Cuando recibe la nueva clave de licencia, debe
ingresar la clave tan pronto sea posible.
Para ingresar una nueva clave de licencia:
1. Inicia el programa de MainBoss con un clic al botn Inicio en el escritorio de
Windows, despus haga clic a Programas, despus MainBoss, despus MainBoss
2.9.
2. Antes que pueda ingresar la nueva clave, debe entrar al sistema como
ADMINISTRATOR. Por lo tanto, haga clic a Entrar al sistema en el men de Sesin.
MainBoss abre la siguiente ventana:

n
o

pp

3. En NombreUsuario n, teclea ADMINISTRATOR.

4. En Contrasea o, teclea la contrasea apropiada. (Esto es la contrasea que le

dieron cuando instal el software si no lo ha cambiado.)

5. Haga clic a Aceptar p para cerrar la ventana de contrasea.

- 223 -
 6. Haga clic a Claves de Licencia en el men de Administracin. MainBoss muestra el
buscador de Claves de Licencia con una lista de las claves de licencias existentes.

q
7. Haga clic a Nuevo q. MainBoss abre una ventana donde puede ingresar la nueva
clave.

8. En Clave de Licencia r teclea la clave de licencia que MainBoss le dio cuando

compr el programa.

9. Haga clic a Guardar para guardar la clave de licencia, despus haga clic a Cancelar
para cerrar la ventana.

10. Haga clic a Listo para cerrar el buscador de Claves de Licencia.

Nota: La nueva clave de licencia reemplazar cualquier clave anterior para el mismo
programa. Por ejemplo, si ingresa una nueva clave de licencia para @Requests,
reemplazara cualquier clave anterior para @Requests.
___________________________________________________________

MainBoss Service Desk

El programa MainBoss Service Desk es una opcin para organizaciones que quieren
permitir personal fuera del departamento de mantenimiento a entregar solicitudes de

- 224 -
trabajo. (MainBoss @Requests cumple con las mismas funciones y tpicamente es ms
fcil a usar. Sin embargo, Service Desk es una buena alternativa para organizaciones que
no tienen email.)
Cuando instala el programa regular de MainBoss, el proceso de instalacin
automticamente instala ambos MainBoss y Service Desk. (Estos programas aparecen en
el men Programas que ve cuando hace clic al botn de Inicio de Windows.) Esto le
permite iniciar o MainBoss o Service Desk desde cualquier sistema donde se ha instalado
el programa MainBoss.
Instalando Service Desk: Para instalar Service Desk en un sistema, sencillamente inicia el
programa de instalacin usual de MainBoss como se describe en Instalar en una red local
en la pgina 221.
Antes que puede usar el programa Service Desk, debe registrar la clave de licencia
apropiada que le autoriza el uso de Service Desk. Le dan tal clave de licencia cuando
compra el producto Service Desk. Para ingresar la clave de licencia, sigua los pasos dados
en Registrarse y MainBoss en la pgina 223.
Cuando ha ingresado la clave de licencia, puede usar el programa de Service Desk en
cualquier sistema donde ha sido instalado. Para hacer esto, solo haga clic a Service Desk
en el men de Windows llamado Programas (acceso por el botn de Inicio de Windows).
Cuando Service Desk comienza, muestra una ventana parecida a la ventana principal de
MainBoss. Sin embargo, la barra de men solo contiene el men Sesin (para entrar al
sistema y para salir del programa), el men de Solicitudes de Trabajo para trabajar con
solicitudes de trabajo, y el men de Ayuda para obtener ayuda en lnea. Para informacin
en como usar los mens, vea las secciones apropiadas de este gua (especficamente Crear
una solicitud de trabajo en la pgina 27).
Nota: Su licencia le da un limite de la cantidad de usuarios para Service Desk igual que
hace con el limite de usuarios para MainBoss. Cuando llega al limite de personas que se
permite conectarse con la base de datos usando Service Desk, no se permitir la conexin a
Service Desk con personas adicionales.

Usar los ejemplos de bases de datos

Para usar MainBoss junto con cualquier de los ejemplos de bases de datos, solamente d
un clic al botn de Inicio en el desktop de Windows, seleccione Programas, despus
MainBoss, despus cualquier de los Ejemplos en el grupo de bases de datos. Esta accin
inicia el programa de MainBoss, usando los datos del ejemplo para la base de datos.
Si quiere usar el menu de Administracin en una de estas bases de datos, tiene que entrar
al sistema como administrador, usando Sesin Entrar al sistema. Cuando entra al
sistema, especifique
NombreUsuario: ADMINISTRATOR

- 225 -
 Contrasea: mainboss
Se aplica esta norma para todos los ejemplos de bases de datos.

- 226 -
 Apndice C: Preguntas frecuentes

Esta seccin responde a unas de las preguntas ms comunes que los usuarios de MainBoss
preguntan a nuestro personal del apoyo tcnico.

Lista de Solicitante

P: Cmo cambio los ingresos en el menu desplegable de Solicitantes?

R: Se puede hacer cambios con Tablas Contactos. Esto le da una lista de los
Solicitantes anteriores. Los nombres duplicados se puede eliminar (por ejemplo, si Mari y
Mariana se refieren a la misma persona), pero favor tenga cuidado si elimina un solicitante
de la tabla de Contactos, las solicitudes de trabajo existentes que refieren a este solicitante
ahora tendr el campo Solicitado por vaco. Tendr que volver y seleccionar el
solicitante correcto del men desplegable si esta informacin vale mucho.

Quitar la seleccin de una lista desplegable

P: Anteriormente selecion un ingreso de la lista desplegable. Ahora cmo hago para

borrar el campo para que el campo quede vaco?
R: Haga clic al campo y aprete <Ctrl+Del>. Esto le quita la seleccin anterior.

Imprimir reportes

P: Cuando intento imprimir los reportes, nada sale. Por qu?

R: Si est usando una versin no registrada de MainBoss, el programa no imprimir
reportes (aunque todava los pueden ver en Vista previa en su pantalla). Para registrar
MainBoss, debe tener un nmero de serie vlido. Cuando ha recibido un nmero de serie,
se puede registrar con las instrucciones en Registrarse y MainBoss en la pgina 223.
Nota que los ejemplos de bases de datos son registradas; por lo tanto, se puede imprimir
usando los ejemplos de bases de datos.

Versin de MainBoss

P: Cmo puedo saber cual versin de MainBoss estoy usando?

- 227 -
R: Seleccione Ayuda Acerca de en la barra de men de MainBoss. MainBoss muestra
una pantalla que provee la informacin acerca del software.

El nmero de versin est visible en esta pantalla. La pantalla tambin contiene una lnea
que comienza con las palabras Versin de Mensajes. Esto indica cual fichero de mensajes
dominante est en uso actualmente. En el ejemplo arriba, ve los nmeros
(080a/000a/0000).
1. El primero nmero muestra la configuracin de lenguaje seleccionado por el usuario de
Windows. Este nmero viene de la configuracin de Opciones Regionales de Windows
o de la opcin /langid (si existe) de la lnea de comando de MainBoss.
2. El segundo nmero es el ID de lenguaje por defecto. Esto indica cual fichero de
mensaje est en uso actualmente. Por ejemplo, si este nmero es 0000, indica que est
usando el fichero de mensajes msg0000.txt.
3. El tercero nmero es el fichero dominante, si existe. Por ejemplo, si est usando el
fichero dominante ovr0001.txt, el tercero nmero mostrado sera 0001.

Para mayor informacin acerca de ficheros de texto personalizados, vea Configuraciones

de texto personalizado en la pgina 191.

Eliminar artculos de inventario

P: Cuando intento eliminar un artculo inventariado, MainBoss no me permite. Por

qu?

- 228 -
R: MainBoss no le permite eliminar un artculo inventariado si los registros de MainBoss
indican que todava tiene una cantidad de ese artculo disponible. Para borrar el artculo,
primero tiene que reducir el conteo de Disponible a cero donde quiera que se guarda el
artculo (puede chequear el inventario usando Inventario Examine Artculos)
Tambin debe reducir el costo total actual a cero. Puede reducir el conteo y el costo total a
cero usando Inventario Ajustes Conteo Fsico. Reduzca el conteo y el costo total a
cero, despus intente a eliminar el artculo de nuevo.

Planificar mantenimiento preventivo

P: He configurado un horario de mantenimiento preventivo para mi equipo, pero las

rdenes de trabajo no aparecen en los das cuando se debe cumplir las tareas de
mantenimiento preventivo. Qu est ocurriendo?
R: MainBoss no genera las rdenes de trabajo automticamente usted tiene que
informarle a MainBoss a crear las rdenes de trabajo. Cuando quiere generar las rdenes
de trabajo, vaya a Ordenes de Trabajo Generar Ordenes de Trabajo. MainBoss abre
una ventana donde debe especificar la fecha del ltimo da que quiere generar las tareas
para las rdenes de trabajo. Por ejemplo, si quiere crear rdenes de trabajo hasta el fin del
mes, especifique el ltimo da del mes en Solicitado por. Cuando da un clic a Aceptar,
MainBoss generar rdenes de trabajo para todas las tareas de mantenimiento preventivo
que deben ser cumplidos en el tiempo especificado.
Por defecto, MainBoss coloca las fechas de Genera Ordenes de trabajo para que pueda
generar rdenes de trabajo cada semana. Para cambiar esta frecuencia (Por ejemplo,
generando las rdenes de trabajo una vez por mes), use Administracin Preferencias
Otro; despus coloque el campo de Generar hasta a la cantidad de das preferida.
Por ejemplo, si coloque Frecuencia Generacin MP a 30, MainBoss piensa que tiene la
intecin de generar rdenes de trabajo una vez al mes en vez de cada semana.

Contraseas olvidadas

P: Se me olvid la contrasea de administrador, y no puedo usar la Administracin

de MainBoss. Qu hago?
A: Llamar o enviar email a Soporte de MainBoss para instrucciones. Favor tener listo el
nmero de serie de la base de datos de MainBoss para que Soporte de MainBoss pueda
confirmar que es un cliente registrado. (Se puede obtener el nmero de serie de la base de
datos desde Ayuda Acerca de.)

- 229 -
Tablas recomendadas

P: En cules tablas necesito ingresar datos antes de usar las prestaciones de

MainBoss?
R: No tiene que completar ninguna tabla antes de usar MainBoss. Sin embargo, para
obtener resultados significantes, le sugerimos que al menos complete las siguientes tablas
antes de empezar a usar MainBoss para su trabajo:
Edificios
Acceso
Prioridades
Categoras de Trabajo
Cdigos de Cierre de Arreglos
Una o ambas de las siguientes pares de tablas son recomendadas para todos los sitios que
usan MainBoss:
Personal
Oficios
Complete la tabla de Personal si estar creando rdenes de trabajo usando su propio
personal. Como los registros de Personal refieren a la tabla de Oficios, debe tener un
ingreso en la tabla de Oficio antes de agregar Personal.
Vendedores
Tipos de Vendedores
Complete la tabla de Vendedor si estar creando rdenes de trabajo usando contratistas
fuera de la compaia. Como los registros de Vendedor refieren a la tabla de Tipos de
Vendedores, debe tener un ingreso para la tabla de Tipos de Vendedores antes de agregar
Vendedores.
Si planea a usar las funciones de solicitud de MainBoss, debe configurar lo siguiente:
Contactos
Las siguientes tablas estn recomendadas si planea suministrar rdenes de trabajo para
Equipo:
Tipo de Equipo
Equipo (accesible desde el men de Equipo)
Las siguientes tablas son recomendadas si planea suministrar rdenes de trabajo para reas
de edificio (llamados Espacios en MainBoss):
Tipo de Espacio
Espacios

- 230 -
Las siguientes tablas son recomendadas si planea mantener un seguimiento de su
inventario:
Almacenes
Categoras
Unidades de Medida
Artculos
Para usar las prestaciones de comprar y recibir, las siguientes tablas son recomendadas:
Vendedores
Tipos de Vendedores
Todas las tablas de Inventario
Modos de Envo
Trminos de Pago
Tambin debe especificar la informacin de direcciones para edificios en la tabla de
Edificios donde se reciben envos.
Otras tablas de MainBoss pueden ser usadas para proveer informacin suplementaria y til
en varios contextos; sin embargo, tpicamente no son tan importantes como las tablas en la
lista arriba.

Enviar reportes de MainBoss por email

P: Cmo envio los reportes de MainBoss por email a otras personas?

R: La clave es crear una definicin de impresora que est asociada con un fichero en vez
de un puerto de una impresora. Lo hace en la manera usual que agrega una impresora a su
sistema (Por ejemplo, por el ingreso de Impresoras en el panel de control de Windows).
Coloque una definicin para el tipo de impresora que el recipiente del email estar usando.
Por ejemplo, si quiere enviar el reporte a alguien que lo imprimira en una HP LaserJet 4SI
MX, coloque la definicin de impresora para tal mquina pero cuando le piden especificar
un puerto de impresora, elige FICHERO:.
Nota: Si no sabe que tipo de impresora ser utilizado, o si quiere crear un tipo de reporte
adaptabla para muchos tipos de impresoras diferentes, coloque una impresora de texto
genrico (ASCII) asociado con FICHERO:.
Cuando ha colocado una definicin de impresora apropiada, est listo a preparar los
reportes de MainBoss para email. Cuando quiere preparar tal reporte, encienda MainBoss y
elige el reporte desde el men de Reportes de MainBoss como siempre. Despus, en el
cuadro de dilogo para imprimir el reporte, d un clic al botn de Configurar. Esto abre un
dilogo donde se puede escoger una impresora. Elige el FICHERO: definicin de
impresora que cre, despus sigue los pasos usuales para imprimir el reporte.

- 231 -
Cuando le pide a MainBoss a imprimir el reporte, Windows le pidir el nombre de un
fichero donde el reporte debe ser impreso. Especifique un fichero apropiado; esto ser el
fichero que enviar por email. Continue como normal, y Windows escribir el reporte al
fichero especificado en vez de imprimirlo.
Puede enviar el fichero de resulte directamente por email. Sin embargo, tal vez prefiere
encoger el reporte primero usando una herramienta como WinZip. En este caso, el que
recibe el fichero tendr que de-ZIP (o sea, descondensar) el reporte antes de imprimirlo.
Para imprimir un reporte que est guardado en un fichero, usa el comando de COPIE de
DOS con la opcin /b. Por ejemplo, si est imprimiendo a una impresora en puerto LPT1,
utilice
copy /b report.prn LPT1:
Si est imprimiendo a una impresora de red, tiene que asegurar que est copiando a una
impresora compartida. Una linea de comando tpica puede aparecer as:
copy /b report.prn \\JOSE\printer
donde JOSE es el nombre de un sistema en la red que ha creado un anexo de una impresora
compartida para la impresora quiere usar.
Nota: Si decide que es demasiado complicado para colocar impresoras compartidas, pueda
decidir a crear el reporte original en formato de texto genrico (ASCII). Esto le permite
leer el fichero de imprimir a Windows NOTEPAD, Microsoft Word, o algn otro
programa para leer ficheros de texto. Despus puede imprimir el fichero usando las
funciones normales para imprimir texto.
Cuando quiere imprimir reportes en su propio sistema, acerdase que tiene que usar el
botn de Configuracin para quitar la impresora FICHERO: y para volver a una de las
impresoras verdaderas disponible a su computadora.

Empacar ficheros de MainBoss

P: Cmo se empaquetan los ficheros de MainBoss para enviarlos al soporte tcnico

de MainBoss?
A: Normalmente, usara Administracin Base de Datos Respaldo para crear un
fichero de respaldo, despus enviarnos el fichero.
Sin embargo, si la base de datos de MainBoss est muy mal (Por ejemplo, resulta de un
fallo elctrico en un momento esencial), tal vez no se puede iniciar el programa de
MainBoss normalmente. Si intenta a iniciar MainBoss en esta situacin, MainBoss
suministrar un mensaje indicando que los ficheros de la base de datos contienen ciertos
errores. Por lo mismo MainBoss se terminar.
En tal situacin, se puede crear un fichero de respaldo usando la orden de MainBoss. Para
hacer esto, sigue estos pasos:

- 232 -
1. Inicia una aplicacin de Windows Command Prompt.
2. En la ventana de comando, CD al directorio que contiene el software de MainBoss,
como:
cd "C:\Program Files\MainBoss\2.9"
3. Ingresa el siguiente comando
mboss backup /mbd:"DBDIR" /mzh:"FILENAME"
donde DBDIR es el nombre del directorio que contiene la base de datos de MainBoss y
FILENAME es el nombre que quiere dar a los ficheros empaqueteados. Por ejemplo,
pueda ingresar
mboss backup /mbd:"C:\MainBoss" /mzh:"package.mzh"
Se puede enviar el fichero resultante (e.g. package.mzh) al soporte tcnico de MainBoss
por email o se puede grabarlo en un disquet y enviarlo por correo normal.
Si el proceso arriba no funciona, se puede usar WINZIP para crear un fichero ZIP que
contiene todos los ficheros en el directorio de la base de datos.

Equipo Obsoleto y Mantenimiento Preventivo

P: Cundo declaro un equipo obsoleto, qu puedo hacer con las tareas de

mantenimiento preventivo relacionadas a este equipo?
R: El declarar equipo obsoleto no cancelan tareas programadas para ese equipo. Usted
tiene que cancelarlas manualmente. Recomendamos que siga los siguientes pasos:
1. Antes de declarar un equipo obsoleto, investigue que tareas de Mantenimiento
Preventivo estn asociadas a ese equipo. Puede hacer esto con Ordenes de Trabajo
Reportes Imprimir Tareas: reportes: imprimir tareas. En el campo Unidad
especifique el equipo que quiere declarar obsoleto.
2. Para cada tarea identificada, abra la descripcin usandoOrdenes de Trabajo
Examine Tareas. En la seccin Unidades Asignadas del registro, haga doble-clic en
la unidad que quiera declarar obsoleta. Esto abre las tareas asignadas a esta unidad.
3. En la seccin Unidad del registro de la unidad asignada, haga doble-clic en la primer
entrada programada. Esto abre la programacin.
4. En la seccin Calendario del registro programado, marque No use este calendario.
Esto impide usar esta actividad programada en el futuro. Digite Guardar para guardar
los cambios, luego digite Cancelar para cerrar la programacin.
5. Repita los pasos 3 y 4 para cada actividad programada a esta unidad. Cuando haya
terminado, digite Guardar para guardar los cambios hechos, luego digite Cancelar
para cerrar el registro.

- 233 -
6. Con esto, regresar al registro de la tarea. Digite Guardar para guardar los cambios
hechos, luego digite Cancelar para cerrar el registro.
7. Ya que haya cancelado todas futuras actividades programadas, debe cancelar todas
rdenes de trabajo abiertas para el equipo. Para esto, use Ordenes de Trabajo
Examine Ordenes de Trabajo, y seleccione Imprimir. Esto abre la ventana de
impresin de rdenes de trabajo.
8. En la ventana de impresin, borre las marcas en Marque p/Imprimir y Apague
Marque p/Imprimir despus. En ambos campos de Unidad, especifique la unidad
que pretende declarar obsoleta. Marque Ordenes de Trabajo Abiertas. Digite
Imprimir para imprimir el informe.
9. Usando el informe, cancele todas las rdenes de trabajo para la unidad.
10. Finalmente, usted puede declarar la unidad obsoleta. Use Unidades Equipo y haga
doble-clic en el campo de equipo. Esto abre el registro del equipo.
11. En la seccin Valor del registro del equipo, especifique el cdigo de obsoleto en el
campo Obsoleto. Complete cualquier otra informacin relevante (Ej. Fecha dado
de baja y Valor/Desecho.) Cuando haya terminado, digite Guardar para guardar
cambios, luego digite Cancelar.
Recuerde de no borrar el programa de actividades ni la descripcin de la tarea, aunque la
descripcin no se piense utilizar en otros equipos. Es til conservar esta informacin para
propsitos histricos.

Actualizaciones a equipo de cmputo o Windows

P: Cmo manejo la actualizacin de mi equipo de cmputo o mi versin de

Windows?
R: Si compra un nuevo equipo de cmputo o si actualiza su versin de Windows en la
computadora que contiene la base de datos de MainBoss, querr migrar su instalacin de
MainBoss al Nuevo sistema lo ms sencillo posible. Recomendamos los siguientes pasos.
1. Antes de abandonar su sistema antiguo, haga un respaldo de su base de datos de
MainBoss usando Administracin Base de Datos Respaldo.
2. Haga una copia de su respaldo y gurdelo en un lugar seguro (Ej. El grabar a un CD o
cpielo a otra computadora en la red.)
3. En su nuevo sistema, instale su programa de MainBoss. Especifique que quiere crear
una nueva base de datos bajo C:\MainBoss.
4. Empiece MainBoss en su Nuevo sistema y use Administracin Base de Datos
Restaurar para restaurar la base de datos de su respaldo. Resturelo a la localizacin
C:\NMainBoss. (La letra "N" representa new.)

- 234 -
5. Salga de MainBoss. Use Windows Explorer para localizar el archivo llamado
C:\MainBoss.
6. Cambie el nombre del archivo de C:\MainBoss a OMainBoss. (La letra "O" representa
old.)
7. Cambie el nombre del archivo de C:\NMainBoss a C:\MainBoss.
8. Empiece MainBoss de nuevo. Ahora usted estar trabajando con una base de datos
restaurada. Tiene que re-indexar la base de datos con Administracin Base de
Datos Reindexar. Entonces puede utilizar MainBoss normalmente.
9. Borre el archivo C:\OMainBoss. Este archivo era la base de datos vaca que se cre
cuando se instal MainBoss en el paso nmero 3. No necesita esta base de datos vaca
ya que est usando la restaurada.

Editando sus archivos de MainBoss con otro programa

P: Puedo editar los datos de MainBoss usando otro software?

R: Los archivos de MainBoss que contienen informacin pueden abrirse con Microsoft
Excel, Microsoft Access, Visual FoxPro y otros programas. Usuarios que conocen estos
paquetes frecuentemente preguntan si pueden editar los archivos de MainBoss con estos
programas. La respuesta es NO.
Veamos un ejemplo especfico. Supongamos que genere rdenes de mantenimiento
preventivo y comete un error de mecanografi: Accidentalmente, se generan todas las
rdenes de trabajo hasta el 1 de octubre de 2005 en vez del 1 de octubre de 2004. De
pronto, tendr que deshacerse de una gran cantidad de rdenes de trabajo. El borrar cada
una individualmente tomara mucho tiempo. Por que no utilizar Excel para abrir el
archivo que contiene las rdenes de trabajo y borrar todas las rdenes de trabajo
adicionales con una orden de Excel?
La respuesta es que las tablas de MainBoss estn ligadas entre sse hacen referencia una
a otra en muchas maneras. Por ejemplo, supongamos que alguna orden de trabajo reserve
refacciones para un trabajo. En el archivo que contiene la informacin del inventario, hay
un registro que dice, "Estas refacciones estn reservadas para la orden de trabajo "...y hay
una conexin que apunta a la orden de trabajo indicada. Si quita algo del archivo de la
orden de trabajo, la conexin con el archivo de inventario no funcionar; apunta a algo que
desapareci. La mala conexin en el archivo de inventario puede causar serios problemas.
Sin embargo, si se utiliza MainBoss para cancelar estas rdenes de trabajo, MainBoss sabe
como todos los archivos de datos estn conectados y asegura que no ocurrirn problemas.
Cuando se borra un registro de un archivo, MainBoss ajusta todos los archivos apropiados
para que nada quede sin conexin.

- 235 -
La moral es sencilla: Nunca haga cambios en los archivos de MainBoss usando un
programa que no sea MainBoss.
Usuarios avanzados tambin preguntan si se les permite abrir un archivo de MainBoss en
otro programa (Excel, Access, etc.) solamente para revisar la informacin. En ocasiones
es fcil revisar informacin en una hoja de clculo en vez de imprimir un informe de
MainBoss o revisar registros individuales. En concepto, esto estara bien porque
actualmente ello no cambia la informacin en MainBoss, pero an tiene que tener
precaucin. Por ejemplo, FoxPro puede modificar su informacin aunque usted no lo
solicite. Una accin sencilla como moverse entre registros (i.e. cambiando el enfoque de
entrada en otro registro) puede escribir cambios que usted hizo en el registro anterior.
La visualizacin de una tabla con Microsoft Access, automticamente crea un archivo con
el mismo nombre pero de tipo: INF. Este archivo se crea en la base de datos de MainBoss
y estos archivos INF pueden crear confusin con los archivos que realmente son utilizados
por MainBoss.
La visualizacin de un archivo con Excel identifica el archivo como "ocupado" y no
permite que otros usuarios lo modifiquen. Si alguien que est usando MainBoss al mismo
tiempo que usted est revisando el archivo con Excel, el usuario de MainBoss recibir un
mensaje "archivo ocupado, un mensaje de error que pueda cerrar MainBoss.
Para poder ver una tabla de MainBoss en cualquier otro programa, hay que tener extenso
conocimiento de ambos, la estructura de datos de MainBoss y del programa utilizado para
visualizar las tablas. Entonces, no recomendamos que se haga esto. Si necesita ver un
archivo de MainBoss con otro programa, empiece por copiar la base de datos de MainBoss
a otro directorio. Usted puede leer la copia y usarla como guste, pero NO regrese la copia
al directorio original cuando termine con ella. Nada mas brrela.
En resumen, es mejor usar MainBoss en la manera que se hizo: haga cualquier cambio,
agregue o borre dentro del mismo programa. Otros programas parecen ser atajos, pero slo
causan problemas despus.

Empaquetando Archivos de MainBoss

P: Cmo se empaquetan los archivos de MainBoss para enviarlos al soporte tcnico

de MainBoss?
A: Normalmente, usara Administracin Base de Datos Respaldo para crear un
archivo de respaldo, despus enviarnos el archivo.
Sin embargo, si la base de datos de MainBoss est muy mal (Por ejemplo, resulta de un
fallo elctrico en un momento esencial), tal vez no se puede iniciar el programa de
MainBoss normalmente. Si intenta a iniciar MainBoss en esta situacin, MainBoss
suministrar un mensaje indicando que los archivos de la base de datos contiene ciertos
errores. Por lo mismo MainBoss se terminar.

- 236 -
En tal situacin, se puede crear un archivo de respaldo usando la orden de MainBoss. Para
hacer esto, sigue estos pasos:
1. Inicia una aplicacin de Windows Command Prompt.
2. En la ventana de comando, CD al directorio que contiene el software de MainBoss,
como:
cd "C:\Program Files\MainBoss\2.9"
3. Ingresa el siguiente comando
mboss backup /mbd:"DBDIR" /mzh:"FILENAME"
donde DBDIR es el nombre del directorio que contiene la base de datos de MainBoss y
FILENAME es el nombre que quiere dar a los archivos empaqueteados. Por ejemplo,
pueda digitar
mboss backup /mbd:"C:\MainBoss" /mzh:"package.mzh"
Se puede enviar el archivo resultante (e.g. package.mzh) al soporte tcnico de MainBoss
por email o se puede grabarlo en un disquet y enviarlo por correo normal.
Si el proceso arriba no funciona, se puede usar WINZIP para crear un archivo ZIP que
contiene todos los archivos en el directorio de la base de datos.

- 237 -
 Apndice D: Solucin de problemas

MainBoss suministrar un mensaje de error durante la operacin que falla debido a alguna
condicin inesperada. Esta seccin no provee una lista exaustiva de todos los posibles
errores de mensajes, pero debe ayudarle en el diagnstico de problemas comunes.
Un error de MainBoss normalmente aparecer como la siguiente caja de dilogo:

La cantidad de informacin mostrada en el error de dilogo depende del tipo de error.

La siguiente lista tiene un nmero que viene con un mensaje de error y sus causas. Note
que el directorio de base de datos es el directorio que contiene el fichero de base de datos
de MainBoss. El directorio del programa es el directorio que contiene los ficheros del
programa de MainBoss.
El directorio no es un directorio de base de datos de MainBoss
Causa Real: MainBoss identifica el directorio de la base de datos por la precencia de un
fichero que se llama SESSION.LOK. El mensaje arriba aparece cuando MainBoss no se
encuentre el SESSION.LOK.
Remedio:
Asegura que el atajo que inicia MainBoss est usando el nombre correcto para el
directorio que mantiene los ficheros de la base de datos de MainBoss. (Si no se
encuentre tal directorio, haga una bsqueda en su disco por SESSION.LOK.)
Asegura que el usuario tiene permiso a escribir en la base de datos de MainBoss.
Como una prueba rpida para ver si tiene los permisos necesarios, intente a crear
un nuevo fichero en el directorio desde la cuenta de ese usuario en el sistema de
ese usuario. Si el usuario no tiene permiso a escribir, Windows mostrar un
mensaje de error indicando que no se puede crear el fichero. (Nota que el usario
puede crear un fichero y todava no tener permiso a escribir con ciertos ficheros
individuales de la base de datos. Para determinar esto, chequea las propiedades en
cada fichero.)
Si el usuario no puede crear un nuevo fichero, chequea los permisos de compartir
de la red en el disco y el sistema de seguridad de los ficheros en los directorios
involucrados.

- 238 -
 En pocos casos, el fichero SESSION.LOK se borr por accidente. Si esto pasa,
crea un fichero que se puede escribir nombrado SESSION.LOK en el directorio
apropiado.
No se encuentra la base de datos de MainBoss
Causa actual: MainBoss no puede encontrar los ficheros de base de datos.
Remedio:
Asegure que el atajo que inicia MainBoss est usando el nombre correcto para el
directorio que tiene los ficheros de la base de datos de MainBoss.
Asegure que el usuario tiene permisos a escribir en el directorio de la base de datos
de MainBoss. (Vea arriba para mayor informacin.)
Asegure que ambos ficheros SESSION.LOK y EXCLUDE.LOK existen en el
directorio de la base de datos. Si no estn, crea nuevos ficheros que se pueden
escribir con estos nombres.
Base de datos sin licencia
Causa Verdadera: MainBoss le indica que su base de datos no tiene licencia, aunque ya
ingres la clave de licencia.
Remedio:
Esto puede ocurrir si hubo una interrupcin (Ej. un corte elctrico) mientras una
nueva versin de MainBoss estaba actualizando la base de datos. Para arreglar el
problema, inicia el programa de MainBoss en el modo Solo Clave de Licencia y
ingresa las claves de licencia actuales. Para informacin sobre el modo Solo
Claves de Licencia, vea Solamente Ingresar Claves de Licencia en la pgina 213.
El problema puede ocurrir tambin si trata de iniciar un programa de MainBoss sin
haber instalado una clave de licencia apropiada. Por ejemplo, recibir este mensaje
si trata de iniciar MainBoss Service Desk pero no ha registrado una clave de
licencia para ese programa de software. Si le han dado una clave de licencia para
un programa en particular pero todava no ha registrado la clave en la base de datos
de MainBoss, vea Registrarse y MainBoss en la pgina 223 para la explicacin de
cmo registrar las claves.
El sistema no encuentra el fichero especificado
Causa Actual: El fichero no existe en la localizacin especificada.
Remedio:
Asegure que el fichero existe, y que no tiene el atributo de SOLOLECTURA.
Session.lok: Acceso rechazado
Causa Actual: El fichero SESSION.LOK existe, pero no se puede abrir para permisos de
escribir.
Remedio:
Revise que el fichero SECCION.LOK no tiene el atributo de SOLOLECTURA.

- 239 -
 Asegure que el usuario tiene permisos a escribir en el directorio de la base de datos
de MainBoss. (Vea arriba para mayor informacin.)

No puede reservar la base de datos para uso exclusivo de MainBoss. Probablemente

algn usuario todava est usando MainBoss.
Causa Actual: El fichero SESSION.LOK existe, pero no puede abrirlo para acceso
exclusivo. Esto usualmente ocurre si trata de usar Administracin Base de Datos
Reindexar para reponer el ndice de la base de datos, pero algunos usuarios se mantienen
usando MainBoss.
Remedio:
Verifique que todos los usarios se han salido de todos los programas de MainBoss,
y pruebe de nuevo. (Tambin verifique que nadie est usando otros programas que
usan los ficheros de la base de datos de MainBoss.)
Si muchos usuarios estn usando WRNotifier a la vez, puede ser que los programas
de informar mantengan la base de datos ocupada para que no se pueda reindexar,
especialmente si los programas del informador chequean la base de datos con
frecuencia. Disminuye la cantidad de programas activos, o la frecuencia que
chequean la base de datos.
La base de datos de MainBoss es reservada para uso exclusivo. Esto usualmente
significa que la base de datos est en proceso de reindexar.
Causa Actual: El fichero SECCION.LOK existe, pero no puede abrirlo para acceso
exclusivo ahora.
Remedio:
Asegure que el usuario tiene permisos a escribir en el directorio de la base de datos
de MainBoss. (Vea arriba para mayor informacin.)
Revice que alguien otro no est usando Administracin Base de Datos
Reindexar para reindexar la base de datos.
El estado de Abrir el fichero 60 90071 FILENAME
El sistema no puede encontrar el camino especificado.
Causa Actual: El fichero no existe, o el usuario no tiene el permiso para leer o escribir al
fichero.
Remedio:
Revice para ver si de hecho el fichero existe en el directorio de la base de datos.
Asegure que el usuario tiene los permisos de leer.
El estado de Escribir el fichero 120 80050 TABLENAME
Causa Actula: El fichero existe, pero el usuario no tiene el permiso para escribir al fichero.
TABLENAME refiere al nombre de la tabla interna de MainBoss. En la mayora de casos esto
se traduce TABLENAME.DBF en el directorio de base de datos de MainBoss.
Remedio:

- 240 -
 Chequea a ver si el fichero de base de datos asociado tiene permiso a escribir, y
que no tenga el atributo de SOLALECTURA.

Funcionamiento Lento y Errores de Red Local (Lan)

El funcionamiento lento puede ser causado por problemas internos de su red local (Lan.)
Frecuentemente MainBoss es el primer programa donde se notan los problemas de la red,
ya que MainBoss utiliza su red de manera ms intensa que otros programas.
Los problemas de la red muchas veces son sutiles. Por ejemplo, si existe un cable en mal
estado, normalmente esto no impide la transmisin completamente. En su lugar, recibir
ruido en las lneas que interfiere en recibir o enviar informacin. La red puede intentar
varias veces para enviar un paquete de informacin limpia. Obviamente, esto hace el
funcionamiento lento porque la red tiene que enviar la informacin varias veces; pero
como la informacin eventualmente se mueve, MainBoss (y otros programas) an operan
correctamente. El nico sntoma que usted ver es que MainBoss tomar ms tiempo en
recibir o enviar datos.
Dificultades con la Red normalmente surgen por problemas con el equipo. Generalmente
hay tres posibilidades:
Cables inadecuados o fallos entre una computadora y el servidor de la red. Por
ejemplo, hemos visto muchos casos donde todas las computadoras en una
compaa se han actualizado para un funcionamiento de comunicacin ms rpido,
pero si los cables que conectan dichas computadoras (escondidos en paredes y
cielos) son antiguos, son incapaces de manejar la transmisin a alta velocidad.
Problemas de cableado pueden afectar una sola computadora (s la conexin tiene
alguna falla) o la red total (s los cables de la red son antiguos y lentos.)
Supongamos que la tarjeta de la red falla en una computadora. En ese caso, dicha
computadora tendr serios problemas de funcionamiento. Otras computadoras
sern ms lentas puesto que la computadora mala sigue creando errores en la red
que el servidor central tiene que manejar; creando ms trabajo para el servidor
central hace que todos funcionen ms despacio.
Cuando la tarjeta del servidor falla, entonces todas las computadoras en la red
tendrn mal funcionamiento.
Si usted encuentra mal funcionamiento, puede correr un diagnstico. Windows XP tiene
herramientas para un diagnstico que le pueden ser tiles; mire
http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/
winxppro/maintain/netdiag.mspx
para informacin.
Compaas que producen tarjetas tambin proporcionan programas de diagnstico para
identificar problemas. Por ejemplo, si su servidor de red utiliza una tarjeta Intel, Intel
proporciona un programa de diagnstico que le ayuda a investigar si su sistema est

- 241 -
experimentando mucho errores de red. Si no obtuvo programas de diagnstico adecuados
cuando compr su software, puede bajar software de la pgina de Internet de Intel. Lo
mismo aplica para otras manufactureras.
Deber correr el diagnstico en el servidor de la red y otras computadoras que se
comunican con el servidor. En muchos casos, si la tarjeta de red de una computadora no
est funcionando, la tarjeta no puede detectar sus propios problemassolo sabe que est
cometiendo errores. Sin embargo, otras computadoras que quieren comunicarse con esa
tarjeta vern que la tarjeta esta enferma porque genera muchos errores.
El registro de una computadora tambin puede revelar errores. El registro slo muestra
errores cuando el equipo abandona la transmisin despus de varios intentos. El registro no
mostrar cuantas veces fall la transmisin en los primeros intentos pero que
eventualmente funcion. Entonces, si errores de red ya sale en el registro, es muy probable
que ya tenga un problema serio.
Problemas de red resultan en mensajes de informacin o advertencias en el registro en
vez de errores actuales. Tambin, diagnsticos que surgen de los problemas de la red
frecuentemente no salen dicindole que tiene problemas. Ms bien, le dan mensajes
crpticos como los siguientes:
The browser service has failed to retrieve the backup list too many
times on transport

No Domain Controller is available for domain XXXXXX due to the

following...

The browser has forced an election on network \Device\XXXXX because a

master browser was stopped.

Puede ser difcil descifrar que tales problemas realmente son causados por la red.
Si sus errores de red son suficiente severos, el problema puede llegar al punto donde
MainBoss empieza a enviar mensajes de errores. Por ejemplo, suponga que MainBoss trata
de escribir informacin por medio del servidor a la base central de MainBoss. MainBoss
esperar bastante tiempo, pero si la operacin de escribir no funciona despus de varios
intentos a causa de errores de red, MainBoss eventualmente abandonar el proceso y
escribir un informe de error I/O. Tpicamente problemas de red surgen como
funcionamiento lento; solamente despus ver errores en MainBoss.
Hay que comprender que no hay red local que sea perfecta. Un nivel de error de menos de
1% es normal y aceptable. Niveles significativamente ms altos son seales de problemas.
La correccin de problemas de red puede requerir la compra de equipo nuevo,
especialmente si los problemas son con la tarjeta de red. Quizs no sea prudente la compra
de la tarjeta ms barataen nuestra experiencia, algunas tarjetas de red son mejores que
otras; la calidad cuesta.

- 242 -
Si sus problemas resultan porque usted intenta enviar transmisiones a una velocidad mayor
que lo que sus cables permiten, quizs pueda aumentar el funcionamiento de su equipo
disminuyendo la velocidad. Correr sus transmisiones un poco ms despacio le causa menos
errores, generalmente su equipo puede tener mejor funcionamiento ya que la informacin
fluye mejor y los datos pasan al primer intento.
(Recuerde que usted no necesariamente haya fijado la velocidad de su red local.
Frecuentemente, al colocar la tarjeta de red, estas corren en automtico. Es decir, que
cuando las computadoras se conectan por primera vez, ellas corren una prueba para
determinar la velocidad ms alta a la que pueden comunicarse. Despus, ellas siempre
intentan correr a esa velocidad, aunque surjan problemas que hagan que esas velocidades
no sean factibles. En este caso, usted tiene que especificar la velocidad que su red
realmente apoya.)
MainBoss en una computadora que no sea servidor: Con Windows XP y Windows
2000, usted tendr que asegurar que la base de datos de MainBoss est colocada en el
servidor y no en otra computadora en su red. El motivo es que Microsoft deliberadamente
ha designado Windows XP y Windows 2000 a desminuir el funcionamiento cuando ms de
un usuario intentan acceder archivos simultneamente en una computadora que no sea el
servidor. (Esta es lo que hace Microsoft para fomentar la compra de ms de una licencia.)
Usted puede impedir esta disminucin de velocidad poniendo la base datos de MainBoss
en su servidor.

Obtener soporte de MainBoss

Cuando compra MainBoss, recibe 30 das de soporte tcnico gratuito, inclusive llamadas y
soporte en lnea via el Internet. Tambin ofrecemos el Plan Anual de Soporte Tcnico que
provee soporte tcnico durante ese ao por telfono y en lnea. Como miembro, tambin
recibir actualizaciones que contiene mejoras y nuevas capacidades durante ese ao.
Contctenos por:
Telfono:
1-800-563-0894 (Canad y los EE.UU.)
1-519-895-1860 (fuera de Canad y los EE.UU.)
Fax:
1-519-895-1864
Direccin:
MainBoss Maintenance Software
85 McIntyre Drive
Kitchener, ON N2R 1H6, Canada
Email:
[email protected]

- 243 -
World Wide Web:
http://www.mainboss.com
Soprte tcnico por nuestro sitio de web est disponible en la pgina de Servicios. Esta
pgina ofrece actualizaciones de software y una lista de respuestas a las preguntas
frecuentes, mas un formulario donde se puede solicitar soporte en lnea.
Si tiene sugerencias para mejoras de MainBoss, favor envenos un email a:
[email protected]

- 244 -
 INDEX

@Requests, 27, 29 base de datos, 11

respaldar, 192, 210, 211
abreviaturas, 210 restaurar de respaldo, 193, 211
abrir solicitud, 27 utilidades, 185
Access, 235 base de datos sin licencia, 239
actividad de stock, 177 base de planificacin, 104
actualizaciones a equipo de cmputo, 234 borrar campos, 169, 227
administracin, 185 borre seleccin, 3
administrador, 185 botones, 1
administrator, 213 botones de opcin, 169
ajustar rdenes de trabajo, 111 buscadores, 14, 163
ajustes, 116, 133 buscar, 166
conteo fsico, 129 usar, 163
almacenes, 18, 117 usuarios, 200
archivar, 185, 202, 204 buscar, 166
limpiar, 208
archivos, 202 calendario de reemplazo, 176
artculos, 9 campo de texto, 168
crear, 117 campos, 1
inventariados, 9, 116 borrar, 227
no inventariados, 9, 116 carcter no permitido, 197
artculos de inventario categora de inventario, 116
crear, 117 categoras de equipo, 68
editar, 117 categoras de espacio, 68
estado, 121 categoras de trabajo, 25
inventariados, 116 centro de costo, 69
mantenimiento, 126 ciclo de auditar, 129
no inventariados, 116 claves de licencia, 185, 213
propiedades, 119 clic doble, 164, 171
uso, 124 clonar, 165, 171
artculos inventariados, 9, 116 cobros de vuelta, 63
inventariado, 9 cdigo de acceso, 24
no inventariados, 9 cdigo de identificacin, 6
artculos no inventariados, 9, 116 cdigo obsoleto, 67
atajos de teclado, 168, 169 cdigos de ajuste, 122, 133
atrasado, 216 cdigos de cierre, 25
auditar, 195 cdigos de cierre de reparacin, 25
ayuda, 4 cdigos de emisin, 122, 133
comienza trabajo, 34

- 245 -
compaa de servicio, 72 plantillas, 87
compensadores repuestos, 73
medidores, 82 valores, 75
compensadores de medidor, 82 equipo obsoleto, 90, 233
comprar, 137 reactivar, 92
configuraciones regionales, 212 esdadsticas, 176
conjuntos de archivos, 203 espacios, 7
crear, 204 especificaciones, 66, 74, 83
restaurar, 205 crear, 85
contactos, 20, 28, 32, 227 usar, 87
conteos fsicos, 122, 129, 177 estadsticas de rdenes de trabajo, 176
contrasea, 185, 199, 229 estado de mantenimiento, 176
cambiar, 198 evaluaciones, 133
contratos de servicio, 92 Excel, 235
control de inventario, 116 exportar, 177
convenciones, 1 exportar datos, 177
costo de reemplazo, 76 extras, 30, 40
costo original, 76
cotizaciones de precio, 133 fax, 173
ctrl+del, 227 fecha de compra, 76
fecha efectiva, 22
datos de la compaa, 187 fecha estimada, 76
dBase, 177 fecha/hora, 168
DBF, 177 fechas, 168
desarchivando, 205 fichero adjuntado
direccin de Web, 20 crear, 181
disponible, 133 ficheros adjuntados, 66, 74, 179, 190
donde se usa, 177 ficheros de base de datos, 11
formato de fecha, 187, 188
edificios, 15 formato de hora, 187
editores, 14, 163 FoxPro, 235
usar, 167 frecuencia de generar, 190
ejemplos de bases de datos, 225 funcionamiento lento, 241
eliminar, 171
emisiones, 133 garanta vence, 72
en reserva, 40, 134 generar rdenes de trabajo MP, 110
entrar al sistema, 12, 185, 201 guardar configuraciones, 186
equipo, 6, 69
contratos de servicio, 71 historia, 176
editar, 80 historia de compra, 177, 216
especificaciones, 74, 87 historia de mano de obra, 176
identificacin, 70 historia de rdenes de trabajo, 176
medidores, 77 historia de servicio contratado, 176
obsoleto, 90 hoja de ruta, 138, 154

- 246 -
horas, 168 rdenes de compra prototipo, 160
pasos, 97
imprimir, 166 planificacin, 97
informacin de placa del fabricante, planificacin de tarea, 103
registrar, 84 planificar, 229
informacin para registrarse, 209 planificar unidades, 101
instalacin, 220 tareas, 97
instalacin en una red local, 221 materiales, 9
inventario materiales reservados, 40
ajustes, 116, 133 medidores, 65, 77, 80
almacenes, 18, 117 compensadores de medidor, 82
ciclo de auditar, 129 lecturas, 81
comprar y recibir, 137 men de administracin, 185, 225
cotizaciones de precio, 133 archivar
donde se usa, 177 archivar, 204
eliminar, 229 borrar, 208
emisiones, 133 restaurar, 206
estado, 177 base de datos, 191
evaluaciones, 133 auditar, 197
hacer conteo fsico, 129 exportar XML, 214
inventario ciclico, 129 reindexar, 191, 235, 240
operaciones, 126 respaldo, 193, 232, 234, 236
perpetual, 129 restaurar, 193, 234
por periodo, 129 preferencias, 187
transferencias, 133 otro, 188, 229
valor, 177 seguridad
inventario cclico, 129 cambiar contrasea, 199
inventario general, 18 usuarios, 200, 201
inventario perpetua, 129 men de ayuda, 5
inventario por periodo, 129 acerca de, 228
ndice, 5
lecturas de medidor, 81 ndice de materias, 5
lenguas, 212 men de inventario
listas desplegables, 1, 169 ajustes, 132
borrar, 227 conteo fsico, 131, 136, 229
quitar seleccin, 227 examine artculos, 118, 128, 229
examine compra, 150
MainBoss @Requests, 27, 29 orden de compra nueva, 143
mala fecha, 197 reportes
mantenimiento preventivo, 95, 190, 233 estado de inventario, 130
ajustar rdenes de trabajo, 111 volver a pedir, 142
crear tareas, 99 tablas
generar rdenes de trabajo, 110 ajustes, 133
imprimir rdenes de trabajo, 114 categoras, 117

- 247 -
 emisiones, 133 obsoleto, 90, 92
modos de envo, 137 reportes
trminos de pago, 137 actividad de stock, 177
men de rdenes de trabajo calendario de reemplazo, 176
abra orden de trabajo, 30 emisiones, 177
examine rdenes de trabajo, 51, 52 estado de inventario, 177
examine tareas, 99, 233 estado de mantenimiento, 176
generar rdenes de trabajo, 111, 229 fuera de servicio, 176
imprimir, 56, 58, 114 historia de compra, 177
reportes inventario donde se usa, 177
estadsticas, 176 pedido, 176
historia, 176 recibos, 177, 216
historia de mano de obra, 176 repuestos, 176
historia de servicio contratado, 176 unidades, 176
horario de mano de obra, 113 valor de inventario, 177
imprimir tareas, 233 volver a pedir, 176
planificacin de mano de obra, 176 tablas
tablas categoras de equipo, 68
cdigos de acceso, 24 categoras de espacio, 68
cdigos de cierre de reparacin, 25 centro de costo, 69
oficios, 22 plantillas, 86
personal, 21 mens, 1
prioridades, 23 administracin, 185
proyectos, 24 ayuda, 5
men de sesin sesin, 12
entrar al sistema, 185, 186, 225 unidades, 65
salir, 13 modo de envo, 137
seleccione archivo, 206 MZH, 193
seleccione base de datos central, 208
men de solicitud nombre de usuario, 199
abrir solicitud, 27 nueva tasa, 22
examine solicitudes, 30 numero de dibujo, 71
men de tablas
almacenes, 18 obsoleto, 76
contactos, 20, 227 oficios, 22
edificios, 16 orden de MainBoss, 210
tipos de vendedor, 20 rdenes de compra, 11, 29, 38, 45
vendedores, 19 artculos, 145
viendo programas, 180 cerrada, 139
men de unidades, 65 cerrar, 160
contratos de servicio, 72, 92 completa, 138
equipo, 69, 80, 234 crear, 142
espacios, 80 emitidas, 138
examine medidores, 81, 82 emitir, 153

- 248 -
 extras, 149 crear, 85
imprimir, 151 usar, 87
modificar, 150 preferencias, 185, 187
pedir, 144 fecha/hora, 187
prototipo, 101 texto personalizado, 191
prototipos, 160 prefijo para telfono, 190
recibo rpido, 156 preguntas frecuentes, 227
recibos, 154 primera pgina, 175
rdenes de compra cerradas, 139 prioridades, 23
rdenes de compra completas, 138 programa de inicio, 220
rdenes de compra emitidas, 138 prototipo de rdenes de compra, 160
rdenes de compra prototipos, 101 prxima pgina, 175
rdenes de trabajo, 8, 26, 92 proyectos, 24
ajustar, 111
anular, 52 ratn, 1
atrasadas, 176 reales rpidos, 60
cerrar, 26, 58 recibir, 137
cobros de vuelta, 63 recibo
descripcin, 33 recibo rpido, 156
examine rdenes de trabajo, 207 recibo rpido, 156
expirado, 216 recibos, 154
guardando, 50 agregar artculos, 158
imprimir, 53, 114 registrar MainBoss, 209
mano de obra, 36 registro hurfano, 197
materiales, 40 reindexar, 191
modificar, 51 reloj de 12 horas, 189
personal, 36 reloj de 24 horas, 189
planificaciones, 112 repetir contrasea, 199
preventivo, 96 reporte de emisiones, 177
propiedades, 34 reporte de estado de inventario, 177
reales rpidos, 60 reporte de fuera de servicio, 176
unidades, 32 reporte de inventario donde se usa, 177
reporte de unidades, 176
pgina anterior, 175 reporte de valor de inventario, 177
pgina de Web, 20 reporte pedido, 176
pgina entera, 175 reporte recibos, 177
pedido, 133 reporte volver a pedir, 141, 176
personal, 21 reportes, 9, 173
pf, 227 actividad de stock, 177
planificacin, 96 calendario de reemplazo, 176
planificacin de mano de obra, 97, 176 emisiones, 177
planificacin de mantenimiento enviar por email, 231
preventivo, 97 estadsticas de rdenes de trabajo, 176
plantillas, 83 estado de inventario, 177

- 249 -
 estado de mantenimiento, 176 tabla de equipo obsoleto, 90
fuera de servicio, 176 tabla de espacios, 80
historia de compra, 177 tabla de personal, 21
historia de mano de obra, 176 tabla de plantillas, 83
historia de rdenes de trabajo, 176 tablas, 6, 14
historia de servicio contratado, 176 contactos, 20, 28
imprimir, 227 equipo, 69
inventario donde se usa, 177 equipo obsoleto, 90
pedido, 176 espacios, 80
personalizados, 177 oficios, 22
planificacin de mano de obra, 176 personal, 21
recibos, 177 plantillas, 83
repuestos, 176 requerido, 230
unidades, 176 tipos de vendedor, 20
valor de inventario, 177 tamao grande, 175
vista previa, 175 tareas, 95, 97
volver a pedir, 141, 176 crear, 99
reportes personalizados, 177 imprimir, 233
repuestos, 90 planificaciones, 103
reporte, 176 tasa actual, 22
respaldar, 192, 210, 211 teclas del teclado, 1
restaurar de respaldo, 193, 211 trminos de pago, 137
restaurar desde los archivos, 205 texto personalizado, 191
tipos de vendedor, 20
salir del sistema, 13 tooltip, 218
seguridad, 185, 198 transferencias, 133
activar, 201
cambiar contrasea, 198 ltima pgina, 175
desactivar, 201 unidad asignada, 95
usarios, 199 unidades, 7, 32, 65
seleccione para imprimir, 57 planificar, 101
service desk, 212, 218, 224 unidades de mantenimiento, 7
sesiones, 12 unidades de medida, 10
sistemas, 6, 67 usarios, 199
solicitantes, 227 utilidades, 191
solicitudes de trabajo, 8, 26 reindexar, 191
informador, 209
solucin de problemas, 238 vendedores, 19
soporte, 243 versin, 228
soporte en lnea, 243 viendo programas, 179, 190
soporte tcnico, 223 vnculo perdido, 197
stock, 135 vista previa, 175

tabla de contactos, 20 WRNotifier, 209

- 250 -
- 251 -