Mdulo PS. Sistema de gestin de proyectos.
El sistema de proyectos es una solucin global independiente del
sector que permite realizar el seguimiento de todas las tareas de un
proyecto. Se aplica a todo tipo de proyectos: inversin, marketing,
I+D, construccin de instalaciones, etc.
Desde el punto de vista de los procesos de negocio, podemos
considerar que existen unas fases por las que va a pasar cualquier
tipo de proyecto:
Concepto.
Estructuracin.
Planificacin de costes y fechas.
Presupuestacin.
Realizacin.
Cierre.
El sistema de proyectos da soporte a la gestin de un proyecto a lo
largo de todas las fases de ciclo de vida de ste. Adems, con
anterioridad a la definicin y ejecucin de proyectos concretos,
permite definir estructuras estndar que sirven como punto de
partida para la creacin de estructuras operativas. El sistema de
proyectos incorpora herramientas grficas que permiten realizar la
estructuracin del proyecto utilizando tcnicas estndar como
diagramas de Gantt y diagramas de grafos e interfaces para
productos PC como GRANEDA, MS Access, MS Project y hojas de
clculo.
Existen dos estructuras bsicas que son propias del sistema de
proyectos. El plan de estructura de proyecto (PEP) que nos permite
estructurar ste de forma jerrquica, y el grafo que nos permite
definir con el mximo nivel de detalle las tareas, sus relaciones y las
necesidades de recursos que conllevan.
Los mdulos que dan soporte a la gestin del proyecto en cada una
de sus fases mencionadas anteriormente son:
Datos bsicos.
Estructuras operativas.
Planificacin.
Presupuestacin.
Realizacin.
Sistema de informacin.
En el componente de PS de estructuras operativas se especifican
todos los datos necesarios para describir completamente un
proyecto y las necesidades que genera.
El plan de estructura de proyecto (elemento PEP) es una
estructuracin del proyecto en forma jerrquica. Est compuesto por
la definicin de proyecto, que contiene datos vinculantes para todos
los objetos que lo componen y de la que dependen elementos PEP. A
la vez cada uno de ellos puede descomponerse de nuevo en otros
elementos PEP, hasta alcanzar el nivel de detalle deseado. Esta
descomposicin es la base para realizar la planificacin y control de
costes y fechas, y el presupuesto del proyecto.
La principal ventaja del sistema de proyectos reside en la
integracin existente entre ste y el resto de las aplicaciones R/3. En
este apartado se describe brevemente de qu manera se realiza
esta integracin con cada uno de los dems mdulos. Los puntos
siguientes incluyen alguna de estas posibilidades de integracin:
Integracin con MM:
Al crear un documento de compra y al hacer una reserva en el
almacn se puede imputar contra un elemento PEP, de forma, que al
efectuar la entrada de mercanca en el primer caso, y la salida de
mercanca en el segundo, los costes se contabilizan directamente al
elemento PEP. Se puede mantener una integracin ms fuerte
cuando las necesidades del proyecto de materiales o servicios se
definen en las operaciones del grafo. R/3 genera automticamente
las solicitudes de pedido y reservas correspondientes, que
naturalmente se crean imputadas al grafo.
Integracin con IM:
Un programa de inversin es una estructura jerrquica. El ltimo
nivel de esta estructura son las medidas de inversin. Las medidas
de inversin son elementos PEP de nivel 1 y rdenes del mdulo CO.
Por tanto, cuando se gestionan proyectos de inversin, la
integracin IM se realiza de forma natural, ya que estos proyectos
son las medidas de inversin que componen el programa.
Integracin con SD:
En esta caso tambin existen dos posibles formas de integracin. Un
pedido se puede imputar a un elemento PEP de forma que podemos
analizar los costes que recibe el proyecto con respecto a los ingresos
correspondientes a la venta del proyecto.
La integracin puede ser ms directa utilizando la definicin
automtica de proyecto desde pedidos de ventas, asignando el
material que vamos a vender a un grafo estndar. Adems, si se
utilizan materiales configurables se puede definir el proyecto en
funcin de las caractersticas del material, utilizando la
configuracin de variantes.
Integracin con PM:
Las rdenes de mantenimiento se pueden asignar a un elemento
PEP. Por ejemplo, en el caso de un proyecto con garanta durante un
tiempo despus de la entrega, si se asignan las rdenes de
mantenimiento correspondientes a un elemento PEP del proyecto, se
pueden analizar los costes de mantenimiento conjuntamente con el
resto de los costes del proyecto.
Integracin con PP:
Una orden de produccin se puede asignar a un elemento PEP. Por
ejemplo, cuando se realiza un proyecto que incluye fabricacin
interna.
Integracin con FI:
Desde PS se puede crear planificacin financiera para los flujos de
fondos de un elemento PEP. Adems, existe la integracin indirecta
de costes reales a travs de la integracin de PS con MM.
Integracin con CO:
El sistema de proyectos recibe los costes internos a travs de la
facturacin de actividades, recargo, distribucin y subreparto.
Adems una orden CO se puede asignar a un elemento PEP.
Integracin con AM:
Se puede definir los proyectos de forma que a los elementos PEP
creados se les asocie un inmovilizado en curso, aunque tambin se
puede optar por la liquidacin directa de los costes del proyecto a
un activo fijo.
