TEM A 12
- Sistemas ofimticos.
- Procesadores de texto.
- Hojas de clculo: principales funciones y utilidades. Libros, hojas.
y celdas.
- Otras aplicaciones ofimticas.
- Redes de comunicaciones e internet.
- El correo electrnico: Conceptos elementales y funcionamiento.
TEMA 12 Sistemas Ofimticos
TEMA 12
Sistemas ofimticos.
Procesadores de texto.
Hojas de clculo: principales funciones y utilidades. Libros, hojas
y celdas.
Otras aplicaciones ofimticas.
Redes de comunicaciones e Internet.
El correo electrnico: Conceptos elementales y funcionamiento.
1. SISTEMAS OFIMTICOS.
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Un sistema ofimtico es el conjunto de software (programas de ordenador)
destinado a realizar las tareas propias de oficina, como pueden ser:
Elaboracin de cartas de forma automtica.
Creacin de informes.
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Mantenimiento de datos que requieren continuos clculos.
Control del trabajo dentro de los distintos departamentos.
Realizacin de grficos y estadsticas sencillas.
Envos de correos entre departamentos y fuera de la oficina.
Para llevar a cabo todas estas tareas, dentro de los sistemas ofimticos nos
encontramos con las siguientes herramientas:
Procesador de texto.
Hoja de Clculo.
Gestor de bases de datos.
Gestor de grficos o presentaciones.
Agendas y organizadores personales
Correo electrnico
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A partir de los aos 90, surgen los llamados paquetes ofimticos,
comercializados por grandes empresas del sector (multinacionales), que exigen
el pago de una licencia para el uso y actualizacin de dichos programas de
ordenador, por ejemplo el paquete ofimtico llamado Microsoft Office, aunque
le ha salido un serio competidor con otro paquete ofimtico que no necesita
pago para su uso y actualizacin, porque su uso es gratis, tambin llamado
Software Libre: se trata de Open Office que es usado en muchos
ordenadores de las personas empleadas pblicas de la Junta de Andaluca.
As tenemos programas para el trabajo de oficina de uso muy frecuente:
Microsoft Office es un paquete ofimtico propietario, es decir, es
de pago y hay que utilizarlo con licencia. Las herramientas ms
importantes de Microsoft Office son las siguientes:
Word.- Es un procesador de textos: sirve para elaborar
escritos, cartas oficios, comunicaciones, informes.
Excel.- Es para trabajar con hojas de clculo, es decir
hacer cuentas con los datos o informaciones que hemos
guardado, cada uno en una celda de una hoja del
programa, por eso se llama hoja de clculo. Celda es un
espacio de la hoja de clculo donde introducimos una
informacin, (por ejemplo, la edad de una persona), cuando
terminamos de grabar todas las edades de las personas
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que trabajan juntas en una oficina, el programa Excel, nos
permite calcular informaciones mas complejas, por ejemplo
cual es la edad-media del personal de la oficina. Excel,
tambin sirve para organizar listas de cosas, personas,
direcciones.
Access.- Es un gestor de bases de datos. Debemos saber
que una base de datos es una coleccin de informaciones
relacionadas entre s porque tienen datos similares o
comunes, por ejemplo los telfonos de casa, los mviles y
las direcciones de los domicilios de las personas que
trabajan en una oficina. As en Access queda
almacenadas todas esas informaciones en un conjunto que
se llama bases de datos y podemos introducir el nombre de
alguien concreto o de varias personas y saber sus datos,
en el ejemplo de antes, sera conseguir las direcciones de
sus casas para mandarle un escrito. Hay bases de datos
para muchas cosas distintas y es una forma de acceder a
muchos datos y evitar tener que memorizarlos.
PowerPoint.- Herramienta para crear presentaciones y
diapositivas. Es una forma atractiva de organizar la
informacin mezclando mensajes escritos con letras y
colores junto a imgenes, fotografas y sonidos de una voz
o msica. Este programa permite aprender mucha
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informacin sin cansarnos por su simple lectura, por lo que
es muy til para las personas que tienen ensear o mostrar
cosas ante un auditorio.
Outlook.- Es un cliente de correo electrnico y un
administrador de informacin personal. Organiza todo los
correos electrnicos en bandejas o carpetas: la de entrada
es para todos los correos recibidos, la de enviados es para
todos los que hemos remitido, la de papelera para los
eliminados, la de borradores para los que guardamos
mientras los terminamos. Este programa aparte de recibir y
enviar correos electrnicos, nos permite organizar la
informacin de cada bandeja o carpeta, por ejemplo segn
la fecha de recepcin o segn la persona que nos lo ha
enviado, etc.
OpenOffice es un paquete ofimtico de software libre y cdigo
abierto que incluye herramientas como procesador de textos, hoja de
clculo, presentaciones, herramientas para el dibujo y base de datos.
Est pensado para ser compatible con Microsoft Office. Este paquete
ofimtico puede ser utilizado sin coste alguno descargndolo
directamente de su pgina principal http://www.openoffice.org e
instalndolo en nuestro ordenador.
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Recuerda sobre los Sistemas Ofimticos.
Los paquetes ofimticos ms extendidos son:
Microsoft Office que es de pago y Open Office que es gratis.
2. PROCESADORES DE TEXTO.
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Los procesadores de texto son herramientas que permiten dar formato a un
texto y hacer que este ofrezca una mejor apariencia: incluyendo grficos,
numerando las pginas, incluyendo ttulos, cabeceras y notas al pie del
documento, etc.
2.1 Fuentes.
A los distintos tipos de letras que podemos encontrarnos a la hora de escribir
un documento se les llama fuentes. Ejemplos de estas fuentes son: Arial,
Courier, Times New Roman, etc.
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En la mayora de los procesadores de texto tenemos disponible una ventana de
fuentes, accesible normalmente desde el men de Formato, para elegir el tipo
de letra que vamos a utilizar en el documento.
Desde esta ventana podremos aplicar a nuestro texto distintos efectos de
resaltado como: la cursiva, la negrita o el subrayado, tambin podemos
cambiarle el tamao y color. Adems de tener una ventana especfica para ello,
tambin disponemos de botones y selectores en la barra de botones que
encontraremos en la parte superior de la ventana del procesador de texto.
Ventana de fuentes.
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2.2 Funcionalidades bsicas.
Las funcionalidades bsicas de un procesador de texto se podran agrupar en
las siguientes:
1. Funciones de diseo de pgina: espaciado entre lneas, tabulaciones,
mrgenes, numeracin de pginas, encabezados y pies de pgina, etc.
2. Funciones de edicin de texto: justificacin del texto, tipos de letras,
tamao de letra, color, tipos de resaltado (negrita, subrayado, cursiva),
etc.
3. Funciones grficas: permiten incluir grficos, formas geomtricas, tablas,
etc.
4. Funciones avanzadas: revisin ortogrfica, bsqueda y sustitucin de
texto, buscar sinnimos, etc.
Veamos a continuacin las barras de botones ms usuales en el procesador de
texto Microsoft Word para identificar algunas de las funcionalidades descritas.
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Barra de botones estndar.
Abrir Vista Corrector Copiar Copiar
Documento Preliminar Ortogrfico Seleccin Formato Rehacer Columnas
Nuevo Grabar Imprimir Cortar Pegar Deshacer Tablas Ayuda
Documento Seleccin Seleccin
Barra de botones de formato.
Tipo Alinear Alinear Color del
De Fuente Cursiva Izquierda Derecha Interlineado Vietas Bordes Texto
Tamao Negrita Subrayado Centrar Justificar Numeracin Sangra Resaltar
Izquierda
Recuerda sobre los Procesadores de Texto.
Los procesadores de texto son herramientas que permiten dar
formato a un texto y hacer que este ofrezca mejor apariencia.
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3. HOJAS DE CLCULO: PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES.
LIBROS, HOJAS Y CELDAS.
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Esta herramienta trata de sustituir el lpiz, el papel y la calculadora para la
realizacin de informes numricos. Una Hoja de clculo muy extendida es
Microsoft Excel.
Funciones. Son programas creados para convertir informacin desorganizada
en datos organizados, y realizar clculos con ellos.
Utilidades. Nos puede servir para elaborar un presupuesto, para hacer
facturas, para calcular las cuotas de un prstamo, para hacer un balance y una
cuenta de resultados, o para llevar el control de notas de unos alumnos, por
poner unos cuantos ejemplos. Todo aquello que sea cuantificable, y valorable
econmicamente, puede ser tratado, medido, ordenado y controlado, mediante
una hoja de clculo.
Libros En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se
almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden
organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico archivo.
Hojas de clculo La hoja de clculo es el elemento principal que se utiliza en
Microsoft Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja de clculo est
formada por celdas organizadas en columnas y filas y siempre forma parte de
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un libro. Se Utiliza hojas de clculo para mostrar y analizar datos. Pueden
introducirse y modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo
y pueden ejecutarse los clculos basndose en los datos de varias hojas de
clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con
sus datos correspondientes o en una hoja de grfico. Una hoja de grfico es
aquella que slo contiene un grfico en una hoja distinta de la que incluye los
datos.
Etiqueta de hoja Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte
inferior de la ventana de la hoja de clculo. Para moverse de una hoja a otra,
basta con hacer un clic con el ratn en las etiquetas de las hojas.
En la ventana principal de Excel, nos encontramos con las siguientes barras de
herramientas:
Barra de men.- Con todas las opciones de men con la que podemos
trabajar.
Barra de botones estndar.- Contiene los botones con las operaciones
ms habituales: nuevo archivo, abrir archivo, grabar, imprimir, ordenar
los datos, realizar sumas, etc.
Barra de botones de formato.- Contiene botones para dar formato
tanto a texto como a nmeros.
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Barra de frmula.- Nos indica el contenido de la celda dnde estamos
situados.
Barra de etiquetas.- A travs de las pestaas, nos permite movernos
por las distintas hojas del libro.
Barra de
Men Barra de
Estndar
Barra de
Barra de Formato
Frmula
Barra de
Etiquetas
Ventana de Microsoft Excel
Recuerda sobre Las Hojas de Clculo.
La hoja de clculo es un programa para organizar datos y realizar
clculos.
Los datos de una hoja de clculo se organizan en filas y columnas
formando una cuadrcula compuesta por celdas. Es en las celdas
dnde se almacenan los datos, que pueden ser: texto, nmeros,
frmulas, fechas, horas y con ellas se pueden hacer operaciones
matemticas y de ordenacin.
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4. OTRAS APLICACIONES OFIMTICAS.
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Bases de datos.
Una base de datos (BD,) es una coleccin de datos relacionados entre si,
almacenados en conjunto. Para trabajar con las bases de datos se utilizan los
Sistemas Gestores de base de datos (SGBD). Estos SGBD permiten incorporar
nuevos elementos a la BD, modificarlos, eliminarlos y generar listados o
informes con los datos, siguiendo un orden y un criterio determinado.
Los objetos principales dentro de los SGBD son los siguientes:
1. Tablas.- Se utilizan para almacenar los datos.
2. Registro conjunto de datos acerca del mismo elemento.
3. Formularios.- Son pantallas creadas por el usuario para dar de alta,
consultar, modificar o borrar datos de una forma ms simple que
utilizando directamente las tablas.
4. Consultas.- Se pueden localizar datos concretos dentro de la base de
datos realizando peticiones concretas a travs de un lenguaje de
consulta.
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5. Informes.- Es posible sacar una informacin determinada, por pantalla o
por impresora, en forma de listado o informe, siguiendo unos criterios de
ordenacin y bsqueda. Normalmente para sacar los informes se utilizan
las consultas.
Ventana de Microsoft Access
Diseo de grficos de oficina.
El hecho de que una idea o unos resultados se transmitan de forma agradable,
amigable y convincente es casi tan importante como la idea o los resultados
mismos. Esta necesidad ofimtica la cubren los programas de grficos y de
presentaciones. Estos programas ofrecen la posibilidad de generar
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diapositivas, notas para el ponente y la proyeccin del documento en la
pantalla del ordenador a modo de pelcula, o bien, mediante un proyector en
una pantalla ms grande.
Estos programas ofrecen una serie de funcionalidades bsicas:
Insercin de imgenes grficas, diagramas de barras y tablas.
Herramientas de dibujo que nos permitan: rotar o girar una imagen,
cambiarla de tamao, seleccionar varias y agruparlas, ponerlas en
primer o segundo plano, realizar ampliado de imagen para trabajar con
ella con ms exactitud.
Insercin de texto con posibilidades de resaltes.
Capacidades multimedia para incluir video en movimiento y sonido en la
presentacin.
Efectos de transicin entre pginas como difuminado, persianas,
sustitucin de derecha a izquierda o de arriba abajo.
Presentacin.- Una vez construidas todas las pginas, la herramienta
debe proveer facilidades para su organizacin y ejecucin en modo de
presentacin, asistida por el usuario o de forma automtica.
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Fondos de pagina predefinidos.- El fondo de pgina consiste en
cualquier combinacin de color, uniforme o degradado, que puede
contener figuras que compongan un fondo comn a todas las pginas de
la presentacin.
Agendas y organizadores personales.
Existen herramientas de administracin del tiempo o agendas fciles de usar.
Con ellas se pueden hacer seguimientos de citas, reuniones, tareas, contactos
y eventos. Si adems tiene conexin con un servidor de correo electrnico,
podr organizar reuniones y enviar convocatorias a asistentes.
Estas herramientas suelen disponer de las siguientes funciones:
Libreta de citas.
Listas de tareas pendientes.
Contactos.
Eventos.
En la actualidad existen numerosas agendas y organizadores. En la Junta de
Andaluca se ha apostado por una herramienta corporativa llamada ag@ta.
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Vista calendario de la agenda corporativa ag@ta
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Recuerda sobre las Bases de Datos, programas de
Grficos y Agendas.
Una base de datos son un conjunto de datos almacenados y
relacionados entre s que nos permite hacer consultas diversas, p.
ej. separando o relacionando datos de una base de datos
compuesta por el alumnado de una clase: podemos consultar el
nmero de personas que tienen el pelo rubio, y dentro de este,
diferencindose por sexo, etc.
Los programas de grficos y diapositivas ofrecen la posibilidad de
generar diapositivas, proyecciones.etc. y presentar un tema de
forma ms amigable.
Las agendas y organizadores personales son herramientas que
permiten hacer seguimientos de citas, reuniones, tareas, contactos
y eventos.
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5. REDES DE COMUNICACIONES E INTERNET.
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Conceptos bsicos.
Una red es un conjunto de dispositivos fsicos "hardware" y de programas
"software", mediante el cual podemos comunicar ordenadores para compartir
recursos (discos, impresoras, programas, etc.) as como trabajo (tiempo de
clculo, procesamiento de datos, etc.).
Internet es un conjunto de redes y equipos fsicamente unidos mediante cables
que conectan a usuarios de todo el mundo y por el que se puede transmitir
datos, imgenes, msica... Se caracteriza por su gran capacidad de mover
informacin, encontrarla y utilizarla. Internet ha revolucionado profundamente
nuestra sociedad; una de las contribuciones ms importante es el acceso
rpido, fcil y econmico a la informacin y el tratamiento de la misma.
Un cliente Web o navegador es un programa que permite al usuario solicitar
documentos a un servidor en forma de pgina Web. Actualmente tenemos en el
mercado un gran nmero de navegadores: Internet Explorer, Mozilla Firefox,
Google Chrome, Opera, etc.
La bsqueda de informacin en Internet se hace a travs de los buscadores.
Un buscador es una gran base de datos que contiene informacin sobre
pginas Web y que facilita al usuario encontrar aquellas que traten sobre un
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tema especfico. Son la principal herramienta para rastrear y buscar
informacin que est publicada en Internet. Uno de los ms utilizados en la
actualidad es GOOGLE (www.google.es).
Recuerda sobre Redes de Comunicaciones e Internet.
Internet es un conjunto de redes y equipos fsicamente unidos
mediante cables que conectan a usuarios de todo el mundo y por el
que se puede transmitir datos, imgenes, msica....
La bsqueda de informacin en Internet se hace a travs de los
buscadores. Uno de los ms utilizados en la actualidad es GOOGLE
(www.google.es).
6. EL CORREO ELECTRNICO: CONCEPTOS ELEMENTALES Y
FUNCIONAMIENTO.
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El correo electrnico consiste en el intercambio de mensajes entre dos
personas, utilizando un soporte electrnico, como es una red de
comunicaciones. El correo electrnico es uno de los primeros servicios que
Internet ofreci y permite enviar cartas escritas con el ordenador a otras
personas que tengan acceso a Internet. Podemos cartearnos e intercambiar
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informacin con cualquier persona del mundo que disponga de conexin a
Internet. Adems, es posible enviar informacin en archivos adjuntos, enlaces a
pginas Web, imgenes, etc.
La utilizacin de correo electrnico en una organizacin presenta un conjunto
de ventajas, entre las que destacan:
Ahorro: tanto en tiempo como en coste.
Rapidez: poder disponer de la informacin de una forma casi inmediata.
Almacenamiento digital: los mensajes de correo electrnico se reciben
en formato digital y no es necesario imprimirlos para su lectura.
Cada usuario dispone de un buzn de correo dnde mantiene una copia de
los mensajes enviados y recibidos, adems de una direccin de correo
electrnico que lo identifica del resto, cuyo formato ser: nombre@dominio,
Tanto los mensajes enviados como los recibidos son almacenados. Para ello
se usa un sistema de carpetas o bandejas, que en la mayor parte de los
programas de correo electrnico tienen nombres estndar:
Bandeja de Entrada: Donde entran los mensajes que recibimos.
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Bandeja de Salida: Donde estn los mensajes que nosotros
hemos terminado de crear y an no han sido enviados a su
destinatario.
Elementos Enviados: Mensajes que han sido enviados a su
destinatario
Borradores: Mensajes que an no hemos terminado de crear
Eliminados: Los mensajes que vamos eliminando se van
guardando en esta carpeta por si deseamos recuperarlos en
algn momento.
Tenemos dos formas de trabajar con el correo electrnico:
1. Clientes de correo.- Son programas instalados en el ordenador para
llevar a cabo la gestin del correo electrnico. Existen en el mercado
diversas programas sencillos y gratuitos, hasta otros con grandes
prestaciones, orientados a trabajo en grupo, etc. Algunos ejemplos de
estos programas de correo son: Microsoft Outlook, Eudora, Thunderbird,
Outlook Express,etc
2. Correo Web o Webmail.- Este tipo de correo permite enviar y recibir
mensajes a travs de un sitio Web diseado especialmente para ello
utilizando tan slo un navegador Web. Adems, en caso de avera de
nuestro ordenador, no se produce ninguna perdida de informacin. Una
de las grandes ventajas de este tipo de correo es que los podemos
consultar en cualquier parte, siempre que dispongamos de un navegador
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Web, ejemplos de estos sitios de correo Web seran: Hotmail, Gmail, el
correo Web corporativo de la Junta de Andaluca
(http://correo.juntadeandalucia.es)
Interfaz de webmail. Correo corporativo
A la hora de escribir un mensaje, aparte del texto, tenemos que indicar una
serie de datos:
Para.- Se indicar la direccin de correo de la persona o personas a las
que vamos a enviar el mensaje.
CC.- Se indica las direcciones de correo a las que les queremos enviar
una copia del mensaje.
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CCO.- Se indica las direcciones de correo a las que les queremos enviar
una copia oculta del mensaje, estas direcciones de correo no aparecen
visibles para el resto de personas que recibe el mensaje.
Adjunto.- Aparte del texto propio del mensaje podremos adjuntar
ficheros de cualquier tipo: datos, imgenes, sonido, etc.
Recuerda sobre el correo electrnico.
El correo electrnico consiste en el intercambio de mensajes entre
dos personas, utilizando un soporte no fsico o tangible. sino
electrnico. Como es un ordenador personal y un software, como
puede ser Webmail.
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